Office
Είσοδος

Οδηγίες για τη Σχεδίαση αναφορών

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Access σάς παρέχει με διάφορα εργαλεία που σας βοηθούν να δημιουργήσετε γρήγορα ελκυστική, εύκολη στην ανάγνωση αναφορές που παρουσιάζουν τα δεδομένα με τον τρόπο που ταιριάζει καλύτερα με τις ανάγκες των χρηστών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές στην καρτέλα Δημιουργία για να δημιουργήσετε μια απλή έκθεση με ένα μόνο κλικ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό αναφοράς" για να δημιουργήσετε μια πιο σύνθετη αναφορά ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά, προσθέτοντας όλα τα δεδομένα και μορφοποίηση στοιχείων στον εαυτό σας. Όποια μέθοδο που έχετε επιλέξει, που πιθανότατα θα βεβαιωθείτε τουλάχιστον ορισμένες αλλαγές στη σχεδίαση της έκθεσης για να εμφανίσετε τα δεδομένα με τον τρόπο που θέλετε. Σε αυτό το άρθρο περιγράφει τη γενική διαδικασία σχεδίαση μιας αναφοράς και, στη συνέχεια, θα μάθετε πώς να προσθέσετε στοιχεία σχεδίασης συγκεκριμένα στην αναφορά σας.

Σε αυτό το άρθρο

Αποφασίστε πώς μπορείτε να ορίσετε τη διάταξη της αναφοράς

Χρήση διατάξεις στοιχείων ελέγχου για τη στοίχιση των δεδομένων σας

Προσθήκη ή κατάργηση έκθεση ή σελίδα ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου

Συμβουλές για τη μορφοποίηση διαφορετικούς τύπους δεδομένων

Αποφασίστε πώς μπορείτε να ορίσετε τη διάταξη της αναφοράς

Κατά τη σχεδίαση μιας αναφοράς, πρώτα πρέπει να εξετάσετε τον τρόπο που θέλετε τα δεδομένα που έχουν τακτοποιηθεί στη σελίδα και τον τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων στη βάση δεδομένων. Κατά τη διαδικασία σχεδίασης, μπορείτε ακόμα και ενδέχεται να ανακαλύψετε ότι τη διάταξη των δεδομένων στους πίνακες δεν θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε την αναφορά που θέλετε. Αυτό μπορεί να είναι ότι οι πίνακες δεν είναι κανονικοποιηθεί ένδειξη — αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα δεν έχουν αποθηκευτεί με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο.

Πραγματοποίηση σκίτσο της αναφοράς σας

Αυτό το βήμα δεν απαιτείται — μπορεί να σας φανούν που Οδηγός εκθέσεων της Access ή το εργαλείο αναφοράς (οι οποίες είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα αναφορές ) παρέχει επαρκείς σχεδίου έναρξης για την αναφορά σας. Ωστόσο, εάν αποφασίσετε να σχεδιάσετε την έκθεση χωρίς να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία, που μπορεί να είναι χρήσιμο να κάνετε πρόχειρη σκίτσο της αναφοράς σας σε ένα κομμάτι χαρτί, Σχεδίαση πλαισίου όπου μεταβαίνει κάθε πεδίο και να πληκτρολογείτε το όνομα του πεδίου σε κάθε πλαίσιο. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προγράμματα όπως το Word ή το Visio για να δημιουργήσετε ένα mockup της αναφοράς. Ανάλογα με τη μέθοδο που χρησιμοποιείτε, θα πρέπει να συμπεριλάβετε αρκετές γραμμές, για να υποδείξετε πώς επαναλαμβάνει τα δεδομένα.

επικάλυψη προκαταρκτικού σχεδίου με τη συμπληρωμένη φόρμα

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γραμμή για πληροφορίες προϊόντος, στη συνέχεια, πολλές γραμμές επαναλαμβανόμενο για τις πωλήσεις του προϊόντος και, τέλος μιας γραμμής σύνολα πωλήσεων για το προϊόν. Στη συνέχεια, την ακολουθία επαναλαμβάνει για το επόμενο προϊόν και ούτω καθεξής μέχρι το τέλος της έκθεσης. Ή, ίσως η αναφορά είναι μια απλή λίστα με τα δεδομένα στον πίνακα, οπότε σκίτσο σας μπορεί να περιέχει μόνο μια σειρά γραμμών και στηλών.

