Ταξινόμηση εγγραφών σε κείμενο, αριθμητικές τιμές ή τιμές ημερομηνίας

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Ταξινόμηση δεδομένων να αναπαραγάγετε ένα μεγάλο ρόλο στην μια αναφορά ή φόρμα αποτελεσματικές και εύκολο για χρήση. Για παράδειγμα, έναν κατάλογο προϊόντων που αναγράφει τα προϊόντα σε αλφαβητική σειρά ή με βάση την τιμή μονάδας είναι πολύ πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε από ένα που παραθέτει τα στοιχεία σε τυχαία σειρά.

Αυτό το θέμα εξηγεί πώς μπορείτε να ταξινομήσετε τις εγγραφές όταν προβάλετε και σχεδιάζετε ένα πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση.

Σε αυτό το άρθρο

Εισαγωγή

Ταξινόμηση των εγγραφών σε μια προβολή

Κατάργηση μιας σειράς ταξινόμησης

Αποθήκευση μιας σειράς ταξινόμησης με ένα αντικείμενο

Εισαγωγή

Μπορείτε να ταξινομήσετε τις εγγραφές σε έναν πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή μια αναφορά σε ένα ή περισσότερα πεδία. Με ελάχιστους σχεδίαση εργασία, εσείς και οι χρήστες της φόρμας ή έκθεσης να επιλέξετε τον τρόπο ταξινόμησης των εγγραφών.

Για παράδειγμα, κατά τη σχεδίαση της αναφοράς στον κατάλογο προϊόντων, μπορείτε να επιλέξετε για να παραθέσετε τα προϊόντα σε αλφαβητική σειρά. Η σειρά που επιλέγετε όταν σχεδιάζετε ένα αντικείμενο γίνεται προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης του αντικειμένου. Αλλά όταν προβάλλετε το ερώτημα ή την έκθεση, κάθε έναν από τους χρήστες σας να ταξινομήσετε τις εγγραφές τον τρόπο που προτιμούν, όπως με βάση την τιμή ή με προμηθευτή.

Σημείωση: Μια προβολή μπορούν να ταξινομηθούν σε οποιοδήποτε πεδίο που εμφανίζεται στην προβολή, εκτός από τα πεδία που περιέχουν συνημμένα ή αντικείμενα OLE.

Μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τα αποτελέσματα κατά την ταξινόμηση εγγραφών σε περισσότερα από ένα πεδίο. Κατά την ταξινόμηση σε πολλά πεδία, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε που είναι γνωστό ως τα πεδία ταξινόμησης εξωτερικά και εσωτερικά. Προσδιορισμός των πεδίων ως εσωτερικά και εξωτερικά πεδία ταξινόμησης είναι απαραίτητο για να λάβετε τα αποτελέσματα που θέλετε. Ως παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να ταξινομήσετε τον πίνακα επαφών στα πεδία όνομα και επώνυμο. Εάν θέλετε τα ονόματα τα ταξινομούνται από το A προς το Ω (ή από το Ω προς το Α) σε κάθε επώνυμο, όνομα είναι το εσωτερικό πεδίο. Από την άλλη πλευρά, εάν θέλετε τα επώνυμα να ταξινομούνται σε κάθε όνομα, επώνυμο είναι το εσωτερικό πεδίο. Με άλλα λόγια, οι εγγραφές ταξινομούνται πρώτα (εξωτερικό) στο πεδίο "Επώνυμο" και, στη συνέχεια, Επόμενο (εσωτερικό) στο πεδίο "όνομα".

Εσωτερικά και εξωτερικά πεδία ταξινόμησης

1. "Επώνυμο" είναι το εξωτερικό πεδίο και όνομα είναι το εσωτερικό πεδίο

2. όνομα είναι το εξωτερικό πεδίο και το επώνυμο είναι το εσωτερικό πεδίο

Μία πράγμα που πρέπει να θυμάστε όταν εφαρμόζετε σειρές ταξινόμησης είναι ότι οι αριθμοί, το κείμενο και ειδικών χαρακτήρων ταξινομούνται σύμφωνα με την επιλεγμένη γλώσσα και τοπικές ρυθμίσεις του υπολογιστή σας. Εάν η γλώσσα και τοπικές ρυθμίσεις που καθορίζονται στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access δεν ταιριάζουν με αυτές που καθορίζονται στον πίνακα ελέγχου, τη σειρά ταξινόμησης που προκύπτει μπορεί να ταιριάζει με τις προσδοκίες σας.

