Office

Τρόποι για την προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή εγγραφών

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ενημερώνετε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων της Access. Προσθέτετε μια εγγραφή στη βάση δεδομένων σας, όταν έχετε ένα νέο στοιχείο προς παρακολούθηση, όπως μια νέα επαφή στον πίνακα "Επαφές". Όταν προσθέτετε μια νέα εγγραφή, η Access προσαρτά την εγγραφή στο τέλος του πίνακα. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε πεδία, όπως μια νέα διεύθυνση ή το επώνυμο, για να παραμείνετε ενημερωμένοι. Για τη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων, τα πεδία σε μια βάση δεδομένων της Access έχουν ρυθμιστεί ώστε να αποδέχονται έναν συγκεκριμένο τύπο δεδομένων, όπως κείμενο ή αριθμούς. Εάν δεν εισαγάγετε τον σωστό τύπο δεδομένων, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος. Τέλος, μπορείτε να διαγράψετε μια εγγραφή όταν δεν είναι πλέον σχετική και να εξοικονομήσετε χώρο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση μιας βάσης δεδομένων για την εισαγωγή δεδομένων, ανατρέξτε στην ενότητα Θέματα σχεδίασης σχετικά με την ενημέρωση δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο

Ενημέρωση δεδομένων με τη χρήση φόρμας ή φύλλου δεδομένων

Χρησιμοποιήστε μια φόρμα για να ενημερώσετε δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο. Οι φόρμες καταχώρησης δεδομένων μπορούν να παρέχουν έναν ευκολότερο, ταχύτερο και ακριβέστερο τρόπο εισαγωγής δεδομένων. Οι φόρμες μπορεί να περιέχουν οποιονδήποτε αριθμό στοιχείων ελέγχου, όπως λίστες, πλαίσια κειμένου και κουμπιά. Στη συνέχεια, κάθε ένα από τα στοιχεία ελέγχου της φόρμας είτε διαβάζει δεδομένα είτε κάνει εγγραφή δεδομένων σε ένα υποκείμενο πεδίο πίνακα.

Μια φόρμα που περιέχει ένα στοιχείο ελέγχου καρτέλας

Τα φύλλα δεδομένων είναι πλέγματα δεδομένων που μοιάζουν με τα φύλλα εργασίας του Excel. Μπορείτε να αλλάξετε τα δεδομένα, εάν εργαστείτε απευθείας σε μια προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν είστε εξοικειωμένοι με το Excel, θα μπορείτε να κατανοήσετε σχετικά εύκολα τα φύλλα δεδομένων. Μπορείτε να αλλάξετε δεδομένα σε πίνακες, σε σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος και σε φόρμες που εμφανίζουν φύλλα δεδομένων. Συνήθως, χρησιμοποιείτε φύλλα δεδομένων όταν θέλετε να βλέπετε πολλές εγγραφές ταυτόχρονα.

πληκτρολόγηση νέου ονόματος πεδίου σε πίνακα της access

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση των συμβόλων καταχώρησης δεδομένων

Ο παρακάτω πίνακας δείχνει ορισμένα από τα σύμβολα επιλογής εγγραφής που ενδέχεται να εμφανιστούν κατά την ενημέρωση δεδομένων καθώς και τη σημασία τους.

Σύμβολο

Σημασία

Δείκτης τρέχουσας εγγραφής

Αυτή είναι η τρέχουσα εγγραφή. Η εγγραφή έχει αποθηκευτεί όπως εμφανίζεται. Η τρέχουσα εγγραφή υποδεικνύεται από την αλλαγή χρωμάτων στον επιλογέα εγγραφών.

Δείκτης επεξεργασμένης εγγραφής

Επεξεργάζεστε αυτή την εγγραφή. Οι αλλαγές στην εγγραφή δεν έχουν αποθηκευτεί ακόμα.

Δείκτης κλειδωμένης εγγραφής

Αυτή η εγγραφή είναι κλειδωμένη από άλλο χρήστη. Δεν μπορείτε να την επεξεργαστείτε.

Δείκτης νέας εγγραφής

Αυτή είναι μια νέα εγγραφή στην οποία μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες.

Δείκτης πρωτεύοντος κλειδιού

Αυτό είναι το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού και περιέχει μια τιμή που προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο την εγγραφή.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη εγγραφής σε πίνακα ή φόρμα

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή φόρμας.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ή κάντε κλικ στην επιλογή Νέα (κενή) εγγραφή ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+σύμβολο συν (+).

