Ρύθμιση πολιτικής αρχειοθέτησης και διαγραφής για γραμματοκιβώτια στον οργανισμό του Office 365

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Σε αυτό το άρθρο είναι για διαχειριστές. Θέλετε να προσθέσετε αρχειοθήκη και πολιτικές διατήρησης για στοιχεία στο γραμματοκιβώτιό σας; Ανατρέξτε στο θέμα ανάθεση πολιτικής διατήρησης σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου | Πολιτικές διατήρησης και αρχειοθέτησης στο Outlook στο web για επιχειρήσεις

Στο Office 365, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική αρχειοθέτησης και διαγραφή που μετακινείται αυτόματα τα στοιχεία του γραμματοκιβωτίου ενός χρήστη αρχειοθέτησης και αυτόματα διαγράφει στοιχεία από το γραμματοκιβώτιο. Μπορείτε να το κάνετε αυτό, δημιουργώντας μια πολιτική διατήρησης που ' s στους οποίους έχουν ανατεθεί σε γραμματοκιβώτια και μετακίνηση στοιχείων γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτηση ενός χρήστη μετά από μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο και που επίσης διαγράφει στοιχεία από το γραμματοκιβώτιο μετά την πάροδο ένα συγκεκριμένο όριο ηλικίας. Η πραγματική κανόνες που καθορίζουν τι στοιχεία έχουν μετακινηθεί ή διαγραφεί και όταν συμβαίνει που ονομάζονται ετικέτες διατήρησης. Ετικέτες διατήρησης είναι συνδεδεμένες με μια πολιτική διατήρησης, η οποία με τη σειρά έχει αντιστοιχιστεί σε ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη. Μια ετικέτα διατήρησης εφαρμόζει ρυθμίσεις διατήρησης σε μεμονωμένα μηνύματα και τους φακέλους σε ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη. Καθορίζει πόσος χρόνος ένα μήνυμα παραμένει στο γραμματοκιβώτιο και την ενέργεια που λαμβάνονται όταν το μήνυμα φτάσει η ηλικία καθορισμένο διατήρησης. Όταν ένα μήνυμα φτάσει την ηλικία διατήρησης, είτε μετακινείται στο γραμματοκιβώτιο του χρήστη αρχειοθέτησης ή να διαγραφεί.

Τα βήματα σε αυτό το θέμα θα ρύθμιση πολιτικής αρχειοθέτησης και διατήρησης για μια εταιρεία φανταστικά με το όνομα Alpine House. Ρύθμιση αυτή την πολιτική περιλαμβάνει τις ακόλουθες εργασίες:

  • Ενεργοποίηση γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης για κάθε χρήστη στην εταιρεία. Αυτό δίνει στους χρήστες επιπλέον χώρο αποθήκευσης γραμματοκιβωτίου και είναι απαραίτητο, έτσι ώστε μια πολιτική διατήρησης να μετακινήσετε στοιχεία στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης. Το επίσης ας ενός χρήστη αρχειοθέτησης πληροφορίες του χώρου αποθήκευσης, μετακινώντας στοιχεία για το γραμματοκιβώτιό αρχειοθέτησης.

  • Δημιουργία τρεις ετικέτες προσαρμοσμένη διατήρησης που κάντε τα εξής:

    • Μετακινείται αυτόματα τα στοιχεία που είναι 3 ετών για να το γραμματοκιβώτιο του χρήστη αρχειοθέτησης. Μετακίνηση στοιχείων στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης ελευθερώνει χώρο στο κύριο γραμματοκιβώτιο χρήστη.

    • Αυτόματη διαγραφή στοιχείων που είναι 5 ετών από το φάκελο "Διαγραμμένα". Αυτό επίσης ελευθερώνει χώρο στο κύριο γραμματοκιβώτιο του χρήστη. Του χρήστη θα έχετε την ευκαιρία να ανακτήσετε αυτά τα στοιχεία, εάν είναι απαραίτητο. Ανατρέξτε στο θέμα η υποσημείωση στην ενότητα περισσότερες πληροφορίες για περισσότερες λεπτομέρειες.

    • Αυτόματη (και οριστικά) διαγράφει τα στοιχεία που είναι 7 ετών από δύο των κύριων και αρχειοθέτηση γραμματοκιβωτίου. Λόγω συμμόρφωσης κανονισμών, της εταιρείας ορισμένες απαιτούνται για να διατηρήσετε ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Αφού λήξει η συγκεκριμένη χρονική περίοδο, μια εταιρεία μπορεί να θέλετε να καταργήσετε οριστικά αυτά τα γραμματοκιβώτια των χρηστών στοιχείων.

