Προσθήκη μιας ή περισσότερων εγγραφών στη βάση δεδομένων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων Access και θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε διάφορων διαδικασιών καταχώρησης των δεδομένων. Επίσης, το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες τεχνικές καταχώρησης δεδομένων στην Access.

Σε αυτό το άρθρο

Τα βασικά στοιχεία για προσθήκη εγγραφών

Προσθήκη εγγραφών απευθείας σε έναν πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων

Προσθήκη εγγραφών με χρήση φόρμας

Επεξεργασία των στοιχείων σε ένα πεδίο αναζήτησης

Εισαγάγετε συμβολοσειρές μηδενικού μήκους

Προσθήκη εγγραφών με εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα

Μέθοδοι για την εξοικονόμηση χρόνου κατά την καταχώρηση δεδομένων

Τα βασικά στοιχεία για προσθήκη εγγραφών

Για να εισαγάγετε δεδομένα γρήγορα και με ακρίβεια σε μια βάση δεδομένων της Access, είναι χρήσιμο να κατανοήσετε μερικές βασικές έννοιες σχετικά με τη λειτουργία μιας βάσης δεδομένων. Οι πληροφορίες στις ακόλουθες ενότητες εξηγούν ορισμένες από τις βασικές αρχές σχεδίασης και δόμησης που ελέγχουν πώς να εισαγάγετε δεδομένα.

Πώς η σχεδίαση της βάσης δεδομένων επηρεάζει καταχώρησης δεδομένων

Μια βάση δεδομένων της Access δεν είναι ένα αρχείο με την ίδια έννοια ως εγγράφου του Microsoft Word ή μια σειρά διαφανειών του Microsoft PowerPoint. Αντί για αυτό, μια βάση δεδομένων της Access είναι μια συλλογή αντικειμένων — πινάκων, φορμών, αναφορές, ερωτήματα και ούτω καθεξής — που πρέπει να συνεργαστείτε με άλλους για μια βάση δεδομένων για να λειτουργήσει σωστά.

Επιπλέον, αυτά τα αντικείμενα πρέπει να συμμορφώνονται με ένα σύνολο αρχές σχεδίασης ή τη βάση δεδομένων θα λειτουργούν σωστά είτε αποτύχει εντελώς. Με τη σειρά αυτές τις αρχές σχεδίασης επηρεάζουν τον τρόπο που εισαγάγετε δεδομένα. Αυτό θα σας βοηθήσει να θυμάστε αυτά τα δεδομένα σχετικά με τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων και να σχεδιάσετε καθώς προχωράτε.

  • Access αποθηκεύει όλα τα δεδομένα σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Ο αριθμός των πινάκων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από τη σχεδίαση και την πολυπλοκότητα της βάσης δεδομένων. Παρόλο που μπορείτε να προβάλετε δεδομένα σε μια φόρμα, μια έκθεση, ή από τα αποτελέσματα που επιστρέφονται από ένα ερώτημα, η Access αποθηκεύει τα δεδομένα μόνο σε πίνακες και τα άλλα αντικείμενα στη βάση δεδομένων δημιουργούνται βάσει αυτών των πινάκων.

  • Κάθε πίνακας θα πρέπει να δέχεται μόνο έναν τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, έναν πίνακα πληροφορίες επαγγελματικών επαφών δεν πρέπει να περιέχει πληροφορίες για τις πωλήσεις. Εάν Ναι, μπορείτε να βρείτε τις σωστές πληροφορίες μπορεί να γίνει δύσκολη, εάν όχι αδύνατη.

  • Συνήθως, κάθε ένα από τα πεδία σε έναν πίνακα δέχεται μόνο έναν τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε σημειώσεις σε ένα πεδίο που έχει οριστεί ώστε να αποδέχεται αριθμούς. Εάν προσπαθείτε να εισαγάγετε κείμενο σε ένα τέτοιο πεδίο, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος. Ωστόσο, που δεν είναι δύσκολο, γρήγορου κανόνα. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποθηκεύετε αριθμούς (όπως τους ταχυδρομικούς κώδικες) σε ένα πεδίο ορίζεται στον τύπο δεδομένων σύντομο κείμενο, αλλά δεν μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς σε αυτά τα δεδομένα, επειδή η Access θεωρεί ένα κομμάτι του κειμένου.

  • Με ορισμένες εξαιρέσεις, τα πεδία σε μια εγγραφή θα πρέπει να δέχονται μόνο μία τιμή. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να εισαγάγετε περισσότερες από μία διευθύνσεις σε ένα πεδίο διεύθυνσης. Αυτό είναι σε αντίθεση με το Microsoft Excel, το οποίο, από προεπιλογή, μπορείτε να εισαγάγετε οποιονδήποτε αριθμό ονόματα ή διευθύνσεις ή εικόνες σε ένα κελί, εκτός αν ορίσετε αυτό το κελί για να αποδεχτείτε συγκεκριμένους τύπους δεδομένων.

    Ωστόσο, μπορείτε να εισαγάγετε μια οριοθετημένη λίστα στοιχείων σε πεδία που έχουν οριστεί σε τύπο δεδομένων μεγάλο κείμενο (τιμολόγιο) ή το σύντομο κείμενο (Text). Επιπλέον, Access παρέχει μια δυνατότητα που ονομάζεται το πεδίο πολλών τιμών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πεδία πολλών τιμών για να επισυνάψετε πολλά τμήματα των δεδομένων σε μία μόνο εγγραφή και να δημιουργήσετε λίστες που δέχονται πολλές τιμές. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισυνάψετε μια σειρά διαφανειών του Microsoft PowerPoint και οποιοδήποτε αριθμό εικόνων σε μια εγγραφή στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια λίστα με ονόματα και να επιλέξετε όσα από αυτά τα ονόματα, όπως απαιτείται. Η χρήση των πεδίων πολλών τιμών μπορεί να φαίνεται ότι παραβιάζει τους κανόνες της σχεδίασης βάσης δεδομένων, επειδή μπορείτε να αποθηκεύσετε περισσότερες από μία εγγραφές ανά πεδίο πίνακα, αλλά στην πραγματικότητα δεν επειδή η Access εφαρμόζει τους κανόνες "στο παρασκήνιο," κατά την αποθήκευση των δεδομένων σε ειδικούς, κρυφούς πίνακες.

  • Σε παλαιότερες εκδόσεις της Access (πριν από το 2007), έπρεπε να σχεδιάσετε και να δημιουργήσετε τουλάχιστον έναν πίνακα για να καταχωρήσετε δεδομένα. Έπρεπε να αποφασίσετε ποια πεδία θα προσθέσετε στον πίνακα και να ορίσετε τους τύπους δεδομένων για κάθε πεδίο. Σε νεότερες εκδόσεις του Access, μπορείτε τώρα να ανοίξετε έναν κενό πίνακα και να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Η Access θα επιλέξει έναν τύπο δεδομένων για το πεδίο με βάση τα δεδομένα που πληκτρολογείτε.

Περισσότερες πληροφορίες

Έλθει σε επαφή με τις πληροφορίες σε αυτήν την ενότητα στη σχεδίαση της βάσης δεδομένων, σχεδίαση πίνακα και μια δυνατότητα που ονομάζεται πεδία πολλών τιμών.

Οι ακόλουθες συνδέσεις μεταβαίνετε σε άρθρα που παρέχουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτά τα θέματα.

Πώς οι τύποι δεδομένων επηρεάζουν τον τρόπο που εισαγάγετε δεδομένα

Όταν σχεδιάζετε έναν πίνακα βάσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε έναν τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο συγκεκριμένου πίνακα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ανοίγετε έναν κενό πίνακα και εισαγάγετε ένα σύνολο ποσά πωλήσεων. Η Access παράγει, στη συνέχεια, τον τύπο δεδομένων για το πεδίο. Εάν κάποιος προσπαθεί να εισαγάγετε κείμενο σε αυτό το πεδίο, η Access εμφανίζει ένα σφάλμα μήνυμα και δεν σας επιτρέπουν να αποθηκεύσετε την εγγραφή τροποποιημένο αυτόν το χρήστη — ένα βήμα που συμβάλλει στην προστασία των δεδομένων σας.

