Υποστήριξη της υιοθέτησης του Project Online με ένα Γραφείο διαχείρισης έργων (PMO)

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

< Περισσότερη βοήθεια για το Project

Τι είναι ένα PMO;

Σχεδιάζετε να υιοθετήσετε το Project Online στην επιχείρησή σας; Πώς σκοπεύετε να το χρησιμοποιήσετε ή, για να το θέσουμε καλύτερα, ποιο είναι το επαγγελματικό πρόβλημα που προσπαθείτε να λύσετε; Δείτε ορισμένα παραδείγματα:

  • Τα διοικητικά στελέχη επιθυμούν καλύτερη ορατότητα στην κατάσταση των έργων.

  • Χρειάζομαι έναν καλύτερο τρόπο για τη διαχείριση των πόρων μου και την εκχώρησή τους σε έργα.

  • Θέλω να παρακολουθώ εύκολα πόση ώρα δαπανούν οι χρήστες για τις εργασίες τους.

  • Θέλω έναν πιο ισχυρό τρόπο παρακολούθησης των δεδομένων για τα έργα από τη χρήση υπολογιστικών φύλλων του Excel.

Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν με μεγαλύτερη επιτυχία το Project Online για την αντιμετώπιση επαγγελματικών προβλημάτων όπως τα παραπάνω είναι εκείνες που δημιουργούν ένα σύνολο προτύπων, διαδικασιών και βέλτιστων πρακτικών για τον τρόπο διαχείρισης των έργων στην εταιρεία τους. Το άτομο ή η ομάδα που δημιουργεί και διαχειρίζεται αυτούς τους κανόνες διαχείρισης έργων ορισμένες φορές αναφέρεται ως Γραφείο διαχείρισης έργων (PMO).

Τι κάνει το PMO;

Σε μεγαλύτερες εταιρείες, το PMO μπορεί να αποτελείται από ένα τμήμα που ασχολείται με θέματα διαχείρισης έργων σε ολόκληρη την εταιρεία, όπως είναι η διακυβέρνηση της διαχείρισης έργων, η υλοποίηση, η εκπαίδευση, η έρευνα για τις ανάγκες διαχείρισης έργων ή ο προσδιορισμός του βέλτιστου τρόπου δημιουργίας χρήσιμων αναφορών. Σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, το PMO μπορεί να αποτελείται από ένα μόνο άτομο μέχρι μια μικρή ομάδα ατόμων, αλλά μπορεί επίσης να κλιμακωθεί σε μια απόπειρα αντιμετώπισης των ίδιων ζητημάτων που αφορούν και τις μεγάλες επιχειρήσεις. Ωστόσο, οι κοινοί στόχοι όλων των PMO περιλαμβάνουν τα εξής:

  • Προώθηση και υποστήριξη της υιοθέτησης του συστήματος διαχείρισης έργων.

  • Απλοποίηση της διαχείρισης έργων για τους χρήστες της εταιρείας χάρη στην αυτοματοποίηση διαδικασιών μέσα στο εργαλείο.

  • Δημιουργία πολιτικών, διαδικασιών και βέλτιστων πρακτικών που αφορούν λειτουργίες διαχείρισης έργων.

  • Εξειδίκευση σε θέματα διαχείρισης έργων, με σκοπό την εξυπηρέτηση ως "Κέντρο αριστείας" για όλα τα ζητήματα που αφορούν τη διαχείριση έργων, καθώς και παροχή εκπαίδευσης σε θέματα βέλτιστων πρακτικών και εργαλείων για τη διαχείριση έργων.

  • Ενίσχυση από την υποστήριξη ανώτερων στελεχών για την πραγματοποίηση και την επιβολή της αλλαγής μέσω των προτάσεών τους.

Είστε ακόμη μπερδεμένοι; Ας χρησιμοποιήσουμε ένα παράδειγμα το οποίο ενδέχεται να θυμίζει κάτι παρόμοιο στους χρήστες: πώς μπορεί ο αρχηγός της οικογένειας να φροντίσει την οικογένειά του:

Ανάγκη

PMO

Οικογένεια

PMO - Πληροφορίες

Το PMO συμβάλλει στη δημιουργία ένας αποτελεσματικού τρόπου για την παροχή πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους για έργα, μέσω της κατάστασης έργων και αναφορών εύρυθμης λειτουργίας. Αυτό ενδέχεται να περιλαμβάνει την έρευνα για τις ανάγκες δημιουργίας αναφορών, τη μετακίνηση των απαιτούμενων δεδομένων στο σύστημα και τη δημιουργία ροών εργασιών, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα που απαιτούνται για τις περιοδικές αναφορές βρίσκονται εγκαίρως στο σύστημα.

