Πώς λειτουργεί η τήρηση ιστορικού εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη SharePoint

Πώς λειτουργεί η τήρηση ιστορικού εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη SharePoint

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Όταν είναι ενεργοποιημένη η τήρηση ιστορικού εκδόσεων σε λίστα SharePoint ή στη βιβλιοθήκη σας, μπορείτε να αποθηκεύουν παρακολούθηση και επαναφορά στοιχείων σε μια λίστα και αρχείων σε μια βιβλιοθήκη, κάθε φορά που αλλάζουν. Διαχείριση εκδόσεων, σε συνδυασμό με άλλες ρυθμίσεις, όπως η ανάληψη ελέγχου, παρέχει πολλά του στοιχείου ελέγχου του περιεχομένου που έχει καταχωρηθεί στην τοποθεσία σας και να παρέχετε πραγματική τιμή, εάν έχετε ποτέ πρέπει να εξετάσετε ή να επαναφέρετε μια παλιά έκδοση του στοιχείου ή αρχείου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Διαχείριση εκδόσεων είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή σε βιβλιοθήκες SharePoint και απενεργοποιημένη από προεπιλογή στην SharePoint λίστες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του τήρηση ιστορικού εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Ενημέρωση 2017 Οκτωβρίου ευχαριστήριο σχόλιατων πελατών.

Επισκόπηση διαχείρισης εκδόσεων

Οποιοσδήποτε με δικαιώματα διαχείρισης λιστών να ενεργοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων ή να απενεργοποιήσετε για μια βιβλιοθήκη. Διαχείριση εκδόσεων είναι διαθέσιμη για στοιχεία λίστας σε όλους τους προεπιλεγμένους τύπους λίστας — συμπεριλαμβανομένων ημερολογίων, λιστών παρακολούθησης θεμάτων και προσαρμοσμένες λίστες. Είναι επίσης διαθέσιμα για όλους τους τύπους αρχείων που μπορούν να αποθηκευτούν σε βιβλιοθήκες, συμπεριλαμβανομένων των σελίδων Τμημάτων Web. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του και η χρήση της διαχείρισης εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν είστε πελάτης του Office 365, διαχείριση εκδόσεων είναι τώρα ενεργοποιημένη από προεπιλογή όταν δημιουργείτε νέες βιβλιοθήκες OneDrive για επιχειρήσεις και αποθηκεύει αυτόματα την τελευταία 500 εκδόσεις ενός εγγράφου. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποτρέψετε την απώλεια σημαντικά έγγραφα ή τα δεδομένα. Εάν έχετε υπάρχουσες βιβλιοθήκες στην τοποθεσία σας OneDrive για επιχειρήσεις ή στην τοποθεσία της ομάδας σας που δεν έχουν με δυνατότητα διαχείρισης εκδόσεων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε διαχείρισης εκδόσεων για τους οποιαδήποτε στιγμή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων για:

  • Παρακολούθηση ιστορικού μιας έκδοσης    Όταν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων, μπορείτε να δείτε πότε άλλαξε ένα στοιχείο ή αρχείο και ποιος το άλλαξε. Μπορείτε επίσης να δείτε πότε άλλαξαν ιδιότητες (πληροφορίες σχετικά με το αρχείο). Για παράδειγμα, εάν κάποιος αλλάξει την ημερομηνία λήξης ενός στοιχείου λίστας, αυτή η πληροφορία εμφανίζεται στο ιστορικό εκδόσεων. Μπορείτε επίσης να δείτε σχόλια που συμπεριλαμβάνουν τα άτομα σχετικά με τις αλλαγές τους κατά τη μεταβίβαση ελέγχου των αρχείων σε βιβλιοθήκες.

  • Επαναφορά προηγούμενης έκδοσης    Αν κάνατε κάποιο λάθος σε μια τρέχουσα έκδοση, αν η τρέχουσα έκδοση είναι κατεστραμμένη ή αν απλώς σας αρέσει περισσότερο μια προηγούμενη έκδοση, μπορείτε να αντικαταστήσετε την τρέχουσα έκδοση με μια προηγούμενη. Η έκδοση που επαναφέρετε γίνεται η νέα τρέχουσα έκδοση.

