Office

Προγραμματισμός συσκέψεων με το FindTime

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Το FindTime είναι ένα πρόσθετο του Outlook, το οποίο διευκολύνει τον προγραμματισμό των συσκέψεων, επιτρέποντας στους προσκεκλημένους να ψηφίσουν για τους κατάλληλους χρόνους.

Για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη στο Outlook με το FindTime:

  1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επιλέξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να απαντήσετε.

  2. Λίστα με τις απαιτούμενες προσκλήσεις σε σύσκεψη και τους προαιρετικούς προσκεκλημένους του CC

  3. Στην κεντρική καρτέλα, επιλέξτε απάντηση με την ψηφοφορία σύσκεψης.

    FindTime > απάντηση με την ψηφοφορία σύσκεψης

  4. Επιλέξτε τις ρυθμίσεις της σύσκεψης

    : Διάρκεια σύσκεψης FindTime

    • Διάρκεια: Επιλέξτε μια διάρκεια από τη λίστα.

      • Επιλέξτε 8 ώρες για μια ολοήμερη σύσκεψη.

      • Χρησιμοποιήστε την Προσαρμοσμένη για να θέσετε τον δικό σας χρόνο. Η μέγιστη διάρκεια είναι 23 ώρες 59 λεπτά.

        Προσαρμοσμένη διάρκεια FindTime

    • Ωράριο λειτουργίας: Επιλέξτε για να περιορίσετε τους προτεινόμενους χρόνους σύσκεψης σε εργάσιμες ημέρες και ώρες μόνο.


      Ώρες εργασίας FindTime
      Σημείωση: οι ώρες εργασίας που χρησιμοποιούνται από προεπιλογή ανακτούνται από τις ρυθμίσεις της οργάνωσης σας και ελλείψει αυτών των ρυθμίσεων του Exchange. Είναι προεπιλεγμένες στις 8 π.μ. έως 5 μ.μ. Εάν δεν βρεθούν ρυθμίσεις.

    • Ζώνη ώρας: επιλέξτε Εικονίδιο "ζώνες ώρας" για να αλλάξετε τη ζώνη ώρας για τη σύσκεψη.

      Επεξεργασία ζώνης ώρας
       

      Σημειώσεις: 

      • Η ζώνη ώρας που χρησιμοποιείται ανακτάται από τις ρυθμίσεις της οργάνωσης, αλλά μπορείτε να επιλέξετε μια νέα από τη λίστα.

      • Η θερινή ώρα λαμβάνεται υπόψη και οι συσκέψεις μετά τον ετήσιο διακόπτη δείχνουν τη σωστή ώρα

  5. Το FindTime αναζητά τα χρονοδιαγράμματα των προσκεκλημένων (εάν υπάρχουν) και προτείνει κατάλληλους χρόνους σύσκεψης.

    Σημείωση: Το FindTime χρησιμοποιεί τον εταιρικό λογαριασμό του Office 365 για να αποκτήσει πρόσβαση στο ημερολόγιό σας και στα ημερολόγια των συμμετεχόντων στον οργανισμό σας για να καθορίσει τη διαθεσιμότητα. Τα ημερολόγια που δεν σχετίζονται με ένα λογαριασμό Office 365 δεν υποστηρίζονται.


    Χρησιμοποιήστε τις συνδέσεις για να ταξινομήστε τις επιλογές της σύσκεψης.

    • Διαθεσιμότητα: παραθέτει τις καλύτερες επιλογές (ώρες κατά τις οποίες όλοι οι απαιτούμενοι προσκεκλημένοι είναι δωρεάν) πρώτα. Οι παράγοντες που χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό των καλύτερων επιλογών περιλαμβάνουν τον αριθμό των συμμετεχόντων που είναι ελεύθεροι, τον αριθμό των απαιτούμενων και των προαιρετικών συμμετεχόντων που είναι ελεύθεροι, εάν οι συμμετέχοντες που βρίσκονται σε διένεξη έχουν αβέβαιες ή απασχολημένες δεσμεύσεις στο ημερολόγιό τους.

      Επιλογές σύσκεψης ταξινομημένες κατά διαθεσιμότητα

    • Ώρα: παραθέτει τις επιλογές χρονολογικά.


      Επιλογές σύσκεψης ταξινομημένες κατά ώρα
      Σημείωση: μπορείτε να κάνετε κύλιση στις ημέρες και τους μήνες χρησιμοποιώντας τα βέλη. Οι διαθέσιμες ημέρες υπογραμμίζονται με πράσινο χρώμα. Το πιο σκούρο πράσινο υποδηλώνει τις ημέρες με τις περισσότερες επιλογές και το ελαφρύτερο πράσινο και το κόκκινο υποδηλώνει τις περισσότερες διενέξεις. Οι ημέρες του Σαββατοκύριακου επισημαίνονται ως διαθέσιμες, εάν δεν είναι επιλεγμένη η επιλογή ώρες εργασίας .

