Μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access και να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε σχεσιακές πίνακες, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Office Excel και την πρόσβαση μαζί. Για να συνοψίσετε, είναι η καλύτερη για την καταγραφή, την αποθήκευση, την υποβολή ερωτημάτων και κοινή χρήση δεδομένων Access και Excel είναι η καλύτερη για τον υπολογισμό, την ανάλυση και οπτικοποίηση δεδομένων.

Δύο άρθρα, με χρήση Access ή το Excel για να διαχειριστείτε τα δεδομένα σας και πρώτα 10 λόγοι για να χρησιμοποιήσετε την Access με το Excel, να συζητούν ποιο πρόγραμμα είναι καταλληλότερο για μια συγκεκριμένη εργασία και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel και της Access μαζί για να δημιουργήσετε μια λύση πρακτική.

Σε αυτό το άρθρο

Βασικά στοιχεία της σχεσιακές βάσεις δεδομένων και μοντελοποίηση δεδομένων

Τα στοιχεία των ένας σχεσιακός πίνακας

Τι είναι η κανονικοποίηση;

Πίνακες μπορεί να είναι σε διαφορετική κανονική φόρμες

Σχέσεις και κλειδιά

Ακεραιότητα δεδομένων και ισχύος

Άθροισμα προς τα επάνω

Τα βασικά βήματα για τη μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access

Βήμα 1: Εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access

Αυτόματη προσάρτηση δεδομένων τον εύκολο τρόπο

Βήμα 2: Κανονικοποίηση των δεδομένων με χρήση του Οδηγού ανάλυσης πινάκων

Βήμα 3: Σύνδεση με δεδομένα της Access από το Excel

Λάβετε τα δεδομένα σας στην Access

Βασικά στοιχεία της σχεσιακές βάσεις δεδομένων και μοντελοποίηση δεδομένων

Πολλά αρχεία δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των Excel, ονομάζονται επίπεδο αρχεία. Αυτά τα αρχεία είναι συχνά μεγάλα και περιέχουν πλεοναζόντων δεδομένων, των στηλών που χρησιμοποιούνται σπάνια και πολλές κενές τιμές. Που μπορεί να μεταβιβάζονται αυτών των αρχείων από άλλο σύστημα ή χρήστη ή τους ενδέχεται να έχουν εξέλιξη αυτόν τον τρόπο που έχουν προστεθεί στήλες μέσα στο χρόνο για να ικανοποιήσετε αλλαγή απαιτήσεις. Παρόλο που η εταιρεία των δεδομένων σε ένα επίπεδο αρχείο λειτουργεί για έναν συγκεκριμένο σκοπό, δεν είναι ευέλικτες και μπορείτε να το βρείτε δύσκολο να απαντήσετε σε απροσδόκητες ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα σας.

Επίπεδο αρχείο

Η λύση διαχρονική σε επίπεδο αρχείο είναι μια σχεσιακή βάση δεδομένων. Η Access είναι ένα πρόγραμμα σχεσιακή βάση δεδομένων και λειτουργεί καλύτερα όταν επίσης και έχουν σχεδιαστεί πίνακες με σχέσεις που συμφωνούν με το μοντέλο σχεσιακή βάση δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Τα στοιχεία των ένας σχεσιακός πίνακας

Καλά σχεδιασμένο σχεσιακή βάση δεδομένων, κάθε πίνακας είναι μια συλλογή των καθορισμένων στηλών και πολλές γραμμές που αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με ένα μόνο θέμα, όπως των υπαλλήλων. Κάθε στήλη του πίνακα με μοναδικό τρόπο ονομάζεται και περιέχει πληροφορίες σχετικά με το θέμα, όπως το όνομα και τη διεύθυνση ενός υπαλλήλου. Οι γραμμές του πίνακα περιέχει τις εμφανίσεις του το θέμα, όπως όλους τους υπαλλήλους τρέχουσα στην εταιρεία. Μια μοναδική τιμή είναι αποθηκευμένη στο στο σημείο που διασταυρώνονται μια γραμμή και στήλη και είναι ένα μεμονωμένο fact, όπως "Σηάτλ". Τέλος, μπορείτε να αλλάξετε τη διάταξη γραμμές και στήλες χωρίς να αλλάξετε την έννοια του πίνακα.

Ένας σχεσιακός πίνακας

1. πίνακα αντιπροσωπεύει ένα μεμονωμένο θέμα — ένα άτομο, θέση, πράγμα που πρέπει, συμβάν ή έννοια

2. κάθε γραμμή είναι μοναδικό και έχει ένα πρωτεύον κλειδί, όπως ένας αριθμός σήματος

3. κάθε στήλη έχει ένα μοναδικό, σύντομα και χαρακτηριστικό όνομα

4. όλες τις τιμές σε μια στήλη έχουν παρόμοια σημασία και μορφοποίηση

5. κάθε τιμή του πίνακα (στην αντίστοιχη τιμή ενός κελιού στο Excel) αντιπροσωπεύει έναν μεμονωμένο fact

Αρχή της σελίδας

Τι είναι η κανονικοποίηση;

Ένα καλά σχεδιασμένο σχεσιακός πίνακας Δυστυχώς, δεν συμβεί απλώς αυτόματα σε μια βάση δεδομένων της Access. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο για την ανάλυση δεδομένων σε ένα επίπεδο αρχείο και για να πραγματοποιήσετε αναδιάταξη δεδομένων από έναν πίνακα σε δύο ή περισσότερα που σχετίζονται με τους πίνακες. Αυτή η μέθοδος ονομάζεται κανονικοποίηση. Σε μια διεργασία βήμα προς βήμα, που διαιρέστε έναν πίνακα σε δύο ή περισσότερους πίνακες μικρότερο καταργώντας επαναλαμβανόμενες τιμές σε μια στήλη, κατάργηση περιττών δεδομένων από γραμμές και προσθήκη πρωτεύοντα κλειδιά (ένα πεδίο που προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή σε έναν πίνακα) και ξένα κλειδιά (ένα πεδίο που περιέχει τιμές που βρίσκονται σε ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού σε ένα σχετικό πίνακα) για να ορίσετε σχέσεις μεταξύ τους νέους πίνακες.

