Κοινή χρήση τοποθεσιών του Office 365 με εξωτερικούς χρήστες

Τα άτομα που χρειάζεται να βλέπουν ή να εργάζονται με το περιεχόμενο της τοποθεσίας σας αλλά δεν έχουν λογαριασμούς χρήστη για το περιβάλλον σας SharePoint Online ή Office 365 ονομάζονται "εξωτερικοί χρήστες". Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση των τοποθεσιών και των εγγράφων σας με εξωτερικούς χρήστες είτε καθολικά, δηλαδή, για όλες τις τοποθεσίες στο μισθωτή είτε για κάθε συλλογή τοποθεσιών μεμονωμένα.

Αφού ενεργοποιηθεί η κοινή χρήση τόσο για το μισθωτή όσο και για μεμονωμένες συλλογές τοποθεσιών, οι διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών μπορούν να επεκτείνουν τις προσκλήσεις σε συγκεκριμένους χρήστες. Για οδηγίες, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση αρχείων ή φακέλων του SharePoint στο Office 365.

Αποφασίστε με ποιο τρόπο θα κάνετε κοινή χρήση του περιεχομένου σας

Όταν εξετάζετε το ενδεχόμενο και τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να κάνετε εξωτερική κοινή χρήση περιεχομένου, λάβετε υπόψη τα εξής:

  • Σε ποιους χρήστες θέλετε να εκχωρήσετε πρόσβαση σε περιεχόμενο στην τοποθεσία ομάδας σας και σε τυχόν δευτερεύουσες τοποθεσίες και ποιες δυνατότητες θέλετε να έχουν;

  • Σε ποιους χρήστες στην εταιρεία σας θέλετε να εκχωρήσετε δικαίωμα εξωτερικής κοινής χρήσης περιεχομένου;

  • Υπάρχει περιεχόμενο που θέλετε να διασφαλίσετε πως δεν θα είναι ποτέ διαθέσιμο για προβολή από άτομα εκτός της εταιρείας σας;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τη στρατηγική σας για την κοινή χρήση περιεχομένου.

Δοκιμάστε αυτό:

Εάν χρειάζεται…

Κάντε κοινή χρήση μιας τοποθεσίας. Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση μιας τοποθεσίας, αλλά θέλετε επίσης να περιορίσετε την πρόσβαση των εξωτερικών χρηστών σε μέρος του εσωτερικού περιεχομένου της εταιρείας σας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δευτερεύουσα τοποθεσία με μοναδικά δικαιώματα που θα χρησιμοποιείτε μόνο για το σκοπό της εξωτερικής κοινής χρήσης.

Παροχή σε κάποιο άτομο εκτός της εταιρείας σας συνεχούς πρόσβασης σε πληροφορίες και περιεχόμενο μιας τοποθεσίας. Χρειάζεται τη δυνατότητα εκτέλεσης ενεργειών ως πλήρης χρήστης της τοποθεσίας σας, καθώς και δημιουργίας, επεξεργασίας και προβολής περιεχομένου.

Κοινή χρήση εγγράφου και απαίτηση εισόδου.

Παροχή σε ένα ή περισσότερα άτομα εκτός της εταιρείας σας ασφαλούς πρόσβασης σε συγκεκριμένο έγγραφο για αναθεώρηση ή συνεργασία, αλλά αυτά τα άτομα δεν χρειάζονται συνεχή πρόσβαση σε άλλο περιεχόμενο της εσωτερικής τοποθεσίας σας.

Κοινή χρήση εγγράφου, χωρίς απαίτηση εισόδου.

Να κάνετε κοινή χρήση μιας σύνδεσης για μη ευαίσθητο ή μη εμπιστευτικό έγγραφο με άτομα εκτός της εταιρείας σας, προκειμένου να μπορούν να το προβάλλουν ή να το ενημερώνουν με σχόλια. Αυτά τα άτομα δεν χρειάζονται συνεχή πρόσβαση σε περιεχόμενο της εσωτερικής τοποθεσίας σας.

Σημείωση ασφαλείας: 

  • Όταν απενεργοποιείτε την εξωτερική κοινή χρήση, η πρόσβαση των εξωτερικών χρηστών, οι οποίοι είχαν πρόσβαση στην τοποθεσία κατά τη στιγμή της απενεργοποίησης της δυνατότητας, απορρίπτεται και δεν αποστέλλονται μελλοντικές προσκλήσεις. Εάν η δυνατότητα ενεργοποιηθεί ξανά με ονόματα εξωτερικών χρηστών στις ομάδες δικαιωμάτων του SharePoint, τότε αυτοί οι χρήστες θα μπορούν αυτόματα να έχουν και πάλι πρόσβαση στην τοποθεσία. Για να εμποδίσετε οριστικά ένα χρήστη να έχει πρόσβαση στην τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε να τον καταργήσετε από τη λίστα των εξωτερικών χρηστών.