  3. Εντοπίστε την εγγραφή με αστερίσκο στην επιλογή εγγραφής και πληκτρολογήστε τις νέες πληροφορίες.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή ή, διαφορετικά, τοποθετήστε την εστίαση στο πρώτο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα δεδομένα σας.

  5. Για να μετακινηθείτε στο επόμενο πεδίο στην ίδια γραμμή, πατήστε το πλήκτρο TAB, χρησιμοποιήστε το δεξιό ή το αριστερό πλήκτρο βέλους ή κάντε κλικ στο κελί στο επόμενο πεδίο.

    Σε έναν πίνακα, για να μετακινηθείτε στο επόμενο κελί σε μια στήλη, χρησιμοποιήστε το επάνω ή το κάτω πλήκτρο βέλους ή κάντε κλικ στο κελί που θέλετε.

  6. Όταν προβάλετε μια άλλη εγγραφή ή κλείσετε τον πίνακα ή τη φόρμα, η Access αποθηκεύει τη νέα εγγραφή που προσθέσατε. Για να αποθηκεύσετε ρητά αλλαγές στην τρέχουσα εγγραφή, πατήστε Shift+Enter.

Αρχή της σελίδας

Εύρεση εγγραφής

Για να μπορέσετε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μια εγγραφή πρέπει πρώτα να τη βρείτε. Σε μια φόρμα ή ένα φύλλο δεδομένων που περιέχει μόνο λίγες εγγραφές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά περιήγησης για να περιηγηθείτε στις εγγραφές μέχρι να βρείτε αυτή που θέλετε. Όταν υπάρχουν πολλές εγγραφές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση και να εφαρμόσετε φίλτρο για την εγγραφή.

Χρήση των κουμπιών περιήγησης στις εγγραφές

Μπορείτε να μετακινηθείτε μεταξύ εγγραφών χρησιμοποιώντας τα κουμπιά περιήγησης.

Το στοιχείο ελέγχου περιήγησης

Κουμπιά βέλους    Κάντε κλικ για να μεταβείτε εύκολα στην πρώτη, την προηγούμενη, την επόμενη ή την τελευταία εγγραφή.

Νέα (κενή) εγγραφή     Κάντε κλικ για να προσθέσετε μια εγγραφή.

Τρέχουσα εγγραφή    Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εγγραφής και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER για να μεταβείτε σε αυτή την εγγραφή. Ο αριθμός της εγγραφής μετριέται διαδοχικά από την αρχή της φόρμας ή του φύλλου δεδομένων και δεν αντιστοιχεί σε κάποια τιμή πεδίου.

Φίλτρο     Το κουμπί του δείκτη φίλτρου δείχνει αν έχει εφαρμοστεί ένα φίλτρο. Κάντε κλικ για να καταργήσετε ή να εφαρμόσετε ξανά το φίλτρο.

Αναζήτηση     Εισαγάγετε κείμενο στο πλαίσιο Αναζήτηση. Η πρώτη τιμή που ταιριάζει επισημαίνεται σε πραγματικό χρόνο κατά την εισαγωγή κάθε χαρακτήρα.

Χρήση του παραθύρου διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση"

Το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση παρέχει έναν άλλο τρόπο για την αλλαγή μικρών ποσοτήτων δεδομένων σε λιγότερο χρόνο και με μικρότερη προσπάθεια. Για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Εύρεση" στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση για να βρείτε μια εγγραφή που ταιριάζει. Όταν βρείτε μια εγγραφή που ταιριάζει, αυτή η εγγραφή είναι η τρέχουσα εγγραφή και, στη συνέχεια, μπορείτε να την επεξεργαστείτε ή να την διαγράψετε.

  1. Επιλέξτε το πεδίο στο οποίο θέλετε να κάνετε αναζήτηση.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εύρεση, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+F.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εύρεση.

  4. Στο πλαίσιο Εύρεση του, πληκτρολογήστε την τιμή που θέλετε να αντιστοιχίσετε.

  5. Προαιρετικά, χρησιμοποιήστε τη λίστα Διερεύνηση σε για να αλλάξετε το πεδίο στο οποίο θέλετε να κάνετε αναζήτηση ή για κάνετε αναζήτηση σε ολόκληρο τον υποκείμενο πίνακα.

