Συμβουλές για Microsoft MyAnalytics

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Αυτές τις συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσει να ξοδέψετε καλύτερα το χρόνο και εστίαση σε σημαντικότερα στην εργασία σας. Συμβουλές για όλους δεν είναι για όλους τους συμμετέχοντες. Τι μπορείτε και τι πρέπει να κάνετε πάντα εξαρτάται από το ρόλο σας και την εταιρεία που λειτουργούν σε.

Χρησιμοποιήστε το MyAnalytics στο Outlook

Θα θέλατε να ξέρετε πόσα άτομα διάβασαν ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στείλατε; Χρησιμοποιήστε το Πρόσθετο Outlook "MyAnalytics" για να δείτε πόσα άτομα έχουν διαβάσει, απαντήσει ή προωθήσει το μήνυμά σας.

Συμβουλή: Μεταβείτε στο Outlook και ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στείλει ή λάβει. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή MyAnalytics στο επάνω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακριβώς κάτω από τη γραμμή παραληπτών, για να δείτε τα στατιστικά στοιχεία.

Συσκέψεις

Λιγότερες συσκέψεις, συντομότερες συσκέψεις ή πιο εστιασμένες συσκέψεις. Αυτές είναι μερικές επιλογές, εάν θέλετε να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνεται σε συσκέψεις.

Στείλτε ανακεφαλαιώσεις αντί για προσκλήσεις

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι πάντα χάσιμο χρόνου. Μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος να μειώσετε τους συμμετέχοντες των συσκέψεων χωρίς να πάψει κανείς να ενημερώνεται. Εάν έχετε συναδέλφους των οποίων η συνεισφορά στη λήψη αποφάσεων δεν είναι απαραίτητη σε μια σύσκεψη, μπορείτε να τους στείλετε μια ενημέρωση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά τη σύσκεψη, ώστε να γνωρίζουν τι αποφασίστηκε.

Μειώστε τη διάρκεια των συσκέψεών σας

Μια πρόσφατη έρευνα σε στελέχη επιχειρήσεων έδειξε ότι το 25% με 50% του χρόνου που αφιερώνεται σε συσκέψεις πηγαίνει χαμένος. Ορισμένες εταιρείες έχουν καθιερώσει συσκέψεις για όρθιους. Παρόλο που δεν είναι κατάλληλη για όλες τις μορφές συσκέψεων, μια σύσκεψη για όρθιους αναγκαστικά θα είναι πιο σύντομη και πιο αποδοτική από μια τυπική σύσκεψη όπου οι συμμετέχοντες κάθονται. Εναλλακτικά, μπορείτε να μειώσετε τη διάρκεια των επαναλαμβανόμενων συσκέψεων ή να τις ενοποιήσετε, ειδικά εάν έχουν περισσότερους από 10 συμμετέχοντες.

Αναθεωρήστε τις επαναλαμβανόμενες συσκέψεις

Μια συνηθισμένη συμβουλή παραγωγικότητας είναι να "καθαρίσετε" το ημερολόγιό σας. Δοκιμάστε να ακυρώσετε όλες τις επαναλαμβανόμενες συσκέψεις για μία εβδομάδα και να επαναφέρετε εκείνες μόνο που φάνηκε ότι είναι πραγματικά απαραίτητες. Αυτό έχει βρεθεί ότι μειώνει κατά 10-30% τον αριθμό των συσκέψεων μιας ομάδας.

Αναθεωρήστε τη λίστα συμμετεχόντων

Στις μεγάλες συσκέψεις κατάστασης και συσκέψεις ενημέρωσης για συμμετέχοντες που "πρέπει να γνωρίζουν", μπορεί να υπάρχει απόσπαση προσοχής όταν δεν είναι πλήρως συγκεντρωμένοι όλοι οι συμμετέχοντες. Η ταυτόχρονη εκτέλεση άλλων εργασιών είναι μια συνηθισμένη ένδειξη ότι κάποιος δεν είναι πλήρως απαραίτητος σε μια σύσκεψη. Μπορείτε να στείλετε μια ανακεφαλαίωση ως εναλλακτική επιλογή;

Αποθαρρύνετε τον "επιχειρηματικό τουρισμό"

