Τρόπος προσθήκης, επεξεργασίας ή διαγραφής εγγραφών

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Οι πληροφορίες που διατηρείτε σε μια βάση δεδομένων είναι αποθηκευμένη σε πίνακες, που περιέχουν δεδομένα σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως πάγια ή επαφές. Κάθε εγγραφή σε έναν πίνακα περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο, όπως μια συγκεκριμένη επαφή. Μια εγγραφή αποτελείται από τα πεδία, όπως όνομα, διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου. Μια εγγραφή είναι συνήθως ονομάζεται γραμμής και ένα πεδίο συνήθως ονομάζεται μια στήλη. Microsoft Office Access 2007 σάς επιτρέπει να προσθέσετε, επεξεργασία ή διαγραφή εγγραφών σε πίνακα απευθείας στο προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν έχει σχεδιαστεί και δημιουργηθεί ένα ερώτημα επιλογής, μπορείτε να προβάλετε και να συχνά, να επεξεργαστείτε τις εγγραφές άμεσα στο φύλλο δεδομένων που προκύπτει από την εκτέλεση του ερωτήματος. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια φόρμα που βασίζεται σε πίνακα ή ερώτημα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη φόρμα για να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε τις εγγραφές.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Προσθήκη νέας εγγραφής

Βρείτε μια εγγραφή για να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε

Επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα εγγραφή

Διαγραφή εγγραφής

Πότε αποθηκεύονται δεδομένα;

Πώς μπορείτε να αναιρέσετε τις αλλαγές

Επισκόπηση

Όταν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων που βασίζεται σε ένα πρότυπο, οι αρχικοί πίνακες, ερωτήματα και φόρμες δημιουργούνται αυτόματα. Το άρθρο αυτό εξηγεί πως μπορείτε να προσθέσετε,να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε εγγραφές όταν χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε από ένα από τα πρότυπα που παρέχονται από την Access.

Για πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή εγγραφών σε μια βάση δεδομένων που ήταν δεν δημιουργήθηκε από ένα πρότυπο που περιλαμβάνονται στην Access, ανατρέξτε στα ακόλουθα άρθρα:

Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης της δυνατότητας Συλλογή και ενημέρωση δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στο άρθρο συλλογή δεδομένων με χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να μάθετε τον τρόπο εισαγωγής δεδομένων στην Access, δείτε τα εξής άρθρα:

Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να προσθέσετε ένα νέο πεδίο ή τη στήλη σε έναν πίνακα, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή, προσθήκη, ή δημιουργήστε ένα νέο πεδίο σε έναν πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη νέας εγγραφής

Προσθέστε μια εγγραφή στη βάση δεδομένων σας όταν έχετε ένα νέο στοιχείο για να παρακολουθείτε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να προσθέσετε μια νέα επαφή στον πίνακα επαφών όταν έχετε ένα νέο φίλο ή συνεργάτη του οποίου τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε. Όταν προσθέτετε μια νέα εγγραφή, Office Access 2007 προσαρτά την εγγραφή στο τέλος του πίνακα.

Για να προσθέσετε μια εγγραφή, θα πρέπει πρώτα να ανοίξετε έναν πίνακα ή μια φόρμα. Μερικές φορές η φόρμα ανοίγει αυτόματα όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, όταν ανοίγετε μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε από το πρότυπο "Επαφές", η φόρμα "Λίστα επαφών" ανοίγει αυτόματα. Η φόρμα "Λίστα επαφών" είναι η φόρμα εκκίνησης για τη βάση δεδομένων Επαφές.

Φόρμα Λίστα επαφών

Οι παρακάτω ενότητες εξηγούν πολλούς τρόπους που μπορείτε να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, χρησιμοποιώντας την προβολή φύλλου δεδομένων ή προβολή φόρμας.

