Οδηγός για τη σχεδίαση αναφορών

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

το Access παρέχει μια σειρά από εργαλεία που σας βοηθούν να δημιουργείτε γρήγορα ελκυστικές, ευανάγνωστες αναφορές που παρουσιάζουν τα δεδομένα με τρόπο που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες των χρηστών του. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές στην καρτέλα " Δημιουργία " για να δημιουργήσετε μια απλή αναφορά με ένα μόνο κλικ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό εκθέσεων" για να δημιουργήσετε μια πιο περίπλοκη αναφορά ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά προσθέτοντας όλα τα στοιχεία δεδομένων και μορφοποίησης μόνοι σας. Όποια μέθοδο και αν επιλέξετε, θα κάνετε πιθανώς τουλάχιστον μερικές αλλαγές στη σχεδίαση της αναφοράς ώστε να εμφανίζει τα δεδομένα με τον τρόπο που θέλετε. Αυτό το άρθρο περιγράφει τη γενική διαδικασία σχεδίασης μιας αναφοράς και, στη συνέχεια, παρουσιάζει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προσθέσετε συγκεκριμένα στοιχεία σχεδίασης στην αναφορά σας.

Σε αυτό το άρθρο

Αποφασίστε πώς θα διατάξετε την αναφορά σας

Χρήση διατάξεων ελέγχου για τη στοίχιση των δεδομένων σας

Προσθήκη ή κατάργηση ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς ή σελίδας

Συμβουλές για τη μορφοποίηση διαφορετικών τύπων δεδομένων

Αποφασίστε πώς θα διατάξετε την αναφορά σας

Όταν σχεδιάζετε μια αναφορά, πρέπει πρώτα να εξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να τακτοποιούνται τα δεδομένα στη σελίδα και τον τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων στη βάση δεδομένων. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας σχεδίασης, μπορεί ακόμη και να ανακαλύψετε ότι η διάταξη των δεδομένων στους πίνακες δεν θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε την αναφορά που θέλετε. Αυτό μπορεί να είναι μια ένδειξη ότι οι πίνακες δεν έχουν ομαλοποιηθεί — αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο.

Δημιουργήστε ένα σκίτσο της αναφοράς σας

Αυτό το βήμα δεν είναι απαραίτητο — μπορεί να διαπιστώσετε ότι ο οδηγός αναφοράς της Access ή το εργαλείο αναφοράς (τα οποία είναι διαθέσιμα στην καρτέλα Δημιουργία , στην ομάδα αναφορές ) παρέχουν επαρκές αρχικό σχέδιο για την αναφορά σας. Ωστόσο, εάν αποφασίσετε να σχεδιάσετε την αναφορά σας χωρίς να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία, ίσως σας φανεί χρήσιμο να κάνετε ένα πρόχειρο σκίτσο της αναφοράς σας σε ένα κομμάτι χαρτί σχεδιάζοντας ένα πλαίσιο όπου κάθε πεδίο πηγαίνει και συντάσσετε το όνομα του πεδίου σε κάθε πλαίσιο. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προγράμματα όπως το Word ή το Visio για να δημιουργήσετε μια μακέτα της αναφοράς. Όποια μέθοδο και αν χρησιμοποιήσετε, φροντίστε να συμπεριλάβετε αρκετές γραμμές για να υποδείξετε τον τρόπο επανάληψης των δεδομένων.

επικάλυψη προκαταρκτικού σχεδίου με τη συμπληρωμένη φόρμα

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γραμμή για τις πληροφορίες προϊόντος, έπειτα αρκετές επαναλαμβανόμενες γραμμές για τις πωλήσεις του συγκεκριμένου προϊόντος και, τέλος, μια γραμμή συνόλων πωλήσεων για το προϊόν. Στη συνέχεια, η ακολουθία επαναλαμβάνεται για το επόμενο προϊόν και ούτω καθεξής μέχρι το τέλος της αναφοράς. Εναλλακτικά, ίσως η αναφορά σας να είναι μια απλή λίστα των δεδομένων στον πίνακα, οπότε το σκίτσο σας μπορεί να περιέχει μόνο μια σειρά από γραμμές και στήλες.

