Εύρεση εγγραφών με τις πιο πρόσφατες ή με τις πιο παλιές ημερομηνίες

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών για να εντοπίσετε τις πιο πρόσφατες ή τις παλαιότερες ημερομηνίες σε ένα συγκεκριμένο αρχείο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που επιστρέφει αυτός ο τύπος ερωτήματος για να απαντήσετε σε μια ποικιλία επιχειρηματικών ερωτήσεων, όπως όταν ένας πελάτης τοποθέτησε την τελευταία παραγγελία.

Τι θέλετε να κάνετε;

Κατανόηση του τρόπου με τον οποίο τα ερωτήματα κορυφαίων τιμών λειτουργούν με ημερομηνίες

Εύρεση της πιο πρόσφατης ή παλαιότερης ημερομηνίας

Εύρεση των πιο πρόσφατων ή παλαιότερων ημερομηνιών για εγγραφές σε κατηγορίες ή ομάδες

Εύρεση των πιο πρόσφατων και των παλαιότερων ημερομηνιών

Κατανόηση του τρόπου με τον οποίο τα ερωτήματα κορυφαίων τιμών λειτουργούν με ημερομηνίες

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα πρώτης τιμής όταν πρέπει να εντοπίσετε εγγραφές που περιέχουν τις πιο πρόσφατες ή τις παλαιότερες ημερομηνίες σε έναν πίνακα ή μια ομάδα εγγραφών. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα για να απαντήσετε σε διάφορους τύπους επιχειρηματικών ερωτήσεων, όπως:

  • Πότε ένας υπάλληλος έκανε την τελευταία του πώληση; Η απάντηση μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε έναν πιο παραγωγικό ή λιγότερο παραγωγικό υπάλληλο.

  • Πότε έγινε η τελευταία παραγγελία ενός πελάτη; Εάν ένας πελάτης δεν έχει τοποθετήσει μια παραγγελία για ένα δεδομένο χρονικό διάστημα, μπορεί να θέλετε να μετακινήσετε τον πελάτη σε μια ανενεργή λίστα.

  • Ποιος έχει τα επόμενα γενέθλια ή τα επόμενα γενέθλια n;

Κανόνες για τη δημιουργία και τη χρήση ερωτημάτων κορυφαίων τιμών

Δημιουργείτε ένα ερώτημα πρώτης τιμής, δημιουργώντας πρώτα ένα ερώτημα επιλογής. Ανάλογα με τα αποτελέσματα που θέλετε, μπορείτε να εφαρμόσετε είτε μια σειρά ταξινόμησης στο ερώτημα είτε να μετατρέψετε το ερώτημα σε ερώτημα συνόλων. Εάν μετατρέψετε το ερώτημα, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, όπως Max ή min για να επιστρέψετε την υψηλότερη ή τη χαμηλότερη τιμή ή την πρώτη ή την τελευταία για να επιστρέψετε την παλαιότερη ή την πιο πρόσφατη ημερομηνία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα συνόλων και συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων μόνο όταν πρέπει να εντοπίσετε δεδομένα που εμπίπτουν σε ένα σύνολο ομάδων ή κατηγοριών. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πρέπει να εντοπίσετε τους αριθμούς πωλήσεων για μια δεδομένη ημερομηνία για κάθε πόλη στην οποία λειτουργεί η εταιρεία σας. Σε αυτή την περίπτωση, οι πόλεις γίνονται κατηγορίες (πρέπει να βρίσκετε τα δεδομένα ανά πόλη), ώστε να χρησιμοποιείτε ένα ερώτημα συνόλων.

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι, ανεξάρτητα από τον τύπο ερωτήματος, τα ερωτήματά σας πρέπει να χρησιμοποιούν πεδία που περιέχουν περιγραφικά δεδομένα, όπως τα ονόματα πελατών και επίσης ένα πεδίο που περιέχει τις τιμές ημερομηνίας που θέλετε να εντοπίσετε. Επιπλέον, οι τιμές ημερομηνίας πρέπει να βρίσκονται σε ένα πεδίο που έχει καθοριστεί με τον τύπο δεδομένων "ημερομηνία/ώρα". Τα ερωτήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο αποτυγχάνουν εάν προσπαθήσετε να τα εκτελέσετε έναντι τιμών ημερομηνίας σε ένα πεδίο κειμένου. Επιπλέον, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων, τα πεδία δεδομένων σας πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες κατηγοριών, όπως ένα πεδίο πόλης ή χώρας/περιοχής.

Επιλογή ανάμεσα σε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών και ένα φίλτρο

Για να προσδιορίσετε εάν πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών ή να εφαρμόσετε ένα φίλτρο, επιλέξτε ένα από τα εξής:

  • Εάν θέλετε να επιστρέψετε τις εγγραφές με τις πιο πρόσφατες ή τις πιο πρόσφατες ημερομηνίες σε ένα πεδίο και δεν γνωρίζετε τις ακριβείς τιμές ημερομηνίας ή δεν έχουν σημασία, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών.

