Τι είναι μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων;

Τι είναι μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων;

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

SharePoint προσφέρει μια μεταβλητού μεγέθους, η δυνατότητα πλούσια εμπειρία για τη Διαχείριση περιεχομένου. Εάν έχετε μεγάλο όγκο για τη διαχείριση των αρχείων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων. Αυτό το πρότυπο είναι βελτιστοποιημένη για διαχείριση ευρείας κλίμακας εγγράφων. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσετε χρόνο και να που είναι πιο αποτελεσματική. Σύνολα εγγράφων εκδόσεων, αναγνωριστικών εγγράφου, περιήγησης μετα-δεδομένων, και οι τύποι περιεχομένου περιλαμβάνονται με το πρότυπο.

Μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων λειτουργεί και για τα δύο αυτά σενάρια:

  • Περιβάλλον σύνταξης    Σε ένα περιβάλλον σύνταξης του Κέντρου εγγράφων, οι χρήστες δημιουργούν και επεξεργάζονται έγγραφα ή διαθέσιμα στοιχεία πολυμέσων που αποθηκεύονται σε ένα κεντρικό αποθετήριο.

  • Αρχειοθήκη περιεχομένου    Σε μια αρχειοθήκη περιεχομένου, όπως μια γνωσιακή βάση, οι χρήστες αποθηκεύουν ή προβάλλουν έγγραφα.

Σε αυτό το άρθρο σάς ενημερώνει σχετικά με τις δυνατότητες του προτύπου τοποθεσίας κέντρου εγγράφων.

Για να δημιουργήσετε ένα κέντρο εγγράφων, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση πρότυπα για να δημιουργήσετε διαφορετικά είδη των τοποθεσιών του SharePoint

Τι περιλαμβάνεται σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων;

Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων περιέχει δυνατότητες που κάνουν πιο εύκολη και πιο αποτελεσματική για να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε μεγάλα σύνολα εγγράφων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, κάτοχος τοποθεσίας μπορεί να προσθέσετε κάθε μία από αυτές τις δυνατότητες ξεχωριστά. Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων ενεργοποιεί αυτόματα τις δυνατότητες διαχείρισης προτεινόμενων εγγράφων. Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν συνοπτικά αυτές τις δυνατότητες.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων ως περιβάλλον σύνταξης ή αρχειοθήκη περιεχομένου. Σε ένα περιβάλλον σύνταξης, οι χρήστες συχνά και ανάληψη ελέγχου αρχείων και δημιουργήστε δομές φακέλων για αυτά τα αρχεία. Είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων και παλαιότερες εκδόσεις του κάθε έγγραφο διατηρούνται. Επιπλέον, ροές εργασίας να ελέγχετε κύκλους ζωής εγγράφου.

Αντίθετα, η πολύ μικρό σύνταξης πραγματοποιείται σε μια αρχειοθήκη περιεχομένου. Οι χρήστες μόνο Προβολή ή αποστολή εγγράφων. Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων υποστηρίζει τη δημιουργία ενός τύπου αρχειοθήκη περιεχομένου που ονομάζεται αρχειοθηκών της Γνωσιακής βάσης. Συνήθως, βάσεις γνώσεων περιλαμβάνουν μία εκδόσεις εγγράφων, και μια τοποθεσία μπορούν να κλιμάκωση σε εκατομμύρια αρχεία. Σε ένα τυπικό σενάριο, όπως ένα κέντρο τεχνικής υποστήριξης για μια μεγάλη εταιρεία, χιλιάδες άτομα ενδέχεται να αποκτήσουν πρόσβαση στο περιεχόμενο, κυρίως για να το διαβάσετε. Μόνο ορισμένα θα αποστείλετε το νέο περιεχόμενο στην τοποθεσία.

Τα ακόλουθα στοιχεία περιγράφουν ορισμένες δυνατότητες του SharePoint που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων. Εκτός από αυτές τις δυνατότητες, ορισμένες εταιρείες Προσαρμόστε την εμφάνιση και περιήγησης του κέντρου εγγράφων. Ορισμένα προσθέσετε προσαρμοσμένα Τμήματα Web.