Σημείωση: Αυτή η τεχνική είναι επίσης πολύ χρήσιμη εάν σχεδιάζετε μια αναφορά για κάποιον άλλο. Σε αυτή την περίπτωση, το άλλο άτομο μπορεί να σχεδιάσει το σκίτσο πριν ξεκινήσετε την εργασία σας.

Αφού δημιουργήσετε το σκίτσο σας, προσδιορίστε ποιος πίνακας ή πίνακες περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται στην αναφορά. Εάν όλα τα δεδομένα περιέχονται σε έναν μεμονωμένο πίνακα, μπορείτε να βασίσετε την αναφορά σας απευθείας σε αυτόν τον πίνακα. Πιο συχνά, τα δεδομένα που θέλετε αποθηκεύονται σε αρκετούς πίνακες που πρέπει να συγκεντρώσετε σε ένα ερώτημα, για να μπορέσετε να το εμφανίσετε στην αναφορά. Το ερώτημα μπορεί να ενσωματωθεί στην ιδιότητα " προέλευση εγγραφών " της αναφοράς ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό, αποθηκευμένο ερώτημα και να βασίσετε την αναφορά σε αυτό.

Καθορισμός των δεδομένων που θα τοποθετούνται σε κάθε ενότητα αναφοράς

Κάθε αναφορά έχει μία ή περισσότερες ενότητες αναφορών. Η ενότητα "μία" που υπάρχει σε κάθε αναφορά είναι η ενότητα λεπτομερειών. Αυτή η ενότητα επαναλαμβάνεται μία φορά για κάθε εγγραφή στον πίνακα ή το ερώτημα με βάση την οποία βασίζεται η αναφορά. Άλλες ενότητες είναι προαιρετικές και επαναλαμβάνονται λιγότερο συχνά και συνήθως χρησιμοποιούνται για την εμφάνιση πληροφοριών που είναι κοινές σε μια ομάδα εγγραφών, σε μια σελίδα της αναφοράς ή σε ολόκληρη την αναφορά.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τη θέση όπου βρίσκεται κάθε ενότητα και τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείται συνήθως η ενότητα.

Ενότητα

Θέση

Τυπικά περιεχόμενα

Ενότητα κεφαλίδας αναφοράς

Εμφανίζεται μόνο μία φορά, στο επάνω μέρος της πρώτης σελίδας της αναφοράς.

  • Τίτλος αναφοράς

  • Λογότυπο

  • Τρέχουσα ημερομηνία

Ενότητα υποσέλιδου έκθεσης

Εμφανίζεται μετά την τελευταία γραμμή δεδομένων, επάνω από την ενότητα υποσέλιδου σελίδας στην τελευταία σελίδα της αναφοράς.

Σύνολα αναφορών (αθροίσματα, αριθμήσεις, μέσοι όροι και ούτω καθεξής)

Ενότητα κεφαλίδας σελίδας

Εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε σελίδας της αναφοράς.

  • Τίτλος αναφοράς

  • Αριθμός σελίδας

Ενότητα υποσέλιδου σελίδας

Εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε σελίδας της αναφοράς.

  • Τρέχουσα ημερομηνία

  • Αριθμός σελίδας

Ενότητα κεφαλίδας ομάδας

Εμφανίζεται ακριβώς πριν από μια ομάδα εγγραφών.

Το πεδίο που ομαδοποιείται

Ενότητα υποσέλιδου ομάδας

Εμφανίζεται αμέσως μετά από μια ομάδα εγγραφών.

Σύνολα ομάδων (αθροίσματα, αριθμήσεις, μέσοι όροι και ούτω καθεξής)

Για πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ή την κατάργηση ενοτήτων κεφαλίδων και υποσέλιδων αναφορών ή ενοτήτων κεφαλίδων και υποσέλιδων σελίδας, ανατρέξτε στην ενότητα Προσθήκη ή κατάργηση ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς ή σελίδας σε αυτό το άρθρο. Μπορείτε να προσθέσετε ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου ομάδας χρησιμοποιώντας το παράθυρο Ομαδοποίηση, ομαδοποίηση και σύνολο σε προβολή διάταξης ή προβολή σχεδίασης.

