Παράδειγμα ροής εργασίας: Αποστολή μηνύματος ειδοποίησης

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Για τις πιο πρόσφατες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ειδοποιήσεων για ειδοποίηση ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ειδοποίησης ή εγγραφή σε τροφοδοσία RSS. Εάν χρησιμοποιείτε λίστες SharePoint Online, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ροών για να δημιουργήσετε τις ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα κανάλια. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη μιας ροής σε μια λίστα του SharePoint Online.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε αυτό το θέμα πληροφορίες που σχετίζονται με το SharePoint 2007 μόνο.

Ενημερωμένο 12 Δεκεμβρίου 2016

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ροές εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στη ροή εργασιών του SharePoint.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Για να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας, η τοποθεσία σας πρέπει να βρίσκεται σε έναν διακομιστή με Windows SharePoint Services 3.0 ή Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Πριν ξεκινήσετε

Η ομάδα σας χρησιμοποιεί τη βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων για τη συνεργασία σε έγγραφα και η ομάδα σας χρησιμοποιεί τη στήλη "Ανατέθηκε σε" για να παρακολουθεί σε ποιον ανατίθενται τα έγγραφα. Αντί όλα τα μέλη της ομάδα να ελέγχουν συνεχώς την τοποθεσία της ομάδας για να δουν εάν έχουν νέες αναθέσεις εγγράφων, θέλετε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας που στέλνει αυτόματα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιοδήποτε μέλος της ομάδας όταν λαμβάνουν μια νέα ανάθεση. Μπορείτε να κάνετε γρήγορα κάτι τέτοιο, δημιουργώντας μια ροή εργασίας ενός βήματος.

Ίσως σκέφτεστε, γιατί να μην χρησιμοποιήσω μια προειδοποίηση; Οι προειδοποιήσεις παρέχουν πολλές επιλογές — για παράδειγμα, μπορείτε να λάβετε μια προειδοποίηση όταν ένα στοιχείο προστίθεται ή τροποποιείται. Αλλά δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια προειδοποίηση για την περίπτωση που αλλάζει μια συγκεκριμένη στήλη σε μια συγκεκριμένη ρύθμιση. Επίσης, με μια προειδοποίηση δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενημερώνει τον παραλήπτη με τις ακριβείς ενέργειες που απαιτούνται.

Προτού σχεδιάσετε τη ροή εργασίας, πρέπει να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές ή προσαρμογές στην τοποθεσία, τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη σας — για παράδειγμα:

  • Μια ροή εργασίας είναι πάντοτε συνδεδεμένη με μία μόνο SharePoint λίστα ή βιβλιοθήκη. Τοποθεσία σας πρέπει να έχετε τουλάχιστον μία λίστα ή βιβλιοθήκη, πριν να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας. Εάν υπάρχουν λίστες στην τοποθεσία σας, θα σας ζητηθεί να δημιουργήσετε ένα όταν δημιουργείτε μια ροή εργασίας.

  • Εάν θέλετε η ροή εργασίας σας να χρησιμοποιεί προσαρμοσμένες στήλες ή ρυθμίσεις, πρέπει να κάνετε αυτές τις αλλαγές προτού δημιουργήσετε τη ροή εργασίας, έτσι ώστε αυτές οι στήλες και οι ρυθμίσεις να είναι διαθέσιμες στη Σχεδίαση ροής εργασίας.

  • Εάν θέλετε η ροή εργασίας να χρησιμοποιεί δυνατότητες λίστας ή βιβλιοθήκης οι οποίες δεν είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή, όπως τη δυνατότητα "Έγκριση περιεχομένου", πρέπει να ενεργοποιήσετε αυτές τις δυνατότητες προτού σχεδιάσετε τη ροή εργασίας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η δυνατότητα ροής εργασίας είναι ενσωματωμένη στο Microsoft Windows Workflow Foundation, ένα στοιχείο των Microsoft Windows. Η ίδια έκδοση του Workflow Foundation πρέπει να είναι εγκατεστημένη τόσο στον υπολογιστή σας όσο και στο διακομιστή. Την πρώτη φορά που δημιουργείτε μια ροή εργασίας, ενδέχεται να σας ζητηθεί να εγκαταστήσετε το Workflow Foundation.

