Επισκόπηση σύνδεσης (εισαγωγής) με δεδομένα

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Αυτό το άρθρο αναφοράς ασχολείται με την εισαγωγή και τη σύνδεση δεδομένων.Θα μάθετε σχετικά με εργασίες όπως η εισαγωγή, η ενημέρωση, η ασφάλεια και η διαχείριση δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο

Εργασία με συνδέσεις με εξωτερικά δεδομένα

Ανανέωση δεδομένων

Εισαγωγή δεδομένων από προελεύσεις δεδομένων

Δημιουργία πιο ασφαλή πρόσβαση σε δεδομένα

Ζητήματα σχετικά με τη σύνδεση με δεδομένα

Εργασία με συνδέσεις εξωτερικών δεδομένων

Οι ενότητες που ακολουθούν εξηγούν τον τρόπο λειτουργίας των συνδέσεων εξωτερικών δεδομένων και τον τρόπο εύρεσης των πληροφοριών για επεξεργασία, διαχείριση και κοινή χρήση με άλλα προγράμματα και χρήστες.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση των βασικών στοιχείων των συνδέσεων δεδομένων

Τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel μπορεί να προέρχονται από δύο διαφορετικές τοποθεσίες. Τα δεδομένα μπορεί να είναι αποθηκευμένα απευθείας στο βιβλίο εργασίας ή να είναι αποθηκευμένα σε μια προέλευση εξωτερικών δεδομένων, όπως είναι ένα αρχείο κειμένου, μια βάση δεδομένων ή ένας κύβος ηλεκτρονικής διαδικασίας ανάλυσης (OLAP). Αυτή η εξωτερική προέλευση δεδομένων είναι συνδεδεμένη με το βιβλίο εργασίας μέσω μιας σύνδεσης δεδομένων, η οποία είναι ένα σύνολο πληροφοριών που περιγράφει τον τρόπο εντοπισμού, σύνδεσης και πρόσβασης στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Το κύριο όφελος της σύνδεσης με εξωτερικά δεδομένα είναι ότι μπορείτε περιοδικά να αναλύετε αυτά τα δεδομένα, χωρίς να αντιγράφετε επανειλημμένα τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας, γεγονός ότι οποίο μπορεί να είναι απαιτητικό σε χρόνο και να εγκυμονεί τον κίνδυνο σφαλμάτων. Μετά τη σύνδεση με τα εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε επίσης να ανανεώσετε (ή να ενημερώσετε) αυτόματα τα βιβλία εργασίας του Excel από την αρχική προέλευση δεδομένων κάθε φορά που ενημερώνεται η προέλευση δεδομένων με νέες πληροφορίες.

Οι πληροφορίες σύνδεσης αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας και μπορούν, επίσης, να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο σύνδεσης, όπως ένα αρχείο πληροφοριών σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) (.odc) ή ένα αρχείο ονόματος προέλευσης δεδομένων (.dsn).

Για να μεταφέρετε εξωτερικά δεδομένα στο Excel, χρειάζεστε πρόσβαση στα δεδομένα. Εάν η εξωτερική προέλευση δεδομένων που θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση δεν είναι στον τοπικό σας υπολογιστή, ίσως χρειαστεί να επικοινωνήσετε με το διαχειριστή της βάσης δεδομένων για έναν κωδικό πρόσβασης, δικαιώματα χρήστη ή άλλες πληροφορίες σύνδεσης. Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων είναι μια βάση δεδομένων, βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων δεν ανοίγει σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων είναι ένα αρχείο κειμένου ή ένα υπολογιστικό φύλλο, βεβαιωθείτε ότι κάποιος άλλος χρήστης δεν έχει το άνοιγμα για αποκλειστική χρήση.

Πολλές προελεύσεις δεδομένων απαιτούν πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή υπηρεσία παροχής OLE DB για το συντονισμό της ροής των δεδομένων ανάμεσα στο Excel, το αρχείο σύνδεσης και την προέλευση δεδομένων.

Στο ακόλουθο διάγραμμα συνοψίζονται τα κύρια σημεία σχετικά με τις συνδέσεις δεδομένων.

Σύνδεση με εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων

1. υπάρχουν μια ποικιλία προελεύσεων δεδομένων που μπορείτε να συνδεθείτε: υπηρεσιών ανάλυσης του SQL Server, Microsoft Access, άλλες OLAP και σχεσιακές βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα και αρχεία κειμένου.

2. πολλές προελεύσεις δεδομένων έχουν ένα σχετικό πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή της υπηρεσίας παροχής OLE DB.

3. ένα αρχείο σύνδεσης καθορίζει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την πρόσβαση και να ανακτήσετε δεδομένα από μια προέλευση δεδομένων.

4. πληροφορίες σύνδεσης αντιγράφεται από ένα αρχείο σύνδεσης σε ένα βιβλίο εργασίας και τις πληροφορίες σύνδεσης μπορούν εύκολα να υποστεί επεξεργασία.

5. τα δεδομένα αντιγράφεται σε ένα βιβλίο εργασίας, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όπως ακριβώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα απευθείας στο βιβλίο εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Εύρεση συνδέσεων

Για την εύρεση αρχείων σύνδεσης, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Υπάρχουσες συνδέσεις. (Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Υπάρχουσες συνδέσεις.) Χρησιμοποιώντας αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να δείτε τους εξής τύπους συνδέσεων:

  • Συνδέσεις του βιβλίου εργασίας   

    Αυτή η λίστα εμφανίζει όλες τις τρέχουσες συνδέσεις στο βιβλίο εργασίας. Η λίστα δημιουργείται από συνδέσεις που έχετε ορίσει ήδη, που έχετε δημιουργήσει χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων του "Οδηγού σύνδεσης δεδομένων" ή από συνδέσεις που έχετε επιλέξει προηγουμένως ως σύνδεση από το συγκεκριμένο παράθυρο διαλόγου.

