Παράδειγμα ροής εργασίας: Διακίνηση μιας κατάστασης εξόδων για έλεγχο

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Η ομάδα σας συμπληρώνει μηνιαίες καταστάσεις εξόδων οι οποίες είναι φόρμες που σχεδιάστηκαν με το Microsoft Office InfoPath 2007. Η ομάδα σας συμπληρώνει και αποθηκεύει αυτές τις φόρμες σε μια βιβλιοθήκη φορμών στην τοποθεσία SharePoint. Όταν η κατάσταση εξόδων υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο ποσό, θέλετε να ενημερώνεται αυτόματα το αρμόδιο πρόσωπο για τον έλεγχο της αναφοράς. Μπορείτε εύκολα να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία με μια ροή εργασίας ενός βήματος.

Μια από τις σημαντικότερες δυνατότητες του Office InfoPath 2007 είναι ότι μπορείτε να καθορίσετε πεδία στην ίδια τη φόρμα να εμφανίζονται ως στήλες σε μια βιβλιοθήκη φορμών. Όταν επιλέγετε την προβολή ενός πεδίου φόρμας ως στήλη στη βιβλιοθήκη φορμών, προωθείτε αυτό το πεδίο. Η προώθηση ενός πεδίου είναι χρήσιμη όταν θέλετε να δείτε σημαντικές πληροφορίες σε μια φόρμα χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε κάθε φόρμα ξεχωριστά. Και το σημαντικότερο, με την προώθηση των δεδομένων στη φόρμα σε δεδομένα σε στήλες στη βιβλιοθήκη φορμών, είναι πλέον δυνατό να δημιουργήσετε κανόνες στη Σχεδίαση ροής εργασίας που βασίζονται στα δεδομένα αυτά. Με την προώθηση των συνολικών εξόδων από τη φόρμα σε μια στήλη, μπορείτε πλέον να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας που διακινεί την κατάσταση εξόδων για έλεγχο όταν τα συνολικά έξοδα υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο ποσό.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ροές εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στη ροή εργασιών του SharePoint.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Για να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών, η τοποθεσία σας πρέπει να βρίσκεται σε ένα διακομιστή που εκτελεί το Windows SharePoint Services 3.0 ή Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Σε αυτό το άρθρο

Πριν ξεκινήσετε

Σχεδίαση ροής εργασίας

Προτού ξεκινήσετε

Προτού σχεδιάσετε τη ροή εργασίας, πρέπει να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές ή προσαρμογές στην τοποθεσία, τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη σας — για παράδειγμα:

  • Μια ροή εργασίας είναι πάντοτε συνδεδεμένη με μία λίστα ή βιβλιοθήκη SharePoint. Για να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας, η τοποθεσία σας πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον μία λίστα ή βιβλιοθήκη . Εάν δεν υπάρχουν λίστες στην τοποθεσία σας, σας ζητείται να δημιουργήσετε μία κατά τη δημιουργία μιας ροής εργασίας.

  • Εάν θέλετε η ροή εργασίας σας να χρησιμοποιεί προσαρμοσμένες στήλες ή ρυθμίσεις, πρέπει να κάνετε αυτές τις αλλαγές προτού δημιουργήσετε τη ροή εργασίας, έτσι ώστε αυτές οι στήλες και οι ρυθμίσεις να είναι διαθέσιμες στη Σχεδίαση ροής εργασίας.

  • Εάν θέλετε η ροή εργασίας να χρησιμοποιεί δυνατότητες λίστας ή βιβλιοθήκης οι οποίες δεν είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή, όπως τη δυνατότητα "Έγκριση περιεχομένου", πρέπει να ενεργοποιήσετε αυτές τις δυνατότητες προτού σχεδιάσετε τη ροή εργασίας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η δυνατότητα ροής εργασίας είναι ενσωματωμένη στο Microsoft Windows Workflow Foundation, ένα στοιχείο των Microsoft Windows. Η ίδια έκδοση του Workflow Foundation πρέπει να είναι εγκατεστημένη τόσο στον υπολογιστή σας όσο και στο διακομιστή. Την πρώτη φορά που δημιουργείτε μια ροή εργασίας, ενδέχεται να σας ζητηθεί να εγκαταστήσετε το Workflow Foundation.

Δημοσίευση της φόρμας και δημιουργία μιας βιβλιοθήκης φορμών

Στο παράδειγμα αυτό, χρειάζεστε μια βιβλιοθήκη φορμών για την αποθήκευση των φορμών σας και χρειάζεται να προωθήσετε ένα συγκεκριμένο πεδίο από τη φόρμα ως στήλες στη βιβλιοθήκη φορμών. Το Office InfoPath 2007 διευκολύνει τη δημοσίευση μιας φόρμας, την προώθηση πεδίων, ακόμη και τη δημιουργία της βιβλιοθήκης φόρμας. Όλα αυτά μπορούν να εκτελεστούν με τη χρήση του "Οδηγού δημοσίευσης" (κάντε κλικ στην εντολή Δημοσίευση στο μενού Αρχείο).

