Επισκόπηση των φύλλων κατανομής χρόνου και της κατάστασης της εργασίας

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Προτού τα μέλη της ομάδας αποκτήσουν τη δυνατότητα εγγραφής των ωρών στα φύλλα κατανομής χρόνου ή της κατάστασης των εργασιών τους, εσείς πρέπει να καθορίσετε τα φύλλα κατανομής χρόνου ή την κατάσταση των εργασιών ή και τα δύο. Στα φύλλα κατανομής χρόνου εγγράφονται οι πραγματικές ώρες εργασίας επάνω σε εργασίες, έργα και άλλα στοιχεία, οι οποίες είναι σημαντικές για την παρακολούθηση της χρήσης, του χρεώσιμου χρόνου κ.λπ. Τ μέλη της ομάδας μπορούν να εισάγουν την κατάσταση της εργασίας χρησιμοποιώντας το "Κέντρο εργασιών", που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε με ακρίβεια την κατάσταση ή την πρόοδο της ολοκλήρωσης των εργασιών ή των έργων.

Σε αυτό το άρθρο

Πρέπει να δημιουργήσετε ένα φύλλο κατανομής χρόνου ή να ρυθμίσετε την κατάσταση εργασίας;

Πώς μπορώ οι δύο τύποι παρακολούθηση εργασίας μαζί;

Πώς θα πρέπει η κατηγοριοποίηση χρόνου;

Αρχή της σελίδας

Χρειάζεται να δημιουργήσω ένα φύλλο κατανομής χρόνου ή να καθορίσω μια κατάσταση εργασιών;

Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα φύλλο κατανομής χρόνου εάν:

  • Η εταιρεία σας θέλει να παρακολουθεί τις χρεώσιμες και μη χρεώσιμες ώρες.

  • Χρειαστεί να κάνετε ενοποίηση με ένα λογιστικό σύστημα για σκοπούς μισθοδοσίας ή χρεώσεων.

  • Η διοίκηση θέλει να ελέγχει τις λεπτομέρειες σχετικά με τον αριθμό των ωρών που αφιερώνουν οι πόροι, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο δαπανώνται αυτές οι ώρες (χρεώσιμες υπερωρίες ως προς τυπικές χρεώσιμες ώρες ως προς μη χρεώσιμες).

Εάν η εταιρεία σας διαθέτει διαχειριστές έργου, οι οποίοι θα παρακολουθούν την πρόοδο για τα έργα που έχουν δημιουργήσει στο Microsoft Office Project Professional 2007, τότε θα πρέπει να παρακολουθείτε την κατάσταση των εργασιών.

Αρχή της σελίδας

Με ποιον τρόπο συνεργάζονται οι δύο τρόποι παρακολούθησης εργασιών;

Εάν χρησιμοποιείτε φύλλα κατανομής χρόνου και κατάσταση εργασιών και ένας χρήστης πληκτρολογεί δεδομένα σε μια περιοχή, τότε αυτά τα δεδομένα θα είναι δυνατό να χρησιμοποιηθούν από τους άλλους.

  • Συνήθως, οι χρήστες αναφέρουν καθημερινά την πρόοδο των εργασιών μέσω του "Κέντρου εργασιών" στην περιοχή "Η εργασία μου". Στο τέλος της εβδομάδας, το μέλος της ομάδας δημιουργεί ένα φύλλο κατανομής χρόνου. Το φύλλο κατανομής χρόνου συμπληρώνεται εκ των προτέρων με βάση την προγραμματισμένη εργασία από το χρονοδιάγραμμα ή από την πραγματική εργασία που έχει αναφερθεί από το μέλος της ομάδας μέσω της κατάστασης των εργασιών, κάνοντας κλικ στην επιλογή Εισαγωγή προόδου εργασίας στη σελίδα Το φύλλο κατανομής χρόνου μου.

