Πρόγραμμα εκμάθησης: Εισαγωγή δεδομένων στο Excel και δημιουργία μοντέλου δεδομένων

Πρόγραμμα εκμάθησης: Εισαγωγή δεδομένων στο Excel και δημιουργία μοντέλου δεδομένων

Απόσπασμα:    Αυτό είναι το πρώτο πρόγραμμα εκμάθησης μιας σειράς που έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να εξοικειωθείτε και να νιώσετε άνετα με τη χρήση του Excel και των ενσωματωμένων δυνατοτήτων συνδυασμού και ανάλυσης δεδομένων που διαθέτει. Αυτά τα προγράμματα εκμάθησης αφορούν τη δόμηση και την τελειοποίηση ενός βιβλίου εργασίας του Excel από την αρχή, τη δημιουργία ενός μοντέλου δεδομένων και, στη συνέχεια, τη δημιουργία καταπληκτικών αλληλεπιδραστικών αναφορών με χρήση του Power View. Τα προγράμματα εκμάθησης έχουν σχεδιαστεί για την επίδειξη των δυνατοτήτων του Microsoft Business Intelligence στο Excel, τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες, το Power Pivot και το Power View.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτό το άρθρο περιγράφει τα μοντέλα δεδομένων στο Excel 2013. Ωστόσο, οι ίδιες δυνατότητες μοντελοποίησης και Power Pivot που παρουσιάστηκαν για πρώτη φορά στο Excel 2013 ισχύουν και για το Excel 2016.

Σε αυτά τα προγράμματα εκμάθησης θα μάθετε τον τρόπο εισαγωγής και εξερεύνησης δεδομένων στο Excel, θα δημιουργήσετε και θα τελειοποιήσετε ένα μοντέλο δεδομένων με χρήση του Power Pivot και θα δημιουργήσετε αλληλεπιδραστικές αναφορές με το Power View, τις οποίες μπορείτε να δημοσιεύσετε, να προστατεύσετε και να μοιραστείτε.

Τα προγράμματα εκμάθησης σε αυτήν τη σειρά είναι τα εξής:

  1. Εισαγωγή δεδομένων στο Excel 2013 και δημιουργία μοντέλου δεδομένων

  2. Επέκταση σχέσεων μοντέλου δεδομένων με χρήση του Excel, του Power Pivot και του DAX

  3. Δημιουργία αναφορών του Power View βάσει χάρτη

  4. Ενσωμάτωση δεδομένων από το Internet και ορισμός προεπιλογών του Power View

  5. Δημιουργία καταπληκτικών αναφορών του Power View - Μέρος 1

  6. Δημιουργία καταπληκτικών αναφορών του Power View - Μέρος 2

Σε αυτό το πρόγραμμα εκμάθησης, ξεκινάτε με ένα κενό βιβλίο εργασίας του Excel.

Οι ενότητες σε αυτό το πρόγραμμα εκμάθησης είναι οι εξής:

Εισαγωγή δεδομένων από βάση δεδομένων

Εισαγωγή δεδομένων από υπολογιστικό φύλλο

Εισαγωγή δεδομένων με χρήση αντιγραφής και επικόλλησης

Δημιουργία σχέσης μεταξύ δεδομένων που έχουν εισαχθεί

Σημείο ελέγχου και κουίζ

Στο τέλος αυτού του προγράμματος εκμάθησης υπάρχει ένα κουίζ που μπορείτε να κάνετε για να ελέγξετε τι έχετε μάθει.

Αυτό το πρόγραμμα εκμάθησης χρησιμοποιεί δεδομένα που περιγράφουν τα Ολυμπιακά μετάλλια, τις διοργανώτριες χώρες και διάφορα Ολυμπιακά αγωνίσματα. Προτείνουμε να ακολουθήσετε κάθε πρόγραμμα εκμάθησης με τη σειρά. Επίσης, τα προγράμματα εκμάθησης χρησιμοποιούν το Excel 2013 με ενεργοποιημένο το Power Pivot. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το Excel 2013, κάντε κλικ εδώ. Για οδηγίες σχετικά με την ενεργοποίηση του Power Pivot, κάντε κλικ εδώ.


Εισαγωγή δεδομένων από βάση δεδομένων

Σε αυτό το πρόγραμμα εκμάθησης, ξεκινάμε με ένα κενό βιβλίο εργασίας. Ο σκοπός αυτής της ενότητας είναι να συνδεθείτε με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων και να εισαγάγετε δεδομένα στο Excel για περαιτέρω ανάλυση.