  • Εάν η εξωτερική κοινή χρήση απενεργοποιηθεί καθολικά, θα σταματήσουν να λειτουργούν και όλες οι κοινόχρηστες συνδέσεις επισκέπτη. Εάν η δυνατότητα αργότερα ενεργοποιηθεί ξανά, αυτές οι συνδέσεις θα συνεχίσουν να λειτουργούν.

Ενεργοποίηση της εξωτερικής κοινής χρήσης για όλες τις τοποθεσίες του SharePoint στο Κέντρο διαχείρισης Office 365

Η δυνατότητα πρόσκλησης εξωτερικών χρηστών σε τοποθεσίες του SharePoint είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, ώστε οι κάτοχοι τοποθεσιών και οι διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών να μπορούν οποιαδήποτε στιγμή να θέτουν σε κοινή χρήση τοποθεσίες ομάδας και δευτερεύουσες τοποθεσίες με εξωτερικούς χρήστες.

  1. Πραγματοποιήστε είσοδο στο Office 365 με τον εταιρικός ή σχολικός λογαριασμός σας.

  2. Μεταβείτε στο Κέντρο διαχείρισης του Office 365.

    H εκκίνηση εφαρμογών του Office 365 με επισημασμένη την εφαρμογή "Διαχείριση"

  3. Στο Κέντρο διαχείρισης Office 365, πληκτρολογήστε εξωτερική στο πλαίσιο αναζήτησης στην αρχική σελίδα και επιλέξτε Εξωτερική κοινή χρήση τοποθεσιών.

    Στιγμιότυπο οθόνης με πληκτρολόγηση της φράσης "εξωτερική κοινή χρήση" στο πλαίσιο "Αναζήτηση" στην αρχική σελίδα του κέντρου διαχείρισης.
  4. Δίπλα στην επιλογή Να επιτρέπεται σε άτομα εκτός του οργανισμού να έχουν πρόσβαση στις τοποθεσίες σας, μετακινήστε το ρυθμιστικό στη θέση Ενεργό για να ενεργοποιήσετε την εξωτερική κοινή χρήση.

    Στιγμιότυπο οθόνης του παραθύρου διαλόγου "Εξωτερική κοινή χρήση" όταν είναι απενεργοποιημένη η ρύθμιση "Να επιτρέπεται σε άτομα εκτός του οργανισμού να έχουν πρόσβαση στις τοποθεσίες σας".
  5. Για Να επιτρέπεται στους χρήστες η αποστολή συνδέσεων επισκέπτη για πρόσβαση στις τοποθεσίες και τα έγγραφα του οργανισμού σας, μετακινήστε το ρυθμιστικό για αυτή την επιλογή στη θέση Ενεργό.

    Στιγμιότυπο οθόνης της εξωτερικής κοινής χρήσης που είναι ενεργοποιημένη στο κέντρο διαχείρισης.

    Αλλάξτε το ρυθμιστικό στη θέση Ανενεργό εάν θέλετε να απαιτείται από τους χρήστες να πραγματοποιήσουν είσοδο με ένα όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης. (Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα αναγνωριστικά χρήστη για εταιρικούς ή σχολικούς λογαριασμούς, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι το αναγνωριστικό χρήστη και γιατί το χρειάζομαι;)

  6. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Λεπτομερείς ρυθμίσεις για μεμονωμένες τοποθεσίες

Όταν ενεργοποιείτε την κοινή χρήση σε τοποθεσίες του SharePoint, η κοινή χρήση ενεργοποιείται για όλες τις τοποθεσίες του μισθωτή. Όμως, από το Κέντρο διαχείρισης Office 365 μπορείτε να κάνετε λεπτομερή ρύθμιση της κοινής χρήσης ώστε να μην επιτρέπεται η κοινή χρήση στις τοποθεσίες εκείνες όπου είναι απαραίτητος ένας πιο αυστηρός έλεγχος ή να ανακαλέσετε την πρόσβαση μεμονωμένων χρηστών σε συγκεκριμένες τοποθεσίες.

Σημείωση: Εάν η εξωτερική κοινή χρήση είναι απενεργοποιημένη για ολόκληρο το περιβάλλον του SharePoint Online, δεν θα έχετε τη δυνατότητα να την ενεργοποιήσετε για συγκεκριμένες συλλογές τοποθεσιών.