Οι αρχηγοί της οικογένειας θα χρειαστούν πληροφορίες σχετικά με την εξέλιξη των εξής ζητημάτων:

  • Τριμηνιαίες αναφορές σχετικά με τις σπουδές των παιδιών.

  • Μηνιαίες καταστάσεις κινήσεων λογαριασμών, όπου θα φαίνεται η κατάσταση των οικονομικών τους.

  • Ετήσιες ιατρικές επισκέψεις, για την αξιολόγηση της υγείας των μελών της οικογένειας.

Πληροφορίες PMO σχετικά με το ποιος κάνει τι

Το PMO δημιουργεί διαδικασίες για τη μετακίνηση των κατάλληλων δεδομένων στο σύστημα διαχείρισης έργων, με σκοπό την παροχή κατάστασης σε επίπεδο έργου στους διαχειριστές έργων. Επίσης, παρέχει καθοδήγηση και βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση πόρων.

Τα άτομα στην οικογένεια θα πρέπει να γνωρίζουν ποιες ενέργειες εκτελεί το κάθε μέλος. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:

  • Ποιος θα παραλάβει τα παιδιά από το σχολείο σήμερα, ποιος θα βγάζει βόλτα το σκύλο τα βράδια, ποιος θα μαγειρέψει δείπνο, κ.λπ.

  • Εάν κάποιος δεν μπορεί να εκτελέσει τη συνήθη εργασία του, θα πρέπει να γνωρίζετε ποιος είναι διαθέσιμος για να την αναλάβει.

  • Βοηθά να φαίνεται το εργασιακό και σχολικό χρονοδιάγραμμα όλων των ατόμων, καθώς και η διαθεσιμότητα, σε ένα κεντρικό οικογενειακό ημερολόγιο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα να γνωρίζετε ποιο άτομο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τον προγραμματισμό συγκεκριμένων εργασιών.

PMO - φόρουμ για συνεργασία

Το PMO συμβάλλει στη δημιουργία τοποθεσιών συνεργασίας έργων και προσαρμογής τους, ώστε να εξυπηρετούν καλύτερα τις ανάγκες των χρηστών της τοποθεσίας.

Τα μέλη της οικογένειας θα χρειαστούν ένα φόρουμ στο οποίο μπορούν να συνεργάζονται, όπως για τις εξής ενέργειες:

  • Ανάρτηση σημαντικών συμβάντων σε ημερολόγιο τοίχου στην κουζίνα

  • Καθημερινή συνομιλία μεταξύ τους στη διάρκεια του δείπνου.

PMO - Εκτίμηση και μετριασμός κινδύνου

Το PMO είναι υπεύθυνο για τη ρύθμιση ενός συστήματος διαχείρισης κινδύνων χειρισμού.

Οι αρχηγοί της οικογένειας μπορεί να χρειαστεί να σχεδιάσουν τη μείωση του κινδύνου:

  • Προσδιορισμός αναγκών ασφάλισης υγείας.

  • Αγορά συνδρομής σε γυμναστήριο.

  • Αύξηση του ποσού αποταμίευσης για συνταξιοδότηση.

PMO - Δημιουργία κανόνων και διαδικασιών

Το PMO εξετάζει τις τρέχουσες διαδικασίες και ροές εργασιών και βρίσκει μια μέθοδο αυτοματοποίησής τους μέσω της εφαρμογής του εργαλείου διαχείρισης έργων. Μία από αυτές μπορεί να περιλαμβάνει τον καθορισμό των παραγόντων για την επιλογή των έργων που θα προωθηθούν προς τα εμπρός με βάση έναν καθορισμένο προϋπολογισμό (ανάλυση χαρτοφυλακίου).

Οι αρχηγοί της οικογένειας θα δημιουργήσουν κανόνες και διαδικασίες για την οικογένεια, όπως είναι οι εξής:

  • Καθορισμός των τιμωριών ή των ωρών ύπνου των παιδιών

  • Εξέταση παραγόντων για τον προσδιορισμό των αγορών που πρέπει να γίνουν (για παράδειγμα, "πρέπει να αγοράσουμε αυτοκίνητο, να επιδιορθώσουμε την οροφή ή να πάμε διακοπές φέτος;").

