Προετοιμασία την προέλευση δεδομένων του Excel για μια συγχώνευση αλληλογραφίας του Word

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μια βασική βήμα σε μια διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας Word είναι ρύθμιση και προετοιμασία μιας προέλευσης δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα προέλευση δεδομένων Excel ή να δημιουργήσετε μια νέα, εισάγοντας ένα οριοθετημένου με στηλοθέτες (.txt) ή ένα αρχείο τιμών διαχωρισμένων (με κόμματα.csv). Αφού έχετε ρυθμίσει και προετοιμασμένοι προέλευση δεδομένων, μπορείτε να εκτελέσετε συγχώνευση αλληλογραφίας με τη χρήση Δυναμική ανταλλαγή δεδομένων (DDE) με τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα ή με τη μέθοδο μη αυτόματη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Εάν δεν χρησιμοποιείτε το υπάρχον αρχείο προέλευσης δεδομένων Excel για τη συγχώνευση αλληλογραφίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα επαφών ή ενός βιβλίου διευθύνσεων σε ένα αρχείο .csvή .txt. Ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου σας καθοδηγεί τα βήματα για τη λήψη δεδομένων που βρίσκεται σε ένα αρχείο .txt ή .csv σε Excel.

  1. Ανοίξτε το Excel.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα, επιλέξτε Από το κείμενο/CSV.

  3. Επιλέξτε το αρχείο .txt ή .csv που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο Εισαγωγή.

  4. Στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου, στο παράθυρο Αρχικός τύπος δεδομένων, επιλέξτε Οριοθετημένα.

    Λήψη εξωτερικών δεδομένων του Excel από κείμενο, Οδηγός εισαγωγής κειμένου, Βήμα 1 από 3

  5. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες επάνω από το παράθυρο Προεπισκόπηση, εάν το αρχείο για εισαγωγή περιέχει κεφαλίδες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

  6. Στο παράθυρο Οριοθέτες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που ταιριάζει με τον οριοθέτη (όπως "Χαρακτήρας tab" ή "Κόμμα") που χρησιμοποιούν τα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

    Οι επιλογές για τους οριοθέτες επισημαίνονται στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου.

    Συμβουλή: Το παράθυρο Προεπισκόπηση δεδομένων δείχνει πώς θα εμφανίζονται τα αποτελέσματα σε μορφή πίνακα.

  7. Στην περιοχή Προεπισκόπηση δεδομένων, επιλέξτε τη στήλη που περιέχει ταχυδρομικούς κώδικες, και, στην περιοχή Μορφοποίηση στήλης δεδομένων, επιλέξτε Κείμενο.

    Η επιλογή "Κείμενο" για τη μορφοποίηση στήλης δεδομένων επισημαίνεται στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου.

    Σημειώσεις: 

    • Διαθέσιμες μορφές είναι Γενικά, το κείμενο και ημερομηνία. Κάθε φορά που εφαρμόζετε μια μορφή δεδομένων σε μια στήλη, το όνομα της μορφής εμφανίζεται στην κεφαλίδα του πίνακα για αυτήν τη στήλη.

    • Μια στήλη που περιέχει αριθμητικά δεδομένα, όπως ένα ποσοστό ή μια τιμή νομισματικής μονάδας, για παράδειγμα, μπορεί μόνο να μορφοποιηθεί μετά την εισαγωγή του αρχείου. Δείτε τη δευτερεύουσα "Μορφοποίηση αριθμητικά δεδομένα σε Excel "που ακολουθεί για περισσότερες πληροφορίες.

  8. Επαναλάβετε το βήμα 7 ανάλογα με τις ανάγκες, επιλέγοντας τη στήλη που θέλετε να αλλάξετε και τη μορφοποίηση δεδομένων που θέλετε να εφαρμόσετε.

  9. Επιλέξτε Τέλος.

  10. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων, αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη ρύθμιση Υπάρχον φύλλο εργασίας και τη διεύθυνση κελιού και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Στο παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή δεδομένων", επιλέξτε την τοποθέτηση των δεδομένων σε υπάρχον φύλλο εργασίας, η προεπιλεγμένη ρύθμιση, ή σε νέο φύλλο εργασίας

    Προσοχή: Η διεύθυνση κελιού στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων εμφανίζει το τρέχον επιλεγμένο κελί. Η εισαγωγή των δεδομένων ξεκινά με τη διεύθυνση του επώνυμου κελιού.

  11. Όταν τελειώσετε, αποθηκεύστε το αρχείο προέλευσης δεδομένων με ένα νέο όνομα αρχείου.

