Επισκόπηση των πολιτικών Διαγραφή εγγράφου στο SharePoint Server 2016

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Εταιρεία σας ενδέχεται να απαιτείται η διατήρηση εγγράφων για κάποιο χρονικό διάστημα λόγω συμμόρφωσης, νομικά, ή άλλες απαιτήσεις επιχειρήσεις. Ωστόσο, εάν την εταιρεία σας παρακολουθεί περισσότερο από απαιτείται έγγραφα, δημιουργήστε περιττές νομική κινδύνου. Με μια πολιτική Διαγραφή εγγράφου, μπορείτε να εκ των προτέρων να μειώσετε κινδύνου διαγράφοντας αυτόματα έγγραφα σε μια τοποθεσία μετά από ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα — για παράδειγμα, μπορείτε να διαγράψετε έγγραφα στο OneDrive των χρηστών για επιχειρήσεις των τοποθεσιών πέντε έτη μετά τα έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί.

Οι πολιτικές Διαγραφή εγγράφου είναι ισχυρά ακόμη ευέλικτο — για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε:

  • Να επιτρέπεται στους κατόχους τοποθεσίας να επιλέξουν πολιτικές που κεντρικά δημιουργία και διαχείριση. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε στους κατόχους τοποθεσίας να επιλέξω συνολικά Εάν αποφασίσετε να μια πολιτική δεν ισχύει για το περιεχόμενό τους.

  • Επιβολή μιας μεμονωμένης υποχρεωτικά πολιτικής σε όλες τις τοποθεσίες σε μια συλλογή τοποθεσιών, όπως όλα του OneDrive για επιχειρήσεις τοποθεσίες, ή ακόμα και εφαρμογή πολιτικής σε όλες τις συλλογές τοποθεσιών που δημιουργήθηκε από το πρότυπο συλλογή συγκεκριμένη τοποθεσία, όπως το πρότυπο τοποθεσίας ομάδας.

  • Παρέχει μια προεπιλεγμένη πολιτική με έναν κανόνα προεπιλεγμένη που θα εφαρμοστεί αυτόματα χωρίς καμία ενέργεια που απαιτούνται από κατόχους τοποθεσίας.

  • Δημιουργία πολιτικής που περιλαμβάνει πολλές κανόνες διαγραφής που μπορούν να επιλέξουν κάτοχος τοποθεσίας.

Δημιουργία και διαχείριση των πολιτικών Διαγραφή εγγράφου στο κέντρο συμμόρφωσης πολιτικής.

Κέντρο συμμόρφωσης πολιτικής

Πότε να χρησιμοποιήσετε πολιτικές Διαγραφή εγγράφου

Εκτός από τις πολιτικές Διαγραφή εγγράφου, του SharePoint Server 2016 παρέχει αυτές τις πολιτικές διατήρησης για το περιεχόμενο της τοποθεσίας:

Κάθε τύπος πολιτική λειτουργεί καλύτερα για ένα συγκεκριμένο τύπο της τοποθεσίας ή δεδομένα. Για παράδειγμα, η εταιρεία σας μπορεί να έχει ιδιαίτερα δομημένες τοποθεσία η οποία χρησιμοποιεί τύπους περιεχομένου, όπως μια τοποθεσία οικονομικών για τις συμβάσεις ή μια Γνωσιακή βάση για άρθρα. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολιτικές τύπου περιεχομένου. Ή την εταιρεία σας μπορεί να χρειαστεί να διατηρούνται νομικά έγγραφα, οπότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους περιεχομένου και ενός Κέντρου εγγραφών για να υλοποιήσετε ένα σχέδιο αρχείων.

