Τι είναι η αυτόματη αποθήκευση;

Αυτόματη αποθήκευση

Η εποχή της έγκαιρης και συχνής αποθήκευσης έχει πλέον παρέλθει. Τώρα πια, υπάρχει η Αυτόματη αποθήκευση που αποθηκεύει κάθε λίγα δευτερόλεπτα, ώστε να μην χρειάζεται να το κάνετε εσείς. Είναι διαθέσιμη στο Excel και το PowerPoint 2016 για τους συνδρομητές του Office 365.

Η Αυτόματη αποθήκευση ενεργοποιείται όταν ένα αρχείο είναι αποθηκευμένο στο OneDrive, στο OneDrive για επιχειρήσεις ή στο SharePoint Online. Η δυνατότητα αυτή αποθηκεύει αυτόματα τις αλλαγές σας στο cloud καθώς εργάζεστε. Επίσης, εάν άλλα άτομα εργάζονται στο ίδιο αρχείο, η Αυτόματη αποθήκευση τους επιτρέπει να βλέπουν τις αλλαγές σας σε μόλις λίγα δευτερόλεπτα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Χρησιμοποιείτε τις εντολές Αρχείο > Αποθήκευση ως μετά την πραγματοποίηση αλλαγών σε ένα αρχικό έγγραφο ή το πρότυπο; Εάν ναι, συνιστάται να χρησιμοποιείτε τις εντολές Αρχείο > Αποθήκευση αντιγράφου πριν κάνετε τις αλλαγές σας. Με αυτόν τον τρόπο η Αυτόματη αποθήκευση δεν θα αντικαταστήσει το αρχικό αρχείο με τις αλλαγές σας. Εάν η Αυτόματη αποθήκευση αντικατέστησε το αρχείο με τις αλλαγές σας, ανατρέξτε στην παρακάτω ενότητα, "Δεν θέλω να αποθηκευτούν οι αλλαγές μου, πώς μπορώ να τις αναιρέσω;"

Η Αυτόματη αποθήκευση είναι μια νέα δυνατότητα που είναι διαθέσιμη στο Excel και το PowerPoint 2016 για τους συνδρομητές του Office 365. Αποθηκεύει το αρχείο για εσάς ώστε να μην χρειάζεται να το κάνετε εσείς.

Η Αυτόματη αποθήκευση κάνει αποθήκευση κάθε λίγα δευτερόλεπτα. Ωστόσο, ο χρόνος μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το αντικείμενο της εργασίας σας.

Μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση του αρχείου. Με αυτόν τον τρόπο η παλαιότερη έκδοση καθορίζεται ως η τρέχουσα έκδοση.

Δρομέας που κάνει κλικ στο όνομα αρχείου, Εμφάνιση όλων των εκδόσεων

Στο επάνω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων των εκδόσεων. Εξετάστε τις ημερομηνίες και ώρες για να βρείτε την έκδοση που θέλετε να επαναφέρετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα έκδοσης. Θα ανοίξει ένα δεύτερο παράθυρο. Για να επαναφέρετε αυτή την έκδοση, κάντε κλικ στο κουμπί Επαναφορά. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Προβολή παλιότερων εκδόσεων αρχείων του Office.

Εάν είστε ο κάτοχος του αρχείου, μπορείτε να προσθέσετε μια ρύθμιση σε αρχεία του Excel και του Word που ονομάζεται "Συνιστάται μόνο για ανάγνωση." Όταν οι χρήστες ανοίγουν ένα αρχείο με αυτή τη ρύθμιση, εμφανίζεται ένα μήνυμα που τους ενημερώνει ότι ο συντάκτης συνιστά το άνοιγμα του αρχείου μόνο για ανάγνωση. Για να ενεργοποιήσετε αυτή τη ρύθμιση για ένα αρχείο, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση αντιγράφου > Αναζήτηση. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εργαλεία > Γενικές επιλογές και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συνιστάται μόνο για ανάγνωση. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το αρχείο με διαφορετικό όνομα ή αντικαταστήστε το τρέχον αρχείο.

