Οργάνωση αρχείων σε μια βιβλιοθήκη

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Ο τρόπος με τον οποίον οργανώνετε τα αρχεία σας σε μια βιβλιοθήκη εξαρτάται από τις ανάγκες της ομάδας σας, καθώς και από τον τρόπο με τον οποίο προτιμάτε να κάνετε αποθήκευση και αναζήτηση των πληροφοριών σας. Ο προκαταρκτικός σχεδιασμός μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε μια δομή που θα εξυπηρετεί καλύτερα την εταιρεία σας.

Ο Microsoft Office SharePoint Server 2007 περιλαμβάνει ένα πλήθος από έτοιμες προς χρήση βιβλιοθήκες και πρότυπα βιβλιοθήκης. Αυτές οι βιβλιοθήκες και τα πρότυπα προσφέρουν μια καλή βάση για την οργάνωση των αρχείων σας.

Σε αυτό το άρθρο

Βιβλιοθήκες του SharePoint Server 2007 Office και πρότυπα βιβλιοθήκης

Τρόποι για την οργάνωση αρχείων

Προσθήκη στήλης σε μια βιβλιοθήκη

Δημιουργία μιας προβολής

Δημιουργήστε ένα φάκελο σε μια βιβλιοθήκη

Βιβλιοθήκες και πρότυπα βιβλιοθήκης του Office SharePoint Server 2007

Κατά την εγκατάσταση του Office SharePoint Server 2007, δημιουργείται ένας αριθμός βιβλιοθηκών προκειμένου να σας βοηθήσουν στην άρτια οργάνωση της συλλογής τοποθεσιών σας. Η επιλογή των βιβλιοθηκών που θα δημιουργηθούν εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίον έχουν ρυθμιστεί οι παράμετροι της συλλογής τοποθεσιών σας. Για παράδειγμα, οι συλλογές τοποθεσιών στις οποίες έχουν διαμορφωθεί δυνατότητες δημοσίευσης περιλαμβάνουν τις εξής βιβλιοθήκες:

  • Έγγραφα     Αυτή η βιβλιοθήκη δημιουργείται για κάθε τοποθεσία προκειμένου να αποθηκεύονται τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται στις σελίδες αυτής της τοποθεσίας.

  • Εικόνες     Αυτή η βιβλιοθήκη δημιουργείται για κάθε τοποθεσία προκειμένου να αποθηκεύονται οι εικόνες που χρησιμοποιούνται στις σελίδες αυτής της τοποθεσίας.

  • Σελίδες     Αυτή η βιβλιοθήκη δημιουργείται για κάθε τοποθεσία προκειμένου να αποθηκεύονται οι σελίδες που χρησιμοποιούνται σε αυτή την τοποθεσία.

  • Έγγραφα συλλογής τοποθεσιών     Αυτή η βιβλιοθήκη δημιουργείται για την αποθήκευση των εγγράφων που χρησιμοποιούνται σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών.

  • Εικόνες συλλογής τοποθεσιών     Αυτή η βιβλιοθήκη δημιουργείται για την αποθήκευση των εικόνων που χρησιμοποιούνται σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών.

  • Βιβλιοθήκη στυλ     Αυτή η βιβλιοθήκη δημιουργείται για την αποθήκευση προσαρμοσμένων στυλ XSL και επικαλυπτόμενων φύλλων στυλ.

Τα πρότυπα βιβλιοθήκης είναι ένας άλλος τρόπος που Office SharePoint Server 2007 σας βοηθά να οργανώνετε τα αρχεία σας. Με τη χρήση προτύπων βιβλιοθήκης, μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα βιβλιοθήκες που έχουν σχεδιαστεί για την υποστήριξη συγκεκριμένου είδους αρχεία και για να ενεργοποιήσετε συγκεκριμένες λειτουργίες βιβλιοθήκης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πρότυπα βιβλιοθήκης Office SharePoint Server 2007, ανατρέξτε στο άρθρο διαθέσιμα πρότυπα βιβλιοθήκης στον Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Αρχή της σελίδας

Τρόποι οργάνωσης αρχείων

Οι βιβλιοθήκες διαθέτουν αρκετές δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν να εργαστείτε με πολλά αρχεία σε μια βιβλιοθήκη. Ωστόσο, η χρήση πολλών βιβλιοθηκών ενδέχεται να εξυπηρετεί καλύτερα την εταιρεία σας.