  • Δημιουργία μια νέα πολιτική διατήρησης και προσθήκη τα νέα tag προσαρμοσμένο διατήρησης σε αυτό. Επιπλέον, μπορείτε, επίσης, θα προσθέσετε ετικέτες ενσωματωμένα διατήρησης για τη νέα πολιτική διατήρησης. Αυτό περιλαμβάνει προσωπικών ετικέτες που οι χρήστες μπορούν να εκχωρήσουν σε στοιχεία στο γραμματοκιβώτιό τους. Μπορείτε, επίσης, θα προσθέσετε μια ετικέτα διατήρησης που ορίζει τη μετακίνηση στοιχείων από το φάκελο "ανακτήσιμα στοιχεία" στο κύριο γραμματοκιβώτιο του χρήστη στο φάκελο ανακτήσιμων στοιχείων στο γραμματοκιβώτιό τους αρχειοθέτησης. Αυτό σας βοηθά Αποδεσμεύστε χώρο στο φάκελο ανακτήσιμα στοιχεία χρήστη, όταν το γραμματοκιβώτιό τοποθετείται σε αναμονή.

Μπορείτε να ακολουθήσετε μερικά ή όλα τα βήματα σε αυτό το άρθρο για να ρυθμίσετε μια πολιτική αρχειοθέτησης και διαγραφής για τα γραμματοκιβώτια τη δική σας εταιρεία. Συνιστάται να δοκιμάσετε αυτήν τη διαδικασία σε μερικά γραμματοκιβώτια πριν από την εφαρμογή σε όλα τα γραμματοκιβώτια στην εταιρεία σας.

Πριν ξεκινήσετε

  • Πρέπει να είστε καθολικός διαχειριστής στην εταιρεία σας Office 365 για να εκτελέσετε τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το θέμα.

  • Όταν δημιουργείτε ένα νέο λογαριασμό χρήστη στο Office 365 και εκχωρήσετε μια άδεια χρήσης Exchange Online του χρήστη, δημιουργείται αυτόματα ένα γραμματοκιβώτιο για το χρήστη. Όταν δημιουργηθεί το γραμματοκιβώτιο, έχει εκχωρούνται αυτόματα μια προεπιλεγμένη πολιτική διατήρησης, που ονομάζεται Προεπιλεγμένη πολιτική MRM. Σε αυτό το άρθρο, θα δημιουργήσετε μια νέα πολιτική διατήρησης και, στη συνέχεια, το εκχωρήσετε σε γραμματοκιβώτια των χρηστών, αντικαθιστώντας την προεπιλεγμένη MRM πολιτική. Ένα γραμματοκιβώτιο μπορεί να έχει μόνο μία πολιτικής διατήρησης που έχουν εκχωρηθεί σε αυτό οποιαδήποτε στιγμή.

  • Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ετικέτες διατήρησης και πολιτικές διατήρησης σε Exchange Online, ανατρέξτε στο θέμα ετικέτες διατήρησης και πολιτικές διατήρησης.

Το πρώτο βήμα είναι να ενεργοποιήσετε το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης για κάθε χρήστη στην εταιρεία σας. Πρέπει να ενεργοποιηθεί, έτσι ώστε μια ετικέτα διατήρησης με ενέργεια διατήρησης "Μετακίνηση σε αρχειοθέτησης" να μετακινήσετε το στοιχείο αφού λήξει η ηλικία διατήρησης του γραμματοκιβωτίου ενός χρήστη αρχειοθέτησης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τα γραμματοκιβώτια αρχειοθέτησης οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, απλώς με την προϋπόθεση ότι αυτές είναι ενεργοποιημένες σε κάποιο σημείο για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία. Εάν δεν έχει ενεργοποιηθεί μια αρχειοθέτηση γραμματοκιβωτίου, σε οποιαδήποτε στοιχεία που έχουν εκχωρηθεί πολιτικής αρχειοθέτησης εκτελείται καμία ενέργεια.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία https://protection.office.com.

  2. Πραγματοποιήστε είσοδο στο Office 365, χρησιμοποιώντας το λογαριασμό καθολικού διαχειριστή.

    Εμφανίζεται το Κέντρο συμμόρφωσης και ασφάλειας.

    Αρχική σελίδα του Office 365 ασφάλειας και στοίχιση στο κέντρο συμμόρφωσης
  3. Στο Κέντρο συμμόρφωσης και ασφάλειας, μεταβείτε στις επιλογές διακυβέρνηση δεδομένων > Αρχειοθέτηση.

