Προετοιμασία προέλευσης δεδομένων του Excel 2016 για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word

Προετοιμασία προέλευσης δεδομένων του Excel 2016 για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word

Έχετε δημιουργήσει μια λίστα επαφών και άλλων δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word. Εάν η προέλευση δεδομένων είναι ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο του Excel, θα πρέπει απλώς να προετοιμάσετε τα δεδομένα για συγχώνευση αλληλογραφίας. Ωστόσο, εάν η προέλευση δεδομένων είναι ένα αρχείο οριοθετημένο με tab (.txt) ή ένα αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (.csv), πρέπει πρώτα να εισαγάγετε τα δεδομένα στο Excel και, στη συνέχεια, να τα προετοιμάσετε για συγχώνευση αλληλογραφίας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε μια προηγούμενη έκδοση του Excel, θα χρησιμοποιούσατε ενδεχομένως τη Δυναμική ανταλλαγή δεδομένων (DDE) σε συνδυασμό με τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα στο Word. Το Excel δεν υποστηρίζει πλέον DDE. Εάν θέλετε να εξετάσουμε αυτή τη δυνατότητα για την επόμενη έκδοση του Excel, στείλτε μας ένα σχόλιο με το πλαίσιο προτάσεων του Excel.

Βήμα 1: Ρύθμιση της προέλευσης δεδομένων στο Excel

Εάν χρησιμοποιείτε ήδη ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel ως προέλευση δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word, μεταβείτε στο βήμα 2 σε αυτό το θέμα. Εάν η προέλευση δεδομένων σας είναι ένα αρχείο .txt ή ένα αρχείο .csv που περιέχει τις επαφές του Gmail σας, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό εισαγωγής κειμένου" για να ρυθμίσετε τα δεδομένα σας στο Excel.

  1. Ανοίξτε το Excel.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, επιλέξτε Λήψη εξωτερικών δεδομένων > Από κείμενο.

    Η επιλογή "Από κείμενο" επισημαίνεται στην καρτέλα "Δεδομένα".

  3. Επιλέξτε το αρχείο .txt ή .csv που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή.

  4. Στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου, στο παράθυρο Αρχικός τύπος δεδομένων, επιλέξτε Οριοθετημένα.

    Λήψη εξωτερικών δεδομένων του Excel από κείμενο, Οδηγός εισαγωγής κειμένου, Βήμα 1 από 3

  5. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες επάνω από το παράθυρο Προεπισκόπηση, εάν το αρχείο για εισαγωγή περιέχει κεφαλίδες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

  6. Στο παράθυρο Οριοθέτες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που ταιριάζει με τον οριοθέτη (όπως "Χαρακτήρας tab" ή "Κόμμα") που χρησιμοποιούν τα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

    Οι επιλογές για τους οριοθέτες επισημαίνονται στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου.

    Συμβουλή: Το παράθυρο Προεπισκόπηση δεδομένων δείχνει πώς θα εμφανίζονται τα αποτελέσματα σε μορφή πίνακα.

  7. Στην περιοχή Προεπισκόπηση δεδομένων, επιλέξτε τη στήλη που περιέχει ταχυδρομικούς κώδικες, και, στην περιοχή Μορφοποίηση στήλης δεδομένων, επιλέξτε Κείμενο.

    Η επιλογή "Κείμενο" για τη μορφοποίηση στήλης δεδομένων επισημαίνεται στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Κάθε φορά που εφαρμόζετε μια μορφή δεδομένων — Γενική, Κείμενο ή Ημερομηνία — σε μια στήλη, το όνομα της μορφής εμφανίζεται στην κεφαλίδα του πίνακα για τη συγκεκριμένη στήλη.

  8. Επαναλάβετε το βήμα 7 ανάλογα με τις ανάγκες, επιλέγοντας τη στήλη που θέλετε να αλλάξετε και τη μορφοποίηση δεδομένων που θέλετε να εφαρμόσετε.

