Υπάρχει κάποιος πιλότος μεταξύ των επιβατών;: λευκή βίβλος

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Το μήνυμα "Εάν υπάρχει κάποιος πιλότος μεταξύ των επιβατών, παρακαλείται να πατήσει το κουμπί κλήσης" είναι κάτι που κανένας επιβάτης δεν θα ήθελε να ακούσει ποτέ. Διαβάζω ξανά μια αξιοσημείωτη είδηση για ένα παρόμοιο πραγματικό περιστατικό που συνέβη τον Δεκέμβριο του 2013. Λόγω ενός σοβαρού ιατρικού προβλήματος που αντιμετώπισε ο κυβερνήτης μιας πτήσης από το Ντε Μόιν της Αϊόβα, ο συγκυβερνήτης ρώτησε αν υπάρχει κάποιος πιλότος μεταξύ των επιβατών. Ο Mark Gongol, πιλότος βομβαρδιστικού B1 στην Πολεμική Αεροπορία των Η.Π.Α., κάλυψε το κενό. Το αεροπλάνο, οι επιβάτες και το πλήρωμα προσγειώθηκαν με ασφάλεια.

Πρόκειται για μια καταπληκτική ιστορία αλλά το έναυσμα για την διαβάσω πάλι πρόσφατα ήταν κάτι πολύ διαφορετικό. Ένας δυνητικός πελάτης επικοινώνησε πρόσφατα μαζί μας και μας ρώτησε αν θα μπορούσε να κάνει μια "πιλοτική" δοκιμή του λογισμικού φύλλων κατανομής χρόνου για εταιρικά έργα που διαθέτουμε. Αυτού του είδους τα αιτήματα με κάνουν πάντα να διστάζω για λίγο. Όταν κάποιος σε ένα αεροπλάνο αναφέρει τη λέξη "πιλότος", καταλαβαίνουμε όλοι πολύ καλά τι σημαίνει αυτό, αλλά όταν κάποιος που αξιολογεί επιλογές λογισμικού λέει "πιλοτική δοκιμή", δεν είμαι και τόσο βέβαιος.

Ο όρος "πιλοτική δοκιμή" στον κόσμο του λογισμικού, συχνά συνδυάζεται με άλλες περίπλοκες μεθόδους αξιολόγησης, όπως η "επαλήθευση ιδέας". Ας δούμε τι σημαίνουν αυτοί οι όροι και πώς μπορείτε να τους χρησιμοποιήσετε με τον καλύτερο τρόπο στη δική σας εταιρική διαδικασία αξιολόγησης.

Επαλήθευση ιδέας

Αυτός είναι ένας όρος που έρχεται από παλιά και είναι δημοφιλής ανάμεσα στους ηλεκτρολόγους-μηχανικούς. Ήταν σύνηθες να γίνεται "πειραματική συναρμολόγηση" ενός κυκλώματος προκειμένου να διαπιστωθεί αν το κύκλωμα λειτουργούσε, όχι για να αρχίσει η παραγωγή του. Με την επαλήθευση της ιδέας, ενδεχομένως θα καταναλώνατε περισσότερο χρόνο σε έναν πάγκο εργαστηρίου από ότι αν κατασκευάζατε το κύκλωμα παραγωγής, αλλά η μόνη ζημιά που θα μπορούσατε να κάνετε θα ήταν στην πλακέτα κυκλώματος που βρισκόταν μπροστά σας. Ήταν μια οικονομική μέθοδος χαμηλού κινδύνου που αποδείκνυε ότι ένα ηλεκτρικό κύκλωμα θα μπορούσε να δώσει το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Σε όρους λογισμικού, μια επαλήθευση ιδέας θα πρέπει να έχει σχεδιαστεί για να αποδείξει κάτι. Όταν δυνητικοί πελάτες μου ζητούν να τους βοηθήσω να πραγματοποιήσουν επαλήθευση ιδέας για λογισμικό διαχείρισης εταιρικών έργων ή εταιρικών φύλλων κατανομής χρόνου, δίνω πάντα την ίδια απάντηση: "Ποιες είναι οι ιδέες που θέλετε να επαληθεύσετε;"

Η απάντηση είναι συνήθως σιωπή και ένας μορφασμός αμηχανίας.