    Εμφανίζεται μια λίστα με τα γραμματοκιβώτια στην εταιρεία σας και αν το αντίστοιχο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης είναι ενεργοποιημένη ή απενεργοποιημένη.

  4. Επιλέξτε όλα τα γραμματοκιβώτια, κάνοντας κλικ στην το πρώτο στη λίστα, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift, και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή τελευταίο αυτό στη λίστα.

    Συμβουλή: Αυτό το βήμα προϋποθέτει ότι δεν υπάρχει γραμματοκιβώτια αρχειοθέτηση είναι ενεργοποιημένες. Εάν έχετε τα γραμματοκιβώτια με την αρχειοθέτηση με δυνατότητα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και κάντε κλικ στην επιλογή κάθε γραμματοκιβώτιο που έχει ένα γραμματοκιβώτιο απενεργοποίησης αρχειοθέτησης. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ στην κεφαλίδα της στήλης Αρχειοθέτηση γραμματοκιβωτίου για να ταξινομήσετε τις γραμμές που βασίζονται σε εάν το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης είναι ενεργοποιημένη ή απενεργοποιημένη ώστε να είναι ευκολότερη η επιλογή των γραμματοκιβωτίων.

  5. Στο παράθυρο λεπτομερειών, στην περιοχή Μαζική επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση.

    Εμφανίζεται μια προειδοποίηση πληροφορεί ότι τα στοιχεία που είναι παλαιότερα από δύο έτη θα μετακινηθούν στο νέο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης. Αυτό συμβαίνει επειδή η προεπιλεγμένη πολιτική διατήρησης που έχει ανατεθεί ένα νέο γραμματοκιβώτιο χρήστη κατά τη δημιουργία έχει μια ετικέτα αρχειοθέτησης προεπιλεγμένη πολιτική που περιέχει μια ηλικία διατήρησης των ετών 2. Την ετικέτα αρχειοθέτησης προεπιλεγμένη πολιτική που θα δημιουργήσετε στο βήμα 2 έχει μια ηλικία διατήρησης των 3 ετών. Αυτό σημαίνει ότι τα στοιχεία που είναι 3 έτη ή παλαιότερης έκδοσης θα μετακινηθούν στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να κλείσετε το μήνυμα προειδοποίησης και να ξεκινήσετε τη διαδικασία για να ενεργοποιήσετε το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης για κάθε επιλεγμένη γραμματοκιβώτιο.

  7. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση ανανέωση για να ενημερώσετε τη λίστα στη σελίδα " Αρχειοθέτηση ".

    Το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης είναι ενεργοποιημένη για όλους του χρήστη στην εταιρεία σας.

    Η λίστα με τα γραμματοκιβώτια με το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτηση με δυνατότητα
  8. Αφήστε ανοιχτό το Κέντρο συμμόρφωσης και ασφάλειας. Θα χρησιμοποιείτε στο επόμενο βήμα.

Επιστροφή στην αρχή

Σε αυτό το βήμα, θα δημιουργήσετε τα τρία tag προσαρμοσμένο διατήρησης που ήταν προηγουμένως περιγράφεται.

  • Alpine House 3 έτος μετακίνηση αρχειοθήκη (πολιτική αρχειοθέτησης)

  • Alpine House 7 έτος οριστική διαγραφή (διαγραφή προσαρμοσμένης πολιτικής)

  • Αλπικά House διαγραμμένων στοιχείων 5 ετών διαγραφή και δυνατότητα αποκατάστασης (προσαρμοσμένη ετικέτα για το φάκελο "Διαγραμμένα")

Για να δημιουργήσετε νέες ετικέτες διατήρησης, θα χρησιμοποιήσετε το Κέντρο διαχείρισης του Exchange (EAC) στην εταιρεία σας Exchange Online.

  1. Στο Κέντρο συμμόρφωσης και ασφάλειας, επιλέξτε την εκκίνηση εφαρμογών Κουμπί εκκίνησης εφαρμογών στην επάνω αριστερή γωνία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλακίδιο διαχείρισης.

  2. Στο αριστερό παράθυρο περιήγησης από το Κέντρο διαχείρισης Office 365, κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο διαχείρισης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Exchange.

    Στιγμιότυπο οθόνης εμφανίζει Κέντρο διαχείρισης του Office 365 με το διαχειριστή του κέντρα επιλογή ανεπτυγμένη και Exchange επιλεγμένο.
  3. Στο EAC, μεταβείτε στις επιλογές Διαχείριση συμμόρφωσης > ετικέτες διατήρησης

    Εμφανίζεται μια λίστα με τις ετικέτες διατήρησης για την εταιρεία σας.