Τα διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα αποτελούν ένα σύστημα που εκχωρεί ορισμένους όρους σε έγγραφα του SharePoint. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους όρους για να ταξινομήσετε τα έγγραφα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μετα-δεδομένα για να δημιουργήσετε ένα ισχυρό εργαλείο περιήγησης που θα βοηθά τους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα αυτό που θέλουν.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας έχει μια Γνωσιακή βάση που περιέχει άρθρα που βοηθούν τα άτομα αντιμετώπιση προβλημάτων με τα προϊόντα. Μπορείτε να δημιουργήσετε όρους μετα-δεδομένων που επιτρέπουν στους χρήστες για να φιλτράρετε πληροφορίες ανά προϊόν, με βάση τον τύπο πρόβλημα, ή άλλες ιδιότητες.

Σε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων, κάθε τμήμα του περιεχομένου λαμβάνει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό που δεν σχετίζεται με τη θέση του εγγράφου, όπως μια σύνδεση URL. Αυτό σημαίνει ότι εάν μπορείτε να μετακινήσετε ή να μετονομάσετε το έγγραφο, το Αναγνωριστικό παραμένει ίδια. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Αναγνωριστικό για να δημιουργήσετε ένα μόνιμο σύνδεση για το έγγραφο και να ελαχιστοποιήσετε κατεστραμμένες συνδέσεις.

Εκδόσεις ενεργοποιούνται αυτόματα σε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων. Αυτό σημαίνει ότι έχετε αυτόματα ένα ιστορικό των όλες τις διαφορετικές εκδόσεις ενός αρχείου. Σε μια διεργασία αναθεώρηση του εγγράφου, για παράδειγμα, αυτό σημαίνει ότι έχετε μια εγγραφή από όλες τις ενημερώσεις που έχουν εισαχθεί κατά τον κύκλο αναθεώρησης. Μπορείτε να παρακολούθηση ενημερώσεων, επικοινωνήστε με αποκρίσεις και ούτω καθεξής. Επιπλέον, εάν προκύψει κάποιο πρόβλημα με την τρέχουσα έκδοση ενός άρθρου, μπορείτε να επαναφέρετε γρήγορα την έκδοση της τελευταίας έγκυρες.

Ένας τύπος περιεχομένου είναι ένα συγκεκριμένο είδος του περιεχομένου μαζί με μια ομάδα ρυθμίσεων για το περιεχόμενο. Όταν κάποιος δημιουργεί ένα έγγραφο ενός καθορισμένου τύπου περιεχομένου, λαμβάνει αυτόματα όλες τις κατάλληλες ρυθμίσεις για συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου. Ένα κέντρο εγγράφων μπορεί να έχετε μια συλλογή από τους τύπους περιεχομένου – διαφορετικά είδη εγγράφων, βίντεο, πρότυπα και ούτω καθεξής.

Η οργάνωση περιεχομένου δεν περιλαμβάνεται αυτόματα σε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων, ωστόσο, πολλοί χρήστες το προσθέσετε. Η οργάνωση περιεχομένου είναι μια δυνατότητα του SharePoint που σας επιτρέπει να διαχειριστείτε τη συνολική οργάνωση και τη δομή των στοιχείων. Με τη χρήση μετα-δεδομένα ή τύπους περιεχομένου, την οργάνωση περιεχομένου μπορεί να δρομολογεί αυτόματα έγγραφα και άλλα στοιχεία σε συγκεκριμένες θέσεις. Για παράδειγμα, σε μια Γνωσιακή βάση, ενδέχεται να έχετε της οργάνωσης περιεχομένου δρομολογεί αυτόματα όλες τις νέες υποβολές σε μια ειδική βιβλιοθήκη που συλλέγει άρθρα για ένα συγκεκριμένο προϊόν.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×