Αποθήκευση πολλών εγγράφων σε μία βιβλιοθήκη

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία μεγάλη βιβλιοθήκη για να καλύψετε διαφορετικές ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε διάφορα έργα μέσα στην ίδια ομάδα ή πολλές ομάδες οι οποίες εργάζονται στο ίδιο έργο.

Εξετάστε τη χρήση μίας βιβλιοθήκης στις εξής περιπτώσεις:

  • Η ομάδα σας πρέπει να βλέπει συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία ή διαφορετικές προβολές του ίδιου συνόλου αρχείων. Για παράδειγμα, μπορεί ένας προϊστάμενος να θέλει να βλέπει όλα τα αρχεία ομαδοποιημένα ανά τμήμα ή ανά ημερομηνία παράδοσης.

  • Τα άτομα θέλουν να κάνουν αναζήτηση για τα αρχεία σε μια τοποθεσία στην ίδια θέση.

  • Θέλετε να εφαρμόσετε τις ίδιες ρυθμίσεις στα αρχεία, όπως την παρακολούθηση εκδόσεων αρχείων ή την απαίτηση έγκρισης.

  • Οι ομάδες που εργάζονται με τη βιβλιοθήκη χρησιμοποιούν από κοινού παρόμοια χαρακτηριστικά, για παράδειγμα ίδια επίπεδα δικαιωμάτων.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Υπάρχει η δυνατότητα εφαρμογής αποκλειστικών δικαιωμάτων σε συγκεκριμένα αρχεία, εάν όμως τα επίπεδα δικαιωμάτων διαφέρουν σημαντικά, τότε εξετάστε τη χρήση πολλών βιβλιοθηκών.

  • Θέλετε να αναλύετε πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία σε υπολογιστικό φύλλο ή θέλετε να λαμβάνετε ενοποιημένες ενημερώσεις σχετικά με τα αρχεία.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνολογία RSS για να λαμβάνετε προειδοποιήσεις σχετικά με τυχόν αλλαγές σε μια βιβλιοθήκη, όπως αλλαγή των αρχείων που είναι αποθηκευμένα σε μια βιβλιοθήκη. Οι τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των αρχείων που έχουν αλλάξει.

Παρακάτω δίνονται ορισμένοι από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να προβάλλετε και να διαχειρίζεστε τα αρχεία που υπάρχουν στην ίδια βιβλιοθήκη:

  • Προσθήκη στηλών    Για να βοηθήσετε την ομάδα σας για να επισημάνετε τα δεδομένα που είναι πιο σημαντικές και για να προβάλετε τα δεδομένα με διαφορετικούς τρόπους, μπορείτε να προσθέσετε στήλες στη βιβλιοθήκη σας. Στήλες εμφανίζονται στο επάνω μέρος της σελίδας της βιβλιοθήκης ως επικεφαλίδες, όπως "Όνομα τμήματος" ή "Ημερομηνία παράδοσης". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επικεφαλίδες στήλης για να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα αρχεία σε μια βιβλιοθήκη.

  • Δημιουργία προβολών    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προβολές Εάν χρειάζεστε συχνά τα άτομα της ομάδας σας για να δείτε τα δεδομένα με συγκεκριμένο τρόπο. Στις προβολές, οι στήλες χρησιμοποιούνται για ταξινόμηση, ομαδοποίηση, φιλτράρισμα και εμφάνιση των δεδομένων.

  • Δημιουργία φακέλων    Εάν μια βιβλιοθήκη περιέχει πολλά αρχεία που μπορούν να ομαδοποιηθούν με λογικό τρόπο, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φακέλους, για να δημιουργήσετε αυτές τις ομάδες μέσα στη βιβλιοθήκη. Οι φάκελοι μπορούν να διευκολύνουν τα άτομα στη σάρωση και τη διαχείριση αρχείων, ακολουθώντας έναν τρόπο που τους είναι οικείος. Ο Office SharePoint Server 2007 προσφέρει μια προβολή δέντρου, η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τα άτομα για την περιήγηση σε τοποθεσίες και φακέλους, με τρόπο που μοιάζει στον τρόπο εργασίας με τους φακέλους που υπάρχουν σε έναν σκληρό δίσκο.