  • Προβολή μιας προηγούμενης έκδοσης    Μπορείτε να προβάλετε μια προηγούμενη έκδοση χωρίς να αντικαταστήσετε την τρέχουσα έκδοση. Εάν εμφανίσετε το ιστορικό εκδόσεων σε ένα έγγραφο του Microsoft Office, όπως σε αρχείο του Word ή του Excel, μπορείτε να συγκρίνετε τις δύο εκδόσεις για να προσδιορίσετε τις διαφορές τους.

Όταν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων, οι εκδόσεις δημιουργούνται στις παρακάτω περιπτώσεις:

  • Κατά την πρώτη δημιουργία στοιχείου λίστας ή αρχείου ή κατά την αποστολή ενός αρχείου.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν απαιτείται ανάληψη ελέγχου αρχείου, πρέπει να αναλάβετε το αρχείο για να δημιουργήσετε την πρώτη του έκδοση.

  • Κατά την αποστολή ενός αρχείου που έχει το ίδιο όνομα με ένα υπάρχον αρχείο και είναι ενεργοποιημένο το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη ως νέας έκδοσης στα υπάρχοντα αρχεία.

  • Κατά την αλλαγή ιδιοτήτων ενός στοιχείου λίστας ή αρχείου.

  • Κατά το άνοιγμα, την επεξεργασία και την αποθήκευση ενός αρχείου. Μια έκδοση δημιουργείται όταν κάνετε για πρώτη φορά κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Διατηρεί το νέο αριθμό έκδοσης σε όλη τη διάρκεια της τρέχουσας περιόδου λειτουργίας επεξεργασίας, ακόμα και εάν το αποθηκεύσετε πολλές φορές. Όταν το κλείσετε και μετά το ανοίξετε ξανά για μια άλλη περίοδο λειτουργίας επεξεργασίας, δημιουργείται μια άλλη έκδοση.

  • Κατά τη σύνταξη από κοινού ενός εγγράφου, όταν ένα διαφορετικό χρήστη αρχίζει να εργάζεστε στο έγγραφο ή όταν ο χρήστης κάνει κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να αποστείλετε τις αλλαγές στη βιβλιοθήκη.

Μπορούν να υπάρχουν έως τρεις τρέχουσες εκδόσεις ενός αρχείου σε μια δεδομένη στιγμή: η έκδοση της οποίας έχει γίνει ανάληψη ελέγχου, η τελευταία δευτερεύουσα ή πρόχειρη έκδοση και η τελευταία δημοσιευμένη ή κύρια έκδοση. Όλες οι άλλες εκδόσεις θεωρούνται εκδόσεις ιστορικού. Ορισμένες τρέχουσες εκδόσεις είναι ορατές μόνο στους χρήστες που έχουν δικαιώματα προβολής τους.

Ορισμένες εταιρείες παρακολουθούν τις κύριες και τις δευτερεύουσες εκδόσεις των αρχείων στις βιβλιοθήκες τους. Άλλες παρακολουθούν μόνο τις κύριες εκδόσεις. Οι κύριες εκδόσεις προσδιορίζονται από ακέραιους αριθμούς, π.χ. 5.0. Οι δευτερεύουσες εκδόσεις προσδιορίζονται από δεκαδικούς αριθμούς, π.χ. 5.1.

Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν τις δευτερεύουσες εκδόσεις όταν τα αρχεία είναι υπό ανάπτυξη και τις κύριες εκδόσεις όταν επιτυγχάνονται ορισμένα ορόσημα ή όταν τα αρχεία είναι έτοιμα για αναθεώρηση από ένα ευρύ κοινό. Σε πολλές εταιρείες, ορίζεται ασφάλεια προχείρου για να επιτρέπεται η πρόσβαση μόνο στον κάτοχο ενός αρχείου και τους χρήστες που έχουν δικαιώματα έγκρισης αρχείων. Αυτό σημαίνει ότι οι δευτερεύουσες εκδόσεις δεν είναι δυνατό να προβληθούν από άλλους, ώσπου να δημοσιευτεί μια κύρια έκδοση.

