Συλλογή δεδομένων με χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Microsoft Office Access 2007 διευκολύνει τη συγκέντρωση δεδομένων από άτομα που βρίσκονται οπουδήποτε στον κόσμο, όπως τα μέλη της ομάδας πωλήσεων, συμμετέχοντες σε έρευνα ή επαφών του. Office Access 2007 λειτουργεί με Microsoft Office Outlook 2007 για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε και να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνει μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων. Όταν οι παραλήπτες συμπληρώνουν τις φόρμες και να τις στείλετε σε εσάς, στις απαντήσεις γίνεται επεξεργασία σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων, τα περιεχόμενα της φόρμας προστίθενται στον κατάλληλο πίνακα στη βάση δεδομένων σας μόλις η απάντηση φτάσει στα Εισερχόμενά σας. Αυτή η νέα δυνατότητα συλλογής δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μηνύματα οδηγού, εξοικονομεί χρόνο που μπορεί να έχει διαφορετικά αναλώσατε καταχώρηση δεδομένων εκ μέρους τους χρήστες σας.

Σε αυτό το άρθρο

Πότε να χρησιμοποιήσετε τη συλλογή δεδομένων

Πριν ξεκινήσετε

Τα βήματα του οδηγού

Μετά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πότε να χρησιμοποιήσετε τη συλλογή δεδομένων

Η παρακάτω λίστα εξετάζει ορισμένα σενάρια που μπορούν να χρησιμοποιούν αυτήν τη νέα δυνατότητα.

  • Έρευνες    Θέλετε να κάνετε μια έρευνα και συγκέντρωση των αποτελεσμάτων στην Access. Πρώτα, δημιουργήστε μια βάση δεδομένων της Access που έχει τους απαραίτητους πίνακες για να αποθηκεύσετε τα αποτελέσματα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τον οδηγό για να δημιουργήσετε μια φόρμα στην οποία περιλαμβάνονται οι ερωτήσεις (που παρουσιάζονται ως πεδία) και αλληλογραφίας τους στους συμμετέχοντες στην έρευνα. Όταν οι συμμετέχοντες απαντούν, οι απαντήσεις τους πηγαίνουν απευθείας στον πίνακα που έχετε καθορίσει στη βάση δεδομένων.

  • Αναφορές κατάστασης    Είτε πρόκειται για την πιο πρόσφατη επίπεδα αποθέματος ή ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με σε εκκρεμότητα θέματα, την ομάδα σας να στείλετε μηνύματα που περιέχουν τις τρέχουσες πληροφορίες σε τακτά χρονικά διαστήματα για να διατηρήσετε που καταχώρησε ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Διαχείριση συμβάντων    Κατά την οργάνωση ένα συμβάν, όπως μια διάσκεψη ή εκπαίδευση, μπορείτε να στείλετε μία ή περισσότερες φόρμες ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη συγκέντρωση στοιχείων επικοινωνίας, προτιμήσεις ταξιδιού και ξενοδοχείο και ούτω καθεξής. Εάν επιλέξετε να την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων, οι συμμετέχοντες έχουν τη δυνατότητα να αλλάξετε τις προτιμήσεις ανά πάσα στιγμή, χωρίς να χρειάζεται να σας ειδοποιεί και έχετε πάντα πρόσβαση στα πιο πρόσφατα δεδομένα για σκοπούς λήψης αποφάσεων.

Για να κάνετε πιο εύκολο να δημιουργήσετε και να στείλετε τη φόρμα καταχώρισης δεδομένων ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το συλλογής δεδομένων μέσω του οδηγού για να δείτε όλα τα κύρια βήματα της διαδικασίας, συμπεριλαμβανομένων των που καθορίζει τον τρόπο που θέλετε οι απαντήσεις σε αυτές όταν φτάνουν στα Εισερχόμενά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αρχή της σελίδας

Προτού ξεκινήσετε

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που τη συλλογή δεδομένων με χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να βεβαιωθείτε ότι επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας συλλογής δεδομένων.

  1. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει τις ακόλουθες εφαρμογές στον υπολογιστή σας:

    • Office Access 2007    Συλλογής δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οδηγού είναι διαθέσιμη μόνο σε Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    Πρέπει να έχετε Office Outlook 2007 εγκατασταθεί και ρυθμιστεί στον υπολογιστή που χρησιμοποιείτε για να στείλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε εγκαταστήσει το Outlook αλλά δεν έχετε ρυθμίσει τις παραμέτρους, ξεκινήστε το Outlook και ακολουθήστε τις οδηγίες στον Οδηγό εκκίνησης του Outlook. Για βοήθεια σχετικά με τον οδηγό, ανατρέξτε στη Βοήθεια του Outlook.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (προαιρετικό)    Όταν δημιουργείτε τη φόρμα καταχώρισης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε μια απλή φόρμα που είναι σε μορφή HTML και μια φόρμα ευκολότερο για χρήση που δημιουργείται από το InfoPath. Εάν Office InfoPath 2007 ή νεότερη έκδοση δεν είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας ή εάν δεν είστε βέβαιοι ότι όλοι οι παραλήπτες του μηνύματός σας θα έχουν Office InfoPath 2007 ή νεότερη έκδοση εγκατεστημένο, θα πρέπει να επιλέξετε τη φόρμα HTML.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Λάβετε υπόψη ότι η φόρμα που χρησιμοποιείται για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι μια φόρμα της Access. Ο οδηγός δημιουργεί μια ειδική φόρμα για εσάς, ανάλογα με την επιλογή σας της μορφής HTML ή InfoPath.

  2. Βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες που θα λάβουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν τις παρακάτω εφαρμογές που είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή τους. Χωρίς το προαπαιτούμενες λογισμικό, οι χρήστες δεν θα μπορείτε να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τη φόρμα.

    • Ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υποστηρίζει μορφή HTML    Εάν στείλετε μια φόρμα HTML, ο παραλήπτης πρέπει να έχετε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υποστηρίζει HTML.

    • Office Outlook 2007 και Office InfoPath 2007 (και τα δύο προαιρετικό)    Εάν στείλετε μια φόρμα του InfoPath, ο παραλήπτης πρέπει να έχει Office Outlook 2007 και Office InfoPath 2007 εγκατεστημένο για να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τη φόρμα του InfoPath.

  3. Προσδιορισμός της βάσης δεδομένων προορισμού. Η βάση δεδομένων μπορεί να είναι σε μορφή .mdb ή .accdb. Επιπλέον, υποστηρίζονται αρχεία .mde και .accde.

    Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο.

  4. Προσδιορίστε ή δημιουργήστε τους πίνακες που θέλετε να συμπληρωθούν με τα δεδομένα από το χρήστη απαντήσεις στο μήνυμά σας. Εάν συλλέγετε δεδομένα για υπάρχοντες πίνακες, βεβαιωθείτε ότι οι πίνακες δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε το περιεχόμενό τους.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία πινάκων, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία πινάκων σε μια βάση δεδομένων.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : 

    • Πεδία από τους ακόλουθους τύπους δεδομένων δεν είναι δυνατό να συλλέγονται χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

      • Συνημμένο

      • Αυτόματη Αρίθμηση

      • Τα πεδία πολλών τιμών

      • OLE

    • Εάν τη λειτουργία συλλογής δεδομένων συμπληρώνει δύο ή περισσότερους πίνακες, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής και να το χρησιμοποιήσετε ως προέλευση εγγραφών της φόρμας. Βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα περιλαμβάνει όλα τα απαιτούμενα πεδία από τα υποκείμενα πίνακες. Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπάρχον ερώτημα, βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενά της. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός ερωτήματος που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία ερωτήματος που βασίζεται σε πολλούς πίνακες.

  5. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα μπορείτε να αποφασίσετε αν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί ως νέες εγγραφές, ή για να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα για να ενημερώσετε τις υπάρχουσες εγγραφές. Στις παρακάτω περιπτώσεις, μόνο θα μπορείτε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα ως νέες εγγραφές:

    • Συλλογή δεδομένων για τη συμπλήρωση δύο ή περισσότερους πίνακες.

    • Το υποκείμενο πίνακα δεν έχει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Οι τιμές πρωτεύοντος κλειδιού είναι απαραίτητες για την αντιστοίχιση κάθε απάντησης σε μια υπάρχουσα εγγραφή. Εάν ο πίνακας προορισμού δεν διαθέτει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, προσθέστε το τώρα είτε εκχωρήστε ένα υπάρχον πεδίο που έχει μοναδικές τιμές ως πρωτεύον κλειδί.

    • Το υποκείμενο πίνακα δεν έχει οποιεσδήποτε εγγραφές. Εάν ο πίνακας είναι κενό, ο οδηγός προϋποθέτει ότι θέλετε να προσθέσετε τις εγγραφές.

    • Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών δεν αποθηκεύονται ως πεδίο στη βάση δεδομένων. Κατά τη συλλογή δεδομένων για να ενημερώσετε τις εγγραφές, δεν θα μπορείτε να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις διευθύνσεις στο μήνυμα που δημιουργούνται με οδηγό. Το πεδίο διεύθυνσης πρέπει να είναι στον πίνακα προορισμού ή σε έναν πίνακα που έχει σχέση με τον πίνακα προορισμού. Για παράδειγμα, εάν συλλέγετε δεδομένα για την ενημέρωση του πίνακα "Παραγγελίες", οι διευθύνσεις πρέπει να αποθηκεύονται ως πεδίο στον πίνακα παραγγελίες είτε σε ένα σχετικό πίνακα (όπως ο πίνακας πελάτες).

Αρχή της σελίδας

Τα βήματα του οδηγού

Τώρα είστε έτοιμοι να εκτελέσετε τον οδηγό που σας βοηθά στην εγκατάσταση της διαδικασίας συλλογής δεδομένων.

Σε αυτήν την ενότητα

Ξεκινήστε τον Οδηγό

Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας καταχώρησης δεδομένων

Καθορίστε τι θέλετε να κάνετε με τα δεδομένα

Επιλέξτε τα πεδία της φόρμας

Καθορίστε πώς θέλετε να επεξεργάζεστε τα δεδομένα

Επιλέξτε πώς θέλετε να καθορίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών

Καθορίστε το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Προσαρμογή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Έναρξη οδηγού

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προορισμού.

  2. Για να συμπληρώσετε έναν πίνακα, επιλέξτε τον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης. Για τη συμπλήρωση δύο ή περισσότερες σχετικούς πίνακες, επιλέξτε το ερώτημα που είναι δεσμευμένο με αυτούς τους πίνακες.

  3. Κάντε ένα από τα εξής για να ξεκινήσετε τον οδηγό:

    • Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εικόνα κουμπιού

    • Κάντε δεξιό κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συλλογή και ενημέρωση δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

      Εάν ο πίνακας δεν περιέχει οποιαδήποτε πεδία ή διαθέτει πεδία μόνο των τύπων "Αυτόματη αρίθμηση", το αντικείμενο OLE, συνημμένο ή πεδίου αναζήτησης πολλών τιμών, η Access εμφανίζει το μήνυμα τον επιλεγμένο πίνακα ή το ερώτημα δεν διαθέτει πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

      Εάν ο πίνακας περιέχει τα πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων, θα ξεκινήσει ο οδηγός. Πρώτη σελίδα του οδηγού εμφανίζει τα κύρια βήματα της διαδικασίας. Εάν ο πίνακας προορισμού υποστηρίζει την προσθήκη και την ενημέρωση των δεδομένων, μπορείτε να εκτελέσετε έξι βασικά βήματα του οδηγού:

      Τα έξι βασικά βήματα όταν ο πίνακας προορισμού υποστηρίζει την προσθήκη και την ενημέρωση δεδομένων

      Εάν το αντικείμενο υποστηρίζει την προσθήκη εγγραφών, μπορείτε να εκτελέσετε πέντε βασικά βήματα:

      Τα πέντε βασικά βήματα όταν ο πίνακας προορισμού υποστηρίζει την προσθήκη και την ενημέρωση δεδομένων

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Ο οδηγός σάς ζητά να επιλέξετε τον τύπο της φόρμας που θέλετε να δημιουργήσετε.

Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας καταχώρησης δεδομένων

Σε αυτό το βήμα, πρέπει να επιλέξετε για να δημιουργήσετε μια φόρμα HTML ή μια φόρμα του InfoPath. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως σε αυτό το άρθρο, μια φόρμα της Access δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — πρέπει είτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα HTML ή μια φόρμα του InfoPath που δημιουργείτε στον οδηγό.

Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας καταχώρησης δεδομένων που θέλετε να στείλετε στους χρήστες

Εάν το InfoPath δεν είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας, η επιλογή φόρμας του Microsoft Office InfoPath είναι διαθέσιμη.

Ο τύπος της φόρμας που δημιουργείτε εξαρτάται από δύο παράγοντες — ευκολία στη χρήση και το αν οι παραλήπτες έχουν εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους το απαραίτητο λογισμικό. Είναι πολύ πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα του InfoPath, αλλά μια φόρμα HTML έχει λιγότερες απαιτήσεις λογισμικού.

Μια φόρμα του InfoPath προσφέρει μια καλύτερη καταχώρησης δεδομένων και περιβάλλον επεξεργασίας. Επιπλέον, μια φόρμα του InfoPath μπορεί να εκτελέσει προκαταρκτικού επικύρωσης των δεδομένων, όταν ο χρήστης κάνει κλικ στο κουμπί Αποστολή, δίνοντας στο χρήστη τη δυνατότητα να διορθώσει λανθασμένα δεδομένα πριν από την αποστολή της απάντησης σε εσάς.

Για να συνοψίσετε, μια φόρμα του InfoPath έχει αρκετά πλεονεκτήματα επάνω σε μια φόρμα HTML, αλλά μια φόρμα HTML μπορεί να προβάλει και να υποστεί επεξεργασία από οποιονδήποτε χρήστη του οποίου προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποστηρίζει HTML.

  1. Στον οδηγό, ενεργοποιήστε την επιλογή φόρμας του Microsoft Office InfoPath μόνο εάν οι παραλήπτες έχουν Office InfoPath 2007 και Office Outlook 2007 εγκατεστημένο. Διαφορετικά, ενεργοποιήστε την επιλογή φόρμας HTML.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Η σελίδα του οδηγού που εμφανίζεται στη συνέχεια, εξαρτάται από το εάν το αντικείμενο προορισμού υποστηρίζει την ενημέρωση των δεδομένων. Εάν το αντικείμενο είναι ένα ερώτημα που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες ή εάν είναι ένας πίνακας που δεν διαθέτει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού ή δεν διαθέτει καθόλου εγγραφές, ο οδηγός συμπεραίνει ότι θέλετε να προσθέσετε νέες εγγραφές και σας παροτρύνει να επιλέξετε τα πεδία της φόρμας. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ο οδηγός σας παροτρύνει να καθορίσετε εάν θέλετε να προσθέσετε ή να ενημερώσετε δεδομένα, πριν σας ζητήσει να επιλέξετε τα πεδία της φόρμας.

    Εάν ο οδηγός σάς ζητά να επιλέξετε πεδία φόρμας, μεταβείτε απευθείας στην ενότητα Επιλέξτε τα πεδία της φόρμας αυτού του άρθρου.

Καθορίστε τι θέλετε να κάνετε με τα δεδομένα

Σε αυτό το βήμα, καθορίστε εάν θέλετε να προσθέσετε νέες εγγραφές στη βάση δεδομένων ή να ενημερώσετε τις υπάρχουσες εγγραφές.

Συλλέγετε νέα δεδομένα ή ενημερώνετε υπάρχοντα δεδομένα;

Ο τύπος της φόρμας που χρησιμοποιείτε επηρεάζει τον αριθμό των νέων εγγραφών που ένας παραλήπτης να σας στείλει σε μία απάντηση. Κατά την ενημέρωση δεδομένων, τον αριθμό των εγγραφών που πρέπει να ενημερωθούν από έναν παραλήπτη προσδιορίζει τον αριθμό των εκ των προτέρων συμπληρωμένες φόρμες που θα συμπεριληφθούν σε ένα μήνυμα. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τα διάφορα σενάρια:

Τύπος φόρμας

Προσθήκη ή ενημέρωση

Αποτέλεσμα

HTML

Πρόσθεση

Οι παραλήπτες θα μπορούν να σας στείλει δεν περισσότερες από μία νέα εγγραφή σε κάθε απάντηση.

InfoPath

Πρόσθεση

Οι παραλήπτες θα μπορούν να σας στείλει πολλές νέες εγγραφές σε κάθε απάντηση. Μπορεί να κάνει αυτό κάνοντας κλικ στην επιλογή Εισαγωγή γραμμής στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αφού καθορίσετε τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας, εμφανίζεται μια σελίδα του οδηγού στην οποία μπορείτε να ορίσετε διάφορες επιλογές. Σε αυτήν τη σελίδα, μπορείτε να ορίσετε το φάκελο του Outlook με την οποία απαντήσεις θα γίνεται επεξεργασία, και επίσης να ορίσετε επιλογές για τον τρόπο που θέλετε στις απαντήσεις για επεξεργασία.

HTML

Ενημέρωσης

Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περιλαμβάνουν μία ή περισσότερες συμπληρωμένες φόρμες, ανάλογα με τον αριθμό των εγγραφών που αντιστοιχούν σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο παραλήπτης θα μπορείτε να ελέγξετε και να ενημερώσετε κάθε μία από τις φόρμες στο μήνυμα.

InfoPath

Ενημέρωσης

Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περιλαμβάνουν μία ή περισσότερες συμπληρωμένες φόρμες, ανάλογα με τον αριθμό των εγγραφών που αντιστοιχούν σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο παραλήπτης θα μπορείτε να ελέγξετε και να ενημερώσετε κάθε μία από τις φόρμες στο μήνυμα.

Επιπλέον, ο χρήστης μπορεί να στείλει πρόσθετες εγγραφές κάνοντας κλικ στην επιλογή Εισαγωγή γραμμής στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρακάτω σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να εμποδίσει το χρήστη να προσθέτει νέες εγγραφές σε μια αίτηση ενημέρωσης.

