Office

Προγραμματισμός σύσκεψης με άλλα άτομα

Μπορείτε να στείλετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη σε ένα ή περισσότερα άτομα. Το Outlook παρακολουθεί ποιος αποδέχεται την αίτηση και διατηρεί το χρόνο στο ημερολόγιό σας για τη σύσκεψη. Όταν δημιουργείτε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, μπορείτε να προσθέσετε συνημμένα, να ορίσετε μια θέση και να χρησιμοποιήσετε τον βοηθό προγραμματισμού για να επιλέξετε την καλύτερη ώρα για τη σύσκεψή σας.

Προγραμματισμός σύσκεψης

  1. Δημιουργήστε μια πρόσκληση σε σύσκεψη με έναν από τους εξής τρόπους:

    • Από τα εισερχόμενα, επιλέξτε νέα στοιχεία > τη σύσκεψη ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + SHIFT + Q.

      Για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη, στην "Κεντρική" καρτέλα, στην ομάδα "Δημιουργία", επιλέξτε "Νέα στοιχεία" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Σύσκεψη".

    • Από το ημερολόγιο, επιλέξτε νέα σύσκεψη ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + SHIFT + Q.

      Εντολή Δημιουργία σύσκεψης στην Κορδέλα

    • Από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο "Εισερχόμενα", επιλέξτε το κουμπί απάντηση με σύσκεψη .

      Από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε απάντηση με σύσκεψη.
  2. Προσθέστε συμμετέχοντες με έναν από τους εξής δύο τρόπους:

    • Προσθέστε τους συμμετέχοντες στη γραμμή " προς " της πρόσκλησης σε σύσκεψη και προχωρήστε στο βήμα 4.

    • Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό του Office 365 ή ένα λογαριασμό του Exchange, χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού για να δείτε τα χρονοδιαγράμματα των συμμετεχόντων.

  3. Στο Βοηθό προγραμματισμού, κάντε κλικ στο πλαίσιο κάτω από το όνομά σας και πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός συμμετέχοντα ή κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη συμμετεχόντων για να εμφανιστεί το βιβλίο διευθύνσεών σας.

    Κάντε κλικ στο εικονίδιο δίπλα στο όνομα του συμμετέχοντα στο Βοηθό προγραμματισμού για να επισημάνετε έναν συγκεκριμένο συμμετέχοντα ως απαιτούμενο συμμετέχοντα ,προαιρετικό συμμετέχονταή έναν πόρο. Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα ενός συμμετέχοντος, το Outlook θα σας υποβάλει προτάσεις βάσει των ατόμων με τα οποία έχετε συναντηθεί ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρόσφατα. Επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα για να προσθέσετε έναν συμμετέχοντα.

    Μπορείτε να επισημάνετε τους συμμετέχοντες ως απαιτούμενους ή προαιρετικά.
  4. Προσθέστε ένα θέμα σύσκεψης, την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης και τη θέση.

    Στο Outlook 2016 και στο Outlook για το Office 365, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα μιας θέσης, για παράδειγμα, την τέταρτη καφετέρια ή την αίθουσα συνεδριάσεων 23και το Outlook θα αναζητήσει αντιστοιχίσεις τοποθεσίας. Επιλέξτε μία από τις προτάσεις για να επιλέξετε αυτή τη θέση ή συνεχίστε να πληκτρολογείτε για να εισαγάγετε μια άλλη θέση.

    Συμβουλή: Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Exchange ή το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office 365, κάντε κλικ στην επιλογή Βοηθός προγραμματισμούκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση αίθουσας για να επιλέξετε διαθεσιμότητα και αποθεματικά δωμάτια Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση του βοηθού προγραμματισμού και της εύρεσης αίθουσας για συσκέψεις στο Outlook.

  5. Για να επισυνάψετε ένα αρχείο σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, στο μενού Εισαγωγή , επιλέξτε Επισύναψη αρχείουκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε.

  6. Εάν δεν θέλετε να κάνετε αυτήν την περιοδική σύσκεψη, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή. Διαφορετικά, ανατρέξτε στο θέμα πραγματοποίηση περιοδικής σύσκεψης.

Χρησιμοποιήστε το Outlook Mobile μαζί με το Outlook για υπολογιστή για πρόσθετες δυνατότητες. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για iOS, η κινητή συσκευή σας μπορεί να σας υπενθυμίσει πότε πρέπει να αποχωρήσετε για να προχωρήσετε στην ώρα των συναντήσεων σας.