Πώς μπορώ να προβάλετε τους τύπους δεδομένων

Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε ένα από τα εξής:

  • Κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να εξετάσετε, για να ανοίξετε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων. Στην καρτέλα πεδία, στην ομάδα Μορφοποίηση, δείτε την τιμή στη λίστα Τύπος δεδομένων. Σημείωση, εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, θα βρείτε αυτήν τη λίστα στην καρτέλα " φύλλο δεδομένων ", στην ομάδα τύποι δεδομένων & μορφοποίηση. Η τιμή αλλάζει κατά τοποθετήστε το δρομέα στα διάφορα πεδία στον πίνακά σας. Αυτή η εικόνα εμφανίζει τη λίστα:

    Η λίστα τύπου δεδομένων

  • Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που θέλετε να εξετάσετε και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

    Η Access ανοίγει τον πίνακα στο πλέγμα σχεδίασης και το επάνω τμήμα του πλέγματος εμφανίζει το όνομα και τύπο δεδομένων κάθε πεδίου του πίνακα. Αυτό το σχήμα εμφανίζει έναν τυπικό πίνακα στο πλέγμα σχεδίασης.

    Πεδία σε προβολή Σχεδίασης

Ο τύπος δεδομένων που έχετε ορίσει για κάθε πεδίο πίνακα παρέχει το πρώτο επίπεδο των έλεγχο επιτρέπεται τον τύπο των δεδομένων σε ένα πεδίο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως όταν εργάζεστε με ένα πεδίο μεγάλο κείμενο, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα που θέλετε. Σε άλλες περιπτώσεις, όπως όταν εργάζεστε με ένα πεδίο αυτόματης αρίθμησης, πληκτρολογήστε τα δεδομένα τη ρύθμιση για το πεδίο δεν επιτρέπει την εισαγωγή πληροφοριών σε όλα. Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τους τύπους δεδομένων που Access παρέχει και περιγράφει τον τρόπο που επηρεάζουν την καταχώρηση δεδομένων.

Τύπος δεδομένων

Επίδραση στην καταχώρηση δεδομένων

Σύντομο κείμενο

Σημειώστε ότι αρχίζουν στην Access 2013 ή δεδομένα κειμένου που έχουν μετονομαστεί τύπους σε Σύντομο κείμενο.

Σύντομο κείμενο πεδία Αποδοχή κειμένου ή αριθμητικών χαρακτήρες, συμπεριλαμβανομένων των με κόμματα λίστες στοιχείων. Ένα πεδίο κειμένου δέχεται μικρότερο αριθμό χαρακτήρων από ένα πεδίο μεγάλο κείμενο — από 0 έως 255 χαρακτήρες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συναρτήσεις μετατροπής για την εκτέλεση υπολογισμών στα δεδομένα σε ένα πεδίο σύντομο κείμενο.

Μεγάλο κείμενο

Σημειώστε ότι αρχίζουν στην Access 2013 ή δεδομένα υπομνήματος τύποι έχουν μετονομαστεί σε Μεγάλο κείμενο.

Μπορείτε να εισαγάγετε μεγάλες ποσότητες κειμένου και αριθμητικών δεδομένων σε αυτόν τον τύπο του πεδίου. Επίσης, εάν το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων ορίζει το πεδίο να υποστηρίζει μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου, μπορείτε να εφαρμόσετε τους τύπους μορφοποίησης που υπάρχουν συνήθως σε προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Word. Για παράδειγμα, μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη γραμματοσειράς σε συγκεκριμένους χαρακτήρες στο κείμενό σας, και τις καθιστάτε έντονη ή πλάγια γραφή και ούτω καθεξής. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες γλώσσα σήμανσης υπερκειμένου (HTML) στα δεδομένα.

Επιπλέον, μεγάλο κείμενο πεδία έχουν μια ιδιότητα που ονομάζεται Μόνο Προσάρτηση. Όταν ενεργοποιήσετε αυτήν την ιδιότητα, μπορείτε να προσαρτήσετε νέα δεδομένα σε ένα πεδίο μεγάλο κείμενο, αλλά δεν μπορείτε να αλλάξετε υπάρχοντα δεδομένα. Η δυνατότητα προορίζεται για χρήση σε εφαρμογές, όπως το θέμα παρακολούθησης βάσεις δεδομένων, όπου ίσως χρειαστεί να διατηρήσετε μια μόνιμη εγγραφή που να παραμένει αμετάβλητη. Όταν τοποθετείτε το δρομέα σε ένα πεδίο μεγάλο κείμενο με Μόνο Προσάρτηση ενεργοποιημένη την ιδιότητα, από προεπιλογή, το κείμενο στο πεδίο εξαφανίζεται. Δεν μπορείτε να εφαρμόσετε μορφοποίηση ή άλλες αλλαγές στο κείμενο.

Όπως σύντομο κείμενο πεδία, μπορείτε επίσης να εκτελέσετε συναρτήσεις μετατροπής σε σχέση με τα δεδομένα σε ένα πεδίο μεγάλο κείμενο.

Αριθμός

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο αριθμούς σε αυτόν τον τύπο του πεδίου και μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς στις τιμές σε ένα αριθμητικό πεδίο.

Μεγάλος αριθμός

Σημειώστε ότι οι τύποι δεδομένων μεγάλου αριθμού είναι διαθέσιμες μόνο στην έκδοση συνδρομής Office 365 της Access.

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο αριθμούς σε αυτόν τον τύπο του πεδίου και μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς στις τιμές σε ένα πεδίο μεγάλου αριθμού.

Hμερομηνία/Ώρα

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο ημερομηνίες και ώρες σε αυτόν τον τύπο του πεδίου. Ανάλογα με τον τρόπο σχεδιαστή της βάσης δεδομένων του πεδίου, που μπορεί να αντιμετωπίσετε τα παρακάτω συνθήκες:

  • Εάν το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων ορίσετε μια μάσκα εισαγωγής για το πεδίο (μια σειρά χαρακτήρων λεκτικής σταθεράς και κράτησης θέσης που εμφανίζονται όταν επιλέγετε το πεδίο), πρέπει να εισαγάγετε δεδομένα στο κενά και τη μορφή που παρέχει τη μάσκα. Για παράδειγμα, εάν δείτε μια μάσκα όπως MMM_DD_YYYY, πρέπει να πληκτρολογήσετε Οκτ 11 2017 στα κενά που παρέχονται. Δεν μπορείτε να εισαγάγετε ένα πλήρες όνομα του μήνα ή μια τιμή του έτους με δύο ψηφία.

  • Εάν το εργαλείο σχεδίασης δεν δημιούργησε μια μάσκα εισαγωγής για να ελέγξετε πώς να εισαγάγετε μια ημερομηνία ή ώρα, μπορείτε να εισαγάγετε την τιμή χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε έγκυρη μορφή ημερομηνίας ή ώρας. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε 11 Oct. 2017, 11/10/17, 11 Οκτωβρίου 2017, και ούτω καθεξής.

  • Το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων μπορεί να εφαρμόσει μια μορφή εμφάνισης στο πεδίο. Σε αυτή την περίπτωση, εάν υπάρχει χωρίς μάσκα εισαγωγής, μπορείτε να εισαγάγετε μια τιμή σε οποιαδήποτε μορφή, αλλά η Access εμφανίζει τις ημερομηνίες σύμφωνα με τη μορφή εμφάνισης. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε 10/11/2017, αλλά η μορφή εμφάνισης μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να εμφανίζει την τιμή ως 11-Οκτ-2017.

Νομισματική μονάδα

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο νομισματικές τιμές σε αυτόν τον τύπο του πεδίου. Επίσης, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο ένα σύμβολο νομισματικής μονάδας. Από προεπιλογή, η Access εφαρμόζει το σύμβολο νομισματικής μονάδας (¥, £, $, κ.ο.κ.) που καθορίζεται στις τοπικές ρυθμίσεις των Windows. Μπορείτε να αλλάξετε το σύμβολο νομισματικής μονάδας, ώστε να αντικατοπτρίζει μια διαφορετική νομισματική μονάδα, εάν είναι απαραίτητο.

Αυτόματη Αρίθμηση

Δεν μπορείτε να εισαγάγετε ή να αλλάξετε τα δεδομένα σε αυτόν τον τύπο του πεδίου οποιαδήποτε στιγμή. Access μετατρέπει τις τιμές σε ένα πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση" κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα εγγραφή σε έναν πίνακα.

