Εφαρμογή διαχείρισης εγγραφών

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μπορείτε να διαχειριστείτε εγγραφές “επιτόπου", που σημαίνει ότι μπορείτε να αφήσετε ένα έγγραφο στην τρέχουσα θέση του σε μια τοποθεσία ή να αποθηκεύσετε εγγραφές σε μια συγκεκριμένη αρχειοθήκη, όπως μια τοποθεσία κέντρου εγγραφών.

Πριν από την υλοποίηση διαχείρισης εγγραφών, συνιστάται να πρώτα να δημιουργήσετε ένα σχέδιο διαχείρισης εγγραφών για τον οργανισμό σας. Για να σας βοηθήσει να επιλέξετε τις εγγραφές δεξιά σύστημα διαχείρισης για την εταιρεία σας, ανατρέξτε στο θέμα επιλογή του τρόπου αποθήκευσης και διαχείρισης εγγραφών.

Δημιουργία και ρύθμιση παραμέτρων μιας τοποθεσίας κέντρου εγγραφών

Αυτή η ενότητα παρέχει μια επισκόπηση σχετικά με τα κύρια βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε, για να δημιουργήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας κέντρου εγγραφών. Κάντε κλικ στις συνδέσεις, για να δείτε συγκεκριμένες οδηγίες για κάθε βήμα.

  1. Δημιουργία της τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών με χρήση του προτύπου τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών.

  2. Δημιουργία εγγραφής βιβλιοθηκών ή λιστών για να διαχειριστείτε και να αποθηκεύσετε κάθε τύπο εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείων σας (ανάλυσης: ένα σχέδιο αρχείων περιγράφει τους τύπους των εγγράφων ή στοιχεία που μια εταιρεία αναγνωρίζει ως επίσημες επιχειρηματικές εγγραφές. Υποδεικνύει πού αποθηκεύονται τα αυτών των εγγραφών, και παρέχει πληροφορίες που διαφοροποιούν τον έναν τύπο εγγραφής από την άλλη).

  3. Προσθέστε έναν συσχετισμένο τύπο περιεχομένου στις λίστες και βιβλιοθήκες σας.

  4. Δημιουργία και προσθήκη στηλών τοποθεσίας στους σχετικούς τύπους περιεχομένου για περιέχουν και να εμφανίσετε τα μετα-δεδομένα για κάθε τύπο εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείων σας.

  5. Πληκτρολογήστε Προσθήκη πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σε ένα περιεχόμενο στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών.

  6. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της Οργάνωσης περιεχομένου, ώστε να δρομολογεί κάθε τύπο εγγραφής στην κατάλληλη θέση.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία τοποθεσίας κέντρου εγγραφών

Συνιστάται να δημιουργήσετε ένα Κέντρο εγγραφών ως μια συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου και όχι ως μια δευτερεύουσα τοποθεσία. Για να δημιουργήσετε μια συλλογή τοποθεσιών, πρέπει να είστε μέλος της ομάδας του SharePoint στους διαχειριστές συμπλέγματος στον υπολογιστή που εκτελεί την τοποθεσία Web κεντρικής διαχείρισης του SharePoint.

Στο SharePoint Online, μπορείτε να δημιουργήσετε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών από το ανώτατο επίπεδο τοποθεσίας του SharePoint. Κάντε κλικ στο κουμπί + Δημιουργία τοποθεσίας και, στη συνέχεια, Έναρξη στο κάτω από το βήμα 4.

  1. Έναρξη του SharePoint 2013 ή 2016 κεντρικής διαχείρισης.

    • Για Windows Server 2008 R2:

      • Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη, κάντε κλικ στην επιλογή Προϊόντα Microsoft SharePoint 2013 ή Προϊόντα Microsoft SharePoint 2013 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κεντρική διαχείριση SharePoint 2013 ή 2016 κεντρική διαχείριση του SharePoint.

    • Για τον Windows Server 2012:

      • Στην οθόνη έναρξης, κάντε κλικ στην επιλογή Κεντρική διαχείριση SharePoint 2013 ή 2016 κεντρική διαχείριση του SharePoint.

        Εάν Κεντρική διαχείριση SharePoint 2013 ή 2016 κεντρική διαχείριση του SharePoint δεν είναι στην οθόνη Έναρξη:

      • Κάντε δεξί κλικ σε υπολογιστή, κάντε κλικ στην επιλογή όλες οι εφαρμογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κεντρική διαχείριση SharePoint 2013 ή 2016 κεντρική διαχείριση του SharePoint.