Πολιτικές Διαγραφή εγγράφου να μην γίνει αντικατάσταση διαχείρισης ή πληροφορίες τις πολιτικές διαχείρισης εγγραφών, που λειτουργούν καλύτερα με δομημένων δεδομένων καθώς και τους τύπους περιεχομένου. Αντί για αυτό, θα πρέπει να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολιτικές Διαγραφή εγγράφου όταν πρέπει να διαχειριστείτε μεγάλο αυτόματη διαγραφή μη δομημένα δεδομένα, όπως το OneDrive για επιχειρήσεις τοποθεσίες και τις τοποθεσίες ομάδας.

Διάγραμμα δυνατοτήτων διατήρησης για το περιεχόμενο της τοποθεσίας

Εάν εφαρμόσετε μια πολιτική διαγραφής εγγράφων σε μια τοποθεσία που χρησιμοποιεί ήδη πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών, οι οποίες λαμβάνονται υπόψη όταν είναι ενεργοποιημένη η πολιτική Διαγραφή εγγράφου. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να πρόκειται για μια τοποθεσία για να χρησιμοποιήσετε μόνο οι πολιτικές προορίζονταν για δομημένες ή μη δομημένα περιεχόμενο, όχι και τις δύο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εγγράφου διαγραφής πολιτικές αυτές παρακάμπτουν τις άλλες πολιτικές, ανατρέξτε στο θέμα εφαρμογή ή κατάργηση μιας πολιτικής Διαγραφή εγγράφου για μια τοποθεσία.

Σε αντίθεση με άλλες πολιτικές, πολιτικές Διαγραφή εγγράφου λειτουργούν μόνο σε βιβλιοθήκες εγγράφων, όχι τις λίστες.

Διαγραφή πολιτικών και κανόνων

Μια πολιτική Διαγραφή εγγράφου περιέχει ένα ή περισσότερα διαγράψτε κανόνες που καθορίζουν:

  • Τη χρονική περίοδο έως τη διαγραφή.

  • Εάν θέλετε να υπολογίσετε την ημερομηνία διαγραφής από το όταν το έγγραφο έχει δημιουργηθεί ή τελευταίας τροποποίησης.

  • Αν θέλετε να διαγράψετε το έγγραφο οριστικά ή στον Κάδο Ανακύκλωσης.

Εάν μια πολιτική περιέχει περισσότερους από έναν κανόνα, οι κάτοχοι τοποθεσιών μπορούν να επιλέξτε τον κανόνα που εφαρμόζει καλύτερα το περιεχόμενό τους.

Νέα σελίδα κανόνα

Πολιτικές και τις αναθέσεις

Αφού δημιουργήσετε μια πολιτική Διαγραφή εγγράφου, μπορείτε να το εκχωρήσετε σε ένα πρότυπο συλλογής τοποθεσιών — για παράδειγμα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια πολιτική onedrive για επιχειρήσεις πρότυπο έτσι ώστε να περιλαμβάνει κάθε χρήστη OneDrive για επιχειρήσεις. Όταν εκχωρείτε μια πολιτική σε ένα πρότυπο συλλογής τοποθεσιών, αυτό ισχύει για όλες τις συλλογές τοποθεσιών που έχετε ήδη δημιουργήσει από αυτό το πρότυπο, εκτός από τις συλλογές τοποθεσιών που δημιουργήθηκε από αυτό το πρότυπο στο μέλλον.

Αντιστοίχιση στο OneDrive για επιχειρήσεις πρότυπο επιλογή

Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε μια πολιτική σε μια συγκεκριμένη συλλογή τοποθεσιών — κάνοντας, συνεπώς αυτή αντικαθιστά τις πολιτικές που έχουν εκχωρηθεί σε αυτό το πρότυπο συλλογή τοποθεσιών. Για παράδειγμα, που μπορεί να αντιστοιχίσετε πολιτικές το πρότυπο τοποθεσίας ομάδας, αλλά να τα αντικαταστήσετε, στη συνέχεια, εφαρμόζοντας ένα διαφορετικό σύνολο πολιτικών σε μια συγκεκριμένη συλλογή τοποθεσιών δημιουργήθηκε από αυτό το πρότυπο.