  6. Προαιρετικά, από τη λίστα Ταίριασμα, επιλέξτε Οποιοδήποτε τμήμα πεδίου. Αυτή η επιλογή παρέχει την ευρύτερη δυνατή αναζήτηση.

  7. Στη λίστα Αναζήτηση, επιλέξτε Όλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση επόμενου.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση του παραθύρου διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση" για αλλαγή δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Εφαρμογή φίλτρου

Μπορείτε να εφαρμόσετε ένα φίλτρο για να περιορίσετε τις εγγραφές που εμφανίζονται σε αυτές που πληρούν τα κριτήριά σας. Η εφαρμογή φίλτρου διευκολύνει την εύρεση των εγγραφών που θέλετε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε.

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή τη φόρμα σε Προβολή φόρμας.

  2. Για να εξασφαλίσετε ότι ο πίνακας ή η φόρμα δεν έχουν ήδη φιλτραριστεί, από την Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση και φιλτράρισμα, κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Απαλοιφή όλων των φίλτρων ή κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο στη γραμμή περιήγησης εγγραφών.

  3. Μεταβείτε στην εγγραφή που περιέχει την τιμή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως μέρος του φίλτρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πεδίο. Για να φιλτράρετε με βάση μια μερική επιλογή, επιλέξτε μόνο τους χαρακτήρες που θέλετε.

  4. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση και φιλτράρισμα, κάντε κλικ στην Επιλογή ή κάντε δεξί κλικ στο πεδίο και εφαρμόστε ένα φίλτρο.

  5. Για να φιλτράρετε άλλα πεδία που βασίζονται σε μια επιλογή, επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εφαρμογή φίλτρου για την προβολή επιλεγμένων εγγραφών σε μια βάση δεδομένων της Access.

Αρχή της σελίδας

Διαγραφή εγγραφής

Η διαδικασία διαγραφής είναι αρκετά απλή, εκτός όταν η εγγραφή συσχετίζεται με άλλα δεδομένα και βρίσκεται στην πλευρά "ένα" μιας σχέσης ένα-προς-πολλά. Για τη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων, από προεπιλογή, η Access δεν σας επιτρέπει τη διαγραφή συσχετισμένων δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Οδηγίες για τις σχέσεις πινάκων.

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή τη φόρμα σε Προβολή φόρμας.

  2. Επιλέξτε την εγγραφή ή τις εγγραφές που θέλετε να διαγράψετε.

    Για να επιλέξετε μια εγγραφή, κάντε κλικ στο πλαίσιο επιλογής εγγραφής δίπλα στην εγγραφή, εφόσον η επιλογή εγγραφής είναι διαθέσιμη.

    Για να αναπτύξετε ή να συμπτύξετε την επιλογή, σύρετε τον επιλογέα εγγραφών (εάν υπάρχει) ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων SHIFT+ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΣ ή SHIFT+ΕΠΆΝΩ ΒΈΛΟΣ.

  3. Πατήστε το πλήκτρο DELETE, επιλέξτε Κεντρική > Εγγραφές > Διαγραφή ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+μείον (-).

Συμβουλή    Εάν θέλετε να διαγράψετε μόνο μερικές πληροφορίες αλλά όχι ολόκληρη την εγγραφή, επιλέξτε μόνο τα δεδομένα σε κάθε πεδίο που θέλετε να διαγράψετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

Αρχή της σελίδας

Επεξεργασία δεδομένων σε ένα πεδίο ή πλαίσιο κειμένου

Η Access παρέχει ένα στοιχείο ελέγχου κειμένου για χρήση με τα πεδία "Σύντομο κείμενο" και "Μεγάλο κείμενο" (ονομάζεται και "Υπόμνημα"). Συνήθως, μπορείτε να καταλάβετε εάν το υποκείμενο πεδίο είναι σύντομο ή μεγάλο κείμενο από το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου, το οποίο συνήθως αντικατοπτρίζει το μέγεθος που απαιτείται για το υποκείμενο πεδίο πίνακα. Ένα πεδίο σύντομου κειμένου μπορεί να αποθηκεύσει έως 255 χαρακτήρες και ένα πεδίο μεγάλου κειμένου μπορεί να αποθηκεύσει 64.000 χαρακτήρες.

Εξ ορισμού, δεν μπορείτε να διαγράψετε δεδομένα από ορισμένους τύπους ερωτημάτων.  Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα που επιστρέφονται από ένα ερώτημα διασταύρωσης και δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να καταργήσετε πεδία υπολογισμού — τιμές που υπολογίζει ένας τύπος καθώς χρησιμοποιείτε τη βάση δεδομένων, αλλά που δεν βρίσκονται σε έναν πίνακα.