Ας ξεκινήσουμε με τη λήψη ορισμένων δεδομένων από το Internet. Τα δεδομένα περιγράφουν τα Ολυμπιακά μετάλλια και είναι μια βάση δεδομένων της Microsoft Access.

  1. Κάντε κλικ στις παρακάτω συνδέσεις για να κάνετε λήψη των αρχείων που χρησιμοποιούμε σε αυτή τη σειρά των προγραμμάτων εκμάθησης. Κάντε λήψη καθενός από τα τέσσερα αρχεία σε μια θέση που είναι εύκολα προσβάσιμη, όπως οι φάκελοι Λήψεις ή Τα έγγραφά μου ή σε έναν νέο φάκελο που θα δημιουργήσετε:
    > Βάση δεδομένων της Access OlympicMedals.accdb
    > Βιβλίο εργασίας του Excel OlympicSports.xlsx
    > Βιβλίο εργασίας του Excel Population.xlsx
    > Βιβλίο εργασίας του Excel DiscImage_table.xlsx

  2. Στο Excel 2013, ανοίξτε ένα κενό βιβλίο εργασίας.

  3. Επιλέξτε ΔΕΔΟΜΕΝΑ > Λήψη εξωτερικών δεδομένων > Από την Access. Η κορδέλα προσαρμόζεται δυναμικά, με βάση το πλάτος του βιβλίου εργασίας σας, επομένως, οι εντολές στην κορδέλα σας ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρά από τις οθόνες που ακολουθούν. Στην πρώτη οθόνη εμφανίζεται η κορδέλα όταν ένα βιβλίο εργασίας είναι ανεπτυγμένο, ενώ η δεύτερη εικόνα εμφανίζει ένα βιβλίο εργασίας το μέγεθος του οποίου έχει αλλάξει ώστε να καταλαμβάνει μόνο ένα τμήμα της οθόνης.

    Εισαγωγή δεδομένων από την Access

    Εισαγωγή δεδομένων από την Access με μικρή κορδέλα


  4. Επιλέξτε το αρχείο OlympicMedals.accdb που λάβατε και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα. Εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο "Επιλογή πίνακα", το οποίο εμφανίζει τους πίνακες που υπάρχουν στη βάση δεδομένων. Οι πίνακες μιας βάσης δεδομένων είναι παρόμοιοι με τα φύλλα εργασίας ή τους πίνακες του Excel. Επιλέξτε το πλαίσιο Ενεργοποίηση επιλογής πολλών πινάκων και έπειτα επιλέξτε όλους τους πίνακες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Επιλογή παραθύρου πίνακα

  5. Εμφανίζεται το παράθυρο "Εισαγωγή δεδομένων".

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Παρατηρήστε το πλαίσιο ελέγχου στο κάτω μέρος του παραθύρου που σας επιτρέπει να κάνετε Προσθήκη αυτών των δεδομένων στο Μοντέλο δεδομένων, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη. Το μοντέλο δεδομένων δημιουργείται αυτόματα κατά την εισαγωγή ή την εργασία με δύο ή περισσότερους πίνακες ταυτόχρονα. Το μοντέλο δεδομένων ενσωματώνει τους πίνακες, παρέχοντας τη δυνατότητα εκτεταμένης ανάλυσης, με τη χρήση Συγκεντρωτικών Πινάκων, του Power Pivot και του Power View. Κατά την εισαγωγή πινάκων από μια βάση δεδομένων, οι σχέσεις της υπάρχουσας βάσης δεδομένων μεταξύ αυτών των πινάκων χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία του μοντέλου δεδομένων στο Excel. Το μοντέλο δεδομένων είναι διαφανές στο Excel, αλλά μπορείτε να το προβάλετε και να το τροποποιήσετε απευθείας, χρησιμοποιώντας το πρόσθετο Power Pivot. Το μοντέλο δεδομένων θα συζητηθεί με περισσότερες λεπτομέρειες αργότερα σε αυτό το πρόγραμμα εκμάθησης.


    Επιλέξτε τη δυνατότητα Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα, η οποία εισάγει τους πίνακες στο Excel και προετοιμάζει ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα για την ανάλυση των πινάκων, και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Παράθυρο "Εισαγωγή δεδομένων"

  6. Μόλις εισαχθούν τα δεδομένα, δημιουργείται ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας από τους εισαγόμενους πίνακες.