Αποφασίστε πώς θα τακτοποιήσετε τα δεδομένα λεπτομερειών

Οι περισσότερες αναφορές διοργανώνονται είτε σε μορφή πίνακα είτε σε διάταξη στοίβας, αλλά το Access σάς δίνει την ευελιξία να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε διάταξη των εγγραφών και των πεδίων που θέλετε.

Διάταξη σε μορφή πίνακα    Μια διάταξη σε μορφή πίνακα είναι παρόμοια με ένα υπολογιστικό φύλλο. Οι ετικέτες βρίσκονται κατά μήκος της επάνω πλευράς και τα δεδομένα στοιχίζονται σε στήλες κάτω από τις ετικέτες. Ο πίνακας αναφέρεται στην εμφάνιση που μοιάζει με πίνακα των δεδομένων. Αυτός είναι ο τύπος της αναφοράς που δημιουργεί το Access όταν κάνετε κλικ στην επιλογή " αναφορά " στην ομάδα " αναφορές " της καρτέλας " Δημιουργία ". Η διάταξη σε μορφή πίνακα είναι καλή για να τη χρησιμοποιήσετε εάν η αναφορά σας έχει έναν σχετικά μικρό αριθμό πεδίων που θέλετε να εμφανίζονται σε μια απλή μορφή λίστας. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση μιας διάταξης σε μορφή πίνακα.

Αναφορά "Υπάλληλοι" σε διάταξη πίνακα

Σωρευμένη διάταξη    Μια Σωρευμένη διάταξη μοιάζει με μια φόρμα που συμπληρώνετε όταν ανοίγετε έναν τραπεζικό λογαριασμό ή πραγματοποιείτε μια αγορά από ένα ηλεκτρονικό κατάστημα λιανικής πώλησης. Κάθε τμήμα δεδομένων έχει ετικέτα και τα πεδία στοιβάζονται το ένα επάνω στο άλλο. Αυτή η διάταξη είναι καλή για αναφορές που περιέχουν πάρα πολλά πεδία για εμφάνιση σε μορφή πίνακα — δηλαδή, το πλάτος των στηλών θα υπερβεί το πλάτος της αναφοράς. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση μιας διάταξης στοίβας.

Αναφορά υπαλλήλων σε μια διάταξη σε στοίβα

Σημείωση: Στον "Οδηγό εκθέσεων", αυτή η διάταξη αναφέρεται ως διάταξη στήλης.

Μικτή διάταξη    Μπορείτε να αναμείξετε στοιχεία πινάκων και σωρευμένων διατάξεων. Για παράδειγμα, για κάθε εγγραφή, μπορείτε να τακτοποιήσετε ορισμένα από τα πεδία μιας οριζόντιας γραμμής στο επάνω μέρος της ενότητας λεπτομερειών και να τακτοποιήσετε άλλα πεδία από την ίδια εγγραφή σε μία ή περισσότερες σωρευμένες διατάξεις κάτω από την επάνω γραμμή. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση μεικτής διάταξης. Τα πεδία "Αναγνωριστικό", "Επώνυμο" και "όνομα" είναι διατεταγμένα σε διάταξη στοιχείου ελέγχου σε μορφή πίνακα και τα πεδία "Τίτλος εργασίας" και "τηλέφωνο εργασίας" τακτοποιούνται σε διάταξη στοίβας. Σε αυτό το παράδειγμα, οι γραμμές πλέγματος χρησιμοποιούνται για την παροχή οπτικού διαχωρισμού πεδίων για κάθε υπάλληλο.