Στην παρακάτω διαδικασία, χρησιμοποιείτε το έτοιμο πρότυπο "Κατάσταση εξόδων" στο Office InfoPath 2007 και στη συνέχεια, χρησιμοποιείτε τον "Οδηγό δημοσίευσης" για να προωθήσετε πεδία και να δημιουργήσετε τη βιβλιοθήκη φορμών στην τοποθεσία SharePoint.

  1. Ξεκινήστε το Office InfoPath 2007.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Συμπλήρωση φόρμας, κάντε διπλό κλικ στο δείγμα κατάστασης εξόδων.

    Η κατάσταση εξόδων ανοίγει σε κατάσταση σχεδίασης. Η φόρμα διαθέτει ήδη τα πεδία που θέλετε να προωθήσετε ως στήλες στη βιβλιοθήκη φορμών: "Όνομα", "Αριθμός αναγνωριστικού" και "Συνολικά έξοδα". Θα χρησιμοποιήσετε το πρότυπο ως έχει.

  3. Από το μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

  5. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Δημοσίευση.

    Ανοίγει ο Οδηγός δημοσίευσης.

  6. Στην περιοχή Πού θέλετε να δημοσιεύσετε το πρότυπο φόρμας;, κάντε κλικ στην επιλογή Σε ένα διακομιστή του SharePoint με ή χωρίς υπηρεσίες φορμών InfoPath Forms Services και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  7. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας SharePoint και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  8. Στην περιοχή Τι θέλετε να δημοσιεύσετε;, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλιοθήκη εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Έχετε υπόψη ότι μπορείτε επίσης να καταστήσετε τη φόρμα διαθέσιμη ως τύπο περιεχομένου. Μπορείτε να κάνετε αυτήν την επιλογή, π.χ., εάν θέλετε να ορίσετε το πρότυπο φόρμας ως διαθέσιμο σε όλες τις δευτερεύουσες τοποθεσίες σε μια τοποθεσία πύλης.

  9. Στην περιοχή Τι θέλετε να κάνετε;, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας βιβλιοθήκης εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  10. Πληκτρολογήστε Καταστάσεις εξόδων ως το όνομα, πληκτρολογήστε μια περιγραφή για τη βιβλιοθήκη εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  11. Στην επόμενη σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  12. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πεδίου ή ομάδας, στο φάκελο υπάλληλος, κάντε κλικ στην επιλογή όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

  13. Επαναλάβετε το προηγούμενο βήμα δύο φορές για να προσθέσετε το πεδίο Αναγνωριστικός_αριθμός (στο φάκελο υπάλληλος) και το πεδίο σύνολο (στο φάκελο στοιχεία).

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πεδίου ή ομάδας, χρησιμοποιήστε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για την Ομάδα στηλών τοποθεσίας και το Όνομα στήλης. Εναλλακτικά, μπορείτε να αντιστοιχίσετε το πεδίο φόρμας σε μια υπάρχουσα στήλη τοποθεσίας ή να δώσετε στη στήλη ένα όνομα διαφορετικό από αυτό του ίδιου του πεδίου φόρμας.

  14. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο, επιβεβαιώστε ότι οι πληροφορίες είναι σωστές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.

    Τώρα έχετε μια βιβλιοθήκη φορμών με το όνομα "Καταστάσεις εξόδων" με τις στήλες που χρειάζεστε για τη δημιουργία της ροής εργασίας. Στο πρόγραμμα περιήγησης, οι στήλες στη βιβλιοθήκη φορμών θα πρέπει να μοιάζουν με αυτές στην επόμενη εικόνα.

    Βιβλιοθήκη φορμών που δείχνει πεδία φόρμας προωθημένα ως στήλες στη βιβλιοθήκη

Αρχή της σελίδας

Σχεδίαση της ροής εργασίας

Αφότου δημιουργήσετε τη βιβλιοθήκη φορμών με τις σωστές στήλες, είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε τη Σχεδίαση ροής εργασίας.

  1. Έναρξη Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγμα τοποθεσίας.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα τοποθεσίας, αναζητήστε και επιλέξτε την τοποθεσία SharePoint στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  4. Στο μενού Αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροή εργασίας.

    Ανοίγει το πρόγραμμα Σχεδίαση ροής εργασίας.

  5. Στο πλαίσιο Δώστε ένα όνομα σε αυτήν τη ροή εργασίας, πληκτρολογήστε Έλεγχος κατάστασης εξόδων.

    Οι επισκέπτες θα βλέπουν αυτό το όνομα όταν προβάλουν τις σελίδες "Κατάσταση ροής εργασίας" και "Ροές εργασίες" στο πρόγραμμα περιήγησης.

  6. Στη λίστα Σε ποια λίστα του SharePoint πρέπει να προσαρτηθεί αυτή η ροή εργασίας;, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάσταση εξόδων.

