Μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων

Μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Η χωρητικότητα του γραμματοκιβωτίου σας στο Outlook δεν είναι ανεξάντλητη και μάλλον δεν θα σταματήσετε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να μην εξαντληθεί ο διαθέσιμος χώρος, μπορείτε να μετακινήσετε παλαιότερα στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε μια αρχειοθήκη, ένα ξεχωριστό αρχείο δεδομένων του (.pst) που μπορείτε να ανοίξετε από το Outlook οποιαδήποτε στιγμή το χρειαστείτε.

Σημείωση: Η εντολή " Αρχειοθέτηση " και η δυνατότητα δεν εμφανίζεται για οποιονδήποτε λογαριασμό στο προφίλ σας στο Outlook Εάν συμπεριλάβετε ένα λογαριασμό Exchange Server και ηλεκτρονική αρχειοθήκη του Microsoft Exchange Server χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας. Ο διαχειριστής δικτύου επίσης να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα.

Από προεπιλογή, το Outlook χρησιμοποιεί την Αυτόματη Αρχειοθέτηση για την αρχειοθέτηση στοιχείων σε τακτά χρονικά διαστήματα. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο άρθρο Αυτόματη αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων.

Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε στοιχεία μη αυτόματα οποιαδήποτε στιγμή θελήσετε. Με τον τρόπο αυτόν, μπορείτε να ελέγχετε τα στοιχεία που αρχειοθετείτε, τη θέση αποθήκευσής τους και το χρονικό διάστημα παραμονής ενός στοιχείου πριν από την αρχειοθέτησή του.

  1. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Στο Outlook 2013: , κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > πληροφορίες > Εργαλεία εκκαθάρισης > Αρχειοθέτηση.


      Αρχειοθέτηση

    • Στο Outlook 2016: Επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες > Εργαλεία > Εκκαθάριση παλαιών στοιχείων

      Εκκαθάριση παλαιών στοιχείων

    Συμβουλή: Οι επιλογές "Αρχειοθέτηση" και "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες εάν το προφίλ αλληλογραφίας σας συνδέεται σε ένα διακομιστή Exchange. Επίσης, είναι πιθανό η εταιρεία σας να διαθέτει πολιτική διατήρησης αλληλογραφίας που παρακάμπτει την Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή του συστήματός σας για περισσότερες πληροφορίες.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτός ο φάκελος και όλοι οι υποφάκελοι και επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.

  3. Στην περιοχή Αρχειοθέτηση στοιχείων παλιότερων από, εισαγάγετε μια ημερομηνία.

    Παράθυρο διαλόγου Αρχειοθέτησης

  4. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλά αρχεία .pst, εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε ορισμένους φακέλους χρησιμοποιώντας διαφορετικές ρυθμίσεις. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε τα στοιχεία του φακέλου "Απεσταλμένα" να διατηρούνται για περισσότερο χρόνο από τα στοιχεία του φακέλου "Εισερχόμενα".

  5. Επιλέξτε το πλαίσιο Να συμπεριληφθούν στοιχεία με ένδειξη "Χωρίς Αυτόματη Αρχειοθέτηση", για να αρχειοθετήσετε μεμονωμένα στοιχεία που εξαιρούνται από την αυτόματη αρχειοθέτηση. Η επιλογή αυτή δεν καταργεί την εξαίρεση από αυτά τα στοιχεία, αλλά παραβλέπει τη ρύθμιση Χωρίς αυτ. αρχειοθέτηση μόνο για τη συγκεκριμένη αρχειοθήκη.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Απενεργοποίηση Αυτόματης Αρχειοθέτησης

Για να αρχειοθετείτε τα στοιχεία σας μόνο όταν θέλετε, απενεργοποιήστε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση.

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους.

  2. Στην περιοχή Αυτόματη Αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

  3. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου Εκτέλεση Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε ν ημέρες.

Από προεπιλογή, παλαιότερα στοιχεία του Outlook αρχειοθετηθούν αυτόματα σε τακτά χρονικά διαστήματα. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την αυτόματη αρχειοθέτηση, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση αυτόματης αρχειοθέτησης για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή διαγραφή στοιχείων.