Χρήση μιας φόρμας εκκίνησης προτύπου

Όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων που βασίζεται σε ένα πρότυπο που παρέχονται με την Access, μια φόρμα εκκίνησης φορτώνεται συνήθως όταν ανοίγετε για πρώτη φορά αυτήν τη βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων με βάση το πρότυπο επαφών, φορτώνεται η φόρμα εκκίνησης τη λίστα των επαφών. Η φόρμα εκκίνησης προορίζεται για ένα σημείο εκκίνησης για περιήγηση και τη χρήση της βάσης δεδομένων. Πολλά από αυτά τα πρότυπα, αλλά όχι όλα, σας επιτρέπουν να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί που παρέχεται για την προσθήκη νέων εγγραφών στη φόρμα εκκίνησης. Για παράδειγμα, η φόρμα λίστα επαφών έχει ένα κουμπί Δημιουργία επαφής και η φόρμα λίστα θεμάτων έχει ένα κουμπί στο Νέο θέμα.

Φόρμα Λίστας επαφών με έναν κύκλο γύρω από το κουμπί Δημιουργία επαφής

Όταν κάνετε κλικ σε ένα τέτοιο κουμπί, θα ανοίξει μια φόρμα στην οποία μπορείτε να εισαγάγετε τις κατάλληλες πληροφορίες. Για παράδειγμα, όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία επαφής, ανοίγει τη φόρμα λεπτομέρειες επαφής.

Προσθήκη μιας εγγραφής με χρήση του κουμπιού "Δημιουργία"

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, επιλέξτε και ανοίξτε τη βάση δεδομένων.

  3. Όταν εμφανιστεί η φόρμα εκκίνησης, κάντε κλικ στο κουμπί που παρέχεται για την προσθήκη μιας νέας εγγραφής.

    Για παράδειγμα, στη φόρμα "Λίστα επαφών", κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία επαφής. Θα ανοίξει η φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής".

  4. Συμπληρώστε τη φόρμα. Εισαγάγετε τις πληροφορίες σας σε κάθε πεδίο, πατώντας το πλήκτρο TAB για να μετακινηθείτε στο επόμενο πεδίο ή πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT + TAB για να μετακινηθείτε στο προηγούμενο πεδίο.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή σε ένα πεδίο που υποστηρίζει περισσότερες από μία γραμμή κειμένου, όπως ένα πεδίο κειμένου ή ένα πεδίο "Υπόμνημα", πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + ENTER. Μπορείτε να ανοίξετε το πλαίσιο Ζουμ, αν θέλετε περισσότερο χώρο στην οποία θέλετε να επεξεργαστείτε. Για να ανοίξετε το πλαίσιο Ζουμ, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να επεξεργαστείτε, ώστε ο δρομέας βρίσκεται στο πεδίο και το πεδίο είναι επιλεγμένο. Στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT + F2.

  5. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή εγγραφών, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες ή, αν θέλετε να προσθέσετε εγγραφές, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση και Νέα, εάν είναι διαθέσιμη.

Εάν χρησιμοποιείτε τη φόρμα λίστα επαφών, μπορείτε να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, κάνοντας κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook και, στη συνέχεια, επιλέγοντας την εγγραφή από το Microsoft Office Outlook 2007 βιβλίο διευθύνσεων.

Προσθήκη μιας εγγραφής, χρησιμοποιώντας το κουμπί Προσθήκη από το Outlook

Ορισμένα από τα πρότυπα περιλαμβάνουν ένα κουμπί Προσθήκη από το Outlook που σας επιτρέπει να προσθέσετε μια εγγραφή από το βιβλίο διευθύνσεων Office Outlook 2007. Σημειώστε ότι αυτό το κουμπί είναι μια δυνατότητα συγκεκριμένων προτύπων και δεν υπάρχει από προεπιλογή όταν δημιουργείτε μια νέα φόρμα ή έναν πίνακα.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη από το Outlook.