  2. Στην τοποθεσία Web της κεντρικής διαχείρισης, στην ενότητα Διαχείριση εφαρμογών, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία συλλογών τοποθεσιών.

  3. Στη σελίδα " Δημιουργία συλλογής τοποθεσιών ", στην ενότητα Εφαρμογής Web, εάν η εφαρμογή web στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη συλλογή τοποθεσιών δεν είναι επιλεγμένο, κάντε κλικ στο κάτω βέλος. Στο μενού Εφαρμογής Web, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή της εφαρμογής Web και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εφαρμογή web στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη συλλογή τοποθεσιών.

  4. Στην ενότητα Τίτλος και περιγραφή, πληκτρολογήστε τον τίτλο και την περιγραφή για τη συλλογή τοποθεσιών.

  5. Στην ενότητα Διεύθυνση τοποθεσίας Web, επιλέξτε τη διαδρομή που θα χρησιμοποιηθεί για τη διεύθυνση URL (για παράδειγμα, μια διαδρομής συμπερίληψης χαρακτήρων μπαλαντέρ όπως/sites/ή ο ριζικός κατάλογος (/).

    Εάν επιλέξετε διαδρομής συμπερίληψης χαρακτήρων μπαλαντέρ, πρέπει επίσης να πληκτρολογήσετε το όνομα της τοποθεσίας να χρησιμοποιήσετε στη διεύθυνση URL της τοποθεσίας σας.

  6. Στην ενότητα Επιλογή προτύπου, στη λίστα Επιλέξτε εμπειρία έκδοση, επιλέξτε την έκδοση εμπειρίας του SharePoint από τα πρότυπα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    Επιλέξτε την έκδοση εμπειρίας, εάν θέλετε τη συλλογή τοποθεσιών για να δείτε και να εκτελέσετε όπως μια συλλογή τοποθεσιών στον SharePoint Server. Μια συλλογή τοποθεσιών που χρησιμοποιεί μια παλαιότερη έκδοση εμπειρίας εκτελείται σε νεότερη έκδοση του SharePoint, αλλά η εμπειρία χρήστη στο περιβάλλον εργασίας και χρήστη της συλλογής τοποθεσιών θα αντανακλούν την προηγούμενη έκδοση. Μια συλλογή τοποθεσιών που μπορεί να αναβαθμιστεί στην πιο πρόσφατη έκδοση εμπειρίας οποιαδήποτε στιγμή.

  7. Στην ενότητα Επιλογή προτύπου, επιλέξτε την καρτέλα επιχείρηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο εγγραφών.

  8. Στην ενότητα Κύριος διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών, πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη (στη μορφή DOMAIN\username) για το χρήστη που θα είναι ο διαχειριστής της συλλογής τοποθεσιών.

  9. Στην ενότητα Δευτερεύων διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών, πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη για τον δευτερεύοντα διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών. Ορίζει έναν δευτερεύοντα διαχειριστή συλλογής τοποθεσιών είναι βέλτιστη πρακτική για να βεβαιωθείτε ότι κάποιος να διαχειριστείτε τη συλλογή τοποθεσιών, όταν δεν υπάρχει μια κύριος διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.

  10. Εάν χρησιμοποιείτε όρια μεγέθους για τη Διαχείριση χώρου αποθήκευσης για συλλογές τοποθεσιών, στην ενότητα Πρότυπο ορίων μεγέθους, επιλέξτε ένα πρότυπο από τη λίστα Επιλέξτε ένα πρότυπο ορίων.

  11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Δημιουργία βιβλιοθηκών ή λιστών για τη διαχείριση εγγραφών

Οι βιβλιοθήκες και οι λίστες είναι σημαντικά στοιχεία στη διαχείριση εγγραφών. Λειτουργούν ως αρχειοθήκες για κάθε τύπο εγγραφής που θέλετε να αποθηκεύσετε ή να διαχειριστείτε. Η συσχέτιση τύπων περιεχομένου (θα εξηγηθούν στη συνέχεια) με βιβλιοθήκες και λίστες βοηθά ακόμα περισσότερο στην κατηγοριοποίηση των εγγραφών σας. Συνιστάται η δημιουργία μιας βιβλιοθήκης ή λίστας εγγράφων για κάθε τύπο περιεχομένου στο σχέδιο αρχείου των εγγραφών σας.