Επίσης με μη αυτόματο τρόπο για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και αρχειοθέτηση στοιχείων, εκτός από την αυτόματη αρχειοθέτηση ή ως αντικατάσταση. Μη αυτόματη αρχειοθέτηση παρέχει ευελιξία και σας επιτρέπει να καθορίσετε ακριβώς τους φακέλους που περιλαμβάνονται στο αρχείο αρχειοθέτησης και χρησιμοποιούνται οι οποίες αρχειοθέτηση αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst).

Για μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων του Outlook, κάντε τα εξής:

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία εκκαθάρισης.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχειοθέτηση.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτός ο φάκελος και όλοι οι υποφάκελοι και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Σε αυτό το αρχείο μη αυτόματη περιλαμβάνεται οποιαδήποτε υποφάκελος του φακέλου που επιλέγετε.

  5. Στην περιοχή Αρχειοθέτηση στοιχείων παλιότερων από, εισαγάγετε μια ημερομηνία.

    Παράθυρο διαλόγου "Αρχειοθέτηση"

  6. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο αρχείο ή θέση, στην περιοχή αρχείο αρχειοθέτησης, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να καθορίσετε ένα νέο αρχείο ή θέση. Αναζήτηση για να βρείτε το αρχείο που θέλετε ή πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Εμφανίζεται η θέση του αρχείου προορισμού στο πλαίσιο αρχείο αρχειοθέτησης.

  7. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη στοιχεία με ένδειξη "Χωρίς αυτόματη αρχειοθέτηση" για να συμπεριλάβετε τα στοιχεία που μπορεί να επισημανθεί μεμονωμένα να εξαιρούνται από την αυτόματη αρχειοθέτηση. Αυτή η επιλογή δεν καταργεί το συγκεκριμένο αποκλεισμού από αυτά τα στοιχεία, αλλά παραβλέπει αντί για αυτό το πλαίσιο ελέγχου χωρίς αυτόματη αρχειοθέτηση για μόνο αυτό το αρχείο.

Απενεργοποίηση Αυτόματης Αρχειοθέτησης

Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε μόνο με μη αυτόματο τρόπο, που πρέπει να απενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση. Κάντε τα εξής:

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Πατήστε Επιλογές.

  3. Στην καρτέλα για προχωρημένους, στην περιοχή Αυτόματη Αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης.

  4. Καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Εκτέλεση Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε ν ημέρες.

Αυτόματη Αρχειοθέτηση, η οποία είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή, μετακινείται αυτόματα παλιών στοιχείων σε μια θέση αρχειοθέτησης σε προγραμματισμένα χρονικά διαστήματα. Ωστόσο, για να μη αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτηση στοιχείων σε μια θέση που καθορίζετε.

Σημείωση: Οι ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης Microsoft Office Outlook 2007 είναι προσαρμόσιμες. Αντί να τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή Αρχειοθέτηση στοιχείων του με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να διαπιστώσετε ότι η Αυτόματη Αρχειοθέτηση μπορεί να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση αυτόματης αρχειοθέτησης για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή διαγραφή στοιχείων.

  1. Στο μενού αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχειοθέτηση.

  2. Ενεργοποιήστε την επιλογή αυτού του φακέλου και όλοι οι υποφάκελοι και, στη συνέχεια, καθορίστε μια ημερομηνία στην περιοχή Αρχειοθέτηση στοιχείων παλιότερων από.

    Αρχειοθετημένοι φάκελοι στη λίστα φακέλων

  3. Στην περιοχή αρχείο αρχειοθέτησης, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να καθορίσετε ένα νέο αρχείο ή θέση, εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο αρχείο ή θέση.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη στοιχεία με ένδειξη "Χωρίς αυτόματη αρχειοθέτηση", εάν θέλετε να αντικαταστήσετε μια προηγούμενη ρύθμιση για να μην Αυτόματη Αρχειοθέτηση συγκεκριμένα στοιχεία. Εάν επιλέξετε να μη αυτόματη αρχειοθέτηση αυτά τα στοιχεία κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, τα στοιχεία ξανά θα διέπεται την χωρίς αυτόματη αρχειοθέτηση τη ρύθμιση, εκτός εάν αντικαθιστάτε με μη αυτόματο τρόπο τη συγκεκριμένη ρύθμιση στο μέλλον.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Σημείωση: Outlook δημιουργεί αυτόματα ένα άλλο αρχείο αρχειοθέτησης για τα στοιχεία του φακέλου και τη θέση που καθορίζεται.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×