Office
Είσοδος

Περιπτωσιολογική μελέτη πελατών: μετακίνηση από το Excel στην Access

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μερικές φορές μια επιχειρηματική λύση δημιουργείται με χρήση του Excel κατά την πρόσβαση είναι πιο κατάλληλο. Ή, ίσως Excel είχε αρχικά μια καλή ιδέα, αλλά τα δεδομένα έχει outgrown μια λύση Excel και ώρα για να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων. Ευτυχώς, μπορείτε να μετακινήσετε τα επαγγελματικά δεδομένα από το Excel στην Access.

Γραμμή ζωής καρκίνο, μια μη κερδοσκοπική εταιρεία που βασίζεται στο Σιάτλ, αρχικά σχεδιαστεί το σύστημα εκχώρηση παρακολούθησης με χρήση του Excel. Μετά την εκτέλεση σε προβλήματα με πλεονάζοντα δεδομένα, τους αποφασίσει ήταν χρόνο για να δώσετε πρόσβαση δοκιμή.

Dr. Kerry Fowler παρέχει εθελοντικές υποστήριξη IT για καρκίνο γραμμή ζωής. Εσείς συμφωνήσει με μια συνέντευξη με την οποία είπαμε καρκίνο γραμμή ζωής IT αναγκών, το ρόλο και τεχνικές φόντο, πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν Excel και τι έχετε κάνει με την Access.

Η συνέντευξη, μέρος 1

ST: Εντάξει, επίσης, είμαι Νίκος Παπαδόπουλος και να γράψετε για το Office Online και είμαι εδώ σήμερα με Kerry Fowler Dr. στη γραμμή ζωής καρκίνο. Γραμμή ζωής καρκίνο είναι μια μη κερδοσκοπική εταιρεία που βοηθά τους χρήστες live με καρκίνο.

ST: Dr. Fowler, να που περιγράφουν λίγο σχετικά με το τι είδους υποστήριξης προσφέρει γραμμή ζωής καρκίνο άτομα;

KF: Καλά Γιάννης, γραμμή ζωής καρκίνο προσφέρει υποστήριξη μη ιατρικό σε άτομα που ζουν με καρκίνο που περιλαμβάνει ασθενείς, οικογένεια, τους φίλους και τους συναδέλφους σας, ώστε να είναι αρκετά ένα ευρύ φάσμα.

ST: Επομένως, όταν πείτε μη ιατρικό τι που σημαίνουν;

KF: Άτομα δεν παραδίδεται στο καρκίνο γραμμή ζωής για να λάβετε ιατρικές συμβουλές, αλλά προκύπτουν για τις κατηγορίες, υπάρχουν άσκηση τάξεις, yoga, κλάσεις γραφής, τακτοποιώντας λουλούδι, έναν αριθμό πράγματα για τη δημιουργία Κοινότητας μεταξύ των ασθενών καρκίνο και να αλληλεπιδράσετε με άλλα άτομα με καρκίνο.

ST: Καλά που φαίνεται σαν μια μεγάλη ποικιλία πολύ σημαντικό υπηρεσιών, σας ευχαριστούμε για αυτές τις πληροφορίες. Επομένως, έχουν βαθμό, σε βιογραφικού πληροφορικής, είναι δικαιώματος;

KF: Στην πραγματικότητα του οργανική χημεία.

ST: Οργανική χημεία, Δυστυχώς εντάξει.

KF: Τίποτα, προκειμένου να συγγνώμη για.

ST: Πώς επηρεάζει η που σας βοηθήσουν να εδώ στη γραμμή ζωής καρκίνο;

KF: Επίσης και να έχει στην φαρμακευτική κλάδο και ναρκωτικά εντοπισμού για αρκετά μερικά χρόνια και κατά την εργασία μου εξαφανίστηκε ως μέρος του εταιρικού συγχώνευση να εκτελέσατε λίγο χρόνο για να εθελοντική εδώ στη γραμμή ζωής καρκίνο όπου σύζυγό μου είναι η διευθύνων Σύμβουλος και να είχατε κάνοντας ορισμένες χημικές πληροφορικής πάνω από το πέρα από τις 10 ετών, ώστε να έχει αρκετά εξοικειωμένοι με το χειρισμό των στοιχείων, κυρίως μεγάλο επίπεδο αρχεία και να είχατε για να μάθετε ορισμένες εντολές UNIX και ότι sort των πράγμα, αλλά να δεν έχουν οποιαδήποτε εμπειρία με σχεσιακές βάσεις δεδομένων.