  • Τοποθέτηση ψεκαστήρων γκαζόν με αυτόματο χρονοδιακόπτη.

  • Επιλογή μιας ώρας της εβδομάδας για τα ψώνια και διάφορες υποχρεώσεις.

Το PMO κατευθύνει την εταιρεία στην αποτελεσματικότερη διαχείριση έργων μέσω ενεργειών όπως είναι οι εξής:

  • Συγκέντρωση πληροφοριών για τον προσδιορισμό των απαιτήσεων διαχείρισης έργων για την εταιρεία. Για παράδειγμα, ανάλυση των επιχειρηματικών αναγκών της εταιρείας σας, διαδικασίες σχεδίασης για την εξυπηρέτηση αυτών των αναγκών και κατόπιν αντιστοίχιση αυτών των διαδικασιών σε ρυθμίσεις ή ροές εργασιών στο Project Online.

  • Προσδιορισμός των δεδομένων που είναι σημαντικό να εξετάζονται σε συνεχή βάση και συνεργασία με το διαχειριστή έργων για την κοινή χρήση αυτών των δεδομένων με τους ενδιαφερόμενους. Για παράδειγμα, προσδιορισμός των απαιτούμενων δεδομένων και της διαδικασίας για τη μεταφορά των δεδομένων στο σύστημα, με σκοπό τη δημιουργία μιας εβδομαδιαίας αναφοράς κατάστασης έργων, ώστε να παρέχετε στους ενδιαφερόμενους μια συνάθροιση της εύρυθμης λειτουργίας των έργων που βρίσκονται σε εξέλιξη.

  • Δημιουργία κανόνων για διαδικασίες και ροές εργασιών. Για παράδειγμα, δημιουργία μιας ροής εργασιών όπου οι ιδέες για έργα υποβάλλονται σε μια διαδικασία έγκρισης προκειμένου να γίνουν έργα στο Project Online.

  • Μετεγκατάσταση υφιστάμενων δεδομένων από το τρέχον σύστημα διαχείρισης έργων σε νέο. Για παράδειγμα, εύρεση του ευκολότερου τρόπου μετεγκατάστασης πόρων και δεδομένων για έργα από υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel στο Project Online ή από το Project Professional στον υπολογιστή κάθε χρήστη σε ένα κεντρικό περιβάλλον του Project Online.

  • Παροχή υποστήριξης στη διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων, για βοήθεια με τον ορισμό προτεραιοτήτων και πρόβλεψης έργων. Όπως οι περισσότερες εταιρείες, υπάρχουν πολλά έργα που θα θέλατε να πραγματοποιήσετε, αλλά έχετε περιορισμένο προϋπολογισμό και πόρους για να τα εκτελέσετε όλα. Χρειάζεστε έναν τρόπο για να προσδιορίσετε με ποια έργα θα πρέπει να προχωρήσετε. Τα PMO μπορούν να καθοδηγήσουν τη διαδικασία επιλογής έργων και προγραμμάτων, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι μελλοντικές επενδύσεις συμφωνούν με τους στρατηγικούς στόχους και το όραμα ανάπτυξης της εταιρείας.

  • Διαχείριση των συναισθηματικών αλλαγών που ενδέχεται να αντιμετωπίζουν οι χρήστες κατά τη μετακίνηση από το τρέχον σύστημα διαχείρισης έργων τους με το οποίο είναι συναισθηματικά δεμένοι. Για παράδειγμα, διακριτική επιρροή των διαχειριστών έργων, με σκοπό τη μετάβαση από την προηγούμενη διαδικασία αποθήκευσης των αρχείων για τα έργα τους σε σκληρούς δίσκους και κοινή χρήση τους, υποδεικνύοντάς τους τα πλεονεκτήματα της δημοσίευσής τους στο Project Online. Το PMO μπορεί να το κάνει αυτό αφιερώνοντας περισσότερο χρόνο στο να πείσει πρώτα τους ανώτερους διαχειριστές έργων και ευελπιστώντας ότι η επιρροή τους στους υπόλοιπους διαχειριστές έργων θα συμβάλει στην ενίσχυση της αλλαγής.