Σημείωση: Αυτή η τεχνική είναι επίσης πολύ χρήσιμο εάν σχεδιάζετε μια έκθεση για κάποιον άλλο χρήστη. Σε αυτήν την περίπτωση, το άλλο άτομο να σχεδιάσετε το σχέδιο, πριν να ξεκινήσετε την εργασία.

Αφού δημιουργήσετε το σκίτσο, να καθορίσετε ποιον πίνακα ή πίνακες περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζεται στην αναφορά. Εάν όλα τα δεδομένα που περιέχεται σε έναν πίνακα, μπορείτε να βασίσετε την αναφορά σας απευθείας σε αυτόν τον πίνακα. Πιο συχνά, τα δεδομένα που θέλετε είναι αποθηκευμένο σε πολλούς πίνακες που θα πρέπει να αποσπάσετε μαζί σε ένα ερώτημα, πριν μπορείτε να το εμφανίσετε στην αναφορά. Το ερώτημα μπορεί να ενσωματωθεί στην ιδιότητα RecordSource της αναφοράς, ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή, αποθηκευμένο ερώτημα και να βασίσετε την αναφορά σε που.

Αποφασίστε ποια δεδομένα για να τοποθετήσετε σε κάθε ενότητα της αναφοράς

Κάθε αναφορά έχει μία ή περισσότερες ενότητες αναφοράς. Η μία ενότητα που είναι παρόντες σε κάθε αναφορά είναι ενότητα λεπτομερειών. Αυτή η ενότητα επαναλαμβάνει μία φορά για κάθε εγγραφή στον πίνακα ή το ερώτημα που βασίζεται η αναφορά. Άλλες ενότητες είναι προαιρετικό και επαναλάβετε λιγότερο συχνά και χρησιμοποιούνται συνήθως για να εμφανίσετε πληροφορίες που είναι κοινά και για μια ομάδα εγγραφών, μια σελίδα της αναφοράς, ή ολόκληρη η αναφορά.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει όπου βρίσκεται κάθε ενότητα και πώς χρησιμοποιείται συνήθως στην ενότητα.

Ενότητα

Θέση

Τυπικές περιεχόμενα

Ενότητα κεφαλίδα έκθεσης

Εμφανίζεται μόνο μία φορά, στο επάνω μέρος της πρώτης σελίδας της έκθεσης.

  • Τίτλος της έκθεσης

  • Λογότυπο

  • Τρέχουσα ημερομηνία

Ενότητα υποσέλιδο έκθεσης

Εμφανίζεται μετά την τελευταία γραμμή δεδομένων, επάνω από την ενότητα υποσέλιδο σελίδας στην τελευταία σελίδα της αναφοράς.

Τα σύνολα της έκθεσης (αθροίσματα, πλήθος, μέσους όρους και ούτω καθεξής)

Ενότητα κεφαλίδας σελίδας

Εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε σελίδας της έκθεσης.

  • Τίτλος της έκθεσης

  • Αριθμός σελίδας

Ενότητα υποσέλιδου σελίδας

Εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε σελίδας της έκθεσης.

  • Τρέχουσα ημερομηνία

  • Αριθμός σελίδας

Ενότητα κεφαλίδα ομάδας

Εμφανίζεται ακριβώς προηγούμενο μιας ομάδας εγγραφών.

Το πεδίο που είναι να την ομαδοποίηση

Ενότητα υποσέλιδο ομάδας

Εμφανίζεται μόνο μετά από μια ομάδα εγγραφών.