  • Αρχεία σύνδεσης στον υπολογιστή σας   

    Αυτή η λίστα δημιουργείται από το φάκελο Προσωπικά αρχεία προέλευσης δεδομένων που συνήθως είναι αποθηκευμένος στο φάκελο Τα έγγραφά μου (Windows XP) ή Έγγραφα (Windows Vista).

  • Αρχεία σύνδεσης στο δίκτυο   

    Αυτή η λίστα μπορεί να δημιουργηθεί από τα εξής:

    • Ένα σύνολο φακέλων στο τοπικό δίκτυο, τη θέση που μπορεί να αναπτυχθεί σε όλο το δίκτυο ως μέρος της ανάπτυξης των πολιτικών ομάδας του Microsoft Office.

    • Μια Excel Services βιβλιοθήκη συνδέσεων δεδομένων (DCL) σε μια τοποθεσία SharePoint Foundation. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις βιβλιοθήκες DCL, ανατρέξτε στην ενότητα Δημοσίευση στις υπηρεσίες Excel Services με ασφάλεια.

Αρχή της σελίδας

Επεξεργασία ιδιοτήτων συνδέσεων

Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε το Excel ως πρόγραμμα επεξεργασίας αρχείου σύνδεσης για να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε συνδέσεις με εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων που έχουν αποθηκευτεί σε ένα βιβλίο εργασίας ή ένα αρχείο σύνδεσης. Εάν δεν είναι δυνατή η εύρεση της σύνδεσης που θέλετε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για περισσότερα, ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Νέο αρχείο προέλευσης για να εκκινήσει ο "Οδηγός σύνδεσης δεδομένων".

Αφού δημιουργήσετε τη σύνδεση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης (στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.) για να ελέγξετε τις διάφορες ρυθμίσεις για τις συνδέσεις σε εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων και να χρησιμοποιήσετε, εκ νέου χρήση, ή να αλλάξετε αρχεία σύνδεσης.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο σύνδεσης για να συνδεθείτε με μια προέλευση δεδομένων, τότε το Excel αντιγράφει τις πληροφορίες σύνδεσης από το αρχείο σύνδεσης στο βιβλίο εργασίας του Excel. Όταν πραγματοποιείτε αλλαγές χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης, επεξεργάζεστε τις πληροφορίες σύνδεσης δεδομένων που έχουν αποθηκευτεί στο τρέχον βιβλίο εργασίας του Excel και όχι στο αρχικό αρχείο σύνδεσης δεδομένων που ενδέχεται να έχει χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία της σύνδεσης (υποδεικνύεται από το όνομα αρχείου που εμφανίζεται στην ιδιότητα Αρχείο σύνδεσης στην καρτέλα Ορισμός). Αφού επεξεργαστείτε τις πληροφορίες σύνδεσης (με εξαίρεση τις ιδιότητες Όνομα σύνδεσης και Περιγραφή σύνδεσης), καταργούνται η σύνδεση με το αρχείο σύνδεσης και η ιδιότητα Αρχείο σύνδεσης.

Για να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο σύνδεσης χρησιμοποιείται πάντα κατά την ανανέωση μιας προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε Να γίνεται πάντα προσπάθεια χρήσης αυτού του αρχείου για ανανέωση δεδομένων στην καρτέλα Ορισμός. Επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο ελέγχου εξασφαλίζετε ότι θα χρησιμοποιούνται πάντα οι ενημερώσεις του αρχείου σύνδεσης από όλα τα βιβλία εργασίας που χρησιμοποιούν το συγκεκριμένο αρχείο σύνδεσης, στο οποίο πρέπει, επίσης, να έχει οριστεί αυτή η ιδιότητα.

Αρχή της σελίδας

Διαχείριση συνδέσεων

Με τη χρήση του παραθύρου διαλόγου Συνδέσεις βιβλίου εργασίας μπορείτε να διαχειριστείτε με ευκολία αυτές τις συνδέσεις, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας, της επεξεργασίας και της διαγραφής τους. (Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Συνδέσεις.) Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να κάνετε τα εξής:

  • Δημιουργία, επεξεργασία, ανανέωση και διαγραφή συνδέσεων που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας.

  • Επικύρωση της προέλευσης εξωτερικών δεδομένων. Ίσως χρειαστεί να το κάνετε αυτό σε περίπτωση που η σύνδεση έχει οριστεί από άλλο χρήστη.

  • Υποδείξτε σε ποιο σημείο του τρέχοντος βιβλίου εργασίας χρησιμοποιείται η κάθε σύνδεση.

  • Εντοπίστε τυχόν μηνύματα σφάλματος σχετικά με τις συνδέσεις προς εξωτερικά δεδομένα.

  • Ανακατευθύνετε μια σύνδεση προς ένα διαφορετικό διακομιστή ή αρχείο προέλευσης δεδομένων ή αντικαταστήστε το αρχείο σύνδεσης για μια υπάρχουσα σύνδεση.

  • Διευκόλυνση δημιουργίας και κοινής χρήσης αρχείων σύνδεσης μεταξύ των χρηστών.