  • Διαχείριση των τεχνικών δυσκολιών της αλλαγής, παρέχοντας εξαιρετικές επιλογές εκπαίδευσης.

Γιατί χρειάζομαι ένα PMO;

Στο παράδειγμα της οικογένειας, οι συνέπειες της μη ικανοποίησης ορισμένων αναγκών μπορεί να αποβεί ολέθρια. Για παράδειγμα, εάν δεν ελέγξετε τον έλεγχο του παιδιού σας την πρώτη φορά που θα τον παραλάβετε, μπορεί να οδηγηθείτε στην υπόθεση ότι δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα, όταν στην πραγματικότητα ίσως να χρειάζεται περισσότερος χρόνος μελέτης ή ιδιαίτερα μαθήματα. Με τον ίδιο τρόπο, η ανάπτυξη του Project Online χωρίς τη δημιουργία μιας οντότητας που θα σας βοηθήσει με την τυποποίηση και την υιοθέτηση μπορεί επίσης να έχει ολέθριες συνέπειες. Η δημιουργία ενός PMO θα συμβάλει στην αύξηση των πιθανοτήτων επιτυχίας για την ανάπτυξη του Project Online. Ανάλογα με τους στόχους σας, αυτό μπορεί να μεταφραστεί σε καλύτερη αποτελεσματικότητα στη διαχείριση έργων (για παράδειγμα, έγκαιρη ολοκλήρωση περισσότερων έργων), το οποίο συνήθως σχετίζεται με χαμηλότερο κόστος για τη διαχείριση έργων (για παράδειγμα, ολοκλήρωση περισσότερων έργων χωρίς υπέρβαση του προϋπολογισμού).

Ποια είναι τα πρώτα βήματα για τη δημιουργία ενός PMO;

Εάν προσπαθήσατε να βρείτε αυτό το άρθρο, πιθανώς έχετε κάνει τα πρώτα βήματα για τη δημιουργία ενός PMO. Εάν σας ενδιαφέρει η μετακίνηση στο Project Online, είναι σχεδόν βέβαιο ότι έχετε ήδη μια ιδέα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα ή να λύσει ένα πρόβλημα στην εταιρεία σας. Για να δημιουργήσετε μια μέθοδο για την επισημοποίηση του PMO, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας τα εξής:

Προσδιορισμός των ενεργειών που θέλετε να εκτελεί το PMO

Το κύριο στόχο το PMO θα γίνει για να αντιμετωπίσετε ένα πρόβλημα συγκεκριμένες επιχειρήσεις; Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να εφαρμόσετε ένα σύστημα φύλλων κατανομής χρόνου για να λάβετε μεγαλύτερη τον έλεγχο της ανάλυσης κόστους. Ή μπορεί να έχετε το έργο σας δεδομένα που εκτείνεται δύο ή ακόμα και τρεις διαφορετικές εφαρμογές και για τη συνολική εικόνα των δεδομένων σε ένα μεμονωμένο σύστημα, το οποίο θα σας βοηθήσουν να παρέχουν περισσότερες πληροφορίες για την εκτέλεση των έργων. Ή, ίσως είναι να παρέχουν οδηγίες διαχείρισης έργου σε εξέλιξη και ανάγκες εκπαίδευση διαχειριστή έργου. Αφού έχετε κατανοήσει γιατί το PMO είναι απαραίτητο, θα είναι πιο εύκολο να εύρος τι είναι οι απαιτήσεις, κατά τη δημιουργία και διατήρηση του.

Λήψη υποστήριξης από στελέχη

Βεβαιωθείτε ότι κάποιο ανώτερο στέλεχος σάς υποστηρίζει. Είναι σημαντικό το PMO να έχει την υποστήριξη των ανωτέρων στελεχών, καθώς η απουσία υποστήριξης από στελέχη είναι μία από τις κύριες αιτίες αποτυχίας των PMO. Εάν υπάρχει ήδη ένα ανώτερο στέλεχος που γνωρίζει τα πλεονεκτήματα και τη σπουδαιότητα αυτού που προσπαθείτε να κάνετε, αυτό είναι καταπληκτικό! Σε αντίθετη περίπτωση, ένας από τους καλύτερους τρόπους για να σας υποστηρίξουν είναι να τους δείξετε τα πλεονεκτήματα της μετακίνησης σε ένα σύστημα διαχείρισης έργων όπως το Project Online. Αυτό μπορείτε να το κάνετε δείχνοντάς τους το επαγγελματικό πρόβλημα που πρόκειται να λυθεί. Πιθανώς αυτό να το έχετε ήδη κάνει σε ένα βαθμό όταν αξιολογούσατε για πρώτη φορά το Project Online, αλλά μπορείτε να βρείτε πραγματικά συμμάχους στα ανώτερα στελέχη εάν μπορέσετε να τους δείξετε πώς λειτουργεί με τα δικά σας δεδομένα σε πιλοτικό περιβάλλον. Η παρουσίαση των πλεονεκτημάτων είναι απαραίτητη για τη λήψη υποστήριξης από στελέχη.