    Κενός Συγκεντρωτικός Πίνακας

Μόλις εισαχθούν τα δεδομένα στο Excel και δημιουργηθεί αυτόματα το μοντέλο δεδομένων, είστε έτοιμοι να εξερευνήσετε τα δεδομένα.

Εξερεύνηση δεδομένων με χρήση Συγκεντρωτικού Πίνακα

Η εξερεύνηση των εισαγόμενων δεδομένων είναι εύκολη με τη χρήση ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα. Σε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα, σύρετε πεδία (παρόμοια με τις στήλες στο Excel) από πίνακες (όπως οι πίνακες που μόλις εισαγάγατε από τη βάση δεδομένων της Access) σε διαφορετικές περιοχές του Συγκεντρωτικού Πίνακα για να προσαρμόσετε τον τρόπο παρουσίασης των δεδομένων σας. Ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας έχει τέσσερις περιοχές: ΦΙΛΤΡΑ, ΣΤΗΛΕΣ, ΓΡΑΜΜΕΣ και ΤΙΜΕΣ.

Οι τέσσερις περιοχές πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα

Ενδέχεται να χρειαστεί να πειραματιστείτε για να προσδιορίσετε σε ποια περιοχή πρέπει να μεταφερθεί ένα πεδίο. Μπορείτε να σύρετε μερικά ή όσα πεδία θέλετε από τους πίνακές σας, μέχρι ο Συγκεντρωτικός Πίνακας να εμφανίσει τα δεδομένα σας με τον τρόπο που θέλετε. Μην διστάσετε να πειραματιστείτε, σύροντας πεδία σε διαφορετικές περιοχές του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Τα υποκείμενα δεδομένα δεν επηρεάζονται κατά την τακτοποίηση πεδίων σε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα.

Ας εξερευνήσουμε τα δεδομένα των Ολυμπιακών μεταλλίων στο Συγκεντρωτικό Πίνακα, ξεκινώντας με τους κατόχους μεταλλίων οργανωμένους κατά άθλημα, τύπο μεταλλίου και τη χώρα ή την περιοχή του αθλητή.

  1. Στην ενότητα Πεδία συγκεντρωτικού πίνακα, αναπτύξτε τον πίνακα Medals, κάνοντας κλικ στο βέλος δίπλα από αυτόν. Βρείτε το πεδίο NOC_CountryRegion στον αναπτυγμένο πίνακα Medals και σύρετέ τον στην περιοχή ΣΤΗΛΕΣ. Τα αρχικά NOC αντιπροσωπεύουν τις Εθνικές Ολυμπιακές Επιτροπές (National Olympic Committees), που είναι μια οργανική μονάδα για μια χώρα ή περιοχή.

  2. Στη συνέχεια, από τον πίνακα Disciplines, σύρετε το στοιχείο Discipline στην περιοχή ΓΡΑΜΜΕΣ.

  3. Ας φιλτράρουμε τα αθλήματα για να εμφανίσουμε μόνο πέντε αθλήματα: Archery, Diving, Fencing, Figure Skating και Speed Skating. Αυτό μπορείτε να το κάνετε μέσα από την περιοχή Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα ή από το φίλτρο Ετικέτες γραμμών του ίδιου του Συγκεντρωτικού Πίνακα.

    1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του Συγκεντρωτικού Πίνακα για να βεβαιωθείτε ότι ο Συγκεντρωτικός Πίνακας του Excel είναι επιλεγμένος. Στη λίστα Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα, όπου είναι ανεπτυγμένος ο πίνακας Disciplines, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το πεδίο Discipline και θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο βέλος στα δεξιά του πεδίου. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή (Επιλογή όλων)για να καταργήσετε όλες τις επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε Archery, Diving, Fencing, Figure Skating και Speed Skating. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    2. Εναλλακτικά, στην ενότητα Ετικέτες γραμμών του Συγκεντρωτικού πίνακα, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή Ετικέτες γραμμών του Συγκεντρωτικού πίνακα, κάντε κλικ στην (Επιλογή όλων) για να καταργήσετε όλες τις επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε Archery, Diving, Fencing, Figure Skating και Speed Skating. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  4. Στην ενότητα Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα, από τον πίνακα Medals, σύρετε το στοιχείο Medal στην περιοχή ΤΙΜΕΣ. Δεδομένου ότι το στοιχείο Values πρέπει να είναι αριθμητικό, το Excel αλλάζει αυτόματα το στοιχείο Medal σε Πλήθος Medal.

