Στόχος: Προετοιμασία ενός έργου

Σημαντικό: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Η φάση προγραμματισμού του έργου μπορεί να καλύπτουν μια σημαντική διάρκεια του χρόνου και εμπλέκονται πολλά άτομα, οπότε είναι σημαντικό για τον ορισμό των στόχων του έργου, υποθέσεις και περιορισμούς. Η φάση σχεδιασμού είναι επίσης την ώρα για να προετοιμάσετε ένα σχέδιο διαχείρισης εμβέλειας για το χειρισμό των αλλαγών σε των στόχων του έργου.

Για μικρές έργα, δεν μπορεί να είναι απαραίτητες για να γράψετε ολοκλήρωσης εγγράφων σε άλλους για αναθεώρηση. Ωστόσο, οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο θα είναι χρήσιμη όταν γράφετε σημειώσεις σχετικά με το έργο για τις δικές σας εγγραφές.

Συμβουλή: Σε αυτό το άρθρο αποτελεί μέρος μιας σειράς άρθρα εντός Χάρτης του Project που περιγράφουν ένα ευρύ σύνολο δραστηριότητες διαχείρισης έργου. Ονομάζουμε αυτές τις δραστηριότητες "στόχους" επειδή είναι οργανωμένο γύρω από τον κύκλο ζωής διαχείρισης έργου: Δημιουργήστε ένα σχέδιο, παρακολούθηση και διαχείριση έργου και κλείσιμο του έργου.

|  Επόμενη στόχος

Δείτε όλους τους στόχους στο χάρτη έργου

Εικόνα για στόχο χρήστη--Προετοιμασία έργου

Αριθμός 1 Ορισμός των στόχων του έργου     Απαλοιφή έργου στόχοι είναι κρίσιμης σημασίας, επειδή η επιτυχία του έργου θα προσδιοριστεί κατά πόσο την επίτευξη των στόχων. 

Περισσότερα...

Ένας σαφής στόχος έργου είναι ταυτόχρονα συγκεκριμένος και μετρήσιμος. Αποφύγετε τους ασαφείς στόχους, όπως "Δημιουργία εξελιγμένων παραδοτέων". Οι στόχοι του έργου μπορεί να περιλαμβάνουν τα εξής:

  • Μια λίστα παραδοτέων του έργου.

  • Συγκεκριμένες ημερομηνίες λήξης, τόσο για την τελική ολοκλήρωση του έργου και για ενδιάμεσου ορόσημα.

  • Συγκεκριμένα κριτήρια ποιότητας που πρέπει να πληρούν τα παραδοτέα.

  • Τα όρια κόστους που δεν πρέπει το έργο να υπερβεί.

Για τους στόχους του να είναι αποτελεσματικές, όλες τις έργου ενδιαφερόμενοι, καθώς και τις χορηγούς, που χρησιμοποιούνται για τη χρηματοδότηση του έργου, πρέπει να επίσημα συμφωνεί με τους στόχους. Συχνά το διαχειριστή έργου να δημιουργεί ένα έγγραφο των στόχων γίνεται μόνιμο μέρος του έργου.

Εάν το έγγραφο που δημιουργήθηκε σε ένα πρόγραμμα εκτός από το Microsoft Office Project 2007, όπως Microsoft Office Word 2007 ή Microsoft Office OneNote 2007, μπορείτε να επισυνάψετε το αρχείο του έργου σας για εύκολη πρόσβαση στο έγγραφο.

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office Project Web Access 2007, μπορείτε εύκολα να αποστείλετε έγγραφα κατά την εκκίνηση ενός έργου. Αυτό είναι χρήσιμο εάν η ομάδα σας δεν έχει έναν κοινόχρηστο φάκελο ή στην τοποθεσία Web που περιέχει πληροφορίες που σχετίζονται με έργα ή άλλες εταιρικές προσπάθεια.

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office Project χαρτοφυλακίου Server 2007, μπορείτε επίσης να αποστείλετε έγγραφα. Επιπλέον, μπορείτε να παρακολουθείτε έργων μέσω προετοιμασίας και της διαδικασίας έγκρισης πριν από την εφαρμογή τους. Τα νέα έργα έχουν αρχίσει, μπορείτε να υπολογίσετε τους σε σχέση με τους στόχους της εταιρείας.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε πληροφορίες σε επίπεδο έργου στο πλαίσιο " σχόλια " του παραθύρου διαλόγου " Ιδιότητες " για ένα έργο. Αυτό σας βοηθά να εντοπίσετε έγγραφα και έργα αφού ξεκινήσει ένα έργο.

