Στόχος διαχείρισης έργου: Κοινοποίηση πληροφοριών έργου

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Επισκόπηση της εικόνας προβολής σεναρίου

Η επικοινωνία είναι το πιο σημαντικό στοιχείο επιτυχίας ή αποτυχίας ενός έργου. Ευτυχώς, η επικοινωνία των πληροφορίες έργου έχει γίνει πολύ πιο εύκολη με το Project 2010 - είτε επικοινωνείτε με τα μέλη μιας μικρής ομάδας που εργάζονται σε ένα έργο ή με τους εργαζόμενους μιας μεγάλης εταιρείας με τις ανάγκες καθολικής επικοινωνίας να εκτείνονται σε χαρτοφυλάκια έργων.

Επίσης, το Project έχει πλέον ενοποιηθεί με το SharePoint για να σας διευκολύνει στην κοινή χρήση των πληροφοριών του έργου, ακόμα και χωρίς τον Project Server.

Σε αυτό το άρθρο είναι μόνο ένας από τους πολλούς στόχους διαχείρισης έργου στο θέμα χάρτης του Project.

Παραδείγματα από τη Διαχείριση έργου...

Η ανάθεσή σας: Έχετε αναλάβει να διαχειριστείτε ένα νέο έργο και να επικοινωνείτε με τους ενδιαφερόμενους σε τακτική βάση. Αναζητώντας τη λέξη "ενδιαφερόμενος", ξαφνικά συνειδητοποιείτε ότι αποτελεί μια πολύ ευρύτερη έννοια και δεν αφορά μόνο το διευθυντή σας. Αφορά όλα τα άτομα που ενδιαφέρονται για το έργο, από το διευθυντή σας έως τους εξωτερικούς προμηθευτές και, ενδεχομένως, τον διευθύνοντα σύμβουλο της εταιρείας σας. Επίσης συνειδητοποιείτε ότι δεν είναι μόνο οι σημαντικοί ενδιαφερόμενοι που πρέπει να γνωρίζουν την πρόοδο του έργου. Η ομάδα σας πρέπει να ενημερώνεται επίσης. Ξαφνικά, η επικοινωνία φαίνεται περίπλοκη.

Ας πάρουμε τα πράγματα από την αρχή. Αναλύστε τις ανάγκες επικοινωνίας των ενδιαφερομένων. Πολλές εταιρείες με τις καλύτερες προθέσεις όσον αφορά την επικοινωνία αποτυγχάνουν, επειδή δεν αντιλαμβάνονται ότι η αποτελεσματική επικοινωνία πραγματοποιείται με πολλούς τρόπους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε ένα γράφημα τεταρτημορίων Επιρροής/Ενδιαφέροντος που θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε ποιος πρέπει να γνωρίζει τι και σε ποιο βαθμό. Όπως μπορείτε να δείτε από το γράφημα, θα πρέπει να είστε πιο ευαίσθητοι στις ανάγκες επικοινωνίας του ατόμου που έχει τη σπουδαιότερη επιρροή στο αποτέλεσμα του έργου, καθώς και τη μεγαλύτερη επιρροή στο έργο.

Εικόνα του πλέγματος επιρροής του Excel

Ευτυχώς, μόλις ανακαλύψατε ότι η εταιρεία σας εγκατέστησε το Microsoft Project 2010 σε ολόκληρη την εταιρεία και αποφασίσατε να δοκιμάσετε τις ισχυρές δυνατότητες επικοινωνίας που προσφέρει. Έχετε επικοινωνήσει με έμπειρους διαχειριστές έργου στην εταιρεία σας για να σας βοηθήσουν με τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης έργου και έχετε λάβει καλές συμβουλές σχετικά με τις δυνατότητες δημιουργίας σύνθετων αναφορών και παρακολούθησης του Project για την εργασία της ομάδας σας. Επίσης, έχετε κουραστεί να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με παρακλήσεις και να απευθύνετε επανειλημμένα αιτήματα για να λάβετε ενημέρωση για το έργο.

Αφού πραγματοποιήσετε μια ανάλυση των ενδιαφερομένων, ίσως αποφασίσετε ότι μία εφαρμογή του Office είναι πιο κατάλληλη για τον τύπο των πληροφοριών που θέλετε να στείλετε. Ακολουθεί η περιγραφή των εφαρμογών του Office, καθώς και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα που μπορεί να προσφέρουν στην περίπτωσή σας, ανάλογα με τις ανάγκες των ενδιαφερομένων.

Εφαρμογή

Πλεονεκτήματα

Μειονεκτήματα

Excel

Να εισαγάγετε δεδομένα από το Project για σύνθετη ανάλυση, όπως η ανάλυση ΔΙΑΚΎΜΑΝΣΗΣ και την εκτελεσθείσα αξία. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το έργο του προηγμένων δυνατοτήτων ανάλυσης.

