Μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access και να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε σχεσιακών πινάκων, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel και Access μαζί. Για να συνοψίσετε, είναι η καλύτερη για την καταγραφή, την αποθήκευση, την υποβολή ερωτημάτων και κοινή χρήση δεδομένων Access και Excel είναι η καλύτερη για τον υπολογισμό, την ανάλυση και οπτικοποίηση δεδομένων.

Δύο άρθρα, με χρήση Access ή το Excel για να διαχειριστείτε τα δεδομένα σας και πρώτα 10 λόγοι για να χρησιμοποιήσετε την Access με το Excel, να συζητούν ποιο πρόγραμμα είναι καταλληλότερο για μια συγκεκριμένη εργασία και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel και της Access μαζί για να δημιουργήσετε μια λύση πρακτική.

Όταν μετακινείτε δεδομένα από το Excel στην Access, υπάρχουν τρία βασικά βήματα για τη διαδικασία.

Τρία βασικά βήματα

Σημείωση: Για πληροφορίες σχετικά με μοντελοποίηση δεδομένων και οι σχέσεις τους στην Access, ανατρέξτε στο θέμα βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Βήμα 1: Εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access

Εισαγωγή δεδομένων είναι μια λειτουργία που μπορεί να μεταβαίνετε πολύ πιο ομαλή εκτέλεση εάν χρειαστεί κάποιος χρόνος για να προετοιμάσετε και να καθαρίσετε τα δεδομένα σας. Εισαγωγή δεδομένων είναι με τη μετακίνηση σε μια νέα θέση. Εάν κάνετε εκκαθάριση και οργάνωση σας υπαρχόντων πριν από την κίνηση, εκκαθάριση στο νέο σας σπίτι είναι πολύ πιο εύκολο.

Εκκαθάριση των δεδομένων σας πριν από την εισαγωγή

Πριν από την εισαγωγή δεδομένων στην Access, στο Excel μια καλή ιδέα είναι να:

  • Μετατροπή κελιών που περιέχουν μη ατομικής δεδομένα (δηλαδή, πολλές τιμές σε ένα κελί) σε πολλές στήλες. Για παράδειγμα, ένα κελί σε μια στήλη "Δεξιότητες" που περιέχει πολλές τιμές δεξιοτήτων, όπως "C# προγραμματισμό," "Προγραμματισμού της VBA" και "Σχεδίασης Web" θα πρέπει να είναι ανάλυση σε ξεχωριστές στήλες κάθε περιέχει μόνο μία δεξιοτήτων τιμή.

  • Χρησιμοποιήστε την εντολή TRIM για να καταργήσετε το διάστιχο, στο τέλος και πολλά ενσωματωμένα διαστήματα.

  • Κατάργηση μη εκτυπώσιμων χαρακτήρων.

  • Εντοπισμός και διόρθωση ορθογραφίας και της στίξης σφάλματα.

  • Καταργήστε διπλότυπες γραμμές ή διπλότυπα πεδία.

  • Βεβαιωθείτε ότι οι στήλες δεδομένων δεν περιέχει μεικτές μορφές, ιδίως οι αριθμοί που μορφοποιούνται ως κείμενο ή ημερομηνίες σε μορφή αριθμών.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα ακόλουθα θέματα στη Βοήθεια του Excel:

Σημείωση: Εάν τα δεδομένα σας καθαρισμό ανάγκες είναι σύνθετη ή δεν έχετε το χρόνο ή πόρους για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία μόνοι σας, μπορείτε να χρησιμοποιείτε έναν προμηθευτή άλλου κατασκευαστή. Για περισσότερες πληροφορίες, κάντε αναζήτηση για "λογισμικό τον καθαρισμό δεδομένων" ή "ποιότητας δεδομένων" από το μηχανισμό αναζήτησης που προτιμάτε στο πρόγραμμα περιήγησης Web.

Επιλέξτε τον καλύτερο τύπο δεδομένων κατά την εισαγωγή

Κατά τη λειτουργία εισαγωγής στην Access, που θέλετε να κάνετε καλή επιλογές ώστε να λαμβάνετε μερικά (εάν υπάρχουν) σφάλματα μετατροπής που θα απαιτούν μη αυτόματη παρέμβαση. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τον τρόπο Excel μορφές αριθμών και τους τύπους δεδομένων της Access μετατρέπονται κατά την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access και προσφέρει μερικές συμβουλές σχετικά με τους τύπους δεδομένων καλύτερα στον Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου.