Ομαδοποίηση συνόλων (αθροίσματα, πλήθος, μέσους όρους και ούτω καθεξής)

Για πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ή την κατάργηση κεφαλίδα έκθεσης και ενότητες υποσέλιδου ή ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας, ανατρέξτε στην ενότητα Προσθήκη ή κατάργηση έκθεση ή σελίδα ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου σε αυτό το άρθρο. Μπορείτε να προσθέσετε ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου ομάδας, χρησιμοποιώντας το παράθυρο ομάδα, ταξινόμηση και σύνολο σε προβολή διάταξης ή προβολή σχεδίασης.

Αποφασίστε πώς μπορείτε να τακτοποιήσετε τα δεδομένα λεπτομερειών

Οι περισσότερες αναφορές τοποθετούνται σε έναν πίνακα ή μια διάταξη σε στοίβα, αλλά Access σάς παρέχει την ευελιξία να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε διάταξη εγγραφών και πεδίων που θέλετε.

Διάταξη πίνακα    Διάταξη πίνακα είναι παρόμοια με ένα υπολογιστικό φύλλο. Οι ετικέτες είναι στο επάνω μέρος και τα δεδομένα είναι στοιχισμένο στις στήλες κάτω από τις ετικέτες. Αναφέρεται σε πίνακα για την εμφάνιση μοιάζει με πίνακα των δεδομένων. Αυτός είναι ο τύπος της αναφοράς που Access δημιουργεί όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση στην ομάδα " αναφορές " της καρτέλας " Δημιουργία ". Η διάταξη πίνακα είναι ένα καλό να χρησιμοποιήσετε εάν η αναφορά έχει ένα σχετικά μικρό αριθμό των πεδίων που θέλετε να εμφανίζονται σε μορφή απλή λίστα. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση διάταξη πίνακα.

Αναφορά "Υπάλληλοι" σε διάταξη πίνακα

Σωρευμένη διάταξη    Σωρευμένη διάταξη μοιάζει με μια φόρμα που συμπληρώνετε όταν ανοίγετε έναν τραπεζικό λογαριασμό ή κάνετε μια αγορά από ένα ηλεκτρονικό κατάστημα. Κάθε τμήμα δεδομένων είναι με την ετικέτα και τα πεδία στοίβα μεταξύ τους. Αυτή η διάταξη είναι καλή για τις αναφορές που περιέχουν πάρα πολλά πεδία για να εμφανίσετε σε μορφή πίνακα — δηλαδή, το πλάτος των στηλών θα πρέπει να υπερβαίνει το πλάτος της αναφοράς. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση Σωρευμένη διάταξη.

Αναφορά υπαλλήλων σε μια διάταξη σε στοίβα

Σημείωση: Στον Οδηγό αναφοράς, αυτή η διάταξη αναφέρεται ως μια διάταξη σε στήλες.

Μεικτή διάταξη    Να μπορείτε να συνδυάσετε στοιχεία σε μορφή πίνακα και σωρευμένων διατάξεων. Για παράδειγμα, για κάθε εγγραφή, μπορείτε να τακτοποιήσετε ορισμένα από τα πεδία σε μια οριζόντια γραμμή στο επάνω μέρος της ενότητας λεπτομερειών και να τακτοποιήσετε άλλα πεδία από την ίδια εγγραφή σε μία ή περισσότερες διατάξεις στοίβας κάτω από την επάνω γραμμή. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση μεικτή διάταξη. Τα πεδία Αναγνωριστικό, επώνυμο και όνομα έχουν τακτοποιηθεί σε μια διάταξη στοιχείων ελέγχου σε πίνακα και τα πεδία Τίτλος εργασίας και τηλέφωνο εργασίας τοποθετούνται σε διάταξη στοίβας. Σε αυτό το παράδειγμα, οι γραμμές πλέγματος που χρησιμοποιούνται για να παρέχουν μια οπτική διαχωρισμό των πεδίων για κάθε υπάλληλο.

