Σύγκριση ομάδων

Επιλογή

Πότε να επιλέξετε

ομάδα Office 365

Δημιουργία του Office 365 ομάδας όταν θέλετε να δώσετε μια θέση για να συνεργαστείτε σε άτομα. Όταν δημιουργείτε μια ομάδα, μπορείτε αυτόματα δώσετε τα μέλη της δικαιώματα σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ημερολόγιο, αρχεία, τοποθεσία του SharePoint και πολλά άλλα. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ομάδες του Office 365.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ομάδα, εάν θέλετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το info@contoso.com.

Τα πλεονεκτήματα των ομάδων:

• Είναι εύκολο να δημιουργήσετε! Οι χρήστες να τα δημιουργήσετε στο Outlook. Οι διαχειριστές δημιουργήσει στο Κέντρο διαχείρισης.

• Μπορείτε να εκχωρήσετε επισκέπτες εκτός σας πρόσβαση εταιρείας σε ομάδες. Για παράδειγμα, ένα συνεργάτη με μια διεύθυνση Gmail. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα πρόσβαση επισκέπτη σε ομάδες του Office 365

• Οι χρήστες να χρησιμοποιήσετε την κινητή συσκευή για πρόσβαση/Διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνονται στην ομάδα.

• Άτομα εκτός της εταιρείας σας μπορούν να ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας. Επομένως, μπορείτε να έχετε μια διεύθυνση όπως info@contoso.com.

• Μηνύματα που στέλνονται στην ομάδα διατηρούνται για όλους τους συμμετέχοντες, ακόμα και εάν ένα άτομο "Διαγραφή" του μηνύματος μετά την ανάγνωση του στα Εισερχόμενά τους Outlook. Μόνο ο κάτοχος μιας ομάδας να διαγράψετε ένα μήνυμα από τα Εισερχόμενα της ομάδας. Ανατρέξτε στο θέμα Πώς εγγραφή σε ομάδα λειτουργεί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Του χρήστη να εγγραφείτε και κατάργηση εγγραφής από ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδοποιήσεις, κ.λπ. Ανατρέξτε στο θέμα Πώς εγγραφή σε ομάδα λειτουργεί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δύο μειονεκτήματα, τουλάχιστον σε σύγκριση με κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια: Εάν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε μια ομάδα για κάτι όπως info@contoso.com...

• Μπορείτε να επιτρέψετε μέλη της ομάδας να απάντηση ως τη διεύθυνση της ομάδας αντί για τους προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. ΩΣΤΌΣΟ, αυτό δεν το κάνετε από προεπιλογή. Πρέπει να υπενθυμίσετε στους χρήστες να πάντα την επιλογή Αποστολή ως το γραμματοκιβώτιο ομάδας.

• Αφού δημιουργήσετε την ομάδα, πρέπει να την ενεργοποιήσετε για να αποδεχτείτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από άτομα εκτός της για την επιχείρησή σας.

Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια

Δημιουργία κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου , όταν θέλετε μια ομάδα ατόμων για την παρακολούθηση και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια κοινή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το info@contoso.com.

Όταν ένα άτομο στην ομάδα απαντά σε ένα μήνυμα που αποστέλλεται στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, εμφανίζεται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να είναι από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, όχι από το μεμονωμένο χρήστη.

Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια αξιοσημείωτες πλεονεκτήματα:

• Δεν χρειάζεται να εκχωρήσετε άδειες χρήσης για γραμματοκιβώτια που βρίσκονται στην περιοχή 50 GB.

• Οι χρήστες να απαντήσετε ως το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο διεύθυνσης αντί για τους προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια περιλαμβάνουν κοινόχρηστου ημερολογίου. Εάν είστε μια μικρή επιχείρηση και πρέπει να παρακολουθείτε ποια άτομα συναντήσεις, αυτό είναι ένας καλός τρόπος για όλους τους χρήστες να ενημερωθούν.