Εάν πρόκειται να πραγματοποιήσετε μια επαλήθευση ιδέας και δεν γνωρίζετε τι προσπαθείτε να επαληθεύσετε, πώς θα γνωρίζετε εάν πρόκειται για επιτυχία ή αποτυχία; Δεν υπάρχει τρόπος βέβαια.

Κάποιος θα ρωτούσε τότε, για ποιο λόγο θα ήθελε κάποιος να κάνει επαλήθευση ιδέας; Η πιο συνηθισμένη απάντηση είναι ότι αυτός που το ζητά πιθανώς δεν έχει την απαραίτητη έγκριση από τη διοίκηση για την υλοποίηση του λογισμικού που εξετάζει και ελπίζει ότι αν απλώς το παρουσιάσει να λειτουργεί μπροστά τους θα τους αρέσει η ιδέα και θα συμφωνήσουν ότι πρέπει να αναπτυχθεί. Σε αυτή την περίπτωση, η "επαλήθευση" αφορά τη διοίκηση και η "ιδέα" είναι η συνολική ιδέα του εταιρικού λογισμικού.

Εάν ήταν τόσο εύκολο να πειστεί η διοίκηση ότι το λογισμικό εταιρικών έργων και φύλλων κατανομής χρόνου είναι η ιδανική επιλογή για την εταιρεία τους, θα αναπτύσσαμε πολύ περισσότερο λογισμικό αυτού του είδους.

Το πρόβλημα με αυτή τη μέθοδο είναι ότι η εργασία που πρόκειται να κάνετε για να αναπτύξετε αυτή την επαλήθευση ιδέας είναι μάλλον απίθανο ότι θα έχει την ίδια υποστήριξη όπως η ανάπτυξη σε επίπεδο παραγωγής ενός εταιρικού συστήματος. Όταν ένας οργανισμός αναπτύσσει ένα εταιρικό σύστημα, όπως ένα σύστημα φύλλων κατανομής χρόνου ή διαχείρισης έργων, υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να γίνουν για να υπάρξει επιτυχία. Πρώτα, θα πρέπει να υπάρχει συνεισφορά από τη διοίκηση και το προσωπικό παραγωγής για οποιαδήποτε πλευρά του οργανισμού η οποία ενέχεται στην ανάπτυξη. Στη συνέχεια, θα πρέπει να υπάρχει χρόνος για τη διαμόρφωση, βοήθεια από τα τεχνικά τμήματα για τη σύνδεση με άλλα εταιρικά συστήματα, υποστήριξη από τη διοίκηση, χρόνος για εκπαίδευση και, ασφαλώς, χρήματα.

Εάν δεν έχετε τίποτε από όλα αυτά, τότε τι θα είναι το σύστημα που θα ολοκληρώσετε με την επαλήθευση της ιδέας σας; Στην καλύτερη περίπτωση, θα είναι μια σκιά αυτού που θα θέλατε. Στη σημερινή εποχή του cloud, μπορείτε πιθανότατα να έχετε πρόσβαση σε ένα πλήρως φιλοξενούμενο σύστημα, ώστε τουλάχιστον να μην ανησυχείτε για την αγορά διακομιστών και λογισμικού, αλλά το να έχετε απλώς ένα εγκατεστημένο σύστημα αποτελεί ένα κλάσμα της εργασίας που απαιτείται ακόμη και για μια βασική ανάπτυξη του συστήματος επαλήθευσης της ιδέας σας.