Αρχή της σελίδας

Κοινή χρήση συνδέσεων

Τα αρχεία σύνδεσης είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για την κοινή χρήση συνδέσεων σε σταθερή βάση, επειδή διευκολύνουν τον εντοπισμό των συνδέσεων, συμβάλλουν στη βελτίωση της ασφάλειας των συνδέσεων και διευκολύνουν τη διαχείριση της προέλευσης δεδομένων. Ο καλύτερος τρόπος κοινής χρήσης των αρχείων σύνδεσης είναι να τα τοποθετήσετε σε μια ασφαλή και αξιόπιστη θέση, όπως ένας φάκελος δικτύου ή μια βιβλιοθήκη του SharePoint, όπου οι χρήστες μπορούν να προχωρήσουν στην ανάγνωση του αρχείου, αλλά μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να το τροποποιήσουν.

Χρήση αρχείων ODC

Μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία πληροφοριών σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) (.odc) με σύνδεση στα εξωτερικά δεδομένα μέσα από το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων ή χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων" για να συνδεθείτε με νέες προελεύσεις δεδομένων. Το αρχείο ODC χρησιμοποιεί προσαρμοσμένες ετικέτες HTML και XML για να αποθηκεύσει τις πληροφορίες σύνδεσης. Μπορείτε εύκολα να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τα δεδομένα του αρχείου στο Excel.

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε από κοινού αρχεία σύνδεσης με άλλα άτομα, ώστε να τους εκχωρήσετε την ίδια πρόσβαση που διαθέτετε και εσείς σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων. Δεν είναι απαραίτητη η ρύθμιση μιας προέλευσης δεδομένων από άλλους χρήστες για το άνοιγμα του αρχείου σύνδεσης, αλλά ίσως χρειαστεί να εγκαταστήσουν το πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή την υπηρεσία παροχής OLE DB που απαιτούνται για πρόσβαση στα εξωτερικά δεδομένα του υπολογιστή τους.

Τα αρχεία ODC είναι η προτεινόμενη μέθοδος σύνδεσης με δεδομένα και κοινής χρήσης δεδομένων. Μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε άλλα παραδοσιακά αρχεία σύνδεσης (DSN, UDL και αρχεία ερωτήματος) σε αρχείο ODC ανοίγοντας το αρχείο σύνδεσης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Εξαγωγή αρχείου σύνδεσης της καρτέλας Ορισμός στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης.

Χρήση αρχείων ερωτήματος

Τα αρχεία ερωτήματος είναι αρχεία κειμένου που περιέχουν πληροφορίες προέλευσης δεδομένων, όπως το όνομα του διακομιστή όπου βρίσκονται τα δεδομένα και πληροφορίες σύνδεσης που παρέχετε κατά τη δημιουργία προέλευσης δεδομένων. Τα αρχεία ερωτήματος είναι ένας παραδοσιακός τρόπος για την κοινή χρήση ερωτημάτων με άλλους χρήστες του Excel.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος .dqy    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για να αποθηκεύσετε αρχεία .dqy που περιέχουν ερωτήματα για δεδομένα από σχεσιακές βάσεις δεδομένων ή αρχεία κειμένου. Όταν ανοίγετε αυτά τα αρχεία στο Microsoft Query, μπορείτε να προβάλετε τα δεδομένα που επιστρέφονται από το ερώτημα και να τροποποιήσετε το ερώτημα για να ανακτήσετε διαφορετικά αποτελέσματα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε για οποιοδήποτε ερώτημα που δημιουργείτε, είτε με τη χρήση του Οδηγού ερωτήματος ή απευθείας στο Microsoft Query.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος .oqy    Μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία .oqy για να συνδεθείτε με δεδομένα σε μια βάση δεδομένων OLAP, είτε σε ένα διακομιστή είτε σε μια αρχείο κύβου εκτός σύνδεσης (.cub). Όταν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό σύνδεσης περιγράφεται στο Microsoft Query για να δημιουργήσετε μια προέλευση δεδομένων για μια βάση δεδομένων OLAP ή έναν κύβο, δημιουργείται αυτόματα ένα αρχείο .oqy. Επειδή οι βάσεις δεδομένων OLAP δεν είναι οργανωμένες σε εγγραφές ή τους πίνακες, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ερωτήματα ή αρχεία .dqy για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις βάσεις δεδομένων.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος .rqy    Excel μπορεί να ανοίξει αρχεία ερωτήματος στην τεκμηρίωση για την υποστήριξη OLE DB προγράμματα οδήγησης προέλευσης δεδομένων που χρησιμοποιούν αυτήν τη μορφή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην τεκμηρίωση για το πρόγραμμα οδήγησης.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος πληροφορίες    Το Microsoft Query να ανοίξετε και να αποθηκεύσετε αρχεία ερωτήματος σε μορφή πληροφορίες για χρήση με προηγούμενες εκδόσεις του Microsoft Query που δεν είναι δυνατό να ανοίξει αρχεία .dqy. Εάν έχετε ένα αρχείο ερωτήματος σε μορφή πληροφορίες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο Excel, ανοίξτε το αρχείο στο Microsoft Query και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το ως αρχείο .dqy. Για πληροφορίες σχετικά με την αποθήκευση αρχείων .dqy, ανατρέξτε στη Βοήθεια για το Microsoft Query.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος .iqy στο Web    Το Excel μπορεί να ανοίξει αρχεία ερωτήματος .iqy στο Web για να ανακτήσετε δεδομένα από το Web.

Αρχή της σελίδας

Χρήση περιοχών και ιδιοτήτων εξωτερικών δεδομένων

Η περιοχή εξωτερικών δεδομένων (γνωστή και ως πίνακας ερωτήματος) είναι ένα καθορισμένο όνομα ή ένα όνομα πίνακα που καθορίζει τη θέση των δεδομένων που έχουν μεταφερθεί σε ένα φύλλο εργασίας. Όταν συνδέεστε με εξωτερικά δεδομένα, το Excel αυτόματα δημιουργεί μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Η μοναδική εξαίρεση σε αυτό είναι μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα που είναι συνδεδεμένη με μια προέλευση δεδομένων, η οποία δεν δημιουργεί μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Στο Excel, μπορείτε να μορφοποιήσετε και να διατάξετε μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή να τη χρησιμοποιήσετε σε υπολογισμούς, όπως και τα άλλα δεδομένα.

