Ορισμός των κανόνων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Ορισμός των κανόνων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Μάθετε σχετικά με τους κανόνες συγχώνευσης αλληλογραφίας και ανακαλύψτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάθε κανόνα στην εταιρεία σας. Όταν δημιουργείτε μια επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απευθύνεται σε όλους τους πελάτες σας και θέλετε η επιστολή να αναφέρει διαφορετικά στοιχεία ανάλογα με τις τιμές σε ορισμένα πεδία της προέλευσης δεδομένων σας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα.

Για παράδειγμα, έστω ότι έχετε δημιουργήσει μια επιστολή για μια επερχόμενη εκδήλωση που θα πραγματοποιηθεί σε τρεις διαφορετικές γεωγραφικές τοποθεσίες σε όλο τον κόσμο. Δημιουργήσατε την επιστολή χρησιμοποιώντας την επιλογή Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας στο Word, αλλά μετά την αναθεώρηση του εγγράφου, ανακαλύπτετε ότι υπάρχει επαναλαμβανόμενο περιεχόμενο και ότι ένα μέρος του περιεχομένου πρέπει να τροποποιηθεί με βάση την τοποθεσία της εκδήλωσης. Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους Κανόνες στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων για να καλύψετε διάφορες περιπτώσεις.

Χρήση κανόνων

Η προσθήκη κανόνων σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας σάς δίνει τη δυνατότητα να κάνετε πιο αποτελεσματική τη διαδικασία ροής εργασιών με περισσότερη ευελιξία. Με τους κανόνες, μπορείτε να παρακάμψετε την ανάγκη για τη δημιουργία πολλαπλών εγγράφων και να ορίσετε περιεχόμενο που μπορεί να αλλάξει γρήγορα.

Μπορείτε να προσθέσετε κανόνες ενώ ρυθμίζετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Κανόνες.

    Στο Word, στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", στην ομάδα "Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων"

  2. Επιλέξτε ένα διαθέσιμο κανόνα.

    Στο Word, η αναπτυσσόμενη λίστα πεδίων "Κανόνες" στην οποία αποκτάτε πρόσβαση από την ομάδα "Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων" της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας"

Δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στους κανόνες εάν δεν ξεκινήσετε πρώτα τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Για λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης οποιουδήποτε πεδίου, στο παράθυρο διαλόγου για τον επιλεγμένο κανόνα, επιλέξτε το εικονίδιο ?. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε το όνομα του πεδίου στη Βοήθεια του Word.

Συμβουλή: Για εναλλαγή ανάμεσα στην εμφάνιση και την απόκρυψη των κωδικών πεδίων, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT+F9.

Πεδίο

Περιγραφή

Παράδειγμα και μέθοδος

Ερώτηση

Χρησιμοποιήστε το για να επαναλάβετε μια αίτηση για τις ίδιες πληροφορίες σε περισσότερα από ένα σημείο σε ένα έγγραφο. Η απάντηση στην ερώτηση εμφανίζεται στο συγχωνευμένο έγγραφο

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή του πεδίου του Word: Ask, υπάρχει το πλαίσιο ελέγχου Ερώτηση μία φορά. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε η ερώτηση να εμφανίζεται μόνο κατά την έναρξη της τελικής συγχώνευσης αλληλογραφίας. Εναλλακτικά, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου (η προεπιλεγμένη ρύθμιση), εάν θέλετε η ερώτηση να εμφανίζεται για κάθε εγγραφή.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πεδίο Ask.

Έχει προγραμματιστεί να διεξαχθεί ένα πάρτι συνταξιοδότησης για έναν υπάλληλο που αφιέρωσε πολλά έτη στις πωλήσεις προϊόντων που κατασκευάζονται από την εταιρεία σας. Θα σταλεί μια πρόσκληση μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα εντός και εκτός της εταιρείας το οποίο θα ρωτά κάθε άτομο εάν θέλει να συμμετάσχει.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή του πεδίου του Word: Ask, στο πλαίσιο Σελιδοδείκτης, πληκτρολογήστε Πρόσκληση.

Στο πλαίσιο Ερώτηση, πληκτρολογήστε Σκοπεύετε να συμμετάσχετε στο πάρτι συνταξιοδότησης;

Στο πλαίσιο Προεπιλεγμένο κείμενο σελιδοδείκτη, πληκτρολογήστε Ναι.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.