Μορφή αριθμού του Excel

Τύπος δεδομένων της Access

Σχόλια

Βέλτιστη πρακτική

Κείμενο

Κείμενο, Υπόμνημα

Ο τύπος δεδομένων κείμενο Access αποθηκεύει αλφαριθμητικά δεδομένα έως 255 χαρακτήρες. Ο τύπος δεδομένων υπομνήματος Access αποθηκεύει αλφαριθμητικά δεδομένα έως 65.535 χαρακτήρες.

Επιλέξτε "Υπόμνημα" για να αποφύγετε την περικοπή οποιαδήποτε δεδομένα.

Αριθμός, ποσοστό, κλάσμα, επιστημονική

Αριθμός

Η Access διαθέτει έναν τύπο δεδομένων που ποικίλλει με βάση μια ιδιότητα μέγεθος πεδίου (Byte, ακέραιος, Ακέραιος μεγάλου μήκους, μία, δύο, δεκαδικών ψηφίων).

Επιλέξτε διπλό για να αποφύγετε σφάλματα μετατροπής δεδομένων.

Ημερομηνία

Ημερομηνία

Access και το Excel και τα δύο να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο αριθμό ο σειριακός αριθμός για την αποθήκευση ημερομηνιών. Στην Access, το εύρος ημερομηνιών είναι μεγαλύτερο: από -657.434 (Ιανουάριος 1, 100 μ.χ.) έως 2.958.465 (Δεκέμβριος 31, 9999 μ.χ.).

Επειδή η Access δεν αναγνωρίζει το σύστημα ημερομηνίας 1904 (χρησιμοποιούνται στο Excel για Macintosh), πρέπει να μετατρέψετε τις ημερομηνίες στο Excel ή Access για να αποφευχθεί η σύγχυση.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αλλαγή σύστημα ημερομηνίας, μορφοποίηση, ή ερμηνεία έτους με δύο ψηφία και Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα στο βιβλίο εργασίας του Excel.

Επιλέξτε ημερομηνία.

Ώρα

Ώρα

Access και το Excel και τα δύο αποθηκεύουν τιμές ώρας, χρησιμοποιώντας τον ίδιο τύπο δεδομένων.

Επιλέξτε ώρα, που είναι συνήθως η προεπιλογή.

Νομισματική μονάδα, λογιστική

Νομισματική μονάδα

Στην Access, τον τύπο δεδομένων νομισματικής μονάδας αποθηκεύει τα δεδομένα ως αριθμοί 8 byte με ακρίβεια τεσσάρων δεκαδικών ψηφίων και χρησιμοποιείται για την αποθήκευση οικονομικών δεδομένων και να αποτρέψετε τη στρογγυλοποίηση των τιμών.

Επιλέξτε νομισματικής μονάδας, το οποίο συνήθως είναι η προεπιλεγμένη.

Boolean

Ναι/Όχι

Πρόσβαση χρήσεις -1 για όλες τις τιμές Ναι και 0 για όλες τις τιμές χωρίς, ενώ το Excel χρησιμοποιεί 1 για τις τιμές όλα TRUE και 0 για όλες τις τιμές FALSE.

Επιλέξτε Ναι/Όχι, που μετατρέπει αυτόματα τις υποκείμενες τιμές.

Υπερ-σύνδεση

Υπερ-σύνδεση

Μια υπερ-σύνδεση στο Excel και της Access περιέχει μια διεύθυνση URL ή Web που μπορείτε να επιλέξετε και να ακολουθήσετε.

Επιλέξτε την υπερ-σύνδεση, διαφορετικά η Access μπορεί να χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων κειμένου από προεπιλογή.

Μόλις τα δεδομένα στην Access, μπορείτε να διαγράψετε τα δεδομένα του Excel. Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχικού βιβλίου εργασίας του Excel πρώτα πριν από τη διαγραφή της.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα της Βοήθειας Access Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα στο βιβλίο εργασίας του Excel.

Αυτόματη προσάρτηση δεδομένων τον εύκολο τρόπο

Έχουν ένα κοινό πρόβλημα Excel, οι χρήστες προσάρτηση δεδομένων με τις ίδιες στήλες σε ένα μεγάλο φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί ενός περιουσιακού στοιχείου παρακολούθηση λύση, η οποία ξεκίνησε στο Excel, αλλά έχει μεγαλώσει τώρα για να συμπεριλάβετε αρχεία από πολλές ομάδες εργασίας και τα τμήματα. Αυτά τα δεδομένα ενδέχεται να είναι σε διαφορετικά φύλλα εργασίας και βιβλίων εργασίας ή σε αρχεία κειμένου που είναι τροφοδοσίες δεδομένων από άλλα συστήματα. Δεν υπάρχει εντολή περιβάλλοντος εργασίας χρήστη ή εύκολος τρόπος για να προσαρτήσετε παρόμοια δεδομένα στο Excel.

Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιήσετε την Access, όπου μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε και να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν πίνακα, χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων". Επιπλέον, μπορείτε να προσαρτήσετε πολλά δεδομένα σε έναν πίνακα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λειτουργίες εισαγωγής, να προσθέσετε ως προγραμματισμένων εργασιών του Microsoft Outlook και, ακόμα και να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία.

Βήμα 2: Κανονικοποίηση των δεδομένων με χρήση του Οδηγού ανάλυσης πινάκων

Με την πρώτη ματιά, βήμα προς βήμα κατά τη διαδικασία κανονικοποίηση των δεδομένων σας μπορεί να φαίνεται δύσκολη. Ευτυχώς, κανονικοποίηση των πινάκων στην Access είναι μια διαδικασία που είναι πολύ πιο εύκολο, ευχαριστώ να ο Οδηγός ανάλυσης πινάκων.

Ο "Οδηγός ανάλυσης πινάκων"

1. σύρετε τις επιλεγμένες στήλες σε έναν νέο πίνακα και αυτόματη δημιουργία σχέσεων

2. χρησιμοποιήσετε κουμπί εντολές για τη μετονομασία ενός πίνακα, προσθέστε ένα πρωτεύον κλειδί, κάντε μια υπάρχουσα στήλη πρωτεύοντος κλειδιού και αναίρεση της τελευταίας ενέργειας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό για να κάνετε τα εξής:

  • Μετατροπή πίνακα σε ένα σύνολο μικρότερων πινάκων και αυτόματη δημιουργία ενός πρωτεύοντος και ξένου κλειδιού σχέση μεταξύ των πινάκων.

  • Προσθήκη ενός πρωτεύοντος κλειδιού σε ένα υπάρχον πεδίο που περιέχει μοναδικές τιμές ή δημιουργήστε ένα νέο πεδίο Αναγνωριστικό που χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση".

  • Αυτόματη δημιουργία σχέσεων για να ενεργοποιήσετε την ακεραιότητα αναφορών με διαδοχικές ενημερώσεις. Διαδοχικές διαγραφές δεν προστίθενται αυτόματα ώστε να μην διαγράψετε κατά λάθος δεδομένα, αλλά μπορείτε να προσθέσετε διαδοχικές διαγραφές εύκολα αργότερα.

  • Αναζήτηση νέους πίνακες για πλεονάζοντα ή των διπλότυπων δεδομένων (όπως ο ίδιος πελάτης με δύο διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου) και ενημερώστε αυτό που θέλετε.

  • Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας του αρχικού πίνακα και μετονομάστε την προσαρτώντας το "_OLD" στο όνομά του. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα το οποίο αναπαράγει τον αρχικό πίνακα, με το αρχικό όνομα πίνακα, ώστε να λειτουργούν τυχόν υπάρχουσες φόρμες ή αναφορές που βασίζονται στον αρχικό πίνακα με τη νέα δομή του πίνακα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα κανονικοποίηση των δεδομένων σας χρησιμοποιώντας την ανάλυση πινάκων.

Βήμα 3: Σύνδεση με δεδομένα της Access από το Excel

Αφού έχει γίνει κανονικοποιηθεί τα δεδομένα στην Access και ερώτημα ή πίνακα έχει δημιουργηθεί που αναπαράγει τα αρχικά δεδομένα, είναι μια απλή υπόθεση από τη σύνδεση με τα δεδομένα της Access από το Excel. Τα δεδομένα σας είναι τώρα στην Access ως εξωτερική προέλευση δεδομένων, καθώς και, ώστε να μπορεί να συνδεθεί με το βιβλίο εργασίας μέσω μιας σύνδεσης δεδομένων, το οποίο είναι ένα κοντέινερ των πληροφοριών που χρησιμοποιείται για να εντοπίσετε, συνδεθείτε και πρόσβαση σε εξωτερική προέλευση δεδομένων. Πληροφορίες σύνδεσης είναι αποθηκευμένη στο βιβλίο εργασίας και επίσης μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο σύνδεσης, όπως ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων Office (ODC) (επέκταση ονόματος αρχείου .odc) ή ένα αρχείο ονόματος προέλευσης δεδομένων (.dsn επέκταση). Μετά τη σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε να επίσης αυτόματη ανανέωση (ή να ενημερώσετε) βιβλίο εργασίας του Excel από την Access κάθε φορά που τα δεδομένα ενημερώνονται στην Access.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση σύνδεσης (εισαγωγής) δεδομένων.