Αναφορά υπαλλήλου που χρησιμοποιεί μεικτή διάταξη

Πλήρης στοίχιση διάταξης    Εάν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό αναφοράς για να δημιουργήσετε την αναφορά σας, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε πλήρη στοίχιση. Αυτή η διάταξη χρησιμοποιεί όλο το πλάτος της σελίδας για να εμφανίσετε όσο το δυνατόν compactly τις εγγραφές. Φυσικά, μπορείτε να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα χωρίς τη χρήση του Οδηγού αναφοράς, αλλά μπορεί να είναι μια painstaking διαδικασία για να στοιχίσετε ακριβώς τα πεδία. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση του Οδηγού αναφοράς πλήρη στοίχιση.

Αναφορά υπαλλήλου που χρησιμοποιεί πλήρη στοίχιση

Την πλήρη στοίχιση είναι μια καλή διάταξη Εάν εμφανίζετε μεγάλο αριθμό πεδίων στην αναφορά. Στο προηγούμενο παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε διάταξη πίνακα για να εμφανίσετε τα ίδια δεδομένα, τα πεδία επεκτείνετε την άκρη της σελίδας. Εάν χρησιμοποιείτε μια διάταξη σε στοίβα, κάθε εγγραφή καταλαμβάνει πολύ περισσότερες κατακόρυφος χώρος, το οποίο απορρίμματα χαρτιού και καθιστά δυσκολότερη η ανάγνωση της αναφοράς.

Επάνω μέρος της σελίδας

Χρήση διατάξεις στοιχείων ελέγχου για τη στοίχιση των δεδομένων σας

Διατάξεις στοιχείων ελέγχου είναι οδηγοί που μπορείτε να προσθέσετε σε μια έκθεση ενώ είναι ανοιχτό σε προβολή διάταξης ή προβολή σχεδίασης. Access προσθέτει αυτόματα διατάξεις στοιχείων ελέγχου κατά τη χρήση του Οδηγού αναφοράς για να δημιουργήσετε μια αναφορά ή κατά τη δημιουργία μιας αναφοράς κάνοντας κλικ στην επιλογή Εκτύπωση στην ομάδα " αναφορές " της καρτέλας " Δημιουργία ". Μια διάταξη στοιχείων ελέγχου είναι σαν ένα πίνακα, κάθε κελί που μπορεί να περιέχει μια ετικέτα, ένα πλαίσιο κειμένου ή οποιονδήποτε άλλο τύπο στοιχείου ελέγχου. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια διάταξη στοιχείων ελέγχου σε πίνακα σε μια έκθεση.

Βασική διάταξη στοιχείων ελέγχου σε πίνακα

Οι γραμμές πορτοκαλί υποδεικνύουν τις γραμμές και στήλες στη διάταξη στοιχείων ελέγχου και να είναι ορατές μόνο όταν η έκθεση είναι ανοιχτή σε προβολή διάταξης ή προβολή σχεδίασης. Στοιχείο ελέγχου διατάξεις σας βοηθήσουν να επιτύχετε ένα ενιαίο στοίχισης των δεδομένων σε γραμμές και στήλες και κάνουν πιο εύκολη η προσθήκη, αλλαγή μεγέθους ή κατάργηση πεδίων. Με χρήση των εργαλείων στις ομάδες πίνακα και τη θέση στην καρτέλα Τακτοποίηση (διαθέσιμη σε προβολή διάταξης ή προβολή σχεδίασης), μπορείτε να αλλάξετε έναν τύπο διάταξη στοιχείων ελέγχου σε μια άλλη και μπορείτε να καταργήσετε στοιχεία ελέγχου από διατάξεις, ώστε να μπορείτε να τοποθετήσετε το στοιχεία ελέγχου εκεί που θέλετε στην αναφορά.

Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε το Access 2007, μπορείτε να βρείτε αυτά τα εργαλεία στην ομάδα Διάταξη στοιχείων ελέγχου στην καρτέλα Τακτοποίηση.