    Τα μέλη της ομάδας μπορούν να προσαρμόσουν τις ώρες στο φύλλο κατανομής χρόνου, σύμφωνα με τις ανάγκες. Όμως, η κατάσταση των εργασιών που αναφέρεται μέσω του "Κέντρου εργασιών" δεν αλλάζει έτσι, ώστε να αντιπροσωπεύει τις αλλαγές στις πραγματικές ώρες. Συχνά, οι πραγματικές ώρες που δαπανήθηκαν και η πρόοδος των εργασιών διαφέρουν, είτε επειδή μια εργασία απαιτεί περισσότερο ή λιγότερο χρόνο από τον προγραμματισμένο είτε επειδή η εργασία δεν εξελίσσεται με ομοιόμορφους ρυθμούς. Συνεπώς, τα δύο σύνολα δεδομένων δεν συμβαδίζουν.

  • Σε άλλες περιπτώσεις, ένα μέλος της ομάδας συμπληρώνει το φύλλο κατανομής χρόνου και, στη συνέχεια, θέλει να εισάγει την κατάσταση της εργασίας. Το μέλος της ομάδας μπορεί να κάνει κλικ στην επιλογή Εισαγωγή φύλλου κατανομής χρόνου στο "Κέντρο εργασιών" για να πληκτρολογήσει τις πραγματικές ώρες που έχουν εισαχθεί στο φύλλο κατανομής χρόνου, να το μετατρέψει σε ποσοστό ολοκλήρωσης, εάν χρειάζεται και να συμπληρώσει εκ των προτέρων την κατάσταση το πλέγμα της κατάστασης εργασίας με τα δεδομένα.

    Προειδοποίηση: Όλα τα δεδομένα που έχουν ήδη εισαχθεί στο "Κέντρο εργασιών" θα αντικατασταθούν.

Αρχή της σελίδας

Με ποιον τρόπο πρέπει να κατηγοριοποιήσω το χρόνο;

Μια από τις σημαντικότερες αποφάσεις που πρέπει να πάρετε είναι ο τρόπος κατηγοριοποίησης του χρόνου. Θα μπορείτε να αναφέρετε και να εξαγάγετε χρόνο μόνο από τις κατηγορίες που θα καθορίσετε. Παρά το γεγονός ότι έχετε πάντοτε τη δυνατότητα να συγκεντρώσετε δεδομένα για να τα συνοψίσετε, δεν είναι δυνατό να κάνετε προβολή με μεγαλύτερη λεπτομέρεια ή ανάλυση από αυτήν με την οποία κάνετε παρακολούθηση μέσω του Microsoft Office Project Web Access.

Χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες στις ακόλουθες για να αποφασίσετε με ποιον τρόπο θα κατηγοριοποιήσετε το χρόνο.

Να σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε φύλλα κατανομής χρόνου

Σχεδιάζω να χρησιμοποιήσω φύλλα κατανομής χρόνου

Από προεπιλογή, όταν χρησιμοποιείτε φύλλα κατανομής χρόνου, υπάρχουν τέσσερις τρόπο τιμολόγησης:

  • Χρεώσιμες     Ο χρεώσιμος (ή τυπικός) χρόνος είναι ο κανονικός χρόνος εργασίας που τιμολογείται με την κανονική χρέωση.

  • Χρεώσιμες υπερωρίες     Οι χρεώσιμες υπερωρίες είναι οι υπερωρίες που τιμολογούνται με την κανονική χρέωση.

  • Μη χρεώσιμες     Ο μη χρεώσιμος χρόνος είναι ο κανονικός χρόνος εργασίας που δεν χρεώνεται στον πελάτη.

  • Μη χρεώσιμες υπερωρίες     Οι μη χρεώσιμες υπερωρίες είναι οι υπερωρίες που δεν χρεώνονται στον πελάτη.

Αρχικά, αξιολογήστε τους τύπους του χρόνου που θα χρειαστεί να παρακολουθείτε. Λάβετε υπόψη τις κατηγορίες του χρόνου που θα χρειαστεί να εξαγάγετε προς το λογιστικό σας σύστημα, τις κατηγορίες του χρόνου για τις οποίες θα χρειαστεί να χρεώσετε τον πελάτη σας, καθώς και την ανάλυση με την οποία η διοίκηση θέλει να παρουσιάζεται ο χρόνος στις αναφορές. Μπορείτε να συζητήσετε με το λογιστικό τμήμα και την ομάδα της διοίκησης, προκειμένου να καθορίσετε τους τύπους των αναφορών που θέλουν να λαμβάνουν.