  1. Ανοίξτε τον πίνακα ή το ερώτημα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή φόρμας.

  2. Κάντε κλικ στο πεδίο ή μεταβείτε στο πεδίο χρησιμοποιώντας το TAB ή τα πλήκτρα βέλους και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F2.

    Σε προβολή φόρμας, μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια ετικέτα πεδίου για να επιλέξετε το πεδίο. Σε προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε ένα πεδίο, κάνοντας κλικ κοντά στο αριστερό περίγραμμα του πεδίου, όταν ο δείκτης του ποντικιού μετατραπεί σε σύμβολο συν (+).

  3. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε τις πληροφορίες.

  4. Πληκτρολογήστε ή ενημερώστε το κείμενο που θέλετε να εισαγάγετε. Εάν κάνετε κάποιο λάθος στην πληκτρολόγηση, πατήστε το πλήκτρο BACKSPACE.

  5.  Εάν ένα πεδίο έχει μια μάσκα εισαγωγής, εισαγάγετε τα δεδομένα σύμφωνα με τη μορφοποίηση.

  6. Για να γίνετε πιο παραγωγικοί, μάθετε τα ακόλουθα πλήκτρα συντόμευσης:

    • Για να εισαγάγετε μια νέα γραμμή σε ένα πεδίο κειμένου, πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Enter.

    • Για να εισαγάγετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο, πατήστε Ctrl+Alt+πλήκτρο διαστήματος.

    • Για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία σε ένα πεδίο, πατήστε CTRL+ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΕΡΩΤΗΜΑΤΙΚΌ.

    • Για να καταχωρήσετε την τρέχουσα ώρα, πατήστε CTRL+SHIFT+ΆΝΩ ΚΑΙ ΚΆΤΩ ΤΕΛΕΊΑ ().

    • Για να ελέγξετε την ορθογραφία, πατήστε το πλήκτρο F7.

    • Για να χρησιμοποιήσετε ξανά παρόμοιες τιμές από μια προηγούμενη εγγραφή, μετακινηθείτε στο αντίστοιχο πεδίο της προηγούμενης εγγραφής και, στη συνέχεια, πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων CTRL+' (απόστροφος).

    • Για να αποθηκεύσετε ρητά τις αλλαγές σας στην τρέχουσα εγγραφή, πατήστε Shift+Enter.

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Συντομεύσεις πληκτρολογίου για την Access.

  7.  Για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση εγγραφής ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Shift+Enter.

    Δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε ρητά τις αλλαγές σας. Η Access τις ενσωματώνει στον πίνακα όταν μετακινείτε το δρομέα σε ένα νέο πεδίο στην ίδια γραμμή, όταν μετακινείτε τον δείκτη του ποντικιού σε μια νέα γραμμή ή κατά το κλείσιμο της φόρμας ή του φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ημερομηνίας με τον επιλογέα ημερομηνιών

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσθέσετε μια ημερομηνία στον πίνακά σας και, η χρήση του επιλογέα ημερομηνιών είναι μια γρήγορη επιλογή.

  1. Κάντε κλικ στο πεδίο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ημερομηνία. Εμφανίζεται ένα εικονίδιο ημερολογίου.

    Το στοιχείο ελέγχου επιλογέα ημερομηνιών δεν είναι διαθέσιμο εάν δεν έχει εφαρμοστεί μια μάσκα εισαγωγής για το πεδίο Ημερομηνία/Ώρα.

  2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ημερολογίου. Εμφανίζεται ένα στοιχείο ελέγχου ημερολογίου.

    Στοιχείο ελέγχου ημερολογίου

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία, κάντε κλικ στην επιλογή Σήμερα.

    • Για να επιλέξετε μια ημέρα στον τρέχοντα μήνα, κάντε κλικ στην ημερομηνία.

    • Για να επιλέξετε διαφορετικό μήνα και ημέρα, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά εμπρός ή προς τα πίσω.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή κειμένου σε ένα στοιχείο ελέγχου με μάσκες εισαγωγής

Σε ένα πεδίο μπορεί να έχει εφαρμοστεί μια μάσκα εισαγωγής. Η μάσκα εισαγωγής είναι ένα σύνολο χαρακτήρων λεκτικής σταθεράς και συμβόλων κράτησης θέσης που επιβάλλουν να εισαγάγετε δεδομένα με μια συγκεκριμένη μορφή. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μάσκες εισαγωγής, ανατρέξτε στο θέμα Έλεγχος μορφών καταχώρησης δεδομένων με μάσκες εισαγωγής.