Επάνω μέρος της σελίδας

Προσθήκη ή κατάργηση έκθεση ή σελίδα ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως σε αυτό το άρθρο, κεφαλίδες και υποσέλιδα είναι ενότητες της έκθεσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εμφανίσετε πληροφορίες που είναι κοινά σε ολόκληρη την έκθεση ή σε κάθε σελίδα της αναφοράς. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα υποσέλιδο σελίδας για να εμφανίσετε έναν αριθμό σελίδας στο κάτω μέρος κάθε σελίδας, ή μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα κεφαλίδα έκθεσης για να εμφανίσετε έναν τίτλο για ολόκληρη την έκθεση.

Προσθήκη αναφοράς ή σελίδα ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  2. Επαληθεύστε τις ενότητες βρίσκονται ήδη στην αναφορά. Οι ενότητες διαχωρίζονται με σκιασμένο οριζόντιες γραμμές που ονομάζεται επιλογέων ενότητας. Η ετικέτα σε κάθε ενότητα επιλογέα υποδεικνύει ποια είναι η ενότητα ακριβώς κάτω από αυτό.

    Έκθεση σε προβολή 'Σχεδίαση'

    Κάθε αναφορά έχει μια ενότητα λεπτομερειών και μπορεί επίσης να περιέχει ενότητες κεφαλίδα έκθεσης, κεφαλίδα, υποσέλιδο σελίδας και υποσέλιδο της έκθεσης. Επιπλέον, εάν υπάρχουν επίπεδα ομαδοποίησης στην αναφορά, μπορεί να δείτε ομάδα κεφαλίδες ή υποσέλιδα (όπως το Αρχείο ως κεφαλίδα εμφανίζεται στην προηγούμενη εικόνα). Από προεπιλογή, ομάδα κεφαλίδες και υποσέλιδα ονομάζονται, χρησιμοποιώντας το όνομα του πεδίου ή την παράσταση που αποτελεί τη βάση της ομάδας. Σε αυτήν την περίπτωση, το όνομα του πεδίου "Ομαδοποίηση" είναι "Καταχώρηση ως".

  3. Για να προσθέσετε κεφαλίδα σελίδας και ενότητες υποσέλιδου ή κεφαλίδας και υποσέλιδου ενότητες της έκθεσης στην έκθεσή σας, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε επιλογής ενότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κεφαλίδα/υποσέλιδο σελίδας ή Κεφαλίδα/υποσέλιδο έκθεσης από το μενού συντόμευσης.

    Προσοχή: Εάν η ενότητα υπάρχει ήδη στην αναφορά, η Access σας προειδοποιεί ότι θα διαγραφούν την υπάρχουσα ενότητα και τα στοιχεία ελέγχου που περιέχει.

    Μπορείτε τώρα να μετακίνηση υπαρχόντων στοιχείων ελέγχου ή να προσθέσετε νέα στοιχεία ελέγχου για τις νέες ενότητες.

Access προσθέτει πάντα ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας και αναφορά σε ζεύγη. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα κεφαλίδας σελίδας ή την έκθεση χωρίς να προσθέσετε την αντίστοιχη ενότητα υποσέλιδου. Εάν δεν χρειάζεστε δύο ενότητες, δεν μπορείτε να διαγράψετε μια ενότητα, αλλά μπορείτε να αλλάξετε μέγεθος στην ενότητα που δεν χρησιμοποιούνται σε ύψος του μηδέν (0) για να αποφύγετε την προσθήκη επιπλέον κατακόρυφο διαστήματος στην αναφορά σας. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο κάτω μέρος της ενότητας που δεν χρησιμοποιείται μέχρι να μετατραπεί σε ένα βέλος δύο κεφαλών Βέλος διπλής όψης και, στη συνέχεια, σύρετε προς τα πάνω, μέχρι την ενότητα είναι κρυφή. Εάν υπάρχουν στοιχεία ελέγχου στην ενότητα, πρέπει να τα διαγράψετε πριν πλήρως, μπορείτε να αποκρύψετε την ενότητα.

Κατάργηση αναφοράς ή σελίδα ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε επιλογής ενότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κεφαλίδα/υποσέλιδο σελίδας ή Κεφαλίδα/υποσέλιδο έκθεσης από το μενού συντόμευσης.