Υπολογίζεται

Σημειώστε ότι έχουν προστεθεί υπολογισμού τύπων δεδομένων στην αρχή πρόσβαση στην Access 2010

Δεν μπορείτε να εισαγάγετε ή να αλλάξετε τα δεδομένα σε αυτόν τον τύπο του πεδίου οποιαδήποτε στιγμή. Τα αποτελέσματα αυτού του πεδίου καθορίζονται από μια παράσταση που εσείς καθορίζετε. Η Access ενημερώνει τις τιμές σε ένα πεδίο υπολογισμού κάθε φορά που προσθέτετε ή επεξεργάζεστε μια νέα εγγραφή σε έναν πίνακα.

Ναι/Όχι

Όταν κάνετε κλικ σε ένα πεδίο που έχει οριστεί σε αυτόν τον τύπο δεδομένων, η Access εμφανίζει ένα πλαίσιο ελέγχου ή μια αναπτυσσόμενη λίστα, ανάλογα με το πώς μορφοποιείτε το πεδίο. Εάν έχετε μορφοποιήσει το πεδίο για να εμφανίσετε μια λίστα, μπορείτε να επιλέξετε Ναι ή όχι, True ή False, ή σε ή εκτός από τη λίστα, πάλι ανάλογα με τη μορφή που έχει εφαρμοστεί στο πεδίο. Δεν μπορείτε να εισαγάγετε τιμές στη λίστα ή να αλλάξετε τις τιμές από τη λίστα απευθείας από μια φόρμα ή έναν πίνακα.

Αντικείμενο OLE

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο του πεδίου όταν θέλετε να εμφανίσετε δεδομένα από ένα αρχείο που δημιουργήθηκε με κάποιο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε ένα αρχείο κειμένου, ένα γράφημα του Excel ή μια σειρά διαφανειών του PowerPoint σε ένα πεδίο αντικειμένου OLE.

Συνημμένα παρέχει ταχύτερη πιο εύκολη και πιο ευέλικτη τρόπο για να προβάλετε δεδομένα από άλλα προγράμματα. Ανατρέξτε στο θέμα καταχώρηση συνημμένου, παρακάτω σε αυτόν τον πίνακα, για περισσότερες πληροφορίες.

Υπερ-σύνδεση

Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σε αυτόν τον τύπο του πεδίου και Access τα αναδιπλώνει σε μια διεύθυνση Web. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε μια τιμή στο πεδίο, η Access περικλείει το κείμενο με http://www. your_text.com. Εάν καταχωρήσετε μια έγκυρη διεύθυνση Web, η σύνδεσή σας θα λειτουργεί. Διαφορετικά, η σύνδεση θα έχει ως αποτέλεσμα ένα μήνυμα σφάλματος. Επίσης, η επεξεργασία υπάρχουσες υπερ-συνδέσεις μπορεί να είναι δύσκολη επειδή κάνοντας κλικ σε ένα πεδίο υπερ-σύνδεση με το ποντίκι σας ξεκινά το πρόγραμμα περιήγησης και σας μεταφέρει στην τοποθεσία που καθορίζεται στο πλαίσιο σύνδεση. Για να επεξεργαστείτε ένα πεδίο υπερ-σύνδεσης, επιλέξτε ένα διπλανό πεδίο, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα TAB ή βέλος για να μετακινήσετε την εστίαση στο πεδίο υπερ-σύνδεση και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F2 για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα επεξεργασίας.

Συνημμένο

Μπορείτε να επισυνάψετε δεδομένα από άλλα προγράμματα σε αυτόν τον τύπο του πεδίου, αλλά δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε ή να διαφορετικά εισαγωγή κειμένου ή αριθμητικών δεδομένων.

Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ενός πεδίου συνημμένων, ανατρέξτε στο άρθρο Επισύναψη αρχείων και γραφικών στις εγγραφές της βάσης δεδομένων σας.

Οδηγός αναζήτησης

Ο Οδηγός αναζήτησης δεν είναι τύπος δεδομένων. Αντί για αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό για να δημιουργήσετε δύο τύπους αναπτυσσόμενων λιστών: λίστες τιμών και πεδία αναζήτησης. Μια λίστα τιμών χρησιμοποιεί μια οριοθετημένη λίστα των στοιχείων που εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο κατά τη χρήση του Οδηγού αναζήτησης. Αυτές οι τιμές μπορεί να είναι ανεξάρτητα από τα άλλα δεδομένα ή τα αντικείμενα στη βάση δεδομένων σας.

Αντίθετα, ένα πεδίο αναζήτησης χρησιμοποιεί ένα ερώτημα για να ανακτήσετε δεδομένα από ένα ή περισσότερα από τους άλλους πίνακες σε μια βάση δεδομένων ή σε άλλη θέση, όπως έναν διακομιστή όπου εκτελείται το SharePoint. Στη συνέχεια, το πεδίο αναζήτησης εμφανίζει τα δεδομένα σε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Από προεπιλογή, ο Οδηγός αναζήτησης ορίζει το πεδίο πίνακα για τον τύπο δεδομένων.

Μπορείτε να εργαστείτε με τα πεδία αναζήτησης απευθείας σε πίνακες, καθώς και σε φόρμες και εκθέσεις. Από προεπιλογή, οι τιμές σε ένα πεδίο αναζήτησης εμφανίζονται σε έναν τύπο που ονομάζεται σύνθετου πλαισίου ελέγχου λίστας — μια λίστα που έχει ένα αναπτυσσόμενο βέλος: Μια κενή λίστα αναζήτησης . Ανάλογα με το πώς η σχεδίαση βάσης δεδομένων έχει ορίσει το πεδίο αναζήτησης και το σύνθετο πλαίσιο, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία στη λίστα και να προσθέσετε στοιχεία στη λίστα. Για να το κάνετε, το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων πρέπει να ορίσετε μια ιδιότητα για το πεδίο αναζήτησης (η ιδιότητα ονομάζεται Περιορισμός σε λίστακαι περιλαμβάνει το εργαλείο σχεδίασης για να την απενεργοποιήσετε).

Εάν δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε απευθείας τις τιμές σε μια λίστα αναζήτησης, πρέπει να προσθέσετε ή να αλλάξετε τα δεδομένα στην προκαθορισμένη λίστα τιμών ή στον πίνακα που χρησιμοποιείται ως προέλευση για το πεδίο αναζήτησης. Για πληροφορίες σχετικά με αυτήν την περίπτωση, ανατρέξτε στο θέμα Επεξεργασία των στοιχείων σε ένα πεδίο αναζήτησης, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Τέλος, όταν δημιουργείτε ένα πεδίο αναζήτησης, μπορείτε να προαιρετικά τη ρυθμίσετε ώστε να υποστηρίζει πολλές τιμές. Όταν κάνετε κάτι τέτοιο, τη λίστα που προκύπτει εμφανίζει ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στοιχείο της λίστας και μπορείτε να επιλέξετε ή να καταργήσετε όλα τα στοιχεία σύμφωνα με τις ανάγκες. Αυτή η εικόνα παρουσιάζει μια τυπική λίστα πολλαπλών τιμών:

Λίστα με πλαίσια ελέγχου.

Για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία πεδίου αναζήτησης πολλών τιμών πεδίων και χρήση της λίστας αποτελεσμάτων, ανατρέξτε στα άρθρα Χρήση λίστας που αποθηκεύει πολλαπλές τιμές και Οδηγός για τα πεδία πολλών τιμών.

Σημείωση: Συνημμένο, υπολογισμού και μεγάλο αριθμό τύποι δεδομένων δεν είναι διαθέσιμες σε μορφές αρχείων .mdb.

Πώς οι ιδιότητες ενός πεδίου πίνακα επηρεάζουν τον τρόπο που εισαγάγετε δεδομένα

Εκτός από τις αρχές σχεδίασης που ελέγχουν τη δομή της βάσης δεδομένων και τους τύπους δεδομένων που ελέγχουν τι μπορείτε να εισαγάγετε σε ένα συγκεκριμένο πεδίο, μερικές ιδιότητες πεδίου μπορεί επίσης να επηρεάσει πώς μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων της Access.

Προβολή ιδιοτήτων για ένα πεδίο πίνακα

Η Access παρέχει δύο τρόποι για να προβάλετε τις ιδιότητες για ένα πεδίο πίνακα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία ελέγχου στην καρτέλα φύλλου δεδομένων ή μπορείτε να ανοίξετε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης. Τα ακόλουθα σύνολα βημάτων εξηγούν τον τρόπο χρήσης των δύο τεχνικών.