Συμπλήρωση

Χρησιμοποιήστε το πεδίο Fill-in όταν θέλετε να υποβάλετε μια ερώτηση. Το πεδίο Fill-in είναι παρόμοιο με το πεδίο Ask, αλλά εμφανίζεται πολλές φορές σε ένα έγγραφο.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή του πεδίου του Word: Fill-in, υπάρχει το πλαίσιο ελέγχου Ερώτηση μία φορά. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε η απάντηση να εφαρμόζεται σε κάθε εγγραφή που συγχωνεύεται. Εναλλακτικά, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου (η προεπιλεγμένη ρύθμιση), εάν θέλετε να ερωτάστε για κάθε εγγραφή.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πεδίο Fill-in.

Η εταιρεία σας είναι χορηγός σε μια εκδήλωση για την αξιολόγηση της υγείας του προσωπικού. Υπάρχει μια εμπιστευτική φόρμα εγγραφής που θα σταλεί σε κάθε υπάλληλο. Η φόρμα αυτή ζητά στοιχεία — ηλικία, ύψος, βάρος — που πρέπει να παρασχεθούν.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή του πεδίου του Word: Fill-in, στο πλαίσιο Ερώτηση, πληκτρολογήστε Ποια είναι η ηλικία σας;

Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.

Εάν...Τότε...Αλλιώς

Χρησιμοποιήστε το για να ορίσετε μια συνθήκη που πρέπει να ικανοποιείται. Εάν η καθορισμένη συνθήκη ικανοποιείται, παρέχονται συγκεκριμένες πληροφορίες. Ωστόσο, εάν η καθορισμένη συνθήκη δεν ικανοποιείται, τότε παρέχονται διαφορετικές πληροφορίες.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πεδίο If.

Διατηρείτε μια μεγάλη βάση δεδομένων μελών για μια φιλανθρωπική οργάνωση. Τα μέλη θα λάβουν διαφορετικές ανακοινώσεις σχετικά με επερχόμενες φιλανθρωπικές εκδηλώσεις με βάση τη γεωγραφική τοποθεσία τους.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή του πεδίου του Word: IF, στην αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα πεδίου, επιλέξτε το όνομα στήλης για την τοποθεσία στην προέλευση δεδομένων σας (συνήθως είναι ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel).

Στην αναπτυσσόμενη λίστα Σύγκριση, επιλέξτε Ίσο.

Στο πλαίσιο Σύγκριση με, πληκτρολογήστε Νότια Αμερική. Στη συνέχεια, στο πλαίσιο Εισαγωγή αυτού του κειμένου, πληκτρολογήστε το περιεχόμενο που εισάγεται όταν ικανοποιείται η σύγκριση. Εάν δεν ικανοποιείται η σύγκριση, προστίθεται το περιεχόμενο που παρέχεται στο πλαίσιο Αλλιώς, εισαγωγή αυτού του κειμένου.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.

Συγχώνευση εγγραφής #

Χρησιμοποιήστε το για να καταγράψετε τον πραγματικό αριθμό της εγγραφής στην προέλευση δεδομένων που θα συμπεριληφθεί στο συγχωνευμένο έγγραφο. Ο αριθμός απεικονίζει οποιαδήποτε ταξινόμηση ή φιλτράρισμα που έχετε εφαρμόσει στην προέλευση δεδομένων πριν από τη συγχώνευση

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πεδίο MergeRec.

Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο MergeRec δίπλα σε ένα πεδίο ημερομηνίας εκτύπωσης για να δημιουργήσετε μοναδικούς αριθμούς τιμολογίων.

Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Κανόνες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συγχώνευση εγγραφής #.

Συγχώνευση ακολουθίας #

Χρησιμοποιήστε το όταν θέλετε το πλήθος των εγγραφών στο συγχωνευμένο έγγραφο.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πεδίο MergeSeq.

Έχετε δημιουργήσει μια δέσμη επιστολών και η τελευταία εγγραφή σε μια δέσμη επιστολών φόρμας εμφανίζει τον συνολικό αριθμό των επιστολών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το άθροισμα για να υπολογίσετε το κόστος των γραμματοσήμων.

Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Κανόνες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συγχώνευση ακολουθίας #.

Επόμενη εγγραφή

Χρησιμοποιήστε το για να εισαγάγετε την επόμενη εγγραφή δεδομένων στο τρέχον έγγραφο χωρίς να ξεκινήσετε ένα νέο έγγραφο.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πεδίο Next.

Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Κανόνες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενη εγγραφή.

Επόμενη εγγραφή εάν

Χρησιμοποιήστε το για να συγκρίνετε δύο τιμές. Η συμφωνία μεταξύ των περιεχομένων του πεδίου δεδομένων και της τιμής καθορίζει εάν η επόμενη εγγραφή πρέπει να συγχωνευθεί στο τρέχον έγγραφο ή σε ένα νέο έγγραφο.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πεδίο NextIf.

Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Κανόνες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενη εγγραφή εάν.

Στη λίστα Όνομα πεδίου , επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης, όπως "Πόλη".

Στη λίστα Σύγκριση, επιλέξτε τον τελεστή που θέλετε. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσετε τους παραλήπτες σε μια συγκεκριμένη πόλη, επιλέξτε Ίσο.

Στο πλαίσιο Σύγκριση με, πληκτρολογήστε την τιμή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσετε τους παραλήπτες στο Τόκυο, πληκτρολογήστε Τόκυο.

Ορισμός σελιδοδείκτη

Χρησιμοποιήστε το για να συσχετίσετε ένα όνομα σελιδοδείκτη με μια συγκεκριμένη τιμή. Ένας σελιδοδείκτης μπορεί να τοποθετηθεί σε πολλές θέσεις σε ένα έγγραφο. Όπου και εάν εισάγετε ένα σελιδοδείκτη σε ένα έγγραφο, θα εμφανίζεται η τιμή που έχει συνδεθεί με αυτόν το σελιδοδείκτη.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πεδίο Set.

Η εταιρεία σας προετοιμάζει μια δημόσια ανακοίνωση της σύνοψης για ένα έργο προστασίας του περιβάλλοντος που θα πραγματοποιηθεί σε μια συγκεκριμένη περιοχή. Οι διαχειριστές έργου έχουν έναν προκαταρκτικό τίτλο για το έργο, αλλά σας έχουν προειδοποιήσει ότι μπορεί να αλλάξει. Η καλύτερη επιλογή εδώ είναι να προσθέσετε ένα σελιδοδείκτη, επειδή εάν ο τίτλος όντως αλλάξει, θα αλλάξετε μόνο το σελιδοδείκτη και όχι κάθε αναφορά στον τίτλο.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή του πεδίου του Word: Set, στο πλαίσιο Σελιδοδείκτης, πληκτρολογήστε Όνομα έργου.

Στο πλαίσιο Τιμή, πληκτρολογήστε Αποκατάσταση λίμνης μεγάλων βατράχων

Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.

Παράλειψη εγγραφής εάν

Χρησιμοποιήστε το για να συγκρίνετε τα περιεχόμενα ενός πεδίου δεδομένων με μια τιμή και, στη συνέχεια, να παραλείψετε τη συμπερίληψη της τρέχουσας εγγραφής δεδομένων εάν η σύγκριση είναι αληθής.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πεδίο SkipIf.

Έχετε ένα κατάστημα ρούχων και διαπιστώνετε ότι έχετε πολύ μεγάλο απόθεμα από ένα συγκεκριμένο μπλουζάκι, αλλά όχι στο πιο δημοφιλές μέγεθος. Επομένως, όταν είστε έτοιμοι να στείλετε ένα διαφημιστικό φέιγ βολάν, θέλετε να αποκλείσετε τους πελάτες που φορούν ένα συγκεκριμένο μέγεθος.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή του πεδίου του Word: Skip Record If, στην αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα πεδίου, επιλέξτε το όνομα στήλης για το "Μέγεθος" στην προέλευση δεδομένων σας (συνήθως είναι ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel).

Στην αναπτυσσόμενη λίστα Σύγκριση, επιλέξτε Ίσο.

Στο πλαίσιο Σύγκριση με, πληκτρολογήστε XL. Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε. Οι πελάτες που φορούν μέγεθος XL δεν θα λάβουν το διαφημιστικό φέιγ βολάν.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×