  5. Από τον πίνακα Medals, επιλέξτε ξανά Medal και σύρετέ το στην περιοχή ΦΙΛΤΡΑ.

  6. Ας φιλτράρουμε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα για να εμφανίσουμε μόνο εκείνες τις χώρες ή περιοχές που έχουν περισσότερα από 90 μετάλλια συνολικά. Δείτε πώς γίνεται.

    1. Στον Συγκεντρωτικό Πίνακα, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα στα δεξιά του στοιχείου Ετικέτες στηλών.

    2. Επιλέξτε τα Φίλτρα τιμών και επιλέξτε Μεγαλύτερο από….

    3. Πληκτρολογήστε 90 στο τελευταίο πεδίο (στα δεξιά). Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
      Παράθυρο "Φίλτρο τιμών"

Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας μοιάζει με την ακόλουθη οθόνη.

Ενημερωμένος Συγκεντρωτικός Πίνακας

Με ελάχιστη προσπάθεια, τώρα έχετε έναν βασικό Συγκεντρωτικό Πίνακα που περιλαμβάνει πεδία από τρεις διαφορετικούς πίνακες. Αυτό που έκανε την εργασία τόσο απλή ήταν οι προ-υπάρχουσες σχέσεις μεταξύ των πινάκων. Επειδή οι σχέσεις πίνακα υπήρχαν στη βάση δεδομένων προέλευσης και επειδή εισαγάγατε όλους τους πίνακες σε μία μόνο λειτουργία, το Excel μπόρεσε να δημιουργήσει ξανά αυτές τις σχέσεις πίνακα σε αυτό το μοντέλο δεδομένων.

Τι γίνεται όμως όταν τα δεδομένα σας προέρχονται από διαφορετικές προελεύσεις ή εάν έχουν εισαχθεί αργότερα; Συνήθως, μπορείτε να δημιουργήσετε σχέσεις με νέα δεδομένα βάσει αντίστοιχων στηλών. Στο επόμενο βήμα, θα εισαγάγετε επιπλέον πίνακες και θα μάθετε τις απαιτήσεις και τα βήματα για τη δημιουργία νέων σχέσεων.

Εισαγωγή δεδομένων από υπολογιστικό φύλλο

Ας εισάγουμε τώρα δεδομένα από άλλη προέλευση, αυτή τη φορά από ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, ας καθορίσουμε τις σχέσεις μεταξύ των υπαρχόντων και των νέων δεδομένων. Οι σχέσεις σάς επιτρέπουν να αναλύετε συλλογές δεδομένων στο Excel και να δημιουργείτε ενδιαφέρουσες και συναρπαστικές απεικονίσεις από τα δεδομένα που εισάγετε.

Ας ξεκινήσουμε δημιουργώντας ένα κενό φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, εισάγοντας δεδομένα από ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

  1. Εισαγάγετε ένα νέο φύλλο εργασίας του Excel και ονομάστε το Sports.

  2. Περιηγηθείτε στο φάκελο που περιέχει τα δείγματα αρχείων δεδομένων που έχουν ληφθεί και ανοίξτε το αρχείο OlympicSports.xlsx.

  3. Επιλέξτε και αντιγράψτε τα δεδομένα στο Φύλλο1. Εάν επιλέξετε ένα κελί με δεδομένα, όπως το κελί A1, μπορείτε να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + A για να επιλέξετε όλα τα γειτονικά δεδομένα. Κλείστε το βιβλίο εργασίας OlympicSports.xlsx.

  4. Στο φύλλο εργασίας Sports, τοποθετήστε το δρομέα στο κελί A1 και επικολλήστε τα δεδομένα.

  5. Με τα δεδομένα σε επισήμανση, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + T για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα ως πίνακα. Μπορείτε, επίσης, να μορφοποιήσετε τα δεδομένα ως πίνακα από την κορδέλα, επιλέγοντας ΚΕΝΤΡΙΚΗ > Αποθήκευση ως πίνακα. Εφόσον τα δεδομένα έχουν κεφαλίδες, επιλέξτε Ο πίνακάς μου έχει κεφαλίδες στο παράθυρο Δημιουργία πίνακα που εμφανίζεται, όπως φαίνεται εδώ.

