Ταξινόμηση εγγραφών με προσαρμοσμένη ταξινόμηση

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να ταξινομήσετε δεδομένα όχι με αλφαβητική ή αριθμητική σειρά αλλά με μια σειρά καθορισμένη από τον χρήστη (που ονομάζεται και προσαρμοσμένη ή λογική σειρά). Για παράδειγμα, αν ταξινομήσετε τις ημέρες της εβδομάδος, ώστε να εμφανίζεται πρώτα η Κυριακή είναι πιο λογικό από το να ταξινομήσετε τις ημέρες με αλφαβητική σειρά και να εμφανίζεται πρώτα η Παρασκευή. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα στην προβολή "Φύλλο δεδομένων" ενός πίνακα ή ερωτήματος ή στην προβολή "Φόρμα"μιας φόρμας.

Τι θέλετε να κάνετε;

Ταξινόμηση ενός μικρό, πεπερασμένο αριθμού μοναδικών πεδίων τιμών

Ταξινόμηση ενός μεγάλου αριθμού μοναδικών πεδίων τιμών

Ταξινόμηση ενός μικρού, πεπερασμένου αριθμού μοναδικών πεδίων τιμών

Σε αυτή τη διαδικασία θα γράψετε μια παράσταση που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση IIf για την κατάταξη των τίτλων των εργαζομένων.

Δημιουργήστε πρώτα έναν πίνακα που περιέχει τρία πεδία — Τίτλο, Όνομα και Επώνυμο. Στο πεδίο "Τίτλος", πληκτρολογήστε τις εξής τιμές για τέσσερεις νέες εγγραφές:

  • Εσωτερικός συντονιστής πωλήσεων

  • Διευθυντής πωλήσεων

  • Αντιπρόσωπος πωλήσεων

  • Αντιπρόεδρος, Πωλήσεις

Στα πεδία "Όνομα" και "Επώνυμο" των τεσσάρων εγγραφών, πληκτρολογήστε οποιαδήποτε ονόματα θέλετε.

  1. Ανοίξτε τώρα τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, κάντε κλικ στην επιλογή για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση από το μενού συντόμευσης.

  3. Προσθέστε στο πλέγμα τα πεδία που θέλετε, όπως Όνομα, Επώνυμο και Τίτλος.

  4. Κάντε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού στη γραμμή Πεδίο, στην πρώτη κενή στήλη, κάντε κλικ στην εντολή Ζουμ και στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την παρακάτω παράσταση:

    Συνάρτηση IIf ([Τίτλος] = "Αντιπρόεδρος, Πωλήσεις"; 1, IIf ([Τίτλος] = "Διευθυντής πωλήσεων", 2, IIf ([Τίτλος] = "Αντιπρόσωπος πωλήσεων", 3, IIf ([Τίτλος] = "μέσα πωλήσεων συντονισμός", 4, 5)))

    "Τίτλος" είναι το όνομα του πεδίου που περιέχει τις τιμές που κατατάσσονται. Οι τιμές σε εισαγωγικά είναι οι μεμονωμένες τιμές που είναι αποθηκευμένες στο πεδίο. Η αριθμητική τιμή που ακολουθεί είναι η κατάταξη που του έχει εκχωρηθεί. Η προηγούμενη παράσταση εκχωρεί την κατάταξη 1 έως 4 σε τέσσερις διαφορετικούς τίτλους και την κατάταξη 5 την εκχωρεί σε όλους τους άλλους. Όταν πραγματοποιείτε την ταξινόμηση, στους τίτλους που δεν αναφέρονται στην παράσταση εκχωρείται η ίδια κατάταξη (5).

  5. Στη γραμμή Ταξινόμηση, για τη στήλη που περιέχει την παράσταση, κάντε κλικ στην επιλογή Αύξουσα.

  6. Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, κάντε κλικ στο κουμπί Εναλλαγή φίλτρου.

    Η συνάρτηση IIf επιστρέφει την αριθμητική τιμή που αντιστοιχεί στην τιμή του πεδίου "Τίτλος". Για παράδειγμα, αν η τιμή στο πεδίο "Τίτλος" είναι Διευθυντής πωλήσεων, ο αριθμός που εκχωρείται είναι 2. Εάν στο πεδίο "Τίτλος" υπάρχει μια τιμή που δεν παρατίθεται ως όρισμα στη συνάρτηση — για παράδειγμα, η τιμή Συντονιστής περιοχής — στην τιμή εκχωρείται ο αριθμός 5. Στη συνέχεια, το ερώτημα ταξινομεί τους αριθμούς με αύξουσα σειρά.