Μια υποχρεωτική πολιτική ή πολλές πολιτικές για να επιλέξετε από

Όταν εκχωρείτε μια πολιτική, μπορείτε να επιλέξετε ώστε να είναι υποχρεωτική, έτσι ώστε να μπορούν να αντιστοιχιστούν μόνο αυτή την πολιτική και που θα εφαρμοστεί σε όλες τις τοποθεσίες της συλλογής τοποθεσιών. Οι κάτοχοι της τοποθεσίας δεν είναι δυνατό να εξαιρεθείτε από μια πολιτική υποχρεωτικό, γεγονός που σημαίνει ότι θα διέπεται από την πολιτική διαγραφή ανεξάρτητα από το τι έγγραφα στην τοποθεσία.

Πολιτική σήμανση ως υποχρεωτική επιλογή

Αντί να κάνετε μια μεμονωμένη πολιτική υποχρεωτικό, μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε πολλές πολιτικές για μια συλλογή τοποθεσιών, η οποία επιτρέπει σε κάθε κατόχου τοποθεσίας για να επιλέξετε την πολιτική για να εφαρμόσετε την τοποθεσία τους ή ακόμη και για να επιλέξω να μην συνολικά. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μία πολιτική για τις γενικές επαγγελματικά έγγραφα και μια άλλη πολιτική για οικονομικές έγγραφα που έχουν ένα χρονοδιάγραμμα διαφορετικό διατήρησης. Κάτοχος τοποθεσίας γνωρίζει συχνότητας καλύτερα το περιεχόμενο που περιέχει την τοποθεσία τους και, επομένως, την πολιτική Διαγραφή εγγράφου για να εφαρμόσετε. Κάθε τοποθεσία μπορεί να έχει μόνο μία πολιτική που εφαρμόζεται σε αυτό.

Ένας κανόνας ή πολλούς κανόνες για να επιλέξετε από

Στη συνέχεια, κάθε πολιτικής μπορεί να περιέχει πολλούς κανόνες - για παράδειγμα, μια πολιτική διαγραφής για γενικές επαγγελματικά έγγραφα μπορεί να διαθέτει δύο κανόνες:

  • Τα έγγραφα που δεν χρειάζεστε διατήρησης που βασίζονται σε νομικές υποχρεώσεις ή δεν θα πρέπει να διατηρηθούν βρίσκεται σε εξέλιξη επιχειρηματική ανάγκη για περισσότερο από ένα έτος από τη δημιουργία.

  • Είναι απαραίτητο για ενεργό, βρίσκεται σε εξέλιξη επαγγελματική χρήση έγγραφα που είναι απαραίτητα για περισσότερο από ένα έτος, δεν θα πρέπει να διατηρηθούν για περισσότερο από τρία έτη από τη δημιουργία.

Κάτοχος τοποθεσίας μπορεί να διαπιστώσετε ότι την τοποθεσία τους περιέχει γενικές επιχειρήσεις εγγράφων, επιλέξτε αυτήν την πολιτική διαγραφής και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον κατάλληλο κανόνα από την πολιτική. Μπορείτε να επιλέξετε έναν κανόνα μόνο από την πολιτική που εφαρμόζεται αυτή τη στιγμή στην τοποθεσία (όχι από οποιαδήποτε πολιτική) και ο κανόνας εφαρμόζεται σε όλες τις βιβλιοθήκες εγγράφων στην τοποθεσία.

Η σχέση των συλλογών τοποθεσιών, πολιτικές και των κανόνων

Η βασική σχέση είναι το εξής:

Μια συλλογή τοποθεσιών ή σε ένα πρότυπο συλλογής τοποθεσιών μπορεί να έχει ένα περισσότερες πολιτικές που έχουν εκχωρηθεί σε αυτήν και, κάθε μία από αυτές τις πολιτικές μπορεί να έχει έναν ή περισσότερους κανόνες. Ωστόσο, μπορεί να υπάρχει μόνο μία πολιτική που είναι ενεργή ανά τοποθεσία και μπορεί να είναι μόνο ένας κανόνας διαγραφής που είναι ενεργή ανά πάσα στιγμή για τις βιβλιοθήκες της τοποθεσίας.