Ένα σχεσιακό διάγραμμα

1. ένας σχεσιακός πίνακας

2. ονόματα στηλών

3. ένα πρωτεύον κλειδί

4. ένα ξένο κλειδί

5. σχεσιακές γραμμές και σύμβολα

Αρχή της σελίδας

Πίνακες μπορεί να είναι σε διαφορετική κανονική φόρμες

Ένας πίνακας μπορεί να είναι σε ένα από τα τέσσερα διαφορετικά κανονικές φόρμες: μηδέν και πρώτο, δεύτερο, τρίτο. Κάθε φόρμα περιγράφει το βαθμό στον οποίο δεδομένα σε έναν πίνακα είναι οργανωμένα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν με επιτυχία σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων. Μηδέν κανονική φόρμα είναι οργανωμένο τουλάχιστον και τρίτη κανονική φόρμα είναι οργανωμένο πιο αποτελεσματικά.

Μηδέν κανονική φόρμα    Μία σύνδεση που είναι ένας πίνακας σε κατάσταση τουλάχιστον οργανωμένο, γνωστό ως "μηδέν κανονική φόρμα," είναι όταν μία ή περισσότερες στήλες περιέχουν τιμές "μη ατομικής", γεγονός που σημαίνει ότι περιέχονται πολλών τιμών σε ένα κελί. Για παράδειγμα, μια διεύθυνση πελάτη μπορεί να αποτελούνται από μια διεύθυνση (όπως 2302 Harvard αποθήκευση), μια πόλη, κατάσταση και ένας ταχυδρομικός κώδικας (ZIP). Ιδανικά, κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία της διεύθυνσης είναι αποθηκευμένα σε ξεχωριστές στήλες. Ένα άλλο παράδειγμα, μια στήλη που περιέχει πλήρη ονόματα, όπως "Σαν, Yale" ή "Στέλλα Κωστίδου" θα πρέπει να διαιρεθεί σε ξεχωριστές στήλες για το όνομα και επώνυμο. Αποθήκευση ονόματα και τα επώνυμα σε ξεχωριστές στήλες είναι μια καλή πρακτική που σας βοηθά να βρείτε γρήγορα και να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας.

Μια άλλη σύνδεσης δεδομένων σε μηδέν κανονική φόρμα είναι όταν περιέχει πληροφορίες σχετικά με διάφορα θέματα, όπως πωλητών, προϊόντα, πελάτες και παραγγελίες. Όποτε είναι δυνατό, δεδομένα πρέπει να διαχωρίζονται σε ξεχωριστούς πίνακες για κάθε θέμα.

Πρώτη κανονική φόρμα    Ένας πίνακας είναι στην πρώτη κανονική φόρμα όταν κάθε στήλη περιέχει ατομικής τιμές, αλλά ορισμένα περιττά δεδομένα, όπως οι πληροφορίες πωλητή ή τον πελάτη για κάθε τμήμα μιας παραγγελίας περιέχουν μία ή περισσότερες στήλες. Για παράδειγμα, Ηλιοπούλου, Ellen επαναλαμβάνεται πέντε φορές στο φύλλο εργασίας επειδή έχει δύο διαφορετικές παραγγελίες (μία με τρία προϊόντα και μία με δύο προϊόντα).

Δεύτερη κανονική φόρμα    Ένας πίνακας είναι στη δεύτερη κανονική φόρμα όταν έχει καταργηθεί περιττά δεδομένα, αλλά μία ή περισσότερες στήλες είτε δεν βασίζονται σε το πρωτεύον κλειδί ή περιέχουν υπολογισμένες τιμές (όπως τιμή * προεξόφληση).

Τρίτη κανονική φόρμα    Ένας πίνακας είναι στην τρίτη κανονική φόρμα όταν όλες οι στήλες του πίνακα βασίζονται αποκλειστικά στο το πρωτεύον κλειδί. Όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, προϊόντων και προμηθευτή πληροφορίες είναι αποθηκευμένες σε ξεχωριστούς πίνακες και είστε συνδεδεμένοι σε μια αναζήτηση στο πεδίο Αναγνωριστικό προμηθευτή του πίνακα "Προμηθευτές".

Πίνακες στο μηδέν, πρώτο και το δεύτερο κανονική φόρμα ενδέχεται να υπάρχουν προβλήματα, όταν θέλετε να αλλάξετε τα δεδομένα. Για παράδειγμα, η ενημέρωση των τιμών που επαναλαμβάνονται συχνά είναι μια εξαιρετικά χρονοβόρα διαδικασία. Κάθε φορά που ενημερώνετε μια τιμή, πρέπει να ελέγξετε εάν κάθε δεύτερη γραμμή περιέχει την ίδια τιμή. Αυτό μπορεί να σπαταλούν χρόνο σας και να είναι μια λειτουργία ευνοεί σφάλματος. Επιπλέον, είναι δύσκολο να αποτελεσματική ταξινόμηση και φιλτράρισμα στήλες που περιέχουν επαναλαμβανόμενες τιμές. Οι πίνακες στο πρώτο και το δεύτερο κανονική φόρμα είναι ένα μεγάλο βελτίωσης επάνω σε μηδέν κανονική φόρμα, αλλά εξακολουθούν να μπορούν να είναι ένα πρόβλημα κατά την εισαγωγή, ενημέρωση ή διαγραφή δεδομένων.