  • Εάν θέλετε να επιστρέψετε όλες τις εγγραφές όπου η ημερομηνία συμφωνεί, είναι προγενέστερη ή μεταγενέστερη από μια συγκεκριμένη ημερομηνία, χρησιμοποιήστε ένα φίλτρο. Για παράδειγμα, για να δείτε τις ημερομηνίες για τις πωλήσεις μεταξύ Απριλίου και Ιουλίου, εφαρμόζετε ένα φίλτρο. Μια πλήρης συζήτηση για τα φίλτρα είναι πέρα από αυτό το θέμα.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση φίλτρων, ανατρέξτε στο άρθρο εφαρμογή φίλτρου για την προβολή της επιλογής εγγραφών σε μια βάση δεδομένων της Access.

Αρχή της σελίδας

Εύρεση της πιο πρόσφατης ή παλαιότερης ημερομηνίας

Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα βασικών κορυφαίων τιμών που χρησιμοποιεί μια σειρά ταξινόμησης, καθώς και ένα πιο σύνθετο ερώτημα που χρησιμοποιεί παραστάσεις και άλλα κριτήρια. Η πρώτη ενότητα παρουσιάζει τα βασικά βήματα για τη δημιουργία ενός ερωτήματος κορυφαίων τιμών και η δεύτερη ενότητα εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να εντοπίσετε τα επόμενα γενέθλια των υπαλλήλων, προσθέτοντας κριτήρια. Τα βήματα χρησιμοποιούν τα δεδομένα στο ακόλουθο δείγμα πίνακα.

Επώνυμο

Όνομα

Διεύθυνση

Πόλη

Χώρα/Περιοχή

Ημερομηνία γέννησης

Ημερομηνία μίσθωσης

Κωστίδης

Φαίδων

1 Main St.

New York

USA

05-Φεβ-1968

10-Ιουν-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-μαι-1957

22-Νοε-1996

Μανές

Γκουίντο

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-Νοε-1960

11-Μαρ-2000

Κουλούρι

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-Μαρ-1964

22-Ιουν-1998

Τιμή

Τζούλιαν

Calle Smith 2

Mexico City

Μεξικό

05-Ιουν-1972

05-Ιαν-2002

Χιουζ

Κριστίν

3122 75 ο St. S.

Seattle

USA

23-Ιαν-1970

23-Απρ-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-Απρ-1964

14-Οκτ-2004

Birkby

Ντέινα

2 μύτη Pkwy

Δράμα

USA

29-Οκτ-1959

29-Μαρ-1997

Εάν θέλετε, μπορείτε να εισαγάγετε αυτό το δείγμα δεδομένων σε έναν νέο πίνακα με μη αυτόματο τρόπο ή μπορείτε να αντιγράψετε αυτό το δείγμα πίνακα σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου, όπως το Microsoft Excel και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε την Access για να εισαγάγετε το φύλλο εργασίας που προκύπτει σε έναν πίνακα.

Δημιουργία ερωτήματος βασικών κορυφαίων τιμών

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα .

  2. Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να τοποθετήσετε τον πίνακα στο επάνω τμήμα του προγράμματος σχεδίασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

    -ή-

    Κάντε διπλό κλικ στον πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

    Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων που παρατίθενται είναι η προηγούμενη ενότητα, προσθέστε τον πίνακα Employees στο ερώτημα.

  3. Προσθέστε τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας στο πλέγμα σχεδίασης. Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο ή να σύρετε και να αποθέσετε κάθε πεδίο σε ένα κενό κελί στη γραμμή πεδίο .

    Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα πίνακα, προσθέστε τα πεδία όνομα, επώνυμο και ημερομηνία γέννησης.

  4. Στο πεδίο που περιέχει τις ανώτερες ή τις κατώτερες τιμές σας (το πεδίο "ημερομηνία γέννησης", εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα πίνακα), κάντε κλικ στη γραμμή Ταξινόμηση και επιλέξτε Αύξουσα ή φθίνουσα.

    Η φθίνουσα σειρά ταξινόμησης επιστρέφει την πιο πρόσφατη ημερομηνία και η αύξουσα σειρά ταξινόμησης επιστρέφει την παλαιότερη ημερομηνία.

    Σημαντικό: Πρέπει να καθορίσετε μια τιμή στη γραμμή " sort " μόνο για τα πεδία που περιέχουν τις ημερομηνίες σας. Εάν καθορίσετε μια σειρά ταξινόμησης για ένα άλλο πεδίο, το ερώτημα δεν επιστρέφει τα αποτελέσματα που θέλετε.