Το Excel δίνει αυτόματα ένα όνομα στις περιοχές εξωτερικών δεδομένων ως εξής:

  • Οι περιοχές εξωτερικών δεδομένων από αρχεία πληροφοριών σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) παίρνουν το ίδιο όνομα με το όνομα αρχείου.

  • Περιοχές εξωτερικών δεδομένων από βάσεις δεδομένων ονομάζονται με το όνομα του ερωτήματος. Από προεπιλογή Ερώτημα_από_προέλευσης είναι το όνομα του αρχείου προέλευσης δεδομένων που χρησιμοποιήσατε για να δημιουργήσετε το ερώτημα.

  • Οι περιοχές εξωτερικών δεδομένων από αρχεία κειμένου παίρνουν το όνομα του αρχείου κειμένου.

  • Περιοχές εξωτερικών δεδομένων από ερωτήματα Web ονομάζονται με το όνομα της ιστοσελίδας από όπου ανακτήθηκαν τα δεδομένα.

Εάν το φύλλο εργασίας σας διαθέτει περισσότερες από μία περιοχές εξωτερικών δεδομένων από την ίδια προέλευση, οι περιοχές αριθμούνται. Για παράδειγμα, Το_κείμενό_μου, Το_κείμενό_μου_1, Το_κείμενό_μου_2 κ.ο.κ.

Μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων έχει πρόσθετες ιδιότητες (δεν πρέπει να τις συγχέετε με τις ιδιότητες σύνδεσης) που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε τα δεδομένα, όπως είναι η διατήρηση της μορφοποίησης κελιών και του πλάτους στηλών. Μπορείτε να τροποποιήσετε τις ιδιότητες αυτής της περιοχής εξωτερικών δεδομένων, εάν επιλέξετε Ιδιότητες στην ομάδα Συνδέσεις της καρτέλας Δεδομένα και, στη συνέχεια, πραγματοποιήσετε τις αλλαγές σας στα παράθυρα διαλόγου Ιδιότητες περιοχής δεδομένων από εξωτερική πηγή ή Ιδιότητες εξωτερικών δεδομένων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση μιας σύνοψης ή αναφοράς που βασίζεται σε εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε να δώσετε σε άλλους ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο αναφοράς. Μια πρότυπο αναφοράς σάς επιτρέπει να αποθηκεύσετε τη σύνοψη ή την έκθεση χωρίς να αποθηκεύσετε τα εξωτερικά δεδομένα, έτσι ώστε το αρχείο είναι μικρότερο. Όταν ένας χρήστης ανοίγει το πρότυπο αναφοράς ανάκτηση των εξωτερικών δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση της υποστήριξης προέλευσης δεδομένων στο Excel και στις υπηρεσίες Excel Services

Υπάρχουν αρκετά αντικείμενα δεδομένων (όπως μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων και μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα) τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συνδεθείτε σε διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων. Ωστόσο, ο τύπος της προέλευσης δεδομένων με την οποία συνδέεστε είναι διαφορετικός για κάθε αντικείμενο δεδομένων. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να ανανεώσετε συνδεδεμένα δεδομένα στις υπηρεσίες Excel Services, αλλά υπάρχουν πρόσθετοι περιορισμοί και επιλύσεις που θα πρέπει να γνωρίζετε.

Αντικείμενο δεδομένων του Excel και υποστήριξη προέλευσης δεδομένων

Ο πίνακας που ακολουθεί συνοψίζει τις προελεύσεις δεδομένων που υποστηρίζονται για κάθε αντικείμενο δεδομένων στο Excel.

Υποστηριζόμενες προελεύσεις δεδομένων

Excel
δεδομένων
αντικειμένου

Δημιουργεί
εξωτερικών
δεδομένων
περιοχή;

OLE
DB

ODBC

Κείμενο
αρχείου

HTML
αρχείου

XML
αρχείου

Κοινή χρήση -
σημείο
λίστας

Οδηγός εισαγωγής κειμένου

Ναι

Όχι

Όχι

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα
(μη-OLAP)

Όχι

Ναι

Ναι

Ναι

Όχι

Όχι

Ναι

Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα
(OLAP)

Όχι

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

Όχι

Όχι

Πίνακας του Excel

Ναι

Ναι

Ναι

Όχι

Όχι

Ναι

Ναι

Αντιστοίχιση XML

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

Όχι

Ναι

Όχι

Ερώτημα στο Web

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

Ναι

Ναι

Όχι

Οδηγός σύνδεσης δεδομένων

Ναι

Ναι

Ναι

Ναι

Ναι

Ναι

Ναι

Microsoft Query

Ναι

Όχι

Ναι

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτά τα αρχεία, ένα αρχείο κειμένου που έχει εισαχθεί με χρήση του "Οδηγού εισαγωγής κειμένου", ένα αρχείο XML που έχει εισαχθεί με χρήση της Αντιστοίχισης XML και ένα αρχείο HTML ή XML που έχει εισαχθεί με χρήση του Ερωτήματος στο Web, δεν χρησιμοποιούν ένα πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή μια υπηρεσία παροχής OLE DB για να πραγματοποιήσουν τη σύνδεση με την προέλευση δεδομένων.