  2. Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή προφίλ , επιλέξτε ένα όνομα προφίλ από το πλαίσιο Όνομα προφίλ και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ενδέχεται να δείτε ένα παράθυρο διαλόγου που αναφέρει τα εξής: ένα πρόγραμμα προσπαθεί να αποκτήσει πρόσβαση στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε αποθηκεύσει στο Outlook. Θέλετε να το επιτρέψετε; Εάν αυτό είναι μη αναμενόμενο, ενδέχεται να είναι ιός και θα πρέπει να επιλέξετε "Κωδικός". Είναι κανονική για να δείτε το παράθυρο διαλόγου, αφού κάνετε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook, ώστε να μην κάνετε κλικ σε όχι. Εάν σκοπεύετε να επιλέξετε περισσότερες από μία επαφή, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου να επιτρέπεται η πρόσβαση για και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα σύντομο χρονικό διάστημα, όπως 5 λεπτά. Αυτή η ενέργεια καθοδηγεί το Outlook για να επιτρέψετε την πρόσβαση στις διευθύνσεις αποθηκευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για το χρονικό διάστημα που καθορίζετε. Όταν ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Ονόματα για προσθήκη, κάντε διπλό κλικ στα ονόματα που θέλετε και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Τα ονόματα προστίθενται στη φόρμα.

Αποθήκευση εγγραφής μιας επαφής στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook

Ορισμένα από τα πρότυπα περιλαμβάνουν ένα κουμπί Δημιουργία επαφής του Outlook που σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε μια εγγραφή ως επαφή στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Σημειώστε ότι αυτό το κουμπί είναι μια δυνατότητα συγκεκριμένων προτύπων και δεν υπάρχει από προεπιλογή όταν δημιουργείτε μια νέα φόρμα ή έναν πίνακα.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία επαφής του Outlook.

  2. Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή προφίλ , επιλέξτε ένα όνομα προφίλ από το πλαίσιο Όνομα προφίλ και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  3. Το Outlook ανοίγει μια νέα φόρμα επαφής που περιέχει τα δεδομένα από την εγγραφή που έχετε επιλέξει. Ελέγξτε τα δεδομένα στη νέα φόρμα επαφής και κάντε τις απαιτούμενες αλλαγές ή προσθήκες.

  4. Στην καρτέλα Επαφή, στην νέα φόρμα επαφής, στην ομάδα Ενέργειες, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο.

Ορισμένα από τα πρότυπα εμφανίζουν μια εντολή Αποθήκευση ως επαφή του Outlook στην κορδέλα, μέρος του Περιβάλλον εργασίας χρήστη Fluent του Microsoft Office, που σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε μια εγγραφή επαφής στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Έχετε υπόψη ότι αυτή η εντολή είναι μια δυνατότητα συγκεκριμένων προτύπων και είναι διαθέσιμη μόνο όταν είστε είτε χρησιμοποιώντας έναν πίνακα που αποθηκεύει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή όταν χρησιμοποιείτε ένα ερώτημα ή μια φόρμα, με βάση όπως έναν πίνακα, σε μια βάση δεδομένων που βασίζεται σε συγκεκριμένα πρότυπα.

  1. Επιλογή της εγγραφής που θέλετε να αποθηκεύσετε ως επαφή του Outlook.

  2. Στην καρτέλα Αρχική, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην εντολή Περισσότερα και στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως επαφή του Outlook.

  3. Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή προφίλ , επιλέξτε ένα όνομα προφίλ από το πλαίσιο Όνομα προφίλ και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  4. Το Outlook ανοίγει μια νέα φόρμα επαφής που περιέχει τα δεδομένα από την εγγραφή που έχετε επιλέξει. Ελέγξτε τα δεδομένα στη νέα φόρμα επαφής και κάντε τις απαιτούμενες αλλαγές ή προσθήκες.

  5. Στην καρτέλα Επαφή, στην νέα φόρμα επαφής, στην ομάδα Ενέργειες, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο.

Προσθήκη μιας εγγραφής στη φόρμα εκκίνησης

Ανάλογα με το πρότυπο που χρησιμοποιείτε, μερικές φορές μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες άμεσα στη φόρμα εκκίνησης. Η Access πολύ συχνά εμφανίζει τυχόν υπάρχουσες πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων. Ακριβώς κάτω από την τελευταία γραμμή δεδομένων υπάρχει μια νέα, κενή εγγραφή με έναν αστερίσκο (*) που εμφανίζεται στην επιλογή εγγραφής. Εισάγετε τις πληροφορίες στην εγγραφή μετά από τον αστερίσκο. Σημειώστε ότι αν έχουν εκχωρηθεί προεπιλεγμένες τιμές σε οποιαδήποτε πεδία, η νέα εγγραφή θα εμφανίζεται με κάποιες προεπιλεγμένες τιμές που έχουν εκχωρηθεί ήδη. Για να λάβετε γρήγορα τη νέα εγγραφή στο τέλος του πίνακα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί πλοήγησης Νέα (κενή) εγγραφή ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Δημιουργία εγγραφής στην ομάδα Εγγραφές, στην καρτέλα Αρχική.