    Το παράθυρο "Δημιουργία πίνακα"

    Η μορφοποίηση δεδομένων ως πίνακα έχει πολλά πλεονεκτήματα. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε ένα όνομα σε έναν πίνακα, προκειμένου να αναγνωρίζεται εύκολα. Μπορείτε, επίσης, να καθορίσετε σχέσεις μεταξύ πινάκων, επιτρέποντας έτσι την εξερεύνηση και την ανάλυση σε Συγκεντρωτικούς Πίνακες, στο Power Pivot και στο Power View.

  6. Ονομάστε τον πίνακα. Στην ενότητα ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΠΙΝΑΚΑ > ΣΧΕΔΙΑΣΗ > Ιδιότητες, εντοπίστε το πεδίο Όνομα πίνακα και πληκτρολογήστε Sports. Το βιβλίο εργασίας μοιάζει με την ακόλουθη οθόνη.
    Ονομασία ενός πίνακα στο Excel

  7. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.

Εισαγωγή δεδομένων με χρήση αντιγραφής και επικόλλησης

Τώρα που έχουμε εισαγάγει δεδομένα από ένα βιβλίο εργασίας του Excel, ας εισάγουμε δεδομένα από έναν πίνακα που βρίσκουμε σε μια ιστοσελίδα ή οποιαδήποτε άλλη προέλευση από την οποία μπορούμε να αντιγράψουμε και να επικολλήσουμε στο Excel. Στα παρακάτω βήματα, θα προσθέσετε τις πόλεις που διοργάνωσαν Ολυμπιακούς Αγώνες από έναν πίνακα.

  1. Εισαγάγετε ένα νέο φύλλο εργασίας του Excel και ονομάστε το Hosts.

  2. Επιλέξτε και αντιγράψτε τον παρακάτω πίνακα, συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων του πίνακα.

City

NOC_CountryRegion

Alpha-2 Code

Edition

Season

Melbourne / Stockholm

AUS

AS

1956

Summer

Sydney

AUS

AS

2000

Summer

Innsbruck

AUT

AT

1964

Winter

Innsbruck

AUT

AT

1976

Winter

Antwerp

BEL

BE

1920

Summer

Antwerp

BEL

BE

1920

Winter

Montreal

CAN

CA

1976

Summer

Lake Placid

CAN

CA

1980

Winter

Calgary

CAN

CA

1988

Winter

St. Moritz

SUI

SZ

1928

Winter

St. Moritz

SUI

SZ

1948

Winter

Beijing

CHN

CH

2008

Summer

Berlin

GER

GM

1936

Summer

Garmisch-Partenkirchen

GER

GM

1936

Winter

Barcelona

ESP

SP

1992

Summer

Helsinki

FIN

FI

1952

Summer

Paris

FRA

FR

1900

Summer

Paris

FRA

FR

1924

Summer

Chamonix

FRA

FR

1924

Winter

Grenoble

FRA

FR

1968

Winter

Albertville

FRA

FR

1992

Winter

London

GBR

UK

1908

Summer

London

GBR

UK

1908

Winter

London

GBR

UK

1948

Summer

Munich

GER

DE

1972

Summer

Athens

GRC

GR

2004

Summer

Cortina d'Ampezzo

ITA

IT

1956

Winter

Rome

ITA

IT

1960

Summer

Turin

ITA

IT

2006

Winter

Tokyo

JPN

JA

1964

Summer

Sapporo

JPN

JA

1972

Winter

Nagano

JPN

JA

1998

Winter

Seoul

KOR

KS

1988

Summer

Mexico

MEX

MX

1968

Summer

Amsterdam

NED

NL

1928

Summer

Oslo

NOR

NO

1952

Winter

Lillehammer

NOR

NO

1994

Winter

Stockholm

SWE

SW

1912

Summer

St Louis

USA

US

1904

Summer

Los Angeles

USA

US

1932

Summer

Lake Placid

USA

US

1932

Winter

Squaw Valley

USA

US

1960

Winter

Moscow

URS

RU

1980

Summer

Los Angeles

USA

US

1984

Summer

Atlanta

USA

US

1996

Summer

Salt Lake City

USA

US

2002

Winter

Sarajevo

YUG

YU

1984

Winter

  1. Στο Excel, τοποθετήστε τον δρομέα στο κελί Α1 του φύλλου εργασίας Sports και επικολλήστε τα δεδομένα.

