Χρήση ενός πίνακα ή ερωτήματος ως προέλευση δεδομένων συγχωνευμένης αλληλογραφίας

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας, με χρήση του "Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας της εφαρμογής Microsoft Word" που είναι διαθέσιμος και στην Microsoft Office Access 2007 και σας επιτρέπει να ορίσετε μια διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, που χρησιμοποιεί ένας πίνακας ή ένα ερώτημα σε μια βάση δεδομένων της Access, ως προέλευση δεδομένων από επιστολές φόρμας, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ετικέτες αλληλογραφίας, φακέλους ή καταλόγους.

Το θέμα αυτό επεξηγεί την εκκίνηση του "Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας" από την Access και τη δημιουργία μιας άμεσης σύνδεσης μεταξύ ενός πίνακα ή ερωτήματος και ενός εγγράφου της εφαρμογής Microsoft Office Word 2007. Το θέμα καλύπτει τη διαδικασία σύνταξης επιστολών. Για πληροφορίες βήμα-προς-βήμα σχετικά με τον τρόπο ορισμού μιας διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανατρέξτε στη Βοήθεια του Office Word 2007.

Χρήση ενός πίνακα ή ερωτήματος ως προέλευση δεδομένων

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προέλευσης και από το παράθυρο περιήγησης επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως αρχείο προέλευσης δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  2. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερες Εικόνα κουμπιού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχώνευση με το Microsoft Office Word Εικόνα κουμπιού .

    Εκτελείται ο Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word.

  3. Επιλέξτε αν θέλετε να δημιουργήσετε τη σύνδεση με ένα υπάρχον έγγραφο ή ένα νέο και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  4. Εάν επιλέξετε τη σύνδεση με ένα υπάρχον έγγραφο, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή εγγράφου του Microsoft Word, εντοπίστε και επιλέξτε το αρχείο και στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγμα.

    Θα ξεκινήσει η εφαρμογή Word. Ανάλογα με την επιλογής σας, το Word είτε ανοίγει το έγγραφο που καθορίσατε είτε ένα νέο έγγραφο.

  5. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας, στην ενότητα κάτω από τη λίστα Επιλογή τύπου εγγράφου, κάντε κλικ στην επιλογή Επιστολές και στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: Έναρξη εγγράφου, για να συνεχίσετε με το βήμα 2.

  6. Στο βήμα 2, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: Επιλογή παραληπτών.

    Στο βήμα 3, δημιουργείτε μια σύνδεση μεταξύ της προέλευσης δεδομένων στην Access και του εγγράφου του Word. Επειδή ο Οδηγός ξεκίνησε μέσω της Access, η σύνδεση αυτή δημιουργείται αυτόματα. Κάτω από την ενότητα Επιλογή παραληπτών, σημειώστε ότι είναι επιλεγμένη η εντολή Χρήση μιας υπάρχουσας λίστας και το όνομα της προέλευσης δεδομένων εμφανίζεται κάτω από την ενότητα Χρήση μιας υπάρχουσας λίστας.

    Αρχείο προέλευσης δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας

  7. Κάντε κλικ στην εντολή Επεξεργασία λίστας παραληπτών, εάν θέλετε να προσαρμόσετε το περιεχόμενο του πίνακα ή του ερωτήματος.

    Επεξεργασία λίστας παραληπτών

    Μπορείτε να φιλτράρετε, να ταξινομήσετε και να επαληθεύσετε τα δεδομένα. Κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ", για να συνεχίσετε.

  8. Κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: Σύνταξη της επιστολής. Ακολουθήστε τις υπόλοιπες οδηγίες στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας και στο βήμα 5, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: Ολοκλήρωση της συγχώνευσης.

Άλλοι τρόποι χρήσης ενός πίνακα ή ερωτήματος ως προέλευση δεδομένων

Μπορείτε να ορίσετε έναν πίνακα ή ερώτημα ως προέλευση δεδομένων με πρόσθετους τρόπους. Μπορείτε για παράδειγμα να κάνετε εξαγωγή του πίνακα ή του ερωτήματος από την Access σε μια βάση δεδομένων ODBC, σε ένα αρχείο του Microsoft Office Excel 2007, σε ένα αρχείο κειμένου ή σε οποιαδήποτε μορφή αρχείου που είναι συμβατή με το Word και στη συνέχεια να συνδέσετε το αρχείο που προκύπτει με χρήση του Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word.

  1. Εάν δεν έχετε εξαγάγει ήδη τον πίνακα ή το ερώτημα, κάντε το τώρα. Στην Access, στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και στην ομάδα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εξαγωγή, κάντε κλικ στη μορφή που θέλετε να γίνει η εξαγωγή και έπειτα ακολουθήστε τις οδηγίες.

  2. Στο Word, αν το παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας δεν εμφανίζεται, στην καρτέλα Αλληλογραφίες, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από το στοιχείο Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας και στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα-προς-βήμα. Εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας.

  3. Στο βήμα 3 του παραθύρου εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας, κάτω από την ενότητα Χρήση της υπάρχουσας λίστας, κάντε κλικ στην εντολή Περιήγηση ή την εντολή Επεξεργασία λίστας παραληπτών.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων, ορίστε το αρχείο δεδομένων που δημιουργήσατε μέσω της Access και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα .

  5. Ακολουθήστε τις οδηγίες στα παράθυρα διαλόγου που ακολουθούν. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, αναθεωρήστε και προσαρμόστε τα περιεχόμενα του αρχείου. Μπορείτε να φιλτράρετε, να ταξινομήσετε και να επαληθεύσετε τα περιεχόμενα πριν συνεχίσετε.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: Σύνταξη της επιστολής, στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσαρμογή της συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανατρέξτε στη Βοήθεια του Word.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×