Πληροφορίες για το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint παρέχει τα παρακάτω πλεονεκτήματα στους οργανισμούς που αποθηκεύουν αρχεία σε βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint:

  • Πρόσβαση επιλεγμένων ατόμων έξω από την εταιρεία στο περιεχόμενο των αρχείων. Το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint παρέχει έναν εύκολο και αποτελεσματικό τρόπο συνεργασίας με άτομα που βρίσκονται έξω από το εταιρικό τείχος προστασίας. Επιπλέον, το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint προσφέρει ένα κεντρικό περιβάλλον εργασίας για ομάδες τα μέλη των οποίων βρίσκονται σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία.

  • Πρόσβαση στο περιεχόμενο χωρίς σύνδεση. Το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint παρέχει στους εργαζόμενους που μετακινούνται, ή σε αυτούς που έχουν περιορισμένη πρόσβαση στο Internet, ένα περιβάλλον στο οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση, να προβάλλουν και να ενημερώνουν το περιεχόμενο των αρχείων ενώ είναι εκτός σύνδεσης.

  • Οι χρήστες του εργαλείου ’Αρχεία’ του SharePoint μπορούν να αξιοποιήσουν τις πλούσιες δυνατότητες εφαρμογών που προσφέρει, επιπλέον των δυνατοτήτων των άλλων εργαλείων των χώρων εργασίας.

Πρέπει να θυμάστε τις παρακάτω πρόσθετες λεπτομέρειες και συστάσεις σχετικά με τη χρήση ενός εργαλείου ’Αρχεία’ του SharePoint για αλληλεπίδραση με αρχεία που βρίσκονται αποθηκευμένα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint:

  • Το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint υποστηρίζει αντιστοιχίσεις μόνο προς βιβλιοθήκες εγγράφων που βασίζονται στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services 3.0 ή νεότερη έκδοση. Θα εμφανιστεί ένα σφάλμα αν προσπαθήσετε να το αντιστοιχίσετε σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων παλαιότερης έκδοσης των υπηρεσιών Windows SharePoint Services.

  • Συνιστάται να έχετε ενεργοποιημένη τη διαχείριση εκδόσεων στις τοποθεσίες SharePoint από τις οποίες παίρνετε αρχεία σε ένα εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint. Με τη λειτουργία διαχείρισης εκδόσεων, ελαχιστοποιείται ο κίνδυνος απώλειας δεδομένων που μπορεί να προκύψει περιστασιακά από σφάλματα ή διενέξεις του συγχρονισμού.

  • Οι βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint περιέχουν μετα-δεδομένα που ούτε υποστηρίζονται ούτε συντηρούνται στο εργαλείο "Αρχεία" του SharePoint.

  • Το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint δεν αναγνωρίζει προβολές σε βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint. Ως αποτέλεσμα, ένα εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint μπορεί να περιέχει περισσότερα έγγραφα από όσα εμφανίζονται στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου συγκεκριμένα αρχεία φιλτράρονται και εξαιρούνται με τη χρήση προβολών.

Τρόπος συγχρονισμού δεδομένων σε ένα εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint

Ο συγχρονισμός των δεδομένων σε ένα εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint γίνεται με τους εξής τρόπους:

  • Δεδομένα συγχρονίζονται μεταξύ των μελών χώρου εργασίας τον ίδιο τρόπο όπως στο ένα Εργαλείο αρχείων του Groove: μέλη του χώρου εργασίας online αποστολή και λήψη ενημερώσεων που είναι αποθηκευμένα στο χώρο εργασίας.

  • Οι ενημερώσεις στέλνονται στην ή λαμβάνονται από την τοποθεσία SharePoint αυτόματα, με βάση ένα χρονοδιάγραμμα, ή μη αυτόματα όταν το μέλος του χώρου εργασίας που έχει αναλάβει τον έλεγχο του συγχρονισμού ξεκινήσει μια εργασία συγχρονισμού.

Πληροφορίες για την εργασία του υπεύθυνου συγχρονισμού σε ένα εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint

Ένας χώρος εργασίας που περιέχει ένα εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint, πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον ένα μέλος το οποίο να έχει όλα τα παρακάτω διαπιστευτήρια:

  • Πρόσβαση στην επιθυμητή βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια επιλεγμένη τοποθεσία SharePoint.