Υπηρεσίες Excel Services και υποστήριξη προέλευσης δεδομένων

Εάν θέλετε να εμφανίσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel στις υπηρεσίες Excel Services (Excel σε ένα πρόγραμμα περιήγησης web), μπορείτε να συνδεθείτε με δεδομένα και να τα ανανεώσετε, αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Οι υπηρεσίες Excel Services δεν υποστηρίζουν τις περιοχές εξωτερικών δεδομένων, πράγμα που σημαίνει ότι οι υπηρεσίες Excel Services δεν υποστηρίζουν έναν Πίνακα του Excel που είναι συνδεδεμένος με μια προέλευση δεδομένων, ένα ερώτημα στο Web, μια αντιστοίχιση XML ή το Microsoft Query.

Ωστόσο, μπορείτε να αντιμετωπίσετε αυτόν τον περιορισμό εάν χρησιμοποιήσετε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα για να συνδεθείτε με την προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, πραγματοποιήσετε σχεδίαση και διάταξη του Συγκεντρωτικού Πίνακα ως ενός δισδιάστατου πίνακα χωρίς επίπεδα, ομάδες ή υποσύνολα, ώστε να εμφανίζονται όλες οι επιθυμητές τιμές γραμμών και στηλών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στις συνδέσεις της σελίδας Δείτε επίσης.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση των Microsoft Data Access Components

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2,8 περιλαμβάνεται στα Microsoft Windows Server 2003 και Windows XP SP2. Με MDAC, μπορείτε να συνδεθείτε και να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από μια ευρεία ποικιλία προελεύσεων δεδομένων σχεσιακές και σχεσιακή. Μπορείτε να συνδεθείτε σε πολλές διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων με τη χρήση προγραμμάτων οδήγησης Open Database Connectivity (ODBC) ή υπηρεσίες παροχής OLE DB, που είτε ενσωματωμένο και αποσταλεί από τη Microsoft ή αναπτύχθηκε από διάφορες τρίτους κατασκευαστές. Κατά την εγκατάσταση του Microsoft Office, τα πρόσθετα προγράμματα οδήγησης ODBC και τις υπηρεσίες παροχής OLE DB προστίθενται στον υπολογιστή σας.

Τα Windows Vista και τα Windows 7 χρησιμοποιούν τα Windows Data Access Components (Windows DAC).

Για να δείτε την πλήρη λίστα των υπηρεσιών παροχής OLE DB που είναι εγκατεστημένες στον υπολογιστή σας, εμφανίστε το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων από ένα αρχείο Data Link και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Υπηρεσία παροχής.

Για να δείτε την πλήρη λίστα των υπηρεσιών παροχής ODBC που είναι εγκατεστημένες στον υπολογιστή σας, εμφανίστε το παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής βάσης δεδομένων ODBC και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προγράμματα οδήγησης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προγράμματα οδήγησης ODBC και υπηρεσίες παροχής OLE DB άλλων κατασκευαστών, για να λάβετε πληροφορίες από άλλα αρχεία προέλευσης δεδομένων, εκτός της Microsoft, καθώς και από άλλους τύπους βάσεων δεδομένων ODBC και OLE DB. Εάν θέλετε πληροφορίες σχετικά με την εγκατάσταση αυτών των προγραμμάτων οδήγησης ODBC ή των υπηρεσιών παροχής OLE DB, ανατρέξτε στην τεκμηρίωση της συγκεκριμένης βάσης δεδομένων ή επικοινωνήστε με τον προμηθευτή της βάσης δεδομένων σας.

Αρχή της σελίδας

Χρήση του ODBC για σύνδεση με αρχεία προέλευσης δεδομένων

Στις ακόλουθες ενότητες περιγράφεται με περισσότερες λεπτομέρειες το Open Database Connectivity (ODBC).

Η αρχιτεκτονική ODBC

Στην αρχιτεκτονική ODBC, μια εφαρμογή (όπως το Excel) συνδέεται στη Διαχείριση προγραμμάτων οδήγησης ODBC, η οποία με τη σειρά της χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα οδήγησης ODBC (όπως το πρόγραμμα οδήγησης ODBC του Microsoft SQL) για να συνδεθεί με μια προέλευση δεδομένων (όπως μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server).

Καθορισμός πληροφοριών σύνδεσης

Για να συνδεθείτε με αρχεία προέλευσης δεδομένων ODBC, κάντε τις εξής ενέργειες:

  1. Βεβαιωθείτε ότι το κατάλληλο πρόγραμμα οδήγησης ODBC είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή που περιέχει το αρχείο προέλευσης δεδομένων.

  2. Προσδιορίστε ένα όνομα προέλευσης δεδομένων (DSN) χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση προέλευσης δεδομένων ODBC για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες σύνδεσης στο μητρώο ή ένα αρχείο DSN, ή μια συμβολοσειρά σύνδεσης στον κώδικα Microsoft Visual Basic για να περάσετε τις πληροφορίες σύνδεσης απευθείας στη Διαχείριση προγράμματος οδήγησης ODBC.

    Για να προσδιορίσετε μια προέλευση δεδομένων, στα Windows Vista, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας Ελέγχου. Επιλέξτε Σύστημα και Συντήρηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία διαχείρισης. Στα Windows XP και τον Windows Server, επιλέξτε Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας Ελέγχου. Επιλέξτε Επιδόσεις και Συντήρηση, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία διαχείρισης και, στη συνέχεια, Προελεύσεις δεδομένων (ODBC). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια σε κάθε παράθυρο διαλόγου.