  • Για να εισαγάγετε δεδομένα, ακολουθήστε την μάσκα εισαγωγής:

    Μια μάσκα εισαγωγής για αριθμούς τηλεφώνου

    Ο προεπιλεγμένος ορισμός μάσκας εισαγωγής αριθμού τηλεφώνου και η μορφή που προκύπτει

Αρχή της σελίδας

Εφαρμογή μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου σε δεδομένα σε ένα πεδίο μεγάλου κειμένου

Εάν ένα πεδίο μεγάλου κειμένου (γνωστό επίσης ως "Υπόμνημα") υποστηρίζει μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου, μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές, μεγέθη, στυλ και χρώματα στο κείμενό σας.

  1. Ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή φόρμας ή ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Επιλέξτε το πεδίο μεγάλου κειμένου. Συνήθως, μπορείτε να αναζητήσετε ένα πεδίο που ονομάζεται "Σχόλια", "Σημειώσεις" ή "Περιγραφή".

  3. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Μορφοποίηση κειμένου, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά και τα μενού για να μορφοποιήσετε το κείμενο.

    Εντολές που είναι διαθέσιμες στην ομάδα "Γραμματοσειρά" της Access Μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη, να μετατρέψετε κείμενο σε έντονη ή πλάγια γραφή, να αλλάξετε χρώματα, και ούτω καθεξής.

    Εάν θέλετε περισσότερο χώρο για επεξεργασία, ανοίξτε το πλαίσιο Ζουμ.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων με χρήση λίστας

Οι λίστες βοηθούν στη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων και είναι εύκολες στη χρήση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λίστες σε φόρμες, σε πίνακες και σε ερωτήματα. Η Access έχει τρεις τύπους λιστών — λίστες τιμών, πεδία αναζήτησης και λίστες πολλών τιμών. Οι λίστες τιμών εμφανίζουν ένα συγκεκριμένο στοιχείο που πληκτρολογείτε με μη αυτόματο τρόπο. Οι λίστες αναζήτησης χρησιμοποιούν ένα ερώτημα για την ανάκτηση των δεδομένων τους από ένα ή περισσότερα σύνολα αποτελεσμάτων πίνακα που ανοίγουν σε προβολή φύλλου δεδομένων. Οι λίστες πολλών τιμών λύνουν μια κοινή επιχειρηματική απαίτηση, μια σχέση πολλά-προς-πολλά. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να παρακολουθείτε θέματα υποστήριξης πελατών και να εκχωρείτε σε πολλά άτομα το ίδιο πρόβλημα σε ένα πεδίο.

Υπάρχουν τρεις τύποι στοιχείων ελέγχου λίστας:

Σύνθετο πλαίσιο

Μια κενή λίστα αναζήτησης

Πλαίσιο λίστας

Ένα βασικό πλαίσιο λίστας σε μια φόρμα

Σύνθετο πλαίσιο πολλαπλών επιλογών

Αναπτυσσόμενη λίστα με πλαίσια ελέγχου σε ανοιχτή κατάσταση. Λίστα με πλαίσια ελέγχου.

Εισαγωγή στοιχείου από σύνθετο πλαίσιο

  1. Ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή φόρμας ή ανοίξτε τον πίνακα ή το ερώτημα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε.

  3. Για να ολοκληρώσετε την επιλογή στη βάση δεδομένων σας, μετακινήστε τον δρομέα σε ένα άλλο πεδίο ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Shift+ Enter.

Εισαγωγή ενός στοιχείου από ένα πλαίσιο λίστας

  1. Ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή φόρμας.

  2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη λίστα στοιχείων του πλαισίου λίστας και επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε.

  3. Για να ολοκληρώσετε την επιλογή στη βάση δεδομένων σας, μετακινήστε τον δρομέα σε ένα άλλο πεδίο ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Shift+ Enter.

Εισαγωγή στοιχείων από μια λίστα πολλών τιμών σε ένα σύνθετο πλαίσιο πολλαπλών επιλογών

  1. Ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή φόρμας ή ανοίξτε τον πίνακα ή το ερώτημα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στη λίστα.