Η υποστήριξη από ισχυρά ανώτερα στελέχη μπορεί να είναι χρήσιμη στην αντιμετώπιση της αντίστασης που μπορεί να παρουσιάσουν οι χρήστες για τη μετακίνηση από το σύστημα με το οποίο είναι εξοικειωμένοι σε ένα νέο σύστημα διαχείρισης έργων, όπως το Project Online. Η υποστήριξη και η προώθηση των πλεονεκτημάτων σε άλλους ισχυρούς ενδιαφερόμενους, όπως είναι οι ανώτεροι διαχειριστές έργων, μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να ξεπεράσετε τυχόν συναισθηματικό δέσιμο που μπορεί να έχουν άλλοι χρήστες με το σύστημα που πρόκειται να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε.

Δημιουργία της ομάδας σας

Είτε προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα PMO σε μια μεγάλη ή μικρή εταιρεία, τα παρακάτω αποτελούν καθήκοντα που πρέπει να εκτελούνται από τους ρόλους στο PMO:

Ρόλος

Περιγραφή

Καθοδήγηση του σχεδίου υιοθέτησης του Project Online

Εάν βρίσκεστε σε διαδικασία εφαρμογής Project Online, το σύνολο του σχεδίου πρέπει κάποιος να καθοδηγήσετε το. Όπως ακριβώς οποιοδήποτε έργο, σχεδίου υιοθέτησης του χρειάζεται έναν κάτοχο για να βεβαιωθείτε ότι είναι στελεχωμένο και ολοκληρώσει τις απαιτούμενες εργασίες.

Έρευνα για τις ανάγκες διαχείρισης έργων

Αυτό το άτομο θα αξιολογεί τις απαιτήσεις διαχείρισης έργων της εταιρείας σας. Αυτό το άτομο θα πρέπει να επικοινωνήσει με τους χρήστες σε ολόκληρη την εταιρεία και σε διαφορετικά τμήματα, για να ενημερώνεται σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης των έργων τη δεδομένη στιγμή, τις μελλοντικές απαιτήσεις τους και τον τρόπο ενδεχόμενης βελτίωσής τους μέσω της υλοποίησης του Project Online. Αυτές οι απαιτήσεις θα πρέπει να κοινοποιηθούν στο διαχειριστή έργων, ώστε να μπορούν να εφαρμοστούν σωστά στο Project Online. Αυτό το άτομο πρέπει να έχει καλές δεξιότητες διαχείρισης έργων, αλλά θα πρέπει επίσης να μπορεί να επικοινωνήσει σε ικανοποιητικό βαθμό. Είναι αρκετά πιθανό τα άτομα στην εταιρεία να είναι συναισθηματικά δεμένα με τη διαδικασία που προσπαθείτε να καταργήσετε. Επομένως, αυτό το άτομο θα πρέπει να είναι σε θέση να αντιμετωπίσει το συγκεκριμένο ζήτημα δείχνοντάς τους πώς το νέο σύστημα θα τους διευκολύνει.