  • Ορισμός πολλών προτύπων    Εάν σε μια βιβλιοθήκη έχουν οριστεί πολλοί τύποι περιεχομένου, μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικούς τύπους προεπιλεγμένων προτύπων — όπως συμβόλαια πωλήσεων, παρουσιάσεις μάρκετινγκ και φύλλα εργασίας προϋπολογισμού — μέσα στην ίδια βιβλιοθήκη. Οι τύποι περιεχομένου προσθέτουν ευελιξία και συνοχή ανάμεσα στις βιβλιοθήκες.

Δημιουργία πολλών βιβλιοθηκών

Εάν υπάρχουν συγκεκριμένες διαφορές μεταξύ των συνόλων των αρχείων που θέλετε να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε ή μεταξύ των ομάδων των ατόμων που εργάζονται με τα αρχεία, τότε μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές βιβλιοθήκες.

Χρησιμοποιήστε πολλές βιβλιοθήκες στις εξής περιπτώσεις:

  • Οι τύποι των αρχείων που θέλετε να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε είναι ιδιαίτεροι και δεν περιμένετε ότι οι χρήστες θα προβάλλουν συχνά τις συνόψεις των αρχείων ή θα αναζητούν τα αρχεία μαζί.

  • Οι ομάδες των ατόμων που χρησιμοποιούν τα αρχεία είναι διαχωρισμένες μεταξύ τους και διαθέτουν σημαντικά διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.

  • Πρέπει να εφαρμόσετε διαφορετικές ρυθμίσεις, όπως ιστορικού εκδόσεων ή έγκρισης, σε διαφορετικά σύνολα αρχείων.

  • Δεν χρειάζεται να κάνετε ανάλυση όλων των αρχείων μαζί ή να λάβετε ενοποιημένες ενημερώσεις σχετικά με τα αρχεία.

  • Όταν θέλετε να καθορίσετε διαφορετικά σύνολα επιλογών για τη δημιουργία νέων αρχείων ή όταν θέλετε οι επιλογές του μενού Δημιουργία μιας βιβλιοθήκης να εμφανίζονται με διαφορετική σειρά.

Παρακάτω δίνονται ορισμένοι από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να εργαστείτε αποτελεσματικά με πολλές βιβλιοθήκες:

  • Ορισμός προτύπων τοποθεσίας και στηλών     Εάν η εταιρεία σας επιθυμεί να καθορίσει συνεπείς ρυθμίσεις σε όλες τις βιβλιοθήκες της, μπορεί να ορίσει πρότυπα τοποθεσίας και στήλες τοποθεσίας. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση των ρυθμίσεων σε πολλές βιβλιοθήκες, ώστε να μην χρειάζεται να δημιουργείτε ξανά τις ρυθμίσεις κάθε φορά.

  • Αποστολή αρχείων σε άλλη θέση     Εάν θέλετε ένα αρχείο να είναι διαθέσιμο σε πολλές βιβλιοθήκες, τότε μπορείτε να το αποθηκεύσετε σε μία βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, να στείλετε ένα αντίγραφό του στις υπόλοιπες βιβλιοθήκες. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε υπενθυμίσεις για ενημέρωση των αντιγράφων του εγγράφου, κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στο αρχικό.

  • Δημιουργία προτύπων βιβλιοθήκης     Εάν θέλετε να ορίσετε ορισμένες, ομοιόμορφες ρυθμίσεις για τις βιβλιοθήκες ή να επαναχρησιμοποιήσετε χαρακτηριστικά σε πολλές βιβλιοθήκες, τότε μπορείτε να αποθηκεύσετε μια βιβλιοθήκη με τη μορφή προτύπου. Τα πρότυπα βιβλιοθήκης διατίθενται ως επιλογή στην τοποθεσία σας εάν κάνετε κλικ στην εντολή Δημιουργία του μενού Ενέργειες τοποθεσίας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν προσθέτετε νέα αρχεία σε μια βιβλιοθήκη που περιέχει αρχεία από ένα προηγούμενο έργο, τότε ίσως να είναι δύσκολο να αποφασίσετε εάν θα δημιουργήσετε μια νέα βιβλιοθήκη ή εάν θα κάνετε προσθήκη στην υπάρχουσα. Η κάθε περίπτωση είναι διαφορετική, εάν όμως νομίζετε ότι κάποια στιγμή θα χρειαστεί να κάνετε ανάλυση ή διαχείριση όλων των αρχείων μαζί, τότε εξετάστε το ενδεχόμενο προσθήκης των αρχείων στην υπάρχουσα βιβλιοθήκη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στήλες, φίλτρα και προβολές έτσι, ώστε στην προεπιλεγμένη προβολή να εμφανίζονται μόνο τα πιο πρόσφατα αρχεία.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη στήλης σε μια βιβλιοθήκη