• Μπορείτε να μετατρέψετε γραμματοκιβώτια των χρηστών σε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια.

Ορισμένα μειονεκτήματα:

• Δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο από το Outlook για iPhone, Android ή Mac. Εάν θέλετε να έχετε πρόσβαση σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο από μία από αυτές τις συσκευές, ανοίξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης και μεταβείτε στο Outlook στο web.

• Σε αντίθεση με τις ομάδες του Office 365, μόνο τα μέλη εντός της εταιρείας σας μπορούν να διαβάσετε ή απάντηση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Δεν μπορείτε να προσθέσετε ένα συνεργάτη που έχει μια διεύθυνση Gmail, για παράδειγμα, ως μέλος ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.

• Ας υποθέσουμε ότι έχετε 5 άτομα που μοιράζονται ένα γραμματοκιβώτιο. Ένα από τα διαγράφει ένα μήνυμα μετά την ανάγνωση του. Τώρα να έχουν διαγραφεί για τα άλλα άτομα 4, ακόμα και όταν αυτά έπρεπε διαβάστε το μήνυμα.  Για να αποφύγετε αυτό το σενάριο, χρήση ομάδων στη θέση του. Διαβάστε την ενότητα Πώς εγγραφή σε ομάδα λειτουργεί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Λίστα διανομής

Είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε μια ομάδα του Office 365 από μια λίστα διανομής. Ο μόνος λόγος για να δημιουργήσετε ένα DL τώρα είναι εάν η εταιρεία σας έχει απενεργοποιηθεί ομάδες.

Μπορείτε να κάνετε αναβάθμιση σε υπάρχουσες λίστες διανομής σε ομάδες του Office 365 στο Outlook.

Ομάδα ασφαλείας

Δημιουργία μιας ομάδας ασφαλείας όταν θέλετε να εκχωρήσετε δικαιώματα πρόσβασης σε μια ομάδα χρηστών. Για παράδειγμα, που θα μπορούσε να δημιουργήσετε μια ομάδα σχεδιαστών για μια τοποθεσία του SharePoint Online και, στη συνέχεια, να εκχωρήσετε δικαιώματα ανάγνωσης/εγγραφής σε αυτήν την ομάδα. Όλοι οι χρήστες της ομάδας θα μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε την τοποθεσία.

Ένα άλλο παράδειγμα είναι κατά τη ρύθμιση της διαχείρισης κινητών συσκευών (MDM), δημιουργείται μια ομάδα ασφαλείας για την πολιτική ασφαλείας. Εκχώρηση δικαιωμάτων σε ομάδες είναι πολύ πιο γρήγορη και αποτελεσματική από την εκχώρηση δικαιωμάτων σε μεμονωμένους χρήστες μία κάθε φορά.

Εάν έχετε εκατοντάδες ή χιλιάδες χρήστες διαχειρίζεστε, ίσως σας ενδιαφέρει χρησιμοποιώντας μια ομάδα ασφαλείας για να εκχωρήσετε άδειες χρήσης. Ανατρέξτε στο θέμα Εκχώρηση αδειών χρήσης σε χρήστες με ιδιότητα μέλους ομάδας σε Azure Active Directory.

Ομάδα ασφαλείας με δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν έχετε δυνατότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας ασφαλείας, μπορείτε να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλα τα μέλη αυτής της ομάδας. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε μια ομάδα ασφαλείας που θα σας δώσει τα μέλη της access για τους υπολογιστές σε ένα συγκεκριμένο διακομιστή εργαστήριο, ενδέχεται να θέλετε να στείλουν αλληλογραφία σε αυτήν την ομάδα να ειδοποιήσετε τους ρεύματος στο εργαστήριο.

Σημείωση: Πρέπει να εκχωρήσετε άδειες χρήσης Exchange Online σε όλους τους χρήστες που θέλετε να προσθέσετε σε μια ομάδα ασφαλείας με δυνατότητα mail.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ομάδων ασφαλείας με δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.