Πιο εύκολη προβολή και εκτύπωση φύλλου δεδομένων

Όταν ανοίγετε έναν πίνακα ή προβάλλετε το αποτέλεσμα ενός ερωτήματος, η Microsoft Office Access 2007 εμφανίζει τον πίνακα ή το αποτέλεσμα ερωτήματος σε Προβολή φύλλου δεδομένων. Μπορείτε να προσαρμόσετε την εμφάνιση του φύλλου δεδομένων — την αναπαράσταση των γραμμών και των στηλών σε Προβολή φύλλου δεδομένων — με πολλούς τρόπους, ώστε να είναι πιο εύκολη η εργασία, η προβολή και η εκτύπωση.

Στο άρθρο αυτό επεξηγείται πώς μπορείτε να προσαρμόσετε την εμφάνιση ενός φύλλου δεδομένων ώστε, για παράδειγμα, να σταθεροποιήσετε μια στήλη σε ένα σημείο ή να αλλάξετε το χρώμα του φόντου εναλλασσόμενων γραμμών.

Σε αυτό το άρθρο

Τι είναι το φύλλο δεδομένων;

Αποθήκευση αλλαγών διάταξης

Αλλαγή μεγέθους στηλών ή γραμμών

Μετακίνηση στήλης

Αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους γραμματοσειράς, μορφοποίησης και χρώματος γραμματοσειράς

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Σταθεροποίηση και αποσταθεροποίηση στηλών

Αλλαγή του στυλ γραμμής πλέγματος και του χρώματος φόντου

Ορισμός προεπιλογών για την εμφάνιση του φύλλου δεδομένων

Εμφάνιση αθροισμάτων στηλών

Αλλαγή του χρώματος φόντου εναλλασσόμενων γραμμών

Τι είναι το φύλλο δεδομένων;

Ένα φύλλο δεδομένων εμφανίζει τα πεδία για κάθε εγγραφή από ένα πίνακα, μια φόρμα ή ένα αποτέλεσμα ερωτήματος σε μορφή πίνακα (με γραμμές και στήλες), όπως απεικονίζεται εδώ.

Πίνακας Υπάλληλοι σε Προβολή φύλλου δεδομένων

Μπορείτε, επίσης, να προβάλετε μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων, χρησιμοποιώντας την εντολή Διαίρεση φόρμας, η οποία ανοίγει μια νέα καρτέλα αντικειμένων η οποία εμφανίζει μια φόρμα που είναι διαιρεμένη οριζόντια σε δύο προβολές: προβολή Διάταξης και Προβολή φύλλου δεδομένων. Για να διαιρέσετε μια φόρμα, ανοίξτε την σε οποιαδήποτε προβολή και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Φόρμες, κάντε κλικ στην επιλογή Διαίρεση φόρμας.

Αρχή της σελίδας

Αποθήκευση αλλαγών διάταξης

Όταν κάνετε αλλαγές στη διάταξη και στην εμφάνιση ενός φύλλου δεδομένων, ενδεχομένως θέλετε να αποθηκεύσετε αυτές τις αλλαγές ώστε να εφαρμοστούν την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το φύλλο δεδομένων. Όταν κλείνετε ένα φύλλο δεδομένων μετά την πραγματοποίηση αλλαγών στη διάταξή του, σας ζητείται να αποθηκεύσετε αυτές τις αλλαγές. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Ναι, οι αλλαγές αποθηκεύονται και εφαρμόζονται την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το φύλλο δεδομένων. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Όχι, οι αλλαγές απορρίπτονται και την επόμενη φορά το φύλλο δεδομένων θα ανοίξει με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις διάταξης (ή με τις τελευταίες αποθηκευμένες ρυθμίσεις).

Αρχή της σελίδας

Αλλαγή μεγέθους στηλών ή γραμμών

Μερικές φορές, δεν χωράνε όλες οι στήλες ενός φύλλου δεδομένων στην οθόνη σας ή μεμονωμένες στήλες μπορεί να καταλαμβάνουν περισσότερο χώρο από όσο χρειάζεται. Ακόμη, ίσως θέλετε να αλλάξετε το ύψος των γραμμών. Αφού ανοίξετε ένα πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο το μέγεθος μιας μεμονωμένης στήλης ή να αλλάξετε αυτόματα το μέγεθος μιας στήλης ώστε να χωράνε τα περιεχόμενά της. Μπορείτε να αλλάξετε το ύψος των γραμμών σε ένα φύλλο δεδομένων, όμως το νέο ύψος εφαρμόζεται σε όλες τις γραμμές και όχι σε μεμονωμένες γραμμές.