Οι κύριες εκδόσεις είναι διαθέσιμες για λίστες, αλλά οι δευτερεύουσες εκδόσεις δεν είναι διαθέσιμες. Κάθε έκδοση ενός στοιχείου λίστας αριθμείται με ακέραιο αριθμό. Εάν η εταιρεία σας απαιτεί την έγκριση των στοιχείων σε μια λίστα, τα στοιχεία παραμένουν σε κατάσταση "Σε εκκρεμότητα" ώσπου να εγκριθούν από κάποιον που έχει δικαιώματα έγκρισής τους. Όσο βρίσκονται σε κατάσταση "Σε εκκρεμότητα", αριθμούνται με δεκαδικούς αριθμούς και αναφέρονται ως προσχέδια.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ενεργοποίηση και ρύθμιση διαχείρισης εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων των κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Οι αριθμοί εκδόσεων προστίθενται αυτόματα κάθε φορά που δημιουργείτε μια νέα έκδοση. Σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη με ενεργοποιημένη τη διαχείριση κύριων εκδόσεων, οι εκδόσεις έχουν ακέραιους αριθμούς, π.χ. 1.0, 2.0, 3.0 κ.λπ. Στις βιβλιοθήκες, ο διαχειριστής σας μπορεί να ενεργοποιήσει τη διαχείριση εκδόσεων για κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις. Όταν παρακολουθούνται δευτερεύουσες εκδόσεις, αυτές έχουν δεκαδικούς αριθμούς, π.χ. 1.1, 1.2, 1.3 κ.λπ. Όταν μία από αυτές τις εκδόσεις δημοσιευτεί ως κύρια έκδοση, ο αριθμός της γίνεται 2.0. Οι μετέπειτα δευτερεύουσες εκδόσεις αριθμούνται με 2.1, 2.2, 2.3 κ.λπ.

Όταν απορρίπτετε μια ανάληψη ελέγχου, ο αριθμός έκδοσης δεν αλλάζει. Εάν η πιο πρόσφατη έκδοση ήταν η έκδοση 3.0, παραμένει στο 3.0 μετά την απόρριψη της ανάληψης ελέγχου.

Όταν διαγράφετε μια έκδοση, μεταβαίνει στην έκδοση για να τον Κάδο Ανακύκλωσης και ο αριθμός του γίνεται με το. Το ιστορικό εκδόσεων θα εμφανίζονται οι υπόλοιπες αριθμοί έκδοσης. Μην αλλάξετε τους άλλους αριθμούς έκδοσης. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα έγγραφο που έχει 4.1 και 4.2 των δευτερευουσών εκδόσεων και μπορείτε να αποφασίσετε να διαγράψετε την έκδοση 4.1, το ιστορικό εκδόσεων που προκύπτει εμφανίζει μόνο τις εκδόσεις 4.0 και 4.2. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει αυτό.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ενεργοποίηση και ρύθμιση διαχείρισης εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων των κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Ιστορικό εκδόσεων με διαγραμμένη μία δευτερεύουσα έκδοση

Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν απεριόριστο αριθμό εκδόσεων αρχείων και ορισμένες άλλες ορίζουν περιορισμούς. Ενδέχεται να ανακαλύψετε ότι, μετά από τη μεταβίβαση ελέγχου της τελευταίας έκδοσης ενός αρχείου, μια παλαιότερη έκδοση λείπει. Εάν η πιο πρόσφατη έκδοση είναι η 26.0 και παρατηρήσετε ότι δεν υπάρχει πλέον η έκδοση 1.0, αυτό σημαίνει ότι ο διαχειριστής έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης ώστε να δέχεται μόνο 25 κύριες εκδόσεις του αρχείου. Η προσθήκη της 26ης έκδοσης διαγράφει την πρώτη έκδοση. Θα παραμείνουν μόνο οι εκδόσεις 2.0 έως 26.0. Παρόμοια, εάν προστεθεί μια 27η έκδοση, θα παραμείνουν μόνο οι εκδόσεις 3.0 έως 27.0.

Ο διαχειριστής μπορεί επίσης να αποφασίσει να περιορίσετε τον αριθμό των δευτερευουσών εκδόσεων μόνο σε αυτά για έναν ορισμένο αριθμό τις πιο πρόσφατες εκδόσεις. Για παράδειγμα, εάν επιτρέπονται 25 κύριων εκδόσεων, ο διαχειριστής μπορεί να αποφασίσετε να διατηρήσετε μικρή προχείρων για μόνο η πιο πρόσφατη πέντε κύριων εκδόσεων. Ο προεπιλεγμένος αριθμός των δευτερευουσών εκδόσεων μεταξύ των κύριων εκδόσεων είναι 511. Εάν προσπαθήσετε να αποθηκεύσετε μια άλλη δευτερεύουσα έκδοση, θα δείτε ένα μήνυμα σφάλματος που σας ενημερώνει ότι πρέπει πρώτα να δημοσιεύσετε το έγγραφο. Το διαχειριστή της τοποθεσίας να αλλάξετε την προεπιλεγμένη για να επιτρέψετε λιγότερες δευτερευουσών εκδόσεων.