Αριθμός 2 Προσδιορισμός των υποθέσεων του έργου     Κατά τη διάρκεια του προγραμματισμού σταδίου ενός έργου, πιθανότατα θα έχετε πολλές σημαντικές, αναπάντητες ερωτήσεις. Για παράδειγμα, πότε θα κλειδιού πόροι είναι διαθέσιμοι για να ξεκινήσετε την εργασία; Και πόσος χρόνος θα μια νέα διαδικασία λήψη; 

Περισσότερα...

Για να ξεκινήσετε το σχεδιασμό, μπορείτε να κάνετε υποθέσεις βάσει πληροφοριών και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτές τις εκτιμήσεις για να δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμά σας.

Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τις υποθέσεις κάνετε, ώστε να:

  • Στους συμμετέχοντες του έργου και χορηγούς να critique τις υποθέσεις και, στη συνέχεια, συμφωνείτε τυπικά σε ένα σύνολο των υποθέσεων του έργου.

  • Μπορείτε να ενημερώσετε το χρονοδιάγραμμα, όταν έχετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τους παρακάτω παράγοντες.

Κατά τον προσδιορισμό των υποκείμενων υποθέσεων, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες περιοχές του έργου:

  • Παραδόσεις από άλλα έργα ή τμήματα: Εάν το έργο σας εξαρτάται από την εργασία άλλων, κατανοούν την εξάρτηση και συμφωνούν με τις ημερομηνίες παράδοσης;

  • Διαθεσιμότητα πόρων και η χρήση (συμπεριλαμβανομένων των ατόμων, υλικά και εξοπλισμό): Εάν δεν διαχειρίζεστε ορισμένα από τα άτομα που εργάζονται στο έργο σας, που λειτουργεί; Και να έχει αυτό το άτομο που εγκρίνει σας χρήση αυτών των πόρων;

  • Διάρκειες εργασίας: εργασίας σας υπολογίζει με βάση συμπαγές πληροφορίες ή είναι απλώς υποθέσεις;

  • Το Project κόστους: είναι σημαντικό κόστους στο έργο σας; Άτομα που απαιτείται για την έγκριση του προϋπολογισμός ή να αυξήσετε το εάν είναι απαραίτητο;

  • Διαθέσιμο χρόνο: Εάν εργάζεστε προς ένα γνωστό προθεσμία, μπορείτε ρεαλιστικά να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες με αποδεκτό επίπεδο ποιότητας;

  • Παραδοτέα: Λίστα των εξαρτήσεων έργου και τα παραδοτέα ταιριάζει τι περιμένετε τους πελάτες και άλλα ενδιαφερόμενοι; Εάν πρέπει να υπονομεύσει σε ένα παραδοτέο, έχετε ενδιαφερόμενους συμφωνήσει σε ποια στοιχεία του παραδοτέου θα έχει παραβιαστεί πρώτα;

Αυτά είναι μερικά μόνο θέματα που πρέπει να λάβετε υπόψη σας πριν να ξεκινήσετε οποιαδήποτε σύνθετες έργου. Το τελικό επιτυχίας του έργου εξαρτάται από τον εντοπισμό υποθέσεις και τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας προγράμματος καθώς κάνει στην εκτέλεση όσα είχατε προγραμματίσει.

Το 2007 Microsoft Office system προσφέρει πολλές λύσεις λογισμικού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις πολυπλοκότητες ενός έργου πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε με το Project. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνθετη διαλειτουργικό διάγραμμα ροής ή ένα ιστολόγιο για να καταγράψετε τις ιδέες άλλων μελών της ομάδας, όπως αυτά ανταλλαγή ιδεών σχέδια έργου.

Αριθμός 3 Προσδιορισμός των περιορισμών του έργου     Οι περιορισμοί σε ένα έργο είναι παράγοντες που είναι πιθανό να περιορίζουν τις επιλογές του διαχειριστή έργου. 

Περισσότερα...

Συνήθως, οι τρεις κύριοι περιορισμοί είναι οι εξής:

  • Το χρονοδιάγραμμα, όπως μια σταθερή ημερομηνία λήξης ή προθεσμία για μια κύρια ορόσημο.

  • Πόροι, όπως μια προκαθορισμένη προϋπολογισμός.

  • Η εμβέλεια, όπως η απαίτηση ότι να αναπτυχθούν τρία μοντέλα του προϊόντος.

Μια αλλαγή σε έναν από αυτούς τους περιορισμούς συνήθως επηρεάζει τους άλλους δύο και μπορεί να επηρεάσει τη συνολική ποιότητα.