Όταν μεταβείτε κατά τη διαδικασία κανονικοποίηση των δεδομένων σας, μετατρέπετε έναν πίνακα από μια φόρμα κάτω σε μια φόρμα υψηλότερη μέχρι να έχουν όλοι οι πίνακες στην τρίτη κανονική φόρμα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η τρίτη κανονική φόρμα είναι ιδανική επειδή:

  • Προβλήματα με την τροποποίηση απορρίπτονται όταν είναι που έχει εισαχθεί, διαγραφή ή ενημέρωση δεδομένων.

  • Μπορεί να διατηρηθεί η ακεραιότητα των δεδομένων με τους περιορισμούς δεδομένων και των επιχειρησιακών κανόνων.

  • Μπορείτε να υποβάλετε ερώτημα τα δεδομένα με διάφορους τρόπους για να απαντήσει στις ερωτήσεις σας.

Αρχή της σελίδας

Σχέσεις και κλειδιά

Ευδιάκριτο σχεσιακή βάση δεδομένων περιέχει πολλούς πίνακες, κάθε ένας στην τρίτη κανονική φόρμα, αλλά υπάρχουν επίσης σχέσεων μεταξύ αυτών των πινάκων που σας βοηθούν να συνδυάζουν τα δεδομένα. Για παράδειγμα, τους υπαλλήλους ανήκουν σε τμήματα και έχουν εκχωρηθεί σε έργα, έργα έχουν δευτερεύουσες εργασίες, τους υπαλλήλους ανήκουν σε δευτερεύουσες εργασίες και τμήματα Διαχείριση έργων. Σε αυτό το σενάριο, μια σχεσιακή βάση δεδομένων θα έχει τέσσερις πίνακες που ορίζονται από το: των υπαλλήλων, έργα, δευτερεύουσες εργασίες και τμήματα, με κάθε μία από αυτές τις σχέσεις κλειδιού που ορίζονται από το: ανήκετε, έχουν ανατεθεί, έχετε, ανήκουνκαι Διαχείριση.

Υπάρχουν τρεις τύποι σχέσεων:

  • Ένα προς ένα (1:1)    Για παράδειγμα, κάθε υπάλληλο έχει ένα μοναδικό σήματος ID και κάθε σήματος Αναγνωριστικό αναφέρεται σε έχει ένα μοναδικό υπάλληλο.

  • Ένα-προς-πολλά (1:M)    Για παράδειγμα, κάθε υπάλληλο έχει αντιστοιχιστεί σε ένα τμήμα, αλλά ένα τμήμα περιλαμβάνει πολλά υπαλλήλων. Αυτό ονομάζεται επίσης μια σχέση γονικού-θυγατρικού.

  • Πολλά-προς-πολλά (M:M)    για παράδειγμα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε έναν εργαζόμενο σε πολλά έργα και κάθε έργο μπορεί να έχει πολλές υπαλλήλους στους οποίους έχουν ανατεθεί. Σημειώστε ότι ένα ειδικό πίνακα, που ονομάζεται πίνακας σύνδεσης, χρησιμοποιείται συχνά για να δημιουργήσετε μια σχέση ένα-προς-πολλά μεταξύ κάθε πίνακα στην τρίτη κανονική φόρμα για ένα σύνολο τριών πινάκων που αποτελούν από κοινού τη σχέση πολλά-προς-πολλά.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια σχέση μεταξύ δύο ή περισσότερους πίνακες που βασίζονται σε πρωτεύοντα και ξένα κλειδιά. Ένα πρωτεύον κλειδί είναι μια στήλη σε έναν πίνακα του οποίου τις τιμές προσδιορίσει μοναδικά κάθε γραμμή σε έναν πίνακα, όπως ένας αριθμός σήματος ή το τμήμα κώδικα. Ένα ξένο κλειδί είναι μια στήλη σε έναν πίνακα του οποίου τις τιμές είναι το ίδιο με το πρωτεύον κλειδί από έναν άλλο πίνακα. Μπορείτε να θεωρήσετε ένα ξένο κλειδί ένα αντίγραφο του πρωτεύοντος κλειδιού από μια άλλη σχεσιακή πίνακα. Γίνεται τη σχέση μεταξύ δύο πινάκων που ταιριάζουν με τις τιμές του ξένου κλειδιού σε έναν πίνακα με τις τιμές του πρωτεύοντος κλειδιού σε ένα άλλο.

Σχέσεις πρωτεύοντος και ξένου κλειδιού

Αρχή της σελίδας

Ακεραιότητα δεδομένων και ισχύος

Αφού δημιουργήσετε μια σχεσιακή βάση δεδομένων με όλους τους πίνακες στην τρίτη κανονική φόρμα και η σωστή σχέσεις που έχουν οριστεί, θέλετε να διασφαλίσετε ότι η ακεραιότητα των δεδομένων. Ακεραιότητας δεδομένων σημαίνει ότι μπορείτε να σωστά και με συνέπεια μεταβείτε σχέσεις και χειριστείτε τους πίνακες της βάσης δεδομένων μέσα στο χρόνο, όπως η βάση δεδομένων είναι ενημερωθεί. Υπάρχουν δύο βασικοί κανόνες σε σχεσιακές βάσεις δεδομένων που σας βοηθούν να εξασφαλίσετε την ακεραιότητα των δεδομένων.