Στη συνέχεια, αποφασίστε εάν:

  • Οι τύποι της εργασίας στους οποίους θα απασχολούνται οι πόροι σας εμπίπτουν σε μία από τις τέσσερις προεπιλεγμένες κατηγορίες, καθώς και εάν πρέπει να εξαγάγετε ή να αναφέρετε μόνο σε αυτές τις τέσσερις κατηγορίες χρόνου.

    Ναι, των προεπιλεγμένων κατηγοριών ανάγκες μας χρεώσεων

    Στην ενότητα "Γρήγορη εκκίνηση", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις διακομιστή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Ρυθμίσεις και προεπιλογές του φύλλου κατανομής χρόνου. Στη σελίδα Ρυθμίσεις και προεπιλογές του φύλλου κατανομής χρόνου, στην ενότητα Εμφάνιση του Project Web Access, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Το φύλλο κατανομής χρόνου θα εμφανίζει τους ακόλουθους τύπους χρόνου. Δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε τυχόν πληροφορίες στη σελίδα Ταξινομήσεις φύλλου κατανομής χρόνου, επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ταξινομήσεις.

  • Οι τύποι της εργασίας στους οποίους θα απασχολούνται οι πόροι σας εμπίπτουν σε μία από τις τέσσερις προεπιλεγμένες κατηγορίες, αλλά πρέπει να εξαγάγετε ή να αναφέρετε το χρόνο με μεγαλύτερη ανάλυση. Για παράδειγμα, ίσως πρέπει να αναφέρετε το χρεώσιμο χρόνο μετακινήσεων ως προς το χρεώσιμο χρόνο παραμονής ή πιθανότατα να πρέπει να παρακολουθείτε τις κατηγορίες χρήσης.

    Χρειαζόμαστε περισσότερων υποδιαίρεση εντός των προεπιλεγμένων κατηγοριών

    Στη Γρήγορη εκκίνηση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις του διακομιστή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις φύλλου κατανομής χρόνου και τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Στη σελίδα Ρυθμίσεις φύλλου κατανομής χρόνου και τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, στην ενότητα Εμφάνιση του Project Web Access, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου το φύλλο κατανομής χρόνου θα εμφανίζονται οι παρακάτω τύποι ώρας. Στη σελίδα Ταξινομήσεις φύλλου κατανομής χρόνου, δημιουργήσετε ταξινομήσεις ώστε να περιλαμβάνει το επίπεδο λεπτομερειών που χρειάζεστε. Κάθε ταξινόμηση μπορούν να εφαρμοστούν σε οποιαδήποτε από τις τέσσερις κατηγορίες χρέωσης. Για παράδειγμα, που μπορεί να δημιουργήσετε το ταξινομήσεις εκπαίδευση και ταξιδιού, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας μπορούν να παρακολουθούν το χρόνο χρεώσιμων εκπαίδευση και χρόνο ταξιδιού χρεώσιμων έναντι υπερωριών χρόνο nonbillable εκπαίδευση ή ταξίδια χρεώσιμων υπερωριών.

  • Οι τύποι της εργασίας στους οποίους θα απασχολούνται οι πόροι σας δεν εμπίπτουν μόνο στις τέσσερις κατηγορίες. Για παράδειγμα, εάν έχετε περισσότερες χρεώσεις τιμολόγησης από μία κανονική χρέωση και μια χρέωση για υπερωρίες, τότε οι προεπιλεγμένες κατηγορίες δεν καλύπτουν τις ανάγκες σας.