Εάν θέλετε να καταργήσετε ένα ζεύγος κεφαλίδας και υποσέλιδου και αυτές οι ενότητες περιέχουν στοιχεία ελέγχου, Access προειδοποιεί ότι η διαγραφή των ενοτήτων θα επίσης διαγραφή των στοιχείων ελέγχου και ότι δεν θα μπορείτε να αναιρέσετε την ενέργεια. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να καταργήσετε τις ενότητες και να διαγράψετε τα στοιχεία ελέγχου ή κάντε κλικ στην επιλογή όχι, για να ακυρώσετε τη λειτουργία.

Επάνω μέρος της σελίδας

Συμβουλές για τη μορφοποίηση διαφορετικούς τύπους δεδομένων

Όταν δημιουργείτε μια αναφορά, χρησιμοποιώντας το εργαλείο αναφοράς (διαθέσιμο στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα αναφορές ) ή με χρήση του Οδηγού αναφοράς, Access προσθέτει τα πεδία στην έκθεση για εσάς και δημιουργεί το πιο κατάλληλο στοιχείο ελέγχου για να εμφανίσετε κάθε πεδίο, με βάση τον τύπο δεδομένων του πεδίου. Εάν προσθέτετε πεδία σε μια αναφορά στον εαυτό σας, η προτιμώμενη μέθοδος είναι να σύρετε κάθε πεδίο από τη Λίστα πεδίων στην αναφορά. Ως με τον Οδηγό αναφοράς ή το εργαλείο αναφοράς, Access δημιουργεί το πιο κατάλληλο στοιχείο ελέγχου για κάθε πεδίο, ανάλογα με τον τύπο δεδομένων του πεδίου. Για περισσότερους τύπους δεδομένων, το πιο κατάλληλο στοιχείο ελέγχου (προεπιλογή) για να χρησιμοποιήσετε είναι το πλαίσιο κειμένου.

Οι παρακάτω ενότητες παρέχουν συμβουλές σχετικά με τον τρόπο μορφοποίησης ορισμένων από τους τύπους δεδομένων ειδική πεζών-κεφαλαίων.

Τα πεδία πολλών τιμών    Το στοιχείο ελέγχου προεπιλογή για ένα πεδίο πολλών τιμών είναι ένα σύνθετο πλαίσιο. Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια επιλογή περίεργη για ένα στοιχείο ελέγχου σε μια έκθεση, επειδή που δεν είναι δυνατό να κάντε κλικ στο βέλος σε ένα σύνθετο πλαίσιο σε μια αναφορά. Ωστόσο, στο πλαίσιο της αναφοράς, ένα σύνθετο πλαίσιο συμπεριφέρεται όπως ένα πλαίσιο κειμένου. Το βέλος είναι ορατό μόνο σε προβολή σχεδίασης.

Εάν το πεδίο περιέχει πολλές τιμές, αυτές οι τιμές διαχωρίζονται με κόμματα. Εάν το σύνθετο πλαίσιο δεν είναι αρκετό πλάτος για να εμφανίσετε όλες τις τιμές σε μία γραμμή και η ιδιότητα Ανάπτυξη του σύνθετου πλαισίου έχει οριστεί σε Ναι, τις τιμές αναδίπλωση στην επόμενη γραμμή. Διαφορετικά, οι τιμές έχουν περικοπεί. Για να ορίσετε την ιδιότητα Ανάπτυξη για ένα στοιχείο ελέγχου, ανοίξτε την έκθεση σε προβολή σχεδίασης ή προβολή διάταξης, κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F4 για να εμφανίσετε το φύλλο ιδιοτήτων του στοιχείου ελέγχου. Η ιδιότητα Ανάπτυξη βρίσκεται στην καρτέλα Μορφοποίηση και στην καρτέλα όλα του φύλλου ιδιοτήτων για το στοιχείο ελέγχου.

