Εργαστείτε έξυπνα: Προγραμματισμός ηλεκτρονικής σύσκεψης και συμμετοχή

Μπορείτε να προγραμματίσετε μια σύσκεψη του Microsoft Lync Online χρησιμοποιώντας το πρόσθετο "Ηλεκτρονική σύσκεψη" του Microsoft® Lync™ 2010 στο Microsoft® Outlook®. Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε το Lync Online για να ξεκινήσετε μια μη προγραμματισμένη σύσκεψη και να συζητήσετε κάποιο θέμα που απαιτεί άμεση αντιμετώπιση.

Τι θέλετε να κάνετε;

Προγραμματισμός ηλεκτρονικής σύσκεψης

Ρύθμιση επιλογών πρόσβασης στη σύσκεψη και επιλογών παρουσιαστή

Έναρξη μη προγραμματισμένης σύσκεψης με την εντολή "Άμεση σύσκεψη"

Συμμετοχή σε προγραμματισμένη ηλεκτρονική σύσκεψη

Συμμετοχή σε μη προγραμματισμένη σύσκεψη

Συμμετοχή στον ήχο σύσκεψης

Ενεργοποίηση επιλογής σύνδεσης σε ήχο κατά την πρώτη χρήση του Lync Online

Αλλαγή της προεπιλογής ήχου

Πρόσκληση προς άτομα που δεν έχουν εγκατεστημένο το Lync

Προγραμματισμός ηλεκτρονικής σύσκεψης

Για να δημιουργήσετε μια πρόσκληση σε ηλεκτρονική σύσκεψη, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

  1. Στο Ημερολόγιο του Microsoft® Outlook®, στην Κεντρική καρτέλα και στην ομάδα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα ηλεκτρονική σύσκεψη(στο Microsoft® Outlook® 2010) ή Ηλεκτρονική σύσκεψη (στο Microsoft® Office Outlook® 2007).

Κουμπί: Νέα ηλεκτρονική σύσκεψη στο Ημερολόγιο του Outlook

  1. Στην πρόσκληση σε σύσκεψη, στο πλαίσιο Προς, πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων που θέλετε να προσκαλέσετε στη σύσκεψη, διαχωρίζοντας κάθε διεύθυνση με ελληνικό ερωτηματικό.

  2. Στο πλαίσιο Θέμα της πρόσκλησης σε σύσκεψη, πληκτρολογήστε ένα θέμα για τη σύσκεψη.

  3. (Προαιρετικό) Στο σώμα της πρόσκλησης σε σύσκεψη, επάνω από τη σύνδεση Συμμετοχή σε ηλεκτρονική σύσκεψη, πληκτρολογήστε επιπλέον στοιχεία σχετικά με τη σύσκεψη.
    Μην τροποποιήσετε το υπάρχον κείμενο της πρόσκλησης σε σύσκεψη. Σε αντίθετη περίπτωση, δεν θα είναι δυνατή η συμμετοχή άλλων ατόμων στη σύσκεψη.

  4. (Προαιρετικό) Στην καρτέλα Σύσκεψη της πρόσκλησης σε σύσκεψη, στην ομάδα Εμφάνιση, κάντε κλικ στην επιλογή Βοηθός προγραμματισμού. Χρησιμοποιήστε το Βοηθό προγραμματισμού για να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες είναι διαθέσιμοι στη διάρκεια του χρονικού διαστήματος που έχετε επιλέξει για τη διεξαγωγή της σύσκεψης.

  5. Στην πρόσκληση σε σύσκεψη, στην ομάδα Ηλεκτρονική σύσκεψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές σύσκεψης και αποδεχτείτε ή αλλάξτε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, ανάλογα με την περίπτωση.

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση επιλογών πρόσβασης στη σύσκεψη και επιλογών παρουσιαστή

Οι προεπιλογές ηλεκτρονικής σύσκεψης είναι προτιμότερες για μικρές συσκέψεις ή συναντήσεις ανταλλαγής απόψεων και συνεργασίας με άτομα στο εσωτερικό της εταιρείας σας. Αν προγραμματίζετε μια ηλεκτρονική σύσκεψη με άτομα εκτός της εταιρείας ή με περισσότερους συμμετέχοντες από ό,τι συνήθως, το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ηλεκτρονικής σύσκεψης μπορεί να σας βοηθήσει να καθορίσετε τα εξής:

  • Ποιος θα πρέπει να περιμένει στο χώρος αναμονής πριν γίνει αποδεκτή η συμμετοχή του στη σύσκεψη; (Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο για συσκέψεις που χρησιμοποιούν ήχο VoIP.)