Είναι εύκολο να κατανοήσετε γιατί ένας οργανισμός θα διστάσει να αφιερώσει πολύ χρόνο και πόρους για την υλοποίηση μιας λύσης που μπορεί να επηρεάσει ολόκληρο τον οργανισμό. Πρόκειται για μια άσκηση υψηλού κινδύνου. Έχουμε την τάση να μιλάμε μόνο για τα πλεονεκτήματα του λογισμικού διαχείρισης εταιρικών έργων, αλλά είναι εύκολο να φανταστείτε ότι το ίδιο έργο, εάν δεν γίνει σωστά, ενδέχεται να έχει ανάλογες αρνητικές επιπτώσεις. Επομένως, ο μετριασμός του κινδύνου πρέπει προφανώς να λαμβάνεται υπόψη. Ωστόσο, εάν η πραγματική πρόκληση είναι να πειστεί η διοίκηση για τα πλεονεκτήματα του συστήματος, σίγουρα υπάρχουν καλύτεροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το κάνετε αυτό. Στην HMS Software, έχουμε εστιάσει σε μερικές από τις ακόλουθες τεχνικές:

  1. Μιλήστε με έναν πραγματικό, υπαρκτό πελάτη.

    Είμαστε τυχεροί εδώ που έχουμε ορισμένους πελάτες που είναι ιδιαίτερα ικανοποιημένοι. Όταν ένας νέος δυνητικός πελάτης έχει ανησυχίες για αυτό στο οποίο θα εμπλακεί, φέρνουμε σε επαφή αυτόν τον οργανισμό με έναν υπάρχοντα πελάτη. Σε πολλές περιπτώσεις, ο υπάρχων πελάτης είναι αρκετά γενναιόδωρος ώστε να διοργανώσει μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο. Σε άλλες περιπτώσεις, συνομιλούν στο τηλέφωνο μεταξύ τους, όπου σκόπιμα δεν συμμετέχουμε εμείς. Ενθαρρύνουμε τον υπάρχοντα πελάτη να μοιραστεί τόσο τα καλά νέα όσο και τις δυσκολίες.

  2. Αφήστε μας να το αποδείξουμε.

    Εάν πράγματι έχετε μια ιδέα που χρειάζεται επαλήθευση, αφήστε εμάς να την επαληθεύσουμε σε εσάς. Υπάρχουν εύλογες αιτίες γιατί ορισμένες πτυχές ορισμένων υλοποιήσεων πρέπει να επαληθευτούν πρώτα. Ενδέχεται η ανάπτυξη να περιλαμβάνει πολύ μεγάλους όγκους συγκεκριμένου είδους δεδομένων. Μας ζητήθηκε μια φορά, για παράδειγμα, να δείξουμε τη λύση μας σε λειτουργία με έναν πολύ μεγάλο φόρτο έργου. Μας ζητήθηκε να δείξουμε το λογισμικό σε λειτουργία με συγκεκριμένα προγράμματα περιήγησης ή με συγκεκριμένες βάσεις δεδομένων, ή σε σύνδεση με συγκεκριμένες εκδόσεις ορισμένων εξωτερικών συστημάτων. Εάν είναι το είδος της ιδέας αυτό που εμποδίζει την αξιολόγηση, τότε τα πιο κατάλληλα άτομα για να αντιμετωπίσουν αυτή την πρόκληση είναι οι ειδικοί στο θέμα.

  3. Μπορείτε να λάβετε εκπαίδευση για αυτό.

    Στην περίπτωση όπου ο δυνητικός πελάτης πρέπει οπωσδήποτε να δείξει το σύστημα σε λειτουργία με τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται από το προσωπικό του, βοηθάμε στη φόρτωση των δεδομένων σε ένα φιλοξενούμενο σύστημα και, στη συνέχεια, κάνουμε τις ελάχιστες ρυθμίσεις στο σύστημα σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη και εκπαιδεύουμε τα άτομα που θα εμπλακούν. Προτιμάμε ιδιαίτερα να εργαστούμε μέσα στην εταιρεία προκειμένου να βοηθήσουμε με την επίδειξη αυτή καθαυτή, ωστόσο, εάν αυτό δεν είναι δυνατό, σας ζητάμε να εξετάσετε το σενάριο ή την επίδειξη που θα χρησιμοποιήσουν τα εμπλεκόμενα άτομα και να βοηθήσετε στην προσαρμογή της ή στην εκπαίδευση των ατόμων που θα κάνουν την επίδειξη.