Τα πεδία εμπλουτισμένου κειμένου    Το προεπιλεγμένο στοιχείο ελέγχου για ένα πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου είναι ένα πλαίσιο κειμένου. Εάν το πλαίσιο κειμένου δεν είναι αρκετό πλάτος για να εμφανίσετε όλες τις τιμές σε μία γραμμή και η ιδιότητα Ανάπτυξη του πλαισίου κειμένου έχει οριστεί σε Ναι, οι τιμές αναδίπλωση στην επόμενη γραμμή. Διαφορετικά, οι τιμές έχουν περικοπεί. Για να ορίσετε την ιδιότητα Ανάπτυξη για ένα στοιχείο ελέγχου, ανοίξτε την έκθεση σε προβολή σχεδίασης ή προβολή διάταξης, κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F4 για να εμφανίσετε το φύλλο ιδιοτήτων του στοιχείου ελέγχου. Η ιδιότητα Ανάπτυξη βρίσκεται στην καρτέλα Μορφοποίηση και στην καρτέλα όλα του φύλλου ιδιοτήτων για το στοιχείο ελέγχου.

Πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου σάς βοηθά να μορφοποιήσετε το κείμενο με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι υπογραμμισμένο πολλές λέξεις σε ένα πεδίο και πολλές άλλες λέξεις στο ίδιο πεδίο μπορεί να είναι με πλάγια γραφή. Μπορείτε, ωστόσο, να ορίσετε μια συνολικού στυλ μορφοποίησης για το πλαίσιο κειμένου που περιέχει το εμπλουτισμένο κείμενο. Η μορφοποίηση πλαισίου κειμένου ισχύει μόνο για το κείμενο που δεν έχει διαμορφωθεί ειδικά χρησιμοποιώντας μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου.

Ορισμός μορφοποίησης στυλ για ένα πλαίσιο κειμένου που εμφανίζει ένα πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου

  1. Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου που εμφανίζει το πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Μορφοποίηση, στην ομάδα γραμματοσειρά, κάντε κλικ στην επιλογή το στυλ μορφοποίησης που θέλετε να εφαρμόσετε.

    Access εφαρμόζει τη μορφοποίηση σε όλο το κείμενο στο πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου που έχει δεν είχε ήδη συγκεκριμένο τύπο (αλλά όχι τιμή) της μορφοποίησης που έχει εφαρμοστεί σε μια προβολή που υποστηρίζει την καταχώρηση δεδομένων, όπως η προβολή φύλλου δεδομένων για έναν πίνακα ή ερώτημα ή προβολή φόρμας για μια φόρμα. Για παράδειγμα, εάν ένα τμήμα του κειμένου στο πεδίο έχει μορφοποιηθεί με ένα κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς και μπορείτε να εφαρμόσετε ένα μπλε χρώμα γραμματοσειράς στο πλαίσιο κειμένου, Access απενεργοποιεί όλο το κείμενο μπλε εκτός από αυτό που έχει μορφοποιηθεί μεμονωμένα ως κόκκινο χρώμα. Ένα άλλο παράδειγμα, εάν ένα τμήμα του κειμένου στο πεδίο έχει μορφοποιηθεί με ένα μέγεθος γραμματοσειράς 11 στιγμών, και μπορείτε να εφαρμόσετε ένα μέγεθος γραμματοσειράς 14 στιγμών στο πλαίσιο κειμένου, Access ισχύει το μέγεθος στιγμών 14 γραμματοσειράς για όλο το κείμενο με εξαίρεση που που μορφοποιήθηκε μεμονωμένα στο 11 poin TS.

