Προετοιμασία της προέλευσης δεδομένων του Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για Mac

Έχετε δημιουργήσει μια λίστα επαφών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας. Εάν οι επαφές σας βρίσκονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, μορφοποιήστε τους ταχυδρομικές κώδικες ως κείμενο, ώστε να μην χάσετε δεδομένα κατά την εκτέλεση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας. Εάν κάνετε εισαγωγή των επαφών σας από ένα αρχείο κειμένου (.txt) ή ένα αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (.csv) σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο, ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου θα σας βοηθήσει να εισαγάγετε και να μορφοποιήσετε τα δεδομένα σας.

Βήμα 1: Ρύθμιση της προέλευσης δεδομένων στο Excel

Εάν χρησιμοποιείτε ήδη ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel ως προέλευση δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word, μεταβείτε στο βήμα 2 σε αυτό το θέμα. Εάν η προέλευση δεδομένων σας είναι ένα αρχείο .txt ή ένα αρχείο .csv που περιέχει τις επαφές του Gmail σας, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου για να ρυθμίσετε τα δεδομένα σας στο Excel.

  1. Ανοίξτε το Excel και στην καρτέλα Δεδομένα, επιλέξτε από κείμενο.

    Στην καρτέλα "Δεδομένα", επιλέξτε "Από κείμενο"

  2. Επιλέξτε το αρχείο .csv ή .txt που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Λήψη δεδομένων.

  3. Στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου, επιλέξτε Επόμενο.

  4. Στην περιοχή Οριοθέτες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που ταιριάζει με τον οριοθέτη (όπως χαρακτήρας tab ή κόμμα) που χρησιμοποιούν τα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

    Συμβουλή: Το παράθυρο Προεπισκόπηση επιλεγμένων δεδομένων δείχνει πώς θα εμφανίζονται τα αποτελέσματα σε μορφή πίνακα.

    Βήμα 2 του Οδηγού εισαγωγής κειμένου

  5. Στην περιοχή Προεπισκόπηση επιλεγμένων δεδομένων, επιλέξτε τη στήλη που περιέχει ταχυδρομικούς κώδικες και, στη συνέχεια, στην περιοχή Μορφοποίηση στήλης δεδομένων, επιλέξτε Κείμενο.

    Βήμα 3 του "Οδηγού εισαγωγής κειμένου"

  6. Επαναλάβετε το βήμα 5 ανάλογα με τις ανάγκες, επιλέγοντας τη στήλη που θέλετε να αλλάξετε και τη μορφοποίηση δεδομένων που θέλετε να εφαρμόσετε.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Κάθε φορά που εφαρμόζετε μια μορφή δεδομένων σε μια στήλη, το όνομα της μορφής εμφανίζεται στην κεφαλίδα του πίνακα για τη συγκεκριμένη στήλη.

  7. Επιλέξτε Τέλος.

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων, επιλέξτε το σημείο όπου θέλετε το Excel να τοποθετήσει τα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο με ένα νέο όνομα αρχείου.

Βήμα 2: Μορφοποίηση αριθμητικών δεδομένων σε υπολογιστικό φύλλο του Excel

Για να βεβαιωθείτε ότι οι ταχυδρομικοί κώδικες λαμβάνονται από μια συγχώνευση αλληλογραφίας χωρίς να χάσετε μηδενικά, μορφοποιήστε τη στήλη για τους κώδικες ως κείμενο.

  1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο και επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τους ταχυδρομικούς κώδικες.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στο πλαίσιο Μορφή, επιλέξτε Κείμενο.

    Στην "Κεντρική"καρτέλα, στο πλαίσιο "Μορφή", επιλέξτε "Κείμενο"

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα που έχετε προετοιμάσει για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×