  1. Στον οδηγό, επιλέξτε Συλλογή μόνο νέων πληροφοριών ή να ενημερώσετε υπάρχουσες πληροφορίες.

    Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη ότι εάν ο στόχος σας είναι να προσθέσετε νέες εγγραφές, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο διεύθυνση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν δημιουργείται το μήνυμα. Ωστόσο, εάν ο στόχος σας είναι να ενημερώσετε τα υπάρχοντα δεδομένα, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρέπει να αποθηκεύονται ως πεδίο στον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα ή σε ένα σχετικό πίνακα.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Ο οδηγός σάς ζητά να επιλέξετε τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στη φόρμα.

Επιλέξτε τα πεδία της φόρμας

Σε αυτό το βήμα, μπορείτε να επιλέξετε τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στη φόρμα.

Καθορίστε τα δεδομένα που θέλετε να συλλέξετε.

Το γενικά δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε όλα τα πεδία που υπάρχει στο υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα στη φόρμα. Ωστόσο, υπάρχουν δύο εξαιρέσεις:

  • Υποχρεωτικά πεδία    Εάν συλλέγετε νέες εγγραφές, ο οδηγός θα συμπεριλάβει αυτόματα όλα τα πεδία του οποίου η ιδιότητα απαιτείται έχει οριστεί σε Ναι. Εάν οποιαδήποτε εγγραφή του υποχρεωτικά πεδία είναι κενό, η Access αποτυγχάνει για να προσθέσετε την εγγραφή στον πίνακα.

  • Τύποι πεδίων που δεν υποστηρίζονται    Δεν θα μπορείτε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένα πεδία στη φόρμα. Ο οδηγός δεν υποστηρίζει "Αυτόματη αρίθμηση", συνημμένο, αντικείμενο OLE ή πεδία αναζήτησης πολλών τιμών. Πεδία αυτών των τύπων δεν θα εμφανίζονται στη λίστα πεδίων σε πίνακα ή τα πεδία στο ερώτημα του οδηγού. Πεδία "Αυτόματη αρίθμηση" στον πίνακα θα συμπληρώνονται αυτόματα όταν προστίθενται νέες εγγραφές. Θα πρέπει να συμπληρώσετε αντικειμένου OLE, συνημμένου και πεδία αναζήτησης πολλών τιμών σε προβολή φύλλου δεδομένων είτε σε προβολή φόρμας, επειδή η διαδικασία συλλογής δεδομένων δεν είναι δυνατό να προσθέσει αυτές τις τιμές.

  • Πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού     Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει όταν θα μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού σε μια φόρμα:

Σκοπός της συλλογής δεδομένων

Τύπος δεδομένων

Συμπερίληψη στη φόρμα;

Πρόσθεση

Αυτόματη Αρίθμηση

Όχι. Η τιμή πρωτεύοντος κλειδιού θα δημιουργηθεί αυτόματα όταν η εγγραφή θα προστεθεί στον πίνακα.

Πρόσθεση

Not "Αυτόματη αρίθμηση"

Ναι. Ο χρήστης θα έχει τη δυνατότητα να πληκτρολογήσετε μια τιμή στο πεδίο κατά την προσθήκη εγγραφών. Δεν θα γίνει επεξεργασία της απάντησης, εάν η καθορισμένη τιμή χρησιμοποιείται ήδη.

Ενημέρωσης

Αυτόματη αρίθμηση ή δεν "Αυτόματη αρίθμηση"

Όχι. Δεν είναι δυνατή η τιμή πρωτεύοντος κλειδιού στη φόρμα. Αυτό το πεδίο χρησιμοποιείται για την αντιστοίχιση κάθε απάντησης σε μια υπάρχουσα εγγραφή.

  1. Στη λίστα πεδίων σε πίνακα ή τα πεδία στο ερώτημα, κάντε διπλό κλικ στα πεδία που θέλετε. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε όλα τα πεδία, κάντε κλικ στην επιλογή >>.

  2. Χρησιμοποιήστε το επάνω και κάτω βέλη για να αναδιατάξετε τα πεδία στη λίστα πεδίων για να συμπεριλάβετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  3. Για κάθε πεδίο περιλαμβάνονται, στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου, καθορίστε μια λεζάντα. Κάντε κλικ στην επιλογή μόνο για ανάγνωση εάν μπορείτε να ενημερώσετε δεδομένα και θέλετε να εμφανίζεται το πεδίο προς όφελος του χρήστη, αλλά δεν θέλετε το χρήστη για να αλλάξετε τα δεδομένα. Το πεδίο εμφανίζεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη λεζάντα αυτό το πεδίο είναι μόνο για ανάγνωση. Αυτή η δυνατότητα είναι πολύ χρήσιμη, εάν ο χρήστης ενημερώνει υπάρχοντα δεδομένα.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Ο οδηγός σάς ζητά να καθορίσετε τον τρόπο που θέλετε για την επεξεργασία των απαντήσεων.

Καθορίστε πώς θέλετε να επεξεργάζεστε τα δεδομένα

Σε αυτό το βήμα, μπορείτε να κάνετε μια πολύ σημαντική απόφαση σχετικά με τον τρόπο που θέλετε για την επεξεργασία των απαντήσεων — αυτόματα ή με μη αυτόματο τρόπο. Σημειώστε ότι η μη αυτόματη επεξεργασία σε αυτό το περιβάλλον δεν συνεπάγεται καταχώρηση χρονοβόρα δεδομένων σε προβολή φύλλου δεδομένων ή φόρμας. Αυτό σημαίνει ότι μόνο μη αυτόματη εκκίνηση της λειτουργίας εξαγωγής για να μεταφέρετε τα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί στον πίνακα προορισμού.

Καθορίστε με ποιον τρόπο θέλετε να γίνεται η επεξεργασία των απαντήσεων.

Αυτόματη επεξεργασία

Εάν επιλέξετε την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων όταν οι απαντήσεις φτάνουν στο γραμματοκιβώτιό σας, Outlook και η Access συνεργάζονται για την εξαγωγή των περιεχομένων φόρμας καθεμία από τις απαντήσεις στους πίνακες προορισμού στη βάση δεδομένων σας.

Αυτόματη επεξεργασία σάς εξοικονομεί αρκετό χρόνο και κόπο. Οι απαντήσεις εξάγονται με επιτυχία, με την προϋπόθεση ότι πληρούνται οι ακόλουθες συνθήκες την ώρα που οι απαντήσεις φτάνουν στο γραμματοκιβώτιό σας:

  • Το Outlook πρέπει να εκτελείται ήδη στον υπολογιστή σας. Εάν δεν εκτελείται το Outlook, η επεξεργασία ξεκινά την επόμενη φορά που πραγματοποιείτε εκκίνηση του Outlook.

  • Access πρέπει να είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας.

  • Η βάση δεδομένων δεν πρέπει να είναι προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης και δεν θα πρέπει να είναι ανοιχτή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. Το όνομα ή τη θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχουν αλλάξει από τη στιγμή που στείλατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων καθώς και οι ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν τροποποιηθεί από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Πρέπει να εξακολουθείτε να έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενα των υποκείμενων πινάκων και ερωτημάτων.

Εάν μία ή περισσότερες από αυτές τις συνθήκες δεν ισχύει, αυτόματη επεξεργασία θα αποτύχει. Εάν η επεξεργασία αποτύχει, προσπαθήστε να επιδιορθώσετε τα ζητήματα και, στη συνέχεια, εξαγωγή με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις που απέτυχε. Απαντήσεις που θα φτάσουν τα Εισερχόμενά σας μετά την επίλυση των θεμάτων εξακολουθεί να γίνεται αυτόματα.

Επιτρέπεται μόνο η ενημέρωση δεδομένων

Εάν θέλετε να ενημερώσετε δεδομένα και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων και προσθήκη δεδομένων, θα είναι διαθέσιμο το πλαίσιο ελέγχου να επιτρέπονται μόνο ενημερώσεις σε υπάρχοντα δεδομένα. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εάν δεν θέλετε το χρήστη για να μπορέσετε να στείλετε νέες εγγραφές. Εάν προσθέτετε μόνο νέα δεδομένα, δεν εμφανίζεται το πλαίσιο ελέγχου να επιτρέπονται μόνο ενημερώσεις σε υπάρχοντα δεδομένα.

Η μη αυτόματη επεξεργασία

Εάν θέλετε να ελέγχετε πότε και ποιες απαντήσεις γίνεται επεξεργασία, καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων και να προσθέσετε δεδομένα. Σε αυτήν την περίπτωση, οι απαντήσεις φτάνουν στα Εισερχόμενα, αλλά δεν μεταφέρονται στη βάση δεδομένων. Πρέπει να επιλέξετε μη αυτόματα και κάντε δεξί κλικ σε κάθε απάντηση στο Outlook και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή δεδομένων στην Microsoft Access, στο μενού συντόμευσης για τη συμπλήρωση της βάσης δεδομένων.