Υπάρχουν και άλλοι τρόποι να αποτρέψετε την επεξεργασία του αρχείου. Εάν το αρχείο βρίσκεται στο OneDrive, μπορείτε να αλλάξετε τα δικαιώματα για το αρχείο. Εάν το αρχείο βρίσκεται στο SharePoint, μπορείτε να ρυθμίσετε μια βιβλιοθήκη ώστε να απαιτείται ανάληψη ελέγχου.

Αρχείο > Αποθήκευση αντιγράφου

Η εντολή "Αποθήκευση ως" δεν βρίσκεται στο μενού "Αρχείο" όταν ανοίγετε ένα έγγραφο από το OneDrive, το OneDrive για επιχειρήσεις ή το SharePoint Online. Σε αυτές τις περιπτώσεις, εμφανίζεται στη θέση της η εντολή Αποθήκευση αντιγράφου στο μενού "Αρχείο".

Χρησιμοποιείτε πολύ την εντολή "Αποθήκευση ως"; Πολλοί άνθρωποι συνηθίζουν να εργάζονται σε ένα αρχείο και να χρησιμοποιούν την εντολή Αρχείο > Αποθήκευση ως για να διατηρούν τις αλλαγές στο αντίγραφο και όχι στο πρωτότυπο. Ωστόσο, όταν η Αυτόματη αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη, οι αλλαγές σας αποθηκεύονται συνεχώς στο πρωτότυπο. Επομένως συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αρχείο > Αποθήκευση αντιγράφου αμέσως εάν θέλετε οι αλλαγές σας να εφαρμοστούν στο αντίγραφο και όχι στο πρωτότυπο.

Η εντολή "Αποθήκευση" δεν βρίσκεται στο μενού "Αρχείο" όταν ανοίγετε ένα έγγραφο από το OneDrive, το OneDrive για επιχειρήσεις ή το SharePoint Online. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η Αυτόματη αποθήκευση είναι από προεπιλογή ενεργοποιημένη, επομένως δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αρχείο > Αποθήκευση. Η Αυτόματη αποθήκευση αποθηκεύει το αρχείο για εσάς.

Η Αυτόματη αποθήκευση εμφανίζεται στην επάνω αριστερή γωνία εάν είστε συνδρομητής του Office 365 και έχετε εγκαταστήσει τις τελευταίες εκδόσεις του Excel και του PowerPoint 2016. Εάν δεν είστε συνδρομητής, μην ανησυχείτε. Έχετε στη διάθεσή σας την Αυτόματη ανάκτηση. Η Αυτόματη ανάκτηση προστατεύει τα αρχεία σε περίπτωση σφάλματος. Εάν ανοίξετε ξανά το αρχείο μετά από ένα σφάλμα, εμφανίζεται μια έκδοση του αρχείου με τις τελευταίες αλλαγές σας στο τμήμα παραθύρου "Ανάκτηση εγγράφων". Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίησή της, ανατρέξτε στο θέμα Προστασία των αρχείων σας σε περίπτωση σφάλματος.

Η Αυτόματη αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη κατά την εργασία σε ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο στο OneDrive, στο OneDrive για επιχειρήσεις ή στο SharePoint Online. Εάν το αρχείο είναι αποθηκευμένο σε άλλη θέση, η Αυτόματη αποθήκευση είναι απενεργοποιημένη. Αυτό θα συμβεί εάν το αρχείο βρίσκεται σε μια τοποθεσία εσωτερικής εγκατάστασης του SharePoint, σε έναν διακομιστή αρχείων ή έχει αποθηκευτεί σε μια τοπική διαδρομή όπως C:\.