Αναθεώρηση ή αλλαγή της προεπιλεγμένης γλώσσας ή περιοχής

Για να δείτε τις ρυθμίσεις γλώσσας στην Access, κάντε κλικ στο αρχείο > Επιλογές. Στην καρτέλα " Γενικά " στην περιοχή Δημιουργία βάσεων δεδομένων, αναθεώρηση ή αλλαγή της τιμής στο πλαίσιο λίστας νέα σειρά ταξινόμησης βάσης δεδομένων . Ορίστε την επιλογή σε Γενικές , εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μία από αυτές τις γλώσσες — αφρικάανς, αλβανικά, Αραβικά, Βασκικά (Βασκικά), βουλγαρικά, λευκορωσικά, Καταλανικά, ολλανδικά, Αγγλικά, Νήσων Φερόε, Φαρσί, τυπική γερμανικά, ελληνικά, εβραϊκά, Χίντι, ινδονησιακά, ιταλικά, μαλαϊκά, Πορτογαλικά, ρωσικά, Σερβικά, σουαχίλι και ουρντού. Σημειώστε ότι αυτή η ρύθμιση επηρεάζει μόνο νέες βάσεις δεδομένων. Για να εφαρμόσετε αυτήν τη ρύθμιση σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, πρώτη Συμπύκνωση της βάσης δεδομένων.

Για να συμπιέσετε τη βάση δεδομένων:

  • Κάντε κλικ στην επιλογή > Εργαλεία βάσης δεδομένωνΣυμπύκνωση και επιδιόρθωση βάσης δεδομένων.

Για να δείτε τις τοπικές ρυθμίσεις για τον υπολογιστή σας, ανατρέξτε στο θέμα αλλάξετε τις τοπικές ρυθμίσεις των Windows για να τροποποιήσετε την εμφάνιση των ορισμένοι τύποι δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Ταξινόμηση των εγγραφών σε μια προβολή

Σημείωση: Στην Access, η ταξινόμηση μια αναφορά είναι λίγο διαφορετικά από την ταξινόμηση ενός πίνακα, ερωτήματος ή φόρμας.

Ταξινόμηση μιας έκθεσης

Ταξινόμηση ενός πίνακα, ερωτήματος ή φόρμας

Ταξινόμηση μιας έκθεσης

  1. Ανοίξτε μια έκθεση σε προβολή διάταξης ή προβολή σχεδίασης.

  2. Εάν το παράθυρο ομάδα, ταξινόμηση και σύνολο δεν είναι ανοιχτό, στην ομάδα Ομαδοποίηση συνόλων & (στην καρτέλα " μορφή " στην προβολή "Διάταξη") ή στην καρτέλα " Σχεδίαση " σε προβολή σχεδίασης, κάντε κλικ στην επιλογή ομάδα & ταξινόμηση.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν η έκθεση δεν είναι ομαδοποιημένη ή ταξινομημένες, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σε ομάδα στο παράθυρο ομάδα, ταξινόμηση και σύνολο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το εξωτερικό πεδίο ταξινόμησης. Κάντε κλικ στο δεύτερο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε πώς θα πρέπει να παραγγελθούν τις τιμές. Κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερα, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος στα δεξιά του με ενότητα κεφαλίδαςκαι επιλέξτε χωρίς ενότητα κεφαλίδας. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για κάθε πεδίο ταξινόμησης, με το εσωτερικό πεδίο ταξινόμησης που εμφανίζεται στο κάτω μέρος.

    • Εάν η αναφορά είναι ήδη ομαδοποιημένες ή ταξινομημένες, ελέγξτε τα υπάρχοντα επίπεδα και να κάνετε αλλαγές προσεκτικά. Για να αλλάξετε ένα πεδίο, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα. Για να αλλάξετε τη σειρά, κάντε κλικ στο δεύτερο αναπτυσσόμενο βέλος. Για να αλλάξετε ένα επίπεδο ομαδοποίησης σε ένα μόνο επίπεδο ταξινόμησης, αλλάξτε με ενότητα κεφαλίδας σε χωρίς ενότητα κεφαλίδας.