Διάγραμμα που δείχνει τις πολιτικές και κανόνες

Μεταβιβάζονται πολιτικές Διαγραφή εγγράφου

Όπως δικαιώματα, περιήγηση και πολλές άλλες δυνατότητες τοποθεσίας, μεταβιβάζονται πολιτικές Διαγραφή εγγράφου. Κάτοχος τοποθεσίας, να επιλέξετε μια πολιτική διαγραφής εγγράφων για την τοποθεσία τους και όλες τις δευτερεύουσες τοποθεσίες μεταβιβάζονται την πολιτική από το γονικό στοιχείο. Έναν κάτοχο μιας δευτερεύουσας τοποθεσίας μπορεί να διακόψω τη μεταβίβαση, επιλέγοντας μια διαφορετική πολιτική και συνδυασμός κανόνα και η πολιτική που εφαρμόζεται σε όλες τις δευτερεύουσες τοποθεσίες μέχρι τη μεταβίβαση έχει διακοπεί ξανά.

Εκχώρηση πολιτικών Διαγραφή εγγράφου για πρώτη φορά

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι τη χρονική περίοδο που καθορίζονται για ένα έγγραφο διαγραφής πολιτικής σημαίνει ότι ο χρόνος δεδομένου ότι το έγγραφο έχει δημιουργηθεί ή τροποποιηθεί, όχι την ώρα δεδομένου ότι έχει εκχωρηθεί η πολιτική. Για παράδειγμα, μπορεί να δημιουργήσετε μια πολιτική Διαγραφή εγγράφου που μόνιμη διαγραφή εγγράφων δύο έτη μετά που έχουν δημιουργηθεί και, στη συνέχεια, να εκχωρήσετε αυτή την πολιτική σε ένα πρότυπο συλλογής τοποθεσιών από τον οποίο διαφορετικές συλλογές τοποθεσιών έχουν δημιουργηθεί πριν από τέσσερις ή πέντε χρόνια. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι πιθανό ότι το υπάρχον συλλογές τοποθεσιών περιέχει πολλά έγγραφα που ήδη είναι παλαιότερα από τα δύο έτη που καθορίζεται από την πολιτική διαγραφής, αυτό σημαίνει ότι θα διαγραφεί πολύ περιεχόμενο αμέσως μετά την αντιστοίχιση της πολιτικής Διαγραφή εγγράφου για πρώτη φορά.

Όταν εκχωρείτε την πολιτική για πρώτη φορά, όλα τα έγγραφα στην τοποθεσία αξιολογούνται και, εάν πληρούν τα κριτήρια, θα διαγραφούν. Αυτό ισχύει για όλα τα υπάρχοντα έγγραφα, όχι απλώς νέα έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί δεδομένου ότι έχει εκχωρηθεί η πολιτική. Και να θυμάστε ότι είναι το χρονικό διάστημα για την ηλικία του κάθε έγγραφο, όχι την ώρα από όταν η πολιτική εκχωρήθηκε αρχικά.

Επομένως, πριν μπορέσετε να αντιστοιχίσετε μια πολιτική για μια τοποθεσία για πρώτη φορά, πρέπει να πρώτα την ηλικία του υπάρχοντος περιεχομένου και πώς η πολιτική ενδέχεται να επηρεάσουν αυτό το υπάρχον περιεχόμενο. Μπορεί επίσης να θέλετε να επικοινωνήσετε στη νέα πολιτική για οι κάτοχοι τοποθεσιών πριν από την ανάθεση, για να δώσετε τις χρόνο για να αξιολογήσετε τις επιπτώσεις πιθανές.