Ίσως χρειαστεί επίσης να επεξεργαστείτε με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις που απέτυχε να γίνεται αυτόματη. Μόλις διορθώσετε το πρόβλημα που προκάλεσαν την αποτυχία, πρέπει να εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε μία από τις υπάρχουσες απαντήσεις.

Πριν να ξεκινήσετε μια λειτουργία εξαγωγής, να θυμάστε τα εξής:

  • Office Access 2007 πρέπει να είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή.

  • Εάν η βάση δεδομένων είναι προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης κατά την εκκίνηση της λειτουργίας εξαγωγής. Επίσης, η βάση δεδομένων δεν πρέπει να είναι ανοιχτή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης και το όνομα ή τη θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχουν αλλάξει από τη στιγμή που στείλατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων καθώς και οι ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν τροποποιηθεί από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Πρέπει να διαθέτετε τα απαραίτητα δικαιώματα για την προσθήκη ή ενημέρωση περιεχομένων των υποκείμενων πινάκων και του ερωτήματος.

Καθορισμός πρόσθετων επιλογών επεξεργασίας

  1. Στη σελίδα Καθορισμός του τρόπου που θέλετε να επεξεργαστείτε τις απαντήσεις του οδηγού, ελέγξτε το όνομα του φακέλου του Outlook όπου είναι αποθηκευμένες οι απαντήσεις. Εάν θέλετε να καθορίσετε διαφορετικό φάκελο για τις απαντήσεις σε αυτή την αίτηση συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στο όνομα του φακέλου. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή φακέλου, επιλέξτε έναν διαφορετικό φάκελο, ή κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία για να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, επιστρέψετε στην Access.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός ιδιοτήτων για να ελέγξετε την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων για να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Συλλογή δεδομένων χρησιμοποιώντας τις επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Παράθυρο διαλόγου 'Επιλογές συλλογής δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου'

    Χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο διαλόγου για να καθορίσετε τον τρόπο που θέλετε για την επεξεργασία των απαντήσεων. Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις, μεταβείτε στο επόμενο βήμα.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Συλλογή δεδομένων χρησιμοποιώντας τις επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναθεώρηση και, εάν είναι απαραίτητο, αλλάξτε τις ρυθμίσεις σε οποιονδήποτε από τους εξής τρόπους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK:

    • Απόρριψη απαντήσεων από εκείνους στους οποίους δεν στείλατε το μήνυμα    Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε μόνο αυτές τις απαντήσεις που έχουν αποσταλεί από τους αρχικούς παραλήπτες του μηνύματός σας να γίνεται αυτόματη επεξεργασία. Απαντήσεις από άλλα άτομα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν γίνεται αυτόματα.

    • Αποδοχή πολλαπλών απαντήσεων από κάθε παραλήπτη     Ένας παραλήπτης μπορεί να στείλει πολλές απαντήσεις. Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε μόνο στην πρώτη απάντηση από κάθε παραλήπτη για αυτόματη επεξεργασία. Η δεύτερη και οι επακόλουθες απαντήσεις αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν γίνεται αυτόματα.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η ρύθμιση ελέγχει μόνο τον αριθμό των απαντήσεων και όχι τον αριθμό των εγγραφών μέσα σε μία απάντηση, που περνάνε από επεξεργασία. Με άλλα λόγια, εάν αποστείλετε μια φόρμα του InfoPath, ο χρήστης μπορεί να σας αποστείλει πολλές εγγραφές μέσα σε μία απάντηση και η Access επεξεργάζεται αυτόματα όλες τις εγγραφές στην απάντηση, ακόμα και εάν δεν είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου.

    • Να επιτρέπονται μόνο ενημερώσεις σε υπάρχοντα δεδομένα    Όταν οι παραλήπτες χρησιμοποιούν μια φόρμα του InfoPath για να ενημερώσετε δεδομένα, μπορούν να στείλουν που νέες εγγραφές, εκτός από τις ενημερώσεις σε υπάρχουσες εγγραφές. Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε να επεξεργαστείτε μόνο τις ενημερώσεις σε υπάρχουσες εγγραφές.

    • Αριθμός απαντήσεων για επεξεργασία    Πληκτρολογήστε τον συνολικό αριθμό των (από όλους τους παραλήπτες) που θέλετε αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων. Εάν θέλετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία όλες τις απαντήσεις, εισαγάγετε μια μεγάλη τιμή, όπως 5000, στο πλαίσιο κειμένου. Απαντήσεις που λαμβάνονται αφού καλούν την καθορισμένη τιμή αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν γίνεται αυτόματα.

    • Ημερομηνίας και ώρας για να διακόψετε την    Καθορίστε πότε θα πρέπει να διακόψετε την αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι απαντήσεις που λαμβάνονται μετά από αυτή την ημερομηνία και ώρα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν γίνεται αυτόματα.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να τροποποιήσετε αυτές τις ρυθμίσεις σε μεταγενέστερη ημερομηνία, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογή δεδομένων, επιλέξτε Διαχείριση απαντήσεων. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση μηνυμάτων συλλογής δεδομένων, επιλέξτε το μήνυμα για το οποίο θέλετε να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές μηνύματος. Οι αλλαγές που πραγματοποιείτε στο παράθυρο διαλόγου επηρεάζουν όλες τις ακόλουθες απαντήσεις που λαμβάνετε για το συγκεκριμένο μήνυμα.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Kλείσιμο.

    Το επόμενο βήμα εξαρτάται από το εάν η προσθήκη δεδομένων ή την ενημέρωση. Εάν προσθέτετε νέες εγγραφές, συνεχίστε με την επόμενη ενότητα. Εάν συλλέγετε δεδομένα για να ενημερώσετε τις υπάρχουσες εγγραφές, μεταβείτε στην ενότητα Καθορισμός το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επιλέξτε πώς θέλετε να καθορίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών

Εάν συλλέγετε μόνο νέες πληροφορίες, μπορείτε να καθορίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δύο τρόπους:

Επιλέξτε τους παραλήπτες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις μεμονωμένα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργείται από τον οδηγό ή επιλέξτε τις διευθύνσεις από ένα βιβλίο διευθύνσεων.

  • Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο στην τρέχουσα βάση δεδομένων που περιέχει διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πεδίο πρέπει να είναι στον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα ή σε ένα σχετικό πίνακα.

Όταν συλλέγετε δεδομένα για να ενημερώσετε τις υπάρχουσες εγγραφές, δεν βλέπετε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, επειδή σε αυτήν την περίπτωση, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρέπει να είναι διαθέσιμες ως πεδίο στη βάση δεδομένων.

  1. Στον οδηγό, κάντε την επιλογή που θέλετε.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Εάν επιλέξετε να εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας, μεταβείτε στην ενότητα Προσαρμογή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο στη βάση δεδομένων, συνεχίστε με την επόμενη ενότητα.

Καθορίστε το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σε αυτό το βήμα, μπορείτε να καθορίσετε το πεδίο που περιέχει διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών.

Καθορίστε το πεδίο στη βάση δεδομένων που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών.

  • Εάν το πεδίο είναι στον τρέχοντα πίνακα ή ερώτημα, επιλέξτε τον τρέχοντα πίνακα ή το ερώτημα, επιλέξτε το πεδίο από την αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  • Εάν το πεδίο που περιέχει διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών δεν είναι σε τον τρέχοντα πίνακα ή το ερώτημα, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία:

    1. Επιλέξτε ένα σχετικό πίνακα.

    2. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε το πεδίο στον τρέχοντα πίνακα που το συνδέει με τον πίνακα που περιέχει τις διευθύνσεις. Αυτό είναι συνήθως ένα πεδίο "Αναγνωριστικό".

    3. Κάντε ένα από τα εξής: 

      • Εάν το πεδίο που επιλέγετε σχετίζεται με ένα μόνο πίνακα, εμφανίζεται ένα επιπλέον αναπτυσσόμενη λίστα. Επιλέξτε το πεδίο που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

      • Εάν το πεδίο που θα επιλέξετε είναι συσχετισμένο με περισσότερους από έναν πίνακα, εμφανίζονται δύο πρόσθετες αναπτυσσόμενες λίστες. Στην πρώτη λίστα, επιλέξτε τον πίνακα που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη δεύτερη λίστα, επιλέξτε το πεδίο.

    4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Οι πίνακες σχετίζονται είναι εκείνα που έχουν οριστεί μεταξύ τους σχέσεις. Για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τις σχέσεις στη βάση δεδομένων σας:

  • Στην καρτέλα " Εργαλεία βάσης δεδομένων ", στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στην επιλογή " σχέσεις ". Εικόνα κουμπιού

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις σχέσεις, ανατρέξτε στα άρθρα Οδηγός για τις σχέσεις πινάκων ή Δημιουργία, επεξεργασία ή διαγραφή μιας σχέσης.

Όταν επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο διεύθυνση, δεν μπορείτε να δείτε σε προεπισκόπηση ή να προσαρμόσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Αντί για αυτό, κάνετε αυτό στον οδηγό. Στο επόμενο βήμα, ο οδηγός εμφανίζει το προεπιλεγμένο θέμα και το σώμα του μηνύματος και έχετε την ευκαιρία για να το προσαρμόσετε.