Προελεύσεις δεδομένων υπολογιστή

Αρχεία προέλευσης δεδομένων υπολογιστή αποθηκεύουν πληροφορίες σύνδεσης στο μητρώο, σε ένα συγκεκριμένο υπολογιστή, με όνομα που ορίζονται από το χρήστη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αρχεία προέλευσης δεδομένων υπολογιστή μόνο στον υπολογιστή στον οποίο ορίζονται. Υπάρχουν δύο τύποι αρχείων προέλευσης δεδομένων υπολογιστή — χρήστη και συστήματος. Προελεύσεις δεδομένων χρήστη μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο από τον τρέχοντα χρήστη και είναι ορατές μόνο σε αυτόν το χρήστη. Προελεύσεις δεδομένων συστήματος μπορούν να χρησιμοποιηθούν από όλους τους χρήστες σε έναν υπολογιστή και είναι ορατές σε όλους τους χρήστες του υπολογιστή.

Η προέλευση δεδομένων υπολογιστή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλετε να παρέχετε πρόσθετη ασφάλεια, επειδή διασφαλίζεται ότι μόνο οι χρήστες που είναι συνδεδεμένοι μπορούν να προβάλουν μια προέλευση δεδομένων υπολογιστή και αυτή δεν είναι δυνατό να αντιγραφεί από έναν απομακρυσμένο χρήστη σε έναν άλλο υπολογιστή.

Προελεύσεις δεδομένων αρχείου

Οι προελεύσεις δεδομένων αρχείου (γνωστές και ως αρχεία DSN) αποθηκεύουν πληροφορίες σύνδεσης σε ένα αρχείο κειμένου, όχι το μητρώο και γενικώς είναι πιο ευέλικτες στη χρήση από τις προελεύσεις δεδομένων υπολογιστή. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιγράψετε μια προέλευση δεδομένων αρχείου σε οποιονδήποτε υπολογιστή με το σωστό πρόγραμμα οδήγησης ODBC, ώστε να μπορεί να βασιστεί η εφαρμογή σας σε συνεπείς και ακριβείς πληροφορίες σύνδεσης για όλους τους υπολογιστές που χρησιμοποιεί. Διαφορετικά, μπορείτε να τοποθετήσετε την προέλευση δεδομένων αρχείου σε ένα μόνο διακομιστή, να κάνετε κοινή χρήση αυτής μεταξύ πολλών υπολογιστών στο δίκτυο και να διατηρείτε εύκολα τις πληροφορίες σύνδεσης σε μία θέση.

Μια προέλευση δεδομένων αρχείου μπορεί, επίσης, να μην έχει δυνατότητα κοινής χρήσης. Η προέλευση δεδομένων αρχείου χωρίς δυνατότητα κοινής χρήσης βρίσκεται σε έναν υπολογιστή και παραπέμπει σε μια προέλευση δεδομένων υπολογιστή. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε προελεύσεις δεδομένων αρχείου χωρίς δυνατότητα κοινής χρήσης για την πρόσβαση σε υπάρχουσες προελεύσεις δεδομένων υπολογιστή από προελεύσεις δεδομένων αρχείου.

Αρχή της σελίδας

Χρήση της OLE DB για σύνδεση με αρχεία προέλευσης δεδομένων

Στις ακόλουθες ενότητες περιγράφεται με περισσότερες λεπτομέρειες η Βάση δεδομένων σύνδεσης και ενσωμάτωσης αντικειμένων (OLE DB).

Η αρχιτεκτονική OLE DB

Στην αρχιτεκτονική OLE DB, η εφαρμογή που έχει πρόσβαση στα δεδομένα ονομάζεται καταναλωτής δεδομένων (όπως το Excel) και το πρόγραμμα που επιτρέπει εγγενή πρόσβαση στα δεδομένα ονομάζεται υπηρεσία παροχής βάσης δεδομένων (όπως η υπηρεσία παροχής Microsoft OLE DB για τον SQL Server).

Καθορισμός πληροφοριών σύνδεσης

Ένα αρχείο Universal Data Link (.udl) περιέχει τις πληροφορίες σύνδεσης που χρησιμοποιεί μια εφαρμογή λήψης δεδομένων για πρόσβαση σε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων μέσω της υπηρεσίας παροχής OLE DB του συγκεκριμένου αρχείου προέλευσης δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε τις πληροφορίες σύνδεσης κάνοντας μία από τις εξής ενέργειες:

  • Στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων για να καθορίσετε μια σύνδεση δεδομένων για μια υπηρεσία παροχής OLE DB. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Εισαγωγή δεδομένων με χρήση του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων.

  • Δημιουργείστε ένα κενό αρχείο κειμένου με επέκταση ονόματος αρχείου .udl και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το αρχείο, που εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Ανανέωση δεδομένων

Όταν συνδέεστε σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, μπορείτε επίσης να εκτελέσετε μια λειτουργία ανανέωσης για να ανακτήσετε τα ενημερωμένα δεδομένα. Κάθε φορά που ανανεώνετε δεδομένα, βλέπετε την πιο πρόσφατη έκδοσή τους, μαζί με τις αλλαγές που τυχόν έγιναν στα δεδομένα μετά την τελευταία ανανέωση.

Η εικόνα που ακολουθεί εξηγεί τη βασική διεργασία του τι συμβαίνει όταν ανανεώνετε τα δεδομένα που είναι συνδεδεμένα με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Η βασική διαδικασία ανανέωσης εξωτερικών δεδομένων

1. Η διαδικασία ανανέωσης φέρνει ενημερωμένα δεδομένα.

2. το αρχείο σύνδεσης καθορίζει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για να αποκτήσετε πρόσβαση και να ανακτήσετε δεδομένα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

3. υπάρχουν μια ποικιλία προελεύσεων δεδομένων που μπορείτε να ανανεώσετε: αρχεία OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, υπολογιστικά φύλλα και κείμενο.