  • Τα απαιτούμενα δικαιώματα στο SharePoint για την αποστολή και λήψη ενημερώσεων στην / από την τοποθεσία SharePoint.

    Τα ελάχιστα δικαιώματα για τον υπεύθυνο συγχρονισμού, με δεδομένα τα τυπικά δικαιώματα στο SharePoint, είναι ’Κάτοχος’ με ενεργοποιημένη την επιλογή ’Συνεισφορά’. Για τοποθεσίες SharePoint που έχουν προσαρμοσμένα δικαιώματα, ο υπεύθυνος συγχρονισμού πρέπει να έχει ενεργοποιημένα τα δικαιώματα προσθήκης, επεξεργασίας και διαγραφής στοιχείων.

  • Τα απαιτούμενα δικαιώματα για συγχρονισμό με την τοποθεσία SharePoint. Από προεπιλογή, όλα τα μέλη εκτός από τους χρήστες που ανήκουν στην ομάδα Guests έχουν δικαίωμα συγχρονισμού με τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint, ή δικαίωμα αίτησης ελέγχου συγχρονισμού για το εργαλείο από τον τρέχοντα υπεύθυνο συγχρονισμού.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Παρά το γεγονός ότι ένα μέλος του χώρου εργασίας που έχει το ρόλο ’Συμμετέχων’ συνήθως έχει τη δυνατότητα να δρα ως ο υπεύθυνος συγχρονισμού, αυτός ο ρόλος συνήθως δεν περιλαμβάνει δικαίωμα διαγραφής για κανένα αρχείο. Ως αποτέλεσμα, κατά την εκκίνηση ενός συγχρονισμού από έναν υπεύθυνο συγχρονισμού ο ρόλος του οποίου είναι ’Συμμετέχων’, μπορεί να εμφανιστούν προειδοποιήσεις συγχρονισμού σχετικά με αποτυχημένες διαγραφές αρχείων.

Ένα μέλος που διαθέτει τα απαιτούμενα δικαιώματα τόσο στην τοποθεσία SharePoint και στο εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint, μπορεί να αναλάβει το ρόλο του ’υπεύθυνου συγχρονισμού’: του προσώπου, δηλαδή, που είτε ξεκινάει σε περιοδική βάση το συγχρονισμό μεταξύ του εργαλείου ’Αρχεία’ του SharePoint και της τοποθεσίας SharePoint ή ενεργοποιεί στο εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint τον αυτόματο συγχρονισμό με βάση ένα χρονοδιάγραμμα. Για να εκτελεστεί ο συγχρονισμός, ο υπεύθυνος πρέπει να είναι σε σύνδεση και να έχει πρόσβαση στην τοποθεσία SharePoint.

Ένα μόνο μέλος του χώρου εργασίας μπορεί να είναι ο υπεύθυνος συγχρονισμού για το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint. Άλλα μέλη που διαθέτουν το απαιτούμενο δικαίωμα μπορούν να ζητήσουν να αναλάβουν το ρόλο του υπεύθυνου συγχρονισμού. Το μέλος που είναι εκείνη τη στιγμή ο υπεύθυνος συγχρονισμού έχει τη δυνατότητα να επιλέξει να αφήσει αυτό το ρόλο ή να απορρίψει την αίτηση, διατηρώντας έτσι την ευθύνη. Ο υπεύθυνος συγχρονισμού δεν μπορεί να εκκινήσει τη διαδικασία μεταβίβασης του ρόλου του σε άλλο μέλος. Πρέπει κάποιο μέλος να ζητήσει την ευθύνη για αυτήν την εργασία.