Δημιουργήστε ένα προεπιλεγμένο tag πολιτικής αρχειοθέτησης

Πρώτα, θα μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες αρχειοθέτησης προεπιλεγμένη πολιτική ετικέτας (DPT) που θα μετακινήσετε στοιχεία στο γραμματοκιβώτιο Αρχειοθέτηση μετά από τρία έτη.

  1. Στη σελίδα ετικέτες διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή νέα ετικέτα Εικονίδιο "Νέο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε εφαρμόζεται αυτόματα σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιό (προεπιλογή).

  2. Στη σελίδα νέα ετικέτα εφαρμόζεται αυτόματα σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιό (προεπιλογή), συμπληρώστε τα παρακάτω πεδία:

    Ρυθμίσεις για να δημιουργήσετε μια νέα ετικέτα αρχειοθέτησης προεπιλεγμένη πολιτική
    1. Όνομα    Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα ετικέτα διατήρησης.

    2. Ενέργεια διατήρησης    Επιλέξτε Μετακίνηση αρχειοθέτηση για να μετακινήσετε στοιχεία στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης κατά τη λήξη της περιόδου διατήρησης.

    3. Περίοδος διατήρησης    Επιλέξτε όταν το στοιχείο φτάσει το παρακάτω ηλικία (σε ημέρες) και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης. Για αυτό το σενάριο, μετά από 1095 ημέρες (3 έτη) θα μετακινηθούν στο γραμματοκιβώτιο Αρχειοθέτηση στοιχείων.

    4. Σχόλιο    (Προαιρετικό) Πληκτρολογήστε ένα σχόλιο που εξηγεί το σκοπό της ετικέτας προσαρμοσμένες διατήρησης.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να δημιουργήσετε την προσαρμοσμένη αρχειοθέτηση DPT.

    Η νέα DPT αρχειοθέτησης εμφανίζεται στη λίστα των ετικέτες διατήρησης.

Δημιουργία ετικέτας πολιτικής προεπιλεγμένο προσαρμοσμένο διαγραφής

Στη συνέχεια, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα άλλο προσαρμοσμένο DPT, αλλά αυτό θα είναι μια πολιτική διαγραφής ώστε να διαγράψει οριστικά τα στοιχεία μετά από 7 χρόνια.

  1. Στη σελίδα ετικέτες διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή νέα ετικέτα Εικονίδιο "Νέο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε εφαρμόζεται αυτόματα σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιό (προεπιλογή).

  2. Στη σελίδα νέα ετικέτα εφαρμόζεται αυτόματα σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιό (προεπιλογή), συμπληρώστε τα παρακάτω πεδία:

    Ρυθμίσεις για να δημιουργήσετε μια νέα ετικέτα διαγραφής προεπιλεγμένη πολιτική
    1. Όνομα    Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα ετικέτα διατήρησης.

    2. Ενέργεια διατήρησης    Επιλέξτε την Οριστική διαγραφή για να κάνετε εκκαθάριση στοιχείων από το γραμματοκιβώτιο κατά τη λήξη της περιόδου διατήρησης.

    3. Περίοδος διατήρησης    Επιλέξτε όταν το στοιχείο φτάσει το παρακάτω ηλικία (σε ημέρες) και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης. Για αυτό το σενάριο, θα είναι Εκκαθάριση στοιχείων μετά από 2555 ημέρες (7 έτη).

    4. Σχόλιο    (Προαιρετικό) Πληκτρολογήστε ένα σχόλιο που εξηγεί το σκοπό της ετικέτας προσαρμοσμένες διατήρησης.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη διαγραφή προσαρμοσμένης DPT.

    Η νέα DPT διαγραφής εμφανίζεται στη λίστα των ετικέτες διατήρησης.

Δημιουργία ετικέτας πολιτικής διατήρησης προσαρμοσμένο για το φάκελο "Διαγραμμένα"

Την τελευταία ετικέτα διατήρησης που θα δημιουργήσετε είναι μια ετικέτα πολιτικής διατήρησης προσαρμοσμένη (Υποσέλιδο) για το φάκελο "Διαγραμμένα". Αυτή η ετικέτα θα διαγράψει στοιχεία στο φάκελο "Διαγραμμένα" μετά από πέντε έτη και παρέχει τελεία αποκατάστασης όταν οι χρήστες να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο ανάκτηση διαγραμμένων στοιχείων για την ανάκτηση ενός στοιχείου.