4. Ενημερωμένα δεδομένα προστίθενται στο τρέχον βιβλίο εργασίας.

Το Excel προσφέρει πολλές επιλογές για την ανανέωση των δεδομένων που έχουν εισαχθεί, καθώς και την ανανέωση δεδομένων όποτε και εάν ανοίξετε το βιβλίο εργασίας και την αυτόματη ανανέωση δεδομένων σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα. Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στο Excel ενώ ανανεώνονται τα δεδομένα και, επίσης, μπορείτε να ελέγξετε την κατάσταση της ανανέωσης, όσο τα δεδομένα ανανεώνονται.

Εάν το εξωτερικό αρχείο προέλευσης δεδομένων απαιτεί μια κωδικός πρόσβασης για να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα, μπορείτε να απαιτήσετε ότι ο κωδικός πρόσβασης καταχωρείται κάθε φορά που ανανεώνεται η περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από προελεύσεις δεδομένων

Τα Windows XP, τα Windows Vista και το Microsoft Office παρέχουν τα προγράμματα οδήγησης ODBC και τις υπηρεσίες παροχής OLE DB που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την ανάκτηση δεδομένων από τις εξής κοινές προελεύσεις δεδομένων: Microsoft Access, αρχεία HTML στο World Wide Web, αρχεία κειμένου, Microsoft SQL Server, Υπηρεσίες ανάλυσης του SQL Server και αρχεία XML. Χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων" και το Microsoft Query, μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε πολλές άλλες προελεύσεις δεδομένων που διαθέτουν τις κατάλληλες υπηρεσίες παροχής OLE DB και τα προγράμματα οδήγησης ODBC, όπως άλλα υπολογιστικά φύλλα του Excel, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle και DB2.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από βάση δεδομένων της Access

Υπάρχουν αρκετοί τρόποι ανταλλαγής δεδομένων ανάμεσα στη Microsoft Access και το Microsoft Excel.

  • Για να εισαγάγετε δεδομένα στο Excel από την Access, μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα από ένα φύλλο δεδομένων της Access και να τα επικολλήσετε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, να συνδεθείτε σε μια βάση δεδομένων της Access από ένα φύλλο εργασίας του Excel ή να εξαγάγετε δεδομένα της Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.

  • Για να εισαγάγετε δεδομένα στην Access από το Excel, μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel και να τα επικολλήσετε σε ένα φύλλο δεδομένων της Access, να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε έναν πίνακα της Access ή να συνδεθείτε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel από έναν πίνακα της Access.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το word Εισαγωγή έχει δύο διαφορετικής σημασία μεταξύ του Excel και της Access. Στο Excel, για να εισαγάγετε σημαίνει ότι για να κάνετε μόνιμες σύνδεσης με δεδομένα που μπορούν να ανανεωθούν. Στην Access, για να εισαγάγετε σημαίνει ότι για να μεταφέρετε δεδομένα στην Access μία φορά, αλλά χωρίς σύνδεσης δεδομένων.

Εργασία με δεδομένα της Access στο Excel

Ενδέχεται να θέλετε να εργαστείτε με δεδομένα της Access σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, ώστε να εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων και δημιουργίας γραφημάτων, την ευελιξία στην τακτοποίηση και στη διάταξη δεδομένων ή τις πολλές συναρτήσεις του Excel που δεν είναι διαθέσιμες στην Access.

Σύνδεση με δεδομένα της Access από το Excel

Για να μεταφέρετε δεδομένα με δυνατότητα ανανέωσης από την Access στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση με τη βάση δεδομένων της Access και να ανακτήσετε όλα τα δεδομένα από έναν πίνακα ή ένα ερώτημα. Για παράδειγμα, ενδέχεται να θέλετε να ενημερώσετε μια συνοπτική έκθεση προϋπολογισμού του Excel που διανέμετε κάθε μήνα και περιέχει τα δεδομένα του τρέχοντος μήνα.

Εξαγωγή δεδομένων της Access στο Excel

Χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό εξαγωγής" στην Access, μπορείτε να εξαγάγετε ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων της Access (όπως έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα) ή επιλεγμένες εγγραφές μιας προβολής σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Όταν εκτελείτε μια λειτουργία εξαγωγής στην Access, μπορείτε να αποθηκεύετε το σχέδιο της λειτουργίας για μελλοντική χρήση, ακόμα και να προγραμματίζετε τη λειτουργία εξαγωγής, ώστε να εκτελείται αυτόματα σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα.

τα παρακάτω είναι συνηθισμένα σενάρια για την εξαγωγή δεδομένων από την Access στο Excel:

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί και την Access και το Excel όταν εργάζεται με δεδομένα. Αποθηκεύετε τα δεδομένα σε βάσεις δεδομένων της Access, αλλά χρησιμοποιείτε το Excel για να αναλύσετε τα δεδομένα και να κατανείμετε τα αποτελέσματα της ανάλυσης. Η ομάδα σας εξάγει αυτή τη στιγμή δεδομένα στο Excel όταν το χρειάζεται, αλλά εσείς θέλετε να κάνετε αυτή τη διαδικασία πιο αποτελεσματική.

  • Είστε παλιός χρήστης της Access, αλλά ο προϊστάμενός σας προτιμά να προβάλλει τις εκθέσεις στο Excel. Σε τακτικά διαστήματα, αντιγράφετε τα δεδομένα στο Excel, αλλά θέλετε να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία για να μη χάνετε χρόνο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εξαγωγή δεδομένων από την Access στο Excel, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access .