Επιτρέπει την εύκολη δημιουργία περίπλοκων γραφημάτων, όταν απαιτούνται λεπτομέρειες υψηλότερου επιπέδου.

Word

Έγγραφα του Word μπορεί να χρησιμοποιηθεί μέσω του κύκλου ζωής έργου, ιδίως κατά τη φάση προετοιμασίας όταν έγγραφα σχεδιασμού spec πρέπει να δημιουργήσει και να θέσει σε κοινή χρήση. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση δημιουργία εγγράφων στο Word κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας έργου (βίντεο).

Ορισμένοι ενδιαφερόμενοι θέλουν μια οπτική παρουσίαση της απόδοσης του έργου ενώ βρίσκεται σε εξέλιξη, η οποία ίσως εξυπηρετείται καλύτερα από το Excel, το Project, ή το Visio.

Project

Το Microsoft Project έχει ενσωματωμένα εργαλεία παρουσίασης για όλα τα επίπεδα ενδιαφερομένων, όπως μια λωρίδα χρόνου, ομάδας Σχεδιασμός δυνατοτήτων και δεδομένων εξαγωγή δυνατότητες. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τους τρόπους για να προβάλετε και να παρουσιάζουν τις πληροφορίες έργου.

Το Project ενδέχεται να μην έχει εγκατασταθεί στους υπολογιστές των ενδιαφερομένων σας και, στην περίπτωση που έχει εγκατασταθεί, η πολυπλοκότητα των δεδομένων θα μπορούσε να είναι κουραστική. Ίσως θα ήταν καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες δημιουργίας αναφορών του ίδιου του Project, όπως οι λωρίδες χρόνου και οι οπτικές αναφορές για την επικοινωνία πληροφοριών στους εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους.

SharePoint

Εάν έχετε ξεκινήσει με μια λίστα εργασιών του SharePoint, μπορείτε να το εισαγάγετε στο έργο. Μια αλλαγή στη λίστα μία εργασία θα εμφανιστεί στη λίστα εργασιών. Περισσότερες με το SharePoint με το Project.

Απαιτεί τμήμα IT ή ενός προμηθευτή υπηρεσιών IT που μπορεί να αφιερώσει εταιρικούς πόρους για ανάπτυξη. Ωστόσο, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε την αναστάτωση διαχείρισης του SharePoint από την ανάπτυξή του από το cloud.

Project Server

Για μεγάλες επιχειρήσεις επικοινωνία και αναφορά, ιδίως σε επίπεδο χαρτοφυλακίου, Project Server εξελιγμένα επικοινωνίας και εργαλεία αναφοράς. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το Project Server.

Για μικρές επιχειρήσεις με λίγους μόνο υπαλλήλους, η ανάπτυξη του Project Server μπορεί να είναι πρόκληση. Για την αποτελεσματική χρήση του Project Server, η εταιρεία σας θα πρέπει να κατανοήσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες, τη μεθοδολογία, τις δυνατότητες διαχείρισης έργου, καθώς και τον τρόπο ρύθμισης των παραμέτρων και διαχείρισης του κενού από το σημείο που βρίσκεται η εταιρεία σήμερα έως το σημείο όπου θέλει να μεταβεί για την πλήρη εκμετάλλευση των δυνατοτήτων του διακομιστή.

PowerPoint

Ιδανικό για εντυπωσιακές παρουσιάσεις σε υψηλού επιπέδου ενδιαφερόμενους. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης του PowerPoint για αποτελεσματικές παρουσιάσεις.

Για προμηθευτές, αναλυτές και μηχανικούς, μια εφαρμογή όπως το Excel μπορεί να είναι πιο κατάλληλη για τη δημιουργία λεπτομερών γραφημάτων.

Visio

Ιδανικό για αρχικές φάσεις ενός έργου όπου είναι χρήσιμο ροής γραφήματα επιχείρησης και κατασκευαστικές διεργασίες. Μάθετε περισσότερες τη δημιουργία γραφήματα ροής για την επικοινωνία του έργου χρησιμοποιώντας το Visio.

Ενδέχεται να υπάρχουν υπερβολικά πολλές διαδικαστικές πληροφορίες σε περίπτωση παρουσίασης σε εκτελεστικό ακροατήριο.

Lync Server

Ενεργοποιεί μια εμπειρία συνδεδεμένοι ομάδας που μετατρέπει κάθε επικοινωνίας σε μια αλληλεπίδραση που είναι συνεργασίας, ελκυστική και προσβάσιμα από οπουδήποτε.

Απαιτεί τμήμα IT ή προμηθευτή υπηρεσιών IT που μπορεί να αφιερώσει εταιρικούς πόρους για την ανάπτυξη.