  1. Στη σελίδα ετικέτες διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή νέα ετικέτα Εικονίδιο "Νέο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε εφαρμόζεται αυτόματα σε έναν προεπιλεγμένο φάκελο.

  2. Στη σελίδα νέα ετικέτα εφαρμόζεται αυτόματα σε έναν προεπιλεγμένο φάκελο, συμπληρώστε τα παρακάτω πεδία:

    Ρυθμίσεις για να δημιουργήσετε μια νέα ετικέτα πολιτικής διατήρησης για το φάκελο "Διαγραμμένα"
    1. Όνομα    Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα ετικέτα διατήρησης.

    2. Εφαρμογή αυτής της ετικέτας για το παρακάτω προεπιλεγμένο φάκελο    Στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε Διαγραμμένα.

    3. Ενέργεια διατήρησης    Επιλέξτε Διαγραφή και δυνατότητα ανάκτησης για να διαγράψετε στοιχεία όταν λήξει η περίοδος διατήρησης, αλλά να επιτρέπεται στους χρήστες για να ανακτήσετε ένα διαγραμμένο στοιχείο εντός της περιόδου διατήρησης διαγραμμένων στοιχείων (το οποίο από προεπιλογή είναι 14 ημέρες).

    4. Περίοδος διατήρησης    Επιλέξτε όταν το στοιχείο φτάσει το παρακάτω ηλικία (σε ημέρες) και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης. Για αυτό το σενάριο, τα στοιχεία θα διαγραφεί μετά από 1825 ημέρες (5 ετών).

    5. Σχόλιο    (Προαιρετικό) Πληκτρολογήστε ένα σχόλιο που εξηγεί το σκοπό της ετικέτας προσαρμοσμένες διατήρησης.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να δημιουργήσετε το προσαρμοσμένο Υποσέλιδο για το φάκελο "Διαγραμμένα".

    Η νέα Υποσέλιδο εμφανίζεται στη λίστα των ετικέτες διατήρησης.

Επιστροφή στην αρχή

Αφού δημιουργήσετε τις ετικέτες προσαρμοσμένου διατήρησης, το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια νέα πολιτική διατήρησης και να προσθέσετε τις ετικέτες διατήρησης. Θα προσθέσετε τα τρία ετικέτες προσαρμοσμένου διατήρησης που δημιουργήσατε στο βήμα 2 και οι ενσωματωμένες ετικέτες που έχουν που αναφέρονται στην πρώτη ενότητα. Στο βήμα 4, θα μπορείτε να αντιστοιχίσετε αυτή η νέα πολιτική διατήρησης σε γραμματοκιβώτια των χρηστών.

  1. Στο EAC, μεταβείτε στις επιλογές Διαχείριση συμμόρφωσης > πολιτικές διατήρησης.

  2. Στη σελίδα πολιτικές διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία Εικονίδιο "Νέο" .

  3. Στο πλαίσιο όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα πολιτική διατήρησης; Για παράδειγμα, Alpine House αρχειοθέτηση και διαγραφή πολιτικής.

  4. Στην περιοχή ετικέτες διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή " Προσθήκη Εικονίδιο "Νέο" ".

    Εμφανίζεται μια λίστα με τις ετικέτες διατήρησης στην εταιρεία σας. Σημείωση θα εμφανίζονται οι προσαρμοσμένες ετικέτες που δημιουργήσατε στο βήμα 2.

  5. Προσθέστε το 9 ετικέτες διατήρησης που επισημαίνονται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης (αυτές οι ετικέτες περιγράφονται με περισσότερες λεπτομέρειες στην ενότητα περισσότερες πληροφορίες ). Για να προσθέσετε μια ετικέτα διατήρησης, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

    Προσθέστε ετικέτες διατήρησης για τη νέα πολιτική διατήρησης

    Συμβουλή: Μπορείτε να επιλέξετε πολλές ετικέτες διατήρησης κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ σε κάθε ετικέτα.

  6. Αφού προσθέσετε τις ετικέτες διατήρησης, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  7. Στη σελίδα νέα πολιτική διατήρησης, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη νέα πολιτική.

    Η νέα πολιτική διατήρησης εμφανίζεται στη λίστα. Επιλέξτε το για να εμφανίσετε τις ετικέτες διατήρησης συνδεδεμένο σε αυτήν στο παράθυρο λεπτομερειών.