Προσθήκη υπάρχοντος τύπου περιεχομένου σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Όταν προσθέτετε έναν τύπο περιεχομένου σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, αυτή η λίστα ή βιβλιοθήκη μπορούν, στη συνέχεια, να περιέχουν στοιχεία αυτού του τύπου. Όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στο Κέντρο εγγραφών, δρομολογούνται στη σχετική λίστα ή βιβλιοθήκη, με βάση τον τύπο περιεχομένου του εγγράφου.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία και προσθήκη στηλών τοποθεσίας σε λίστες, βιβλιοθήκες ή τύπους περιεχομένου

Οι στήλες σάς βοηθούν να ομαδοποιείτε, να κατηγοριοποιείτε και να παρακολουθείτε εγγραφές ή άλλα στοιχεία. Μια στήλη τοποθεσίας ορίζει ένα στοιχείο μετα-δεδομένων το οποίο μπορεί να συσχετιστεί με έναν τύπο περιεχομένου, μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να προσθέσετε στήλες τοποθεσίας για να ορίσετε "συντάκτη" ή "ημερομηνία ολοκλήρωσης". Προσθέστε μια στήλη τοποθεσίας σε έναν τύπο περιεχομένου για εγγραφές για να αποθηκεύσετε ένα στοιχείο μετα-δεδομένων που υποβάλλεται μαζί με μια εγγραφή ή για να προσθέσετε μετα-δεδομένα που θα βοηθήσουν στη διαχείριση της εγγραφής.

Δημιουργία στήλης τοποθεσίας

  1. Στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια τοποθεσία που ομάδας με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Συλλογές προγράμματος σχεδίασης Web, κάντε κλικ στην επιλογή στήλες τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα Στήλες τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  4. Στη σελίδα "Νέα στήλη τοποθεσίας", στην ενότητα Όνομα και τύπος, πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε στο πλαίσιο Όνομα στήλης.

  5. Επιλέξτε τον τύπο πληροφοριών που θέλετε να αποθηκεύσετε στη στήλη —για παράδειγμα, νομισματική μονάδα, ημερομηνία και ώρα ή κείμενο.

  6. Στην ενότητα Ομάδα, επιλέξτε την υπάρχουσα ομάδα στην οποία θα αποθηκεύσετε τη νέα στήλη τοποθεσίας ή επιλέξτε Νέα ομάδα για να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα για την αποθήκευση της στήλης. Οι ομάδες αποτελούν έναν τρόπο οργάνωσης των στηλών και διευκολύνουν την εύρεσή τους.

Στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στηλών, επιλέξτε τις πρόσθετες ρυθμίσεις στηλών που θέλετε. Οι επιλογές που είναι διαθέσιμες σε αυτήν την ενότητα διαφέρουν, ανάλογα με τον τύπο της στήλης που επιλέγετε στην ενότητα Όνομα και τύπος. Για παράδειγμα, εάν ο τύπος των πληροφοριών για την αποθήκευση σε μια στήλη είναι "Επιλογή", μπορείτε να ορίσετε τις επιλογές που θα απαριθμηθούν στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στηλών.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Προσθήκη στήλης τοποθεσίας σε τύπο περιεχομένων για εγγραφές

  1. Από την αρχική σελίδα της τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια τοποθεσία που ομάδα με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην ενότητα Συλλογές προγράμματος σχεδίασης Web, κάντε κλικ στην επιλογή τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας", κάντε κλικ στον τύπο περιεχομένου τοποθεσίας του οποίου τις παραμέτρους θέλετε να ρυθμίσετε.

  4. Αφού επιλέξετε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας από τη γονική τοποθεσία, ή αφού δημιουργήσετε έναν νέο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, στη σελίδα του επιλεγμένου τύπου περιεχομένου τοποθεσίας, στην ενότητα Στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από υπάρχουσες στήλες τοποθεσίας.

  5. Στη σελίδα "Προσθήκη στηλών σε τύπο περιεχομένου", στην ενότητα Επιλογή στηλών, επιλέξτε την ομάδα με βάση την οποία θέλετε να γίνει φιλτράρισμα από τη στήλη Επιλογή στηλών από.

  6. Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να προσθέσετε από τη λίστα διαθέσιμες στήλες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  7. Στην ενότητα Ενημέρωση λιστών και τύπων περιεχομένου τοποθεσίας, καθορίστε αν θα ενημερώνονται με τις αλλαγές σας οι τύποι περιεχομένου της θυγατρικής τοποθεσίας στους οποίους μεταβιβάζεται αυτός ο τύπος περιεχομένου τοποθεσίας.