Εάν μια λίστα ή βιβλιοθήκη περιορίζει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων, οι παλιότερες εκδόσεις διαγράφονται όταν το όριο. Για παράδειγμα, εάν μόνο διατηρούνται 20 εκδόσεις και η ομάδα σας δημιουργήσει 25 εκδόσεις, διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις 6 έως 25. Εάν δημιουργήσετε μια άλλη έκδοση, διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις 7 έως 26. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη περιορίζει τις εκδόσεις, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι συνεργάτες είναι γνωρίζουν ότι προηγούμενες εκδόσεις θα διαγραφούν όταν το όριο έκδοση.

Σε μια βιβλιοθήκη που περιορίζει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων που διατηρεί δευτερεύουσες εκδόσεις για, οι δευτερεύουσες εκδόσεις διαγράφονται για τις προηγούμενες κύριες εκδόσεις, όταν το όριο έκδοση. Για παράδειγμα, εάν διατήρηση προχείρων για μόνο 10 κύριες εκδόσεις και η ομάδα σας δημιουργήσει 15 κύριων εκδόσεων, θα διατηρηθούν μόνο οι κύριες εκδόσεις των παλιότερων εκδόσεων. Οι δευτερεύουσες εκδόσεις που σχετίζονται με τις πέντε παλαιότερη των κύριων εκδόσεων — όπως 1.2 ή 2.3 — διαγράφονται, αλλά οι κύριες εκδόσεις — 1, 2 και ούτω καθεξής — διατηρούνται, εκτός αν η βιβλιοθήκη σας περιορίζει κύριων εκδόσεων.

Γενικά, ο περιορισμός του αριθμού των εκδόσεων είναι μια καλή πρακτική. Εξοικονομείτε χώρο στο διακομιστή και μειώνετε τη συσσώρευση αρχείων για τους χρήστες. Ωστόσο, εάν στην εταιρεία σας απαιτείται η αποθήκευση όλων των εκδόσεων για νομικούς ή άλλους λόγους, μη θέτετε όρια.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Εάν η εταιρεία σας περιορίζει τον αριθμό των εκδόσεων που αποθηκεύει, των παλιότερων εκδόσεων διαγράφονται οριστικά όταν το όριο. Δεν αποστέλλονται στον Κάδο Ανακύκλωσης.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ενεργοποίηση και ρύθμιση διαχείρισης εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων των ορίων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους που μπορούν να προβάλουν πρόχειρα στοιχεία λίστας και τα αρχεία. Πρόχειρα δημιουργούνται σε δύο περιπτώσεις:

  • Όταν μια δευτερεύουσα έκδοση ενός αρχείου δημιουργείται ή ενημερώνεται σε μια βιβλιοθήκη που παρακολουθεί τις κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις.

  • Όταν ένα στοιχείο λίστας ή το αρχείο είναι δημιουργείται ή ενημερώνεται αλλά δεν έχει ακόμη εγκριθεί σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη στην οποία απαιτείται έγκριση περιεχομένου.

Όταν παρακολουθείτε τις κύριες και τις δευτερεύουσες εκδόσεις, μπορείτε να καθορίσετε εάν οι χρήστες πρέπει να έχουν δικαιώματα επεξεργασίας των αρχείων για να μπορέσουν να προβάλουν και να διαβάσουν μια δευτερεύουσα έκδοση. Όταν εφαρμόζεται αυτή η ρύθμιση, οι χρήστες που έχουν δικαιώματα επεξεργασίας του αρχείου μπορούν να εργάζονται στο αρχείο, αλλά όσοι έχουν δικαίωμα μόνο για την ανάγνωση του αρχείου δεν μπορούν να δουν τη δευτερεύουσα έκδοση. Για παράδειγμα, ίσως δεν θέλετε όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη σας να βλέπουν τα σχόλια ή τις αναθεωρήσεις ενώ ένα αρχείο βρίσκεται υπό επεξεργασία. Εάν παρακολουθούνται οι κύριες και οι δευτερεύουσες εκδόσεις και δεν έχει δημοσιευτεί ακόμα μια κύρια έκδοση από κανέναν, το αρχείο δεν είναι ορατό για τους χρήστες που δεν έχουν δικαίωμα να βλέπουν πρόχειρα στοιχεία.

Όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, μπορείτε να καθορίσετε εάν τα αρχεία που βρίσκονται σε εκκρεμότητα για έγκριση μπορούν να προβληθούν από άτομα με δικαιώματα ανάγνωσης, άτομα με δικαιώματα επεξεργασίας ή μόνο από το συντάκτη και τα άτομα με δικαίωμα να εγκρίνουν στοιχεία. Εάν παρακολουθούνται οι κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, ο συντάκτης πρέπει να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση πριν από το αρχείο μπορεί να υποβάλλεται για έγκριση. Όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, άτομα που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης περιεχομένου αλλά δεν έχετε δικαιώματα για να βλέπουν τα πρόχειρα στοιχεία θα δείτε την τελευταία εγκεκριμένο ή κύρια έκδοση του αρχείου.

Ανεξάρτητα από το εάν άτομα έχουν το δικαίωμα να επεξεργαστείτε ένα αρχείο ή όχι, αν αναζήτησης ατόμων για ένα αρχείο που βρίσκεται σε δευτερεύουσα έκδοση, δεν θα λαμβάνουν αποτελέσματα για αυτήν.

Μπορείτε να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων στοιχείων λίστας ή τα αρχεία αποθηκεύονται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, η οποία μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε χώρος στο διακομιστή. Εάν η ομάδα σας δημιουργεί ένα μεγάλο αριθμό εκδόσεων, ο περιορισμός του αριθμού των εκδόσεων μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να διαχειρίζεται καλύτερα και εντοπίστε προηγούμενες εκδόσεις. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας παρακολουθεί πολλές εκδόσεις για πολλούς μήνες ή έτος.

s, μπορεί να είναι δύσκολο για τα μέλη για να περιηγηθείτε σε του ιστορικού εκδόσεων για να βρείτε τις εκδόσεις που χρειάζονται. Εάν η ομάδα σας πρέπει να προβάλετε ή να διατηρήσει κάποια από τις προηγούμενες εκδόσεις, είτε δεν περιορίζει τον αριθμό των εκδόσεων διατήρησης ή ρυθμίστε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρείτε σε μεγαλύτερο αριθμό.

Εάν η βιβλιοθήκη σας παρακολουθεί κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, μπορείτε να επιλέξετε τον αριθμό των κύριων εκδόσεων αρχείων για να διατηρήσετε και πόσες οι δευτερεύουσες εκδόσεις για κάθε των κύριων εκδόσεων για να διατηρήσετε. Από προεπιλογή, κάθε κύρια έκδοση μπορεί να έχει έως 511 προχείρων (δευτερευουσών εκδόσεων).

Ανάλογα με τον τρόπο εργάζεται η ομάδα σας, την ομάδα σας μπορεί να είναι πιο πιθανό να χρειαστεί το πιο πρόσφατο δευτερευουσών εκδόσεων, όπως μια έκδοση που έχει υποβληθεί σε επεξεργασία πρόσφατα. Διάρκεια του χρόνου, την ομάδα σας μπορεί να είναι λιγότερο πιθανό να χρειάζεται μια παλιότερη δευτερεύουσα έκδοση. Συνήθως, μια κύρια έκδοση αντιπροσωπεύει ένα ορόσημο, όπως ένα αρχείο που υποβάλλεται για αναθεώρηση ή δημοσίευση, ενώ μια δευτερεύουσα έκδοση είναι μια εργασία σε εξέλιξη που δεν είναι έτοιμη για όλους τους συμμετέχοντες για να διαβάσετε.