Προβολή ιδιοτήτων πίνακα στην καρτέλα φύλλο δεδομένων

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα πεδία και χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου στην ομάδα Μορφοποίηση για να προβάλετε τις ιδιότητες για κάθε πεδίο πίνακα. Σημείωση, εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, θα βρείτε αυτήν τη λίστα στην καρτέλα " φύλλο δεδομένων ", στην ομάδα τύποι δεδομένων & μορφοποίηση.

Προβολή των ιδιοτήτων πίνακα σε προβολή σχεδίασης

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που θέλετε και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης Εικόνα κουμπιού από το μενού συντόμευσης.

    Η Access ανοίγει τον πίνακα στο πλέγμα σχεδίασης.

  2. Στο κάτω μέρος του πλέγματος, κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικά, εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένο.

    –ή–

    Για να δείτε τις ιδιότητες για ένα πεδίο αναζήτησης, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναζήτηση.

    Ένα πεδίο αναζήτησης είναι ένα πεδίο πίνακα που χρησιμοποιεί ένα ερώτημα για την ανάκτηση τιμών από έναν ή περισσότερους πίνακες σε μια βάση δεδομένων. Από προεπιλογή, το πεδίο αναζήτησης εμφανίζει τις τιμές αυτές στη φόρμα μιας λίστας. Ανάλογα με τον τρόπο σχεδίασης μιας βάσης δεδομένων ορίζει το πεδίο αναζήτησης, μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα στοιχεία από αυτήν τη λίστα.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τις ιδιότητες που έχουν τη μεγαλύτερη εντύπωση στην καταχώρηση δεδομένων και εξηγεί τον τρόπο που επηρεάζουν την καταχώρηση δεδομένων.

Ιδιότητα

Θέση στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα

Πιθανές τιμές

Συμπεριφορά όταν προσπαθείτε να εισαγάγετε δεδομένα

Μέγεθος πεδίου

Καρτέλα Γενικά

0-255

Το όριο χαρακτήρων ισχύει μόνο για τα πεδία που ορίζονται με τον τύπο δεδομένων κειμένου. Εάν προσπαθείτε να εισαγάγετε περισσότερους χαρακτήρες από τον καθορισμένο αριθμό χαρακτήρων, το πεδίο τους απορρίπτει.

Απαιτείται

Καρτέλα Γενικά

Ναι/Όχι

Όταν ενεργοποιημένη, αυτή η ιδιότητα σάς υποχρεώνει να εισαγάγετε μια τιμή σε ένα πεδίο και Access θα δεν σας επιτρέπουν να αποθηκεύσετε νέα δεδομένα, μέχρι να ολοκληρωθεί ένα απαιτούμενο πεδίο. Όταν απενεργοποιημένη, το πεδίο αποδέχεται τιμές null, γεγονός που σημαίνει ότι το πεδίο μπορεί να παραμείνει κενό.

Σημείωση: Τιμή null δεν είναι το ίδιο με τιμή μηδέν. Το μηδέν είναι ψηφίο και "null" είναι μια τιμή που λείπουν, δεν έχει οριστεί ή άγνωστη.

Να επιτρέπεται σε συμβολοσειρές μηδενικού μήκους

Καρτέλα Γενικά

Ναι/Όχι

Όταν ενεργοποιηθεί, μπορείτε να εισαγάγετε συμβολοσειρές μηδενικού μήκους — συμβολοσειρές που δεν περιέχουν χαρακτήρες. Για να δημιουργήσετε μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους, εισαγάγετε ένα ζεύγος διπλών εισαγωγικών στο πεδίο ("").

Με ευρετήριο

Καρτέλα Γενικά

Ναι/Όχι

Όταν προσθέτετε ευρετήριο σε ένα πεδίο πίνακα, η Access δεν σας επιτρέπει να προσθέσετε διπλότυπες τιμές. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο από περισσότερα από ένα πεδίο. Εάν το κάνετε αυτό, μπορείτε να αναπαραγάγετε τις τιμές σε ένα πεδίο, αλλά όχι στο και τα δύο πεδία.

Μάσκα εισαγωγής

Καρτέλα Γενικά

Προκαθορισμένο ή προσαρμοσμένο σύνολα χαρακτήρων λεκτικής σταθεράς και κράτησης θέσης

Μια μάσκα εισαγωγής υποχρεώνει να εισαγάγετε δεδομένα σε μια προκαθορισμένη μορφή. Η μάσκα εμφανίζεται όταν επιλέγετε ένα πεδίο σε έναν πίνακα ή ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάνετε κλικ ένα πεδίο ημερομηνίας και βλέπετε αυτό το σύνολο χαρακτήρων: μμμ-DD-YYYY. Που είναι μια μάσκα εισαγωγής. Το υποχρεώνει να εισαγάγετε τιμές μήνα ως τρία γράμματα, όπως Οκτ, και την τιμή του έτους με τέσσερα ψηφία — για παράδειγμα, ΟΚΤ-15-2017.

Σημείωση: Να θυμάστε ότι μάσκες εισαγωγής ελέγχουν μόνο πώς να εισαγάγετε δεδομένα, δεν τον τρόπο πρόσβασης αποθηκεύει ή εμφανίζει αυτά τα δεδομένα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση μασκών εισαγωγής, ανατρέξτε στο άρθρο Έλεγχος μορφών καταχώρησης δεδομένων με τις μάσκες εισαγωγής. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς η Access αποθηκεύει και εμφανίζει δεδομένα ημερομηνίας/ώρας, ανατρέξτε στο άρθρο καταχωρήστε μια τιμή ημερομηνίας ή ώρας.

Περιορισμός σε λίστα

Καρτέλα αναζήτησης

Ναι/Όχι

Ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί τις αλλαγές στα στοιχεία σε ένα πεδίο αναζήτησης. Νέοι χρήστες της Access μερικές φορές προσπαθούν να αλλάξουν τα στοιχεία σε ένα πεδίο αναζήτησης με μη αυτόματο τρόπο. Όταν η Access δεν επιτρέπει την αλλαγή των στοιχείων σε ένα πεδίο, αυτή η ιδιότητα έχει οριστεί σε Ναι. Εάν αυτή η ιδιότητα είναι ενεργοποιημένη και πρέπει να αλλάξετε τα στοιχεία σε μια λίστα, πρέπει να ανοίξετε τη λίστα (Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε μια λίστα τιμών) ή τον πίνακα που περιέχει τα δεδομένα προέλευσης για τη λίστα (Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε ένα πεδίο αναζήτησης) και να αλλάξετε τις τιμές εκεί. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των πεδίων αναζήτησης, ανατρέξτε στο θέμα Επεξεργασία των στοιχείων σε ένα πεδίο αναζήτησης, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Δυνατότητα επεξεργασίας λίστας τιμών

Καρτέλα αναζήτησης

Ναι/Όχι

Ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας για λίστες τιμών, αλλά όχι για τα πεδία αναζήτησης. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν την εντολή για τα πεδία αναζήτησης, πληκτρολογήστε ένα έγκυρο όνομα φόρμας στην ιδιότητα Φόρμα επεξεργασίας στοιχείων λίστας . Η εντολή δυνατότητα επεξεργασίας λίστας τιμών εμφανίζεται σε ένα μενού συντόμευσης που μπορείτε να ανοίξετε κάνοντας δεξί κλικ σε ένα πλαίσιο ή σύνθετο πλαίσιο λίστας. Όταν εκτελείτε την εντολή, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία στοιχείων λίστας. Εναλλακτικά, εάν καθορίσετε το όνομα της φόρμας στην ιδιότητα Φόρμα επεξεργασίας στοιχείων λίστας , η Access ξεκινά αυτήν τη φόρμα αντί να εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου.

