Οργάνωση εγγράφων και τοποθεσιών στο Office 365

Οργάνωση εγγράφων και τοποθεσιών στο Office 365

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μία από τις πιο κοινές καθημερινές προκλήσεις είναι η οργάνωση των εγγράφων και των τοποθεσιών του OneDrive για επιχειρήσεις και του SharePoint Online. Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε τα έγγραφα και τις τοποθεσίες στο OneDrive για επιχειρήσεις.

Αποθήκευση εγγράφων στο OneDrive για επιχειρήσεις ή στη βιβλιοθήκη της τοποθεσίας ομάδας σας

Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του OneDrive για επιχειρήσεις και των τοποθεσιών ομάδας μαζί, που είναι ιδανική για μικρές επιχειρήσεις, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση του χώρου αποθήκευσης και της κοινής χρήσης αρχείων του Office 365.

Το OneDrive για επιχειρήσεις είναι η προσωπική σας βιβλιοθήκη εγγράφων στο Office 365. Τα αρχεία που αποθηκεύετε στο OneDrive για επιχειρήσεις είναι ιδιωτικά από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση τους ανάλογα με τις ανάγκες σας. Η τοποθεσία ομάδας σας είναι μια τοποθεσία που χρησιμοποιείται από κοινού από συγκεκριμένα άτομα στον οργανισμό σας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Το OneDrive για επιχειρήσεις είναι διαφορετικό από το OneDrive, το οποίο προορίζεται για προσωπικός χώρος αποθήκευσης ξεχωριστά από το χώρο εργασίας σας.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε έως 1 TB δεδομένων σε OneDrive για επιχειρήσεις. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα όρια χώρου αποθήκευσης, ανατρέξτε στο θέμα Όρια του SharePoint Online.

Για να μεταβείτε στο OneDrive για επιχειρήσεις ή στη βιβλιοθήκη της τοποθεσίας ομάδας σας, πραγματοποιήστε είσοδο στο Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

  • Επιλέξτε OneDrive στην κεφαλίδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχεία στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης στο πλάι της οθόνης.

  • Επιλέξτε Τοποθεσίες στην κεφαλίδα, επιλέξτε το πλακίδιο Τοποθεσία ομάδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια βιβλιοθήκη Εγγράφων στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης στο πλάι της οθόνης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν η τοποθεσία σας στο SharePoint έχει προσαρμοστεί, ενδέχεται να μην έχετε γραμμή γρήγορης εκκίνησης στο πλάι.

Για να ξεκινήσετε δραστηριότητες στο OneDrive για επιχειρήσεις ή στη βιβλιοθήκη εγγράφων της τοποθεσίας ομάδας σας, χρησιμοποιήστε τις επιλογές στη γραμμή Γρήγορες εντολές πάνω από τη βιβλιοθήκη ή τα αποσιωπητικά (...) σε μεμονωμένα αρχεία:

Χρησιμοποιήστε τη Γραμμή γρήγορων εντολών στο Office 365, για να ξεκινήσετε δραστηριότητες στο OneDrive για επιχειρήσεις ή στη βιβλιοθήκη εγγράφων της τοποθεσίας ομάδας του SharePoint Online.

Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

Εάν κάνετε δεξί κλικ σε ένα έγγραφο, θα εμφανιστεί μια αναδυόμενη λίστα με άλλες επιλογές, όπως κοινή χρήση, λήψη, διαγραφή, μετακίνηση ή αντιγραφή, καθώς και μια σύνδεση για το αρχείο. Για περισσότερες συμβουλές, ανατρέξτε στο θέμα Οργάνωση αρχείων σε μια βιβλιοθήκη.

Εύρεση εγγράφων

Οι περισσότερες εταιρείες δημιουργούν έναν εντυπωσιακό αριθμό εγγράφων και συχνά είναι δύσκολο να βρείτε αυτά που χρειάζεστε, ακόμη και εκείνα που δημιουργήσατε εσείς οι ίδιοι. Το Office 365 παρέχει διάφορους τρόπους για να βρίσκετε γρήγορα τα έγγραφα που χρειάζεστε.

Ο τρόπος με τον οποίο αναζητάτε έγγραφα συνήθως εξαρτάται από το τι γνωρίζετε σχετικά με το έγγραφο. Για παράδειγμα, υπάρχουν συγκεκριμένες θέσεις για να το αναζητήσετε εάν παρακολουθείτε ένα έγγραφο, εάν κάποιος κάνει κοινή χρήση ενός εγγράφου με εσάς ή εάν γνωρίζετε ότι ένα έγγραφο είναι αποθηκευμένο στο OneDrive για επιχειρήσεις ή σε μια βιβλιοθήκη τοποθεσίας ομάδας.