Προσθήκη στήλης στη βιβλιοθήκη εγγράφων

Το παράδειγμα αυτό χρησιμοποιεί τη βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων, που από προεπιλογή εμφανίζεται σε μια τοποθεσία ομάδας. Ωστόσο, θα πρέπει να προσθέσετε τη στήλη "Ανάθεση σε" στη βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων επειδή αυτή η στήλη δεν εμφανίζεται από προεπιλογή στη βιβλιοθήκη.

  1. Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων.

    Συμβουλή: Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινόχρηστα έγγραφα στη Λίστα φακέλων και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F12.

  2. Στη γραμμή εργαλείων της βιβλιοθήκης, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις και, έπειτα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στηλών από στήλες τοποθεσίας.

  3. Στην περιοχή Διαθέσιμες στήλες τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ανάθεση σε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Όταν προβάλλετε τα κοινόχρηστα έγγραφα στο πρόγραμμα περιήγησης, η στήλη "Ανάθεση σε" εμφανίζεται πλέον στη βιβλιοθήκη.

  5. Κλείστε το πρόγραμμα περιήγησης.

Αρχή της σελίδας

Σχεδίαση της ροής εργασίας

Αφότου δημιουργήσετε τη βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων με τις σωστές στήλες, είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε τη Σχεδίαση ροής εργασίας.

  1. Ξεκινήστε το Office SharePoint Designer 2007.

  2. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγμα τοποθεσίας.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα τοποθεσίας, αναζητήστε και επιλέξτε την τοποθεσία SharePoint στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  4. Στο μενού Αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροή εργασίας.

    Ανοίγει το πρόγραμμα Σχεδίαση ροής εργασίας.

  5. Στο πλαίσιο Δώστε ένα όνομα σε αυτήν τη ροή εργασίας, πληκτρολογήστε Ειδοποίηση ανάθεσης.

    Οι επισκέπτες θα βλέπουν αυτό το όνομα όταν προβάλουν τις σελίδες "Κατάσταση ροής εργασίας" και "Ροές εργασίες" στο πρόγραμμα περιήγησης.

  6. Στη λίστα Σε ποια λίστα του SharePoint πρέπει να προσαρτηθεί αυτή η ροή εργασίας;, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινόχρηστα έγγραφα.

    Όταν τα μέλη της ομάδας προβάλλουν τη βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων, βλέπουν μια νέα στήλη για αυτήν τη ροή εργασίας που ονομάζεται "Ειδοποίηση ανάθεσης". Η στήλη αυτή υποδεικνύει την κατάσταση της ροής εργασίας για κάθε στοιχείο — για παράδειγμα, εάν η ροή εργασίας έχει ξεκινήσει ή έχει ολοκληρωθεί.

  7. Στην περιοχή Κάντε τις επιλογές έναρξης ροής εργασίας για τα στοιχεία στη λίστα Κοινόχρηστα έγγραφα, εκτελέστε όλα τα παρακάτω:

    • Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Να επιτρέπεται η μη αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας από ένα στοιχείο.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας κατά τη δημιουργία ενός νέου στοιχείου.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας κατά την αλλαγή ενός στοιχείου.

      Κάνοντας αυτές τις επιλογές, εξασφαλίζετε ότι η ροή εργασίας εκτελείται κάθε φορά που ένα στοιχείο δημιουργείται ή αλλάζει. Η πρώτη σελίδα της Σχεδίασης ροής εργασίας πρέπει να μοιάζει με την επόμενη.

      Πρώτη σελίδα της Σχεδίασης ροής εργασίας

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  9. Κάντε κλικ στην επιλογή Συνθήκες, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμοσμένη συνθήκη (Κοινόχρηστα έγγραφα) στη λίστα.

    Εμφανίζεται η συνθήκη Εάν το πεδίο ισούται με την τιμή στη ροή εργασίας.

    Η λίστα αυτή παρέχει πολλές έτοιμες συνθήκες, αλλά θέλετε να δημιουργήσετε μια συνθήκη όπου η ροή εργασίας στέλνει το μήνυμα μόνο όταν ένα συγκεκριμένο πεδίο — σε αυτήν την περίπτωση, "Ανάθεση σε" — ισούται με μια συγκεκριμένη τιμή — σε αυτήν την περίπτωση, το όνομα ενός προσώπου στην ομάδα σας. Για να εκτελέσετε κάτι τέτοιο, δημιουργείτε μια προσαρμοσμένη συνθήκη.