  5. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο στοιχείο όλες (η λίστα ανώτερες τιμές ) και πληκτρολογήστε τον αριθμό των εγγραφών που θέλετε να δείτε ή ορίστε μια επιλογή από τη λίστα.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  7. Αποθηκεύστε το ερώτημα και διατηρήστε το ανοιχτό για χρήση στα επόμενα βήματα.

Μπορείτε να δείτε ότι αυτός ο τύπος ερωτήματος κορυφαίων τιμών μπορεί να απαντήσει σε βασικές ερωτήσεις, όπως το ποιος είναι το παλαιότερο ή το νεότερο άτομο στην εταιρεία. Τα επόμενα βήματα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις και άλλα κριτήρια για να προσθέσετε δύναμη και ευελιξία στο ερώτημα. Τα κριτήρια που εμφανίζονται στο επόμενο βήμα επιστρέφουν τα επόμενα τρία γενέθλια των υπαλλήλων.

Προσθήκη κριτηρίων στο ερώτημα

Σημείωση: Αυτά τα βήματα προϋποθέτουν ότι θα χρησιμοποιήσετε το ερώτημα που περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα.

  1. Αλλάξτε το ερώτημα που δημιουργήσατε στα προηγούμενα βήματα για να σχεδιάσετε την προβολή.

  2. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη στήλη στα δεξιά της στήλης ημερομηνία γέννησης, αντιγράψτε και επικολλήστε ή πληκτρολογήστε αυτήν την παράσταση: Έκφρ1: DatePart ("μ"; [ημερομηνία γέννησης]). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση.

    Η συνάρτηση DatePart εξάγει το τμήμα μήνα του πεδίου "ημερομηνία γέννησης".

  3. Μετάβαση σε προβολή σχεδίασης.

  4. Στα δεξιά της πρώτης σας παράστασης, επικολλήστε ή πληκτρολογήστε αυτήν την παράσταση: Έκφρ2: DatePart ("d"; [ημερομηνία γέννησης]). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση.

    Σε αυτή την περίπτωση, η συνάρτηση DatePart εξάγει το τμήμα ημερομηνίας του πεδίου "ημερομηνία γέννησης".

  5. Μετάβαση σε προβολή σχεδίασης.

  6. Καταργήστε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου στη γραμμή Εμφάνιση για καθεμία από τις δύο παραστάσεις που μόλις εισαγάγατε, κάντε κλικ στη γραμμή Ταξινόμηση για κάθε παράσταση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αύξουσα.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση.

  8. Προαιρετικά, μπορείτε να καθορίσετε ένα κριτήριο για τον περιορισμό του εύρους του ερωτήματος. Όταν καθορίζετε κριτήρια, το ερώτημα θα ταξινομήσει μόνο τις εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια και προσδιορίζει τις ανώτερες ή τις κατώτερες τιμές πεδίου μέσα από τη λίστα με τις ταξινομήσεις.

    Για να συνεχίσετε με το δείγμα δεδομένων, μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης. Στη συνέχεια, στη γραμμή κριτήρια της στήλης ημερομηνία γέννησης , πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση:

    Month ([ημερομηνία γέννησης]) > month (Date ()) ή month ([ημερομηνία γέννησης]) = month (Date ()) και Day ([ημερομηνία γέννησης]) >Day (Date ())

    Αυτή η παράσταση κάνει τα εξής: το τμήμα month ([ημερομηνία γέννησης]) > month (Date ()) ελέγχει την ημερομηνία γέννησης κάθε υπαλλήλου για να δει εάν πέφτει σε έναν μελλοντικό μήνα και, εάν είναι αληθές, περιλαμβάνει αυτές τις εγγραφές στο ερώτημα. Το τμήμα month ([ημερομηνία γέννησης]) = month (Date ()) και Day ([ημερομηνία γέννησης]) >Day (Date ()) της παράστασης ελέγχει τις ημερομηνίες γέννησης που πραγματοποιούνται τον τρέχοντα μήνα για να δείτε εάν τα γενέθλια πέφτουν ή μετά την τρέχουσα ημέρα. Εάν αυτή η Συνθήκη είναι αληθής, η συνάρτηση περιλαμβάνει αυτές τις εγγραφές στο ερώτημα. Για να συνοψίσετε: αυτή η παράσταση παραβλέπει τις εγγραφές όπου τα γενέθλια πέφτουν μεταξύ 1 Ιανουαρίου και την ημερομηνία κατά την οποία εκτελείτε το ερώτημά σας.

    Για να δείτε περισσότερα παραδείγματα παραστάσεων κριτηρίων ερωτημάτων, ανατρέξτε στο άρθρο παραδείγματα κριτηρίων ερωτημάτων.