Εάν μια λίστα ή βιβλιοθήκη περιορίζει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων, οι παλιότερες εκδόσεις διαγράφονται όταν το όριο. Για παράδειγμα, εάν μόνο διατηρούνται 20 εκδόσεις και η ομάδα σας δημιουργήσει 25 εκδόσεις, διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις 6 έως 25. Εάν δημιουργήσετε μια άλλη έκδοση, διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις 7 έως 26. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη περιορίζει τις εκδόσεις, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι συνεργάτες είναι γνωρίζουν ότι προηγούμενες εκδόσεις θα διαγραφούν όταν το όριο έκδοση.

Σε μια βιβλιοθήκη που περιορίζει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων που διατηρεί δευτερεύουσες εκδόσεις για, οι δευτερεύουσες εκδόσεις διαγράφονται για τις προηγούμενες κύριες εκδόσεις, όταν το όριο έκδοση. Για παράδειγμα, εάν διατήρηση προχείρων για μόνο 10 κύριες εκδόσεις και η ομάδα σας δημιουργήσει 15 κύριων εκδόσεων, θα διατηρηθούν μόνο οι κύριες εκδόσεις των παλιότερων εκδόσεων. Οι δευτερεύουσες εκδόσεις που σχετίζονται με τις πέντε παλαιότερη των κύριων εκδόσεων — όπως 1.2 ή 2.3 — διαγράφονται, αλλά οι κύριες εκδόσεις — 1, 2 και ούτω καθεξής — διατηρούνται, εκτός αν η βιβλιοθήκη σας περιορίζει κύριων εκδόσεων.

Διαχείριση εκδόσεων ενεργοποιείται αυτόματα όταν δημιουργείται μια βιβλιοθήκη και όχι όταν δημιουργείται μια λίστα. Οποιοσδήποτε με δικαιώματα διαχείρισης λιστών να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την τήρηση ιστορικού εκδόσεων. Σε πολλές τοποθεσίες που είναι το ίδιο άτομο που διαχειρίζεται την τοποθεσία, επειδή οι λίστες και βιβλιοθήκες μεταβιβάζονται δικαιώματα από την τοποθεσία. Εκτός από την ενεργοποίηση της διαχείρισης εκδόσεων, ο κάτοχος της τοποθεσίας (ή ένα άλλο άτομο που διαχειρίζεται τη λίστα ή βιβλιοθήκη) αποφασίσει εάν θα απαιτείται έγκριση περιεχομένου, που μπορούν να προβάλουν πρόχειρα στοιχεία, και εάν απαιτείται ανάληψη ελέγχου. Κάθε μία από αυτές τις αποφάσεις έχει επιπτώσεις στην πώς λειτουργεί η διαχείριση εκδόσεων. Για παράδειγμα, εάν το άτομο που διαχειρίζεται μια βιβλιοθήκη αποφασίσει να απαιτεί ανάληψη ελέγχου, αριθμοί έκδοσης δημιουργούνται μόνο κατά τη μεταβίβαση ελέγχου ενός αρχείου. Εάν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, τα κύρια έκδοση αριθμών δεν εφαρμόζονται μέχρι να τα αρχεία που έχουν εγκριθεί από κάποιον που έχει δικαίωμα να το κάνετε.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:  Αν οι χρήστες που εργάζονται στη βιβλιοθήκη σας σκοπεύουν να συντάσσουν από κοινού έγγραφα, μην ρυθμίζετε τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου. Οι χρήστες δεν μπορούν να συντάσσουν έγγραφα από κοινού, όταν έχει γίνει ανάληψη ελέγχου των εγγράφων που χρειάζονται.

Για να μάθετε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Εάν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων στη βιβλιοθήκη σας, το άτομο που ρυθμίζει το Καθορίζει αν θέλετε να παρακολουθείτε τις κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις και επίσης καθορίζει ποιος μπορεί να δει τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Στις περισσότερες περιπτώσεις, όταν το περιεχόμενο απαιτείται έγκριση, μόνο ο κάτοχος του αρχείου και τα άτομα που έχουν δικαίωμα να εγκρίνουν στοιχεία, να δείτε τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Σε άλλες βιβλιοθήκες, όλα τα άτομα που μπορούν να επεξεργάζονται αρχεία στη βιβλιοθήκη ή όλοι όσοι έχουν δικαιώματα ανάγνωσης για τη βιβλιοθήκη, να δείτε όλες τις εκδόσεις. Μετά την έγκριση μιας έκδοσης, όλα τα άτομα που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης για τη λίστα ή βιβλιοθήκη να δείτε την έκδοση.