Ο κανόνας οντότητα    Κάθε γραμμή σε έναν πίνακα πρέπει να έχει ένα πρωτεύον κλειδί και αυτό το πρωτεύον κλειδί πρέπει να έχει μια τιμή. Αυτός ο κανόνας διασφαλίζει ότι κάθε γραμμή σε έναν πίνακα μπορούν να προσδιοριστούν μοναδικά και ποτέ θα χαθεί κατά λάθος. Επιπλέον, κάθε φορά που εισαγάγετε, ενημέρωση ή διαγραφή δεδομένων, τη μοναδικότητα και ύπαρξη όλα τα πρωτεύοντα κλειδιά μπορεί να διατηρηθεί.

Ο κανόνας ακεραιότητας αναφορών    Εισαγωγή και η διαγραφή κανόνες για τη σχέση ένα-προς-πολλά στοιχεία ελέγχου αυτόν τον κανόνα. Εάν ένας πίνακας έχει ένα ξένο κλειδί, κάθε τιμή του ξένου κλειδιού πρέπει να είναι είτε τιμή null (δεν υπάρχει τιμή) ή πρέπει να συμφωνεί με τις τιμές στον πίνακα σχεσιακός στην οποία συγκεκριμένο εξωτερικό κλειδί είναι ένα πρωτεύον κλειδί.

Επεξεργασία σχέσεων

Μπορείτε να εξασφαλίσετε επίσης περαιτέρω ακεραιότητας των δεδομένων σε σχεσιακή βάση δεδομένων, χρησιμοποιώντας διάφορες κανόνες επικύρωσης δεδομένων, όπως τύπο δεδομένων (όπως ακέραιος), μήκος δεδομένων (όπως ως 15 χαρακτήρες ή λιγότερους), μορφή δεδομένων (όπως νομισματικής μονάδας), προεπιλεγμένη τιμή (όπως 10) και τους περιορισμούς (όπως Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Αυτοί οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων εξασφαλίσετε ότι η βάση δεδομένων έχει δεδομένα ποιότητας και επίσης συμμορφώνεται με υπάρχοντα επιχειρησιακών κανόνων.

Είναι αξίζει να αναφερθούν ότι καταχώρησης δεδομένων είναι μια σημαντική διαφορά ανάμεσα σε μια βάση δεδομένων της Access και το βιβλίο εργασίας του Excel. Εισαγωγή δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας του Excel είναι "ελεύθερης μορφής." Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σχεδόν από οπουδήποτε και μπορείτε εύκολα να αναιρέσετε μια αλλαγή. Ωστόσο, μια βάση δεδομένων της Access είναι πολύ πιο δομημένα και περιορίζεται. Επιπλέον, όταν εισάγετε δεδομένα σε έναν πίνακα, η αλλαγή είναι δεσμευμένη στη βάση δεδομένων. Δεν μπορείτε να αναιρέσετε την καταχώρηση δεδομένων με τον ίδιο τρόπο όπως Excel, παρόλο που μπορείτε να διαγράψετε ή να ενημερώσετε τα δεδομένα για να διορθώσετε τυχόν σφάλματα.

Αρχή της σελίδας

Άθροισμα προς τα επάνω

Αφού κανονικοποίηση των δεδομένων σας σε σχεσιακή πίνακες με σχέσεις ευδιάκριτο και ορίστε την ακεραιότητα δεδομένων, αυτό γίνεται πιο εύκολο να:

  • Εξοικονομήστε χώρο και Βελτιώστε την απόδοση, επειδή η επαναλαμβανόμενη και πλεονάζοντα δεδομένα φυσικά καταργείται.

  • Ενημέρωση δεδομένων με ακρίβεια και διατηρείται η ακεραιότητα των δεδομένων.

  • Ταξινόμηση, φιλτράρισμα, δημιουργία υπολογιζόμενων στηλών, συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, και σύνοψη δεδομένων.

  • Ερώτημα δεδομένων με διάφορους τρόπους για να απαντήσετε σε ερωτήσεις αναμενόμενη και απροσδόκητες.

Για να βεβαιωθείτε ότι, είναι για προχωρημένους πτυχές σχεδίαση σχεσιακή βάση δεδομένων, όπως σύνθετα κλειδιά (έναν αριθμό-κλειδί που αποτελείται από τιμές από δύο ή περισσότερες στήλες), επιπλέον κανονικές φόρμες (τέταρτο κανονική φόρμα — εξάρτησης πολλαπλών τιμών), και denormalization. Αλλά για περισσότερα από απλές μέχρι μέτρια βάσης δεδομένων χρειάζεται, έχετε τις βασικές πληροφορίες σχετικά με τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων που πρέπει να κατανοήσετε το παρακάτω Περιπτωσιολογικές μελέτες σε αυτό το άρθρο.

Αρχή της σελίδας

Τα βασικά βήματα για τη μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access

Όταν μετακινείτε δεδομένα από το Excel στην Access, υπάρχουν τρία βασικά βήματα για τη διαδικασία.

Τρία βασικά βήματα

Αρχή της σελίδας

Βήμα 1: Εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access

Εισαγωγή δεδομένων είναι μια λειτουργία που μπορεί να μεταβαίνετε πολύ πιο ομαλή εκτέλεση εάν χρειαστεί κάποιος χρόνος για να προετοιμάσετε και να καθαρίσετε τα δεδομένα σας. Εισαγωγή δεδομένων είναι με τη μετακίνηση σε μια νέα θέση. Εάν κάνετε εκκαθάριση και οργάνωση σας υπαρχόντων πριν από την κίνηση, εκκαθάριση στο νέο σας σπίτι είναι πολύ πιο εύκολο.