  9. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο στοιχείο όλες (η λίστα ανώτερες τιμές ) και πληκτρολογήστε τον αριθμό των εγγραφών που θέλετε να δείτε ή ορίστε μια επιλογή από τη λίστα.

    Για να δείτε τα επόμενα τρία γενέθλια, πληκτρολογήστε 3.

  10. Κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Εάν βλέπετε περισσότερες εγγραφές από αυτές που καθορίζετε

Εάν τα δεδομένα σας περιέχουν πολλές εγγραφές που κάνουν κοινή χρήση μιας τιμής ημερομηνίας, το ερώτημα ανώτερων τιμών μπορεί να επιστρέψει περισσότερα δεδομένα από όσα καθορίζετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών για να ανακτήσετε τρεις εγγραφές υπαλλήλων, αλλά το ερώτημα επιστρέφει τέσσερις εγγραφές επειδή το "Wilson" και το "Edwards" μοιράζονται τα γενέθλιά τους, όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

Επώνυμο

Ημερομηνία_γέννησης

Μπερκ

9/26/1968

Τζάκσον

10/2/1970

Έντουαρντς

10/15/1965

Πέτρος

10/15/1969

Εάν βλέπετε λιγότερες εγγραφές από αυτές που καθορίζετε

Ας υποθέσουμε ότι σχεδιάζετε ένα ερώτημα για να επαναφέρετε τις πρώτες ή τις τελευταίες πέντε εγγραφές σε ένα πεδίο, αλλά το ερώτημα επιστρέφει μόνο τρεις εγγραφές. Κατά κανόνα, επιλύετε αυτόν τον τύπο προβλήματος, ανοίγοντας το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης και αναθεωρείτε τη γραμμή κριτήρια των στηλών στο πλέγμα σχεδίασης.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα κριτήρια, ανατρέξτε στο άρθρο παραδείγματα κριτηρίων ερωτημάτων.

Εάν βλέπετε διπλότυπες εγγραφές

Εάν ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών επιστρέφει διπλότυπα, οι υποκείμενοι πίνακες περιέχουν διπλότυπες εγγραφές ή οι εγγραφές εμφανίζονται ως διπλότυπες, επειδή το ερώτημα δεν περιλαμβάνει τα πεδία που μπορούν να διακρίνουν μεταξύ των εγγραφών. Για παράδειγμα, ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος που επιστρέφει τις πέντε παραγγελίες που στάλθηκαν πιο πρόσφατα, μαζί με το όνομα του πωλητή που χειρίστηκε τη συναλλαγή.

Ημερομηνία_αποστολής

Πωλητής

11/12/2004

Παρασκευάς

11/12/2004

Cajhen

10/12/2004

Ντελγκάντο

10/12/2004

Ντελγκάντο

10/12/2004

Παρασκευάς

Η τρίτη και η τέταρτη εγγραφή φαίνεται να είναι διπλότυπες, αλλά είναι πιθανό ο πωλητής Ντελγκάντο να χειρίστηκε δύο διαφορετικές παραγγελίες που στάλθηκαν την ίδια ημέρα.

Ανάλογα με τις απαιτήσεις σας, μπορείτε να κάνετε ένα από δύο πράγματα για να αποφύγετε την επιστροφή διπλότυπων εγγραφών. Μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση του ερωτήματος για να προσθέσετε πεδία που θα σας βοηθήσουν να διακρίνετε τις εγγραφές, όπως τα πεδία ΚωδΠαραγγελίας και "Αναγνωριστικόπελάτη". Ή, εάν είναι αρκετό για να δείτε μόνο μία από τις διπλότυπες εγγραφές, μπορείτε να εμφανίσετε μόνο διακριτές εγγραφές ορίζοντας την ιδιότητα μοναδικές τιμές του ερωτήματος σε Ναι. Για να καθορίσετε αυτήν την ιδιότητα, στην προβολή σχεδίασης ερωτήματος, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της κενής περιοχής στο επάνω μισό της σχεδίασης ερωτήματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες στο μενού συντόμευσης. Στο φύλλο ιδιοτήτων για το ερώτημα, εντοπίστε την ιδιότητα μοναδικές τιμές και ορίστε την τιμή Ναι.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αντιμετώπιση των διπλότυπων εγγραφών, ανατρέξτε στο άρθρο Εύρεση, απόκρυψη ή κατάργηση διπλότυπων δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Εύρεση των πιο πρόσφατων ή παλαιότερων ημερομηνιών για εγγραφές σε κατηγορίες ή ομάδες

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων για να εντοπίσετε τις παλαιότερες ή τις πιο πρόσφατες ημερομηνίες για εγγραφές που εμπίπτουν σε ομάδες ή κατηγορίες. Το ερώτημα συνόλων είναι ένα ερώτημα επιλογής που χρησιμοποιεί συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, όπως min, Max, Sum, Firstκαι Last , για τον υπολογισμό τιμών για ένα δεδομένο πεδίο.

Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα προϋποθέτουν ότι εκτελείτε μια επιχείρηση διαχείρισης συμβάντων — φροντίζετε για την οργάνωση, τον φωτισμό, το catering και τις άλλες όψεις των μεγάλων συναρτήσεων. Επιπλέον, τα συμβάντα που διαχειρίζεστε εμπίπτουν σε διάφορες κατηγορίες, όπως οι παρουσιάσεις προϊόντων, οι εκθέσεις οδών και οι συναυλίες. Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να απαντήσετε σε μια συνηθισμένη ερώτηση: πότε είναι το επόμενο συμβάν, ανά κατηγορία; Με άλλα λόγια, πότε είναι η επόμενη εκκίνηση προϊόντος, η επόμενη συναυλία και ούτω καθεξής.

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε τα εξής: από προεπιλογή, ο τύπος του ερωτήματος συνόλων που δημιουργείτε εδώ μπορεί να περιλαμβάνει μόνο το πεδίο που περιέχει τα δεδομένα της ομάδας ή της κατηγορίας σας και το πεδίο που περιέχει τις ημερομηνίες σας. Δεν μπορείτε να συμπεριλάβετε άλλα πεδία που περιγράφουν τα στοιχεία μιας κατηγορίας, όπως τα ονόματα πελατών ή προμηθευτών. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα δεύτερο ερώτημα που συνδυάζει το ερώτημα αθροισμάτων με τα πεδία που περιέχουν περιγραφικά δεδομένα. Τα βήματα παρακάτω σε αυτήν την ενότητα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να κάνετε αυτή την εργασία.

Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα προϋποθέτουν τη χρήση των ακόλουθων τριών πινάκων:

Ο πίνακας "Τύπος συμβάντος"    

ΚωδΤύπου

Τύπος συμβάντος

1

Έναρξη προϊόντος

2

Εταιρική συνάρτηση

3

Ιδιωτική συνάρτηση

4

Έρανος για έρανο

5

Εμπορική έκθεση

6

Διάλεξη

7

Συναυλία

8

Έκθεμα

9

Εκθεσιακός δρόμος

Ο πίνακας "Πελάτες1"    

Κωδικός Πελάτη

Εταιρεία

Επαφή

1

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων Γραφικό

Τζόναθαν Τι;

2

Tailspin Toys

Έλεν Άνταμς

3

Fabrikam

Κάρολ Φίλιπς

4

Wingtip ΠΑΙΧΝΙΔΙΑ

Λούσιο Iallo

5

Ένα. Datum

Mandar Samant

6

Έργα περιπέτειας

Μπράιαν Μπερκ

7

Ινστιτούτο σχεδίασης

Jaka στήλη

8

Σχολή Καλών Τεχνών

Μιλένα Duomanova

Ο πίνακας "συμβάντα"    

Αναγνωριστικό συμβάντος

Τύπος συμβάντος

Πελάτης

Ημερομηνία συμβάντος

Τιμή

1

Έναρξη προϊόντος

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

4/14/2003

10.000 €

2

Εταιρική συνάρτηση

Tailspin Toys

4/21/2003

8.000 €

3

Εμπορική έκθεση

Tailspin Toys

5/1/2003

$25.000

4

Έκθεμα

Graphic Design Institute

5/13/2003

4.500 €

5

Εμπορική έκθεση

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

5/14/2003

$55.000

6

Συναυλία

Σχολή Καλών Τεχνών

5/23/2003

12.000 €

7

Έναρξη προϊόντος

Ένα. Datum

6/1/2003

15.000 €

8

Έναρξη προϊόντος

Wingtip ΠΑΙΧΝΙΔΙΑ

6/18/2003

21.000 €

9

Έρανος για έρανο

Έργα περιπέτειας

6/22/2003

$1.300

10

Διάλεξη

Graphic Design Institute

6/25/2003

$2.450

11

Διάλεξη

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

7/4/2003

$3.800

12

Εκθεσιακός δρόμος

Graphic Design Institute

7/4/2003

5.500 €

Σημείωση: Τα βήματα σε αυτήν την ενότητα προϋποθέτουν ότι οι πίνακες "πελάτες" και "Τύπος συμβάντος" βρίσκονται στην πλευρά "ένα" των σχέσεων "ένα-προς-πολλά" με τον πίνακα "συμβάντα". Σε αυτήν την περίπτωση, ο πίνακας "συμβάντα" συμμερίζεται τα πεδία "Αναγνωριστικόπελάτη" και ΚωδΤύπου. Τα ερωτήματα συνόλων που περιγράφονται στις επόμενες ενότητες δεν θα λειτουργήσουν χωρίς αυτές τις σχέσεις.