Ο όρος "επιχειρηματικός τουρισμός" χρησιμοποιείται για τα άτομα σε μια εταιρεία που προσπαθούν να συμμετέχουν σε όσο περισσότερες συσκέψεις μπορούν, απλώς και μόνο για να αισθάνονται "μέσα στα πράγματα". Οι επιτυχημένες συσκέψεις απαιτούν δυναμική συνεισφορά και εστίαση από όλους τους συμμετέχοντες. Οι μη συγκεντρωμένοι συμμετέχοντες μπορούν να μειώσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα της σύσκεψης. Ως διοργανωτής, θα πρέπει να δοκιμάσετε να περιορίσετε τη συνεργασία στους συμμετέχοντες της σύσκεψης, ώστε να μειωθεί η απόσπαση προσοχής και να εξασφαλιστεί η επαρκής συνεισφορά όλων.

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Χρησιμοποιήστε το τηλέφωνο, μην στέλνετε "απάντηση σε όλους", καταργήστε την εγγραφή σας από λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι χρήσιμες: αυτά είναι μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε εάν βλέπετε ότι αφιερώνετε υπερβολικά πολύ χρόνο στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Καταργήστε τους περιττούς παραλήπτες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποστολή", ελέγξτε τη λίστα παραληπτών και βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο θα προσθέσει αξία στη συνομιλία. Σκεφτείτε ξανά πριν χρησιμοποιήσετε την επιλογή Απάντηση σε όλους. Η προεπιλογή σας θα πρέπει να είναι να απαντάτε μόνο στον αποστολέα. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Απάντηση σε όλους μόνο όταν η απάντησή σας πραγματικά αφορά όλους όσους εμπλέκονται. Ορισμένοι παραλήπτες μπορεί να χρειάζεται να γνωρίζουν μόνο τις τελικές αποφάσεις, αντί να τους κοινοποιείται ολόκληρη η συνομιλία.

Στείλτε λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - χρησιμοποιήστε το Skype ή μιλήστε στο τηλέφωνο

Πριν στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε τα παρακάτω. Μια ομάδα εργασίας για την εταιρική απλότητα βρήκε ότι η μείωση της παραγωγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα στελέχη κατά 54% οδήγησε σε αύξηση της παραγωγικότητας κατά 7% σε ολόκληρη την εταιρεία. Μια στήλη με συμβουλές διοίκησης επιχειρήσεων υποστήριξε αυτή την προσέγγιση προτρέποντας τα στελέχη να χρησιμοποιούν το τηλέφωνο. Συχνά, οι τηλεφωνικές κλήσεις είναι πιο αποδοτικές από τις ατέρμονες συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιτρέπουν να απαντώνται οι ερωτήσεις σε πραγματικό χρόνο. Το Skype είναι μια καλή επιλογή.

Καταργήστε την εγγραφή σας από ομάδες που δεν διαβάζετε

Αποχωρήστε από ομάδες στις οποίες δεν χρειάζεται πραγματικά να ανήκετε. Εάν τελικά απλώς διαγράφετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τα μετακινείτε στο φάκελο "Ανάγνωση αργότερα" και δεν τα ξανακοιτάτε ποτέ, ίσως είναι καλύτερα να μην αφήνετε αυτά τα μηνύματα να γεμίζουν τα εισερχόμενά σας.

Μην φορτώνετε τα εισερχόμενα των άλλων

Ίσως να μπορείτε να εφαρμόσετε την παρακάτω εταιρική αρχή όσον αφορά την κοινοποίηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι πολύ απλή: όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετακινήστε όλους όσους μπορείτε στο πεδίο "Ιδιαίτ. κοιν." με μια σημείωση που λέει "μετακινώ τον Κώστα, την Αλεξάνδρα και τη Σοφία στο πεδίο "Ιδιαίτ. κοιν." για να μην φορτώνονται τα εισερχόμενά τους". Αυτό δίνει στους συναδέλφους αυτούς τη δυνατότητα να εκφράσουν την αντίρρησή τους εάν θέλουν να παραμείνουν στη συνομιλία, αλλά τους επιτρέπει επίσης να απαλλαχθούν εύκολα από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απλώς γεμίζουν τα εισερχόμενά τους και τους κάνουν να χάνουν χρόνο. Αυτή η απλή αναγνώριση της αξίας του χρόνου των άλλων αποτελεί επίσης παράδειγμα καλής συμπεριφοράς προς μίμηση. Αξιοποιήστε το.