Εκκαθάριση των δεδομένων σας πριν από την εισαγωγή

Πριν από την εισαγωγή δεδομένων στην Access, στο Excel μια καλή ιδέα είναι να:

  • Μετατροπή κελιών που περιέχουν μη ατομικής δεδομένα (δηλαδή, πολλές τιμές σε ένα κελί) σε πολλές στήλες. Για παράδειγμα, ένα κελί σε μια στήλη "Δεξιότητες" που περιέχει πολλές τιμές δεξιοτήτων, όπως "C# προγραμματισμό," "Προγραμματισμού της VBA" και "Σχεδίασης Web" θα πρέπει να είναι ανάλυση σε ξεχωριστές στήλες κάθε περιέχει δεξιοτήτων μόνο μία τιμή.

  • Χρησιμοποιήστε την εντολή TRIM για να καταργήσετε το διάστιχο, στο τέλος και πολλά ενσωματωμένα διαστήματα.

  • Κατάργηση μη εκτυπώσιμων χαρακτήρων.

  • Εντοπισμός και διόρθωση ορθογραφίας και της στίξης σφάλματα.

  • Καταργήστε διπλότυπες γραμμές ή διπλότυπα πεδία.

  • Βεβαιωθείτε ότι οι στήλες δεδομένων δεν περιέχει μεικτές μορφές, ιδίως οι αριθμοί που μορφοποιούνται ως κείμενο ή ημερομηνίες σε μορφή αριθμών.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα ακόλουθα θέματα στη Βοήθεια του Excel:

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν τα δεδομένα σας καθαρισμό ανάγκες είναι σύνθετη ή δεν έχετε το χρόνο ή πόρους για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία μόνοι σας, μπορείτε να χρησιμοποιείτε έναν προμηθευτή άλλου κατασκευαστή. Για περισσότερες πληροφορίες, κάντε αναζήτηση για "λογισμικό τον καθαρισμό δεδομένων" ή "ποιότητας δεδομένων" από το μηχανισμό αναζήτησης που προτιμάτε στο πρόγραμμα περιήγησης Web.

Επιλέξτε τον καλύτερο τύπο δεδομένων κατά την εισαγωγή

Κατά τη λειτουργία εισαγωγής στην Access, που θέλετε να κάνετε καλή επιλογές ώστε να λαμβάνετε μερικά (εάν υπάρχουν) σφάλματα μετατροπής που θα απαιτούν μη αυτόματη παρέμβαση. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τον τρόπο Excel μορφές αριθμών και τους τύπους δεδομένων της Access μετατρέπονται κατά την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access και προσφέρει μερικές συμβουλές σχετικά με τους τύπους δεδομένων καλύτερα στον Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου.

Μορφή αριθμού του Excel

Τύπος δεδομένων Access

Σχόλια

Βέλτιστη πρακτική

Κειμένου

Κείμενο, Υπόμνημα

Ο τύπος δεδομένων κείμενο Access αποθηκεύει αλφαριθμητικά δεδομένα έως 255 χαρακτήρες. Ο τύπος δεδομένων υπομνήματος Access αποθηκεύει αλφαριθμητικά δεδομένα έως 65.535 χαρακτήρες.

Επιλέξτε "Υπόμνημα" για να αποφύγετε την περικοπή οποιαδήποτε δεδομένα.

Αριθμός, ποσοστό, κλάσμα, επιστημονική

Αριθμός

Η Access διαθέτει έναν τύπο δεδομένων που ποικίλλει με βάση μια ιδιότητα μέγεθος πεδίου (Byte, ακέραιος, Ακέραιος μεγάλου μήκους, μία, δύο, δεκαδικών ψηφίων).

Επιλέξτε διπλό για να αποφύγετε σφάλματα μετατροπής δεδομένων.

Ημερομηνία

Ημερομηνία

Access και το Excel και τα δύο να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο αριθμό ο σειριακός αριθμός για την αποθήκευση ημερομηνιών. Στην Access, το εύρος ημερομηνιών είναι μεγαλύτερο: από -657.434 (Ιανουάριος 1, 100 μ.χ.) έως 2.958.465 (Δεκέμβριος 31, 9999 μ.χ.).

Επειδή η Access δεν αναγνωρίζει το σύστημα ημερομηνίας 1904 (χρησιμοποιούνται στο Excel για Macintosh), πρέπει να μετατρέψετε τις ημερομηνίες στο Excel ή Access για να αποφευχθεί η σύγχυση.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αλλαγή σύστημα ημερομηνίας, μορφοποίηση, ή ερμηνεία έτους με δύο ψηφία και Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα στο βιβλίο εργασίας του Excel

.

Επιλέξτε ημερομηνία.

Ώρα

Ώρα

Access και το Excel και τα δύο αποθηκεύουν τιμές ώρας, χρησιμοποιώντας τον ίδιο τύπο δεδομένων.

Επιλέξτε ώρα, που είναι συνήθως η προεπιλογή.

Νομισματική μονάδα, λογιστική

Νομισματική μονάδα

Στην Access, τον τύπο δεδομένων νομισματικής μονάδας αποθηκεύει τα δεδομένα ως αριθμοί 8 byte με ακρίβεια τεσσάρων δεκαδικών ψηφίων και χρησιμοποιείται για την αποθήκευση οικονομικών δεδομένων και να αποτρέψετε τη στρογγυλοποίηση των τιμών.

Επιλέξτε νομισματικής μονάδας, το οποίο συνήθως είναι η προεπιλεγμένη.

Boolean

Ναι/Όχι

Πρόσβαση χρήσεις -1 για όλες τις τιμές Ναι και 0 για όλες τις τιμές χωρίς, ενώ το Excel χρησιμοποιεί 1 για τις τιμές όλα TRUE και 0 για όλες τις τιμές FALSE.