Άλλες φορές, ενδέχεται να θέλετε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση για ένα έγγραφο με το όνομα ή ακόμα και απλώς με έναν όρο που πιστεύετε ότι εμφανίζεται στο έγγραφο. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο ερωτήματος στο OneDrive για επιχειρήσεις για να αναζητήσετε:

  • Έγγραφα στο OneDrive για επιχειρήσεις.

  • Έγγραφα που κάποιος έχει θέσει σε κοινή χρήση με εσάς.

  • Έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε μια τοποθεσία που παρακολουθείτε.

Το πλαίσιο Αναζήτηση βρίσκεται στην επάνω αριστερή ή δεξιά γωνία του OneDrive για επιχειρήσεις ή της τοποθεσίας του SharePoint.

Στιγμιότυπο οθόνης του πλαισίου ερωτήματος OneDrive στο Office 365.

Στο SharePoint, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Εύρεση αρχείου επάνω από τα έγγραφα ή το πλαίσιο Αναζήτηση σε αυτήν την τοποθεσία.

Για να δείτε μια σύνοψη των τρόπων εύρεσης εγγράφων στο Office 365, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση ενός αρχείου στο Office 365.

Παρακολούθηση εγγράφων για εύκολη εύρεσή τους αργότερα

Όταν παρακολουθείτε ένα έγγραφο, εμφανίζεται στη λίστα Έγγραφα παρακολούθησης στο OneDrive για επιχειρήσεις.

Στιγμιότυπο οθόνης των εγγράφων του OneDrive για επιχειρήσεις που παρακολουθείτε στο Office 365.

Επιπλέον, εάν έχετε εισαγάγει πληροφορίες σχετικά με τον εαυτό σας στο προφίλ σας, όπως λέξεις-κλειδιά στα πεδία Ενδιαφέροντα και Να ερωτηθώ σχετικά με, εμφανίζονται προτάσεις σχετικά με έγγραφα που μπορεί να σας ενδιαφέρουν στη λίστα Έγγραφα παρακολούθησης. Επιλέξτε Παρακολούθηση σε οποιοδήποτε προτεινόμενο έγγραφο για να το προσθέσετε στη λίστα των εγγράφων παρακολούθησης.

Επιλέξτε "Παρακολούθηση" σε οποιοδήποτε προτεινόμενο έγγραφο, για να το προσθέσετε στη λίστα "Έγγραφα παρακολούθησης" στο Office 365.

Για να παρακολουθήσετε ένα έγγραφο στο OneDrive για επιχειρήσεις ή σε μια βιβλιοθήκη τοποθεσίας:

  1. Κάντε δεξί κλικ στο έγγραφο που θέλετε να αρχίσετε να παρακολουθείτε.

    Επιλέξτε το εικονίδιο με τα αποσιωπητικά "Περισσότερα" που βρίσκεται δίπλα στο όνομα του εγγράφου στο OneDrive για επιχειρήσεις, για να ανοίξετε την κάρτα κατάδειξης του εγγράφου
  2. Στην επεξήγηση του εγγράφου, επιλέξτε Παρακολούθηση. Εάν δεν βλέπετε την επιλογή Παρακολούθηση, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, επιλέξτε Παρακολούθηση.

    Επιλέξτε την εντολή "Παρακολούθηση" στο μενού της κάρτας κατάδειξης του OneDrive για επιχειρήσεις

Προβολή εγγράφων που άλλοι χρήστες έχουν μοιραστεί μαζί σας

Κοινή χρήση ατόμων τα έγγραφά σας, συγκεκριμένα, παρατίθενται στην Κοινή χρήση με εμένα προβολή στην OneDrive για επιχειρήσεις. Ωστόσο, έγγραφα άτομα έχουν θέσει χρησιμοποιώντας τις ομάδες ασφαλείας ή "κοινή χρήση με όλους" δεν παρατίθενται σε αυτήν την προβολή.

Τα έγγραφα που οι χρήστες χρησιμοποιούν από κοινού με εσάς εμφανίζονται στην προβολή "Κοινόχρηστα με εμένα" του OneDrive για επιχειρήσεις.
  1. Στο Office 365, επιλέξτε OneDrive για επιχειρήσεις στην κεφαλίδα.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινόχρηστα με εμένα στη γραμμή Γρήγορη εκκίνηση στα αριστερά.