ST: OK, καλά μπορώ να μάθω λίγο σχετικά με την ταξινόμηση της διαχείρισης πληροφοριών εργασίες που κάνετε εδώ ως μέρος του volunteering;

KF: Βεβαιωθείτε ότι, όταν πρώτα ήταν να έχει κάνοντας απλώς καθημερινές IT πράγματα, γνωρίζετε, είναι εργάζεστε εκτυπωτή, δεν λειτουργεί το ποντίκι. Αλλά τελικά που είδατε ότι υπήρχαν ορισμένες από τις συναρτήσεις σε εξέλιξη, για παράδειγμα το κεφάλαιο ασθενών Βοήθειας, όπου άτομα χρησιμοποιούσατε υπολογιστικών φύλλων του Excel για να αποθηκεύσετε πληροφορίες επιστρέφοντας πολλών ετών σχετικά με ελέγχους που είχαν έχουν σταλεί στα άτομα να τους βοηθήσει να πληρωμής για ένα στεγαστικών δανείων , ή για ιατρική λογαριασμοί ή για μεταφορά.

ST: Επομένως, συχνά διαφορετικές αρχείων;

KF: Καλά υπήρχαν πολλές εγγραφές στο υπολογιστικό φύλλο.

ST: Επομένως, ένα υπολογιστικό φύλλο μεγάλο;

KF: Ναι ένα μεγάλο υπολογιστικού φύλλου με πολλές καρτέλες, αλλά ήταν δύσκολο για τους για να υποδείξετε πόσα χρήματα έχει αυτό το άτομο λάβατε αυτό το έτος, τον όγκο έχουν τους λάβατε διάρκεια των προηγούμενων 4 ετών, πόσα άτομα είναι λήψη Βοήθειας για τους στεγαστικού;

ST: Βεβαιωθείτε ότι που φαίνεται όπως κλασική προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίσετε, συμπερίληψη ολόκληρου πολλά δεδομένα στο Excel και προσπαθείτε να κάνετε Διερεύνηση σε, σε ένα υπολογιστικό φύλλο όπως αυτή.

KF: Έτσι ώστε να ήταν μια καταστροφή αναμονή για να συμβεί, μόνο μία ταξινόμηση εσφαλμένες μακριά από το ολοκλήρωσης catastrophe, ώστε να αποφασίσει να εμβάθυνση σε εκμάθηση της Microsoft Access για να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα. Πούμε ότι συμβαίνει ήταν δεδομένων που έχει τεθεί εκ νέου πληκτρολογήθηκε πολλές φορές.

ST: Τι είδους δεδομένα;

KF: Μόλις ονόματα, τα ονόματα των ατόμων, ταχυδρομικούς κώδικες, ονόματα του εργαζόμενου κοινωνικής, οποιονδήποτε αριθμό πράγματα.

ST: Επομένως, το ίδιο άτομο θα καταλήξετε με δύο διαφορετικές εγγραφές ίσως;

KF: Ακριβώς, θα λάβετε πολύ creative ορθογραφία του Σιάτλ για παράδειγμα.

ST: Βεβαιωθείτε ότι, επομένως, γιατί πρόσβαση; Απλώς έχετε εδώ ή αποκτάτε αυτό για το σκοπό ή τι κάνει που παραδίδεται στο Access;

KF: Καλά πρόσβασης είναι ευρέως διαθέσιμη εδώ επειδή γραμμή ζωής καρκίνο χρησιμοποιεί το Microsoft Office και να χρησιμοποιήσουν Small Business Server 2003, ώστε όλοι οι υπολογιστές από το σημείο έχει πρόσβαση, και να είχατε αναζητήσει στην Access μόνο στη Βοήθεια σχετικά με την πριν από ένα χρόνο αλλά πραγματικά δεν μπορώ να κάνω οποιαδήποτε ανάπτυξης , ώστε να θεωρηθεί αυτή ήταν μια ευκαιρία εκμάθησης για εμένα και ήταν ένας τρόπος για να είναι δυνατόν να καρκίνο γραμμή ζωής που πληρούν τους στόχους.

ST: Cool, και να πιστεύετε ότι έχετε κάνει μια καλή απόφασης. Έχω λίγο εμπειρία με την Access και δεν απολύτως όσο εργασία με το Excel, αλλά να γνωρίζετε τι είναι το πρόσβαση για και σίγουρα είναι πιο κατάλληλος για το είδος των εργασιών διαχείρισης που συζητούν.

ST: Ας ρίξουμε λίγο αλλαγών και, στη συνέχεια, επιστρέψτε για το δεύτερο εξάμηνο του αυτό συνέντευξη.