Παρόλο που οι λίστες δεν έχουν κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, οποιοδήποτε στοιχείο έχει κατάσταση Σε εκκρεμότητα θεωρείται προσχέδιο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μόνο ο δημιουργός του στοιχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να δουν τα προσχέδια. Ένα προσχέδιο εμφανίζεται με κατάσταση Σε εκκρεμότητα για αυτά τα άτομα, αλλά όλοι οι άλλοι βλέπουν μόνο την πιο πρόσφατη έκδοση με κατάσταση Εγκρίθηκε στο ιστορικό εκδόσεων. Εάν το αρχείο απορριφθεί, η κατάστασή του παραμένει Σε εκκρεμότητα, μέχρι να το διαγράψει κάποιος που διαθέτει τα κατάλληλα δικαιώματα.

Από προεπιλογή, ένα στοιχείο σε εκκρεμότητα ή αρχείο είναι ορατό μόνο στο δημιουργό του και τα άτομα με δικαιώματα διαχείρισης λιστών, αλλά μπορείτε να καθορίσετε εάν άλλες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν το στοιχείο ή αρχείο. Εάν η βιβλιοθήκη σας έχει ρυθμιστεί ώστε να παρακολουθούνται οι κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, το άτομο που επεξεργάζεται το αρχείο πρέπει πρώτα να δημοσιεύσετε μια κύρια έκδοση του αρχείου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του για έγκριση εγγράφων, ανατρέξτε στο θέμα απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε ορισμένες λίστες και βιβλιοθήκες, η ασφάλεια Προχείρου έχει ρυθμιστεί για να επιτρέψετε σε όλους τους χρήστες της τοποθεσίας για να δείτε σε εκκρεμότητα και Εγκρίθηκε εκδόσεις.

Όταν αναλαμβάνετε τον έλεγχο ενός αρχείου από μια βιβλιοθήκη με ενεργοποιημένη τη διαχείριση εκδόσεων, μια νέα έκδοση δημιουργείται κάθε φορά που μεταβιβάζετε τον έλεγχο ξανά. Επίσης, εάν έχουν ενεργοποιηθεί κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, μπορείτε να αποφασίσετε, κατά τη μεταβίβαση ελέγχου, ποιος τύπος έκδοσης θα χρησιμοποιείται. Στις βιβλιοθήκες στις οποίες απαιτείται η ανάληψη ελέγχου των αρχείων, δημιουργούνται εκδόσεις μόνο κατά τη μεταβίβαση ελέγχου.

Στις βιβλιοθήκες στις οποίες δεν απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων, δημιουργείται νέα έκδοση την πρώτη φορά που αποθηκεύετε το αρχείο, αφού το ανοίξετε. Με κάθε επόμενη αποθήκευση αντικαθίσταται η έκδοση που δημιουργήθηκε με την πρώτη αποθήκευση. Εάν κλείσετε την εφαρμογή και, στη συνέχεια, ανοίξετε ξανά το έγγραφο και πάλι η πρώτη αποθήκευση θα δημιουργήσει μια έκδοση. Με αυτόν τον τρόπο, ο αριθμός των εκδόσεων μπορεί να αυξηθεί πολύ γρήγορα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ελέγχου και σμίκρυνση, ανατρέξτε στο θέμα ανάληψη ελέγχου, μεταβίβαση ελέγχου, ή απόρριψη αλλαγών σε αρχεία μιας βιβλιοθήκης.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:  Αν συντάσσετε το έγγραφο από κοινού με άλλους χρήστες, μην αναλάβετε τον έλεγχό του, εκτός και αν υπάρχουν σοβαροί λόγοι που να μην επιτρέπουν να εργαστούν άλλοι χρήστες σε αυτό.