  2. Μορφοποιήστε τα δεδομένα ως πίνακα. Όπως περιγράψαμε προηγουμένως σε αυτό το πρόγραμμα εκμάθησης, μπορείτε να πατήσετε τα πλήκτρα Ctrl + T για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα ως πίνακα ή από την επιλογή ΚΕΝΤΡΙΚΗ > Μορφοποίηση ως πίνακα. Εφόσον τα δεδομένα έχουν κεφαλίδες, επιλέξτε Ο πίνακάς μου έχει κεφαλίδες στο παράθυρο Δημιουργία πίνακα που εμφανίζεται.

  3. Ονομάστε τον πίνακα. Στην ενότητα ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΠΙΝΑΚΑ > ΣΧΕΔΙΑΣΗ > Ιδιότητες, εντοπίστε το πεδίο Όνομα πίνακα και πληκτρολογήστε Hosts.

  4. Επιλέξτε τη στήλη Edition και, από την Κεντρική καρτέλα, μορφοποιήσετε την ως Αριθμό με 0 δεκαδικά ψηφία.

  5. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας. Το βιβλίο εργασίας σας μοιάζει με την ακόλουθη οθόνη.

Κεντρικός πίνακας

Τώρα που έχετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με πίνακες, μπορείτε να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ τους. Η δημιουργία σχέσεων μεταξύ των πινάκων σάς επιτρέπει να συνδυάζετε δεδομένα από τους δύο πίνακες.

Δημιουργία σχέσης μεταξύ δεδομένων που έχουν εισαχθεί

Μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως, χρησιμοποιώντας πεδία του Συγκεντρωτικού Πίνακα από τους πίνακες που έχουν εισαχθεί. Εάν το Excel δεν μπορεί να προσδιορίσει τον τρόπο ενσωμάτωσης ενός πεδίου στον Συγκεντρωτικό Πίνακα, πρέπει να δημιουργηθεί μια σχέση με το υπάρχον μοντέλο δεδομένων. Στα παρακάτω βήματα, μαθαίνετε πώς να δημιουργείτε μια σχέση μεταξύ των δεδομένων που εισάγονται από διάφορες προελεύσεις.

  1. Στο Φύλλο1, στο επάνω μέρος της ενότηταςΠεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα, κάντε κλικ στην επιλογήΌλα για να προβάλετε την πλήρη λίστα των διαθέσιμων πινάκων, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη.
    Κάντε κλικ στην επιλογή "Όλα τα πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα" για να εμφανίσετε όλους τους διαθέσιμους πίνακες

  2. Πραγματοποιήστε κύλιση στη λίστα για να δείτε τους νέους πίνακες που μόλις προσθέσατε.

  3. Αναπτύξτε τον πίνακα Sports και επιλέξτε Sport για να τον προσθέσετε στον Συγκεντρωτικό Πίνακα. Παρατηρήστε ότι το Excel σας ζητά να δημιουργήσετε μια σχέση, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη.
    Η ερώτηση σχέσης ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ... στα Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα

    Αυτή η ειδοποίηση εμφανίζεται επειδή χρησιμοποιήσατε πεδία από έναν πίνακα που δεν είναι μέρος του υποκείμενου μοντέλου δεδομένων. Ένας τρόπος για να προσθέσετε έναν πίνακα στο μοντέλο δεδομένων είναι να δημιουργήσετε μια σχέση σε έναν πίνακα που υπάρχει ήδη στο μοντέλο δεδομένων. Για να δημιουργήσετε τη σχέση, ένας από τους πίνακες πρέπει να έχει μια στήλη με μοναδικές, μη επαναλαμβανόμενες, τιμές. Στα δεδομένα δείγματος, ο πίνακας Disciplines που έχει εισαχθεί από τη βάση δεδομένων περιέχει ένα πεδίο με κωδικούς αθλημάτων, που ονομάζεται SportID. Αυτοί οι ίδιοι κωδικοί αθλημάτων εμφανίζονται ως πεδίο στα δεδομένα του Excel που εισαγάγαμε. Ας δημιουργήσουμε τη σχέση.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ... στην επισημασμένη περιοχή Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία σχέσης, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη.