    Η νέα πολιτική διατήρησης και τη λίστα των συνδεδεμένων διατήρησης ετικετών

Επιστροφή στην αρχή

Όταν δημιουργείται ένα νέο γραμματοκιβώτιο, μια πολιτική διατήρησης με το όνομα MRM προεπιλεγμένη πολιτική έχει αντιστοιχιστεί σε αυτήν από προεπιλογή. Σε αυτό το βήμα, θα αντικαθιστάτε αυτή την πολιτική διατήρησης (επειδή ένα γραμματοκιβώτιο μπορεί να έχει μόνο μία πολιτικής διατήρησης εκχωρηθεί) με την εκχώρηση η νέα πολιτική διατήρησης που δημιουργήσατε στο βήμα 3 στα γραμματοκιβώτια χρηστών στον οργανισμό σας. Αυτό το βήμα προϋποθέτει ότι θα αντιστοιχίζετε τη νέα πολιτική σε όλα τα γραμματοκιβώτια στην εταιρεία σας.

  1. Στο EAC, επιλέξτε διαδοχικά παραλήπτες > γραμματοκιβώτια.

    Εμφανίζεται μια λίστα με όλα τα γραμματοκιβώτια χρήστη στην εταιρεία σας.

  2. Επιλέξτε όλα τα γραμματοκιβώτια, κάνοντας κλικ στην το πρώτο στη λίστα, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift, και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή τελευταίο αυτό στη λίστα.

  3. Στο παράθυρο λεπτομερειών στη δεξιά πλευρά της το EAC, στην περιοχή Μαζική επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερες επιλογές.

  4. Κάτω από την Πολιτική διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση.

  5. Στη σελίδα μαζική αντιστοίχιση πολιτικής διατήρησης, στην αναπτυσσόμενη λίστα Επιλέξτε την πολιτική διατήρησης, επιλέξτε την πολιτική διατήρησης που δημιουργήσατε στο βήμα 3. Για παράδειγμα, Alpine House αρχειοθέτησης και πολιτικής διατήρησης.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τη νέα αντιστοίχιση πολιτικής διατήρησης.

  7. Για να επαληθεύσετε ότι έχει εκχωρηθεί η νέα πολιτική διατήρησης σε γραμματοκιβώτια, μπορείτε να κάνετε τα εξής: Επιλέξτε ένα γραμματοκιβώτιο στη σελίδα γραμματοκιβώτια και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία.

    1. Επιλέξτε ένα γραμματοκιβώτιο στη σελίδα γραμματοκιβώτια και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία Επεξεργασία .

    2. Στη σελίδα Ιδιότητες γραμματοκιβωτίου για τον επιλεγμένο χρήστη, κάντε κλικ στην επιλογή δυνατότητες γραμματοκιβώτιο.

      Το όνομα της νέας πολιτικής στους οποίους έχουν ανατεθεί το γραμματοκιβώτιο εμφανίζεται στην αναπτυσσόμενη λίστα πολιτικής διατήρησης.

Επιστροφή στην αρχή

Μετά την εφαρμογή στη νέα πολιτική διατήρησης σε γραμματοκιβώτια στο βήμα 4, ενδέχεται να χρειαστούν έως 7 ημέρες στο Exchange Online για τις νέες ρυθμίσεις διατήρησης για να εφαρμοστεί στα γραμματοκιβώτια. Αυτό συμβαίνει επειδή μια διαδικασία που ονομάζεται τα γραμματοκιβώτια διαχειριζόμενων Βοηθός φακέλου διεργασίες μία φορά κάθε 7 ημέρες. Αντί για αναμονή για διαχείριση Βοηθός φακέλου για να εκτελέσετε, μπορείτε να επιβάλετε να συμβεί αυτό, εκτελώντας το το cmdlet Start-ManagedFolderAssistant στο Exchange Online PowerShell.

Τι συμβαίνει όταν εκτελείτε διαχειριζόμενων Βοηθός φακέλου; Ισχύει τις ρυθμίσεις στο την πολιτική διατήρησης, έλεγχο στοιχείων στο γραμματοκιβώτιο και καθορισμός αν βρίσκονται υπόκεινται διατήρησης. Στη συνέχεια, προσθέτει τη σήμανση στοιχεία υπόκεινται διατήρησης με την ετικέτα κατάλληλο διατήρησης και εκτελεί την ενέργεια καθορισμένο διατήρησης σε στοιχεία πέρα από την ηλικία τους διατήρησης.

Ακολουθούν τα βήματα για να συνδεθείτε Exchange Online PowerShell και, στη συνέχεια, εκτελέστε το διαχειριζόμενο Βοηθός φακέλου για κάθε γραμματοκιβώτιο στην εταιρεία σας.