Προσαρμογή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σε αυτό το βήμα, μπορείτε να δείτε τα στοιχεία του μηνύματος και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.

Προσαρμογή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  1. Στα πεδία θέμα και Εισαγωγή, κάντε τις αλλαγές που θέλετε.

  2. Εάν επιλέξατε να χρησιμοποιήσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένες σε ένα πεδίο στη βάση δεδομένων, υπάρχει ακόμη μία επιλογή, μπορείτε να κάνετε σε αυτήν τη σελίδα. Στην περιοχή Προσθήκη διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών σε το:, επιλέξτε μία από τις επιλογές. Ανεξάρτητα από την επιλογή που επιλέγετε, οι χρήστες θα λάβουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν επιλέξατε να εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Office Outlook, αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο οδηγός εμφανίζει μια σελίδα που σας ενημερώνει ότι πλέον να δημιουργήσετε το μήνυμα και επίσης σας δείχνει πώς μπορείτε να προβάλετε την κατάσταση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την εντολή Διαχείριση απαντήσεων.

Δημιουργία του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ορισμένα μηνύματα προειδοποίησης ενδέχεται να εμφανιστούν σε αυτήν τη σελίδα. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει κάθε προειδοποίηση και την ενέργεια που μπορείτε να ακολουθήσετε για να το επιλύσετε.

Προειδοποίηση

Περιγραφή

Επίλυση

Ορισμένες εγγραφές δεν περιέχουν έγκυρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο καθορισμένο πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για αυτές τις γραμμές δεν θα επιστραφούν δεδομένα.

Το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε επιλέξει περιέχει τιμές null.

Εάν θέλετε να συλλέξετε δεδομένα για κάθε εγγραφή, πραγματοποιήστε έξοδο από τον οδηγό και αντικαταστήστε τις τιμές null με διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, πραγματοποιήστε και πάλι εκκίνηση του οδηγού.

Αυτήν τη στιγμή έχετε ανοιχτή τη βάση δεδομένων σε κατάσταση αποκλειστικού κλειδώματος. Ώσπου να καταργηθεί αυτό το αποκλειστικό κλείδωμα, η επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα αποτυχαίνει.

Αυτήν τη στιγμή έχετε ανοιχτή τη βάση δεδομένων σε αποκλειστική λειτουργία.

Εάν επιλέξατε να ορίσετε τις απαντήσεις αυτόματα υποβάλλονται σε επεξεργασία, η επεξεργασία αποτυγχάνει, επειδή η Access δεν είναι δυνατό να προσθέτετε ή να ενημερώνετε μια βάση δεδομένων που έχει κλείδωμα αποκλειστικής χρήσης. Κλείστε και ανοίξτε ξανά τη βάση δεδομένων σε λειτουργία μη αποκλειστική αμέσως μετά την αποστολή του μηνύματος.

Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχουν δεδομένα που είναι εμπιστευτικά ή ευαίσθητα.

Μπορείτε να συλλέγετε δεδομένα για την ενημέρωση των εγγραφών που υπάρχουν ήδη και η φόρμα που πρόκειται να στείλετε θα προ-συμπληρωθεί με υπάρχοντα δεδομένα.

Εάν κάποια πεδία φόρμας περιλαμβάνουν ευαίσθητα δεδομένα, επιστρέψτε στο βήμα του οδηγού όπου επιλέξατε τα πεδία και καταργήστε τα πεδία που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα από τη φόρμα.

Τα επόμενα βήματά σας εξαρτώνται από το αν καθορίζετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας ή αν χρησιμοποιείτε διευθύνσεις που είναι αποθηκευμένα σε έναν πίνακα στη βάση δεδομένων σας.

Εάν επιλέξετε να καθορίσετε τις διευθύνσεις του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook

Σε αυτό το σενάριο, που εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, και να κάνετε προεπισκόπηση και να προσαρμόσετε το μήνυμα πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία για να συνεχίσετε.

    Εμφανίζεται ένα μήνυμα του Outlook που περιέχει μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων. Το σώμα του μηνύματος περιλαμβάνει μια σύντομη εισαγωγή και μια φόρμα που περιέχει στοιχεία ελέγχου και συμβουλές. Συνιστάται ιδιαίτερα ότι δεν κάνετε αλλαγές στο κύριο σώμα του μηνύματος. Εάν έχει τροποποιηθεί τη δομή της φόρμας, η απάντηση μπορεί να αποτύχει για επεξεργασία.

  2. Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών στα πλαίσια προς, Κοιν ή ιδιαίτερη κοινοποίηση. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στα κουμπιά για να, κοινοποίησης ή ιδιαίτερη κοινοποίηση για να επιλέξετε διευθύνσεις από ένα βιβλίο διευθύνσεων.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο διεύθυνσης που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων

Σε αυτό το σενάριο, έχετε ήδη προεπισκόπηση και προσαρμογή του μηνύματος. Μπορείτε τώρα να φιλτράρετε το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ώστε να μπορείτε να επιλέξετε τις διευθύνσεις των χρηστών στους οποίους το μήνυμα αποστέλλεται.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να εμφανίσετε τη σελίδα στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους παραλήπτες.

    Αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους παραλήπτες

  2. Επιλέξτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, επιλέγοντας τα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

    Εάν ορισμένες από τις τιμές στο πεδίο διεύθυνση δεν είναι έγκυρες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου τις διευθύνσεις δεν είναι έγκυρη. Σε αυτήν την περίπτωση, σημειώστε τις διευθύνσεις στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Έξοδος, επαληθεύστε τις διευθύνσεις και, στη συνέχεια, προσπαθήστε να στείλετε ξανά το μήνυμα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επανάληψη αποστολής μηνυμάτων, ανατρέξτε στην ενότητα Επανάληψη αποστολής ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλογής δεδομένων.

Τώρα έχετε ολοκληρώσει περισσότερες εργασίες που σχετίζονται με τη συλλογή δεδομένων με χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε επιλέξει την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων και εάν δεν παρουσιαστούν σφάλματα, τα δεδομένα θα μεταφερθούν στη βάση δεδομένων προορισμού χωρίς κάποια πρόσθετη ενέργεια εκ μέρους σας.

Από την άλλη πλευρά, εάν έχετε επιλέξει να επεξεργαστείτε με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις ή εάν παρουσιαστεί σφάλμα, εξακολουθείτε να έχετε ενέργειες πρέπει να λάβετε. Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη μη αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων, αντιμετώπιση προβλημάτων και τη γενική διαχείριση των μηνυμάτων συλλογής δεδομένων και τις απαντήσεις.

Αρχή της σελίδας

Μετά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να απαντήσετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάθε παραλήπτης κάνει κλικ στο κουμπί Απάντηση, συμπληρώνει τις απαιτούμενες πληροφορίες στη φόρμα και, στη συνέχεια, κάνει κλικ στο κουμπί Αποστολή. Αυτή η ενότητα περιγράφει τον τρόπο για να προβάλετε τις απαντήσεις και τι μπορείτε να κάνετε εάν οποιαδήποτε από αυτές δεν γίνεται σωστά.

Σε αυτήν την ενότητα

Προβολή απαντήσεων

Επαλήθευση και αντιμετώπιση προβλημάτων αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων

Μη αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων και αντιμετώπιση σφαλμάτων

Επανάληψη αποστολής ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλογής δεδομένων

Μπορείτε επίσης να βρείτε συνδέσεις για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη Διαχείριση απαντήσεων και την αλλαγή επιλογών μηνύματος στην ενότητα Δείτε επίσης.

Προβολή απαντήσεων

Ανεξάρτητα από το πώς επιλέξατε να ορίσετε την επεξεργασία των απαντήσεων, ίσως σας ενδιαφέρει να μάθουν ποιος έχει απαντήσει στο μήνυμά σας και μπορεί επίσης να θέλετε να ανοίξετε τις απαντήσεις με μη αυτόματο τρόπο. Για να προβάλετε τις απαντήσεις, κάντε τα εξής:

  1. Μεταβείτε στο Outlook και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο φάκελο που έχετε καθορίσει για την αποθήκευση απαντήσεων συλλογής δεδομένων.

    Συμβουλή: Εάν δεν θυμάστε το όνομα του φακέλου, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση απαντήσεων. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση μηνυμάτων συλλογής δεδομένων, θα βρείτε το όνομα του φακέλου στη στήλη Φάκελο του Outlook, στη γραμμή που αντιστοιχεί στο μήνυμα του οποίου την απάντηση που θέλετε να προβάλετε.

  2. Για να ανοίξετε μια απάντηση στο Outlook, κάντε διπλό κλικ επάνω της. Θα δείτε τη φόρμα, όπως συμπληρώθηκε από τον αποστολέα.

Η Access θα γίνει επεξεργασία απαντήσεων σε ένα αρχικό μήνυμα απάντησης. Γι ' αυτό, εάν διαπιστώσετε ότι μία ή περισσότερες φόρμες από τους παραλήπτες είναι κενές, ελλιπείς ή δεν έχουν συμπληρωθεί σωστά, που πρέπει να στείλετε ξανά το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτούς τους χρήστες, αντί να χρησιμοποιήσετε την εντολή Απάντηση.