    Πεδία "συνημμένο"    Τα πεδία συνημμένου χρησιμοποιούν ένα ειδικό στοιχείο ελέγχου που δεν χρησιμοποιείται για οποιονδήποτε άλλο τύπο δεδομένων. Μπορείτε να επισυνάψετε πολλών αρχείων σε μια εγγραφή, χρησιμοποιώντας ένα πεδίο συνημμένου, αλλά το πεδίο μπορεί να εμφανίζονται μόνο οι πληροφορίες σχετικά με ένα συνημμένο κάθε φορά. Από προεπιλογή, το στοιχείο ελέγχου επισύναψης εμφανίζει ένα εικονίδιο ή μια εικόνα, ανάλογα με τον τύπο αρχείου του συνημμένου που εμφανίζεται τη συγκεκριμένη στιγμή από το στοιχείο ελέγχου. Εάν θέλετε, μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες για το στοιχείο ελέγχου επισύναψης ώστε να εμφανίζονται όλα τα συνημμένα αρχεία ως εικονίδια ή έτσι ώστε το πεδίο απλώς το εμφανίζει ένα εικονίδιο συνδετήρα και τον αριθμό των συνημμένων. Εάν υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε ήδη ένα στοιχείο ελέγχου συνημμένου στην έκθεσή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παρακάτω διαδικασία για να ρυθμίσετε τις ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου για διαφορετικούς χρήστες του στοιχείου ελέγχου.

Ορισμός των ιδιοτήτων εμφάνισης για ένα πεδίο συνημμένου

  1. Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου συνημμένου. Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται ήδη, πατήστε το πλήκτρο F4 για να το εμφανίσετε. Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα μορφή.

    Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα ως οδηγό για τη ρύθμιση του συνημμένου ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου.

    Ιδιότητα

    Ρύθμιση

    Εμφάνιση ως

    • Εικονίδιο/εικόνα εμφανίζει γραφικά ως εικόνες και όλα τα άλλα αρχεία ως εικονίδια. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.

    • Εικονίδιο εμφανίζει όλα τα αρχεία ως εικονίδια.

    • Συνδετήρα εμφανίζει ένα εικονίδιο συνδετήρα ακολουθούμενο από τον αριθμό των συνημμένων σε παρενθέσεις.

    Προεπιλεγμένη εικόνα

    Για να κάνετε μια προεπιλεγμένη εικόνα εμφανίζεται το στοιχείο ελέγχου επισύναψης όταν υπάρχουν χωρίς συνημμένα αρχεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί "Δόμηση" στο πλαίσιο της ιδιότητας, αναζητήστε την εικόνα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

    Σημείωση: Η προεπιλεγμένη εικόνα δεν εμφανίζεται εάν έχει οριστεί η ιδιότητα Εμφάνιση ωςσυνδετήρα.

    Στοίχιση εικόνας

    Επιλέξτε τη στοίχιση που θέλετε από τη λίστα. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι το Κέντρο. Προσαρμογή αυτής της ρύθμισης μπορεί να παράγει μη αναμενόμενα αποτελέσματα, ανάλογα με τη ρύθμιση της ιδιότητας Τρόπος αλλαγής μεγέθους εικόνας.

    Τρόπος αλλαγής μεγέθους εικόνας

    Αυτή η ρύθμιση είναι διαθέσιμη μόνο εάν έχει οριστεί η ιδιότητα Εμφάνιση ωςΕικονίδιο/εικόνας.

    • Clip εμφανίζει την εικόνα στο πραγματικό μέγεθος. Η εικόνα περικόπτεται εάν είναι πολύ μεγάλο για να χωρέσει μέσα στο στοιχείο ελέγχου.

    • Παραμόρφωση παραμόρφωση της εικόνας, έτσι ώστε να γεμίσει ολόκληρο το στοιχείο ελέγχου.

      Σημείωση: Εκτός εάν το στοιχείο ελέγχου επισύναψης είναι ακριβώς ίδιο μέγεθος με την εικόνα, χρησιμοποιώντας αυτήν τη ρύθμιση θα παραμορφώνεται, καθιστώντας εμφανίζονται παραμόρφωσης κατακόρυφο ή οριζόντιο προσανατολισμό.

    • Ζουμ, η μέγιστη δυνατή εικόνα εμφανίζεται χωρίς απόσπασμα ή παραμόρφωση της εικόνας. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.

  3. Εάν χρησιμοποιείτε το στοιχείο ελέγχου για να εμφανίσετε τα γραφικά, να προσαρμόσετε το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου συνημμένου, ώστε να μπορείτε να δείτε τον όγκο των λεπτομερειών που θέλετε.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×