  1. Στον τοπικό υπολογιστή σας, ανοίξτε Windows PowerShell και εκτελέστε την ακόλουθη εντολή.

    $UserCredential = Get-Credential

    Στο παράθυρο διαλόγου Αίτηση διαπιστευτηρίων του Windows PowerShell, πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης για το λογαριασμό σας Office 365 καθολικού διαχειριστή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  2. Εκτελέστε την ακόλουθη εντολή.

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Εκτελέστε την ακόλουθη εντολή.

    Import-PSSession $Session
  4. Για να επαληθεύσετε ότι είστε συνδεδεμένοι στον οργανισμό σας Exchange Online, εκτελέστε την ακόλουθη εντολή για να λάβετε μια λίστα με όλα τα γραμματοκιβώτια στον οργανισμό σας.

    Get-Mailbox

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για περισσότερες πληροφορίες ή εάν έχετε προβλήματα με τη σύνδεση για την εταιρεία σας Exchange Online, ανατρέξτε στο θέμα σύνδεση στο Exchange Online χρησιμοποιώντας το απομακρυσμένο PowerShell.

  5. Εκτελέστε τις ακόλουθες δύο εντολές για να ξεκινήσετε διαχειριζόμενων Βοηθός φακέλου για όλα τα γραμματοκιβώτια χρήστη στην εταιρεία σας.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Αυτό είναι! Έχετε ρυθμίσει μια πολιτική αρχειοθέτησης και διαγραφής για τον οργανισμό Alpine House.

Περισσότερες πληροφορίες

  • Τον τρόπο υπολογισμού ηλικία διατήρησης; Η ηλικία διατήρησης των στοιχείων γραμματοκιβωτίου υπολογίζεται από την ημερομηνία παράδοσης ή την ημερομηνία δημιουργίας για στοιχεία όπως τα πρόχειρα μηνύματα που δεν έχουν σταλεί αλλά δημιουργούνται από το χρήστη. Όταν διαχειριζόμενων Βοηθός φακέλου επεξεργάζεται στοιχεία σε ένα γραμματοκιβώτιο, Αποτυπώνει μια ημερομηνία έναρξης και μια ημερομηνία λήξης για όλα τα στοιχεία που έχουν ετικέτες διατήρησης με την ενέργεια διατήρησης Delete και δυνατότητα αποκατάστασης ή να διαγράψετε μόνιμα. Στοιχεία που έχουν μια ετικέτα αρχειοθέτησης έχουν επισημανθεί με μια ημερομηνία μετακίνησης.

  • Ο παρακάτω πίνακας παρέχει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με κάθε ετικέτα διατήρησης που θα προστεθεί στην πολιτική διατήρησης προσαρμοσμένη που δημιουργήθηκε, ακολουθώντας τα βήματα σε αυτό το θέμα.

    Ετικέτα διατήρησης

    Τι κάνει αυτή η ετικέτα

    Ενσωματωμένα ή προσαρμοσμένα;

    Type

    Μετακίνηση 3 έτος Alpine House αρχειοθήκη

    Μετακίνηση στοιχείων που είναι 1095 ημερών (3 έτη) στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης.

    Προσαρμοσμένη (ανατρέξτε στο βήμα 2 )

    Προεπιλεγμένη πολιτική ετικέτας (αρχειοθήκη) Αυτή η ετικέτα εφαρμόζεται αυτόματα σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο.

    Alpine House 7 έτος οριστική διαγραφή

    Μόνιμη διαγραφή στοιχείων σε το κύριο γραμματοκιβώτιο ή το γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκη όταν είναι 7 ετών.

    Προσαρμοσμένη (ανατρέξτε στο βήμα 2 )

    Προεπιλεγμένη πολιτική ετικέτας (διαγραφή). Αυτή η ετικέτα εφαρμόζεται αυτόματα σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο.

    Alpine House διαγραμμένων στοιχείων 5 έτη Delete και να επιτρέπεται η ανάκτηση

    Διαγράφει στοιχεία από το φάκελο Διαγραμμένα στοιχεία που είναι 5 ετών. Οι χρήστες μπορούν να ανακτήσετε αυτά τα στοιχεία για 14 ημέρες μετά την είστε διέγραψαν οι ίδιοι προς τα επάνω. *

    Προσαρμοσμένη (ανατρέξτε στο βήμα 2 )

    Ετικέτα πολιτικής διατήρησης (διαγραμμένων στοιχείων) Αυτή η ετικέτα εφαρμόζεται αυτόματα σε στοιχεία του φακέλου "Διαγραμμένα".