Προβολή λίστας με τα έγγραφα που έχετε ανοίξει πρόσφατα

Το OneDrive για επιχειρήσεις εμφανίζει τα έγγραφα που έχετε ανοίξει πρόσφατα στο Office 365, είτε είναι αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη σας στο OneDrive για επιχειρήσεις είτε σε μια βιβλιοθήκη τοποθεσίας ομάδας. Κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσφατα στη γραμμή Γρήγορη εκκίνηση στα αριστερά για να προβάλετε τα αρχεία σας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Πρέπει να διαθέτετε τουλάχιστον το Office 2013 για να βλέπετε τα πρόσφατα έγγραφα.

Ορισμός ειδοποιήσεων σε έγγραφα για την παρακολούθηση αλλαγών

Μπορείτε να ορίσετε μια ειδοποίηση σε ένα έγγραφο για να ενημερώνεστε σχετικά με τυχόν αλλαγές στο έγγραφο, καθώς και όταν διαγράφεται. Μπορείτε να καθορίσετε αν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα κειμένου και πόσο συχνά.

Για να ορίσετε μια ειδοποίηση στο SharePoint:

  1. Επιλέξτε το έγγραφο στη βιβλιοθήκη.

  2. Επιλέξτε Αρχεία > Να λαμβάνω ειδοποίηση > Ρύθμιση ειδοποίησης ή Σελίδα > Να λαμβάνω ειδοποίηση > Ρύθμιση ειδοποίησης σε αυτό το έγγραφο.

  3. Ορίστε τις επιλογές που θέλετε στο παράθυρο διαλόγου Νέα ειδοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη ρύθμιση ειδοποιήσεων, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ειδοποίησης για να ενημερώνεστε όταν ένα αρχείο ή φάκελο αλλαγές στο SharePoint.

Παρακολούθηση τοποθεσιών για εύκολη εύρεσή τους αργότερα

Εάν είστε μέλος σε διάφορες τοποθεσίες ομάδας στην εταιρεία σας, μπορεί να θέλετε να αρχίσετε να τις παρακολουθείτε για εύκολη πρόσβαση. Όταν παρακολουθείτε μια τοποθεσία ομάδας, θα εμφανίζεται στη σελίδα σας "Τοποθεσίες". Όταν παρακολουθείτε τοποθεσίες, μπορείτε να περιηγηθείτε γρήγορα σε βιβλιοθήκες σε αυτές τις τοποθεσίες από το OneDrive για επιχειρήσεις, όπως περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.

Για να ξεκινήσετε την παρακολούθηση μιας τοποθεσίας:

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία που θέλετε να αρχίσετε να παρακολουθείτε.

  2. Επιλέξτε Παρακολούθηση από τη δεξιά πλευρά της κεφαλίδας.

    Παρακολουθήστε μια τοποθεσία του SharePoint Online και προσθέστε τη σύνδεση προς τη σελίδα σας "Τοποθεσίες" στο Office 365.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Βίντεο: Παρακολούθηση τοποθεσίας του SharePoint

Μετάβαση σε βιβλιοθήκες εγγράφων σε τοποθεσίες ομάδας που παρακολουθείτε

Στο OneDrive για επιχειρήσεις, μπορείτε να εμφανίσετε μια λίστα με τις τοποθεσίες ομάδας που παρακολουθείτε στο Office 365 και, στη συνέχεια, να μεταβείτε στις βιβλιοθήκες εγγράφων σε αυτές τις τοποθεσίες.

  1. Στη γραμμή Γρήγορη ενέργεια, επιλέξτε Φάκελοι τοποθεσίας. Θα δείτε μια λίστα με όλες τις τοποθεσίες που παρακολουθείτε:

    Επιλέξτε "Φάκελοι τοποθεσίας" στη γραμμή γρήγορων ενεργειών στο Office 365, για να δείτε τη λίστα με τις τοποθεσίες του SharePoint Online που παρακολουθείτε.
  2. Επιλέξτε μια τοποθεσία από τη λίστα για να δείτε τις βιβλιοθήκες εγγράφων στην τοποθεσία.

    Επιλέξτε μια τοποθεσία στη λίστα "Φάκελοι τοποθεσίας" στο Office 365, για να δείτε τις βιβλιοθήκες εγγράφων σε αυτή την τοποθεσία.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Δείτε επίσης

Προβολή και επεξεργασία του προφίλ σας στο Office Delve

Βίντεο: Αντιγραφή ή μετακίνηση αρχείων βιβλιοθήκης με χρήση της επιλογής "Άνοιγμα με την Εξερεύνηση"

Δημιουργία φακέλων, βιβλιοθηκών και δευτερευουσών τοποθεσιών

Εύρεση αρχείων που έχουν χαθεί ή λείπουν στο OneDrive

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×