Πώς μπορώ να προσθέσω αυτά τα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων;

Για να προσθέσετε αυτά τα δείγματα πινάκων σε μια βάση δεδομένων, μπορείτε να αντιγράψετε τα δεδομένα στο Excel και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε τα δεδομένα, αλλά με μερικές εξαιρέσεις:

  • Όταν αντιγράφετε τους πίνακες "τύποι συμβάντων" και "πελάτες" στο Excel, μην αντιγράφετε τις στήλες ΚωδΤύπου και "Αναγνωριστικόπελάτη". Η Access θα προσθέσει τιμές πρωτεύοντος κλειδιού για εσάς κατά την εισαγωγή των φύλλων εργασίας. που σας εξοικονομεί χρόνο.

  • Μετά την εισαγωγή των πινάκων, πρέπει να ανοίξετε τον πίνακα "συμβάντα" σε προβολή σχεδίασης και να μετατρέψετε τις στήλες "Τύπος συμβάντος" και "πελάτης" σε πεδία αναζήτησης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στη στήλη τύπος δεδομένων για κάθε πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός αναζήτησης.

    Ως μέρος της δημιουργίας των πεδίων αναζήτησης, η Access αντικαθιστά τις τιμές κειμένου στις στήλες "Τύπος συμβάντος" και "πελάτης" με αριθμητικές τιμές από τους πίνακες προέλευσης.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση πεδίων αναζήτησης, ανατρέξτε στα άρθρα Δημιουργία ή διαγραφή ενός πεδίου πολλών τιμών και Οδηγός για τα πεδία πολλών τιμών. Και τα δύο άρθρα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τύπο πεδίου αναζήτησης που σας επιτρέπει να επιλέξετε πολλές τιμές για ένα δεδομένο πεδίο και επίσης να εξηγήσετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες αναζήτησης.

Δημιουργία του ερωτήματος συνόλων

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα .

  2. Στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε τους πίνακες με τους οποίους θέλετε να εργαστείτε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκηκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη των πινάκων.

    -ή-

    Κάντε διπλό κλικ στους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο. Κάθε πίνακας εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος.

    Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων που αναφέρονται παραπάνω, προσθέστε τους πίνακες συμβάντα και τύποι συμβάντων.

  3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία του πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας. Βεβαιωθείτε ότι προσθέτετε μόνο τα πεδία "ομάδα" ή "κατηγορία" και το πεδίο "τιμή" στο ερώτημα σε αυτό το στάδιο.

    Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων που παρατίθενται στους τρεις προηγούμενους πίνακες, μπορείτε να προσθέσετε είτε το πεδίο "Τύπος συμβάντος" από τον πίνακα "Τύπος συμβάντος" είτε το πεδίο "ημερομηνία συμβάντος" από τον πίνακα "συμβάντα".

  4. Προαιρετικά, μπορείτε να καθορίσετε ένα κριτήριο που περιορίζει την εμβέλεια του ερωτήματος. Μόνο οι εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια ταξινομούνται και οι τιμές επάνω και κάτω πεδίου προσδιορίζονται μέσα σε αυτή τη λίστα.

    Για παράδειγμα, εάν θέλετε να επιστρέψετε συμβάντα στην κατηγορία Private Function, πληκτρολογείτε αυτή την παράσταση στη γραμμή κριτήρια της στήλης Τύπος συμβάντος : <> "Private Function".

    Για να δείτε περισσότερα παραδείγματα παραστάσεων κριτηρίων ερωτημάτων, ανατρέξτε στο άρθρο παραδείγματα κριτηρίων ερωτημάτων.

  5. ΜεταΤρέψτε το ερώτημα σε ένα ερώτημα συνόλων, κάνοντας τα εξής:

    Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

    Η γραμμή συνόλων εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης.

  6. Βεβαιωθείτε ότι η γραμμή " σύνολα " κάθε πεδίου "ομάδα" ή "κατηγορία" έχει την τιμή " Ομαδοποίηση κατά" και, στη συνέχεια, ορίστε τη γραμμή " σύνολα " του πεδίου "τιμή" (το πεδίο με τις ανώτερες ή κατώτερες τιμές) είτε σε Max είτε σε min.

    Το Max επιστρέφει τη μεγαλύτερη τιμή σε ένα αριθμητικό πεδίο και την πιο πρόσφατη τιμή ημερομηνίας ή ώρας σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας. Η Ελάχιστη τιμή επιστρέφει τη μικρότερη τιμή σε ένα αριθμητικό πεδίο και την παλαιότερη τιμή ημερομηνίας ή ώρας σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας.

  7. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο στοιχείο όλες (η λίστα ανώτερες τιμές ) και πληκτρολογήστε τον αριθμό των εγγραφών που θέλετε να δείτε ή ορίστε μια επιλογή από τη λίστα.

