Ρύθμιση παραμέτρων επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Η ικανότητα διαχείρισης εγγραφών σε οποιαδήποτε τοποθεσία παρέχει στους διαχειριστές εγγραφών μεγαλύτερο έλεγχο στον τρόπο χειρισμού των εταιρικών και νομικών εγγραφών με μακροπρόθεσμη αξία. Η διαχείριση των εγγραφών "επιτόπου" επιτρέπει, επίσης, σε αυτές τις εγγραφές να αποτελούν μέρος ενός συνεργατικού χώρου εργασίας, μαζί με άλλα έγγραφα στα οποία εργάζεστε.

Ανάλογα με την εταιρική δομή της λύσης διαχείρισης εγγραφών που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιτόπια διαχείριση εγγραφών στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών και μπορείτε, επιπλέον, να απενεργοποιήσετε τη μη αυτόματη δήλωση εγγραφών στο επίπεδο λίστας ή βιβλιοθήκης. Ωστόσο, η προεπιλογή για λίστες και βιβλιοθήκες είναι να είναι ενεργοποιημένη η μη αυτόματη δήλωση εγγραφών στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών.

Ενεργοποίηση επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών στο SharePoint

Εάν δεν είναι ήδη, πρέπει να ενεργοποιήσετε επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών για να κάνετε αυτές τις εργασίες. Εάν έχετε ενεργοποιήσει το, παραλείψτε αυτά τα βήματα.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία ανώτατου επιπέδου.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας

    Σε μια τοποθεσία που ομάδας με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή Δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.

  4. Στις δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών, βρείτε Στη Διαχείριση επιτόπιων εγγραφών και κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση.

Ρύθμιση παραμέτρων επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών για μια συλλογή τοποθεσιών

Εάν η λύση διαχείρισης επαφών που διαθέτετε καλύπτει πολλές τοποθεσίες, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της διαχείρισης εγγραφών με τους εξής τρόπους:

  • Καθορίστε τα είδη των περιορισμών που θέλετε να θέσετε σε ένα έγγραφο όταν δηλώνεται ως εγγραφή.

  • Καθορίστε εάν όλες οι λίστες ή οι βιβλιοθήκες σε μια τοποθεσία θα επιτρέπουν τη μη αυτόματη δήλωση εγγραφών.

  • Καθορίστε ποιος θα μπορεί να δηλώνει ή να καταργεί τη δήλωση εγγράφων ως εγγραφών με μη αυτόματο τρόπο.

Για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών για μια συλλογή τοποθεσιών

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να μπορέσετε να ολοκληρώσετε αυτήν τη διαδικασία, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα της επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών στο επίπεδο της συλλογής τοποθεσιών.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία ανώτατου επιπέδου.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας

    Σε μια τοποθεσία που ομάδας με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στην ενότητα Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, επιλέξτε Ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής.

  4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφών" στην ενότητα Περιορισμοί εγγραφών, ενεργοποιήστε την επιλογή που καθορίζει το είδος των περιορισμών που θα τεθούν σε ένα στοιχείο όταν δηλώνεται ως εγγραφή. Αυτή η ρύθμιση δεν επηρεάζει τα στοιχεία που έχουν δηλωθεί ήδη ως εγγραφές.

    • Κανένας πρόσθετος περιορισμός   Αυτός ο περιορισμός είναι χρήσιμος εάν θέλετε οι εγγραφές να έχουν ξεχωριστή πολιτική διατήρησης από τις μη εγγραφές, αλλά δεν θέλετε να αποκλείσετε τη διαγραφή ή την επεξεργασία των εγγραφών.

    • Αποκλεισμός διαγραφής   Αυτός είναι ο προεπιλεγμένος περιορισμός για το Κέντρο εγγραφών.

    • Αποκλεισμός επεξεργασίας και διαγραφής    Αυτός ο περιορισμός είναι χρήσιμος όταν θέλετε να κλειδώσετε πλήρως ένα έγγραφο, ώστε να μην είναι δυνατή η επεξεργασία ή διαγραφή του. Ένα εικονίδιο λουκέτου σχετίζεται με το έγγραφο για να δείξει με οπτικό τρόπο ότι το στοιχείο είναι κλειδωμένο.