Λάβετε τα δεδομένα σας στην Access

Αυτή η ενότητα σας καθοδηγεί σε οι παρακάτω φάσεις της κανονικοποίηση των δεδομένων σας: Διακοπή τιμές στις στήλες πωλητής και διεύθυνση σε τους πιο ατομικής κομμάτια, διαχωρισμό σχετικά θέματα σε τις δικές τους πίνακες, αντιγραφή και επικόλληση αυτούς τους πίνακες από το Excel σε Πρόσβαση, τη δημιουργία βασικών σχέσεις μεταξύ των που έχουν δημιουργηθεί πρόσφατα πίνακες της Access, και τη δημιουργία και εκτέλεση ενός απλού ερωτήματος στην Access να επιστρέψει πληροφορίες.

Παράδειγμα δεδομένων φόρμας μη κανονικοποιηθεί

Το ακόλουθο φύλλο εργασίας περιέχει μη ατομικής τιμές στη στήλη "Πωλητής" και τη στήλη διεύθυνση. Δύο στήλες θα πρέπει να διαιρεθεί σε δύο ή περισσότερες ξεχωριστές στήλες. Αυτό το φύλλο εργασίας περιέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, προϊόντα, πελάτες και παραγγελίες. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει επίσης να διαιρεθεί περαιτέρω, κατά θέμα, σε ξεχωριστούς πίνακες.

Πωλητής

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

Τιμή

Όνομα πελάτη

Διεύθυνση

Τηλέφωνο

Σαν, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, Αττικη 98199

425-555-0201

Σαν, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, Αττικη 98199

425-555-0201

Ηλιοπούλου, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Ηλιοπούλου, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Ηλιοπούλου, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Harvard αποθήκευση Μπέλβιου, Αττικη 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

5/3/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

5/3/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Koch, διαβάζω

2353

7/3/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, Αττικη 98199

425-555-0201

Koch, διαβάζω

2353

7/3/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, Αττικη 98199

425-555-0201

Πληροφορίες σε όσο το μικρότερο τμήματα: ατομικής δεδομένων

Εργασία με τα δεδομένα σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή κείμενο σε στήλη στο Excel για να διαχωρίσετε τα "ατομικής" τμήματα ενός κελιού (όπως ταχυδρομική διεύθυνση, πόλη, κατάσταση και ταχυδρομικό κώδικα) σε ξεχωριστή στήλες.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει τις νέες στήλες στο ίδιο φύλλο εργασίας μετά την διαιρεθεί για να κάνετε όλων των τιμών ατομικής. Σημειώστε ότι οι πληροφορίες στη στήλη "Πωλητής" έχει διαιρεθεί σε επώνυμο και τις στήλες του ονόματος και ότι οι πληροφορίες στη στήλη διεύθυνση έχει διαιρεθεί σε στήλες διεύθυνση, πόλη, κατάσταση και ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΌΣ κώδικας. Αυτά τα δεδομένα βρίσκεται σε "πρώτη κανονική φόρμα"

Επώνυμο

Όνομα

 

Οδός

Πόλη

Πολιτεία

Ταχυδρομικός κώδικας

Σαν

Yale

Αποθήκευση Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia κύκλου

Ηράκλειο

WA

98234

Hance

Jim

Αποθήκευση Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

Koch

Διαβάζω

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Εισαγωγή δεδομένων σε οργανωμένο θεμάτων στο Excel

Δεδομένα του παραδείγματος που ακολουθούν πολλούς πίνακες εμφανίζουν τις ίδιες πληροφορίες από το φύλλο εργασίας του Excel μετά την έχει διαιρεθεί σε πίνακες για πωλητών, προϊόντα, πελάτες και παραγγελίες. Δεν είναι τελικό στη σχεδίαση πίνακα, αλλά είναι στη γραμμή δεξιά.

Ο πίνακας πωλητών περιέχει μόνο τις πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό πωλήσεων. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (πωλητής ID). Η τιμή Αναγνωριστικού πωλητής θα χρησιμοποιηθεί στον πίνακα παραγγελίες για να συνδεθείτε παραγγελίες σε πωλητές.

Πωλητών

Αναγνωριστικό Πωλητής

Επώνυμο

Όνομα

101

Σαν

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Διαβάζω

Ο πίνακας προϊόντα περιέχει μόνο τις πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (Product ID). Η τιμή Αναγνωριστικό προϊόντος θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεση πληροφορίες προϊόντος στον πίνακα στοιχεία παραγγελιών.

Προϊόντα

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5,25

Ο πίνακας πελάτες περιέχει μόνο τις πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό πελάτη). Η τιμή Αναγνωριστικό πελάτη θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεση πληροφοριών πελάτη στον πίνακα Orders.