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, επιλέξτε και ανοίξτε τη βάση δεδομένων.

  3. Όταν εμφανιστεί η φόρμα εκκίνησης, εάν υπάρχει ήδη δεδομένα, εισαγάγετε τις πληροφορίες στη νέα, κενή εγγραφή που εμφανίζεται. Εάν υπάρχει υπάρχουσες πληροφορίες, κάντε ένα από τα εξής:

    • Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

    • Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα (κενή) εγγραφή, εάν είναι διαθέσιμη.

    • Εντοπίστε την εγγραφή με αστερίσκο στην επιλογή εγγραφής και πληκτρολογήστε τις πληροφορίες εκεί.

  4. Συμπληρώστε την εγγραφή. Εισαγάγετε τις πληροφορίες σας σε κάθε πεδίο, πατώντας το πλήκτρο TAB για να μετακινηθείτε στο επόμενο πεδίο ή πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT + TAB για να μετακινηθείτε στο προηγούμενο πεδίο.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή σε ένα πεδίο που υποστηρίζει περισσότερες από μια γραμμή κειμένου, όπως ένα πεδίο Κείμενο ή ένα πεδίο Υπόμνημα, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+ENTER. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο για επεξεργασία, μπορείτε να ανοίξετε το πλαίσιο Ζουμ. Για να το κάνετε αυτό, με το δρομέα στο πεδίο που θέλετε να επεξεργαστείτε, πιέστε τα πλήκτρα SHIFT+F2.

  5. Μόλις συμπληρώσετε όλα τα πεδία, πιέστε το πλήκτρο TAB για να μετακινηθείτε σε μια νέα,κενή εγγραφή.

    Όταν προβάλλετε μια άλλη εγγραφή ή κλείσετε τη φόρμα, η Access αποθηκεύει τη νέα εγγραφή που προσθέσατε.

Χρήση ενός πίνακα ή μιας φόρμας από το Παράθυρο Πλοήγησης

Εκτός από την εισαγωγή νέας εγγραφής με χρήση της φόρμας εκκίνησης του προτύπου, μπορείτε να ανοίξετε έναν πίνακα από το Παράθυρο πλοήγησης και στη συνέχεια να εισάγετε τη νέα εγγραφή.

Άνοιγμα πίνακα ή φόρμας.

  • Στο Παράθυρο πλοήγησης, κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο που θέλετε να ανοίξετε (ή κάντε κλικ μία φορά αν έχετε αλλάξει την επιλογή Άνοιγμα αντικειμένων με, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές πλοήγησης).

    Ο πίνακας ή η φόρμα ανοίγει στην προεπιλεγμένη προβολή.

Τυχόν υπάρχουσες πληροφορίες θα εμφανίζονται, πιο συχνά σε γραμμές σε ένα φύλλο δεδομένων. Κάτω από αυτές τις γραμμές, εμφανίζεται μια νέα, κενή εγγραφή με έναν αστερίσκο στην επιλογή εγγραφής. Πληκτρολογήστε τις νέες πληροφορίες σε αυτήν τη γραμμή.

Προσθήκη μιας εγγραφής σε πίνακα ή σε φόρμα   

Όταν εμφανιστεί η φόρμα φύλλου δεδομένων, εάν δεν υπάρχουν ήδη δεδομένα, πληκτρολογήστε τις πληροφορίες στη νέα, κενή εγγραφή που εμφανίζεται. Εάν υπάρχουν ήδη πληροφορίες, κάντε ένα από τα εξής:

  • Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  • Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα (κενή) εγγραφή, εάν είναι διαθέσιμη.

  • Εντοπίστε την εγγραφή με αστερίσκο στην επιλογή εγγραφής και πληκτρολογήστε τις νέες πληροφορίες σε αυτή τη γραμμή.

Μόλις συμπληρώσετε όλα τα πεδία, πιέστε το πλήκτρο TAB για να μετακινηθείτε σε μια νέα, κενή εγγραφή.