  8. Αφού ολοκληρώσετε την προσθήκη στηλών που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Εάν ο τύπος περιεχομένου που θέλετε να επιλέξετε δεν εμφανίζεται ως σύνδεση (με γκρι χρώμα) σε αυτήν τη σελίδα, ο τύπος περιεχομένου ανήκει σε γονική τοποθεσία της τοποθεσίας του Κέντρου εγγραφών και, συνεπώς, πρέπει να επιλεγεί και να ρυθμιστούν οι παράμετροί του από τη γονική τοποθεσία. Αυτό μπορείτε να το κάνετε, εάν κάνετε κλικ στη σύνδεση κάτω από τη στήλη Προέλευση δίπλα στον γκρι τύπο περιεχομένου τοποθεσίας στην περιοχή της στήλης Τύπος περιεχομένου τοποθεσίας.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών για εγγραφές

Η πολιτική διαχείρισης πληροφοριών είναι ένα σύνολο κανόνων για έναν τύπο περιεχομένου. Οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών δίνουν στις εταιρείες τη δυνατότητα ελέγχου και παρακολούθησης πραγμάτων όπως ο χρόνος διατήρησης του περιεχομένου ή οι ενέργειες που μπορούν να εκτελέσουν οι χρήστες σε αυτό το περιεχόμενο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Πρέπει να είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" της τοποθεσίας του Κέντρου εγγραφών για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία.

Προσθήκη πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σε τύπο περιεχομένου

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν μπορείτε να καθορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για έναν τύπο περιεχομένου πυρήνα. Τύποι περιεχομένου πυρήνα είναι εγκατεστημένα όταν δημιουργείται μια συλλογή τοποθεσιών. Πρέπει να δημιουργήσετε έναν τύπο περιεχομένου που προέρχεται από έναν τύπο περιεχομένου πυρήνα και να εφαρμόσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών που προέρχονται τύπου περιεχομένου.

  1. Στην τοποθεσία, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια τοποθεσία που ομάδας με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Συλλογές προγράμματος σχεδίασης Web, κάντε κλικ στην επιλογή τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας", κάντε κλικ στον τύπο περιεχομένου στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών.

  4. Στη σελίδα "Τύπος περιεχομένου", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

  5. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", πληκτρολογήστε μια περιγραφή για την πολιτική και, στη συνέχεια, συντάξτε μια σύντομη δήλωση πολιτικής που να εξηγεί στους χρήστες το σκοπό για τον οποίο προορίζεται. Μια δήλωση πολιτικής μπορεί να έχει έως 512 χαρακτήρες.

  6. Στη συνέχεια, πρέπει να προσθέσετε μία ή περισσότερες δυνατότητες πολιτικής στην πολιτική διαχείρισης πληροφοριών. Κατά την ενεργοποίηση δυνατοτήτων, θα εμφανιστεί πρόσθετες ρυθμίσεις.

Προσθήκη δυνατοτήτων πολιτικής στην πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

Οι δυνατότητες πολιτικής που μπορείτε να προσθέσετε σε μια πολιτική πληροφοριών, είναι ετικέτες, έλεγχος, λήξη και γραμμικοί κώδικες.

Προσθήκη δυνατότητας πολιτικής διατήρησης σε ένα διαχείρισης πληροφοριών πολιτική

  1. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση διατήρησης.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σταδίου διατήρησης και επιλέξτε μία από τις παρακάτω επιλογές περιόδων διατήρησης, για να καθορίσετε πότε λήγουν τα έγγραφα: Για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης που βασίζεται σε μια ιδιότητα ημερομηνίας, επιλέξτε "Αυτό το στάδιο βασίζεται σε μια ιδιότητα ημερομηνίας στο στοιχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια (Δημιουργήθηκε ή Τροποποιήθηκε) και τη χρονική περίοδο (ημέρες, μήνες ή έτη).

  3. Πληκτρολογήστε μια τιμή στο πλαίσιο ανάμεσα στις λίστες για να καθορίσετε τη χρονική περίοδο.

  4. Επιλέξτε την ενέργεια που πρέπει να πραγματοποιείται κατά τη λήξη του εγγράφου.