Επιλέξτε Ναι/Όχι, που μετατρέπει αυτόματα τις υποκείμενες τιμές.

Υπερ-σύνδεση

Υπερ-σύνδεση

Μια υπερ-σύνδεση στο Excel και της Access περιέχει μια διεύθυνση URL ή Web που μπορείτε να επιλέξετε και να ακολουθήσετε.

Επιλέξτε την υπερ-σύνδεση, διαφορετικά η Access μπορεί να χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων κειμένου από προεπιλογή.

Μόλις τα δεδομένα στην Access, μπορείτε να διαγράψετε τα δεδομένα του Excel. Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχικού βιβλίου εργασίας του Excel πρώτα πριν από τη διαγραφή της.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Βοήθειας Access, Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα στο βιβλίο εργασίας του Excel.

Αρχή της σελίδας

Αυτόματη προσάρτηση δεδομένων τον εύκολο τρόπο

Έχουν ένα κοινό πρόβλημα Excel, οι χρήστες προσάρτηση δεδομένων με τις ίδιες στήλες σε ένα μεγάλο φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, ίσως έχετε ενός περιουσιακού στοιχείου παρακολούθηση λύση, η οποία ξεκίνησε στο Excel, αλλά έχει μεγαλώσει τώρα για να συμπεριλάβετε αρχεία από πολλές ομάδες εργασίας και τα τμήματα. Αυτά τα δεδομένα ενδέχεται να είναι σε διαφορετικά φύλλα εργασίας και βιβλίων εργασίας ή σε αρχεία κειμένου που είναι τροφοδοσίες δεδομένων από άλλα συστήματα. Δεν υπάρχει εντολή περιβάλλοντος εργασίας χρήστη ή εύκολος τρόπος για να προσαρτήσετε παρόμοια δεδομένα στο Excel.

Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιήσετε την Access, όπου μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε και να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν πίνακα, χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων". Επιπλέον, μπορείτε να προσαρτήσετε πολλά δεδομένα σε έναν πίνακα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λειτουργίες εισαγωγής, να προσθέσετε ως προγραμματισμένων εργασιών του Microsoft Office Outlook και, ακόμα και να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Κανονικοποίηση των δεδομένων με χρήση του Οδηγού ανάλυσης πινάκων

Με την πρώτη ματιά, βήμα προς βήμα κατά τη διαδικασία κανονικοποίηση των δεδομένων σας μπορεί να φαίνεται δύσκολη. Ευτυχώς, κανονικοποίηση των πινάκων στην Access είναι μια διαδικασία που είναι πολύ πιο εύκολο, ευχαριστώ να ο Οδηγός ανάλυσης πινάκων.

Ο "Οδηγός ανάλυσης πινάκων"

1. σύρετε τις επιλεγμένες στήλες σε έναν νέο πίνακα και αυτόματη δημιουργία σχέσεων

2. Χρησιμοποιήστε το κουμπί εντολές για να μετονομάσετε έναν πίνακα, προσθέστε ένα πρωτεύον κλειδί, κάντε μια υπάρχουσα στήλη πρωτεύοντος κλειδιού και αναίρεση της τελευταίας ενέργειας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό για να κάνετε τα εξής:

  • Μετατροπή πίνακα σε ένα σύνολο μικρότερων πινάκων και αυτόματη δημιουργία ενός πρωτεύοντος και ξένου κλειδιού σχέση μεταξύ των πινάκων.

  • Προσθήκη ενός πρωτεύοντος κλειδιού σε ένα υπάρχον πεδίο που περιέχει μοναδικές τιμές ή δημιουργήστε ένα νέο πεδίο Αναγνωριστικό που χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση".

  • Αυτόματη δημιουργία σχέσεων για να ενεργοποιήσετε την ακεραιότητα αναφορών με διαδοχικές ενημερώσεις. Διαδοχικές διαγραφές δεν προστίθενται αυτόματα ώστε να μην διαγράψετε κατά λάθος δεδομένα, αλλά μπορείτε να προσθέσετε διαδοχικές διαγραφές εύκολα αργότερα.

  • Αναζήτηση νέους πίνακες για πλεονάζοντα ή των διπλότυπων δεδομένων (όπως ο ίδιος πελάτης με δύο διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου) και ενημερώστε αυτό που θέλετε.

  • Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας του αρχικού πίνακα και μετονομάστε την προσαρτώντας το "_OLD" στο όνομά του. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που αναπαράγει τον αρχικό πίνακα, με το αρχικό όνομα πίνακα, ώστε να λειτουργούν τυχόν υπάρχουσες φόρμες ή αναφορές που βασίζονται στον αρχικό πίνακα με τη νέα δομή του πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Σύνδεση με δεδομένα της Access από το Excel

Αφού έχει γίνει κανονικοποιηθεί τα δεδομένα στην Access και ερώτημα ή πίνακα έχει δημιουργηθεί που αναπαράγει τα αρχικά δεδομένα, είναι μια απλή υπόθεση από τη σύνδεση με τα δεδομένα της Access από το Excel. Τα δεδομένα σας είναι τώρα στην Access ως εξωτερική προέλευση δεδομένων, καθώς και, ώστε να μπορεί να συνδεθεί με το βιβλίο εργασίας μέσω μιας σύνδεσης δεδομένων, το οποίο είναι ένα κοντέινερ των πληροφοριών που χρησιμοποιείται για να εντοπίσετε, συνδεθείτε και πρόσβαση σε εξωτερική προέλευση δεδομένων. Πληροφορίες σύνδεσης είναι αποθηκευμένη στο βιβλίο εργασίας και επίσης μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο σύνδεσης, όπως ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων Office (ODC) (επέκταση ονόματος αρχείου .odc) ή ένα αρχείο ονόματος προέλευσης δεδομένων (.dsn επέκταση). Μετά τη σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε να επίσης αυτόματη ανανέωση (ή να ενημερώσετε) βιβλίο εργασίας του Excel από την Access κάθε φορά που τα δεδομένα ενημερώνονται στην Access.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση σύνδεσης (εισαγωγής) δεδομένων και δεδομένα του Exchange (αντιγραφή, εισαγωγή, εξαγωγή) μεταξύ του Excel και της Access.