Αν ο τρέχων υπεύθυνος συγχρονισμού χάσει το δικαίωμα να είναι κάτοχος αυτής της εργασίας (αν, για παράδειγμα, υποβαθμιστεί ο ρόλος του υπεύθυνου συγχρονισμού στο χώρο εργασίας ή αν πάψει να είναι μέλος του χώρου εργασίας), ο έλεγχος του συγχρονισμού μεταβιβάζεται αυτόματα σε κάποιο άλλο κατάλληλο μέλος του χώρου εργασίας. Αν κανένα μέλος του χώρου εργασίας δεν έχει τα απαιτούμενα δικαιώματα εκείνη τη στιγμή, το εργαλείο "Αρχεία" του SharePoint δεν θα μπορεί πλέον να συγχρονιστεί με την τοποθεσία του SharePoint και επανέρχεται στη λειτουργία του τυπικού εργαλείου "Αρχεία".

Το όνομα του τρέχοντος υπεύθυνου συγχρονισμού εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης, πάνω από την καρτέλα του εργαλείου:

Όνομα του τρέχοντος υπεύθυνου συγχρονισμού

Από τη γραμμή κατάστασης, ο υπεύθυνος συγχρονισμού ενημερώνεται όταν υπάρχουν μη συγχρονισμένες αλλαγές στο εργαλείο. Όταν ο υπεύθυνος συγχρονισμού κάνει κλικ στην επιλογή Άμεσος συγχρονισμός..., εμφανίζεται το παράθυρο ’Προεπισκόπηση συγχρονισμού’, στο οποίο εμφανίζονται όλες οι ενημερώσεις που εκκρεμούν, καθώς και οι διενέξεις αρχείων. Ο υπεύθυνος συγχρονισμού μπορεί να ακολουθήσει βήματα επίλυσης των διενέξεων πριν προχωρήσει στο συγχρονισμό.

Ο τρέχων υπεύθυνος συγχρονισμού θα πρέπει να εγκρίνει μια αίτηση μεταβίβασης της εργασίας συγχρονισμού μόνο προς κάποιο άλλο μέλος το οποίο έχει πρόσβαση στην τοποθεσία SharePoint, καθώς και τα απαιτούμενα δικαιώματα στην τοποθεσία SharePoint.

Σε κάποιες περιπτώσεις, η εργασία του υπεύθυνου συγχρονισμού πρέπει να μεταβιβαστεί σε κάποιο άλλο μέλος. Για παράδειγμα, αν ο υπεύθυνος συγχρονισμού δεν είναι σε θέση να ξεκινήσει το συγχρονισμό για μεγάλο χρονικό διάστημα (ίσως λόγω άδειας), θα πρέπει να ζητήσει από κάποιο άλλο μέλος του χώρου εργασίας (το οποίο θα διαθέτει τα απαιτούμενα δικαιώματα) να στείλει μια αίτηση ανάληψης του ρόλου του υπεύθυνου συγχρονισμού. Εναλλακτικά, ο υπεύθυνος συγχρονισμού θα μπορούσε να ενεργοποιήσει τον αυτόματο συγχρονισμό με βάση κάποιο χρονοδιάγραμμα. Ωστόσο, αυτή η στρατηγική μπορεί να κρύβει κινδύνους, επειδή προϋποθέτει ότι ο υπολογιστής του υπεύθυνου συγχρονισμού θα μπορεί να λειτουργεί και να παραμένει σε σύνδεση για όλο τον απαιτούμενο χρόνο.

Στη γραμμή κατάστασης, όλα τα μέλη του χώρου εργασίας βλέπουν το όνομα του τρέχοντος υπεύθυνου συγχρονισμού και μπορούν να τοποθετήσουν το δείκτη του ποντικιού στο συνοδευτικό εικονίδιο της σύνδεσης φακέλου, για να εμφανιστεί ένα πλαίσιο μηνύματος με τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας SharePoint. Τα μέλη του χώρου εργασίας που διαθέτουν τα απαιτούμενα διαπιστευτήρια μπορούν να κάνουν κλικ στο εικονίδιο της σύνδεσης φακέλου για να ανοίξει ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web και να μεταβούν στην τοποθεσία του SharePoint, ή να κάνουν κλικ στην επιλογή Μετάβαση στο SharePoint του μενού Επεξεργασία.

Επίσης, στη γραμμή κατάστασης αναγράφεται για όλα τα μέλη η ημερομηνία και η ώρα του τελευταίου συγχρονισμού. Όλα τα μέλη μπορούν να κάνουν κλικ στο εικονίδιο του Ημερολογίου για να δουν πληροφορίες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα του συγχρονισμού.