Σημείωση: Μπορείτε να εκτελέσετε την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας από το πλαίσιο λίστας και τα στοιχεία ελέγχου σύνθετου πλαισίου που βρίσκεται σε φόρμες και, από σύνθετο πλαίσιο, στοιχεία ελέγχου που βρίσκεται σε πίνακες και το αποτέλεσμα του ερωτήματος συνόλων. Φόρμες πρέπει να είναι ανοιχτή σε προβολή σχεδίασης ή Προβολή αναζήτησης. πίνακες και σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος πρέπει να είναι ανοιχτό σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Φόρμα επεξεργασίας στοιχείων λίστας

Καρτέλα αναζήτησης

Όνομα της φόρμας καταχώρησης δεδομένων

Εάν πληκτρολογήσετε το όνομα της φόρμας καταχώρησης δεδομένων ως τιμή σε αυτή την ιδιότητα πίνακα, αυτήν τη φόρμα ανοίγει όταν ένας χρήστης εκτελεί την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας. Διαφορετικά, το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία στοιχείων λίστας εμφανίζεται όταν οι χρήστες, εκτελέστε την εντολή.

Επάνω μέρος της σελίδας

Προσθήκη εγγραφών απευθείας σε έναν πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων

Έναν πίνακα που είναι ανοιχτή σε προβολή φύλλου δεδομένων μοιάζει με ένα φύλλο εργασίας του Excel και μπορείτε να πληκτρολογήσετε ή να επικολλήσετε δεδομένα σε ένα ή περισσότερα πεδία — στην αντίστοιχη τιμή ενός κελιού σε ένα φύλλο εργασίας.

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε αυτά τα δεδομένα.

  • Δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε ρητά τα δεδομένα σας. Η Access ολοκληρώνει τις αλλαγές σας στον πίνακα όταν μετακινείτε το δείκτη του ποντικιού σε ένα νέο πεδίο στην ίδια γραμμή ή όταν μετακινείτε το δείκτη του ποντικιού σε μια άλλη γραμμή.

  • Από προεπιλογή, τα πεδία σε μια βάση δεδομένων της Access έχουν οριστεί για να αποδεχτείτε ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων, όπως κείμενο ή αριθμούς. Πρέπει να εισαγάγετε τον τύπο των δεδομένων που έχει οριστεί στο πεδίο για να αποδεχτείτε. Εάν δεν το χρησιμοποιείτε, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος:

    Το μήνυμα σφάλματος μη έγκυρης τιμής

  • Ένα πεδίο μπορεί να έχει εφαρμοστεί μια μάσκα εισαγωγής. Μια μάσκα εισαγωγής είναι ένα σύνολο χαρακτήρων λεκτικής σταθεράς και κράτησης θέσης που σας επιβάλλει να εισαγάγετε δεδομένα σε συγκεκριμένη μορφή.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μάσκες εισαγωγής, ανατρέξτε στο άρθρο Έλεγχος μορφών καταχώρησης δεδομένων με τις μάσκες εισαγωγής.

  • Με εξαίρεση τα συνημμένα και τις λίστες πολλών τιμών, μπορείτε να εισαγάγετε μία μόνο εγγραφή στα περισσότερα πεδία. Εάν δεν γνωρίζετε αν ένα πεδίο αποδέχεται συνημμένα, μπορείτε να ελέγξετε τις ιδιότητες του πεδίου. Για να το κάνετε αυτό, δείτε τα βήματα στην Προβολή ιδιοτήτων για ένα πεδίο πίνακα, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο. Μπορείτε πάντα να αναγνωρίσετε μια λίστα πολλαπλών τιμών επειδή η Access εμφανίζει ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στοιχείο της λίστας.

Εισαγάγετε δεδομένα σε έναν πίνακα

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    Από προεπιλογή, η Access ανοίγει τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων — ένα πλέγμα που μοιάζει με ένα φύλλο εργασίας του Excel.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή ή διαφορετικά τοποθετείτε την εστίαση στο πρώτο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα δεδομένα σας.

  3. Για να μετακινηθείτε στο επόμενο πεδίο στην ίδια γραμμή, πατήστε το πλήκτρο TAB, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους δεξιά ή προς τα αριστερά ή κάντε κλικ στο κελί στο επόμενο πεδίο.

    Όταν πατάτε το πλήκτρο TAB, από προεπιλογή, η Access χρησιμοποιεί τις τοπικές ρυθμίσεις των Windows για να προσδιορίσετε αν πρέπει να μετακινήσει το δρομέα προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά. Εάν ο υπολογιστής σας χρησιμοποιεί μια γλώσσα που διαβάζεται από αριστερά προς τα δεξιά, ο δρομέας μετακινείται προς τα δεξιά όταν πατάτε το πλήκτρο TAB. Εάν ο υπολογιστής σας χρησιμοποιεί μια γλώσσα που διαβάζεται από δεξιά προς τα αριστερά, ο δρομέας μετακινείται προς τα αριστερά.

    Για να μετακινηθείτε στο επόμενο κελί σε μια στήλη, χρησιμοποιήστε τα επάνω ή κάτω βέλος ή κάντε κλικ στο κελί που θέλετε.

Εφαρμογή μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου σε δεδομένα σε ένα πεδίο μεγάλο κείμενο (τιμολόγιο)

  1. Με τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων, επιλέξτε ένα πεδίο μεγάλο κείμενο. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007 ή Access 2010 που θα είναι ένα πεδίο υπομνήματος.

    Συνήθως, μεγάλο κείμενο πεδία περιέχουν σχόλια ή σημειώσεις, ώστε να μπορείτε να αναζητήσετε ένα πεδίο με όνομα "Σχόλια" ή "Σημειώσεις". Εάν ακόμη δεν μπορείτε να βρείτε το πεδίο "μεγάλο κείμενο", δείτε τα βήματα στην Προβολή ιδιοτήτων για ένα πεδίο πίνακα, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

  2. Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα γραμματοσειρά, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά και μενού για να μορφοποιήσετε το κείμενο.

    Εντολές που είναι διαθέσιμες στην ομάδα "Γραμματοσειρά" της Access

    Μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη, κάνετε το κείμενο με έντονη γραφή ή πλάγια γραφή, αλλαγή χρωμάτων, και ούτω καθεξής.

Επάνω μέρος της σελίδας

Προσθήκη εγγραφών με χρήση φόρμας

Φόρμες καταχώρησης δεδομένων παρέχουν μια πιο εύκολη ταχύτερου και πιο ακριβή τρόπος για να εισαγάγετε δεδομένα. Συνήθως δημιουργείτε φόρμες όταν θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα σε περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε φόρμες, όταν θέλετε να αποκρύψετε ορισμένα από τα πεδία σε έναν πίνακα, όταν θέλετε να κάνετε ευκολότερη στη χρήση (βήμα που μπορεί να μειώσει το κόστος εκπαίδευσης) μια βάση δεδομένων και, όταν θέλετε να διασφαλίσετε ότι οι χρήστες καταχωρούν δεδομένα με ακρίβεια.

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα για να επεξεργαστείτε δεδομένα εξαρτάται από τη σχεδίαση της φόρμας. Φόρμες μπορούν να περιέχουν οποιονδήποτε αριθμό στοιχείων ελέγχου, όπως λίστες, πλαίσια κειμένου, κουμπιά και φύλλα δεδομένων — πλέγματα που μοιάζουν με φύλλα εργασίας του Excel. Στη συνέχεια, κάθε ένα από τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα είτε διαβάζει δεδομένα από ή εγγράφει δεδομένα σε ένα πεδίο του πίνακα βάσης. Τι μπορείτε να κάνετε με ένα συγκεκριμένο στοιχείο ελέγχου εξαρτώνται από τον τύπο δεδομένων που έχετε ορίσει για το πεδίο πίνακα βάσης, τις ιδιότητες που έχουν οριστεί για αυτό το πεδίο και πιθανώς σε πολλές ιδιότητες που σχεδιαστή της βάσης δεδομένων για κάθε στοιχείο ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο τους τύπους δεδομένων και τις ιδιότητες πεδίου επηρεάζουν την καταχώρηση δεδομένων, ανατρέξτε στις ενότητες Πώς οι τύποι δεδομένων επηρεάζουν τον τρόπο που μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα και Πώς οι ιδιότητες ενός πεδίου πίνακα επηρεάζουν τον τρόπο που μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

Οι παρακάτω ενότητες εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πιο συνηθισμένα στοιχεία ελέγχου καταχώρησης δεδομένων. Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με τη συγκεκριμένη βάση δεδομένων, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του συστήματός σας ή το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Προσθήκη ή επεξεργασία κειμένου σε ένα πλαίσιο κειμένου

Κατά την προσθήκη ή επεξεργασία κειμένου σε ένα πλαίσιο κειμένου, μπορείτε να εργαστείτε με δεδομένα σε πεδίο ένα σύντομο κείμενο ή μεγάλο κείμενο. Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι μπορείτε να ορίσετε ένα πεδίο μεγάλο κείμενο (ή το στοιχείο ελέγχου είναι συνδεδεμένο με το πεδίο μεγάλο κείμενο) για να υποστηρίζει μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου και, στη συνέχεια, μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές, μεγέθη, στυλ και χρώματα στο κείμενό σας.