Ομοίως, εάν θέλετε να στείλετε την πρόσκληση σε επιπλέον άτομα, πρέπει να μπορείτε να στείλετε το αρχικό μήνυμα, αντί για την προώθηση. Ανατρέξτε στην ενότητα Επανάληψη αποστολής ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλογής δεδομένων για περισσότερες πληροφορίες.

Επαλήθευση και αντιμετώπιση προβλημάτων αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων

Εάν επιλέξετε να την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων, κάντε τα εξής για να βεβαιωθείτε ότι σωστά επεξεργασία στις απαντήσεις:

  • Για κάθε απάντηση, εξετάστε τις τιμές στις στήλες Σημαία υπενθύμισης, Κατάσταση συλλογής δεδομένων και κατηγορίες.

    Συμβουλή: Εάν δεν βλέπετε τις στήλες Σημαία υπενθύμισης, Κατάσταση συλλογής δεδομένων και τις κατηγορίες στην προβολή σας, προσθέστε τους χρησιμοποιώντας την Επιλογή πεδίου. Κάντε δεξί κλικ στην κεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή πεδίου. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πεδίου, σύρετε κάθε πεδίο και αποθέστε το προς τα δεξιά ή αριστερά από μια υπάρχουσα κεφαλίδα στήλης.

    Στο φάκελο του Outlook, εάν έχει οριστεί η Σημαία υπενθύμισης για συλλογή δεδομένων λειτουργίας ολοκληρώθηκε με επιτυχία, η στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων είναι κενή, και υπάρχει μια πράσινη ένδειξη στη στήλη " κατηγορίες ", με επιτυχία έγινε επεξεργασία της απάντησης.

  • Επιπλέον, μπορεί να θέλετε να εξετάσετε τα περιεχόμενα των πινάκων προορισμού, για να βεβαιωθείτε ότι βλέπετε τα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί που είναι αποθηκευμένα είτε ως νέες εγγραφές είτε ως ενημερώσεις σε υπάρχουσες εγγραφές.

Εάν υποπτεύεστε ότι απάντησης δεν ήταν αυτόματη επεξεργασία, βεβαιωθείτε ότι πληρούνται όλες οι συνθήκες είναι απαραίτητο για επεξεργασία. Ανατρέξτε στην ενότητα Αυτόματη επεξεργασία, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο. Στη συνέχεια, δοκιμάστε να τις προτάσεις που παρουσιάζονται στον παρακάτω πίνακα. Οι περισσότερες προτάσεις απαιτούν διόρθωση του θέματος και, στη συνέχεια, να εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο την απάντηση. Για βοήθεια σχετικά με την μη αυτόματη εξαγωγή, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα, μη αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων και αντιμετώπιση σφαλμάτων.

Θέμα

Αιτία

Λύση

Μια απάντηση υπάρχει στο φάκελο του Outlook, αλλά δεν έγινε επεξεργασία. Η στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζεται μήνυμα χωρίς επεξεργασία.

Εξετάστε τις επιλογές μηνύματος στο παράθυρο διαλόγου Συλλογή δεδομένων χρησιμοποιώντας τις επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι ρυθμίσεις επιλέγονται είτε για μη αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων, είτε για να αποτρέψετε την αυτόματη επεξεργασία ορισμένων απαντήσεων.

Συμβουλή: Για να εμφανίσετε τις επιλογές, στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση απαντήσεων. Στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το μήνυμα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές μηνύματος.

Εξαγάγετε την απάντηση με μη αυτόματο τρόπο.

Για να βεβαιωθείτε ότι θα γίνει αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων που δεν έχουν ληφθεί ακόμη, αλλάξτε τις ρυθμίσεις στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές.

Για βοήθεια σχετικά με την αναθεώρηση και αλλαγή των επιλογών, ανατρέξτε στο άρθρο Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλογής δεδομένων .

Απάντησα σε ένα από τα μηνύματά μου, αλλά δεν γίνεται επεξεργασία στην απάντηση.

Η απάντηση στα δικά σας μηνύματα περιλαμβάνει μια κάπως διαφορετική διαδικασία.

Αντί για συμπλήρωση της φόρμας στο μήνυμα που λαμβάνετε, συμπληρώστε τη φόρμα που υπάρχει στο απεσταλμένο μήνυμα βρίσκεται στο φάκελο Απεσταλμένα. Μεταβείτε στο φάκελο "Απεσταλμένα" και, στη συνέχεια, ανοίξτε το μήνυμα. Κάντε κλικ στην επιλογή Απάντηση, συμπληρώστε τη φόρμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Μια απάντηση δεν πρόκειται να το σωστό φάκελο.

Μόνο οι αρχικές απαντήσεις σε ένα μήνυμα, μεταβείτε στο φάκελο που έχει οριστεί ως.

Τις απαντήσεις στα δικά σας μηνύματα (εκτός αν χρησιμοποιήσατε το αντίγραφο του μηνύματος στο φάκελο "Απεσταλμένα" για να δημιουργήσετε την απάντηση) και των απαντήσεων που αποτελούν μέρος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου νήμα που χρησιμοποιείται για τη συζήτηση ενδέχεται να μην μετακινούνται στον καθορισμένο φάκελο.

Άλλες πιθανές αιτίες είναι: που Office Access 2007 δεν έχει εγκατασταθεί ή ότι του προσθέτου που απαιτείται για την επεξεργασία των απαντήσεων λείπουν ή είναι κατεστραμμένα.

Εάν μία από τις απαντήσεις σας δεν γίνεται επεξεργασία, συμπληρώστε τη φόρμα που υπάρχει στο απεσταλμένο μήνυμα βρίσκεται στο φάκελο Απεσταλμένα.

Εάν ένας χρήστης συμπληρώσει μια φόρμα σε μια απάντηση για μια απάντηση, ζητήστε από το χρήστη για να απαντήσετε στο αρχικό μήνυμα.

Εάν υποπτεύεστε ότι το πρόσθετο είναι λείπουν ή είναι κατεστραμμένα, μεταβείτε στο Outlook και, στη συνέχεια, στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο αξιοπιστίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή πρόσθετα. Βεβαιωθείτε ότι βλέπετε το στοιχείο πρόσθετο Microsoft Access Outlook για συλλογή δεδομένων και τη δημοσίευση. Εάν δεν βλέπετε την καταχώρηση, δοκιμάστε να εγκαταστήσετε ξανά την Access.

Στη στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζεται η ακόλουθη συμβολοσειρά:

Δεν είναι δυνατός ο εντοπισμός της βάσης δεδομένων. Εντοπίστε τη βάση δεδομένων και εισαγάγετε τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο.

Η βάση δεδομένων έχει έχει μετακινηθεί σε άλλη θέση, μετονομαστεί ή διαγραφεί, ή έχει καταστραφεί.

Επαναφέρετε τη βάση δεδομένων στην αρχική της θέση και να εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο την απάντηση.

Στη στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζεται η ακόλουθη συμβολοσειρά:

Δεν είναι δυνατό το άνοιγμα της βάσης δεδομένων για την εισαγωγή δεδομένων, επειδή ήδη χρησιμοποιείται. Επεξεργαστείτε τις απαντήσεις με μη αυτόματο τρόπο, όταν η βάση δεδομένων θα είναι διαθέσιμη.

Η βάση δεδομένων έχει ανοίξει σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης και δεν είναι δυνατόν να γίνουν αλλαγές σε αυτήν, μέχρι να γίνει άρση του κλειδώματος αποκλειστικής χρήσης.

Ζητήστε από το χρήστη που έχει τη βάση δεδομένων σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης για να κλείσετε και ανοίξτε τη βάση δεδομένων σε κανονική κατάσταση λειτουργίας. Στη συνέχεια, δοκιμάστε να εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο την απάντηση.

Στη στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζεται η ακόλουθη συμβολοσειρά:

Αυτή η βάση δεδομένων της Access προστατεύεται με έναν κωδικό πρόσβασης. Παρακαλείσθε να εξαγάγετε αυτά τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο στην Microsoft Access.

Η βάση δεδομένων προορισμού προστατεύεται από έναν κωδικό πρόσβασης. Εάν η βάση δεδομένων απαιτεί κωδικό πρόσβασης, η αυτόματη επεξεργασία αποτυγχάνει.

Μη αυτόματη εξαγωγή της απάντησης. Εάν θέλετε να γίνεται αυτόματη μελλοντικές απαντήσεις, καταργήστε την προστασία κωδικού πρόσβασης από τη βάση δεδομένων.

Η στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζει ένα μήνυμα που δηλώνει ότι λείπει έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή ένα πεδίο.

Είτε τον πίνακα προορισμού ή το ερώτημα έχει διαγραφεί ή μετονομαστεί ή τη δομή έχει τροποποιηθεί, έτσι ώστε τα περιεχόμενα της φόρμας δεν μπορούν να προστεθούν στους πίνακες.

Δημιουργήστε ξανά τους πίνακες προορισμού και τα ερωτήματα ή δημιουργία και αποστολή νέου μηνύματος συλλογής δεδομένων.