Εργασία εκτός ωραρίου

Σεβαστείτε τους συναδέλφους!

  • Συμπτύξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις ενημερώσεις κατάστασης σε ημερήσιες ή εβδομαδιαίες συνόψεις για τα ενημερωτικά μηνύματα. Έτσι αποφεύγεται ο καταιγισμός των μηνυμάτων και η αταξία που προκαλεί η υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Αποθηκεύστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πρόχειρα ή καθυστερήστε την παράδοσή τους μέχρι τις κανονικές ώρες εργασίας των παραληπτών. Περιορίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε αργά το βράδυ ή νωρίς το πρωί στα επείγοντα μηνύματα, για να αποφύγετε τον καταιγισμό των μηνυμάτων.

  • Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις στο τηλέφωνο και τον υπολογιστή σας όταν προσπαθείτε να συγκεντρωθείτε.

Ως ομάδα:

  • Για παράδειγμα: όχι συσκέψεις τις Τετάρτες

  • Συμφωνημένες "ώρες ομάδας"

  • Σεβαστείτε το χρόνο των άλλων

  • Αποφύγετε την υπέρβαση του χρόνου των συσκέψεων και χρησιμοποιήστε τις προσκλήσεις με φειδώ

Χρόνος συγκέντρωσης

Ορίζουμε το χρόνο συγκέντρωσης ως τουλάχιστον δύο συνεχόμενες ώρες χωρίς συσκέψεις. Ο χρόνος συγκέντρωσης πρέπει να είναι αρκετός, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στα παραδοτέα ή να ολοκληρώσετε άλλες σημαντικές εργασίες.

Αποκλείστε το χρόνο συγκέντρωσης στο ημερολόγιό σας

Ορίστε προτεραιότητες για το χρόνο σας και αποκλείστε τον, ώστε να μην δεσμευτεί δεύτερη φορά. Αντίστοιχα, φροντίστε να μην δεσμεύσετε δεύτερη φορά τον αποκλεισμένο χρόνο της ομάδας σας.  

Λιγότερες συσκέψεις

Λιγότερες συσκέψεις μπορεί να σημαίνουν ότι υπάρχει περισσότερος χρόνος για ουσιαστικές εργασίες ή για ξεκούραση.

Περισσότερος χρόνος για την καλλιέργεια των σχέσεων μπορεί να μεταφραστεί σε υψηλότερα επίπεδα παραγωγικότητας

Η εξασφάλιση χρόνου για λίγη χαλάρωση κατά τις ώρες εργασίας μπορεί να κάνει περισσότερα για την επαγγελματική επιτυχία σας από την απλή πνευματική ξεκούραση. Η αφιέρωση χρόνου στην καλλιέργεια των σχέσεων και την ανάπτυξη των δικτύων έχει αποδειχθεί ότι είναι πολύτιμη για την επαγγελματική πρόοδο. Μια μελέτη που πραγματοποίησε μια ομάδα συνεργατών έδειξε ότι υπάρχει συσχέτιση μεταξύ των επιτυχημένων πωλητών και των μεγάλων δικτύων. Διαπιστώθηκε ότι οι κορυφαίοι πωλητές είχαν εσωτερικά δίκτυα που ήταν κατά 33% μεγαλύτερα από τα δίκτυα εκείνων που η απόδοσή τους ήταν κάτω του μέσου όρου. Στην περίπτωση αυτή, η επένδυση σε ουσιαστικές σχέσεις μεταξύ συναδέλφων μεταφράστηκε σε υψηλότερη απόδοση.

Βρείτε χρόνο για ό,τι είναι σημαντικό

Αντί να παραλείψετε το φαγητό και να πιείτε τον τέταρτο καφέ της ημέρας στο γραφείο σας, απολαύστε ένα γεύμα με την ομάδα σας. Θα επιτρέψετε στον εγκέφαλό σας να ξεκουραστεί, θα αυξήσετε το δίκτυό σας και πιθανότατα θα ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×