    Παράθυρο "Δημιουργία σχέσης"

  5. Στον Πίνακα, επιλέξτε Disciplines από την αναπτυσσόμενη λίστα.

  6. Στο πεδίο Στήλη (Εξωτερική), επιλέξτε SportID.

  7. Στο πεδίο Σχετικός πίνακας, επιλέξτε Sports.

  8. Στο πεδίο Σχετική στήλη (Κύρια), επιλέξτε SportID.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας αλλάζει για να απεικονίσει τη νέα σχέση. Όμως, ο Συγκεντρωτικός Πίνακας δεν είναι ακόμα ακριβώς αυτό που θέλουμε, εξαιτίας της σειράς των πεδίων στην περιοχή ΓΡΑΜΜΕΣ. Το στοιχείο Discipline είναι μια υποκατηγορία ενός δεδομένου αθλήματος, αλλά εφόσον έχουμε τακτοποιήσει το στοιχείο Discipline επάνω από το στοιχείο Sport στην περιοχή ΓΡΑΜΜΕΣ, δεν είναι οργανωμένο σωστά. Η παρακάτω οθόνη δείχνει αυτή την ανεπιθύμητη ταξινόμηση.
Συγκεντρωτικός Πίνακας με ανεπιθύμητη ταξινόμηση

  1. Στην περιοχή ΓΡΑΜΜΕΣ, μετακινήστε το στοιχείο Sport επάνω από το στοιχείο Discipline. Τώρα είναι πολύ καλύτερα και ο Συγκεντρωτικός Πίνακας εμφανίζει τα δεδομένα με τον τρόπο που θέλετε να τα δείτε, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη.

    Συγκεντρωτικός Πίνακας με διορθωμένη ταξινόμηση

Στην πραγματικότητα, το Excel δημιουργεί ένα μοντέλο δεδομένων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας, σε οποιονδήποτε Συγκεντρωτικό Πίνακα, Συγκεντρωτικό Γράφημα, στο Power Pivot ή σε οποιαδήποτε αναφορά του Power View. Οι σχέσεις πίνακα είναι η βάση ενός μοντέλου δεδομένων και αυτό που καθορίζει τις διαδρομές περιήγησης και υπολογισμού.

Στο επόμενο πρόγραμμα εκμάθησης, Επέκταση σχέσεων μοντέλου δεδομένων με χρήση του Excel 2013, του Power Pivot και του DAX, θα αξιοποιήσετε όσα μάθατε εδώ και θα συνεχίσετε με την επέκταση του μοντέλου δεδομένων, χρησιμοποιώντας ένα ισχυρό και απεικονιστικό πρόσθετο του Excel που ονομάζεται Power Pivot. Μπορείτε επίσης να μάθετε πώς μπορείτε να υπολογίσετε στήλες σε έναν πίνακα και να τις χρησιμοποιήσετε έτσι, ώστε ένας, κατά τα άλλα, μη σχετικός πίνακας να μπορεί να προστεθεί στο μοντέλο δεδομένων σας.

Σημείο ελέγχου και κουίζ

Επανάληψη αυτών που μάθατε

Τώρα έχετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel που περιλαμβάνει ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα με πρόσβαση σε δεδομένα από πολλούς πίνακες, πολλούς από τους οποίους έχετε εισαγάγει ξεχωριστά. Μάθατε πώς να κάνετε εισαγωγή από μια βάση δεδομένων, από άλλο βιβλίο εργασίας του Excel και με αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων στο Excel.

Για να κάνετε τα δεδομένα να συνεργάζονται, δημιουργήσατε μια σχέση πίνακα που χρησιμοποιήθηκε από το Excel για τη συσχέτιση των γραμμών. Επίσης, μάθατε ότι η συσχέτιση των στηλών ενός πίνακα με τα δεδομένα ενός άλλου πίνακα είναι απαραίτητη για τη δημιουργία σχέσεων και την αναζήτηση σχετικών γραμμών.

Είστε έτοιμοι για το επόμενο πρόγραμμα εκμάθησης αυτής της σειράς. Εδώ θα βρείτε μια σύνδεση:

Επέκταση σχέσεων μοντέλου δεδομένων με χρήση του Excel 2013, του Power Pivot και του DAX

ΚΟΥΙΖ

Θέλετε να δείτε τι θυμάστε από αυτά που μάθατε; Αυτή είναι η ευκαιρία σας. Το ακόλουθο κουίζ επισημαίνει δυνατότητες, δεξιότητες ή απαιτήσεις που μάθατε σε αυτό το πρόγραμμα εκμάθησης. Στο κάτω μέρος της σελίδας, θα βρείτε τις απαντήσεις. Καλή επιτυχία!