Αναφορά υπαλλήλου που χρησιμοποιεί μεικτή διάταξη

Αιτιολογημένη διάταξη    Εάν χρησιμοποιείτε τον "Οδηγό εκθέσεων" για να δημιουργήσετε την αναφορά σας, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μια αιτιολογημένη διάταξη. Αυτή η διάταξη χρησιμοποιεί το πλήρες πλάτος της σελίδας για να εμφανίσει τις εγγραφές όσο το δυνατόν πιο συμπαγείς. Φυσικά, μπορείτε να επιτύχετε τα ίδια αποτελέσματα χωρίς να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό εκθέσεων", αλλά μπορεί να είναι μια επίπονη διαδικασία για να στοιχίσετε τα πεδία ακριβώς. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση της διάταξης "Οδηγός αναφοράς" για τη στοίχιση.

Αναφορά υπαλλήλου που χρησιμοποιεί πλήρη στοίχιση

Η διάταξη που δικαιολογείται είναι μια καλή διάταξη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν εμφανίζετε μεγάλο αριθμό πεδίων στην αναφορά. Στο προηγούμενο παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε μια διάταξη σε μορφή πίνακα για να εμφανίσετε τα ίδια δεδομένα, τα πεδία εκτείνονται εκτός του άκρου της σελίδας. Εάν χρησιμοποιείτε μια Σωρευμένη διάταξη, κάθε εγγραφή καταλαμβάνει πολύ περισσότερο κατακόρυφο χώρο, ο οποίος σπαταλά το χαρτί και κάνει την αναφορά πιο δύσκολη στην ανάγνωση.

Αρχή της σελίδας

Χρήση διατάξεων ελέγχου για τη στοίχιση των δεδομένων σας

Οι διατάξεις ελέγχου είναι οδηγοί που μπορείτε να προσθέσετε σε μια αναφορά ενώ είναι ανοιχτή σε προβολή διάταξης ή προβολή σχεδίασης. το Access προσθέτει διατάξεις ελέγχου αυτόματα όταν χρησιμοποιείτε τον "Οδηγό εκθέσεων" για τη δημιουργία μιας αναφοράς ή όταν δημιουργείτε μια αναφορά κάνοντας κλικ στην επιλογή " αναφορά " στην ομάδα " αναφορές " της καρτέλας " Δημιουργία ". Μια διάταξη στοιχείου ελέγχου είναι όπως ένας πίνακας, κάθε κελί του οποίου μπορεί να περιέχει μια ετικέτα, ένα πλαίσιο κειμένου ή οποιονδήποτε άλλο τύπο στοιχείου ελέγχου. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει μια διάταξη στοιχείου ελέγχου σε μορφή πίνακα σε μια αναφορά.

Βασική διάταξη στοιχείων ελέγχου σε πίνακα

Οι πορτοκαλί γραμμές υποδηλώνουν τις γραμμές και τις στήλες της διάταξης στοιχείου ελέγχου και είναι ορατές μόνο όταν η αναφορά είναι ανοιχτή σε προβολή διάταξης ή προβολή σχεδίασης. Οι διατάξεις ελέγχου σάς βοηθούν να επιτύχετε ομοιόμορφη στοίχιση των δεδομένων σε γραμμές και στήλες και διευκολύνουν την προσθήκη, την αλλαγή μεγέθους ή την κατάργηση πεδίων. Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στις ομάδες πίνακα και θέσης στην καρτέλα Τακτοποίηση (διατίθεται σε προβολή διάταξης ή προβολή σχεδίασης), μπορείτε να αλλάξετε έναν τύπο διάταξης στοιχείου ελέγχου σε έναν άλλο και μπορείτε να καταργήσετε στοιχεία ελέγχου από διατάξεις, ώστε να μπορείτε να τοποθετήσετε το στοιχεία ελέγχου όπου θέλετε στην αναφορά.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ή κατάργηση ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς ή σελίδας

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω σε αυτό το άρθρο, οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα είναι ενότητες αναφοράς που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εμφανίσετε πληροφορίες που είναι κοινές για ολόκληρη την αναφορά ή για κάθε σελίδα μιας αναφοράς. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα υποσέλιδου σελίδας για να εμφανίσετε έναν αριθμό σελίδας στο κάτω μέρος κάθε σελίδας ή μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα κεφαλίδας αναφοράς για να εμφανίσετε έναν τίτλο για ολόκληρη την αναφορά.