Αρχή της σελίδας

Ταξινόμηση ενός μεγάλου αριθμού μοναδικών πεδίων τιμών

Εάν πρέπει να ταξινομήσετε έναν μεγάλο αριθμό τιμών, είναι καλύτερα να ταξινομήσετε τα δεδομένα δημιουργώντας έναν πίνακα αναζήτησης.

Ας θεωρήσουμε ότι ο πίνακας "Εργαζόμενοι" αναφέρεται σε περισσότερους από 50 διαφορετικούς τίτλους. Θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε έναν πίνακα αναζήτησης και να προετοιμάσετε τον υπάρχον πίνακα για αναζήτηση του νέου. Στη συνέχεια, θα πρέπει να συσχετίσετε τους δύο πίνακες και να δημιουργήσετε ένα ερώτημα.

Δημιουργία ενός πίνακα αναζήτησης και τροποποίηση του υπάρχοντος πίνακα

  1. Δημιουργήστε ένα νέο πίνακα αναζήτησης, στον οποίο θα αποθηκευτούν οι τίτλοι. Ονομάστε τον πίνακα tblTitles και ορίστε τα πεδία στους τύπους δεδομένων που υποδεικνύονται σε παρενθέσεις, όπως στο παρακάτω παράδειγμα πίνακα:

TitleID
(αυτόματης αρίθμησης)

Τίτλος
(Text)

1

Αντιπρόεδρος, Πωλήσεις

2

Διευθυντής πωλήσεων

3

Αντιπρόσωπος πωλήσεων

4

Εσωτερικός συντονιστής πωλήσεων

  1. Ορίστε το πεδίο TitleID ως πρωτεύον κλειδί.

  2. Τροποποιήστε τον πίνακα "Εργαζόμενοι" ώστε να πραγματοποιήσει αναζήτηση του πίνακα tblTitles.

    • Στην προβολή "Σχεδίαση", αλλάξτε το όνομα του πεδίου Title σε TitleID.

    • Στη στήλη Τύπος δεδομένων, αλλάξτε το όρισμα Τύπος δεδομένων σε Αριθμός.

  3. Στην καρτέλα Γενική, στη λίστα Ιδιότητες πεδίων, αλλάξτε την ιδιότητα Field Size σε Long Integer.

  4. Αποθηκεύστε τον πίνακα παραβλέποντας την προειδοποίηση για απώλεια δεδομένων.

  5. Μεταβείτε στην προβολή "Φύλλο δεδομένων".

  6. Συμπληρώστε τη στήλη "Τίτλοι" με την τιμή του πεδίου TitleID που αντιστοιχεί στην τιμή τίτλου.

    Για παράδειγμα, για εγγραφές όπου η τιμή "Τίτλος" είναι "Διευθυντής πωλήσεων", πληκτρολογήστε 2. Για τον τίτλο "Αντιπρόσωπος πωλήσεων", πληκτρολογήστε 3.

  7. Αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα.

Συσχετισμός των δύο πινάκων

  1. Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, κάντε κλικ στην επιλογή Σχέσεις.

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Ονόματα πινάκων.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα tblTitles και τον πίνακα Εργαζόμενοι και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να τους προσθέσετε στο παράθυρο "Σχέσεις". Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  4. Σύρετε το πεδίο TitleID από τον πίνακα tblTitles στο πεδίο TitleID του πίνακα "Εργαζόμενοι".

    Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων.

  5. Βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα πεδίων που εμφανίζονται στις δύο στήλες είναι και τα δύο TitleID και επίσης, ότι στο πλαίσιο Τύπος σχέσης εμφανίζεται η σχέση Ένα-προς-πολλά. Αν είναι απαραίτητο, μπορείτε να αλλάξετε τα ονόματα πεδίων.

  6. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση της ακεραιότητας αναφορών.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία για να δημιουργηθεί η σχέση.

    Το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων κλείνει και αποθηκεύονται οι αλλαγές.

  8. Κλείστε την καρτέλα Σχέσεις.

Δημιουργία ενός ερωτήματος

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στη λίστα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, κάντε κλικ στην καρτέλα Πίνακες, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Εργαζόμενοι και στη συνέχεια, κάντε κλικ στον πίνακα tblTitles.

  3. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  4. Προσθέστε τα πεδία Ταυτότητα_εργαζομένου, Επώνυμο και Όνομα από τον πίνακα "Εργαζόμενοι" και το πεδίο "Title" του πίνακα tblTitles στο πλέγμα σχεδίασης του ερωτήματος.

  5. Μεταβείτε στην προβολή "Φύλλο δεδομένων".

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×