Συμβουλή: Για να ταξινομήσετε μια αναφορά σε ένα πεδίο, ανοίξτε την έκθεση σε προβολή διάταξης, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο και επιλέξτε την εντολή ταξινόμησης που θέλετε. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε το πεδίο "Ηλικία", επιλέξτε Ταξινόμηση από το μικρότερο προς το μεγαλύτερο ή Ταξινόμηση από το μεγαλύτερο προς το μικρότερο. Αλλά εάν η αναφορά είναι ομαδοποιημένη ή εάν θέλετε να ταξινομήσετε με βάση πολλά πεδία, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο ομάδα, ταξινόμηση και σύνολο .

Ταξινόμηση ενός πίνακα, ερωτήματος ή φόρμας

  1. Προσδιορίστε τα πεδία στην οποία θέλετε να ταξινομήσετε. Για να ταξινομήσετε δύο ή περισσότερα πεδία, προσδιορίστε τα πεδία που θα ενεργήσει ως τα εσωτερικά και εξωτερικά πεδία ταξινόμησης.

  2. Κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στη στήλη ή στο στοιχείο ελέγχου που αντιστοιχεί με το εσωτερικό πεδίο και κάντε κλικ σε μία από τις εντολές ταξινόμησης. Οι εντολές διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων που βρίσκεται στο επιλεγμένο πεδίο.

    Σημείωση: Κατά την ταξινόμηση δεδομένων για ένα πεδίο Ναι/χωρίς δεδομένα πληκτρολογήστε, η τιμή "Ναι", "True" ή "Σε" είναι θεωρείται "επιλεγμένο" και "Όχι", η τιμή "False" ή "Απενεργοποίηση" θεωρείται "Απαλοιφή". Η προεπιλεγμένη προβολή για αυτόν τον τύπο του πεδίου είναι ένα πλαίσιο ελέγχου, αλλά μπορείτε να τη ρυθμίσετε να εμφανίζονται ως ένα πλαίσιο κειμένου ή ένα σύνθετο πλαίσιο. Εάν αλλάξετε την εμφάνιση για αυτόν τον τύπο του πεδίου σε πλαίσιο κειμένου ή το σύνθετο πλαίσιο, η ταξινόμηση παραμένει "Επιλεγμένο" ή "Απαλοιφή".

    Επιλογές ταξινόμησης

    1. αριθμός, νομισματική μονάδα, "Αυτόματη αρίθμηση"

    2. σύντομη κείμενο (text), μεγάλο κείμενο (τιμολόγιο), υπερ-σύνδεσης

    3. Ναι/Όχι

    4. ημερομηνίας/ώρας

  3. Επαναλάβετε το προηγούμενο βήμα για κάθε πεδίο ταξινόμησης, που τελειώνει με το εξωτερικό πεδίο ταξινόμησης.

    Οι εγγραφές ταξινομούνται εκ νέου ώστε να ταιριάζει με τη σειρά ταξινόμησης.

    Σημείωση: Εάν ένα πεδίο κειμένου περιέχει συμβολοσειρές null και μηδενικού μήκους, όταν ταξινομημένες κατά αύξουσα σειρά, οι εγγραφές με τιμές null είναι εμφανίζονται πρώτες, στη συνέχεια, τις εγγραφές με συμβολοσειρές μηδενικού μήκους και, στη συνέχεια, οι εγγραφές με τιμές που δεν είναι κενά.

    Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο ειδικούς χαρακτήρες, κενά διαστήματα, και χειρισμού των αρνητικών τιμών κατά την ταξινόμηση

    Εάν μια τιμή σε ένα πεδίο ξεκινά με έναν ειδικό χαρακτήρα, όπως μια παύλα, παρενθέσεις ή άλλου συμβόλου — θα παρατηρήσετε την ακόλουθη συμπεριφορά κατά την ταξινόμηση σε αύξουσα σειρά:

    • Τιμές που ξεκινούν με ένα κενό διάστημα θα εμφανίζονται πριν από τις τιμές αλφαριθμητικό.

    • Τιμές που περικλείεται σε εισαγωγικά ακολουθούν τις τιμές που ξεκινούν με ένα διάστημα, αλλά προηγούνται των αλφαριθμητικών τιμών.

    • Τιμές που ξεκινούν με το σύμβολο μείον (-) προηγούνται των τιμών που ξεκινούν με το σύμβολο συν (+) εισόδου.