Μορφή αριθμητικά δεδομένα σε Excel

Μορφοποιήστε αριθμητικά δεδομένα όπως ποσοστά ή τιμές νομισματικής μονάδας σε οποιοδήποτε αρχείο προέλευσης δεδομένων νέο ή υπάρχον στο Excel που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας Word. Για να διατηρήσετε αριθμητικών δεδομένων που έχετε μορφοποιήσει ως ποσοστό ή ως νομισματική μονάδα κατά τη διάρκεια μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας, ακολουθήστε τις οδηγίες στο θέμα το "βήμα 2: χρήση δυναμικής ανταλλαγής δεδομένων (DDE) για συγχώνευση αλληλογραφίας" ενότητα.

Στο αρχείο προέλευσης δεδομένων Excel που θα χρησιμοποιήσετε για μια λίστα αλληλογραφίας σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας Word, βεβαιωθείτε ότι η μορφοποίηση στηλών αριθμητικών δεδομένων σωστά. Μορφοποιήστε μια στήλη με αριθμούς, για παράδειγμα, ώστε να συμφωνεί με μια συγκεκριμένη κατηγορία, όπως νομισματική μονάδα.

  1. Ανοίξτε το αρχείο προέλευσης δεδομένων Excel.

  2. Επιλέξτε μια στήλη που θέλετε να μορφοποιήσετε.

  3. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Αριθμός, επιλέξτε το κάτω βέλος στο πλαίσιο Μορφή αριθμού (Γενική) και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα στοιχείο από τη λίστα.

    Στο Excel, στην "Κεντρική" καρτέλα, στην ομάδα "Αριθμός", επιλέξτε το κάτω βέλος στο πλαίσιο "Γενικά" για να επιλέξετε τη μορφή αριθμού που θα χρησιμοποιήσετε.

  4. Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3, ανάλογα με τις απαιτήσεις.

  5. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Αποθήκευση.

Όταν έχετε μια προέλευση δεδομένων Excel που περιέχει μορφοποιημένο αριθμούς ως ποσοστά και τιμές νομισματικής μονάδας, ορισμένα από τα αριθμητικά δεδομένα δεν μπορεί να διατηρούν τη μορφοποίησή τους κατά τη διάρκεια μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας. Θα λάβετε τα αποτελέσματα της συγχώνευσης αλληλογραφίας που θέλετε και να διατηρήσετε τη μορφή των αριθμητικών δεδομένων σε Excel με τη χρήση DDE.

Μορφή δεδομένων του Excel σε σύγκριση με το πεδίο συγχώνευσης εργασίας χρησιμοποιώντας ή δεν χρησιμοποιούν το Dynamic Data Exchange

Σημείωση: Εάν αποφασίσετε να μην χρησιμοποιήσετε DDE, ακολουθήστε τις οδηγίες στη χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαζική.

  1. Άνοιγμα Word, επιλέξτε αρχείο > Επιλογές > για προχωρημένους.

  2. Στην περιοχή Γενικά, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου κατά το άνοιγμα.

    Επιλογή "Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου κατά το άνοιγμα"

  3. Επιλέξτε OK.

  4. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα.

    Στο Word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα

  5. Στο παράθυρο " Συγχώνευση αλληλογραφίας ", στην περιοχή Επιλογή παραληπτών, επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας.

    Στο Word, το παράθυρο εργασιών "Συγχώνευση αλληλογραφίας" που ανοίγει όταν επιλέγετε τον "Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα" στην ομάδα συγχώνευσης αλληλογραφίας

  6. Στην περιοχή Χρήση υπάρχουσας λίστας, επιλέξτε Αναζήτηση και, στη συνέχεια, ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο σας μορφοποιημένο.

  7. Στο παράθυρο διαλόγου Επιβεβαίωση αρχείου προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση όλων και επιλέξτε Φύλλα εργασίας MS Excel μέσω DDE (*.xls) > OK.

    Παράθυρο διαλόγου "Επιβεβαίωση αρχείου προέλευσης δεδομένων"

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Microsoft Excel, επιλέξτε Ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο > OK.

    Παράθυρο διαλόγου του Microsoft Excel στο Word

  9. Όταν ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε OK.

    Πλαίσιο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας που εμφανίζει τα περιεχόμενα του ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel χρησιμοποιείται ως προέλευση δεδομένων για μια λίστα αλληλογραφίας

  10. Συνεχίστε με τη συγχώνευση επιστολή, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ετικετώνή φακέλων .

Συμβουλή: Μπορείτε να αποτρέψετε να σας ζητηθεί, Word κάθε φορά που ανοίγετε ένα αρχείο δεδομένων. Αφού συνδεθείτε με τη λίστα αλληλογραφίας σας, μεταβείτε στην επιλογή αρχείο > Επιλογές > για προχωρημένους. Στην περιοχή Γενικά, καταργήστε το πλαίσιο ελέγχου Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου κατά το άνοιγμα.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×