  10. Στη συνθήκη Εάν το πεδίο ισούται με την τιμή, κάντε κλικ στην επιλογή Πεδίο και, έπειτα, κάντε κλικ στην επιλογή Ανάθεση σε στη λίστα.

  11. Στη συνθήκη, κάντε κλικ στην επιλογή Τιμή.

    Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών. Θέλετε να επιλέξετε ένα μέλος της ομάδας σας. Μπορείτε να κάνετε κάτι τέτοιο πληκτρολογώντας το όνομά του ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάνοντας κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή μπορείτε να επιλέξετε από τη λίστα των υπαρχόντων χρηστών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε χρήστες από το Βιβλίο διευθύνσεων ή να αναζητήσετε ονόματα από μια λίστα ή ένα στοιχείο λίστας.

  12. Πληκτρολογήστε ή επιλέξετε ένα όνομα χρήστη ή μια διεύθυνση, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  13. Κάντε κλικ στη επιλογή Ενέργειες, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα.

    Εάν αυτή η ενέργεια δεν εμφανίζεται στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες ενέργειες, κάντε κλικ στην ενέργεια που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  14. Στην ενέργεια Αποστολή, κάντε κλικ στην επιλογή αυτού του μηνύματος και, στη συνέχεια, συμπληρώστε τη φόρμα πληκτρολογώντας τον παραλήπτη, το θέμα και το κυρίως κείμενο του μηνύματος.

    Στη γραμμή Προς, θέλετε να εισάγετε το ίδιο όνομα ή διεύθυνση που επιλέξατε ως μέρος της συνθήκης.

  15. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Δεύτερη σελίδα της Σχεδίασης ροής εργασίας που δείχνει μια συνθήκη και μια ενέργεια

    Τώρα διαθέτετε έναν κανόνα όπου εάν ένα στοιχείο στη βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων ανατεθεί σε ένα συγκεκριμένο μέλος της ομάδας, αυτό το πρόσωπο λαμβάνει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τι γίνεται όμως εάν το έγγραφο ανατεθεί σε διαφορετικό μέλος της ομάδας; Στη συνέχεια θα δημιουργήσετε μια συνθήκη "διαφορετικά εάν" για κάθε πρόσθετο πρόσωπο στην ομάδα.

  16. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη κλάδου υπό συνθήκη 'Else If'.

    Ένας κλάδος συνθήκης προστίθεται στη ροή εργασίας. Επαναλάβετε τα βήματα 8–14 αυτής της διαδικασίας για να δημιουργήσετε τον ίδιο κανόνα για ένα διαφορετικό μέλος της ομάδας.

  17. Όπως απαιτείται, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη κλάδου υπό συνθήκη 'Else If' για να προσθέσετε έναν κανόνα για κάθε μέλος της ομάδας σας, το οποίο θέλετε να ειδοποιείτε όταν ένα έγγραφο ανατεθεί σε αυτό.

    Η Σχεδίαση ροής εργασίας εμφανίζει κανόνες με κλάδους συνθήκης

  18. Για να ελέγξετε τη ροή εργασίας για σφάλματα προτού τερματίσετε τη Σχεδίαση ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος ροής εργασίας.

    Εάν υπάρχει σφάλμα ροής εργασίας, η υπερ-σύνδεση αλλάζει χρώμα και εμφανίζονται αστερίσκοι πριν και μετά από την μη έγκυρη παράμετρο. Ακόμη, στην περιοχή Βήματα ροής εργασίας, εμφανίζεται ένα σύμβολο σφάλματος δίπλα σε κάθε βήμα που περιέχει σφάλμα.

  19. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να αποθηκεύσετε την ροή εργασίας.

    Για να δοκιμάσετε τη ροή εργασίας, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων, δημιουργήστε ένα νέο στοιχείο και ορίστε τη στήλη "Ανάθεση σε" σε ένα πρόσωπο που περιλαμβάνεται ως συνθήκη στη ροή εργασίας. Ελέγξτε εάν αυτό το πρόσωπο λαμβάνει το μήνυμα ειδοποίησης που δημιουργήσατε.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×