Όταν προβάλλετε μια άλλη εγγραφή ή κλείσετε τον πίνακα ή τη φόρμα, η Access αποθηκεύει τη νέα εγγραφή που προσθέσατε.

Γιατί μερικές φορές οι αριθμοί κωδικού παραλείπουν έναν αριθμό

Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο που έχει οριστεί για τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση", η Access δημιουργεί αυτόματα μια τιμή για αυτό το πεδίο σε κάθε νέα εγγραφή. Η τιμή είναι διαχωρισμένη από προεπιλογή, ώστε κάθε νέα εγγραφή λαμβάνει το επόμενο διαθέσιμο διαδοχικό αριθμό. Ο σκοπός του τύπου δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση" είναι η παροχή μιας τιμής που είναι κατάλληλη για χρήση ως πρωτεύον κλειδί.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πρωτεύοντα κλειδιά, ανατρέξτε στο άρθρο Προσθήκη, ορισμός, αλλαγή ή κατάργηση του πρωτεύοντος κλειδιού.

Όταν διαγράφετε μια γραμμή από έναν πίνακα που περιέχει ένα πεδίο που έχει οριστεί για τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση", η τιμή στο πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση" για τη συγκεκριμένη γραμμή δεν χρησιμοποιείται ξανά πάντα αυτόματα. Για αυτόν το λόγο, ο αριθμός που παράγει η Access ενδέχεται να μην είναι ο αριθμός που αναμένετε να δείτε και ενδέχεται να εμφανιστούν κενά στην ακολουθία των αριθμών Αναγνωριστικό — αυτό οφείλεται στη σχεδίαση. Θα πρέπει να βασίζεστε μόνο από την μοναδικότητα των τιμών σε ένα πεδίο αυτόματης αρίθμησης και όχι τους ακολουθίας.

Αρχή της σελίδας

Εύρεση εγγραφής για επεξεργασία ή διαγραφή

Για να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μια εγγραφή θα πρέπει πρώτα να την εντοπίσετε. Σε έναν πίνακα που περιέχει μόνο έναν μικρό αριθμό εγγραφών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά πλοήγησης σε εγγραφές για να περιηγηθείτε στις εγγραφές μέχρι να βρείτε αυτή που θέλετε. Ωστόσο, σε έναν μεγαλύτερο πίνακα θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε άλλες τεχνικές για να βρείτε τις εγγραφές που θέλετε.

Χρήση των κουμπιών πλοήγησης σε εγγραφές

Μπορείτε να μετακινηθείτε μεταξύ των εγγραφών χρησιμοποιώντας τα κουμπιά περιήγησης. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτά τα κουμπιά βέλους για να μεταβείτε στην επόμενη, την προηγούμενη, πρώτη ή την τελευταία εγγραφή ή για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή.

Κουμπιά περιήγησης

1. Πρώτη εγγραφή

2. Προηγούμενη εγγραφή

3. Τρέχουσα εγγραφή

4. Επόμενη εγγραφή

5. Τελευταία εγγραφή

6. Νέα (κενή) εγγραφή

7. Δείκτης φίλτρου

8. πλαίσιο αναζήτησης

Όταν κάνετε κλικ στο πλαίσιο της Τρέχουσας εγγραφής , μπορείτε να πληκτρολογήσετε έναν αριθμό εγγραφής και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER για να μεταβείτε σε αυτήν την εγγραφή. Τον αριθμό εγγραφής συνυπολογίζεται σειρά, από την αρχή της φόρμας ή του φύλλου δεδομένων — δεν αντιστοιχεί σε τιμή πεδίου.

Το κουμπί του δείκτη φίλτρου δείχνει αν έχει εφαρμοστεί ένα φίλτρο. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί για να καταργήσετε το φίλτρο όταν εμφανίζεται η ένδειξη Με φίλτρο. Παρόμοια, όταν εμφανίζεται η ένδειξη Μη φιλτραρισμένο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί για να εφαρμόσετε το τελευταίο φίλτρο που χρησιμοποιήσατε.