Στη στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζεται η ακόλουθη συμβολοσειρά:

Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η φόρμα σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει καταστραφεί ή έχει τροποποιηθεί.

Η φόρμα στην απάντηση είναι κατεστραμμένη ή κάποιος (ο παραλήπτης ή ο αποστολέας) την έχει τροποποιήσει.

Εάν ο παραλήπτης έχει τροποποιήσει τη φόρμα, ζητήστε από τον παραλήπτη για εκ νέου αποστολή της φόρμας σε εσάς και, στη συνέχεια, εξαγωγή με μη αυτόματο τρόπο στην απάντηση.

Εάν η φόρμα στο αρχικό μήνυμα είναι κατεστραμμένη ή μη έγκυρη, πρέπει να δημιουργήσετε και να στείλετε ένα νέο μήνυμα.

Στη στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζεται η ακόλουθη συμβολοσειρά:

Δεν είναι δυνατός ο εντοπισμός των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση της επεξεργασίας στην καθορισμένη βάση δεδομένων.

Λείπει τις απαραίτητες πληροφορίες για την αντιστοίχιση της απάντησης στην υπάρχουσα εγγραφή που πρέπει να ενημερωθούν.

Οι ρυθμίσεις μηνυμάτων πρέπει να συγχρονιστούν με το Outlook. Στην Access, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση απαντήσεων. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση απαντήσεων, επιλέξτε το μήνυμα. Στην περιοχή Λεπτομέρειες μηνύματος, η Access εμφανίζει ένα πλαίσιο προειδοποίησης. Κάντε κλικ στην προειδοποίηση για να συγχρονίσετε τις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο διαλόγου. Επιστρέψτε στο Outlook και, στη συνέχεια, προσπαθήστε να εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο την απάντηση.

Στη στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζεται η ακόλουθη συμβολοσειρά:

Δεν είναι δυνατή η προσθήκη ή η ενημέρωση δεδομένων, επειδή θα είχε ως αποτέλεσμα μια διπλότυπη τιμή σε ένα πεδίο που δέχεται μόνο μοναδικές τιμές.

Ένα πεδίο του οποίου η ιδιότητα Με ευρετήριο έχει τιμή Ναι (Όχι διπλότυπα) δεν είναι δυνατόν να περιέχει διπλότυπες τιμές. Εάν η τιμή που έχει αντιστοιχιστεί στο πεδίο φόρμας υπάρχει ήδη στο αντίστοιχο πεδίο του πίνακα, η λειτουργία θα αποτύχει.

Ζητήστε από τον παραλήπτη για να στείλετε μια άλλη απάντηση, με μια διαφορετική τιμή στο πεδίο φόρμας.

Στη στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζεται η ακόλουθη συμβολοσειρά:

Η τιμή που πληκτρολογήσατε δεν είναι ένα στοιχείο στη λίστα των επιλογών...

Η φόρμα περιλαμβάνει ένα απαιτούμενο πεδίο που αναζητά τιμές, αλλά ο χρήστης δεν καθορίσατε μια τιμή για το πεδίο, ή ιδιότητας Περιορισμός σε λίστα του πεδίου έχει οριστεί σε Ναι, αλλά ο χρήστης έχει καθορίσει μια τιμή που δεν είναι στη λίστα.

Ζητήστε από τον παραλήπτη για εκ νέου αποστολή της απάντησης Αφού συμπληρώσετε όλα τα πεδία, ή συμπληρώστε και αποθηκεύστε τη φόρμα στον εαυτό σας και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να εξαγάγετε ξανά.

Η στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζει ένα μήνυμα που δηλώνει ότι η τιμή που καθορίζεται στο πεδίο φόρμας δεν είναι έγκυρη.

Ο παραλήπτης έχει εισαγάγει μη έγκυρα δεδομένα σε ένα ή περισσότερα πεδία.

Ζητήστε από τον παραλήπτη για να επαναλάβετε την αποστολή της απάντησης Αφού συμπληρώσετε όλα τα πεδία ή, συμπληρώστε και αποθηκεύστε τη φόρμα στον εαυτό σας, και, στη συνέχεια, δοκιμάστε ξανά εξαγωγή.

Στη στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων εμφανίζεται η ακόλουθη συμβολοσειρά:

Αυτό το μήνυμα περιέχει μια φόρμα που χρειάζεται συμπλήρωση. Όταν τελειώσετε, στείλτε τη στον αποστολέα αυτού του μηνύματος.

Ο παραλήπτης δεν έχει συμπληρώσει τη φόρμα.

Ζητήστε από τον παραλήπτη για να στείλετε μια άλλη απάντηση μετά τη συμπλήρωση της φόρμας.

Μη αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων και αντιμετώπιση σφαλμάτων

Μη αυτόματη επεξεργασία μιας απάντησης περιλαμβάνει την εκκίνηση της λειτουργίας εξαγωγής από το Outlook.

Μπορείτε να εξαγάγετε μόνο μία απάντηση κάθε φορά. Αποφύγετε τις απαντήσεις για την οποία έχει οριστεί η στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένων σε συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ολοκληρώθηκε με επιτυχία. Αυτή η κατάσταση δηλώνει ότι η απάντηση έχει ήδη γίνει με επιτυχία επεξεργασία. Η επεξεργασία απαντήσεων για την οποία έχει οριστεί η στήλη Κατάσταση συλλογής δεδομένωνμήνυμα χωρίς επεξεργασία πρέπει να γίνεται με μη αυτόματο τρόπο. Μια απάντηση που έχει ένα μήνυμα σφάλματος σε αυτήν τη στήλη απέτυχε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία, και θα απαιτείται Αντιμετώπιση προβλήματος πριν μπορείτε να το εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο. Ανατρέξτε στην προηγούμενη ενότητα, επικύρωση και επίλυση προβλημάτων αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων, για βοήθεια σχετικά με την αντιμετώπιση προβλημάτων.

  1. Στο Outlook, κάντε δεξί κλικ στην απάντηση που θέλετε να επεξεργαστείτε με μη αυτόματο τρόπο.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή δεδομένων στην Microsoft Office Access.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή δεδομένων στην Microsoft Access, εξετάστε τις λεπτομέρειες της απάντησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εξαγάγετε.

    Εάν η λειτουργία εξαγωγής ολοκληρωθεί με επιτυχία, μπορείτε να δείτε το μήνυμα με επιτυχία εξαγωγής των δεδομένων στη βάση δεδομένων. Εάν αποτύχει η λειτουργία, θα δείτε το μήνυμα δεν είναι δυνατή η εισαγωγή δεδομένων λόγω σφαλμάτων, ακολουθείται από μια περιγραφή των θεμάτων που προκάλεσαν την αποτυχία. Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τα προβλήματα που ενδέχεται να προκαλέσει μια λειτουργία εξαγωγής αποτυχία:

Θέμα

Αιτία

Λύση

Όταν κάνω δεξί κλικ σε μια απάντηση, δεν βλέπω την εντολή Εξαγωγή δεδομένων στην Microsoft Access.

Το επιλεγμένο μήνυμα δεν είναι μια έγκυρη απάντηση συλλογής δεδομένων.

Διαγράψτε μηνύματα που δεν είναι απαντήσεων συλλογής δεδομένων από τον καθορισμένο φάκελο.

Μια απάντηση δεν πρόκειται να το σωστό φάκελο.

Μόνο οι αρχικές απαντήσεις σε ένα μήνυμα που θα μεταβείτε στον καθορισμένο φάκελο.

Τις απαντήσεις στα δικά σας μηνύματα (εκτός αν χρησιμοποιήσατε το αντίγραφο του μηνύματος στο φάκελο "Απεσταλμένα" για να δημιουργήσετε την απάντηση) και των απαντήσεων που αποτελούν μέρος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου νήμα που χρησιμοποιείται για τη συζήτηση ενδέχεται να μην μετακινούνται στον καθορισμένο φάκελο.

Άλλες πιθανές αιτίες είναι: δεν έχει εγκατασταθεί ότι η πρόσβαση ή η προσθήκη που απαιτείται για την επεξεργασία των απαντήσεων λείπουν ή είναι κατεστραμμένα.

Εάν μία από τις απαντήσεις σας δεν γίνεται επεξεργασία, συμπληρώστε τη φόρμα που υπάρχει στο απεσταλμένο μήνυμα βρίσκεται στο φάκελο Απεσταλμένα.

Εάν ένας χρήστης συμπληρώσει μια φόρμα σε μια απάντηση για μια απάντηση, ζητήστε από το χρήστη για να απαντήσετε στο αρχικό μήνυμα.

Εάν υποπτεύεστε ότι το πρόσθετο του είτε λείπει ή είναι κατεστραμμένο, μεταβείτε στο Outlook. Στο Outlook, στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο αξιοπιστίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή πρόσθετα. Βεβαιωθείτε ότι βλέπετε το στοιχείο πρόσθετο Microsoft Access Outlook για συλλογή δεδομένων και τη δημοσίευση. Εάν δεν βλέπετε την καταχώρηση, δοκιμάστε να εγκαταστήσετε ξανά την Access.