Προσθήκη ενοτήτων κεφαλίδας αναφοράς ή κεφαλίδας σελίδας και υποσέλιδου

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην αναφορά που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  2. Επαληθεύστε ποιες ενότητες υπάρχουν ήδη στην αναφορά. Οι ενότητες διαχωρίζονται με σκιασμένες οριζόντιες γραμμές που ονομάζεται επιλογείς ενοτήτων. Η ετικέτα σε κάθε επιλογέα ενότητας υποδεικνύει τι είναι η ενότητα ακριβώς κάτω από αυτήν.

    Έκθεση σε προβολή 'Σχεδίαση'

    Κάθε αναφορά έχει μια ενότητα λεπτομερειών και μπορεί επίσης να περιέχει την κεφαλίδα της αναφοράς, την κεφαλίδα σελίδας, το υποσέλιδο σελίδας και τις ενότητες υποσέλιδων αναφορών. Επιπλέον, εάν υπάρχουν επίπεδα ομαδοποίησης στην αναφορά, μπορεί να δείτε τις κεφαλίδες ή τα υποσέλιδα ομάδας (όπως το αρχείο ως κεφαλίδα που εμφανίζεται στην προηγούμενη εικόνα). Από προεπιλογή, οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα της ομάδας ονομάζονται με το όνομα του πεδίου ή την παράσταση που βασίζεται στην ομάδα. Σε αυτήν την περίπτωση, το όνομα του πεδίου ομαδοποίησης είναι "αρχείο ως".

  3. Για να προσθέσετε ενότητες κεφαλίδων και υποσέλιδων σελίδας ή ενότητες κεφαλίδων και υποσέλιδων αναφοράς στην έκθεσή σας, κάντε δεξί κλικ σε οποιονδήποτε επιλογέα ενότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή κεφαλίδα/υποσέλιδο σελίδας ή κεφαλίδα/υποσέλιδο αναφοράς στο μενού συντόμευσης.

    Προσοχή: Εάν η ενότητα είναι ήδη παρούσα στην αναφορά, η Access σας προειδοποιεί ότι θα διαγράψει την υπάρχουσα ενότητα και τα στοιχεία ελέγχου που περιέχει.

    Τώρα μπορείτε να μετακινήσετε υπάρχοντα στοιχεία ελέγχου ή να προσθέσετε νέα στοιχεία ελέγχου στις νέες ενότητες.

το Access προσθέτει πάντα ενότητες κεφαλίδων και υποσέλιδων σελίδας και αναφοράς σε ζεύγη. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα κεφαλίδας σελίδας ή αναφοράς χωρίς να προσθέσετε επίσης την αντίστοιχη ενότητα υποσέλιδου. Εάν δεν χρειάζεστε και τις δύο ενότητες, δεν μπορείτε να διαγράψετε μια ενότητα, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος της ενότητας που δεν χρησιμοποιείται σε ύψος μηδέν (0) για να αποφύγετε την προσθήκη επιπλέον κατακόρυφου διάστιχου στην αναφορά σας. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο κάτω μέρος της ενότητας που δεν χρησιμοποιείται μέχρι να μετατραπεί σε διπλό βέλος Βέλος διπλής όψης και, στη συνέχεια, σύρετε προς τα επάνω μέχρι η ενότητα να είναι κρυφή. Εάν υπάρχουν στοιχεία ελέγχου στην ενότητα, πρέπει να τα διαγράψετε για να μπορέσετε να αποκρύψετε πλήρως την ενότητα.

Κατάργηση ενοτήτων κεφαλίδας αναφοράς ή κεφαλίδας σελίδας και υποσέλιδου

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην αναφορά που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε δεξί κλικ σε οποιονδήποτε επιλογέα ενότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή κεφαλίδα/υποσέλιδο σελίδας ή κεφαλίδα/υποσέλιδο αναφοράς στο μενού συντόμευσης.