Χρονική υστέρηση για μετάδοση πολιτικές

Αφού αναθέσετε πολιτικές σε μια συλλογή τοποθεσιών, οι κάτοχοι τοποθεσιών Χρησιμοποιήστε τη σύνδεση Πολιτικών Διαγραφή εγγράφου στη σελίδα " Ρυθμίσεις τοποθεσίας " για να προβάλετε και εφαρμογή πολιτικών που είναι διαθέσιμες για την τοποθεσία.

Η σύνδεση Πολιτικών διαγραφής εγγράφων δεν εμφανίζονται, εκτός εάν έχουν εκχωρηθεί πολιτικές στη συλλογή τοποθεσιών. Επίσης, η σύνδεση δεν εμφανίζεται αμέσως μετά τη πολιτικές έχουν εκχωρηθεί στην τοποθεσία — μπορεί να είναι έως και μια καθυστέρηση 24 ωρών από κατά τις πολιτικές εκχωρούνται όταν εμφανίζεται η σύνδεση Πολιτικών Διαγραφή εγγράφου

Σύνδεση πολιτικών Διαγραφή εγγράφου

Πώς λειτουργούν πολιτικές διαγραφής εγγράφων με τις πολιτικές στην ίδια θέση

Μια επιτόπιας διατήρησης εξασφαλίζει ότι διατηρούνται όλου του περιεχομένου για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, ενώ μια πολιτική εγγράφου διαγραφής εξασφαλίζει ότι όλο το περιεχόμενο έχει διαγραφεί μετά από ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Εάν χρειάζεται να διατηρήσετε τα έγγραφα για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια πολιτική διατήρησης στην ίδια θέση σε συνδυασμό με μια πολιτική διαγραφής. Για παράδειγμα, μπορεί να κρατάτε εγγράφων για τρία έτη μετά την τροποποίηση και, στη συνέχεια, ορίστε μια πολιτική διαγραφής για να διαγράψετε αυτά τα έγγραφα τρία έτη μετά την τελευταία τροποποιήθηκαν.

Σημειώστε ότι μια πολιτική διαγραφής δεν είναι δυνατό να αντικαταστήσετε ένα επιτόπιας διατήρησης. Εάν μια τοποθεσία είναι σε αναμονή και μια πολιτική εγγράφου διαγραφής διαγράφει ένα έγγραφο, στη συνέχεια, το έγγραφο θα διατηρηθούν στη βιβλιοθήκη διατήρηση κρατήστε πατημένο το πλήκτρο με τον ίδιο τρόπο όπως εάν το έγγραφο έχει διαγραφεί με μη αυτόματο τρόπο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση της στην ίδια θέση, κρατήστε πατημένο στο SharePoint Server 2016.

Δικαιώματα

Τα μέλη της ομάδας σας συμμόρφωσης που θα χρησιμοποιήσετε το Κέντρο πολιτικής συμμόρφωσης πρέπει δικαιώματα και τα δύο την πολιτική κέντρο τοποθεσίας συλλογές και στην οποία θα εφαρμοστεί πολιτικές. Συνιστάται να κάνετε:

  1. Δημιουργήστε μια ομάδα ασφαλείας που περιέχει όλους τους χρήστες της πολιτικής κέντρο συμμόρφωσης — πιθανώς την ομάδα σας συμμόρφωσης.

  2. Στο κέντρο συμμόρφωσης πολιτικής, προσθέστε την ομάδα ασφαλείας στην ομάδα κατόχων συλλογής τοποθεσιών.

  3. Σε κάθε συλλογή τοποθεσιών στην οποία πρέπει να εκχωρήσετε πολιτικές Διαγραφή εγγράφου, προσθέστε την ομάδα ασφαλείας στην ομάδα κατόχων συλλογής τοποθεσιών.

Περισσότερες πληροφορίες

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×