Η συνέντευξη, μέρος 2

ST: Εντάξει, επίσης, αυτό είναι Νίκος Παπαδόπουλος ξανά, ξανά με το δεύτερο τμήμα της μου συνέντευξη του Dr. Kerry Fowler στη γραμμή ζωής καρκίνο.

ST: Ας μιλήσουμε για τη διαδικασία μετακίνησης από το Excel στην Access. Τον όγκο εργασίας να πείτε είχε συμμετάσχει; Έχετε ολοκληρώσει με την εργασία;

KF: Νομίζω ολοκληρώσετε ποτέ απολύτως με την εργασία, ιδίως όταν που ενδιαφέρει παλαιού τύπου δεδομένων που ήταν σε ένα υπολογιστικό φύλλο όπου μπορεί να υπάρχουν περίεργη σημεία στίξης που δεν θέλετε. Συνολική να πιστεύετε ότι το πράγμα που να βρεθούν οι περισσότερες δύσκολη απλώς που ταιριάζουν, καλά θα αναστροφή γύρω από αυτό το σημείο για κάποιο χρονικό διάστημα. Να σκεφτείτε ότι κάνετε τα δεδομένα που ταιριάζουν με τους τύπους είναι σημαντικό, που είναι μια κωφάλαλους πράγμα που πρέπει να υπάρχει η ένδειξη.

ST: Δεν είναι μια κωφάλαλους πράγμα που πρέπει να πείτε, είναι σημαντικό και να είναι δύσκολη για να λάβετε τα δεξιά, επειδή το Excel είναι λίγο πιο forgiving σχετικά με τα δεδομένα θα και δεν αποδέχεται.

KF: Δεξιά Ναι, εκκαθάριση τα δεδομένα, τι να βρεθεί έχει περισσότερα δύσκολη διαρκεί η παλιά δεδομένα, κατάργηση διπλότυπων στοιχείων, εύρεση ορθογραφικά λάθη, μπορείτε να βρείτε περίεργη σημεία στίξης και γρήγορα πράγματα tidied προς τα επάνω, ώστε να είναι πιο εύκολο να εισαγάγετε στην Access και δεν προκαλούν σφάλματα. Επομένως, υπάρχει στην πραγματικότητα πολλή δουλειά που έχει για να μεταβείτε σε υπολογιστικού φύλλου του Excel ή το αρχείο κειμένου που εισάγετε. Όταν όλα τα στοιχεία είναι αντιστοιχισμένος η εισαγωγή είναι πολύ εύκολα.

ST: Επομένως, αυτό έθεσε επιχειρηματικών διαδικασιών σε αναμονή στο ενδιάμεσο;

KF: Όχι, άτομα εργάζονται γύρω από, ένα από τα πράγματα που πρέπει να κάνει επιπλέον εργάζονται σε μια βάση δεδομένων ασθενών Βοήθειας διαρκεί μια παλαιότερη βάση δεδομένων της Access που είχαν που είναι ουσιαστικά μια μεγάλη λίστα αλληλογραφίας και ήταν μόνο σε μεγάλο επίπεδο αρχείο. Ώστε να διαρκεί ορισμένα βήματα για να εκκαθαρίσετε το που και να σας διευκολύνουν να αναζητήσετε τις διπλότυπες επαφές.

ST: Αλλά που χρησιμοποιείτε τώρα τη βάση δεδομένων εξεύρεση ασθενών Βοήθεια;

KF: Ναι.

ST: Αλλά εξακολουθεί να υπάρχει δεδομένων στο Excel που έχετε εισαγάγει σε που ακόμη, είναι παλαιού τύπου δεδομένων που εξακολουθεί να πρόκειται να εισαγάγετε.

KF: Που είναι αληθής. Έχω τις πληροφορίες 2008 εισάγονται, αλλά να εξακολουθείτε να έχετε τα δεδομένα 2004-2007 για να εκκαθαρίσετε και να εισαγάγετε.

ST: Εντάξει, ώστε τα άτομα δεν χρειάζεται να περιμένετε ή οτιδήποτε;

KF: Όχι. Δεν πειράζει για τρέχουσα χρήση.

ST: Έτσι τι έχει αλλάξει άλλες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν ή που έχουν αντικριστές δημιουργία άλλων ένα που μιλάτε σχετικά με το νέο σύστημα, όπως αυτό.