  7. Στην περιοχή Κάντε τις επιλογές έναρξης ροής εργασίας για τα στοιχεία στη λίστα Καταστάσεις εξόδων, εκτελέστε όλα τα παρακάτω:

    • Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Να επιτρέπεται η μη αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας από ένα στοιχείο.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας κατά τη δημιουργία ενός νέου στοιχείου.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας κατά την αλλαγή ενός στοιχείου.

      Κάνοντας αυτές τις επιλογές, εξασφαλίζετε ότι η ροή εργασίας εκτελείται όταν κάποιο μέλος της ομάδας συμπληρώνει μια νέα κατάσταση εξόδων ή τροποποιεί μια υπάρχουσα κατάσταση.

      Πρώτη σελίδα της Σχεδίασης ροής εργασίας

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα όπου εάν τα συνολικά έξοδα που αναφέρονται στη φόρμα είναι μεγαλύτερα από 500 ευρώ, το αρμόδιο πρόσωπο ενημερώνεται για τον έλεγχο της κατάστασης εξόδων.

  9. Στη Σχεδίαση ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Συνθήκες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συνθήκη για προχωρημένους στη λίστα.

    Εμφανίζεται η συνθήκη Εάν η τιμή ισούται με την τιμή στη ροή εργασίας.

    Η λίστα αυτή παρέχει πολλές έτοιμες συνθήκες, αλλά θέλετε να δημιουργήσετε μια συνθήκη όπου η ροή εργασίας στέλνει το μήνυμα μόνο όταν μια συγκεκριμένη τιμή — σε αυτήν την περίπτωση, συνολικά έξοδα — είναι μεγαλύτερη από μια συγκεκριμένη τιμή — σε αυτήν την περίπτωση, 500. Για να πετύχετε κάτι τέτοιο, δημιουργείτε μια συνθήκη για προχωρημένους.

  10. Στο τη συνθήκη Εάν η τιμή ισούται με την τιμή, κάντε κλικ στην πρώτη τιμή, υπερ-σύνδεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση δέσμευσης δεδομένων Εικόνα κουμπιού .

  11. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός αναζήτησης ροής εργασίας, στη λίστα Προέλευση, κάντε κλικ την επιλογή Τρέχον στοιχείο. Στη λίστα Πεδίο, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Χρησιμοποιώντας αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να αναζητήσετε μια τιμή σε οποιοδήποτε πεδίο σε μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη στην τοποθεσία, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την τιμή στον κανόνα της ροής εργασίας. Στην περίπτωση αυτή, θέλετε τον αριθμό από το πεδίο "Σύνολο" του τρέχοντος στοιχείου.

  12. Στον κανόνα της ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή ισούται με και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή είναι μεγαλύτερο από στη λίστα.

  13. Κάντε κλικ στην υπερ-σύνδεση της δεύτερης τιμής και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε 500.

  14. Κάντε κλικ στη επιλογή Ενέργειες, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα.

    Εάν αυτή η ενέργεια δεν εμφανίζεται στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες ενέργειες, κάντε κλικ στην ενέργεια που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  15. Στην ενέργεια Αποστολή, κάντε κλικ στην επιλογή αυτού του μηνύματος και, στη συνέχεια, συμπληρώστε τη φόρμα πληκτρολογώντας τον παραλήπτη, το θέμα και το κυρίως κείμενο του μηνύματος.

    Για τον παραλήπτη, επιλέξετε το πρόσωπο που πρέπει να ελέγξει την κατάσταση εξόδων.

  16. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Δεύτερη σελίδα της Σχεδίασης ροής εργασίας που δείχνει μια συνθήκη και μια ενέργεια

    Τώρα έχετε έναν κανόνα όπου εάν μια κατάσταση εξόδων δημιουργηθεί ή αλλαχθεί στη βιβλιοθήκη καταστάσεων εξόδων και τα συνολικά έξοδα για αυτήν την αναφορά είναι περισσότερα από 500 ευρώ, το κατάλληλο πρόσωπο ειδοποιείται για να ελέγξει αυτήν την αναφορά.

  17. Για να ελέγξετε τη ροή εργασίας για σφάλματα προτού τερματίσετε τη Σχεδίαση ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος ροής εργασίας.

    Εάν υπάρχει σφάλμα ροής εργασίας, η υπερ-σύνδεση αλλάζει χρώμα και εμφανίζονται αστερίσκοι πριν και μετά από την μη έγκυρη παράμετρο. Ακόμη, στην περιοχή Βήματα ροής εργασίας, εμφανίζεται ένα σύμβολο σφάλματος δίπλα σε κάθε βήμα που περιέχει σφάλμα.

  18. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να αποθηκεύσετε την ροή εργασίας.

    Για να δοκιμάσετε τη ροή εργασίας, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη "Καταστάσεις εξόδων", κάντε κλικ στην επιλογή Συμπλήρωση της φόρμας για να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο και φροντίστε να πληκτρολογήστε έξοδα περισσότερα από 500 ευρώ. Αποθηκεύστε τη φόρμα στη βιβλιοθήκη φορμών και, στη συνέχεια, ελέγξτε εάν ο αρμόδιος λαμβάνει το μήνυμα που δημιουργήσατε.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×