Σχετικά με τις βάσεις δεδομένων της Access

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μια βάση δεδομένων είναι μια συλλογή των πληροφοριών που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή σκοπό, όπως η παρακολούθηση παραγγελίες των πελατών ή τη διατήρηση μιας συλλογής μουσική. Εάν η βάση δεδομένων δεν είναι αποθηκευμένο σε έναν υπολογιστή ή μόνο ορισμένα μέρη της, ενδέχεται να παρακολουθείτε πληροφορίες από μια ποικιλία προελεύσεων που αντιμετωπίζετε για το συντονισμό και να οργανώσετε μόνοι σας.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι οι αριθμοί τηλεφώνου των προμηθευτών σας είναι αποθηκευμένα σε διάφορες θέσεις: σε ένα αρχείο καρτών που περιέχει αριθμούς τηλεφώνου προμηθευτών, σε αρχεία πληροφοριών προϊόντων σε μια αρχειοθήκη και σε ένα υπολογιστικό φύλλο που περιέχει τις πληροφορίες παραγγελίας. Εάν αλλάξει ο αριθμός τηλεφώνου ενός προμηθευτή, ίσως χρειαστεί να ενημερώσετε τις πληροφορίες στα τρία σημεία. Σε μια βάση δεδομένων, ωστόσο, αρκεί να ενημερώσετε τις πληροφορίες σε ένα σημείο — αριθμό τηλεφώνου του προμηθευτή ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που χρησιμοποιείτε στη βάση δεδομένων.

Αρχεία βάσης δεδομένων της Access

Χρήση της Microsoft Access, μπορείτε να διαχειριστείτε όλες τις πληροφορίες από ένα μοναδικό αρχείο βάσης δεδομένων. Μέσα στο αρχείο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

  • Πίνακες για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας.

  • Ένα ερώτημα για να βρείτε και να ανακτήσετε μόνο τα δεδομένα που θέλετε.

  • Φόρμες για την προβολή, προσθήκη και ενημέρωση δεδομένων σε πίνακες.

  • Αναφορές για να αναλύσετε ή να εκτυπώσετε δεδομένα σε μια συγκεκριμένη διάταξη.

  • Σελίδες πρόσβασης δεδομένων είναι να προβάλετε, να ενημερώσετε ή να αναλύετε δεδομένα της βάσης δεδομένων από το Internet ή σε intranet.

Μια φόρμα, μια έκθεση, ένα ερώτημα και μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων εμφανίζουν δεδομένα από τον ίδιο πίνακα

1. αποθήκευση δεδομένων μία φορά σε έναν πίνακα, αλλά δείτε από πολλές θέσεις. Όταν ενημερώνετε τα δεδομένα, αυτά ενημερώνονται αυτόματα όπου εμφανίζονται.

2. Εμφάνιση δεδομένων σε ένα ερώτημα

3. Εμφάνιση δεδομένων σε μια φόρμα

4. Εμφάνιση δεδομένων σε μια αναφορά

5. Εμφάνιση δεδομένων σε μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων

Πίνακες και τις σχέσεις

Για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας, δημιουργήστε έναν πίνακα για κάθε τύπο πληροφοριών που παρακολουθείτε. Για να συνδυάσετε τα δεδομένα από πολλούς πίνακες σε ένα ερώτημα, φόρμα, έκθεση ή σελίδα πρόσβασης δεδομένων, να καθορίσετε σχέσεις μεταξύ των πινάκων.

Δύο πίνακες, κάθε ένας με ένα πεδίο "Αναγνωριστικό πελάτη" που τους συσχετίζει

1. πληροφορίες πελατών που κάποτε υπήρχαν σε μια λίστα αλληλογραφίας, τώρα βρίσκονται στον πίνακα "πελάτες".

2. Οι πληροφορίες παραγγελιών που κάποτε υπήρχαν σε ένα υπολογιστικό φύλλο, τώρα βρίσκονται στον πίνακα "Παραγγελίες".

3. ένα μοναδικό Αναγνωριστικό, όπως ένα Αναγνωριστικό πελάτη, ξεχωρίζει μία εγγραφή από ένα άλλο μέσα σε έναν πίνακα. Με την προσθήκη πεδίου μοναδικό Αναγνωριστικό του πίνακα σε έναν άλλο πίνακα και τον ορισμό μιας σχέσης, Microsoft Access να αντιστοιχίσετε σχετικές εγγραφές από τους δύο πίνακες, έτσι ώστε να μπορείτε να τα μεταφέρετε μαζί με μια φόρμα, έκθεση ή ερώτημα.