    Χρειαζόμαστε περισσότεροι τύποι χρεώσεων για να χωρέσει επιπλέον χρεώσεις χρεώσεων

    Στην ενότητα "Γρήγορη εκκίνηση", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις διακομιστή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Ρυθμίσεις και προεπιλογές του φύλλου κατανομής χρόνου. Στη σελίδα Ρυθμίσεις και προεπιλογές του φύλλου κατανομής χρόνου, στην ενότητα Εμφάνιση του Project Web Access, καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Το φύλλο κατανομής χρόνου θα εμφανίζει τους ακόλουθους τύπους χρόνου. Στη συνέχεια, στη σελίδα Ταξινομήσεις φύλλου κατανομής χρόνου, δημιουργήστε ταξινομήσεις για να καλύψετε όλους τους τύπους τιμολόγησης που χρειάζεστε. Τα μέλη της ομάδας θα επιλέγουν μια ταξινόμηση για κάθε καταχώρηση του φύλλου κατανομής χρόνου, προκειμένου να καθορίσουν τον τύπο τιμολόγησης για το συγκεκριμένο χρόνο.

Αρχή της σελίδας

Δεν σχεδιάζω να χρησιμοποιήσω φύλλα κατανομής χρόνου

Δεν μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα "φύλλο κατανομής χρόνου" στο Office Project Web Access. Απλά υποδείξτε στα μέλη της ομάδας σας να μην χρησιμοποιούν τη σελίδα Φύλλο κατανομής χρόνου.

Πρέπει να παρακολουθώ την πρόοδο των εργασιών στα εταιρικά έργα μου

Εάν χρησιμοποιείτε την κατάσταση εργασιών, τότε πρέπει να αποφασίσετε ποια μέθοδο θα χρησιμοποιήσετε έτσι, ώστε να επιτρέψετε στους χρήστες να αναφέρουν την πρόοδο των εργασιών. Η αναφορά της προόδου μπορεί να γίνει με έναν από τους τρεις τρόπους:

  • Ώρες πραγματοποιημένης εργασίας ανά ημέρα ή εβδομάδα

  • Πραγματική εργασία που ολοκληρώθηκε και εργασία που απομένει

  • Ποσοστό ολοκλήρωσης εργασίας

Η πρόοδος μιας εργασίας αντανακλά την κατάσταση της πορείας της εργασίας προς την ολοκλήρωσή της σε σχέση με τις ώρες εργασίας που έχουν αφιερωθεί, οι οποίες παρακολουθούνται από το φύλλο κατανομής χρόνου. Αυτές οι δύο τιμές δεν σχετίζονται πάντοτε άμεσα.

Συμβουλή: Για να αποφασίσετε ποια μέθοδο κατάστασης εργασίας θα χρησιμοποιήσετε, συγκρίνετε τις ανάγκες δημιουργίας αναφορών σε σχέση με την επίδραση που θα έχει ο τρόπος εισαγωγής των δεδομένων στα μέλη της ομάδας. Η καταγραφή των ωρών εργασίας ανά ημέρα ή εβδομάδα προσφέρει πληροφορίες για τη δημιουργία αναφορών, επειδή παρακολουθούνται λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση και γίνεται συχνή σύγκριση με την προγραμματισμένη κατάσταση. Από την άλλη πλευρά, απαιτεί την λεπτομερή και συχνή εισαγωγή δεδομένων από τα μέλη της ομάδας. Εάν στην εταιρεία σας δεν γίνεται παρακολούθηση των ωρών, κάτι τέτοιο ενδέχεται να αποτελεί μεγάλη αλλαγή στη νοοτροπία της εταιρείας και να συναντήσετε αντιδράσεις. Οι άλλες μέθοδοι προσφέρουν αναλογικά λιγότερη λεπτομέρεια, αλλά προκαλούν συγκριτικά μικρότερη επίδραση και επιβολή στα μέλη της ομάδας.

Γιατί δεν μπορώ να εκτελέσω ορισμένες ενέργειες σε Microsoft Office Project Web Access;

Ανάλογα με τις ρυθμίσεις δικαιωμάτων που χρησιμοποιήσατε για να συνδεθείτε στο Project Web Access, ενδέχεται να μην μπορείτε να δείτε ή να χρησιμοποιήσετε ορισμένες δυνατότητες. Επίσης, αυτό που βλέπετε σε ορισμένες σελίδες ενδέχεται να διαφέρουν από εκείνες που τεκμηριώνονται εάν διαχειριστή του διακομιστή σας προσαρμοσμένη Project Web Access και δεν έχει αλλάξει προσαρμογή της Βοήθειας, ώστε να ταιριάζει με.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×