Εάν καταργείτε ένα ζεύγος κεφαλίδων και υποσέλιδων και αυτές οι ενότητες περιέχουν στοιχεία ελέγχου, το Access σας προειδοποιεί ότι η διαγραφή των ενοτήτων θα διαγράψει επίσης τα στοιχεία ελέγχου και ότι δεν θα έχετε τη δυνατότητα να αναιρέσετε την ενέργεια. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να καταργήσετε τις ενότητες και να διαγράψετε τα στοιχεία ελέγχου ή κάντε κλικ στο κουμπί Όχι για να ακυρώσετε τη λειτουργία.

Αρχή της σελίδας

Συμβουλές για τη μορφοποίηση διαφορετικών τύπων δεδομένων

Όταν δημιουργείτε μια αναφορά χρησιμοποιώντας το εργαλείο αναφοράς (διαθέσιμο στην καρτέλα Δημιουργία , στην ομάδα αναφορές ) ή χρησιμοποιώντας τον οδηγό εκθέσεων, το Access προσθέτει τα πεδία στην αναφορά για εσάς και δημιουργεί το καταλληλότερο στοιχείο ελέγχου για να εμφανιστεί κάθε πεδίο, με βάση τον τύπο δεδομένων του πεδίου. Εάν προσθέτετε πεδία σε μια αναφορά μόνοι σας, η προτιμώμενη μέθοδος είναι να σύρετε κάθε πεδίο από τη λίστα πεδίων στην αναφορά. Όπως και με τον οδηγό εκθέσεων ή το εργαλείο αναφοράς , το Access δημιουργεί το καταλληλότερο στοιχείο ελέγχου για κάθε πεδίο, ανάλογα με τον τύπο δεδομένων του πεδίου. Για τους περισσότερους τύπους δεδομένων, το πιο κατάλληλο στοιχείο ελέγχου (προεπιλογή) για χρήση είναι το πλαίσιο κειμένου.

Οι παρακάτω ενότητες παρέχουν συμβουλές σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να μορφοποιήσετε ορισμένους από τους ειδικούς τύπους δεδομένων πεζών-κεφαλαίων.

Πεδία πολλαπλών τιμών    Το προεπιλεγμένο στοιχείο ελέγχου για ένα πεδίο πολλών τιμών είναι ένα σύνθετο πλαίσιο. Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια περίεργη επιλογή για ένα στοιχείο ελέγχου σε μια αναφορά, επειδή δεν μπορείτε να κάνετε κλικ στο βέλος σε ένα σύνθετο πλαίσιο σε μια αναφορά. Ωστόσο, στο περιβάλλον μιας αναφοράς, ένα σύνθετο πλαίσιο συμπεριφέρεται όπως ένα πλαίσιο κειμένου. Το βέλος είναι ορατό μόνο σε προβολή σχεδίασης.

Εάν το πεδίο περιέχει πολλές τιμές, αυτές οι τιμές διαχωρίζονται με κόμματα. Εάν το σύνθετο πλαίσιο δεν είναι αρκετά μεγάλο για να εμφανίσει όλες τις τιμές σε μία γραμμή και η ιδιότητα CanGrow του σύνθετου πλαισίου έχει την τιμή " Ναι", οι τιμές αναδιπλώνονται στην επόμενη γραμμή. Διαφορετικά, οι τιμές περικόπτονται. Για να ορίσετε την ιδιότητα CanGrow για ένα στοιχείο ελέγχου, ανοίξτε την έκθεση σε προβολή σχεδίασης ή προβολή διάταξης, κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F4 για να εμφανιστεί το φύλλο ιδιοτήτων του στοιχείου ελέγχου. Η ιδιότητα CanGrow βρίσκεται στην καρτέλα " μορφοποίηση " και στην καρτέλα " όλα " του φύλλου ιδιοτήτων για το στοιχείο ελέγχου.