Υπάρχουν και άλλοι λόγοι για τους οποίους μπορεί να είναι απενεργοποιημένη η Αυτόματη αποθήκευση. Για παράδειγμα, εάν το αρχείο σας είναι σε παλαιότερη μορφή όπως .xls, .ppt ή .doc., θα απενεργοποιηθεί. Θα απενεργοποιηθεί επίσης εάν η παρουσίασή σας είναι σε κατάσταση προβολής παρουσίασης ή εάν το βιβλίο εργασίας σας προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Εάν η Αυτόματη αποθήκευση είναι απενεργοποιημένη, μπορείτε πάντα να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το διακόπτη εναλλαγής "Αυτόματη αποθήκευση" και μια συμβουλή εργαλείου θα σας ενημερώσει για ποιο λόγο είναι απενεργοποιημένη.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε. Ο ένας τρόπος είναι να επιλέξετε Αρχείο > Αποθήκευση αντιγράφου και να αποθηκεύσετε το αρχείο σε άλλη θέση. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εργαστείτε σε ένα εντελώς ξεχωριστό αντίγραφο του αρχείου.

Ο άλλος τρόπος είναι να απενεργοποιήσετε το διακόπτη εναλλαγής Αυτόματη αποθήκευση. Εάν οι αλλαγές είναι προσωρινές και δεν θα αποθηκευτούν, κλείστε το αρχείο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Όχι όταν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε.

Εάν δεν θέλετε να γίνεται συνεχώς αποθήκευση και να εμφανίζονται οι αλλαγές σας στους άλλους χρήστες, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την Αυτόματη αποθήκευση. Στη συνέχεια, όταν είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να εμφανίσετε τις αλλαγές σας στους άλλους χρήστες που εργάζονται στο αρχείο. (Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε ξανά την Αυτόματη αποθήκευση για να αποθηκεύσετε και να μοιραστείτε τις αλλαγές σας.)

Η προεπιλεγμένη ρύθμιση για την Αυτόματη αποθήκευση είναι πάντα Ενεργοποίηση για τα αρχεία που βρίσκονται στο cloud. Ωστόσο, εάν θέσετε την Αυτόματη αποθήκευση σε Απενεργοποίηση για ένα αρχείο, το πρόγραμμα θα το θυμάται και θα την διατηρεί απενεργοποιημένη κάθε φορά που θα ανοίγετε το αρχείο. Εάν την αλλάξετε ξανά σε Ενεργοποίηση, θα την διατηρεί ενεργοποιημένη για αυτό το αρχείο.

Όχι. Όταν η Αυτόματη αποθήκευση είναι απενεργοποιημένη, η Αυτόματη ανάκτηση εξακολουθεί να λειτουργεί. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προστασία των αρχείων σας σε περίπτωση σφάλματος. Όταν η Αυτόματη αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη, η Αυτόματη ανάκτηση δεν είναι ενεργοποιημένη, αλλά μην ανησυχείτε. Το αρχείο σας αποθηκεύεται κάθε λίγα δευτερόλεπτα στο cloud. Επομένως, εάν παρουσιαστεί σφάλμα κατά την επεξεργασία ενός αρχείου στο cloud, απλώς ανοίξτε ξανά το αρχείο.

Όχι. Ωστόσο, μπορείτε να επιλέξετε Απενεργοποίηση της Αυτόματης αποθήκευσης για ένα αρχείο και το πρόγραμμα θα θυμάται να την διατηρεί απενεργοποιημένη κάθε φορά που θα ανοίγετε το αρχείο. Εάν επιλέξετε ξανά Ενεργοποίηση της Αυτόματης αποθήκευσης για ένα αρχείο, θα την διατηρεί ενεργοποιημένη για το συγκεκριμένο αρχείο.

Σχετικά θέματα

Συνεργασία σε βιβλία εργασίας του Excel
Συνεργασία σε παρουσιάσεις του PowerPoint
Συνεργασία σε έγγραφα του Word

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×