Εκπαίδευση, τεκμηρίωση και υποστήριξη

Αυτό το άτομο θα πρέπει να αξιολογήσει το επίπεδο δεξιοτήτων των χρηστών και θα είναι υπεύθυνο για την παροχή των πόρων εκπαίδευσης που απαιτούνται για την επιτυχή χρήση του προϊόντος. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη δημιουργία εκπαίδευσης βάσει ρόλων για τους διαχειριστές έργων, τους υπεύθυνους έργων, τους επικεφαλής ομάδων και τα μέλη ομάδων. Ενώ το μεγαλύτερο μέρος της προσπάθειάς σας μπορεί να επικεντρωθεί στη διοργάνωση εκπαίδευσης για υπεύθυνους ή διαχειριστές έργων, οι επικεφαλής και τα μέλη των ομάδων μπορεί να θεωρήσουν ότι οι κάρτες γρήγορης αναφοράς, οι συνοπτικές σημειώσεις, οι λίστες ελέγχου ή τα σύντομα προγράμματα εκμάθησης είναι πιο αποτελεσματικά. Θα πρέπει επίσης να βρείτε έναν τρόπο για να παρέχετε εσωτερική υποστήριξη στην εταιρεία για τους χρήστες σας, καθώς και μια μέθοδο κλιμάκωσης πιο περίπλοκων ζητημάτων μέσω των κατάλληλων διαδικασιών.

Σύνδεση με το τμήμα IT

Η συνεργασία με το τμήμα IT είναι απαραίτητη για να λάβετε βοήθεια σε θέματα εγγραφής, εγκατάστασης και ρύθμισης των παραμέτρων του Project Online. Εάν βρίσκεστε μόνο στη διαδικασία αξιολόγησης του Project Online, αυτό μπορεί συνήθως να πραγματοποιηθεί εύκολα από κάποιο άτομο του τμήματος IT, ανατρέχοντας στην τεκμηρίωση Γρήγορα αποτελέσματα με το Project Online.

Το PMO θα πρέπει να συνεργαστεί με το τμήμα IT για να αντιμετωπίσει δύο ζητήματα:

  • Διαχείριση του Office 365: Το PMO θα πρέπει να συνεργαστεί με το διαχειριστή του Office 365 για την εκχώρηση χρηστών και αδειών χρήσης.

  • Διαχείριση του Project Online: Το PMO θα πρέπει επίσης να συνεργαστεί με ένα διαχειριστή του Project Online σε ζητήματα όπως είναι τα προσαρμοσμένα πεδία, οι πόροι και η ρύθμιση παραμέτρων των φύλλων κατανομής χρόνου. Ενδέχεται επίσης να χρειαστεί να συνεργαστούν με το PMO για την υλοποίηση διαδικασιών στο Project Online μέσω ροών εργασιών.

Ορισμένα PMO σε μεγαλύτερες εταιρείες έχουν επίσης διαχειριστές έργων στους οποίους μπορεί να ανατεθεί η εργασία παροχής οδηγιών σε συγκεκριμένα έργα στα οποία χρειάζονται βοήθεια. Αυτό μπορεί να αφορά την παροχή συμβουλών στον κάτοχο του έργου μέχρι την ουσιαστική ανάληψη της κατοχής, δεδομένης της εμβέλειας του έργου.

Δημιουργία δήλωσης αποστολής για το PMO

Όλα τα PMO θα πρέπει να έχουν μια δήλωση αποστολής. Εάν έχετε ήδη αξιολογήσει την ανάγκη για την ύπαρξη του PMO, αυτό θα μπορεί να δημιουργηθεί πολύ ευκολότερα. Εξετάστε την υπάρχουσα δήλωση αποστολής της εταιρείας σας και προσπαθήστε να δημιουργήσετε μια δήλωση που να σχετίζεται και με αυτήν. Δεν χρειάζεται να είναι υπερβολικά περίπλοκη, αλλά θα πρέπει απλώς να είναι επαρκής, ώστε να παρέχει όλα τα βασικά σημεία κατανόησης του λόγου ύπαρξης του PMO και του ρόλου του στην εταιρεία σας.

Δημιουργία σχεδίου για τη δημιουργία του PMO

Αφού αξιολογήσετε τις εργασίες που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε το PMO, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έργου υψηλού επιπέδου για αυτό. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε το PMO ως ένα μεγάλο έργο, με σχετικές εργασίες, διάρκειες και αναθέσεις. Το σχέδιο έργου σας θα γίνει πιο συγκεκριμένο καθώς ολοκληρώνετε ορισμένες από τις αρχικές εργασίες, όπως είναι η αξιολόγηση του περιβάλλοντός σας. Το σχέδιο έργου σάς βοηθά να παρέχετε στο PMO ένα χρονοδιάγραμμα δημιουργίας, ώστε να μπορεί να παρακολουθεί ποιες εργασίες ολοκληρώνετε, με ποιες εργασίες ασχολείστε και ποιες εργασίες εκκρεμούν για τη δημιουργία του PMO. Για παράδειγμα, παρακάτω μπορείτε να δείτε πώς μπορεί να φαίνονται ορισμένες εργασίες για τη δημιουργία του PMO σε ένα σχέδιο έργου του Project Online:

Σχέδιο έργου PMO στο Project Online

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα PMO

Εάν δεν διαθέτετε ήδη ένα PMO, ίσως να σας φοβίζει λίγο η σκέψη να ξεκινήσετε. Παρόλο που οι ανάγκες και οι απαιτήσεις της εταιρείας σας θα καθοδηγήσουν το PMO, θα πρέπει να μάθετε πώς να δημιουργήσετε το πλαίσιο για τη δημιουργία και την εξέλιξη του PMO. Ανάλογα με τους στόχους σας, μπορεί να θέλετε να ερευνήσετε τις διάφορες διαδικασίες και μεθοδολογίες του κλάδου για το PMO ή μπορεί να θέλετε να δείτε ποιο μοντέλο PMO είναι καταλληλότερο για εσάς. Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα βιβλία, εκπαιδευτικά προγράμματα και ηλεκτρονικοί πόροι σχετικά με τη δημιουργία και τη διαχείριση των PMO, τα οποία μπορούν να σας βοηθήσουν στις προσπάθειές σας.

Εάν προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα PMO και χρειάζεστε βοήθεια, ίσως να θέλετε να επικοινωνήσετε με έναν Πιστοποιημένο συνεργάτη της Microsoft ή με τις Συμβουλευτικές υπηρεσίες της Microsoft. Έχουμε επίσης εσωτερικούς σύμβουλους στη Microsoft με εξαιρετική εμπειρία στη δημιουργία PMO για μικρές, μεσαίες και μεγάλες εταιρείες.

Και τώρα τι γίνεται;

Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε το PMO; Μετά την ανάγνωση αυτού του άρθρου, ελπίζω να έχετε συνειδητοποιήσει ότι η έναρξη ενός PMO αποτελεί επένδυση που αξίζει το χρόνο και τον κόπο. Θα χρειαστεί μεγάλος βαθμός συνεργασίας μεταξύ των ατόμων στην εταιρεία σας. Είναι επίσης απαραίτητο να υπάρχει ένα στέλεχος που έχει εξειδικευτεί στο συγκεκριμένο θέμα. Επίσης, θα χρειαστεί μια επένδυση σε θέματα έρευνας περισσότερων πληροφοριών που αφορούν τη δημιουργία ενός PMO μέσω των πολλών διαθέσιμων πόρων. Εάν χρειάζεστε βοήθεια, μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στους Πιστοποιημένους συνεργάτες της Microsoft και στις Συμβουλευτικές υπηρεσίες της Microsoft.

Εάν είστε σε μικρότερη εταιρεία, η εμβέλεια όλου αυτού του εγχειρήματος ίσως να φαίνεται πάρα πολύ μεγάλη. Ίσως να μην έχετε τους πόρους για την πρόσληψη ατόμων για κάθε ρόλο του PMO που αναφέρεται στον πίνακα "Δημιουργία της ομάδας σας". Ωστόσο, δεν χρειάζεται να τους έχετε. Απλώς θα πρέπει να έχετε υπόψη ότι αυτά είναι καθήκοντα που πιθανότατα θα πρέπει να εκτελεστούν κάποια στιγμή στο μέλλον και στο βαθμό που καλύπτει τις απαιτήσεις σας. Λάβετε επίσης υπόψη σας ότι η προσπάθεια που απαιτείται μπορεί να κλιμακωθεί ανάλογα με το μέγεθος και τους στόχους της εταιρείας σας. Τα PMO στις μικρότερες εταιρείες ίσως να χρειάζονται μόνο να συναντηθούν με λίγους ανώτερους διαχειριστές έργων στις εταιρείες, ώστε να αξιολογηθούν οι ανάγκες τους, σε αντίθεση με τις μεγαλύτερες εταιρείες που έχουν πολλά τμήματα με διάφορες απαιτήσεις.

Η δημιουργία ενός PMO μπορεί να συμβάλει στην επιτυχή υλοποίηση του Project Online και η χρήση του Project Online μπορεί να συμβάλει στην επιτυχία του PMO. Καλή τύχη με την υλοποίηση!

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×