Όταν εισάγετε κείμενο στο πλαίσιο Αναζήτηση, η πρώτη αντιστοιχισμένη τιμή επισημαίνεται σε πραγματικό χρόνο, καθώς εισάγετε κάθε χαρακτήρα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγκεκριμένη δυνατότητα για να αναζητήσετε μια εγγραφή με την τιμή που αντιστοιχεί σε αυτή που εισαγάγατε στο πλαίσιο Αναζήτηση.

Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Εύρεση" στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Εύρεση" στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση για να εντοπίσετε μια εγγραφή που ταιριάζει. Όταν βρείτε μια αντιστοιχισμένη εγγραφή, η εγγραφή αυτή μετατρέπεται σε τρέχουσα και μπορείτε είτε να την επεξεργαστείτε είτε να τη διαγράψετε.

Εύρεση αντιστοιχισμένης εγγραφής

  1. Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να αναζητήσετε.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εύρεση, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+F.

    Συντόμευση πληκτρολογίου  Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+F.

    Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εύρεση.

  4. Στο πλαίσιο Εύρεση του, πληκτρολογήστε την τιμή που θέλετε να αντιστοιχίσετε.

  5. Προαιρετικά, χρησιμοποιήστε τη λίστα Διερεύνηση σε για να αλλάξετε το πεδίο που θέλετε να διερευνήσετε ή να διερευνήσετε ολόκληρο τον πίνακα όπου βασίζεται η φόρμα.

  6. Προαιρετικά, στη λίστα Ταίριασμα κάντε κλικ στην επιλογή Οποιοδήποτε τμήμα του πεδίου. Η επιλογή αυτή θα σας εξασφαλίσει την ευρύτερη δυνατή αναζήτηση.

  7. Στη λίστα Αναζήτηση κάντε κλικ στην επιλογή Όλα και έπειτα κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του παραθύρου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, ανατρέξτε στο άρθρο χρήση του παραθύρου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση για αλλαγή των δεδομένων.

Εφαρμογή φίλτρου

Μπορείτε να εφαρμόσετε ένα φίλτρο για να περιορίσετε τις εγγραφές που εμφανίζονται σε αυτές που πληρούν τα κριτήριά σας. Εφαρμογή ενός φίλτρου διευκολύνει την εύρεση των εγγραφών που θέλετε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε. Για παράδειγμα, για να περιορίσετε γρήγορα τις εγγραφές που εμφανίζονται, κάντε δεξί κλικ σε ένα πεδίο του οποίου την τιμή που θέλετε να αντιστοιχίσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ισούται με, Δεν ισούται με, περιέχει ή Δεν περιέχει στο κάτω μέρος του μενού συντόμευσης.

Εφαρμογή φίλτρου που βασίζεται στην επιλογή

  1. Άνοιγμα πίνακα ή φόρμας.

  2. Για να εξασφαλίσετε ότι ο πίνακας ή η φόρμα δεν είναι φιλτραρισμένη ήδη, στην καρτέλα Αρχική, στην ομάδα Ταξινόμηση & Φίλτρα, κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση όλων των φίλτρων (αν η εντολή είναι διαθέσιμη).

  3. Περιηγηθείτε στην εγγραφή που περιέχει την τιμή που θέλετε ως μέρος του φίλτρου και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πεδίο. Για την εφαρμογή φίλτρου που βασίζεται σε μερική επιλογή, επιλέξτε μόνο τους χαρακτήρες που θέλετε.

  4. Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, κάντε κλικ στην επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο φίλτρο που θέλετε να εφαρμόσετε.

    -ή-

    Κάντε δεξί κλικ στο πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ισούται με, Δεν ισούται με, περιέχει ή Δεν περιέχει στο κάτω μέρος του μενού συντόμευσης.

  5. Για να εφαρμόσετε το φίλτρο που βασίζεται σε επιλογή και στα άλλα πεδία, επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4.

Για να εξερευνήσετε άλλες μορφές φιλτραρίσματος, χρησιμοποιήστε τις εντολές στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα στην καρτέλα αρχική σελίδα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή ενός φίλτρου, ανατρέξτε στο άρθρο φίλτρο: περιορισμός του αριθμού εγγραφών σε μια προβολή.