Αρχή της σελίδας

Λάβετε τα δεδομένα σας στην Access

Αυτή η ενότητα σας καθοδηγεί στις οι παρακάτω φάσεις της κανονικοποίηση των δεδομένων σας: Διακοπή τιμές στις στήλες πωλητής και διεύθυνση σε τους πιο ατομικής κομμάτια, διαχωρισμό σχετικών θεμάτων σε τις δικές τους πίνακες, αντιγραφή και επικόλληση αυτούς τους πίνακες από το Excel στην Access, τη δημιουργία βασικών σχέσεις μεταξύ των που έχουν δημιουργηθεί πρόσφατα πίνακες της Access, και τη δημιουργία και εκτέλεση ενός απλού ερωτήματος στην Access να επιστρέψει πληροφορίες.

Παράδειγμα δεδομένων φόρμας μη κανονικοποιηθεί

Το ακόλουθο φύλλο εργασίας περιέχει μη ατομικής τιμές στη στήλη "Πωλητής" και τη στήλη διεύθυνση. Δύο στήλες θα πρέπει να διαιρεθεί σε δύο ή περισσότερες ξεχωριστές στήλες. Αυτό το φύλλο εργασίας περιέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, προϊόντα, πελάτες και παραγγελίες. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει επίσης να διαιρεθεί περαιτέρω, κατά θέμα, σε ξεχωριστούς πίνακες.

Πωλητής

Κωδικός παραγγελίας

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

Τιμή

Όνομα πελάτη

Διεύθυνση

Τηλέφωνο

Σαν, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8.50

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Harvard αποθήκευση Μπέλβιου, Αττικη 98227

425-555-0222

Σαν, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Harvard αποθήκευση Μπέλβιου, Αττικη 98227

425-555-0222

Σαν, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7.25

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Harvard αποθήκευση Μπέλβιου, Αττικη 98227

425-555-0222

Σαν, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, Αττικη 98199

425-555-0201

Σαν, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, Αττικη 98199

425-555-0201

Ηλιοπούλου, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Ηλιοπούλου, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Ηλιοπούλου, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Harvard αποθήκευση Μπέλβιου, Αττικη 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

5/3/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

5/3/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Koch, διαβάζω

2353

7/3/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, Αττικη 98199

425-555-0201

Koch, διαβάζω

2353

7/3/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, Αττικη 98199

425-555-0201

Βασιλείου, ο Λευτέρης

2354

7/3/09

A-2275

3

$16.75

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Harvard αποθήκευση Μπέλβιου, Αττικη 98227

425-555-0222

Ηλιοπούλου, Ellen

2355

8/3/09

D-4420

4

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Ηλιοπούλου, Ellen

2355

8/3/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 Columbia κύκλος Ηράκλειο, Αττικη 98234

425-555-0185

Σαν, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7.00

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Harvard αποθήκευση Μπέλβιου, Αττικη 98227

425-555-0222

Πληροφορίες σε όσο το μικρότερο τμήματα: ατομικής δεδομένων

Εργασία με τα δεδομένα σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή κείμενο σε στήλη στο Excel για να διαχωρίσετε τα "ατομικής" τμήματα ενός κελιού (όπως ταχυδρομική διεύθυνση, πόλη, κατάσταση και ταχυδρομικό κώδικα) σε ξεχωριστή στήλες.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει τις νέες στήλες στο ίδιο φύλλο εργασίας μετά την διαιρεθεί για να κάνετε όλων των τιμών ατομικής. Σημειώστε ότι οι πληροφορίες στη στήλη "Πωλητής" έχει διαιρεθεί σε επώνυμο και τις στήλες του ονόματος και ότι οι πληροφορίες στη στήλη διεύθυνση έχει διαιρεθεί σε στήλες διεύθυνση, πόλη, κατάσταση και ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΌΣ κώδικας. Αυτά τα δεδομένα βρίσκεται σε "πρώτη κανονική φόρμα"

Επώνυμο

Όνομα

 

Οδός

Πόλη

Νομός

Ταχυδρομικός κώδικας

Σαν

Yale

Αποθήκευση Harvard 2302

Μπέλβιου

WA

98227

Σαμαράς

Ellen

1025 Columbia κύκλου

Ηράκλειο

WA

98234

Ανδρέου

Ιωάννης

Αποθήκευση Harvard 2302

Μπέλβιου

WA

98227

Koch

Διαβάζω

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Βασιλείου

Άννα

Αποθήκευση Harvard 2302

Μπέλβιου

WA

98227

Εισαγωγή δεδομένων σε οργανωμένο θεμάτων στο Excel

Δεδομένα του παραδείγματος που ακολουθούν πολλούς πίνακες εμφανίζουν τις ίδιες πληροφορίες από το φύλλο εργασίας του Excel μετά την έχει διαιρεθεί σε πίνακες για πωλητών, προϊόντα, πελάτες και παραγγελίες. Δεν είναι τελικό στη σχεδίαση πίνακα, αλλά είναι στη γραμμή δεξιά.