  5. Στην ενότητα Διαθεσιμότητα δήλωσης εγγραφής, ενεργοποιήστε την επιλογή που καθορίζει εάν τα στοιχεία μπορούν ή όχι να δηλωθούν με μη αυτόματο τρόπο ως εγγραφές σε λίστες και βιβλιοθήκες από προεπιλογή. Εάν η επιλογή Μη διαθέσιμη σε όλες τις θέσεις από προεπιλογή είναι ενεργοποιημένη, τα στοιχεία είναι δυνατό να δηλωθούν ως εγγραφές μόνο μέσω μιας πολιτικής ή μιας ροής εργασίας.

    Υπάρχει μια επιλογή στην ενότητα Διαθεσιμότητα δήλωσης εγγραφής που σας επιτρέπει να καταργήσετε μια εγγραφή. Για να το κάνετε αυτό, στην περιοχή Λεπτομέρειες συμμόρφωσης, δίπλα στο στοιχείο Κατάσταση εγγραφής, κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση δήλωσης εγγραφής. Σας ζητείται να επιβεβαιώσετε ότι επιθυμείτε την κατάργηση δήλωσης του στοιχείου ως εγγραφής.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η επιλογή "Κατάργηση" εμφανίζεται μόνο για στοιχεία που έχουν προηγουμένως δηλωθεί ως εγγραφές.

  6. Στην ενότητα Ρόλοι δήλωσης, καθορίστε τους τύπους χρηστών που μπορούν να δηλώνουν ή να καταργούν τη δήλωση στοιχείων ως εγγραφών.

    • Όλοι οι συνεργάτες και διαχειριστές λιστών    Οποιοσδήποτε χρήστης με δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων σε μια λίστα μπορεί να δηλώσει και να καταργήσει τη δήλωση στοιχείων ως εγγραφών.

    • Μόνο διαχειριστές λιστών    Μόνο οι χρήστες με δικαιώματα διαχείρισης λίστας μπορούν να δηλώσουν και να καταργήσουν τη δήλωση στοιχείων ως εγγραφών.

    • Μόνο ενέργειες πολιτικής    Μόνο ενέργειες πολιτικής ή προσαρμοσμένος κώδικας που εκτελείται ως λογαριασμός συστήματος μπορούν να δηλώσουν και να καταργήσουν τη δήλωση στοιχείων ως εγγραφών.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση παραμέτρων επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη

Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους διαχείρισης εγγραφών για να επιτρέπεται ή όχι η δημιουργία εγγραφών σε συγκεκριμένες λίστες ή βιβλιοθήκες σε μια τοποθεσία. Επίσης, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους λιστών και βιβλιοθηκών έτσι, ώστε όλα τα στοιχεία που προστίθενται σε αυτές να δηλώνονται αυτόματα ως εγγραφές.

Για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους διαχείρισης εγγραφών.

  2. Για τις βιβλιοθήκες που βρίσκονται στην ενότητα Εργαλεία βιβλιοθήκης, κάντε κλικ στην καρτέλα Βιβλιοθήκη. Για τις λίστες, στην ενότητα Εργαλεία λίστας, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα.

  3. Στην Κορδέλα "Βιβλιοθήκη", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης. Για τις λίστες, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

    Στο SharePoint Online, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν δεν βλέπετε το κουμπί της Κορδέλας που αναφέρεται σε αυτήν τη διαδικασία, ενδεχομένως να χρειαστεί να προσαρμόσετε την ανάλυση της οθόνης σας ή το μέγεθος του παραθύρου περιήγησης για να αναπτύξετε όλα τα διαθέσιμα κουμπιά Κορδέλας. Επίσης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί ομάδας για να αναπτύξετε την επιλογή κουμπιού αυτής της ομάδας.

  4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις λίστας", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής.

  5. Στη σελίδα Ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής, στην ενότητα Διαθεσιμότητα μη αυτόματης δήλωσης εγγραφών, κάντε ένα από τα εξής:

    • Επιλέξτε εάν θέλετε να χρησιμοποιείτε την προεπιλεγμένη ρύθμιση της συλλογής τοποθεσιών.

    • Να επιτρέπεται η μη αυτόματη δήλωση εγγραφών για αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη.

    • Να μην επιτρέπεται ποτέ η μη αυτόματη δήλωση εγγραφών για αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη.

  6. Στην ενότητα Αυτόματη δήλωση, επιλέξτε εάν θέλετε ή όχι τα στοιχεία που προστίθενται σε αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη να δηλώνονται αυτόματα ως εγγραφές.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×