Επεξεργασία κειμένου σε ένα πλαίσιο κειμένου

  • Τοποθετήστε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου και να αλλάξουν τα δεδομένα σας. Να θυμάστε ότι δεν μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς σε αριθμούς σε ένα πεδίο σύντομο κείμενο ή μεγάλο κείμενο.

Εφαρμογή μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου

Σημείωση: Μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα μόνο όταν ένα πλαίσιο κειμένου είναι συνδεδεμένο με ένα πεδίο μεγάλο κείμενο (τιμολόγιο). Δείτε τα βήματα στην Προβολή ιδιοτήτων για ένα πεδίο πίνακα, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

  1. Με ανοιχτή τη φόρμα σε προβολή φόρμας ή διάταξης ή τον πίνακα ανοιχτό στην προβολή φύλλου δεδομένων, επιλέξτε το πεδίο μεγάλο κείμενο (τιμολόγιο).

  2. Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα γραμματοσειρά, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά και μενού για να μορφοποιήσετε το κείμενο.

    Εντολές που είναι διαθέσιμες στην ομάδα "Γραμματοσειρά" της Access

    Μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη, κάνετε το κείμενο με έντονη γραφή ή πλάγια γραφή, αλλαγή χρωμάτων, και ούτω καθεξής.

Εισαγωγή δεδομένων, χρησιμοποιώντας μια λίστα

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λίστες σε φόρμες και σε πίνακες και ερώτημα αποτελέσματος ορίζει ανοιχτό σε προβολή φύλλου δεδομένων — ένα πλέγμα που μοιάζει με ένα φύλλο εργασίας του Excel.

Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα σε μια φόρμα, μπορείτε να δείτε ένα στοιχείο ελέγχου σύνθετου πλαισίου ή ένα στοιχείο ελέγχου πλαισίου λίστας. Αυτά τα ψηφία απεικονίζουν ένα σύνθετο πλαίσιο και λίστα πλαισίου ελέγχου, αντίστοιχα.

Μια κενή λίστα αναζήτησης

Ένα στοιχείο ελέγχου βασικού πλαισίου λίστας σε φόρμα

Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα σε ένα σύνολο αποτελεσμάτων πίνακα ή το ερώτημα, η Access χρησιμοποιεί ένα σύνθετο πλαίσιο από προεπιλογή.

Επιπλέον, οι λίστες μπορούν να υποστηρίξουν πολλαπλές τιμές. Εάν δείτε μια λίστα με ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στοιχείο της λίστας, μπορείτε να επιλέξετε έως και 100 στοιχεία σε αυτήν τη λίστα. Λίστες πολλαπλών τιμών που μπορείτε να δημιουργήσετε χωρίς προγραμματισμό μπορεί να επιλύσει ένα κοινό θέμα επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων της Access για να παρακολουθήσετε θέματα υποστήριξης πελατών. Εάν θέλετε να αντιστοιχίσετε πολλά άτομα σε ένα θέμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα πολλαπλών τιμών. Αυτές οι εικόνες δείχνουν τυπικές λίστες πολλαπλών τιμών.

Ανοιχτή αναπτυσσόμενη λίστα με πλαίσια ελέγχου.   Λίστα με πλαίσια ελέγχου.

Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τα στοιχεία σε μια λίστα. Εάν εσείς ή το πρόγραμμα σχεδίασης βάσης δεδομένων ενεργοποιήσετε την εντολή, μπορείτε να προσθέσετε, να αλλάξετε και να καταργήσετε στοιχεία λίστας απευθείας από τη λίστα. Ωστόσο, οι σχεδιαστές βάσεων δεδομένων, να επιλέξετε για να απενεργοποιήσετε την εντολή, ίσως να μην είναι διαθέσιμη για όλες τις βάσεις δεδομένων.

Τα βήματα στις ακόλουθες ενότητες εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να επεξεργαστείτε λίστες.

Επιλογή στοιχείων από αναπτυσσόμενη λίστα

  1. Ανοίξτε τη φόρμα, σε πίνακα ή ένα σύνολο αποτελεσμάτων ερωτήματος που περιέχει τη λίστα.

    Σημείωση: Πρέπει να ανοίξετε φόρμες σε προβολή φόρμας ή προβολή διάταξης. Πρέπει να ανοίγετε τους πίνακες και τα σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε.

  3. Για να ολοκληρώσετε την επιλογή σας στη βάση δεδομένων σας, μετακινήστε το δρομέα σε ένα άλλο πεδίο.

Επιλέξτε τα στοιχεία από ένα πλαίσιο λίστας

  1. Ανοίξτε τη φόρμα που περιέχει τη λίστα.

  2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη λίστα των στοιχείων στο πλαίσιο λίστας και επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε.

  3. Για να ολοκληρώσετε την επιλογή σας στη βάση δεδομένων σας, μετακινήστε το δρομέα σε ένα άλλο πεδίο.

Επιλογή στοιχείων από αναπτυσσόμενη λίστα πλαισίου ελέγχου

  1. Ανοίξτε τη φόρμα, σε πίνακα ή ένα σύνολο αποτελεσμάτων ερωτήματος που περιέχει τη λίστα.

    Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου αναπτυσσόμενων λιστών σε φόρμες, πίνακες και σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος. Για να γίνει αυτό, πρέπει να ανοίξετε φόρμες σε προβολή φόρμας ή αναζήτησης, και πρέπει να ανοίξετε τους πίνακες και σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στη λίστα.

  3. Επιλέξτε έως 100 πλαίσια ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επιλέξτε τα στοιχεία από μια λίστα πλαισίου ελέγχου

  1. Ανοίξτε τη φόρμα που περιέχει τη λίστα.

    Σημείωση: Πρέπει να ανοίξετε τη φόρμα σε προβολή φόρμας ή Προβολή αναζήτησης.

  2. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στη λίστα.

  3. Επιλέξτε έως και 100 πλαίσια ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επεξεργασία των στοιχείων σε μια λίστα

Σημείωση: Μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιονδήποτε τύπο λίστας σε μια φόρμα, σε πίνακα ή ένα σύνολο αποτελεσμάτων ερωτήματος. Να θυμάστε ότι που πρέπει να ανοίξετε τη φόρμα στην προβολή φόρμας ή αναζήτησης, και πρέπει να ανοίξετε τους πίνακες και σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος σε προβολή φύλλου δεδομένων. Επίσης, να θυμάστε ότι το πρόγραμμα σχεδίασης βάσης δεδομένων ή το τμήμα IT μπορεί να απενεργοποιήσει αυτή την εντολή, συνεπώς, μπορεί να μην είναι διαθέσιμη σε όλα.

  1. Ανοίξτε τη φόρμα, σε πίνακα ή ένα σύνολο αποτελεσμάτων ερωτήματος που περιέχει τη λίστα.

  2. Κάντε δεξί κλικ στη λίστα που θέλετε να επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείων λίστας.

    Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου ή μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων. Στην οθόνη που βλέπετε εξαρτώνται από τον τύπο λίστας που θέλετε να επεξεργαστείτε. Η Access χρησιμοποιεί δύο βασικούς τύπους λίστας — λίστες τιμών και λίστες αναζήτησης. Εμφάνιση λιστών τιμή ενός συνόλου των στοιχείων που μπορείτε να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο και λίστες αναζήτησης Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα για να ανακτήσετε τα δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες. Κάντε ένα από τα εξής.

    • Εάν επεξεργάζεστε μια λίστα τιμών, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία στοιχείων λίστας για να επεξεργαστείτε τα δεδομένα της λίστας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK, αφού ολοκληρώσετε.

    • Εάν επεξεργάζεστε μια λίστα αναζήτησης, εμφανίζεται μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη φόρμα για να επεξεργαστείτε τα δεδομένα της λίστας.