Ενεργοποίηση ώρας για έξοδο

  1. Από το Outlook για iOS, επιλέξτε ρυθμίσεις > ώρα για να αποχωρήσετε.

  2. Επιλέξτε έναν υποστηριζόμενο λογαριασμό και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το ρυθμιστικό για να ενεργοποιήσετε το χρόνο για να αποχωρήσετε.

Σημείωση: Το χρονικό διάστημα που πρέπει να αποχωρήσετε δεν είναι ακόμη διαθέσιμο για το Outlook για Android. Υποστηρίζονται μόνο τα Office 365, Outlook.com και ορισμένοι λογαριασμοί Gmail.

Αποτροπή της προώθησης μιας σύσκεψης από τους συμμετέχοντες

Εάν χρησιμοποιείτε το Office 365, όταν δημιουργείτε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, μπορείτε να αποτρέψετε την προώθηση της πρόσκλησης σε σύσκεψη από τους συμμετέχοντες της σύσκεψης σε άλλα άτομα. Αυτή η νέα επιλογή είναι διαθέσιμη για τους πελάτες του μηνιαίου καναλιού μετά την αναβάθμιση στην έκδοση 1808.

  • Πριν να στείλετε την πρόσκληση σε σύσκεψη, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές απόκρισης > επιτρέψετε την προώθηση για να αλλάξετε τη δυνατότητα των συμμετεχόντων να προωθούν μια πρόσκληση σε σύσκεψη.

Ανατρέξτε στο θέμα αποτροπή προώθησης μιας σύσκεψης για να μάθετε περισσότερα.

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Σύσκεψη > Περιοδικότητα.

    Η εντολή "Περιοδικότητα" στην Κορδέλα

    Σημείωση: Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + G για να προγραμματίσετε τη σύσκεψη να επαναλαμβάνεται τακτικά.

  2. Διαλέξτε τις επιλογές για το μοτίβο περιοδικότητας που θέλετε και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση: Όταν προσθέτετε ένα μοτίβο περιοδικότητας σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, η καρτέλα σύσκεψη αλλάζει σε σειρά συσκέψεων.

  3. Για να στείλετε την πρόσκληση σε σύσκεψη, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Προσθήκη ατόμου σε μια υπάρχουσα σύσκεψη

Μπορείτε να προσθέσετε έναν άλλο συμμετέχοντα σε μια υπάρχουσα σύσκεψη.

Εάν είστε ο κάτοχος της σύσκεψης:

  1. Κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε τη σύσκεψη και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη γραμμή προς ή τον Βοηθό προγραμματισμού για να προσθέσετε ένα ή περισσότερα άτομα στη σύσκεψη.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα εξής:

    • Αποστολή ενημερώσεων μόνο σε συμμετέχοντες που έχουν προστεθεί ή διαγραφεί.

    • Στείλτε ενημερώσεις σε όλους τους συμμετέχοντες.

Εάν δεν είστε ο κάτοχος της σύσκεψης

  1. Ανοίξτε την πρόσκληση σε σύσκεψη. Στην ομάδα απάντηση στην κορδέλα, επιλέξτε απόκρισηκαι, στη συνέχεια, προώθηση. Προσθέστε έναν ή περισσότερους παραλήπτες στην πρόσκληση σε σύσκεψη.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Ο κάτοχος της σύσκεψης θα λάβει ειδοποίηση ότι έχετε προβιβάσει την πρόσκληση σε σύσκεψη σε άλλο άτομο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα προώθηση σύσκεψης.

Πρόωρη λήξη συσκέψεων

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για το Office 365, μπορείτε πλέον να ορίσετε το Outlook να τερματίσει τις συσκέψεις σας λίγα λεπτά νωρίτερα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να χτίσετε το χρόνο μετακίνησης μεταξύ των συσκέψεων. Μπορείτε να επιλέξετε μια διαφορετική διάρκεια για συσκέψεις κάτω από μία ώρα και συσκέψεις σε μία ώρα.

  1. Επιλογή επιλογών αρχείου > > ημερολογίου > Επιλογές ημερολογίου

  2. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Τερματισμός συναντήσεων και συσκέψεων πρόωρα .

    Παράθυρο διαλόγου "Επιλογές ημερολογίου" με επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "Πρόωρη λήξη συναντήσεων και συσκέψεων"
  3. Χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα για να επιλέξετε τον αριθμό των λεπτών για συσκέψεις που είναι μικρότερες από μία ώρα και μία ώρα ή περισσότερο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×