  • Ποιος θα πρέπει να έχει δικαιώματα παρουσιαστής στη διάρκεια της σύσκεψης;

Για να ορίσετε τις επιλογές πρόσβασης και παρουσιαστή, κάντε τα εξής:

  1. Στην πρόσκληση σε σύσκεψη που δημιουργήσατε, στην καρτέλα Σύσκεψη και στην ομάδα Ηλεκτρονική σύσκεψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές σύσκεψης.

Κουμπί: Επιλογές σύσκεψης στην πρόσκληση σε σύσκεψη

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές σύσκεψης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προσαρμογή πρόσβασης και παρουσιαστών για αυτήν τη σύσκεψη.

  2. Στην περιοχή Πρόσβαση και Παρουσιαστής, ενεργοποιήστε τις επιλογές που είναι κατάλληλες για το μέγεθος και τον τύπο της σύσκεψης που προγραμματίζετε. Για οδηγίες, ανατρέξτε στα στιγμιότυπα οθόνης και τους πίνακες στο τέλος αυτής της διαδικασίας.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ήχος και τηλέφωνο για να δείτε τις πληροφορίες διάσκεψης ήχου για τη σύσκεψή σας. Αν δεν βλέπετε την επιλογή Ήχος και τηλέφωνο, αυτό σημαίνει ότι στις συσκέψεις σας θα χρησιμοποιείται μόνο ήχος VoIP και ότι οι διασκέψεις ήχου PSTN (δημόσιο τηλεφωνικό δίκτυο μεταγωγής) δεν είναι ενεργοποιημένες για την εταιρεία σας. Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε με το διαχειριστή ΙΤ της εταιρείας.

Οι επιλογές πρόσβασης ελέγχουν ποιοι συμμετέχοντες θα πρέπει να περιμένουν στο χώρος αναμονής πριν να γίνουν δεκτοί από τον παρουσιαστή.

Επιλογές πρόσβασης σε συσκέψεις Lync

Στον παρακάτω πίνακα περιγράφεται αναλυτικά κάθε επιλογή.

Επιλογή πρόσβασης

Ποιος περιμένει στο χώρο αναμονής

Πότε να επιλέξετε αυτή τη ρύθμιση

Μόνο ο διοργανωτής (κλειδωμένο)

Όλοι

Δεν θέλετε να εμφανίζονται οι σημειώσεις ακροατηρίου σας ή οι διαφάνειες του Microsoft® PowerPoint® στους συμμετέχοντες πριν από τη σύσκεψη.

Άτομα που προσκαλώ από την εταιρεία μου

Άτομα που δεν έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας και άτομα που δεν προσκλήθηκαν

Συζητάτε κάποιο ευαίσθητο ή εμπιστευτικό θέμα.

Άτομα από την εταιρεία μου

Άτομα που δεν έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας

Όλοι οι συμμετέχοντες διαθέτουν λογαριασμό στο δίκτυο της εταιρείας σας.

Όλοι, συμπεριλαμβανομένων ατόμων εκτός της εταιρείας μου (κανένας περιορισμός)

Κανείς (προεπιλεγμένη συνθήκη)

Προσκαλείτε εξωτερικούς συμμετέχοντες.

Άτομα που καλούν μέσω τηλεφώνου παρακάμπτουν το χώρο αναμονής

Μη διαθέσιμο

Αυτό το πλαίσιο ελέγχου είναι απενεργοποιημένο και δεν είναι διαθέσιμο, όταν η σύσκεψη είναι "κλειδωμένη" (επιλογή 1), απενεργοποιημένο αλλά διαθέσιμο για τις επιλογές 2 και 3 και ενεργοποιημένο από προεπιλογή, όταν δεν υπάρχουν περιορισμοί πρόσβασης (επιλογή 4, που εμφανίζεται εδώ).

Οι επιλογές παρουσιαστή ελέγχουν σε ποιους συμμετέχοντες παρέχονται αυτόματα δικαιώματα παρουσιαστής, όταν προγραμματίζετε τη σύσκεψη.

Ορισμός επιλογών παρουσιαστή

Στον παρακάτω πίνακα περιγράφεται αναλυτικά κάθε μία από αυτές τις επιλογές.

Επιλογή παρουσιαστή

Ποιος είναι παρουσιαστής

Πότε να επιλέξετε αυτή τη ρύθμιση

Μόνο ο διοργανωτής

Μόνο το άτομο που προγραμματίζει τις συσκέψεις

Για παρουσιάσεις όπου οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να αλληλεπιδρούν με το περιεχόμενο της σύσκεψης. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να καθορίσετε πρόσθετους παρουσιαστές στη διάρκεια της σύσκεψης.