    • Για όλα τα άλλα σύμβολα, η σειρά καθορίζεται, εξετάζοντας τους κωδικούς χαρακτήρων ASCII από τους χαρακτήρες. Για παράδειγμα, ο κώδικας για το σύμβολο δολαρίου ($) είναι 36, και τον κωδικό για το σύμβολο ίσον (=) είναι 61, ώστε οι τιμές ξεκινώντας με $ θα εμφανίζονται πριν από τις τιμές που ξεκινούν με =.

      Για να παρακάμψετε αυτήν τη σειρά, μπορείτε να επιλέξετε για να αγνοήσετε τον πρώτο χαρακτήρα της όλες τις τιμές στο πεδίο. Αυτή η τεχνική λειτουργεί εάν οι τιμές στο πεδίο ξεκινούν πάντα με έναν μεμονωμένο ειδικό χαρακτήρα, όπως το σύμβολο πλην, ή με τον ίδιο αριθμό ειδικούς χαρακτήρες — με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να γνωρίζετε το πλήθος των χαρακτήρων για να αγνοήσετε. Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με την ταξινόμηση μερικών τιμών, ανατρέξτε στο άρθρο Ταξινόμηση εγγραφών με βάση τις μερικές τιμές σε ένα πεδίο. Εάν ο αριθμός των χαρακτήρων που θα αγνοούνται διαφέρει, μπορείτε να καθορίσετε μια προσαρμοσμένη σειρά ταξινόμησης. Για αναλυτικές πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Ταξινόμηση εγγραφών με προσαρμοσμένη σειρά.

Να θυμάστε ότι δεν μπορείτε να καταργήσετε μια σειρά ταξινόμησης από ένα μεμονωμένο πεδίο. Για να καταργήσετε την ταξινόμηση από όλα τα πεδία ταξινόμησης, στην καρτέλα κεντρική , στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση όλων των ταξινομήσεωνκαι, στη συνέχεια, εφαρμόστε τις σειρές ταξινόμησης που θέλετε.

Πρόσθετα σενάρια ταξινόμησης    

Όταν χρησιμοποιείτε τις εντολές ταξινόμησης, τον τύπο δεδομένων του πεδίου και οι πλήρεις τιμές κάθε πεδίο που χρησιμοποιούνται για να καθορίσετε τη σειρά των εγγραφών. Αλλά τι εάν θέλετε τιμές κειμένου, όπως Δευτέρα, Τρίτη, και ούτω καθεξής, ταξινομημένες με προσαρμοσμένη σειρά και όχι με αλφαβητική σειρά; Ή, θέλετε να ταξινομήσετε ένα πεδίο κειμένου που περιέχει διευθύνσεις IP; Εάν δεν πληρούνται οι ανάγκες σας ταξινόμησης από τις εντολές ταξινόμησης, ανατρέξτε στα ακόλουθα θέματα:

  • Ταξινόμηση εγγραφών με βάση τις μερικές τιμές σε ένα πεδίο Θέλετε να ταξινομήσετε τις εγγραφές που βασίζονται σε μερικά πρώτα ή το τελευταίο μερικούς χαρακτήρες σε ένα πεδίο; Εάν είστε εξοικειωμένοι με τη σύνταξη απλές εκφράσεις, δείτε αυτό το θέμα που εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις για να εξαγάγετε μερικές τιμές.

  • Ταξινόμηση εγγραφών με διάκριση πεζών κεφαλαίων Η Access παραβλέπει πεζών / κεφαλαίων σε τιμές κειμένου. Για παράδειγμα, το τιμές smith και Smith θα αντιμετωπίζεται ως ακριβώς το ίδιο και δεν μπορείτε να ελέγξετε ποια θα εμφανίζεται πρώτη. Δείτε αυτό το θέμα, εάν θέλετε να κάνετε ταξινόμηση με διάκριση πεζών-κεφαλαίων.

  • Ταξινόμηση εγγραφών σε αριθμητικές τιμές που είναι αποθηκευμένες σε ένα πεδίο κειμένου Βλέπετε τις εγγραφές ταξινομημένες σε τα μεμονωμένα ψηφία και όχι από την αριθμητική τιμή; Εάν, για παράδειγμα, οι εγγραφές με τιμές 11 και 121 εμφανίζονται πριν από εγγραφές με τιμές 2 ή 25, ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο.