τα προγράμματα Office Online (στο Cloud)

Ελκυστική και απλό τρόπο για να εμφανίσετε πληροφορίες έργου στην ιστοσελίδα της εταιρείας σας, χρησιμοποιώντας τον κωδικό ενσωματωμένου φύλλου εργασίας από Excel Online. Δείτε ένα παράδειγμα από το ιστολόγιο του Excel.

Η ασφάλεια μπορεί να αποτελεί πρόβλημα για ορισμένες εταιρείες. Βεβαιωθείτε ότι τα ενσωματωμένα φύλλα εργασίας εμφανίζονται σε ασφαλή τοποθεσία Web ή προβάλλονται από έναν ιδιωτικό (όχι δημόσιο) φάκελο του OneDrive.

Μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Twitter, Facebook και άλλα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειρίζεστε έργα και τις ομάδες, ιδίως κατά τη φάση προετοιμασίας ενός έργου. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση μέσων κοινωνικής δικτύωσης στη Διαχείριση έργου

Τα μέλη της ομάδας μπορεί να είναι απρόθυμα να κάνουν κοινή χρήση πληροφοριών που είναι λιγότερο ασφαλείς συγκριτικά με τους διακομιστές του SharePoint.

Αρχή της σελίδας

Επικοινωνία πληροφοριών έργου

Εξέταση των προβλημάτων στο χρονοδιάγραμμα που πρέπει να κοινοποιηθούν

Ένα κρίσιμο σημείο για την επιτυχία της επικοινωνίας πληροφοριών σε μέλη της ομάδας και ενδιαφερόμενους είναι ο εντοπισμός των σημείων όπου υπάρχουν προβλήματα στο χρονοδιάγραμμα.

Επικοινωνία πληροφοριών εκτελεσθείσας αξίας

Η καταγραφή πληροφοριών εκτελεσθείσας αξίας είναι ένα πιο σύνθετο, αλλά πολύ ισχυρό βήμα, για τον εντοπισμό των καλών και των κακών σημείων απόδοσης του έργου. Τα στοιχεία υψηλού επιπέδου που μπορείτε να αποκομίσετε από αυτήν είναι αυτό που θέλουν να δουν οι ενδιαφερόμενοι.

Συγχρονισμός των εργασιών του έργου με μια λίστα εργασιών του SharePoint

Εάν έχετε δημιουργήσει ήδη ένα έργο, μπορείτε να συγχρονίσετε τη λίστα των εργασιών του με μια λίστα εργασιών του SharePoint. Μια αλλαγή σε μία λίστα εργασιών θα αντανακλάται στην άλλη λίστα εργασιών.

Εξαγωγή λίστας του SharePoint σε μια λίστα εργασιών έργου

Εάν έχετε ξεκινήσει να εργάζεστε με μια λίστα εργασιών του SharePoint, μπορείτε να την εισαγάγετε στο Project. Μια αλλαγή σε μία λίστα εργασιών θα αντανακλάται στην άλλη λίστα εργασιών.

Δημιουργία και διαχείριση μιας λίστας εργασιών έργου του SharePoint

Εάν έχετε ρυθμίσει μια λίστα εργασιών στο SharePoint, μπορείτε να προσθέσετε εργασίες, να αναθέσετε αυτές τις εργασίες σε χρήστες και να διαχειριστείτε την εργασία χωρίς τον Project Server.

Προβολή πληροφοριών έργου χωρίς το Project 2010

Εάν αναζητάτε άλλους τρόπους προβολής πληροφοριών έργου χωρίς το Project ή το SharePoint, μπορείτε να εξαγάγετε τις πληροφορίες του Project, χρησιμοποιώντας μια ποικιλία μορφών και εργαλείων.

Εξοικείωση με το Project Web App

Μάθετε τον τρόπο με τον οποίο ο Project Server και το Project Web App μπορούν να βοηθήσουν την εταιρεία σας. Αυτά τα βίντεο παρουσιάζουν τα βασικά στοιχεία.

Χρήση του Outlook 2010 για να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας

Μάθετε τις βέλτιστες πρακτικές σχετικά με τη χρήση του Outlook για να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε στην ομάδα σας. Επιλύστε προβλήματα αντί να τα δημιουργείτε!

Ενσωμάτωση βιβλίου εργασίας του Excel σε ιστοσελίδα

Εμφανίστε ένα ενσωματωμένο φύλλο εργασίας σε μια τοποθεσία intranet, ώστε οι ενδιαφερόμενοι να μπορούν να δουν τις πληροφορίες έργου που έχουν ενημερωθεί πρόσφατα. Το βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται σε μια δημόσια θέση, όπως το Windows Live OneDrive

Δημιουργία διαγραμμάτων του Visio

Το Visio 2010 μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε εντυπωσιακά γραφήματα, για επικοινωνία πληροφοριών έργου υψηλού επιπέδου με τους ενδιαφερόμενους.

Αρχή της σελίδας | Επιστροφή στο Χάρτη έργου

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×