Άτομα από την εταιρεία μου

Όλα τα άτομα που προσκαλείτε και τα οποία διαθέτουν λογαριασμό στο δίκτυό σας

Για περιόδους λειτουργίας ομαδικής εργασίας, όπου οι συμμετέχοντες εργάζονται στην εταιρεία σας και μπορούν να κάνουν κοινή χρήση του περιεχομένου της σύσκεψης και να το τροποποιούν.

Όλοι, συμπεριλαμβανομένων ατόμων εκτός της εταιρείας μου (κανένας περιορισμός)

Όλα τα άτομα που προσκαλείτε

Για περιόδους λειτουργίας ομαδικής εργασίας με άτομα που δεν διαθέτουν λογαριασμό στο δίκτυό σας.

Τα άτομα που επιλέγω

Εσείς και οι συμμετέχοντες που επιλέγετε

Για παρουσιάσεις με περισσότερους από έναν παρουσιαστή.

Αρχή της σελίδας

Έναρξη μη προγραμματισμένης σύσκεψης με την εντολή "Άμεση σύσκεψη"

 Για να ξεκινήσετε μια μη προγραμματισμένη σύσκεψη χρησιμοποιώντας την εντολή Άμεση σύσκεψη, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Στο κύριο παράθυρο του Lync, κάντε κλικ στο βέλος Εμφάνιση μενού Εικονίδιο "Επιλογές" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άμεση σύσκεψη.

Έναρξης άμεσης ηλεκτρονικής σύσκεψης ή κλήσης διάσκεψης

  1. Στο παράθυρο συνομιλίας ομάδας, κάντε κλικ στο μενού Επιλογές ατόμων Κουμπί ''Επιλογές ατόμων'' του Lync και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να προσκαλέσετε άτομα από τη λίστα επαφών σας, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσκληση με το όνομα ή τον αριθμό τηλεφώνου, επιλέξτε μία ή περισσότερες επαφές και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    • Για να προσκαλέσετε άτομα στέλνοντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντιγράψτε τα στοιχεία της σύσκεψης και στη συνέχεια συμπληρώστε την πρόσκληση σε σύσκεψη.

Αρχή της σελίδας

Συμμετοχή σε προγραμματισμένη ηλεκτρονική σύσκεψη

Για να συμμετάσχετε σε μια προγραμματισμένη σύσκεψη, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

  1. Στο Ημερολόγιο του Outlook, ανοίξτε τη σύσκεψη στην οποία θέλετε να συμμετάσχετε.

  2. Στην πρόσκληση σε σύσκεψη, κάντε κλικ στην επιλογή Συμμετοχή σε ηλεκτρονική σύσκεψη.

Communicator

Αρχή της σελίδας

Συμμετοχή σε μη προγραμματισμένη σύσκεψη

Εάν λάβετε πρόσκληση σε μια μη προγραμματισμένη σύσκεψη, σε μια σύσκεψη με την επιλογή Άμεση σύσκεψη ή σε μια μια σύσκεψη που βρίσκεται ήδη σε εξέλιξη:

  • Στην ειδοποίηση που εμφανίζεται στην περιοχή ειδοποιήσεων, στο δεξιό άκρο της γραμμής εργασιών, κάντε κλικ στο κουμπί Συμμετοχή.

Αρχή της σελίδας

Συμμετοχή στον ήχο σύσκεψης

Μπορείτε να ρυθμίσετε το Lync, ώστε να συνδέεστε στον ήχο της σύσκεψης με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά ή να σας ζητά να επιλέξετε τον τρόπο σύνδεσης.

Ενεργοποίηση επιλογής σύνδεσης σε ήχο κατά την πρώτη χρήση του Lync Online

Την πρώτη φορά που συμμετέχετε σε μια σύσκεψη ή κλήση διάσκεψης του Lync, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συμμετοχή στον ήχο σύσκεψης.

Πρέπει να γνωρίζετε ότι μπορεί να εμφανίζονται διάφορες επιλογές, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο έχει ρυθμιστεί το Lync στην εταιρεία σας.

Παράθυρο διαλόγου "Συμμετοχή στον ήχο σύσκεψης"

Για να συνδεθείτε στον ήχο σύσκεψης, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Συμμετοχή στον ήχο σύσκεψης, ενεργοποιήστε την επιλογή που θέλετε. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στον πίνακα στο τέλος αυτής της διαδικασίας.

  2. (Προαιρετικό) Επιλέξτε Να μην εμφανιστεί ξανά για να χρησιμοποιείται αυτή η επιλογή σύνδεσης κάθε φορά που συνδέεστε στον ήχο σύσκεψης.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να συμμετάσχετε στη σύσκεψη.