  • Ταξινόμηση εγγραφών με προσαρμοσμένη ταξινόμηση Εάν θέλετε να ταξινομήσετε συγκεκριμένες τιμές, όπως τα ονόματα των ημερών (Δευτέρα, Τρίτη, και ούτω καθεξής) ή τίτλους υπαλλήλου (Manager, διευθυντής) με μια σειρά που έχει νόημα για εσάς, ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο.

  • Ταξινόμηση των διευθύνσεων IP Ένα πεδίο που αποθηκεύει διευθύνσεις IP περιέχει πολλούς αριθμούς και τελείες (.), και ένα απλό κείμενο ή μια αριθμητική ταξινόμηση δεν θα λειτουργεί για διευθύνσεις IP. Δείτε αυτό το θέμα για να μάθετε πώς μπορείτε να ταξινομήσετε διευθύνσεις IP.

Αρχή της σελίδας

Κατάργηση μιας σειράς ταξινόμησης

  • Για να καταργήσετε μια σειρά ταξινόμησης από έναν πίνακα, ερώτημα ή τη φόρμα, στην καρτέλα κεντρική , στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση όλων των ταξινομήσεων.

    Αυτό θα καταργήσει τη σειρά ταξινόμησης από όλα τα πεδία στην προβολή.

  • Για να καταργήσετε μια σειρά ταξινόμησης από μια έκθεση, ανοίξτε το παράθυρο ομάδα, ταξινόμηση και σύνολο κάνοντας κλικ στην επιλογή ομάδα & ταξινόμησης στην ομάδα Ομαδοποίηση συνόλων & (στην καρτέλα " Μορφοποίηση " στην προβολή "Διάταξη", στην καρτέλα " Σχεδίαση " σε προβολή σχεδίασης). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο επίπεδο ταξινόμησης που θέλετε να καταργήσετε και κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή. Μια εγγραφή που αντιστοιχεί σε ένα πεδίο ταξινόμησης θα ξεκινάει με τις λέξεις Ταξινόμηση κατά. Αποφύγετε τη διαγραφή καταχωρήσεις που ξεκινούν με Ομαδοποίηση κατά, επειδή που θα αλλάξετε τη σχεδίαση της έκθεσης.

Αρχή της σελίδας

Αποθήκευση μιας σειράς ταξινόμησης με ένα αντικείμενο

Η σειρά ταξινόμησης εφαρμόζεται τελευταία αποθηκεύεται αυτόματα με το πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση. Εάν θέλετε να εφαρμόζεται αυτόματα την επόμενη φορά που ανοίγετε το αντικείμενο, βεβαιωθείτε ότι η ιδιότητα OrderByOnLoad του αντικειμένου έχει οριστεί σε Ναι.

Επειδή η σειρά ταξινόμησης εφαρμόζεται τελευταία θα αλλάξει κατά καιρούς, ίσως θέλετε να καθορίσετε μια μόνιμη (ή προεπιλεγμένη) σειρά ταξινόμησης. Μπορείτε να καθορίσετε μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης για ένα ερώτημα ή μια έκθεση. Ένα σημαντικό να θυμάστε είναι ότι παρόλο που η προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης δεν αντικαθίσταται από την τρέχουσα ή την τελευταία αποθηκευμένη ταξινόμηση, τίθεται σε ισχύ μόνο όταν η σειρά ταξινόμησης τρέχουσα ή την τελευταία αποθηκευμένη έχει καταργηθεί από την προβολή.

  • Για να ορίσετε μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης για ένα ερώτημα, ανοίξτε το σε προβολή σχεδίασης. Προσθέστε τα πεδία ταξινόμησης στο πλέγμα σχεδίασης και, στη γραμμή Ταξινόμηση , καθορίστε τη σειρά που θέλετε.

  • Για να ορίσετε μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης για αναφορά, χρησιμοποιήστε το παράθυρο ομάδα, ταξινόμηση και σύνολο σε προβολή διάταξης ή σχεδίασης. Για αναλυτικές πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα ταξινόμηση μιας έκθεσης.

Για να δείτε τις εγγραφές που ταξινομούνται με την προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης, στην καρτέλα κεντρική , στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση όλων των ταξινομήσεων. Αυτό καταργεί την τρέχουσα ή την τελευταία αποθηκευμένη φίλτρου από την προβολή και σας επιτρέπει να προβάλετε τις εγγραφές στην προεπιλεγμένη σειρά.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×