  3. Επιλέξτε έως 100 πλαίσια ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

Επεξεργασία των στοιχείων σε μια λίστα

Για να επεξεργαστείτε στοιχεία σε μια λίστα, η λίστα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη για επεξεργασία. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα θέματα σχεδίασης για την ενημέρωση δεδομένων.

  1. Ανοίξτε το σύνολο αποτελεσμάτων της φόρμας, του πίνακα ή του ερωτήματος που περιέχει τη λίστα.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Κάντε δεξί κλικ στη λίστα που θέλετε να επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείων λίστας.

    • Κάντε κλικ στη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία στοιχείων λίστας ή τη φόρμα.

      Σύνθετο πλαίσιο με κουμπί "Επεξεργασία στοιχείων λίστας"

  3. Η οθόνη που εμφανίζεται εξαρτάται από τον τύπο λίστας που θέλετε να επεξεργαστείτε.  Κάντε ένα από τα εξής.

    • Εάν επεξεργάζεστε μια λίστα τιμών ή ένα πεδίο πολλών τιμών, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία στοιχείων λίστας για να επεξεργαστείτε τα δεδομένα λίστας, διατηρώντας κάθε στοιχείο σε ξεχωριστή γραμμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK μετά την ολοκλήρωση.

    • Εάν επεξεργάζεστε ένα πεδίο αναζήτησης, εμφανίζεται μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων. Χρησιμοποιήστε αυτή τη φόρμα για να επεξεργαστείτε τα δεδομένα λίστας.

  4. Για να επιλέξετε μια προεπιλεγμένη τιμή για τις νέες εγγραφές, κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού στο πλαίσιο προεπιλεγμένη τιμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην τιμή που θέλετε.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή συμβολοσειρών μηδενικού μήκους

Η Access σάς επιτρέπει να κάνει διάκριση μεταξύ δύο ειδών κενών τιμών: Τις τιμές null και τις συμβολοσειρές μηδενικού μήκους. Οι τιμές Null υποδεικνύουν μια άγνωστη τιμή ενώ οι συμβολοσειρές μηδενικού μήκους υποδεικνύουν τα πεδία που περιέχουν ένα κενό διάστημα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα με δεδομένα πελατών και αυτός ο πίνακας περιέχει ένα πεδίο αριθμού φαξ. Μπορείτε να αφήσετε το πεδίο κενό εάν δεν είστε βέβαιοι για τον αριθμό φαξ του πελάτη. Σε αυτή την περίπτωση, εάν αφήσετε κενό, εισάγεται μια τιμή null, γεγονός που σημαίνει ότι δεν γνωρίζετε την τιμή. Εάν αποφασίσετε αργότερα ότι ο πελάτης δεν έχει φαξ, μπορείτε να εισαγάγετε μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους στο πεδίο για να υποδείξετε ότι γνωρίζετε ότι δεν υπάρχει τιμή.

  1. Ανοίξτε έναν πίνακα ή ερώτημα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή ανοίξτε μια φόρμα σε Προβολή φόρμας.

  2. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε δύο διπλά εισαγωγικά χωρίς κενό διάστημα μεταξύ τους ("").

  3. Μετακινήστε τον δρομέα σε μια άλλη εγγραφή για να ολοκληρώσετε τις αλλαγές σας ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Shift+Enter. Από προεπιλογή, τα εισαγωγικά εξαφανίζονται.

Αρχή της σελίδας

Αναίρεση αλλαγών

Εάν πληκτρολογήσετε λάθος δεδομένα, μπορείτε συχνά να αναιρέσετε τις αλλαγές σας. Κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

  • Για να αναιρέσετε τις τελευταίες αλλαγές σας, επιλέξτε Αναίρεση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το πλήκτρο ESC.

  • Για να αναιρέσετε όλες τις αλλαγές στην εγγραφή, πιέστε ξανά το πλήκτρο ESC.

  • Για να αναιρέσετε τις αλλαγές αφού έχετε αποθηκεύσει τις αλλαγές ή μετακινηθεί σε μια άλλη εγγραφή, επιλέξτε Αναίρεση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

    Σημαντικό    Μόλις αρχίσετε να επεξεργάζεστε μια άλλη εγγραφή, εφαρμόσετε ή καταργήσετε ένα φίλτρο ή μεταβείτε σε μια άλλη καρτέλα παραθύρου ή έγγραφο, οι αλλαγές σας γίνονται μόνιμες.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×