  5. Εάν θέλετε να επαναλαμβάνεται η επιλεγμένη ενέργεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στην ενότητα Περιοδικότητα και, στη συνέχεια, επιλέξτε την περίοδο περιοδικότητας.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη δυνατότητας πολιτικής ελέγχου σε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

  1. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα Έλεγχος, επιλέξτε το στοιχείο Ενεργοποίηση ελέγχου) και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα συμβάντα για τα οποία θέλετε να διατηρήσετε τον έλεγχο.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να εμφανίσετε τα αρχεία καταγραφής ελέγχου, στη σελίδα "Ρυθμίσεις συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Αναφορές αρχείου καταγραφής ελέγχου ) και, στη συνέχεια, επιλέξτε την αναφορά για προβολή.

Προσθήκη δυνατότητας πολιτικής γραμμικού κώδικα σε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

  1. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα Γραμμικοί κώδικες, επιλέξτε Ενεργοποίηση γραμμικών κωδίκων.

  2. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μήνυμα προς τους χρήστες να εισαγάγουν ένα γραμμικό κώδικα, εάν θέλετε οι εφαρμογές-πελάτες του Office να απαιτούν από τους χρήστες την εισαγωγή ενός γραμμικού κώδικα στα έγγραφά τους.

Προσθήκη δυνατότητας πολιτικής ετικετών σε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

  1. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα Ετικέτες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ετικετών.

  2. Για να απαιτείται από τους χρήστες η εισαγωγή ετικέτας πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση ενός εγγράφου, επιλέξτε Μήνυμα προς τους χρήστες να εισαγάγουν μια ετικέτα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση.

  3. Για να αποτρέψετε τις αλλαγές στις ετικέτες μετά την προσθήκη τους, επιλέξτε Να αποφεύγονται οι αλλαγές στις ετικέτες μετά την προσθήκη τους.

  4. Στο πλαίσιο Μορφή ετικέτας, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται στην ετικέτα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε συνδυασμό σταθερού κειμένου ή ιδιοτήτων εγγράφου, εκτός από τις ιδιότητες υπολογισμών ή τις ενσωματωμένες ιδιότητες, όπως ένα καθολικά μοναδικό αναγνωριστικό (GUID) ή την ιδιότητα "Δημιουργήθηκε από". Για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή, χρησιμοποιήστε το χαρακτήρα ακολουθίας χαρακτήρων \n.

  5. Επιλέξτε γραμματοσειρά, μέγεθος γραμματοσειράς, στυλ γραμματοσειράς και στοίχιση για το κείμενο της ετικέτας.

  6. Πληκτρολογήστε το ύψος της ετικέτας σε εκατοστά στο πλαίσιο Ύψος και το πλάτος της ετικέτας σε εκατοστά στο πλαίσιο Πλάτος.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση για να δείτε τις αλλαγές σας.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ρύθμιση παραμέτρων επιτόπου διαχείρισης εγγραφών

Όταν χρησιμοποιείτε το Κέντρο εγγραφών, εργάζεστε σε ένα κλειδωμένο αποθετήριο και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λειτουργία "Αποστολή σε" για να λάβετε τις εγγραφές στο συγκεκριμένο αποθετήριο. Ωστόσο, σε κάθε τοποθεσία όπου είναι δυνατό να ενεργοποιηθεί η επιτόπου διαχείριση εγγραφών, μπορούν να ρυθμιστούν οι παράμετροί της ως σύστημα διαχείρισης εγγραφών. Σε αυτόν τον τύπο συστήματος, σε αντίθεση με το Κέντρο εγγραφών, μπορείτε να αποθηκεύετε εγγραφές μαζί με τα ενεργά έγγραφα σε ένα χώρο συνεργασίας. Ακολουθούν ορισμένα πρόσθετα πλεονεκτήματα της χρήσης του συστήματος επιτόπου διαχείρισης εγγραφών:

  • Είναι δυνατή η ύπαρξη και διαχείριση των εγγραφών από πολλές τοποθεσίες.

  • Με ενεργοποιημένη τη διαχείριση εκδόσεων, η διατήρηση εκδόσεων των εγγραφών είναι αυτόματη.

  • Η αναζήτηση eDiscovery μπορεί να εκτελεστεί σε εγγραφές και σε ενεργά έγγραφα ταυτόχρονα.

  • Ευρύτερος έλεγχος του τι είναι μια εγγραφή και του ποιος μπορεί να δημιουργήσει μια εγγραφή.