Απαίτηση ανάληψης ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει την ομάδα σας να αξιοποιήσετε στο έπακρο τήρηση ιστορικού εκδόσεων, επειδή προσδιορίσετε συγκεκριμένα άτομα όταν πρόκειται να δημιουργηθεί μια έκδοση. Μια έκδοση δημιουργείται μόνο όταν κάποιος κάνει ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, αλλάζει το και, στη συνέχεια, να μεταβιβάσει τον ξανά. Όταν δεν απαιτείται ανάληψη ελέγχου, μια έκδοση δημιουργείται όταν κάποιος αποθηκεύσει πρώτα ένα αρχείο και ενημερωθεί αυτή η έκδοση όταν το άτομο κλείσει το αρχείο. Εάν αυτό το άτομο ή κάποιος άλλος ανοίξει και αποθηκεύσει ξανά το αρχείο, θα δημιουργηθεί μια άλλη έκδοση. Ανάλογα με την κατάσταση, ίσως δεν σκοπεύετε για πολλές εκδόσεις να δημιουργηθεί, για παράδειγμα, εάν πρέπει να κλείσετε ένα αρχείο για να παρακολουθήσετε μια σύσκεψη πριν να ολοκληρώσετε τις αλλαγές στο αρχείο.

Όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου, άτομα δεν είναι δυνατό να προσθέσετε αρχεία, αλλάξτε τα αρχεία, ή αλλάξτε τις ιδιότητες αρχείου χωρίς πρώτα ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Όταν τα άτομα ελέγχου σε αρχεία, τους ζητείται για την παροχή σχολίων σχετικά με τις αλλαγές που έχουν κάνει, που σας βοηθά να δημιουργήσετε ένα πιο χαρακτηριστικό ιστορικό εκδόσεων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν η βιβλιοθήκη πρόκειται να αποθηκεύει αρχεία του Microsoft Project (.mpp) που συγχρονίζονται με λίστες εργασιών στην τοποθεσία σας, το πλαίσιο Απαίτηση ανάληψης ελέγχου θα πρέπει να είναι απενεργοποιημένο.

Για περισσότερες πληροφορίες για να απαιτείται ανάληψη ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης, ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων.

Λίστες και βιβλιοθήκες έχουν δικαιώματα που σχετίζονται με τη διαχείριση εκδόσεων και ανάληψη ελέγχου, τα οποία ποικίλλουν ανάλογα με το επίπεδο δικαιωμάτων που έχει εφαρμοστεί σε ένα χρήστη ή μια συγκεκριμένη ομάδα. Κάποιο άτομο που μπορεί να επεξεργαστείτε τα επίπεδα δικαιωμάτων να ρυθμίσετε τις παραμέτρους αυτών των δικαιωμάτων διαφορετικά ή να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα με προσαρμοσμένα επίπεδα δικαιωμάτων.

Αυτά τα δικαιώματα επιτρέπουν την ευελιξία στον τρόπο διαχείρισης της βιβλιοθήκης σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε κάποιον να είναι σε θέση να διαγράψετε τις εκδόσεις ενός αρχείου χωρίς να έχετε δικαιώματα για να διαγράψετε το ίδιο το αρχείο. Το δικαίωμα για Διαγραφή εκδόσεων δεν είναι το ίδιο με το δικαίωμα Διαγραφή στοιχείων, ώστε να μπορείτε να παρέχετε ένα προσαρμοσμένο επίπεδο του στοιχείου ελέγχου.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει τα δικαιώματα που σχετίζονται με τη διαχείριση εκδόσεων και ανάληψη ελέγχου και τα προεπιλεγμένα επίπεδα δικαιωμάτων που ισχύουν για.

Δικαιωμάτων

Προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων

Προβολή εκδόσεων

Πλήρης έλεγχος, σχεδίαση, συμβολή "και" ανάγνωση

Διαγραφή εκδόσεων

Πλήρης έλεγχος, σχεδίαση, και να συνεισφέρουν

Παράκαμψη ανάληψης ελέγχου

Πλήρης έλεγχος και σχεδίαση

Έγκριση στοιχείων

Πλήρης έλεγχος και σχεδίαση

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο θέμα Κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint.

Στείλτε μας τα σχόλιά σας

Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο; Εάν ναι, ενημερώστε μας στο τέλος αυτής της σελίδας. Εάν δεν ήταν χρήσιμο, πείτε μας τι δεν ήταν ξεκάθαρο ή τι λείπει. Συμπεριλάβετε την έκδοση του SharePoint, του λειτουργικού συστήματος και του προγράμματος περιήγησης που χρησιμοποιείτε. Θα χρησιμοποιήσουμε τα σχόλιά σας για να ελέγξουμε προσεκτικά τα γεγονότα, να προσθέσουμε πληροφορίες και να ενημερώσουμε αυτό το άρθρο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×