Ο υπεύθυνος συγχρονισμού μπορεί να ξεκινήσει πολλές δραστηριότητες κάνοντας επιλογές από τη γραμμή κατάστασης, όπως συγχρονισμό, αλλαγή επιλογών χρονοδιαγράμματος και επίλυση σφαλμάτων συγχρονισμού.

Επιλογές για την εκκίνηση συγχρονισμού

Η λειτουργία συγχρονισμού έχει δύο επιλογές για την προετοιμασία ενός συγχρονισμού:

  • Μη αυτόματος συγχρονισμός. Με αυτήν την επιλογή, το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint και η τοποθεσία SharePoint συγχρονίζονται μόνο όταν ο υπεύθυνος επιλέξει να ξεκινήσει το συγχρονισμό.

  • Προγραμματισμένος συγχρονισμός. Με αυτήν την επιλογή, ο υπεύθυνος ορίζει ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για αυτόματο συγχρονισμό.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ανάλογα με παράγοντες όπως είναι ο φόρτος της τρέχουσας κίνησης στο δίκτυο, κάποιες φορές ο διακομιστής ενδέχεται να αναβάλλει τους προγραμματισμένους συγχρονισμούς, μέχρι την επόμενη προγραμματισμένη ώρα.

Πληροφορίες για την εκτέλεση εργασιών ελέγχου προέλευσης SharePoint

Μόνο ο υπεύθυνος συγχρονισμού μπορεί να εκτελέσει τις παρακάτω εργασίες ελέγχου προέλευσης στο SharePoint με αρχεία σε ένα εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint:

  • Ανάληψη ελέγχου αρχείων. Ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου τοποθετεί μια κλειδαριά στο αρχείο στην τοποθεσία του SharePoint, επομένως, εμποδίζει τους χρήστες με άμεση πρόσβαση στο αρχείο στην τοποθεσία του SharePoint ενημερώσει ενώ ταυτόχρονα την ενημέρωση χώρου εργασίας του SharePoint.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Με την ανάληψη του ελέγχου ενός αρχείου λαμβάνεται η πιο ενημερωμένη εκδοχή του από τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint, εκτός αν η τρέχουσα έκδοση του αρχείου στο εργαλείο "Αρχεία" του SharePoint έχει μη συγχρονισμένες αλλαγές. Με άλλα λόγια, αν επεξεργαστείτε το αρχείο στο SharePoint Workspace και έπειτα κάνετε ανάληψη ελέγχου, δεν θα αντικαταστήσετε την επεξεργασμένη έκδοση του αρχείου με το αρχικό αντίγραφο από τη βιβλιοθήκη του SharePoint.

  • Μεταβίβαση ελέγχου αρχείων. Μεταβίβαση ελέγχου ενός αρχείου από το εργαλείο αρχείων του SharePoint ενημερώνει το αρχείο στην τοποθεσία του SharePoint και καταργεί το κλείδωμα ανάληψη ελέγχου.

  • Ακύρωση της ανάληψης ελέγχου. Ακύρωση ανάληψης ελέγχου απλώς καταργεί το κλείδωμα από το αρχείο στην τοποθεσία του SharePoint και να κάνει διαθέσιμο για επεξεργασία.

Πληροφορίες για τη δημιουργία διπλότυπων ή για την αρχειοθέτηση χώρων εργασίας που περιέχουν ένα εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint

Μπορείτε να δημιουργήσετε διπλότυπους χώρους εργασίας που περιέχουν ένα εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint, ή να τους αποθηκεύσετε με μορφή αρχειοθήκης ή προτύπου. Να σημειωθεί, ωστόσο, ότι το εργαλείο ’Αρχεία’ του SharePoint στο διπλότυπο χώρο εργασίας, ή στους νέους χώρους εργασίας που δημιουργείτε από την αρχειοθήκη ή από τα αρχεία προτύπου, δεν θα διατηρήσει τη σύνδεσή του με μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint και οι λειτουργίες του θα περιοριστούν σε αυτές ενός τυπικού εργαλείου ’Αρχεία’.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×