Μη αυτόματη αλλαγή μεγέθους στήλης

  • Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο δεξιό άκρο της στήλης που θέλετε να αλλάξετε το μέγεθός της και όταν ο δρομέας του ποντικιού αλλάξει σε βέλος με διπλή αιχμή, σύρετε ώσπου να αποκτήσει η στήλη το μέγεθος που θέλετε.

    Αλλαγή μεγέθους στήλης σε φύλλο δεδομένων

    -ή-

  • Κάντε δεξιό κλικ στην κεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Πλάτος στήλης του μενού συντόμευσης.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Πλάτος στήλης, καταχωρίστε ένα πλάτος στήλης ή ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Κανονικό πλάτος για να χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο πλάτος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ΟΚ.

Αλλαγή μεγέθους μιας στήλης ώστε να χωράει τα περιεχόμενά της

  • Κάντε διπλό κλικ στο δεξιό άκρο της κεφαλίδας στήλης.

    -ή-

  • Κάντε δεξιό κλικ στην κεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Πλάτος στήλης του μενού συντόμευσης.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Πλάτος στήλης, κάντε κλικ στην επιλογή Βέλτιστη προσαρμογή.

Αλλαγή μεγέθους γραμμών

Όταν αλλάζετε το μέγεθος μιας γραμμής, αλλάζει το μέγεθος όλων των γραμμών. Δεν μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος κάθε μεμονωμένης γραμμής.

Αλλαγή μεγέθους γραμμής σε φύλλο δεδομένων

  • Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού ανάμεσα σε οποιουσδήποτε δύο επιλογέας εγγραφής στο αριστερό άκρο του φύλλου δεδομένων και σύρετε ώσπου να αποκτήσουν οι γραμμές το μέγεθος που θέλετε.

    -ή-

  • Κάντε δεξιό κλικ σε ένα δείκτη επιλογής εγγραφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ύψος γραμμής του μενού συντόμευσης.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Ύψος γραμμής, πληκτρολογήστε ένα ύψος γραμμής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αλλαγή μεγέθους γραμμών στο προεπιλεγμένο ύψος

  1. Κάντε δεξιό κλικ σε ένα δείκτη επιλογής εγγραφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ύψος γραμμής του μενού συντόμευσης.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Ύψος γραμμής, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Κανονικό ύψος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν μπορείτε να αναιρέσετε αλλαγές στο πλάτος μιας στήλης ή στο ύψος των γραμμών κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναίρεση της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Για να αναιρέσετε τις αλλαγές, κλείστε το φύλλο δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Όχι όταν ερωτηθείτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη διάταξη του φύλλου δεδομένων. Κάνοντας κλικ στο Όχι θα αναιρεθούν, επίσης, όλες οι υπόλοιπες αλλαγές διάταξης που έχετε κάνει.

Αρχή της σελίδας

Μετακίνηση στήλης

Μπορείτε να τακτοποιήσετε τη σειρά των στηλών σε ένα φύλλο δεδομένων, σύροντας τις στήλες σε διαφορετικές θέσεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να το κάνετε αυτό για να διασφαλίσετε ότι μια στήλη είναι η τελευταία προς τα αριστερά και συνεπώς θα παραμένει πάντα ορατή.

  1. Κάντε κλικ στην κεφαλίδα της στήλης για να επιλέξετε μια στήλη.

  2. Σύρετε τη στήλη στη νέα της θέση. Όταν εμφανιστεί ο δρομέας, αποθέστε τη στήλη στη θέση της.

    Μετακίνηση της στήλης Κύριο όνομα στην πιο αριστερή θέση

Αρχή της σελίδας

Αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους γραμματοσειράς, μορφοποίησης και χρώματος γραμματοσειράς

Αφού ανοίξετε έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά ή χαρακτηριστικά της γραμματοσειράς, όπως το μέγεθος, τη μορφοποίηση και το χρώμα. Λάβετε υπόψη σας ότι οι αλλαγές σας εφαρμόζονται σε ολόκληρο το φύλλο δεδομένων. Εάν θέλετε να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας ώστε να εμφανιστούν αυτόματα την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το φύλλο δεδομένων, θυμηθείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Ναι όταν κλείνετε το φύλλο δεδομένων και σας ζητείται να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη διάταξη.

Στην ακόλουθη εικόνα παρουσιάζεται η ομάδα Γραμματοσειρά στην καρτέλα Κεντρική σελίδα. Χρησιμοποιείστε τις εντολές αυτής της ομάδας για να κάνετε αλλαγές στα χαρακτηριστικά γραμματοσειράς του φύλλου δεδομένων.

Ομάδα Γραμματοσειρά

  • Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Γραμματοσειρά, κάντε μία ή περισσότερες από τις εξής ενέργειες:

    • Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, πληκτρολογήστε ή κάντε κλικ σε μια γραμματοσειρά στο πλαίσιο Γραμματοσειρά.