Μήνυμα:

Δεν είναι δυνατός ο εντοπισμός της βάσης δεδομένων. Εντοπίστε τη βάση δεδομένων και εισαγάγετε τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο.

Η βάση δεδομένων έχει έχει μετακινηθεί σε άλλη θέση, μετονομαστεί ή διαγραφεί, ή έχει καταστραφεί.

Επαναφέρετε τη βάση δεδομένων στην αρχική της θέση και, στη συνέχεια, προσπαθήστε ξανά.

Μήνυμα:

Η βάση δεδομένων χρησιμοποιείται ήδη.

Η βάση δεδομένων έχει ανοίξει σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης και δεν είναι δυνατόν να γίνουν αλλαγές σε αυτήν, μέχρι να γίνει άρση του κλειδώματος αποκλειστικής χρήσης.

Ζητήστε από το χρήστη που έχει τη βάση δεδομένων σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης για να κλείσετε και ανοίξτε τη βάση δεδομένων σε κανονική κατάσταση λειτουργίας. Στη συνέχεια, δοκιμάστε να εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο την απάντηση.

Μήνυμα:

Πίνακας, ερώτημα ή ένα πεδίο λείπει.

Ένα πίνακας ή ερώτημα προορισμού έχει διαγραφεί ή μετονομαστεί ή τη δομή έχει τροποποιηθεί, έτσι ώστε τα περιεχόμενα της φόρμας δεν μπορούν να προστεθούν στους πίνακες.

Δημιουργήστε τους πίνακες που λείπουν προορισμού και τα ερωτήματα ή δημιουργία και αποστολή νέου μηνύματος συλλογής δεδομένων.

Μήνυμα:

Φόρμα έχει καταστραφεί ή έχει τροποποιηθεί.

Η φόρμα στην απάντηση είναι κατεστραμμένη ή κάποιος (ο παραλήπτης ή ο αποστολέας) την έχει τροποποιήσει.

Εάν ο παραλήπτης έχει τροποποιήσει τη φόρμα, ζητήστε τους να στείλει τη φόρμα σε εσάς και, στη συνέχεια, εξαγωγή με μη αυτόματο τρόπο στην απάντηση.

Εάν η φόρμα στο αρχικό μήνυμα είναι κατεστραμμένη ή μη έγκυρη, πρέπει να δημιουργήσετε και να στείλετε ένα νέο μήνυμα.

Μήνυμα:

Λείπει απαραίτητες πληροφορίες για την ολοκλήρωση της επεξεργασίας.

Λείπει τις απαραίτητες πληροφορίες για την αντιστοίχιση της απάντησης στην υπάρχουσα εγγραφή που πρέπει να ενημερωθούν.

Οι ρυθμίσεις μηνυμάτων πρέπει να συγχρονιστούν με το Outlook. Στην Access, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση απαντήσεων. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση απαντήσεων, επιλέξτε το μήνυμα. Στην περιοχή Λεπτομέρειες μηνύματος, η Access εμφανίζει ένα πλαίσιο προειδοποίησης. Κάντε κλικ στην προειδοποίηση για να συγχρονίσετε τις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο διαλόγου. Επιστρέψτε στο Outlook και, στη συνέχεια, προσπαθήστε να εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο την απάντηση.

Μήνυμα:

Δεν είναι δυνατή η προσθήκη ή η ενημέρωση δεδομένων, επειδή θα είχε ως αποτέλεσμα μια διπλότυπη τιμή σε ένα πεδίο που δέχεται μόνο μοναδικές τιμές.

Ένα πεδίο του οποίου η ιδιότητα Με ευρετήριο έχει τιμή Ναι (Όχι διπλότυπα) δεν είναι δυνατόν να περιέχει διπλότυπες τιμές. Εάν η τιμή που έχει αντιστοιχιστεί στο πεδίο φόρμας υπάρχει ήδη στο αντίστοιχο πεδίο του πίνακα, η λειτουργία θα αποτύχει.

Ζητήστε από τον παραλήπτη για να στείλετε μια άλλη απάντηση, με μια διαφορετική τιμή στο πεδίο φόρμας.

Μήνυμα:

Η τιμή που πληκτρολογήσατε δεν είναι ένα στοιχείο από τη λίστα επιλογών.

Είτε η φόρμα περιλαμβάνει ένα απαιτούμενο πεδίο που αναζητά τιμές, αλλά ο χρήστης δεν καθορίσατε μια τιμή για το πεδίο, ή ιδιότητας Περιορισμός σε λίστα του πεδίου έχει οριστεί σε Ναι και ο χρήστης έχει καθορίσει μια τιμή που δεν είναι στη λίστα.

Ζητήστε από τον παραλήπτη για να επαναλάβετε την αποστολή της απάντησης Αφού συμπληρώσετε όλα τα πεδία ή, συμπληρώστε και αποθηκεύστε τη φόρμα στον εαυτό σας, και, στη συνέχεια, δοκιμάστε ξανά εξαγωγή.

Μήνυμα:

Μη έγκυρη τιμή σε ένα πεδίο φόρμας.

Ο παραλήπτης έχει εισαγάγει μη έγκυρα δεδομένα σε ένα ή περισσότερα πεδία.

Ζητήστε από τον παραλήπτη για εκ νέου αποστολή της απάντησης Αφού συμπληρώσετε όλα τα πεδία, ή συμπληρώστε και αποθηκεύστε τη φόρμα στον εαυτό σας και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να εξαγάγετε ξανά.

Μήνυμα:

Η απάντηση περιέχει μια φόρμα που χρειάζεται να συμπληρώσετε. Όταν ολοκληρώσετε, στείλτε το στον αποστολέα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ο παραλήπτης δεν έχει συμπληρώσει τη φόρμα.

Ζητήστε από τον παραλήπτη για να στείλετε μια άλλη απάντηση μετά τη συμπλήρωση της φόρμας.

Δοκιμάστε να εξαγάγετε την απάντηση μέχρι τη στήλη κατηγορίες εμφανίζει ένα πράσινο τετράγωνο.

Επανάληψη αποστολής ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλογής δεδομένων

Εάν θέλετε να στείλετε το μήνυμα σε πρόσθετους χρήστες ή εάν το αρχικό μήνυμα δεν φτάνει ορισμένοι χρήστες λόγω σφαλμάτων, δοκιμάστε να στείλετε ξανά το μήνυμα αντί για την προώθηση.

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση απαντήσεων. Εικόνα κουμπιού

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση μηνυμάτων συλλογής δεδομένων.

    Παράθυρο διαλόγου 'Διαχείριση των μηνυμάτων συλλογής δεδομένων'

  2. Στο πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση μηνυμάτων συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στο μήνυμα που θέλετε να στείλετε ξανά.

  3. Επιλέξτε Αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά

    Εάν είναι απενεργοποιημένο το κουμπί Επανάληψη αποστολής αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

    Αυτό το κουμπί εμφανίζεται αχνή (μη διαθέσιμο) Εάν ρυθμίσεις μηνυμάτων πρέπει να συγχρονιστούν με το Outlook.

    Κάντε κλικ στο πλαίσιο προειδοποίησης στην περιοχή Λεπτομέρειες μηνύματος για να συγχρονίσετε τις ρυθμίσεις. Εάν η διαδικασία ολοκληρώθηκε με επιτυχία, θα δείτε το μήνυμα συγχρονισμός ολοκληρώθηκε με επιτυχία. Εάν δείτε ένα μήνυμα σφάλματος, δοκιμάστε να κλείσετε και, στη συνέχεια, να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου.

  4. Η Access πραγματοποιεί ορισμένους ελέγχους — όπως επιβεβαίωση ότι οι πίνακες προορισμού και ερωτήματος εξακολουθούν να υπάρχουν, ότι εξακολουθούν να περιλαμβάνουν όλα τα πεδία της φόρμας και ότι δεν έχουν αλλάξει τους τύπους δεδομένων. Εάν οι έλεγχοι επιτύχουν, η σελίδα του οδηγού σάς ζητά να καθορίσετε τον τρόπο που θέλετε για την επεξεργασία των απαντήσεων. Διαφορετικά, μπορείτε να δείτε ένα μήνυμα που σας δίνει οδηγίες για να δημιουργήσετε ξανά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  5. Συνεχίστε με τον οδηγό, όπως όταν στείλατε για πρώτη φορά το μήνυμα. Οι ρυθμίσεις μπορεί να είναι διαφορετική από την τελευταία φορά.

    Για να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διαφορετικούς χρήστες, κάντε ένα από τα εξής:

    • Να καθορίσετε με μη αυτόματο τρόπο τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. (Σημειώστε ότι αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο όταν συλλέγετε δεδομένα για να προσθέσετε νέες εγγραφές.)

    • Επιλέξτε ένα διαφορετικό πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Χρησιμοποιήστε το ίδιο πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά στο τελευταίο βήμα, επιλέξτε μόνο τις διευθύνσεις που θέλετε.

      Για βοήθεια σχετικά με τα βήματα του οδηγού, ανατρέξτε στην ενότητα Καθορισμός του τρόπου που θέλετε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×