Αρχή της σελίδας

Επεξεργασία υπάρχουσας εγγραφής

Ορισμένες φορές, ίσως θέλετε να κάνετε αλλαγές σε μια υπάρχουσα εγγραφή — για παράδειγμα, για να αλλάξετε μια διεύθυνση. Για να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα εγγραφή, ανοίξτε μια φόρμα ή έναν πίνακα, μεταβείτε στην εγγραφή που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε τις αλλαγές σας.

Άνοιγμα πίνακα ή φόρμας.

  • Στο Παράθυρο πλοήγησης, κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο που θέλετε να ανοίξετε (ή κάντε κλικ μία φορά αν έχετε αλλάξει την επιλογή Άνοιγμα αντικειμένων με, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές πλοήγησης).

    Ο πίνακας ή η φόρμα ανοίγει στην προεπιλεγμένη προβολή.

Όταν ανοίγετε μια φόρμα ή έναν πίνακα, εμφανίζονται οποιεσδήποτε πληροφορίες ήδη υπάρχουν και το πρώτο πεδίο της πρώτης εγγραφής είναι συνήθως επιλεγμένο.Εάν ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε ενώ υπάρχουν επιλεγμένα δεδομένα, οι χαρακτήρες που πληκτρολογείτε θα αντικαταστήσουν τα επιλεγμένα δεδομένα.

Αντικατάσταση της τιμής ενός πεδίου

  1. Επιλέξτε το περιεχόμενο του πεδίου που θέλετε να αντικαταστήσετε.

    Συμβουλή: Σε προβολή Φύλλο δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε ένα πεδίο αν κάνετε κλικ κοντά στο αριστερό περίγραμμα του πεδίου, εφόσον ο δείκτης του ποντικιού μετατραπεί σε σύμβολο συν (+). Στη προβολή Φόρμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στην ετικέτα ενός πεδίου για να το επιλέξετε.

  2. Πληκτρολόγηση ή επιλογή νέας τιμής για το πεδίο.

    Οι χαρακτήρες που πληκτρολογείτε ή η τιμή που επιλέγετε αντικαθιστά την τιμή στο πεδίο. Όταν μετακινήστε σε μια άλλη εγγραφή ή κλείνετε τη φόρμα ή τον πίνακα, αποθηκεύονται οι αλλαγές.

Για να εισάγετε πληροφορίες σε ένα πεδίο, κάντε κλικ στο πεδίο και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο σημείο που θέλετε να εισάγετε τις πληροφορίες. Όταν ο δρομέας είναι στο πεδίο, μπορείτε να τον μετακινήσετε χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα βέλους.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία σε ένα πεδίο, πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΕΡΩΤΗΜΑΤΙΚΟ (;). Για να εισαγάγετε την τρέχουσα ώρα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + SHIFT + ΑΝΩ και ΚΑΤΩ ΤΕΛΕΙΑ (:).

Εισαγωγή νέων πληροφοριών σε ένα πεδίο

  1. Κάντε κλικ στο πεδίο (ή περιηγηθείτε στο πεδίο χρησιμοποιώντας το πλήκτρο TAB ή πλήκτρα βέλους και στη συνέχεια το πλήκτρο F2).

  2. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο που θέλετε να εισάγετε πληροφορίες.

  3. Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εισάγετε. Εάν κάνετε λάθος στην πληκτρολόγηση,πιέστε το πλήκτρο BACKSPACE.

    Όταν μετακινήστε σε μια άλλη εγγραφή ή κλείνετε τη φόρμα ή τον πίνακα. Η Access αποθηκεύει τις αλλαγές σας.

Αρχή της σελίδας

Διαγραφή εγγραφής

Όταν διαγράφετε μια εγγραφή, οι πληροφορίες διαγράφονται μόνιμα από τον πίνακα. Επομένως, θα πρέπει να βέβαιοι ότι θέλετε να διαγράψετε μια εγγραφή πριν να τον διαγράψετε. Εάν θέλετε να διαγράψετε μόνο μερικές πληροφορίες αλλά όχι ολόκληρη την εγγραφή, επιλέξτε μόνο τα δεδομένα που θέλετε να διαγράψετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

Διαγραφή εγγραφής

  1. Επιλέξτε την εγγραφή ή τις εγγραφές που επιθυμείτε να διαγράψετε.