Πού είναι ένας πιλότος όταν τον χρειάζεστε;

Επομένως, τι γίνεται με το πιλοτικό έργο; Αυτό θα είναι καλύτερο, σωστά; Θα μπορούσε. Εάν σας έχει ζητηθεί να κάνετε μια πιλοτική ανάπτυξη ενός εταιρικού συστήματος φύλλων κατανομής χρόνου ή διαχείρισης έργων, θα πρέπει να ξεκινήσετε από τον καθορισμό των στόχων. Εάν οι στόχοι αφορούν μόνο την επαλήθευση της ιδέας, τότε δεν πρόκειται σε καμία περίπτωση για πιλοτικό πρόγραμμα.

Ένα πιλοτικό έργο είναι μια πραγματική, παραγωγική, ζωντανή ανάπτυξη. Περιλαμβάνει συνήθως ένα υποσύνολο της συνολικής βάσης χρηστών για την οποία προορίζεται το υπό αξιολόγηση σύστημα και, επομένως, ένα πιλοτικό πρόγραμμα είναι πιθανό ότι χρειάζεται κάποιο χρόνο. Μολονότι λαμβάνονται υπόψη από την αρχή οι ανάγκες της πλήρους βάσης χρηστών για την οποία προορίζεται, το πιλοτικό πρόγραμμα εστιάζει σε μια πραγματική υλοποίηση για τους πιλοτικούς χρήστες. Θα διαχειρίζονται πραγματικά τα έργα τους ή θα συμπληρώνουν πραγματικά τα φύλλα κατανομής χρόνου τους με το νέο σύστημα.

Οι ίδιες προκλήσεις που θα αντιμετωπίσει μια ολοκληρωμένη ανάπτυξη παραγωγής αντιμετωπίζονται επίσης από την πιλοτική εφαρμογή, με εξαίρεση τον όγκο ή την πολυπλοκότητα των δεδομένων. Οι πιο συνηθισμένες προκλήσεις των πιλοτικών έργων που έχω δει είναι η έλλειψη υποστήριξης, ο ανεπαρκής προϋπολογισμός, ο χρόνος και οι πόροι και, ίσως το χειρότερο από όλα, η έλλειψη σαφών στόχων ώστε να ξέρετε πώς να προσδιορίσετε αν το πιλοτικό έργο ολοκληρώθηκε με επιτυχία ή όχι.

Αυτό δεν σημαίνει ότι ένα πιλοτικό έργο είναι κάτι κακό. Η διεξαγωγή ενός πιλοτικού έργου θα μπορούσε να είναι μια λογική επιλογή και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον περιορισμό του κινδύνου που επηρεάζει ολόκληρο τον οργανισμό όταν μια ανάπτυξη είναι ημιτελής ή μη σωστά διαμορφωμένη. Ωστόσο, η επιτυχία ενός πιλοτικού έργου χρειάζεται μελέτη.

Πρόσφατα, ξεκινήσαμε να εργαζόμαστε σε μια ανάπτυξη σημαντικού μεγέθους για ένα δημόσιο οργανισμό. Το καλό με αυτή την άσκηση είναι ότι ο οργανισμός έχει ήδη αφιερώσει όλο τον απαιτούμενο χρόνο για την ολοκλήρωση της αξιολόγησης. Έκαναν την επιλογή τους για το εταιρικό σύστημα. Ευτυχώς, επέλεξαν το δικό μας. Συνεργαστήκαμε με την ομάδα αξιολόγησής τους τη χρονιά που πέρασε για να βεβαιωθούμε ότι οι τεχνικές ερωτήσεις τους απαντήθηκαν, ωστόσο τώρα η εστίαση στρέφεται στον αντίκτυπο στις καθημερινές εργασίες των ατόμων του οργανισμού.