KF: Υπάρχει επίσης και ορισμένα πράγματα που αφορούν την Access, που είχαν ορισμένες πρόκληση με ορισμένα από τα στοιχεία της Visual Basic και επίσης κάνοντας Dlookup() και την πραγματοποίηση που λειτουργούν σωστά, και σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει να λάβετε τις προσφορές και τις αγκύλες όλα στις σωστές θέσεις ή να μην εργασία. Αλλά συνολικά είναι συχνά ευκολότερη από αυτήν που σκέψης θα ήταν και είναι πολύ αποτελεσματική για να μπορέσετε να κάνετε κάτι που λειτουργεί.

ST: Επομένως, που κάνουν κάτι με την πρόσβαση που δεν κάνοντας με το Excel, επειδή δεν ήταν πρακτική; Οτιδήποτε νέα εκτός από τα εμφανή, μπορείτε να γνωρίζετε: εισαγωγή δεδομένων σε διαφορετικούς πίνακες και αυτή την ταξινόμηση της προβολής;

KF: Χώρος ένα από τα πράγματα που πρέπει να εκτελέσετε τον τρόπο για να κάνετε το οποίο ξέρω θα είναι εμφανή σε έμπειρος χρήστης, αλλά, για παράδειγμα, ο ταχυδρομικός κώδικας είναι περιττών πληροφοριών όσον αφορά την πόλη και την κατάσταση και το νομό, ώστε να έχετε βελτιωμένη τα δεδομένα εισόδου για λίστες αλληλογραφίας επομένως που μόνο y ο ταχυδρομικός κώδικας πρέπει να εισαχθεί και, στη συνέχεια, να έχετε έναν πίνακα με όλους τους κωδικούς zip ΗΠΑ με την κατάσταση, πόλη και νομό. Επομένως, που συχνά απλοποιημένα πράγματα και μειώνει ορθογραφικά λάθη.

ST: Αυτό είναι υπέροχο. Πώς περίπου αναφοράς; Έχετε δει οποιαδήποτε κέρδη στο τη δυνατότητα για τη δημιουργία αναφορών τώρα που έχετε μετακινήσει στην Access;

KF: Ναι να που αναφέρονται πριν από ότι ήταν δύσκολη όταν χρησιμοποιείτε τα υπολογιστικά φύλλα του Excel για να καθορίσετε πόσα χρήματα είχαν υποβληθεί σε ένα συγκεκριμένο άτομο σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, αλλά τώρα με το σύστημα πρόσβασης που έχετε έχει δυνατότητα για τη δημιουργία ορισμένες αναφορές που αυτόματα Δημιουργία αιτήσεις ελέγχου, κωδικό για τον κατάλληλο τύπο καρκίνο που έχουν και δημιουργεί επίσης μια σύνοψη φύλλο για οικονομικό τμήμα από όλους τους διαφορετικούς ελέγχους που έχουν εγγραφεί αυτήν την εβδομάδα για κάθε έναν από τους λογαριασμούς και τα μερικά αθροίσματα.

ST: WOW που φαίνεται όπως ωραία κέρδος. Επομένως, τέλος, τι τους συναδέλφους σας εδώ είναι η μόνιμη; Οποιοσδήποτε σας εκχώρησε τυχόν σχόλια για τη διαδικασία και το προϊόν που δημιουργήσατε για τους;

KF: Καλά αυτά πραγματικά υπέροχο. Για την εξεύρεση ασθενών Βοήθειας του έχει βελτιωμένη πραγματικά τη διαδικασία. Επειδή υπάρχουν λιγότερα σφάλματα, αυτό σημαίνει ότι τους ελέγχους που μπορούν να εγγραφούν πιο γρήγορα και πραγματικά ήταν πρόβλημα πριν από την, πληροφορίες θα πρέπει να σταλεί πίσω από το οικονομικό για διόρθωση και που δεν συμβαίνει όπως συχνά τώρα, ώστε τα προγράμματα-πελάτες στην πραγματικότητα benefitting απευθείας που είναι πολύ καλό είναι.

ST: Που είναι εκπληκτική, που είναι πολύ καλό είναι. OK καλά Ευχαριστούμε πολύ για το συνέντευξη και θα είμαστε επικοινωνία ξανά σύντομα είμαι βέβαιος, για να ελέγξετε για την πρόοδο των εργασιών με το κεφάλαιο ασθενών βοήθεια ή, τι υπάρχει στην οποία εργάζεστε ξανά καινούργια;

KF: Η νέα ένα είναι τη γενική λίστα αλληλογραφίας.

ST: Η βάση δεδομένων λίστας αλληλογραφίας. OK επίσης και που θα σας ενδιαφέρει για να ελέγξετε ξανά και να δείτε τον τρόπο που θα, σας ευχαριστούμε ξανά.

KF: Ευχαρίστησή μου.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×