    Σε αυτήν την περίπτωση, επιλέξτε όλακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή εκτέλεση για να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    Σημείωση: Ανάλογα με τη συνάρτηση που επιλέξατε στο βήμα 6, η Access αλλάζει το όνομα του πεδίου τιμών στο ερώτημα σε MaxOffieldname ή MinOffieldname. Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων, η Access μετονομάζει το πεδίο MaxOfEvent ημερομηνία ή ημερομηνίαMinOfEvent.

  8. Αποθηκεύστε το ερώτημα και προχωρήστε στα επόμενα βήματα.

Τα αποτελέσματα του ερωτήματος δεν εμφανίζουν ονόματα προϊόντων ή άλλες πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα. Για να δείτε τα πρόσθετα δεδομένα, πρέπει να δημιουργήσετε ένα δεύτερο ερώτημα που ενσωματώνει το ερώτημα που μόλις δημιουργήσατε. Τα επόμενα βήματα εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Δημιουργία δεύτερου ερωτήματος για την προσθήκη περισσότερων δεδομένων

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα , κάντε κλικ στην καρτέλα ερωτήματα και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα συνόλων που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα.

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα πίνακες και προσθέστε τους πίνακες που χρησιμοποιήσατε στο ερώτημα συνόλων και, επίσης, προσθέστε οποιουσδήποτε πίνακες περιέχουν άλλα σχετικά δεδομένα. Εάν χρησιμοποιείτε τα προηγούμενα τρία δείγματα πινάκων, προσθέστε τους πίνακες "Τύπος συμβάντος", "συμβάν" και "πελάτες" στο νέο ερώτημά σας.

  4. Συμμετοχή στα πεδία του ερωτήματος συνόλων στα αντίστοιχα πεδία τους στους γονικούς πίνακες. Για να το κάνετε αυτό, σύρετε κάθε πεδίο στο ερώτημα συνόλων στο αντίστοιχο πεδίο στον πίνακα.

    Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων από τους τρεις πίνακες, σύρετε τη στήλη Τύπος συμβάντος στο ερώτημα συνόλων στο πεδίο Τύπος συμβάντος στον πίνακα Τύπος συμβάντος. Στη συνέχεια, σύρετε τη στήλη " ημερομηνία MaxOfEvent " στο ερώτημα "σύνολα" στο πεδίο "ημερομηνία συμβάντος" στον πίνακα "συμβάντα". Η δημιουργία αυτών των συνδέσμων δίνει τη δυνατότητα στο νέο σας ερώτημα επιλογής να συγκεντρώνει τα δεδομένα στο ερώτημα συνόλων και στα δεδομένα των άλλων πινάκων.

  5. Προσθέστε τα πρόσθετα περιγραφικά πεδία από τους άλλους πίνακες στο ερώτημα.

    Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων από τους τρεις πίνακες, μπορείτε να προσθέσετε τα πεδία "εταιρεία" και "επαφή" από τον πίνακα "πελάτες".

  6. Προαιρετικά, καθορίστε μια σειρά ταξινόμησης για μία ή περισσότερες από τις στήλες. Για παράδειγμα, για να παραθέσετε τις κατηγορίες με αλφαβητική σειρά, ορίστε τη γραμμή Ταξινόμηση της στήλης Τύπος συμβάντος σε Αύξουσα.

  7. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

    Τα αποτελέσματα του ερωτήματος εμφανίζονται σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Συμβουλή:  Εάν δεν θέλετε η επικεφαλίδα της στήλης τιμών να εμφανίζεται ως MaxOfPrice ή MinOfPrice, ανοίξτε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης και, στη στήλη τιμή στο πλέγμα, πληκτρολογήστε Τιμή: MaxOfPrice ή Τιμή: MinOfPrice. Η Τιμή θα εμφανίζεται ως επικεφαλίδα της στήλης σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Εύρεση των πιο πρόσφατων και των παλαιότερων ημερομηνιών

Τα ερωτήματα που δημιουργήσατε προηγουμένως σε αυτό το άρθρο μπορούν να επιστρέψουν ανώτερες ή κατώτερες τιμές, αλλά όχι και τα δύο. Εάν θέλετε να δείτε και τα δύο σύνολα τιμών σε μία προβολή, πρέπει να δημιουργήσετε δύο ερωτήματα — ένα που ανακτά τις ανώτερες τιμές και ένα άλλο που ανακτά τις κάτω τιμές — και, στη συνέχεια, συγχωνεύστε και αποθηκεύστε τα αποτελέσματα σε έναν μόνο πίνακα.