    Μετακίνηση των ανακτήσιμων στοιχείων 14 ημέρες αρχειοθήκη

    Μετακίνηση στοιχείων που έχουν στο φάκελο στοιχεία ανακτήσιμα για 14 ημέρες στο φάκελο "ανακτήσιμα στοιχεία" στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης.

    Ενσωματωμένα

    Ετικέτα πολιτικής διατήρησης (ανακτήσιμα στοιχεία). Αυτή η ετικέτα εφαρμόζεται αυτόματα σε στοιχεία στο φάκελο ανακτήσιμα στοιχεία.

    Ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία

    Οριστική διαγραφή στοιχείων που έχουν στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για 30 ημέρες. Οι χρήστες μπορούν να ανακτήσετε αυτά τα στοιχεία για 14 ημέρες μετά την είστε διέγραψαν οι ίδιοι προς τα επάνω. *

    Ενσωματωμένα

    Ετικέτα πολιτικής διατήρησης (ανεπιθύμητης αλληλογραφίας) Αυτή η ετικέτα εφαρμόζεται αυτόματα σε στοιχεία στο φάκελο ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

    Διαγραφή 1 μήνας

    Οριστική διαγραφή στοιχείων που είναι 30 ημερών. Οι χρήστες μπορούν να ανακτήσετε αυτά τα στοιχεία για 14 ημέρες μετά την είστε διέγραψαν οι ίδιοι προς τα επάνω. *

    Ενσωματωμένα

    Προσωπική χρήση; Αυτή η ετικέτα μπορεί να εφαρμοστεί από τους χρήστες.

    Διαγραφή ενός έτους

    Οριστική διαγραφή στοιχείων που είναι 365 ημερών. Οι χρήστες μπορούν να ανακτήσετε αυτά τα στοιχεία για 14 ημέρες μετά την είστε διέγραψαν οι ίδιοι προς τα επάνω. *

    Ενσωματωμένα

    Προσωπική χρήση; Αυτή η ετικέτα μπορεί να εφαρμοστεί από τους χρήστες.

    Διαγραφή ποτέ

    Αυτήν την ετικέτα εμποδίζουν τη διαγραφή από μια πολιτική διατήρησης στοιχείων.

    Ενσωματωμένα

    Προσωπική χρήση; Αυτή η ετικέτα μπορεί να εφαρμοστεί από τους χρήστες.

    Μετακίνηση προσωπικών έτους για την αρχειοθέτηση

    Πραγματοποιεί μετακίνηση στοιχείων στο γραμματοκιβώτιο Αρχειοθέτηση μετά την 1 έτος.

    Ενσωματωμένα

    Προσωπική χρήση; Αυτή η ετικέτα μπορεί να εφαρμοστεί από τους χρήστες.

    Σημειώσεις: * Οι χρήστες να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο ανάκτηση διαγραμμένων στοιχείων στο Outlook και Outlook Web App για να ανακτήσετε ένα διαγραμμένο στοιχείο εντός της περιόδου διατήρησης διαγραμμένων στοιχείων, η οποία από προεπιλογή είναι 14 ημέρες στο Exchange Online. Ένας διαχειριστής μπορεί να χρησιμοποιήσει Windows PowerShell για να αυξήσετε το διαγραμμένο στοιχείο περίοδος διατήρησης για έως και 30 ημέρες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα:

  • Χρησιμοποιώντας το ανακτήσιμα στοιχεία 14 ημέρες μετακίνηση αρχειοθήκη διατήρησης ετικέτα βοηθά τη δωρεάν χώρου αποθήκευσης στο φάκελο "ανακτήσιμα στοιχεία" στο κύριο γραμματοκιβώτιο του χρήστη. Αυτό είναι χρήσιμο όταν ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη τοποθετείται σε αναμονή, που σημαίνει ότι δεν υπάρχει τίποτα ποτέ οριστικά διαγραφεί το γραμματοκιβώτιο του χρήστη. Χωρίς Μετακίνηση στοιχείων στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης, είναι δυνατή η θα είναι δυνατή η πρόσβαση του ορίου χώρου αποθήκευσης για το φάκελο ανακτήσιμα στοιχεία στο κύριο γραμματοκιβώτιο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτήν και πώς να αποφύγετε αυτό, ανατρέξτε στο θέμα Αύξηση τα ανακτήσιμα στοιχεία ορίου για γραμματοκιβώτια σε αναμονή.

Επιστροφή στην αρχή

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×