    • Για να αλλάξετε το μέγεθος της γραμματοσειράς, πληκτρολογήστε ή κάντε κλικ σε ένα μέγεθος γραμματοσειράς στο πλαίσιο Γραμματοσειρά.

    • Για να αλλάξετε το στυλ γραμματοσειράς, κάντε κλικ στο κουμπί Έντονη γραφή, Πλάγια γραφή ή Υπογράμμιση (ή σε οποιονδήποτε από τους τρεις συνδυασμούς).

    • Για να αλλάξετε το χρώμα της γραμματοσειράς, κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί Χρώμα γραμματοσειράς και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα χρώμα από την παλέτα.

Αρχή της σελίδας

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Όταν εργάζεστε σε Προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να αποκρύψετε τις στήλες για να μην εμφανίζονται. Μπορείτε να ακυρώσετε αυτή την ενέργεια επιλέγοντας την εμφάνιση των στηλών. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να αποκρύψετε μια στήλη που περιέχει πληροφορίες τις οποίες δεν χρειάζεστε τη δεδομένη στιγμή.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε τις στήλες σε ένα φύλλο δεδομένων, πρέπει πρώτα να ανοίξετε έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Απόκρυψη στήλης ή στηλών

  1. Επιλέξτε τη στήλη ή τις στήλες που θέλετε να αποκρύψετε.

    Για να επιλέξετε γειτονικές στήλες, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και κάντε κλικ και σε άλλες κεφαλίδες στηλών.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν μπορείτε να επιλέξετε μη γειτονικές στήλες. Επιλέξτε και άλλες στήλες και αποκρύψτε τες ξεχωριστά.

  2. Κάντε δεξιό κλικ στην κεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Απόκρυψη στηλών του μενού συντόμευσης.

Απόκρυψη στηλών σε φύλλο δεδομένων

Εμφάνιση αποκρυμμένης στήλης ή στηλών

  1. Κάντε δεξιό κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Απόκρυψη στηλών.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Απόκρυψη στηλών, ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου για τις αποκρυμμένες στήλες που θέλετε να εμφανίσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Αρχή της σελίδας

Σταθεροποίηση και αποσταθεροποίηση στηλών

Μερικές φορές, ίσως θέλετε να διατηρείτε πάντα ορισμένες στήλες στα αριστερά όταν μετακινήστε ή περιηγείστε σε κάποια άλλη θέση του φύλλου δεδομένων. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να διατηρήσετε μια στήλη στη θέση της ώστε να εμφανίζεται πάντα ένας τίτλος ή ένα αναγνωριστικό, ώστε να μπορείτε να ξεχωρίζετε εύκολα μια εγγραφή. Για να πραγματοποιήσετε αυτή την ενέργεια, μπορείτε να σταθεροποιήσετε μία ή περισσότερες στήλες.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να σταθεροποιήσετε ή να αποσταθεροποιήσετε τις στήλες σε ένα φύλλο δεδομένων, πρέπει πρώτα να ανοίξετε έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Σταθεροποίηση μίας ή περισσότερων στηλών

  1. Επιλέξτε τη στήλη ή τις στήλες που θέλετε να σταθεροποιήσετε.

    Για να επιλέξετε μια στήλη, κάντε κλικ στην κεφαλίδα της συγκεκριμένης στήλης. Για να επιλέξετε γειτονικές στήλες, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και κάντε κλικ και σε άλλες κεφαλίδες στηλών. Δεν μπορείτε να επιλέξετε μη γειτονικές στήλες. Επιλέξτε και άλλες στήλες και σταθεροποιήστε τις ξεχωριστά.

  2. Κάντε δεξιό κλικ στην κεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Σταθεροποίηση στηλών του μενού συντόμευσης.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Οι στήλες που σταθεροποιείτε μετακινούνται πιο αριστερά από όλες τις υπόλοιπες στήλες. Για να επαναφέρετε τις στήλες αυτές στις αρχικές θέσεις τους, πρέπει πρώτα να καταργήσετε την σταθεροποίησή τους και να σύρετε κάθε στήλη στη θέση που θέλετε.

Αποσταθεροποίηση όλων των στηλών

  • Κάντε δεξιό κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αποσταθεροποίηση όλων των στηλών του μενού συντόμευσης.