Για παράδειγμα, η μείωση της διάρκειας του έργου (χρονοδιάγραμμα) μπορεί να αυξήσει τον αριθμό των εργαζομένων που θα χρειαστείτε (πόρους) και να μειώσει τον αριθμό των δυνατοτήτων που μπορούν να συμπεριληφθούν στο προϊόν (εμβέλεια).

Ο διαχειριστής έργου, στη συνέχεια, καθορίζει εάν αυτή η ανταλλαγή είναι αποδεκτή. Αυτή η έννοια ονομάζεται "οι τριπλοί περιορισμοί της διαχείρισης έργου" ή "το τρίγωνο έργου."

Κατά τη διαδικασία σχεδιασμού, παραθέστε τους περιορισμούς του έργου προκειμένου να εξασφαλίσετε ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι τους γνωρίζουν και έχουν τη δυνατότητα να σχολιάσουν τη λίστα.

Είναι επίσης σημαντικό οι ενδιαφερόμενοι να συμφωνήσουν για τον τρόπο αντίδρασης σε μη αναμενόμενους περιορισμούς που προκύπτουν στη διάρκεια του έργου.

Για παράδειγμα, εάν ενεργοποιήσετε κόστους εργασίας να είναι μεγαλύτερη από το αναμενόμενο, ενδιαφερόμενους ενδέχεται να πρόθυμοι να μειώσετε την εμβέλεια του έργου με συγκεκριμένο, προκαθορισμένες τρόπους.

Σημείωση: Στο Project, τη λέξη "περιορισμού" σημαίνει ότι ένα περιορισμού ή τον περιορισμό που έχετε ορίσει στο ένα εργασία. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι μια εργασία πρέπει να ξεκινήσει σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή Λήξη όχι αργότερα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Ο αριθμός 4 Προετοιμασία σχεδίου διαχείρισης εμβέλειας     Μετά τον προσδιορισμό των στόχων του έργου σας, υποθέσεις και περιορισμούς, είστε έτοιμοι για να συντάξουν ένα σχέδιο διαχείρισης εμβέλειας. 

Περισσότερα...

Η εμβέλεια του έργου είναι ο συνδυασμός όλων των στόχων και των εργασιών του έργου και της εργασίας που απαιτείται για την επίτευξη τους.

Το σχέδιο διαχείρισης εμβέλειας είναι ένα έγγραφο που περιγράφει τον τρόπο διαχείρισης της εμβέλειας του έργου και τον τρόπο ενσωμάτωσης τυχόν αλλαγών εμβέλειας στο έργο.

Αυτό το πρόγραμμα είναι χρήσιμο επειδή στις ομάδες έργου συχνά πρέπει να προσαρμόσετε τους στόχους κατά τη διάρκεια ενός έργου.

Ένα σχέδιο διαχείρισης εμβέλειας μπορεί να περιλαμβάνει:

  • Μια εκτίμηση της πιθανότητας το πεδίο εφαρμογής είναι να αλλάξετε, πόσο συχνά, και με τον τρόπο πολύ.

  • Μια περιγραφή για τον τρόπο τυχόν αλλαγών στην εμβέλεια προσδιορισμού και κατηγοριοποίησης.

    Για παράδειγμα, σε ένα οικοδομικό έργο, μπορεί να αποφασίσετε ότι ο προϊστάμενος του εργοταξίου μπορεί να εγκρίνει την εργασία εάν ο πελάτης ζητήσει μια αλλαγή στο σχέδιο η οποία θα κοστίσει κάτω από 1.000 €, αλλά εάν η αλλαγή πρόκειται να κοστίσει περισσότερο από αυτό, ο διαχειριστής έργου και ο πελάτης θα πρέπει να επαναξιολογήσουν την εμβέλεια του έργου σε όρους κόστους, πόρων και άλλων παραγόντων.

  • Ένα σχέδιο για το τι πρέπει να κάνετε όταν προκύπτει μια αλλαγή εμβέλειας (για παράδειγμα, ειδοποίηση στον χρηματοδότη και έκδοση παραγγελίας αλλαγής σύμβασης).

Ένα καλά προετοιμασμένο σχέδιο διαχείρισης εμβέλειας μπορεί να χρησιμεύσει ως βάση για το σχέδιο έκτακτης ανάγκης του έργου σας.

Παρόλο που μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο διαχείρισης εμβέλειας με το Project, οι διαχειριστές έργου τα δημιουργούν συνήθως με άλλα προγράμματα, όπως το Word 2007 ή το OneNote 2007.

|  Επόμενη στόχος

Δείτε όλους τους στόχους στο χάρτη έργου

Σημείωση: Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×