Επιλογή "Συμμετοχή στον ήχο σύσκεψης"

Πότε να επιλέξετε αυτή τη ρύθμιση

Να μην γίνει συμμετοχή στον ήχο

Θα συνδεθείτε με τη σύσκεψη τηλεφωνικώς, καλώντας τον αριθμό τηλεφώνου που παρέχεται από την υπηρεσία ACP.

Χρήση του Lync (ενοποιημένος ήχος και βίντεο)

Θα χρησιμοποιήσετε την ενοποίηση ήχου και βίντεο υπολογιστή που είναι ενσωματωμένη στο Lync.

Να γίνεται κλήση προς εμένα στο:

Θέλετε να γίνει κλήση προς εσάς από το λογισμικό επικοινωνιών Microsoft® Lync™ Server 2010 . Μπορείτε να καθορίσετε ένα νέο αριθμό τηλεφώνου στο πλαίσιο κειμένου ή να χρησιμοποιήσετε έναν από τους αριθμούς που εμφανίζονται. Αυτοί είναι οι αριθμοί που πληκτρολογήσατε στις επιλογές τηλεφώνου, από το παράθυρο διαλόγου Lync - Επιλογές.

Αλλαγή της προεπιλογής ήχου

  1. Στο κύριο παράθυρο του Lync, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές Κουμπί "Επιλογές" του Lync .

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Lync - Επιλογές, κάντε κλικ στην επιλογή Τηλέφωνα και, στην περιοχή Συμμετοχή σε κλήσεις διάσκεψης, στο πλαίσιο Συμμετοχή σε ήχο της σύσκεψης από, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να χρησιμοποιήσετε τον ενσωματωμένο ήχο υπολογιστή στη διάρκεια των συσκέψεων, κάντε κλικ στο κουμπί Lync.

    • Εάν θέλετε να λάβετε κλήση από την υπηρεσία παροχής διασκέψεων ήχου, επιλέξτε έναν αριθμό τηλεφώνου από τη λίστα.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Αυτή η δυνατότητα δεν είναι διαθέσιμη στην τρέχουσα έκδοση του Lync Online.

    • Για να χρησιμοποιήσετε ένα τηλέφωνο για τη συμμετοχή σας σε συσκέψεις, επιλέξτε το στοιχείο Να μην γίνει συμμετοχή στον ήχο.

      Παράθυρο: Επιλογές, καρτέλα: Τηλέφωνο--Συμμετοχή σε κλήσεις διάσκεψης

  3. (Προαιρετικό) Στην περιοχή Συμμετοχή σε κλήσεις διάσκεψης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Πριν από τη συμμετοχή, να μου ζητείται επιβεβαίωση ή επιλογή άλλης πηγής ήχου. Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή, εάν αλλάζετε συχνά προτιμήσεις ήχου.

Αρχή της σελίδας

Πρόσκληση προς άτομα που δεν έχουν εγκατεστημένο το Lync

Άτομα που βρίσκονται εντός ή εκτός της εταιρείας σας μπορούν να συμμετάσχουν σε μια σύσκεψη Lync από υπολογιστή που δεν διαθέτει εγκατεστημένο το Lync.

Όταν το άτομο που προσκαλείτε ανοίξει την πρόσκληση σε σύσκεψη και κάνει κλικ στη σύνδεση Συμμετοχή σε ηλεκτρονική σύσκεψη, εμφανίζονται μία ή περισσότερες από τις ακόλουθες επιλογές, ανάλογα με τις ρυθμίσεις που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας ή η εταιρεία του ατόμου που έχει λάβει την πρόσκληση:

Επιλογή "Συμμετοχή"

Εναλλακτικό πρόγραμμα-πελάτης συσκέψεων

Συμμετοχή στη σύσκεψη με το πρόγραμμα περιήγησης Web

Microsoft® Lync™ Web App

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:  Το Lync Web App απαιτεί την πιο πρόσφατη έκδοση της προσθήκης προγράμματος περιήγησης Microsoft Silverlight. Εάν το Silverlight δεν είναι ήδη εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας, πρέπει να διαθέτετε δικαιώματα διαχειριστή για να το εγκαταστήσετε.

Λήψη και εγκατάσταση του Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

Χρήση του Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 ή Microsoft® Office Communicator 2007

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Συμμετοχή από υπολογιστή που δεν διαθέτει εγκατεστημένο το Lync Online, στην ηλεκτρονική Βοήθεια του Lync Online της τοποθεσίας Office.com.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×