Η διαδικασία εύρεσης ανώτερων και κατώτατων τιμών και η εμφάνιση των δεδομένων σε έναν πίνακα ακολουθεί τα εξής γενικά βήματα:

  • Δημιουργήστε ένα ερώτημα ανώτερων τιμών και ένα ερώτημα κατώτατων τιμών ή, εάν θέλετε να ομαδοποιήσετε τα δεδομένα σας, δημιουργήστε ερωτήματα συνόλων που χρησιμοποιούν τις συναρτήσεις min και Max .

  • Συγκεκαλυμμένο ερώτημα κορυφαίων τιμών (ή το ερώτημα Max Totals) σε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα και δημιουργήστε έναν νέο πίνακα.

  • ΜεταΤρέψτε το ερώτημα κατώτατων τιμών (ή το ερώτημα λεπτά αθροίσματα) σε ένα ερώτημα προσάρτησης και προσαρτήστε τις εγγραφές στον πίνακα κορυφαίων τιμών.

    Τα βήματα σε αυτές τις ενότητες εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να το κάνετε αυτό.

    Δημιουργία ερωτημάτων

    1. Δημιουργήστε τα ερωτήματα επάνω και κάτω τιμών.

      Για τα βήματα που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός ερωτήματος επάνω ή κάτω τιμών, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση της πιο πρόσφατης ή παλαιότερης ημερομηνίας, που βρίσκεται νωρίτερα σε αυτό το άρθρο. Εάν θέλετε να ομαδοποιήσετε τις εγγραφές σας κατά κατηγορία, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση της πιο πρόσφατης ή παλαιότερης ημερομηνίας για εγγραφές σε κατηγορίες ή ομάδες, παραπάνω σε αυτό το άρθρο.

      Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων από την τελευταία ενότητα, χρησιμοποιήστε μόνο τα δεδομένα στον πίνακα "συμβάντα". Χρησιμοποιήστε τα πεδία "Τύπος συμβάντος", "πελάτης" και "ημερομηνία συμβάντος" από τον πίνακα "συμβάντα" και στα δύο ερωτήματα.

    2. Αποθηκεύστε κάθε ερώτημα με ένα ουσιαστικό όνομα, όπως η τιμή "επάνω" και "κάτω" και αφήστε τα ανοιχτά για χρήση στα επόμενα βήματα.

Δημιουργία ερωτήματος δημιουργίας πίνακα

  1. Με το ερώτημα ανώτερων τιμών ανοιχτό σε προβολή σχεδίασης:

    Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία πίνακα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα.

  2. Στο πλαίσιο όνομα πίνακα , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα που θα αποθηκεύσει τις πρώτες και τις κάτω εγγραφές. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε επάνω και κάτω εγγραφέςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα, αντί να εμφανίζετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων, το ερώτημα δημιουργεί έναν πίνακα και αντικαθιστά την πρώτη τιμή με τα τρέχοντα δεδομένα.

  3. Αποθηκεύστε και κλείστε το ερώτημα.

Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης

  1. Με το ερώτημα κάτω τιμής σε προβολή σχεδίασης:

    Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Προσάρτηση.

  2. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση.

  3. Πληκτρολογήστε το ίδιο όνομα που πληκτρολογήσατε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα .

    Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε επάνω και κάτω εγγραφέςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα, αντί να εμφανίζετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων, το ερώτημα προσαρτά τις εγγραφές στον πίνακα επάνω και κάτω εγγραφών.

  4. Αποθηκεύστε και κλείστε το ερώτημα.

Εκτέλεση των ερωτημάτων

  • Τώρα είστε έτοιμοι να εκτελέσετε τα δύο ερωτήματα. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα της πρώτης τιμής και κάντε κλικ στην επιλογή Ναι όταν σας ζητηθεί από την Access. Στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα κάτω τιμή και κάντε κλικ στην επιλογή Ναι όταν σας ζητηθεί από την Access.

  • Ανοίξτε τον πίνακα "επάνω και κάτω εγγραφές" σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Σημαντικό: Εάν επιχειρήσετε να εκτελέσετε τα ερωτήματα δημιουργίας πίνακα ή προσάρτησης και φαίνεται ότι δεν συμβαίνει τίποτα, επιλέξτε τη γραμμή κατάστασης της Access για το ακόλουθο μήνυμα:

Η ενέργεια ή το συμβάν αποκλείστηκε από την κατάσταση απενεργοποίησης.

Εάν βλέπετε αυτό το μήνυμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  • Εάν δεν είναι ήδη ορατό, εμφανίστε τη γραμμή μηνυμάτων. Για να το κάνετε αυτό, στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων , στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη , κάντε κλικ στην επιλογή γραμμή μηνυμάτων.

  • Στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στις Επιλογές.

    Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ασφαλείας του Microsoft Office.

  • Επιλέξτε Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  • Εκτελέστε ξανά το ερώτημα.

Επάνω μέρος της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×