Ερωτήματα

Για να βρείτε και να ανακτήσετε μόνο τα δεδομένα που πληρούν τις συνθήκες που καθορίζετε, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων από πολλούς πίνακες, δημιουργήστε ένα ερώτημα. Ένα ερώτημα μπορεί να επίσης ενημέρωση ή διαγραφή πολλών εγγραφών ταυτόχρονα και, εκτελέστε υπολογισμούς προκαθορισμένο ή προσαρμοσμένο στα δεδομένα σας.

Ένα ερώτημα με πεδία από δύο πίνακες

1. Αυτό το ερώτημα αποκτά πρόσβαση σε ξεχωριστούς πίνακες για να ανακτήσετε το Αναγνωριστικό παραγγελίας, απαιτούμενη ημερομηνία, το όνομα της εταιρείας και οι πληροφορίες πόλης για τους πελάτες στο Λονδίνο των οποίων οι παραγγελίες απαιτούνται Απριλίου.

Φόρμες

Για να εύκολα προβολή, εισαγάγετε και να αλλάξετε δεδομένα απευθείας σε έναν πίνακα, δημιουργήστε μια φόρμα. Όταν ανοίγετε μια φόρμα, η Microsoft Access ανακτά τα δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και το εμφανίζει στην οθόνη με τη διάταξη που επιλέγετε από τον "Οδηγό φορμών" ή με τη διάταξη που δημιουργήσατε εσείς οι ίδιοι στο προβολή σχεδίασης.

Μια φόρμα που εμφανίζει μία εγγραφή πληροφοριών και ένα κουμπί "Εκτύπωση τιμολογίου"

1. πίνακα εμφανίζει πολλές εγγραφές ταυτόχρονα, αλλά ίσως χρειαστεί να πραγματοποιήσετε κύλιση για να δείτε όλα τα δεδομένα σε μια μεμονωμένη εγγραφή. Επίσης, όταν προβάλλετε έναν πίνακα, δεν μπορείτε να ενημερώσετε δεδομένα από περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα.

2. φόρμας εστιάζει σε μία εγγραφή κάθε φορά, και μπορεί να εμφανίσει πεδία από περισσότερους από έναν πίνακα. Μπορεί επίσης να εμφανίσει εικόνες και άλλα αντικείμενα.

3. μια φόρμα μπορεί να περιέχει ένα κουμπί που εκτυπώνεται, ανοίγει άλλα αντικείμενα ή αλλιώς αυτοματοποιεί εργασίες.

Αναφορές

Για να αναλύσετε τα δεδομένα σας ή παρουσίαση συγκεκριμένο τρόπο στην εκτύπωση, δημιουργήστε μια αναφορά. Για παράδειγμα, μπορείτε να εκτυπώσετε μια έκθεση που ομαδοποιεί δεδομένα και υπολογίζει αθροίσματα και μια άλλη έκθεση με διαφορετικά δεδομένα μορφοποιημένο για εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας.

Αναφορές που αθροίζουν, εμφανίζουν γραφήματα ή δημιουργούν ετικέτες αλληλογραφίας

1. Χρησιμοποιήστε μια έκθεση για να δημιουργήσετε ετικέτες αλληλογραφίας.

2. Χρησιμοποιήστε μια αναφορά για την εμφάνιση συνόλων σε ένα γράφημα.

3. Χρησιμοποιήστε μια έκθεση για να υπολογίσετε σύνολα.

Σελίδες πρόσβασης δεδομένων

Για να καταστήσετε δεδομένα διαθέσιμα στο Internet ή σε ένα intranet για αλληλεπιδραστικών αναφορών, εισαγωγή δεδομένων ή ανάλυση δεδομένων, χρησιμοποιήστε μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων. Η Microsoft Access ανακτά τα δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και το εμφανίζει στην οθόνη με τη διάταξη που δημιουργήσατε εσείς οι ίδιοι σε προβολή σχεδίασης ή με τη διάταξη που επιλέξατε στον Οδηγό σελίδας.

Σελίδα πρόσβασης σε ομαδοποιημένα δεδομένα με κουμπιά ανάπτυξης και γραμμές εργαλείων καταγραφής περιήγησης

1. Κάντε κλικ στο δείκτη ανάπτυξης...

2. … για να εμφανίσετε τη γραμμή εργαλείων περιήγησης και εγγραφή δεδομένων για το επόμενο επίπεδο λεπτομερειών.

3. Χρησιμοποιήστε τις γραμμές εργαλείων περιήγησης εγγραφής για να μετακινήσετε, ταξινόμηση και φιλτράρισμα εγγραφών, καθώς και για να λάβετε βοήθεια.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×