Υπάρχουν τρία κύρια βήματα για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της επιτόπου διαχείρισης εγγραφών:

  1. Ενεργοποίηση διαχείρισης εγγραφών στην ίδια θέση στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών.

  2. Ρύθμιση παραμέτρων δήλωσης εγγραφών σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών.

  3. Ρύθμιση παραμέτρων δήλωσης εγγραφών σε επίπεδο λίστας ή βιβλιοθήκης.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Πρέπει να είστε συνεργάτης ή διαχειριστής λιστών για να δηλώσετε στοιχεία ως εγγραφές με μη αυτόματο τρόπο.

Αρχή της σελίδας

Ενεργοποίηση επιτόπου διαχείρισης εγγραφών σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών

Το πρώτο βήμα στη ρύθμιση παραμέτρων του συστήματος επιτόπου διαχείρισης εγγραφών είναι να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών. Η ενεργοποίηση της δυνατότητας ενεργοποιεί την εντολή "Δήλωση"/"Κατάργηση δήλωσης" εγγραφής στην κορδέλα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Πρέπει να είστε διαχειριστής της συλλογής τοποθεσιών για να εκτελέσετε αυτήν την εργασία.

  1. Κατά την τοποθεσία ανώτατου επιπέδου, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια τοποθεσία που ομάδας με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή Δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.

  3. Δίπλα στην επιλογή Διαχείριση επιτόπιων εγγραφών, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση.

Ρύθμιση παραμέτρων δήλωσης εγγραφών σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών

  1. Κατά την τοποθεσία ανώτατου επιπέδου, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια τοποθεσία που ομάδα με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην ενότητα Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, επιλέξτε Ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής.

  3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής", εάν θέλετε να θέσετε έναν περιορισμό σχετικά με το τι μπορεί να γίνει στα στοιχεία που έχουν δηλωθεί ως εγγραφές, επιλέξτε μία από τις επιλογές που εμφανίζονται στην ενότητα Περιορισμοί εγγραφών.

  4. Στην ενότητα Διαθεσιμότητα δήλωσης εγγραφών, επιλέξτε ή όχι η μη αυτόματη δήλωση εγγραφών, πρέπει να είναι διαθέσιμη σε λίστες και βιβλιοθήκες από προεπιλογή. Εάν επιλέξετε το δεν είναι διαθέσιμο σε όλες τις θέσεις από προεπιλογήεπιλογής, εγγραφές να μόνο δηλώνονται μέσω μιας πολιτικής ή ροής εργασίας.

  5. Στην ενότητα Ρόλοι δήλωσης, επιλέξτε τους ρόλους που μπορούν να δηλώνουν και να καταργούν τη δήλωση εγγραφών με μη αυτόματο τρόπο.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ρύθμιση παραμέτρων δήλωσης εγγραφών σε επίπεδο λίστας ή βιβλιοθήκης

Μπορείτε να έχετε περισσότερο έλεγχο σχετικά με το πού θα δηλώνονται τα στοιχεία ως εγγραφές, ρυθμίζοντας τις παραμέτρους των δηλώσεων εγγραφών για μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη. Όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους μιας λίστας ή βιβλιοθήκης για δήλωση εγγραφών, μπορείτε να ορίσετε να δηλώνονται αυτόματα τα στοιχεία ως εγγραφές όταν προστίθενται στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  1. Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους δήλωσης εγγραφών, κάντε κλικ στην καρτέλα βιβλιοθήκη ή λίστα στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.

    Στο SharePoint Online, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  2. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης/λίστας εγγράφων", στην περιοχή Δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής.

  3. Στην ενότητα Διαθεσιμότητα μη αυτόματης δήλωσης εγγραφών, επιλέξτε:

  4. Εάν θέλετε η λίστα ή η βιβλιοθήκη για να χρησιμοποιούν τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής που χρησιμοποιούνται από τη συλλογή τοποθεσιών,

  5. Εάν οι χρήστες θα πρέπει να μπορούν πάντα να δηλώνουν με μη αυτόματο τρόπο στοιχεία ως εγγραφές για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, ή

  6. Εάν οι χρήστες δεν επιτρέπεται να δηλώνουν ποτέ με μη αυτόματο τρόπο εγγραφές μέσα στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  7. Στην ενότητα Αυτόματη δήλωση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε όλα τα στοιχεία που προστίθενται στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη να δηλώνονται αυτόματα ως εγγραφές.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×