    • Τα εικονίδια ατόμων εμφανίζουν αν απαιτούνται προσκεκλημένοι και τη διαθεσιμότητά τους.

      • Μπλε υπογράμμιση: απαιτείται

      • Πράσινο: διαθέσιμο

      • Κίτρινο: μπορεί να είναι απασχολημένο

      • Κόκκινο: απασχολημένος

      • Γκρι: άγνωστη

        Πλήκτρο εικονιδίων "άτομα"

    • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εικονίδια για να αποκτήσετε πρόσβαση σε περισσότερες πληροφορίες.

      • Επιλέξτε Εικονίδιο κατάστασης προσκεκλημένων για να ανοίξετε την κασέτα κατάστασης προσκεκλημένοι.

        Κασέτα κατάστασης προσκεκλημένων

      • Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο κάθε ατόμου ή για να προβάλετε τις πληροφορίες διαθεσιμότητας.

      • Επιλέξτε Εικονίδιο ημερολογίου για να προβάλετε το ημερολόγιό σας.

        Ημερολόγιο διοργανωτή

  6. Επιλέξτε μερικούς κατάλληλους χρόνους σύσκεψης.

    • Το πλαίσιο χρόνου αλλάζει σε πράσινο όταν είναι επιλεγμένο.

    • Μπορείτε να επιλέξετε έως 20 φορές το μέγιστο.

      Επιλεγμένες επιλογές σύσκεψης

  7. Επιλέξτε Επόμενο.

  8. Εισαγάγετε τη θέση της σύσκεψης.

    • Οι ηλεκτρονικές συσκέψεις είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου ηλεκτρονική σύσκεψη για να το απενεργοποιήσετε. 


      Στιγμιότυπο οθόνης του παραθύρου "νέα ψηφοφορία σύσκεψης"
      Όταν είναι επιλεγμένη η ηλεκτρονική σύσκεψη , το FindTime θα προγραμματίσει μια σύσκεψη του Skype για επιχειρήσεις ή του Microsoft Teams. Το FindTime θα χρησιμοποιήσει όποιο έχει καθοριστεί από τον οργανισμό σας ως το προεπιλεγμένο κανάλι ηλεκτρονικής σύσκεψης. 

      Σημείωση: Εάν αποθηκεύσατε μια ρύθμιση του Skype για επιχειρήσεις στον πίνακα εργαλείων σας, το FindTime θα χρησιμοποιήσει αυτό αντί για το Microsoft Teams. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Teams, διαγράψτε τη ρύθμιση Skype για επιχειρήσεις στον πίνακα εργαλείων σας.

  9. Επιλέξτε Ρυθμίσεις σύσκεψης και ενεργοποιήστε τις επιλογές on/off .

    • Ειδοποιήσεις: θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν οι προσκεκλημένοι ψηφίζουν.

    • Αυτόματο χρονοδιάγραμμα: η σύσκεψη θα προγραμματιστεί αυτόματα στο ημερολόγιό σας, όταν όλοι οι απαιτούμενοι προσκεκλημένοι έχουν ψηφίσει " Ναι " για μια επιλογή σύσκεψης. Δείτε πώς λειτουργεί ο αυτόματος προγραμματισμός για περισσότερα.

    • Κατέχει Προσθέτει μια αβέβαιη συνάντηση στο ημερολόγιό σας για κάθε επιλογή της επιλεγμένης σύσκεψης. Οι λαβές καταργούνται όταν η σύσκεψη προγραμματίζεται ή ακυρώνεται η ψηφοφορία.

      Σημείωση: εξακολουθείτε να μπορείτε να διαγράψετε επιλεγμένους χρόνους σύσκεψης σε αυτό το στάδιο, επιλέγοντας X στη λίστα Επιλεγμένοι χρόνοι .

      Διαγραφή ωρών σύσκεψης

  10. Επιλέξτε Εισαγωγή στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

  11. Το FindTime εισάγει τους προτεινόμενους χρόνους σύσκεψης στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας. Επιλέξτε Επεξεργασία επιλογών για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της σύσκεψης, εάν είναι απαραίτητο.

    Επιλογές επεξεργασίας σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
    Σημείωση: Εάν κάνετε αλλαγές και εισαγάγετε ξανά τις ώρες της σύσκεψης, πρέπει να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο την αρχική πρόσκληση.

  12. Επιλέξτε Αποστολή για να στείλετε τις προσκλήσεις σε σύσκεψη και να ξεκινήσετε τη διαδικασία ψηφοφορίας.

  13. Θα λάβετε μια απευθείας σύνδεση με τη σελίδα ψηφοφορίας για τη σύσκεψή σας.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×