Από προεπιλογή, οι βιβλιοθήκες παρακολουθούν το όνομα ενός αρχείου, καθώς και τις πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση ενός αρχείου, όπως το εάν έχει γίνει μεταβίβαση του ελέγχου του. Μπορείτε να καθορίσετε πρόσθετες στήλες, οι οποίες θα διευκολύνουν την ομάδα σας να κατηγοριοποιεί και να παρακολουθεί αρχεία, όπως είναι το όνομα ενός τμήματος ή ο αριθμός ενός έργου. Η προσθήκη στηλών σας βοηθά να εκμεταλλευτείτε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις πολλαπλές προβολές για τη βιβλιοθήκη σας.

Έχετε διάφορες επιλογές για τον τύπο της στήλης που θα δημιουργήσετε, στις οποίες συμπεριλαμβάνονται η μονή γραμμή κειμένου, η αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών, ο αριθμός που προκύπτει από τον υπολογισμό άλλων στηλών, ακόμα και το όνομα και η εικόνα ενός ατόμου στην τοποθεσία σας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η παρακάτω διαδικασία ξεκινά από τη σελίδα βιβλιοθήκης στην οποία θέλετε να προσθέσετε τη στήλη. Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοικτή, κάντε κλικ στο όνομά της από την Γρήγορη εκκίνηση. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης.

  1. Στο το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στήλης.

  2. Στην ενότητα Όνομα και τύπος, πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε στο πλαίσιο Όνομα στήλης.

  3. Στην περιοχή Ο τύπος των πληροφοριών σε αυτήν τη στήλη είναι, επιλέξτε τον τύπο πληροφοριών που θέλετε να εμφανίζονται στη στήλη.

  4. Στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στηλών, πληκτρολογήστε μια περιγραφή στο πλαίσιο Περιγραφή για να βοηθήσετε τους χρήστες να κατανοήσουν το σκοπό της στήλης και τι είδους δεδομένα πρέπει να περιέχει. Αυτή η περιγραφή είναι προαιρετική.

  5. Ανάλογα με τον τύπο στήλης που επιλέξατε, ενδέχεται να εμφανίζονται περισσότερες επιλογές στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στηλών. Επιλέξτε τις πρόσθετες ρυθμίσεις που θέλετε.

  6. Για να προσθέσετε τη στήλη στην προεπιλεγμένη προβολή, η οποία χρήστες στην τοποθεσία σας να βλέπουν αυτόματα όταν ανοίγουν πρώτα μια λίστα ή βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στην προεπιλεγμένη προβολή.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία προβολής

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προβολές για να δείτε τα αρχεία που είναι τα πιο σημαντικά για σας ή που εξυπηρετούν τον σκοπό σας καλύτερα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε προβολές των αρχείων που δημιουργήθηκαν πιο πρόσφατα, των αρχείων από ένα συγκεκριμένο τμήμα ή των αρχείων που δημιουργήθηκαν από ένα συγκεκριμένο άτομο. Εφόσον δημιουργήσετε μια προβολή, θα είναι πάντα διαθέσιμη κάθε φορά που κοιτάζετε μια βιβλιοθήκη.

Οι προβολές στο μενού Προβολή

Όταν κοιτάζετε τα αρχεία σε μια βιβλιοθήκη, μπορείτε προσωρινά να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τα αρχεία τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού στο όνομα μιας στήλης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος που υπάρχει δίπλα στο όνομα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν θέλετε να δείτε τα αρχεία με έναν συγκεκριμένο τρόπο, όπως θα πρέπει να επαναλάβετε τα βήματα την επόμενη φορά που θα προβάλλετε τη βιβλιοθήκη.