Στη σελίδα τοποθεσιών των ρυθμίσεων κοινής χρήσης (Κέντρο διαχείρισης Office 365) μπορείτε να δείτε μια λίστα όλων των συλλογών τοποθεσιών που είναι ενεργές αυτή τη στιγμή στο μισθωτή σας μαζί με τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης για κάθε συλλογή τοποθεσιών.

  1. Πραγματοποιήστε είσοδο στο Office 365 με τον εταιρικός ή σχολικός λογαριασμός σας.

  2. Μεταβείτε στο Κέντρο διαχείρισης του Office 365.

  3. Μεταβείτε στις επιλογές Πόροι > Τοποθεσίες.

    Μενού "Πόροι" στο κέντρο διαχείρισης Office 365 με ενεργοποιημένη την επιλογή "Τοποθεσίες"
  4. Επιλέξτε την κατάσταση κοινής χρήσης (Κοινή χρήση συνδέσεων και προσκλήσεων ή Δεν επιτρέπεται) δίπλα στη συλλογή τοποθεσιών που θέλετε.

    Λίστα συλλογών τοποθεσιών του SharePoint με κατάσταση εξωτερικής κοινής χρήσης για κάθε συλλογή τοποθεσιών
  5. Στο παράθυρο διαλόγου κοινής χρήσης, δίπλα στο στοιχείο Κατάσταση κοινής χρήσης, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία.

    Παράθυρο διαλόγου "Κατάσταση κοινής χρήσης" για μια συγκεκριμένη συλλογή τοποθεσιών με απενεργοποιημένη την κοινή χρήση.
  6. Δίπλα στην επιλογή Να επιτρέπεται σε άτομα εκτός του οργανισμού να έχουν πρόσβαση στις τοποθεσίες σας, μετακινήστε το ρυθμιστικό στη θέση Ενεργό για να ενεργοποιήσετε την εξωτερική κοινή χρήση.

    Στιγμιότυπο οθόνης του παραθύρου διαλόγου "Εξωτερική κοινή χρήση" όταν είναι απενεργοποιημένη η ρύθμιση "Να επιτρέπεται σε άτομα εκτός του οργανισμού να έχουν πρόσβαση στις τοποθεσίες σας".
  7. Για Να επιτρέπεται στους χρήστες η αποστολή συνδέσεων επισκέπτη για πρόσβαση στις τοποθεσίες και τα έγγραφα του οργανισμού σας, μετακινήστε το ρυθμιστικό για αυτή την επιλογή στη θέση Ενεργό.

    Στιγμιότυπο οθόνης της εξωτερικής κοινής χρήσης που είναι ενεργοποιημένη στο κέντρο διαχείρισης.

    Αλλάξτε το ρυθμιστικό στη θέση Ανενεργό εάν θέλετε να απαιτείται από τους χρήστες να πραγματοποιήσουν είσοδο με ένα όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης. (Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα αναγνωριστικά χρήστη για εταιρικούς ή σχολικούς λογαριασμούς, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι το αναγνωριστικό χρήστη και γιατί το χρειάζομαι;)

  8. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

  1. Εάν δεν βρίσκεστε ήδη στο παράθυρο τοποθεσιών εξωτερικής κοινής χρήσης, κάντε τα βήματα 1-4 που περιγράφονται στην ενότητα Επεξεργασία των ρυθμίσεων κοινής χρήσης για μια συγκεκριμένη συλλογή τοποθεσιών στο Κέντρο διαχείρισης Office 365.

  2. Επιλέξτε την κατάσταση κοινής χρήσης (Κοινή χρήση συνδέσεων και προσκλήσεων ή Δεν επιτρέπεται) δίπλα στη συλλογή τοποθεσιών που θέλετε.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου κοινής χρήσης, δίπλα στο στοιχείο Εξωτερικά μέλη, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία.

  4. Στην περιοχή Κατάργηση εξωτερικών μελών, αναζητήστε τα μέλη που θέλετε να καταργήσετε.

    Παράθυρο διαλόγου για την κατάργηση εξωτερικών μελών από μια συλλογή τοποθεσιών
  5. Δίπλα στο όνομα του μέλους, επιλέξτε Κατάργηση.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή. Σημειώστε ότι αφού κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση, οι χρήστες δεν θα έχουν πλέον πρόσβαση στην επιλεγμένη τοποθεσία. Όλες οι συνδέσεις επισκέπτη που είχαν δοθεί θα απενεργοποιηθούν.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×