Αρχή της σελίδας

Αλλαγή του στυλ γραμμής πλέγματος και του χρώματος φόντου

Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του φύλλου δεδομένων, τροποποιώντας το στυλ γραμμής πλέγματος και το χρώμα του φόντου. Ακόμη, μπορείτε να ρυθμίσετε το χρώμα του φόντου ώστε να τροποποιείται για κάθε εγγραφή. Για να πραγματοποιήσετε αυτή την ενέργεια, ανατρέξτε στην ενότητα Αλλαγή του χρώματος φόντου εναλλασσόμενων γραμμών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να ρυθμίσετε το στυλ γραμμής πλέγματος ή το χρώμα φόντου σε ένα φύλλο δεδομένων, πρέπει πρώτα να ανοίξετε έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Ρύθμιση του στυλ γραμμής πλέγματος

  1. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Γραμματοσειρά, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Γραμμές πλέγματος.

  2. Κάντε κλικ στο στυλ γραμμής πλέγματος που θέλετε.

    Κουμπί γραμμών πλέγματος στην ομάδα Γραμματοσειρά

Ρύθμιση χρώματος φόντου

  1. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Γραμματοσειρά, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Χρώμα γεμίσματος/φόντου.

  2. Κάντε κλικ στο χρώμα φόντου που θέλετε.

    Κουμπί Χρώμα γεμίσματος/φόντου στην ομάδα Γραμματοσειρά

Αρχή της σελίδας

Ορισμός προεπιλογών για την εμφάνιση του φύλλου δεδομένων

Μπορείτε να προσαρμόσετε τις προεπιλεγμένες τιμές που καθορίζουν την αρχική εμφάνιση ενός φύλλου δεδομένων. Προσαρμόζοντας τις προεπιλεγμένες τιμές, μπορείτε να εφαρμόσετε μια τυπική προεπιλεγμένη εμφάνιση για όλα τα νέα φύλλα δεδομένων. Μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access. Οι ρυθμίσεις διάταξης που κάνετε εδώ εφαρμόζονται σε όλες τις βάσεις δεδομένων και όχι μόνο στην τρέχουσα βάση δεδομένων.

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office .

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές της Access και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Φύλλο δεδομένων.

  3. Ορίστε τις επιλογές που θέλετε.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Εμφάνιση αθροισμάτων στηλών

Μερικές φορές, είναι εύχρηστο να εμφανίζετε ένα σύνολο στο κάτω μέρος μιας στήλης. Η Office Access 2007 παρέχει ένα νέο εργαλείο που ονομάζεται Γραμμή Σύνολο, το οποίο απλοποιεί τη διαδικασία αθροίσματος σε μια στήλη δεδομένων. Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε τη Γραμμή Σύνολο για να εκτελέσετε και άλλους υπολογισμούς, όπως εύρεση μέσων όρων, μέτρηση των αριθμών των στοιχείων σε μια στήλη και εύρεση της ελάχιστης ή της μέγιστης τιμής σε μια στήλη δεδομένων.

Γραμμή Σύνολο στο φύλλο δεδομένων

Για να εμφανίσετε τη Γραμμή Σύνολο κατά την προβολή ενός φύλλου δεδομένων, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία:

  1. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

    Μια νέα γραμμή εμφανίζεται στο κάτω μέρος του φύλλου δεδομένων, με τη λέξη Σύνολο στην πρώτη στήλη.

  2. Κάντε κλικ στο κελί που περιέχει τη λέξη Σύνολο.

    Προσέξτε ότι στο κελί εμφανίζεται ένα βέλος.

  3. Κάντε κλικ στο βέλος για να επιλέξετε μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων.

    Οι διαθέσιμες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων εξαρτώνται από τον τύπο των δεδομένων που βρίσκονται σε αυτή τη στήλη. Για παράδειγμα, εάν η στήλη περιέχει δεδομένα νομισματικών μονάδων, βλέπετε μια λίστα συναρτήσεων, όπως αυτή που παρουσιάζεται στο προηγούμενο γράφημα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της γραμμής Σύνολο, κάντε κλικ στις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης αυτού του άρθρου.

Αρχή της σελίδας

Αλλαγή του χρώματος φόντου εναλλασσόμενων γραμμών

Μπορείτε να ορίσετε το χρώμα φόντου εναλλασσόμενων γραμμών σε ένα φύλλο δεδομένων, ανεξάρτητα από το κανονικό χρώμα φόντου. Όταν ορίζετε ένα εναλλακτικό χρώμα φόντου, κάνετε πιο εύκολη τη διάκριση των γειτονικών γραμμών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να αλλάξετε το χρώμα φόντου εναλλασσόμενων γραμμών σε ένα φύλλο δεδομένων, πρέπει πρώτα να ανοίξετε έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  1. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Γραμματοσειρά, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Εναλλακτικό Χρώμα γεμίσματος/φόντου.

    Κουμπί Εναλλακτικό Χρώμα γεμίσματος/φόντου στην ομάδα Γραμματοσειρά

  2. Κάντε κλικ στην εναλλασσόμενη γραμμή για να εφαρμόσετε το χρώμα φόντου που θέλετε.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×