Πεδία εμπλουτισμένου κειμένου    Το προεπιλεγμένο στοιχείο ελέγχου για ένα πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου είναι ένα πλαίσιο κειμένου. Εάν το πλαίσιο κειμένου δεν έχει αρκετό πλάτος για να εμφανίσει όλες τις τιμές σε μία γραμμή και η ιδιότητα CanGrow του πλαισίου κειμένου έχει την τιμή " Ναι", οι τιμές αναδιπλώνονται στην επόμενη γραμμή. Διαφορετικά, οι τιμές περικόπτονται. Για να ορίσετε την ιδιότητα CanGrow για ένα στοιχείο ελέγχου, ανοίξτε την έκθεση σε προβολή σχεδίασης ή προβολή διάταξης, κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F4 για να εμφανιστεί το φύλλο ιδιοτήτων του στοιχείου ελέγχου. Η ιδιότητα CanGrow βρίσκεται στην καρτέλα " μορφοποίηση " και στην καρτέλα " όλα " του φύλλου ιδιοτήτων για το στοιχείο ελέγχου.

Ένα πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου σάς βοηθά να μορφοποιήσετε κείμενο με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, πολλές λέξεις σε ένα πεδίο μπορούν να έχουν υπογράμμιση και πολλές άλλες λέξεις στο ίδιο πεδίο μπορούν να είναι με πλάγια γραφή. Ωστόσο, μπορείτε να καθορίσετε ένα συνολικό στυλ μορφοποίησης για το πλαίσιο κειμένου που περιέχει το εμπλουτισμένο κείμενο. Η μορφοποίηση του πλαισίου κειμένου ισχύει μόνο για το κείμενο που δεν έχει μορφοποιηθεί ειδικά με τη μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου.

Ορίστε στυλ μορφοποίησης για ένα πλαίσιο κειμένου που εμφανίζει ένα πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου

  1. Κάντε δεξί κλικ στην αναφορά στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου που εμφανίζει το πεδίο "εμπλουτισμένο κείμενο" και, στη συνέχεια, στην καρτέλα " μορφοποίηση ", στην ομάδα " γραμματοσειρά ", κάντε κλικ στο στυλ μορφοποίησης που θέλετε να εφαρμόσετε.

    το Access εφαρμόζει τη μορφοποίηση σε όλο το κείμενο στο πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου, το οποίο δεν είχε ήδη αυτόν τον τύπο (αλλά όχι τιμή) μορφοποίησης σε μια προβολή που υποστηρίζει την καταχώρηση δεδομένων, όπως η προβολή φύλλου δεδομένων για έναν πίνακα ή ένα ερώτημα ή μια προβολή φόρμας για μια φόρμα. Για παράδειγμα, εάν ένα τμήμα του κειμένου στο πεδίο είναι μορφοποιημένο με ένα κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς και εφαρμόσετε ένα μπλε χρώμα γραμματοσειράς στο πλαίσιο κειμένου, το Access μετατρέπει όλο το κείμενο σε μπλε χρώμα εκτός από αυτό που έχει μορφοποιηθεί μεμονωμένα ως κόκκινο. Ως άλλο παράδειγμα, εάν ένα τμήμα του κειμένου στο πεδίο είναι μορφοποιημένο με μέγεθος γραμματοσειράς 11 στιγμών και εφαρμόσετε μέγεθος γραμματοσειράς 14 στιγμών στο πλαίσιο κειμένου, το Access εφαρμόζει το μέγεθος γραμματοσειράς 14 στιγμών σε όλο το κείμενο, εκτός από αυτό που έχει μορφοποιηθεί μεμονωμένα στις 11 poin TS.