    Για να επιλέξετε μια εγγραφή, κάντε κλικ στο πλαίσιο επιλογής εγγραφής δίπλα στην εγγραφή, εάν είναι διαθέσιμο

    Για να επεκτείνετε ή να μειώσετε την επιλογή, σύρετε τη λαβή επιλογής της εγγραφής (εάν είναι διαθέσιμη) ή πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT+ΒΕΛΟΣ ΠΡΟΣ ΤΑ ΚΑΤΩ ή SHIFT+ΒΕΛΟΣ ΠΡΟΣ ΤΑ ΕΠΑΝΩ.

  2. Πατήστε το πλήκτρο DELETE.

    -ή-

    Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαγραφή εγγραφών, ανατρέξτε στο άρθρο Διαγραφή μίας ή περισσοτέρων εγγραφών από μια βάση δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Πότε αποθηκεύονται δεδομένα;

Όταν επεξεργάζεστε δεδομένα σε μια φόρμα ή έναν πίνακα οι αλλαγές σας αποθηκεύονται αυτόματα όταν πραγματοποιείτε περιήγηση σε μια άλλη εγγραφή ή όταν κλείνετε τη φόρμα ή τον πίνακα. Όταν επεξεργάζεστε μια εγγραφή, η Access εμφανίζει το σύμβολο του μολυβιού στη λαβή επιλογής εγγραφής, στην αριστερή πλευρά της τρέχουσας εγγραφής. Το σύμβολο του μολυβιού εξαφανίζεται όταν μεταφερθείτε σε μια άλλη εγγραφή, υποδεικνύοντας ότι οι αλλαγές έχουν αποθηκευτεί.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει μερικά από τα σύμβολα επιλογής εγγραφής που μπορεί να συναντήσετε.

Σύμβολο

Έννοια

Δείκτης τρέχουσας εγγραφής

Αυτός είναι η τρέχουσα εγγραφή. Η εγγραφή αποθηκεύτηκε όπως φαίνεται. Η τρέχουσα εγγραφή υποδεικνύεται με την αλλαγή χρώματος στη λαβή επιλογής εγγραφής.

Δείκτης επεξεργασμένης εγγραφής

Η εγγραφή είναι σε κατάσταση επεξεργασίας. Η αλλαγές σε αυτή την εγγραφή δεν έχουν αποθηκευτεί ακόμη.

Δείκτης κλειδωμένης εγγραφής

Η εγγραφή αυτή είναι κλειδωμένη από άλλο χρήστη. Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία της.

Δείκτης νέας εγγραφής

Νέα εγγραφή στην οποία μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες.

Δείκτης πρωτεύοντος κλειδιού

Αυτό είναι το πεδίο πρωτεύον κλειδί και περιέχει μια τιμή που προσδιορίζει την εγγραφή.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε αλλαγές σε μια εγγραφή χωρίς να μετακινηθείτε σε μια άλλη εγγραφή, στην καρτέλα Αρχική, στην ομάδα Εγγραφές κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση εγγραφής.

Αρχή της σελίδας

Τρόπος αναίρεσης αλλαγών

Εάν πληκτρολογήσετε λάθος δεδομένα, μπορείτε συχνά να αναιρέσετε τις αλλαγές σας. Για παράδειγμα, όταν επεξεργάζεστε δεδομένα σε ένα πεδίο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Αναίρεση, στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή να πιέσετε το πλήκτρο ESC για να αναιρέσετε τις αλλαγές σας. Για να αναιρέσετε όλες τις αλλαγές σας στην εγγραφή, πιέστε ξανά το πλήκτρο ESC. Ακόμη και εφόσον αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας ή μετακινηθείτε σε μια άλλη εγγραφή μπορείτε να αναιρέσετε τις αλλαγές σε εγγραφή που έχει ήδη υποστεί επεξεργασία, κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναίρεση, στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Ωστόσο, μόλις ξεκινήσετε την επεξεργασία μιας άλλης εγγραφής, εφαρμόσετε ή καταργήσετε ένα φίλτρο ή μεταβείτε σε ένα άλλο παράθυρο ή μια άλλη καρτέλα εγγράφου, οι αλλαγές σας γίνονται μόνιμες.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×