Επάνω μέρος της σελίδας

Επεξεργασία των στοιχείων σε ένα πεδίο αναζήτησης

Ένα πεδίο αναζήτησης παρουσιάζει μια λίστα των δεδομένων που μπορούν να χρησιμοποιούν οι χρήστες για να επιλέξετε ένα ή περισσότερα στοιχεία. Μπορείτε να δημιουργήσετε δύο τύπους λίστας αναζήτησης.

  • Λίστες τιμών    Αυτά τα περιέχει ένα σύνολο σχεδιασμένου τιμές που καταχωρείτε με μη αυτόματο τρόπο. Οι τιμές αυτές βρίσκονται στην ιδιότητα Προέλευση γραμμής του πεδίου αναζήτησης.

  • Παραθέτει σε λίστα αναζήτησης    Αυτά τα Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα για την ανάκτηση τιμών από έναν άλλο πίνακα. Η ιδιότητα Προέλευση γραμμής του πεδίου περιέχει ένα ερώτημα αντί για μια μόνιμη λίστα τιμών.

Από προεπιλογή, η Access εμφανίζει τα δεδομένα αναζήτησης σε μια αναπτυσσόμενη λίστα, αν και μπορείτε να καθορίσετε ένα στοιχείο ελέγχου πλαισίου λίστας. Μια αναπτυσσόμενη λίστα ανοίγει για να εμφανίσει τη λίστα και, στη συνέχεια, κλείνει όταν κάνετε μια επιλογή. Ένα πλαίσιο λίστας, Αντίθετα, Άνοιγμα παραμένει ανά πάσα στιγμή.

Μπορείτε να εκτελέσετε την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας ή μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα απευθείας από την ιδιότητα Προέλευση γραμμής ή στον πίνακα προέλευσης. Για πληροφορίες σχετικά με την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων με τη χρήση λίστας, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο. Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν τον τρόπο για να επεξεργαστείτε τα στοιχεία απευθείας στην ιδιότητα Προέλευση γραμμής ή στον πίνακα προέλευσης. Η διαδικασία ακολουθεί τα εξής γενικά βήματα.

  • Προσδιορίστε το πεδίο αναζήτησης. Μπορείτε να ακολουθήσετε ένα λίγο διαφορετική διαδικασία όταν εργάζεστε με μια φόρμα από με έναν πίνακα.

  • Προσδιορίστε τον τύπο του πεδίου αναζήτησης — μια λίστα τιμών ή μια λίστα αναζήτησης. Εάν χρησιμοποιείτε μια λίστα αναζήτησης, προσδιορίστε τον πίνακα προέλευσης που παρέχει τα δεδομένα για το πεδίο αναζήτησης.

  • Επεξεργαστείτε τα στοιχεία της λίστας τιμών.

    -ή-

    Ανοίξτε τον πίνακα προέλευσης για τη λίστα αναζήτησης και επεξεργαστείτε τα δεδομένα σε αυτόν τον πίνακα.

Προσδιορίστε ένα πεδίο αναζήτησης από μια φόρμα

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στη φόρμα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

    -ή-

    Εάν η φόρμα είναι ήδη ανοιχτή, μπορείτε να κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα της φόρμας και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

    –ή–

    Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα Προβολή, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή για να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των διαθέσιμων προβολών. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή Προβολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις διαθέσιμες προβολές από το μενού.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

  2. Κάντε δεξί κλικ το πλαίσιο ή το σύνθετο πλαίσιο λίστας και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

  3. Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα όλα και εντοπίστε τις ιδιότητες Τύπος προέλευσης γραμμής και Προέλευση γραμμής. Θα πρέπει να περιέχει η ιδιότητα Τύπος προέλευσης γραμμήςΛίστας τιμών ή Πίνακα/ερώτημα και την ιδιότητα Προέλευση γραμμής πρέπει να περιέχει είτε μια λίστα των στοιχείων, διαχωρισμένα με ερωτηματικά ή ένα ερώτημα. Εφόσον χρειάζεται, μεγέθυνση του φύλλου ιδιοτήτων, έτσι ώστε να μπορείτε να διαβάσετε τη λίστα των στοιχείων ή το ερώτημα.

    Συνήθως, οι λίστες τιμών χρησιμοποιούν αυτή τη βασική σύνταξη: "στοιχείο";" στοιχείο";" στοιχείο"

    Σε αυτήν την περίπτωση, η λίστα είναι ένα σύνολο στοιχείων περικλείεται σε διπλά εισαγωγικά και διαχωρισμένα με ελληνικά ερωτηματικά.

    Τα ερωτήματα επιλογής χρησιμοποιούν αυτή τη βασική σύνταξη: ΕΠΙΛΈΞΤΕ [όνομα_πίνακα_ή_ερωτήματος]. [ Όνομα_πεδίου] από [όνομα_πίνακα_ή_ερωτήματος].

    Σε αυτήν την περίπτωση, το ερώτημα περιέχει δύο όρους (SELECT και FROM). Ο πρώτος τύπος αναφέρεται σε έναν πίνακα ή ερώτημα και ένα πεδίο σε αυτόν τον πίνακα ή ερωτήματος. Ο δεύτερος όρος αφορά μόνο για τον πίνακα ή το ερώτημα. Ακολουθεί ένα σημείο-κλειδί να θυμάστε: όροι SELECT δεν πρέπει να περιέχουν το όνομα του πίνακα ή ερωτήματος, παρόλο που συνιστάται και πρέπει να περιλαμβάνουν το όνομα του τουλάχιστον ένα πεδίο. Ωστόσο, όλοι οι όροι FROM πρέπει να αναφέρεται σε έναν πίνακα ή ερώτημα. Επομένως, μπορείτε να πάντα βρείτε τον πίνακα προέλευσης ή το ερώτημα προέλευσης για ένα πεδίο αναζήτησης διαβάζοντας τον όρο FROM.

  4. Κάντε ένα από τα εξής.

    • Εάν χρησιμοποιείτε μια λίστα τιμών, επεξεργαστείτε τα στοιχεία στη λίστα. Βεβαιωθείτε ότι που περιβάλλουν κάθε στοιχείο σε διπλά εισαγωγικά και διαχωρίστε κάθε στοιχείο με ελληνικό ερωτηματικό.

    • Αν το ερώτημα στη λίστα αναζήτησης παραπέμπει σε ένα άλλο ερώτημα, στο παράθυρο περιήγησης, ανοίξτε το δεύτερο ερώτημα σε προβολή σχεδίασης (κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης ). Σημειώστε το όνομα του πίνακα που εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο επόμενο βήμα.

      -ή-

      Εάν το ερώτημα στο πεδίο αναζήτησης παραπέμπει σε έναν πίνακα, σημειώστε το όνομα του πίνακα και μεταβείτε στο επόμενο βήμα.

  5. Κάντε κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης για να την ανοίξετε σε προβολή φύλλου δεδομένων και, στη συνέχεια, να επεξεργαστείτε τα στοιχεία λίστας, όπως απαιτείται.

Προσδιορίστε ένα πεδίο αναζήτησης από έναν πίνακα

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  2. Στο επάνω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος, στη στήλη Τύπος δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή ή διαφορετικά τοποθετείτε την εστίαση σε οποιοδήποτε κείμενο, αριθμός, ή "Ναι/Όχι".

  3. Στο κάτω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης πίνακα, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναζήτηση και, στη συνέχεια, εξετάστε τις ιδιότητες Τύπος προέλευσης γραμμής και Προέλευση γραμμής.

    Η ιδιότητα Τύπος προέλευσης γραμμής πρέπει να διαβάσετε Λίστα τιμών ή Πίνακα/ερώτημα. Η ιδιότητα Προέλευση γραμμής πρέπει να περιέχει μια λίστα τιμών ή ένα ερώτημα.

    Λίστες τιμών χρησιμοποιούν αυτή τη βασική σύνταξη: "στοιχείο";" στοιχείο";" στοιχείο"

    Σε αυτήν την περίπτωση, η λίστα είναι ένα σύνολο στοιχείων περικλείεται σε διπλά εισαγωγικά και διαχωρισμένα με ελληνικά ερωτηματικά.

    Συνήθως, τα ερωτήματα επιλογής χρησιμοποιούν αυτή τη βασική σύνταξη: ΕΠΙΛΈΞΤΕ [όνομα_πίνακα_ή_ερωτήματος]. [ Όνομα_πεδίου] από [όνομα_πίνακα_ή_ερωτήματος].