    Πεδία "συνημμένο"    Τα πεδία "συνημμένο" χρησιμοποιούν ένα ειδικό στοιχείο ελέγχου που δεν χρησιμοποιείται για οποιονδήποτε άλλο τύπο δεδομένων. Μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία σε μια εγγραφή χρησιμοποιώντας ένα μόνο πεδίο συνημμένου, αλλά το πεδίο μπορεί να εμφανίσει μόνο πληροφορίες σχετικά με ένα συνημμένο κάθε φορά. Από προεπιλογή, το στοιχείο ελέγχου συνημμένου εμφανίζει είτε ένα εικονίδιο είτε μια εικόνα, ανάλογα με τον τύπο αρχείου του συνημμένου που εμφανίζεται αυτήν τη στιγμή από το στοιχείο ελέγχου. Εάν θέλετε, μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες για το στοιχείο ελέγχου συνημμένου, έτσι ώστε όλα τα συνημμένα αρχεία να εμφανίζονται ως εικονίδια ή έτσι ώστε το πεδίο να εμφανίζει απλώς ένα εικονίδιο συνδετήρα και τον αριθμό των συνημμένων. Αν υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε ήδη ένα στοιχείο ελέγχου συνημμένου στην αναφορά σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη διαδικασία για να προσαρμόσετε τις ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου για διαφορετικές χρήσεις του στοιχείου ελέγχου.

Ορίστε τις ιδιότητες εμφάνισης για ένα πεδίο συνημμένου

  1. Κάντε δεξί κλικ στην αναφορά στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου συνημμένου. Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται ήδη, πατήστε F4 για να το εμφανίσετε. Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα μορφοποίηση .

    Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα ως οδηγό για να ορίσετε τις ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου συνημμένου.

    Ιδιότητα

    Ρύθμιση

    Εμφάνιση ως

    • Η εικόνα/εικονίδιο εμφανίζει γραφικά ως εικόνες και όλα τα άλλα αρχεία ως εικονίδια. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.

    • Το εικονίδιο εμφανίζει όλα τα αρχεία ως εικονίδια.

    • Ο συνδετήρας εμφανίζει ένα εικονίδιο συνδετήρα ακολουθούμενο από τον αριθμό των συνημμένων σε παρενθέσεις.

    Προεπιλεγμένη εικόνα

    Για να εμφανιστεί μια προεπιλεγμένη εικόνα στο στοιχείο ελέγχου συνημμένου όταν δεν υπάρχουν συνημμένα αρχεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί "Δόμηση" στο πλαίσιο ιδιότητας, αναζητήστε την εικόνα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

    Σημείωση: Η προεπιλεγμένη εικόνα δεν εμφανίζεται εάν η ιδιότητα Εμφάνιση ως έχει καθοριστεί σε συνδετήρα.

    Στοίχιση εικόνας

    Επιλέξτε τη στοίχιση που θέλετε από τη λίστα. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι " Κέντρο". Η ρύθμιση αυτής της ρύθμισης μπορεί να προκαλέσει μη αναμενόμενα αποτελέσματα, ανάλογα με τη ρύθμιση της ιδιότητας " λειτουργία μεγέθους εικόνας ".

    Λειτουργία μεγέθους εικόνας

    Αυτή η ρύθμιση είναι διαθέσιμη μόνο εάν η ιδιότητα " Εμφάνιση ως " έχει την τιμή " εικόνα/εικονίδιο".

    • Το clip εμφανίζει την εικόνα στο πραγματικό της μέγεθος. Η εικόνα αποκόπτεται εάν είναι πολύ μεγάλη για να χωρέσει μέσα στο στοιχείο ελέγχου.

    • Η επέκταση παρατείνει την εικόνα ώστε να γεμίζει ολόκληρο το στοιχείο ελέγχου.

      Σημείωση: Εκτός και αν το στοιχείο ελέγχου συνημμένου έχει το ίδιο ακριβές μέγεθος με την εικόνα, η χρήση αυτής της ρύθμισης θα νοθεύσει την εικόνα, κάνοντάς την να εμφανίζεται τεντωμένη είτε κατακόρυφα είτε οριζόντια.

    • Το ζουμ εμφανίζει την εικόνα όσο το δυνατόν μεγαλύτερη χωρίς αποκοπή ή αλλοίωση της εικόνας. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.

  3. Εάν χρησιμοποιείτε το στοιχείο ελέγχου για να εμφανίσετε γραφικά, προσαρμόστε το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου συνημμένου, ώστε να μπορείτε να δείτε την ποσότητα των λεπτομερειών που θέλετε.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×