  9. Επιλέξτε Τέλος.

  10. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων, αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη ρύθμιση Υπάρχον φύλλο εργασίας και τη διεύθυνση κελιού και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Στο παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή δεδομένων", επιλέξτε την τοποθέτηση των δεδομένων σε υπάρχον φύλλο εργασίας, η προεπιλεγμένη ρύθμιση, ή σε νέο φύλλο εργασίας

    Προσοχή: Η διεύθυνση κελιού στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων εμφανίζει το τρέχον επιλεγμένο κελί. Η εισαγωγή των δεδομένων ξεκινά με τη διεύθυνση του επώνυμου κελιού.

  11. Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο με ένα νέο όνομα αρχείου.

Μετά την επιτυχή εισαγωγή ενός αρχείου .txt ή .csv, προχωρήστε στο βήμα 2.

Βήμα 2: Προετοιμασία της προέλευσης δεδομένων

Στην προέλευση δεδομένων Excel που θα χρησιμοποιήσετε για μια λίστα αλληλογραφίας στη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word, βεβαιωθείτε ότι μορφοποιείτε σωστά τις στήλες των αριθμητικών δεδομένων. Μορφοποιήστε, για παράδειγμα, μια στήλη με αριθμούς ώστε να συμφωνεί με μια συγκεκριμένη κατηγορία, όπως η νομισματική μονάδα.

Εάν επιλέξετε το ποσοστό ως κατηγορία, πρέπει να γνωρίζετε ότι η μορφή ποσοστού θα πολλαπλασιάσει την τιμή του κελιού επί 100. Εάν θέλετε να αποφύγετε αυτόν τον πολλαπλασιασμό, μορφοποιήστε τη στήλη με τα ποσοστά ως κείμενο. Επίσης, μια στήλη που περιέχει ταχυδρομικούς κώδικες πρέπει να είναι μορφοποιημένη ως κείμενο για να διατηρηθούν τα δεδομένα κατά τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Τα αρχικά μηδενικά — για παράδειγμα, 00399 — στους κώδικες χάνονται κατά τη συγχώνευση αλληλογραφίας εάν δεν είναι μορφοποιημένοι ως κείμενο.

  1. Ανοίξτε την προέλευση δεδομένων του Excel και επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τους ταχυδρομικούς κώδικες.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Αριθμός, επιλέξτε το κάτω βέλος στο πλαίσιο Μορφή αριθμού (Γενική) και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα στοιχείο από τη λίστα.

    Στο Excel, στην "Κεντρική" καρτέλα, στην ομάδα "Αριθμός", επιλέξτε το κάτω βέλος στο πλαίσιο "Γενικά" για να επιλέξετε τη μορφή αριθμού που θα χρησιμοποιήσετε.

Βεβαιωθείτε ότι προσθέσατε το κατάλληλο σύμβολο πριν ή μετά από ένα πεδίο συγχώνευσης. Για παράδειγμα, δείτε πώς θα είναι οι τιμές νομισματικής μονάδας και ποσοστού εάν παραλείψετε τα σύμβολα.

Έγγραφο αποτελεσμάτων συγχώνευσης που αναφέρει "η συνεισφορά σας των 50,00 €" και "σας προσφέρουμε έκπτωση 20%".

Εάν συμπεριλάβετε τα σύμβολα, οι αριθμοί θα έχουν περισσότερο νόημα.

Το έγγραφο των αποτελεσμάτων συγχώνευσης αλληλογραφίας αναφέρει "η συνεισφορά σας των 50,00 €" και "σας προσφέρουμε έκπτωση 20%".

Στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, προσθέστε τα σύμβολα πριν ή μετά από τα πεδία συγχώνευσης ως εξής:

Παράδειγμα εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας όπου πριν από το πεδίο με το όνομα "Δωρεά" υπάρχει το σύμβολο του δολαρίου και μετά από το πεδίο "Ποσοστό" υπάρχει το σύμβολο ποσοστού.

Δείτε επίσης

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×