Ταξινόμηση στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη

Εάν σκοπεύετε να προβάλετε τα αρχεία με συγκεκριμένο τρόπο συχνά, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προβολή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την προβολή κάθε φορά που εργάζεστε με τη βιβλιοθήκη. Όταν δημιουργείτε μια προβολή, προστίθεται για τα μενού Προβολή Μενού Προβολή της βιβλιοθήκης.

Για τις βιβλιοθήκες μπορείτε να έχετε ιδιωτικές και δημόσιες προβολές. Οποιοσδήποτε μπορεί να δημιουργήσει μια προσωπική προβολή για να βλέπει τα αρχεία με συγκεκριμένο τρόπο ή να εφαρμόσει φίλτρο συγκεκριμένα για τα αρχεία που θέλει να προβάλλει. Εάν έχετε δικαίωμα να σχεδιάσετε τοποθεσία, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δημόσια προβολή, την οποία θα μπορεί να χρησιμοποιεί οποιοσδήποτε κατά την προβολή της βιβλιοθήκης. Μπορείτε επίσης να ορίσετε οποιαδήποτε δημόσια προβολή ως προεπιλογή, ώστε οι χρήστες να βλέπουν την προβολή της βιβλιοθήκης αυτόματα.

Επιπλέον, κατά τη σχεδίαση μιας τοποθεσίας, μπορείτε να συνδέσετε με διαφορετικές προβολές ή σελίδες σχεδίασης με τμήματα Web που χρησιμοποιούν διαφορετικές προβολές.

Εάν τα μέλη της ομάδας σας προβάλουν τις βιβλιοθήκες σε κινητή συσκευή, τότε μπορείτε να δημιουργήσετε προβολές κινητού που θα καθορίζουν όρια, όπως ο αριθμός των στοιχείων που εμφανίζονται σε μια προβολή, τα οποία θα είναι τα βέλτιστα για το εύρος ζώνης και τους περιορισμούς των συσκευών. Μπορείτε να βρείτε συνδέσεις για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία προβολών στην ενότητα Δείτε επίσης.

Η παρακάτω διαδικασία αφορά τη δημιουργία ενός τυπικού τύπου προβολής. Οι επιλογές που μπορείτε να κάνετε διαφέρουν σε κάποιους από τους άλλους τύπους προβολής άλλα τα βασικά βήματα για τη δημιουργία μιας προβολής είναι τα ίδια.

  1. Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση".

    Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα της βιβλιοθήκης σας, κάντε κλικ στην επιλογήΠροβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και μετά κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στο το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία προβολής.

  3. Στην περιοχή Επιλογή μορφής προβολής, επιλέξτε τον τύπο της προβολής που θέλετε να δημιουργήσετε. Σε πολλές περιπτώσεις μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Τυπική προβολή, μπορείτε όμως να επιλέξετε και άλλες προβολές για συγκεκριμένες περιπτώσεις, όπως τη δημιουργία μιας αναφοράς.

  4. Στο πλαίσιο Όνομα προβολής, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την προβολή σας, όπως Sorted κατά επώνυμο.

  5. Εάν θέλετε να κάνετε την προβολή αυτή προεπιλογή για τη βιβλιοθήκη, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προεπιλεγμένη προβολή. Η προβολή αυτή μπορεί να είναι η προεπιλεγμένη μόνο αν είναι δημόσια.

  6. Στην ενότητα Ακροατήριο, στην περιοχή Προβολή ακροατηρίου, επιλέξτε εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια προσωπική προβολή, την οποία θα μπορείτε να χρησιμοποιείτε μόνο εσείς, ή μια δημόσια προβολή, την οποία θα μπορούν να χρησιμοποιούν κι άλλοι.

  7. Στην ενότητα Στήλες, μπορείτε να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε στήλες επιλέγοντας τα κατάλληλα πλαίσια ελέγχου. Δίπλα στο όνομα στήλης, εισαγάγετε τον αριθμό για τη σειρά της στήλης στην προβολή.

  8. Στην ενότητα Ταξινόμηση, επιλέξτε τον τρόπο ταξινόμησης των αρχείων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δύο στήλες για την ταξινόμηση. Για παράδειγμα, μπορείτε πρώτα να κάνετε ταξινόμηση με βάση το συντάκτη και, στη συνέχεια, με βάση το όνομα του αρχείου για κάθε συντάκτη.