Πρότειναν να εργαστούμε εκεί για μια περίοδο 6 μηνών με μια ομάδα που, παρόλο που είναι αρκετά μεγάλου μεγέθους, αποτελεί μόνο περίπου το 10% ολόκληρης της ομάδας. Υπάρχει επαρκής προϋπολογισμός, η πιλοτική εφαρμογή έχει την υποστήριξη της διοίκησης στο ανώτατο επίπεδο και έχουμε αρκετό χρόνο για να εξασφαλίσουμε ότι μπορούμε να βοηθήσουμε σε όλα όσα θα κάναμε συνήθως σε μια ανάπτυξη όπως αυτή. Η ομάδα που θα τοποθετηθεί στο περιβάλλον παρακολούθησης και φύλλων κατανομής χρόνου αυτού του έργου θα εργάζεται με αυτό στην παραγωγή, για το ορατό μέλλον, επομένως δεν πρόκειται απλώς για μια δοκιμή. Είναι περισσότερο η πρώτη φάση της ανάπτυξης και όχι μια άσκηση "ας το δοκιμάσουμε και θα δούμε πώς θα πάει". Με όλους αυτούς τους παράγοντες εξασφαλισμένους, αναμένουμε εύλογα ένα επιτυχές αποτέλεσμα προς το τέλος του τρέχοντος έτος.

Σύνοψη

Τα πιλοτικά έργα και τα έργα επαλήθευσης ιδέας είναι μια πραγματικότητα στο εταιρικό λογισμικό, ωστόσο εάν σας προκύψει κάτι τέτοιο στο μέλλον, μπορείτε να συμβάλετε επισημαίνοντας ορισμένους βασικούς παράγοντες επιτυχίας σε όλους τους εμπλεκόμενους:

  1. Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποσαφηνίσει καλά τους στόχους σας.

  2. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι η διοίκηση κατανοεί τι χρειάζεστε και ότι θα σας υποστηρίξει όσον αφορά τα χρήματα, τους πόρους και το χρόνο, για να επιτύχετε αυτούς τους στόχους.

  3. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι θα δημιουργήσετε ένα σχέδιο έργου και ότι θα το διαχειριστείτε όπως οποιοδήποτε άλλο έργο στο χαρτοφυλάκιό σας.

Πληροφορίες για το συντάκτη

Ο Chris Vandersluis είναι ο πρόεδρος και ιδρυτής της HMS Software, πιστοποιημένου συνεργάτη της Microsoft, με έδρα στο Μόντρεαλ του Καναδά. Έχει πτυχίο στα οικονομικά από το McGill University και περισσότερα από 30 χρόνια εμπειρία στον αυτοματισμό συστημάτων ελέγχου έργων. Είναι μέλος εδώ και πολλά χρόνια του Project Management Institute (PMI) και έχει βοηθήσει στην ίδρυση των τοπικών παραρτημάτων Μόντρεαλ, Τορόντο και Κεμπέκ της ομάδας Microsoft Project Users Group (MPUG). Ο Chris έχει συμμετάσχει στη συγγραφή δημοσιεύσεων για τα Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada, PMI’s PMNetwork και Project Times. Διδάσκει Προηγμένη διαχείριση έργων στο McGill University και συχνά εκφωνεί ομιλίες σε εκδηλώσεις ενώσεων διαχείρισης έργων στη Βόρεια Αμερική και σε ολόκληρο τον κόσμο. Η HMS Software είναι ο εκδότης του συστήματος τήρησης χρόνου για έργα TimeControl και είναι Συνεργάτης λύσεων Microsoft Project από το 1995.

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Chris Vandersluis μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση: chris.vandersluis@hms.ca

Εάν θέλετε να διαβάσετε περισσότερα άρθρα σχετικά με EPM από τον Chris Vandersluis, ανατρέξτε στο ιστολόγιο καθοδήγησης EPM που διατηρεί (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×