Ερώτηση 1: Γιατί είναι σημαντικό να μετατρέπετε τα εισαγόμενα δεδομένα σε πίνακες;

Α: Δεν χρειάζεται να τα μετατρέψετε σε πίνακες, επειδή όλα τα εισαγόμενα δεδομένα μετατρέπονται αυτόματα σε πίνακες.

B: Εάν μετατρέψετε τα εισαγόμενα δεδομένα σε πίνακες, αυτά θα εξαιρεθούν από το μοντέλο δεδομένων. Μόνο όταν εξαιρεθούν από το μοντέλο δεδομένων γίνονται διαθέσιμα στους Συγκεντρωτικούς πίνακες, στο Power Pivot και στο Power View.

Γ: Εάν μετατρέψετε τα εισαγόμενα δεδομένα σε πίνακες, μπορούν να συμπεριληφθούν στο μοντέλο δεδομένων και να είναι διαθέσιμα σε Συγκεντρωτικούς πίνακες, στο Power Pivot και στο Power View.

Δ: Δεν μπορείτε να μετατρέψετε τα εισαγόμενα δεδομένα σε πίνακες.

Ερώτηση 2: Ποιες από τις ακόλουθες προελεύσεις δεδομένων μπορείτε να εισαγάγετε στο Excel και να συμπεριλάβετε στο μοντέλο δεδομένων;

Α: Βάσεις δεδομένων της Access, καθώς και πολλές άλλες βάσεις δεδομένων.

B: Υπάρχοντα αρχεία του Excel.

Γ: Οτιδήποτε μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε στο Excel και να μορφοποιήσετε ως πίνακα, καθώς και πίνακες δεδομένων σε τοποθεσίες Web, έγγραφα ή οτιδήποτε άλλο που μπορεί να επικολληθεί στο Excel.

Δ: Όλα τα παραπάνω

Ερώτηση 3: Σε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα, τι συμβαίνει όταν κάνετε αναδιάταξη των πεδίων στις τέσσερις περιοχές των πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα;

Α: Τίποτα – δεν μπορείτε να αναδιατάξετε πεδία από τη στιγμή που θα τα τοποθετήσετε στις περιοχές των Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Β: Η μορφή του Συγκεντρωτικού Πίνακα αλλάζει για να απεικονίσει τη διάταξη, αλλά τα υποκείμενα δεδομένα δεν επηρεάζονται.

Γ: Η μορφή του Συγκεντρωτικού Πίνακα αλλάζει για να απεικονίσει τη διάταξη και όλα τα υποκείμενα δεδομένα αλλάζουν οριστικά.

Δ: Τα υποκείμενα δεδομένα αλλάζουν, με αποτέλεσμα τη δημιουργία νέων συνόλων δεδομένων.

Ερώτηση 4: Όταν δημιουργείτε μια σχέση μεταξύ πινάκων, τι απαιτείται;

Α: Κανένας πίνακας δεν μπορεί να έχει στήλες που περιέχουν μοναδικές, μη επαναλαμβανόμενες τιμές.

B: Ένας πίνακας δεν πρέπει να είναι μέρος του βιβλίου εργασίας του Excel.

Γ: Οι στήλες δεν πρέπει να μετατρέπονται σε πίνακες.

Δ: Τίποτε από τα παραπάνω δεν είναι σωστό.

Απαντήσεις κουίζ

  1. Σωστή απάντηση: Γ

  2. Σωστή απάντηση: Δ

  3. Σωστή απάντηση: Β

  4. Σωστή απάντηση: Δ

Σημειώσεις: Τα δεδομένα και οι εικόνες σε αυτή τη σειρά προγραμμάτων εκμάθησης βασίζονται στα εξής:

  • Olympics Dataset © από την Guardian News & Media Ltd.

  • Εικόνες σημαιών από το CIA Factbook (cia.gov)

  • Πληθυσμιακά δεδομένα από την Παγκόσμια Τράπεζα (worldbank.org)

  • Olympic Sport Pictograms από τους Thadius856 και Parutakupiu

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×