  9. Στην ενότητα Φίλτρο, επιλέξτε αν και πως θέλετε να φιλτράρονται τα αρχεία. Μια φιλτραρισμένη προβολή σας εμφανίζει μικρότερη συλλογή των αρχείων, όπως μόνο τα αρχεία που δημιουργήθηκαν από ένα συγκεκριμένο τμήμα ή μόνο τα αρχεία με κατάσταση εγκεκριμένη.

  10. Στην ενότητα Ομαδοποίηση κατά, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα στοιχεία με την ίδια τιμή σε μια ενότητα, όπως μια ενότητα για έγγραφα από κάθε συντάκτη την οποία θέλετε να επεκτείνετε ή να συμπτύξετε.

  11. Στην ενότητα Σύνολα, μπορείτε να υπολογίσετε τον αριθμό των στοιχείων μιας στήλης, όπως το συνολικό αριθμό θεμάτων. Σε μερικές περιπτώσεις, μπορείτε να συνοψίσετε ή να φιλτράρετε πρόσθετες πληροφορίες, όπως μέσους όρους.

  12. Στην ενότητα Στυλ, επιλέξτε το στυλ που θέλετε για την προβολή, όπως μια λίστα με σκίαση, στην οποία κάθε δεύτερη γραμμή είναι σκιασμένη.

  13. Εάν η βιβλιοθήκη σας έχει φακέλους, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προβολή που δεν συμπεριλαμβάνει φακέλους. Μερικές φορές αυτό ονομάζεται επίπεδη προβολή. Για να προβάλλετε όλα τα αρχεία στο ίδιο επίπεδο, κάντε κλικ στην εντολή Εμφάνιση όλων των στοιχείων χωρίς φακέλους, στην ενότητα Φάκελοι.

  14. Μπορείτε να περιορίσετε το πλήθος των αρχείων που θα μπορούν να προβάλλονται στη βιβλιοθήκη ή το πλήθος των αρχείων που θα προβάλλονται στην ίδια σελίδα. Οι ρυθμίσεις αυτές είναι ιδιαίτερα σημαντικές αν δημιουργείτε μια προβολή για φορητή συσκευή. Στην ενότητα Όριο στοιχείου, κάντε τις επιλογές που θέλετε.

  15. Εάν πρόκειται να προβάλλετε την βιβλιοθήκη σε μια φορητή συσκευή, επιλέξτε τις επιλογές που θέλετε από την ενότητα Φορητή.

  16. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία φακέλου σε μια βιβλιοθήκη

Εάν έχετε πολλούς τύπους εγγράφων ή έγγραφα διαφορετικού περιεχομένου σε μια βιβλιοθήκη, μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους για να οργανώσετε το περιεχόμενο.

  1. Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση".

    Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα της βιβλιοθήκης σας, κάντε κλικ στην επιλογήΠροβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και μετά κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στο το μενού Δημιουργία μενού 'Δημιουργία' , κάντε κλικ στην επιλογή Νέος φάκελος.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το άτομο που δημιούργησε τη βιβλιοθήκη σας μπορεί να έχει ορίσει να μην είναι δυνατή η δημιουργία φακέλων στη βιβλιοθήκη. Σε αυτή την περίπτωση δεν είναι διαθέσιμη η εντολή Δημιουργία φακέλου.

  3. Πληκτρολογήστε το όνομα για το φάκελο και κάντε κλικ στο κουμπί OK

Συμβουλή: Εάν έχετε πολλές βιβλιοθήκες με φακέλους και τα άτομα της ομάδας σας θέλουν να πραγματοποιούν περιήγηση σε μια βιβλιοθήκη όπως στον σκληρό δίσκο τους, ενδέχεται να θέλουν να ενεργοποιήσουν την προβολή δέντρου στην τοποθεσία σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή δέντρου για να επεκτείνετε, να συμπτύξετε και να περιηγηθείτε εύκολα μεταξύ φακέλων. Εάν έχετε δικαίωμα να σχεδιάζετε τοποθεσίες, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την προβολή δέντρου, στο στοιχείο Επιλογές περιήγησης, στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×