Ο πίνακας πωλητών περιέχει μόνο τις πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό πωλήσεων. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (πωλητής ID). Η τιμή Αναγνωριστικού πωλητής θα χρησιμοποιηθεί στον πίνακα παραγγελίες για να συνδεθείτε παραγγελίες σε πωλητές.

Πωλητών

Αναγνωριστικό Πωλητής

Επώνυμο

Όνομα

101

Σαν

Yale

103

Σαμαράς

Ellen

105

Ανδρέου

Ιωάννης

107

Koch

Διαβάζω

109

Βασιλείου

Άννα

Ο πίνακας προϊόντα περιέχει μόνο τις πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (Product ID). Η τιμή Αναγνωριστικό προϊόντος θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεση πληροφορίες προϊόντος στον πίνακα στοιχεία παραγγελιών.

Προϊόντα

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5,25

J-558

8.50

Ο πίνακας πελάτες περιέχει μόνο τις πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό πελάτη). Η τιμή Αναγνωριστικό πελάτη θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεση πληροφοριών πελάτη στον πίνακα Orders.

Πελάτες

Κωδικός Πελάτη

Όνομα

Οδός

Πόλη

Νομός

Ταχυδρομικός κώδικας

Τηλέφωνο

1001

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

Αποθήκευση Harvard 2302

Μπέλβιου

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia κύκλου

Ηράκλειο

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Στον πίνακα Orders περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις παραγγελίες, πωλητών, πελάτες και προϊόντα. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό παραγγελίας). Ορισμένες από τις πληροφορίες σε αυτόν τον πίνακα πρέπει να διαιρεθεί σε έναν επιπλέον πίνακα που περιέχει στοιχεία παραγγελιών, έτσι ώστε στον πίνακα Orders περιέχει μόνο τέσσερις στήλες — το Αναγνωριστικό παραγγελίας μοναδικό, την ημερομηνία παραγγελίας, το Αναγνωριστικό πωλητής και το αναγνωριστικό πελάτη. Τον πίνακα που εμφανίζεται εδώ δεν έχει διαιρέστε ακόμα σε πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

Παραγγελίες

Κωδικός παραγγελίας

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό Πωλητής

Κωδικός Πελάτη

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

5/3/09

105

1003

A-2275

2

2352

5/3/09

105

1003

D-4420

3

2353

7/3/09

107

1005

A-2275

6

2353

7/3/09

107

1005

C-789

5

2354

7/3/09

109

1001

A-2275

3

2355

8/3/09

103

1003

D-4420

4

2355

8/3/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Λεπτομέρειες παραγγελίας, όπως το Αναγνωριστικό προϊόντος και ποσότητα μετακινούνται από τον πίνακα Orders και είναι αποθηκευμένα σε έναν πίνακα που ονομάζεται Λεπτομέρειες παραγγελίας. Λάβετε υπόψη ότι δεν υπάρχουν 9 παραγγελίες, ώστε να έχει νόημα ότι υπάρχουν 9 εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα. Σημειώστε ότι στον πίνακα Orders έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό παραγγελίας), που θα αναφέρεται από τον πίνακα στοιχεία παραγγελιών.

Η τελική σχεδίαση του πίνακα "Παραγγελίες" θα πρέπει να είναι ως εξής:

Παραγγελίες

Κωδικός παραγγελίας

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό Πωλητής

Κωδικός Πελάτη

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

5/3/09

105

1003

2353

7/3/09

107

1005

2354

7/3/09

109

1001

2355

8/3/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Στον πίνακα στοιχεία παραγγελιών δεν περιέχει στήλες που απαιτούν μοναδικές τιμές (δηλαδή, υπάρχει χωρίς πρωτεύον κλειδί), ώστε να είναι πειράζει για οποιαδήποτε ή όλες οι στήλες να περιέχουν δεδομένα "πλεονάζοντα". Ωστόσο, δεν υπάρχει δύο εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα πρέπει να είναι πλήρως πανομοιότυπες (Αυτός ο κανόνας ισχύει για οποιονδήποτε πίνακα σε μια βάση δεδομένων). Σε αυτόν τον πίνακα, θα πρέπει να υπάρχει 17 εγγραφές — κάθε αντιστοιχεί ενός προϊόντος σε μια μεμονωμένη παραγγελία. Για παράδειγμα, με τη σειρά 2349, τρία προϊόντα C-789 περιλαμβάνει ένα από τα δύο τμήματα του ολόκληρη την παραγγελία.

Στον πίνακα στοιχεία παραγγελιών γι ' αυτό, θα πρέπει να είναι ως εξής:

Λεπτομέρειες παραγγελίας

Order ID

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων από το Excel στην Access

Τώρα που τις πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, τους πελάτες, προϊόντα, παραγγελίες και λεπτομέρειες παραγγελίας έχει γίνει ανάλυση σε ξεχωριστή θεμάτων στο Excel, μπορείτε να αντιγράψετε τα δεδομένα απευθείας στην Access, όπου αυτό θα μετατραπεί σε πίνακες.

Δημιουργία σχέσεων μεταξύ των πινάκων της Access και εκτέλεση ενός ερωτήματος

Αφού έχετε μεταφέρει τα δεδομένα σας σε Access, μπορείτε να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ πινάκων και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε ερωτήματα για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με τα διάφορα θέματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα το οποίο επιστρέφει το Αναγνωριστικό παραγγελίας και τα ονόματα των πωλητών για τις παραγγελίες που εισάγονται μεταξύ 05/3/09 και 08/3/09.

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες και αναφορές για να διευκολύνετε την καταχώρηση δεδομένων και ανάλυση πωλήσεων.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πολύ ωραία! Έχετε άλλα σχόλια;

Πώς μπορούμε να το βελτιώσουμε;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×