Πελάτες

Κωδικός Πελάτη

Όνομα

Οδός

Πόλη

Πολιτεία

Ταχυδρομικός κώδικας

Τηλέφωνο

1001

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

Αποθήκευση Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia κύκλου

Ηράκλειο

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Στον πίνακα Orders περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις παραγγελίες, πωλητών, πελάτες και προϊόντα. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό παραγγελίας). Ορισμένες από τις πληροφορίες σε αυτόν τον πίνακα πρέπει να διαιρεθεί σε έναν επιπλέον πίνακα που περιέχει στοιχεία παραγγελιών, έτσι ώστε στον πίνακα Orders περιέχει μόνο τέσσερις στήλες — το Αναγνωριστικό παραγγελίας μοναδικό, την ημερομηνία παραγγελίας, το Αναγνωριστικό πωλητής και το αναγνωριστικό πελάτη. Τον πίνακα που εμφανίζεται εδώ δεν έχει διαιρέστε ακόμα σε πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

Παραγγελίες

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό Πωλητής

Κωδικός Πελάτη

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

5/3/09

105

1003

A-2275

2

2352

5/3/09

105

1003

D-4420

3

2353

7/3/09

107

1005

A-2275

6

2353

7/3/09

107

1005

C-789

5

Λεπτομέρειες παραγγελίας, όπως το Αναγνωριστικό προϊόντος και ποσότητα μετακινούνται από τον πίνακα Orders και είναι αποθηκευμένα σε έναν πίνακα που ονομάζεται Λεπτομέρειες παραγγελίας. Λάβετε υπόψη ότι δεν υπάρχουν 9 παραγγελίες, ώστε να έχει νόημα ότι υπάρχουν 9 εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα. Σημειώστε ότι στον πίνακα Orders έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό παραγγελίας), που θα αναφέρεται από τον πίνακα στοιχεία παραγγελιών.

Η τελική σχεδίαση του πίνακα "Παραγγελίες" θα πρέπει να είναι ως εξής:

Παραγγελίες

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό Πωλητής

Κωδικός Πελάτη

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

5/3/09

105

1003

2353

7/3/09

107

1005

Στον πίνακα στοιχεία παραγγελιών δεν περιέχει στήλες που απαιτούν μοναδικές τιμές (δηλαδή, υπάρχει χωρίς πρωτεύον κλειδί), ώστε να είναι πειράζει για οποιαδήποτε ή όλες οι στήλες να περιέχει "περιττά" δεδομένα. Ωστόσο, δεν υπάρχει δύο εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα πρέπει να είναι πλήρως πανομοιότυπες (Αυτός ο κανόνας ισχύει για οποιονδήποτε πίνακα σε μια βάση δεδομένων). Σε αυτόν τον πίνακα, θα πρέπει να υπάρχει 17 εγγραφές — κάθε αντιστοιχεί ενός προϊόντος σε μια μεμονωμένη παραγγελία. Για παράδειγμα, με τη σειρά 2349, τρία προϊόντα C-789 περιλαμβάνει ένα από τα δύο τμήματα του ολόκληρη την παραγγελία.

Στον πίνακα στοιχεία παραγγελιών γι ' αυτό, θα πρέπει να είναι ως εξής:

Λεπτομέρειες παραγγελίας

Order ID

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων από το Excel στην Access

Τώρα που τις πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, τους πελάτες, προϊόντα, παραγγελίες και λεπτομέρειες παραγγελίας έχει γίνει ανάλυση σε ξεχωριστή θεμάτων στο Excel, μπορείτε να αντιγράψετε τα δεδομένα απευθείας στην Access, όπου αυτό θα μετατραπεί σε πίνακες.

Δημιουργία σχέσεων μεταξύ των πινάκων της Access και εκτέλεση ενός ερωτήματος

Αφού έχετε μεταφέρει τα δεδομένα σας σε Access, μπορείτε να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ πινάκων και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε ερωτήματα για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με τα διάφορα θέματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα το οποίο επιστρέφει το Αναγνωριστικό παραγγελίας και τα ονόματα των πωλητών για τις παραγγελίες που εισάγονται μεταξύ 05/3/09 και 08/3/09.

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες και αναφορές για να διευκολύνετε την καταχώρηση δεδομένων και ανάλυση πωλήσεων.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ρωτήσετε έναν ειδικό στην Κοινότητα τεχνικής υποστήριξης του Excel, να λάβετε υποστήριξη από την κοινότητα Answers ή να προτείνετε μια νέα δυνατότητα ή βελτίωση στο Excel User Voice.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×