    Σε αυτήν την περίπτωση, το ερώτημα περιέχει δύο όρους (SELECT και FROM). Ο πρώτος τύπος αναφέρεται σε έναν πίνακα ή ερώτημα και ένα πεδίο σε αυτόν τον πίνακα ή ερωτήματος. Ο δεύτερος όρος αφορά μόνο για τον πίνακα ή το ερώτημα. Ακολουθεί ένα σημείο-κλειδί να θυμάστε: όροι SELECT δεν πρέπει να περιέχουν το όνομα του πίνακα ή ερωτήματος, παρόλο που συνιστάται και πρέπει να περιλαμβάνουν το όνομα του τουλάχιστον ένα πεδίο. Ωστόσο, όλοι οι όροι FROM πρέπει να αναφέρεται σε έναν πίνακα ή ερώτημα. Επομένως, μπορείτε να πάντα βρείτε τον πίνακα προέλευσης ή το ερώτημα προέλευσης για ένα πεδίο αναζήτησης διαβάζοντας τον όρο FROM.

  4. Κάντε ένα από τα εξής.

    • Εάν χρησιμοποιείτε μια λίστα τιμών, επεξεργαστείτε τα στοιχεία στη λίστα. Βεβαιωθείτε ότι που περιβάλλουν κάθε στοιχείο σε διπλά εισαγωγικά και διαχωρίστε κάθε στοιχείο με ελληνικό ερωτηματικό.

    • Αν το ερώτημα στο πεδίο αναζήτησης παραπέμπει σε ένα άλλο ερώτημα, στο παράθυρο περιήγησης, ανοίξτε το δεύτερο ερώτημα σε προβολή σχεδίασης (κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης ). Σημειώστε το όνομα του πίνακα που εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο επόμενο βήμα.

      -ή-

      Εάν το ερώτημα στο πεδίο αναζήτησης παραπέμπει σε έναν πίνακα, σημειώστε το όνομα του πίνακα και μεταβείτε στο επόμενο βήμα.

  5. Κάντε κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης για να την ανοίξετε σε προβολή φύλλου δεδομένων και, στη συνέχεια, να επεξεργαστείτε τα στοιχεία λίστας, όπως απαιτείται.

Επάνω μέρος της σελίδας

Εισαγάγετε συμβολοσειρές μηδενικού μήκους

Η Access σάς επιτρέπει να διακρίνετε ανάμεσα σε δύο είδη των κενών τιμών: τιμές Null και τις συμβολοσειρές μηδενικού μήκους. Οι τιμές Null υποδεικνύουν μια άγνωστη τιμή και συμβολοσειρές μηδενικού μήκους υποδεικνύουν τα πεδία που περιέχουν ένα κενό διάστημα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε πίνακα με δεδομένα πελατών και αυτόν τον πίνακα περιέχει ένα πεδίο αριθμού φαξ. Μπορείτε να αφήσετε το πεδίο κενό εάν δεν είστε βέβαιοι για έναν πελάτη αριθμού φαξ. Σε αυτή την περίπτωση, όταν αφήνετε το πεδίο κενό εισάγει μια τιμή null, γεγονός που σημαίνει ότι δεν γνωρίζετε τι είναι η τιμή. Εάν αποφασίσετε αργότερα ότι ο πελάτης δεν έχει φαξ, μπορείτε να εισαγάγετε μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους στο πεδίο για να υποδείξει ότι γνωρίζετε ότι δεν υπάρχει τιμή.

Σημείωση: Να θυμάστε ότι μπορείτε να ορίσετε μια ιδιότητα που αποτρέπει την αποδοχή μηδενικών τιμών πεδίων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση αυτής της ιδιότητας, ανατρέξτε στο θέμα Πώς οι τύποι δεδομένων επηρεάζουν τον τρόπο που μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

  1. Άνοιγμα πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων, ή σε μια φόρμα σε προβολή φόρμας ή αναζήτησης.

  2. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε και πληκτρολογήστε δύο διπλών εισαγωγικών χωρίς διάστημα μεταξύ τους ("").

  3. Μετακινήστε το δρομέα σε μια άλλη εγγραφή για να ολοκληρώσετε τις αλλαγές σας στη βάση δεδομένων. Από προεπιλογή, τα εισαγωγικά εξαφανίζονται.

Επάνω μέρος της σελίδας

Προσθήκη εγγραφών με εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα

Μπορείτε να εισαγάγετε ή σύνδεση με δεδομένα που βρίσκονται σε μια ποικιλία προελεύσεων, όπως άλλες βάσεις δεδομένων της Access, βιβλία εργασίας του Excel, αρχεία κειμένου και έγγραφα του Word και λίστες σε διακομιστές που εκτελούν τις υπηρεσίες Microsoft SharePoint Services.

Εξηγεί τον τρόπο εισαγωγής και σύνδεσης σε αυτές τις προελεύσεις δεδομένων είναι πέρα από το πεδίο αυτού του άρθρου. Αυτές οι συνδέσεις σάς μεταφέρουν σε πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή και σύνδεση με τα δεδομένα.

Μέθοδοι για την εξοικονόμηση χρόνου κατά την καταχώρηση δεδομένων

Η Access παρέχει πολλούς τρόπους για να κάνετε πιο γρήγορα τη διαδικασία καταχώρησης δεδομένων. Διαδικασίες στις ακόλουθες ενότητες εξηγούν πώς μπορείτε να ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή για τα πεδία και λιστών σε φόρμες και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα συντόμευσης για επαναχρησιμοποίηση τιμών κατά την ταξινόμηση δεδομένων.

Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής για ένα πεδίο ή στοιχείο ελέγχου

Εάν μεγάλου αριθμού εγγραφών από κοινού την ίδια τιμή για ένα συγκεκριμένο πεδίο, όπως πόλη ή χώρας/περιοχής, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο, ορίζοντας μια προεπιλεγμένη τιμή για το στοιχείο ελέγχου που είναι δεσμευμένο στο συγκεκριμένο πεδίο. Όταν ανοίγετε τη φόρμα ή δημιουργήστε μια νέα εγγραφή, η προεπιλεγμένη τιμή εμφανίζεται σε αυτό το στοιχείο ελέγχου, από προεπιλογή.

Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής για ένα στοιχείο ελέγχου

  1. Ανοίξτε τη φόρμα σε προβολή σχεδίασης.

  2. Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο ελέγχου που θέλετε να εργαστείτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

  3. Στην καρτέλα δεδομένα, ορίστε την ιδιότητα Προεπιλεγμένη τιμή για την τιμή που θέλετε.

  4. Επαναλάβετε τα βήματα 1-3 για να ορίσετε μια νέα προεπιλεγμένη τιμή.

Καθορίστε μια διαφορετική τιμή

  • Για μια τιμή σε ένα πλαίσιο κειμένου, πληκτρολογήστε νέα δεδομένα. Μπορείτε να αντικαταστήσετε μια προεπιλεγμένη τιμή οποιαδήποτε στιγμή.

    –ή–

  • Για μια τιμή σε μια λίστα, επιλέξτε μια νέα τιμή από τη λίστα.

Επαναχρησιμοποίηση τιμών κατά την ταξινόμηση

Κατά τη μετακίνηση μεταξύ των εγγραφών, ίσως χρειαστεί να ταξινομήσετε κάθε εγγραφή, χρησιμοποιώντας την ίδια τιμή. Όταν κάνετε, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα συντόμευσης για να επαναλάβετε συγκεκριμένης τιμής ταξινόμησης. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ταξινομείτε λίστες κατά τύπο προϊόντος. Στην πρώτη εγγραφή, πληκτρολογήστε αναψυκτικών για να ταξινομήσετε τις παραγγελίες πελατών που αγόρασαν αναψυκτικών. Κατά τη μετακίνηση στην επόμενη εγγραφή, μπορείτε να αντιγράψετε και να επαναχρησιμοποιήσετε αυτήν την τιμή ταξινόμηση.

Σημείωση: Τα παρακάτω βήματα λαμβάνεται ως δεδομένο ότι έχετε ανοίξει μια φόρμα σε προβολή φόρμας.

  1. Μετακίνηση στο πεδίο που χρησιμοποιεί εκ νέου την τιμή από το αντίστοιχο πεδίο στην προηγούμενη εγγραφή.

  2. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL +' (απόστροφος).

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×