Εργασία με δεδομένα του Excel στην Access

Ενδέχεται να θέλετε να εργαστείτε με δεδομένα του Excel σε μια βάση δεδομένων της Access, ώστε να εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες διαχείρισης δεδομένων, ασφάλειας ή πολλών χρηστών της Access. Αν και υπάρχουν πολλές χρήσιμες δυνατότητες στην Access, υπάρχουν δύο δυνατότητες που οι χρήστες ενδέχεται να βρουν ιδιαίτερα χρήσιμες για τα δεδομένα του Excel:

  • Αναφορές    Αν είστε εξοικειωμένοι με τη σχεδίαση αναφορών της Access και θέλετε να συνοψίσετε και να οργανώσετε τα δεδομένα του Excel σε αυτόν τον τύπο αναφοράς, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά της Access. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε πιο ευέλικτες αναφορές, όπως αναφορές ομάδας και σύνοψης, εκτυπωμένες ετικέτες και αναφορές με γραφικά.

  • Φόρμες    Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα για να βρείτε ή να εμφανίσετε δεδομένα στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα της Access. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα της Access για να εμφανίσετε πεδία σε διαφορετική σειρά από τη σειρά των στηλών στο φύλλο εργασίας σας ή μπορείτε να προβάλετε μια μακρά γραμμή δεδομένων πιο εύκολα σε μία οθόνη.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με φόρμες και αναφορές της Access, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access.

Σύνδεση με δεδομένα του Excel από την Access

Μπορείτε να συνδέσετε μια περιοχή του Excel σε μια βάση δεδομένων της Access ως πίνακα. Χρησιμοποιήστε αυτήν την προσέγγιση, όταν σχεδιάζετε να συνεχίσετε τη διατήρηση της περιοχής δεδομένων στο Excel, αλλά θέλετε επίσης αυτά τα δεδομένα να είναι διαθέσιμα μέσα από την Access. Αυτός ο τύπος σύνδεσης δημιουργείται μέσα από τη βάση δεδομένων της Access, αλλά όχι και από το Excel.

Όταν πραγματοποιείτε σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας Excel ή μια ονομαστική περιοχή, η Access δημιουργεί ένα νέο πίνακα που είναι συνδεδεμένος με τα κελιά προέλευσης. Όλες οι αλλαγές που κάνετε στα κελιά προέλευσης του Excel φαίνονται και στο συνδεδεμένο πίνακα. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του αντίστοιχου πίνακα της Access. Εάν θέλετε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε δεδομένα, τότε πρέπει να κάνετε τις αλλαγές στο αρχείο προέλευσης του Excel.

Τα παρακάτω είναι συνηθισμένα σενάρια για σύνδεση με φύλλο εργασίας του Excel μέσα από την Access:

  • Θέλετε να συνεχίσετε να διατηρείτε τα δεδομένα σας σε φύλλα εργασίας του Excel, αλλά να εξακολουθείτε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις πανίσχυρες δυνατότητες ερωτημάτων και εκθέσεων της Access.

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιούν την Access, αλλά τα δεδομένα από εξωτερικές προελεύσεις με τα οποία εργάζεστε είναι αποθηκευμένα σε φύλλα εργασίας του Excel. Δεν θέλετε να διατηρείτε αντίγραφα των εξωτερικών δεδομένων, αλλά θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να εργαστείτε με αυτά στην Access.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση δεδομένων από την Access στο Excel, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access .

Εισαγωγή δεδομένων του Excel στην Access

Για να αποθηκεύσετε δεδομένα από το Excel σε μια βάση δεδομένων της Access και για να χρησιμοποιείτε και να συντηρείτε εφεξής τα δεδομένα στην Access, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα στην Access. Κατά την εισαγωγή δεδομένων, η Access αποθηκεύει τα δεδομένα σε ένα νέο ή υπάρχοντα πίνακα χωρίς να αλλοιώνει τα δεδομένα του Excel. Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο ένα φύλλο εργασίας κάθε φορά στη διάρκεια μιας λειτουργίας εισαγωγής. Για να κάνετε εισαγωγή δεδομένων από πολλά φύλλα εργασίας, επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής για κάθε φύλλο εργασίας.

Τα παρακάτω είναι συνηθισμένα σενάρια για την εισαγωγή δεδομένων του Excel στην Access:

  • Είστε χρήστης του Excel για πολύ καιρό αλλά στην πορεία θέλετε να χρησιμοποιήσετε την Access για να εργαστείτε με τα συγκεκριμένα δεδομένα. Θέλετε να μετακινήσετε τα δεδομένα που υπάρχουν στα φύλλα εργασίας του Excel σε μία ή περισσότερες νέες βάσεις δεδομένων της Access.

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί την Access, αλλά εσείς λαμβάνεται περιστασιακά δεδομένα σε μορφή Excel, τα οποία πρέπει να συγχωνευθούν με τις βάσεις δεδομένων της Access που διαθέτετε. Θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα φύλλα εργασίας του Excel στη βάση δεδομένων σας με την παραλαβή τους.

  • Χρησιμοποιείτε την Access για να διαχειρίζεστε τα δεδομένα σας, αλλά οι εβδομαδιαίες αναφορές που λαμβάνεται από την υπόλοιπη ομάδα σας έχουν τη μορφή φύλλων εργασίας του Excel. Θέλετε να οργανώσετε τη διαδικασία εισαγωγής για να εξασφαλίσετε ότι η εισαγωγή των δεδομένων στη βάση δεδομένων σας θα γίνεται κάθε εβδομάδα μία συγκεκριμένη ώρα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από το Web

Πολλές φορές, οι ιστοσελίδες περιέχουν πληροφορίες που είναι τέλειες για ανάλυση στο Excel. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναλύσετε τιμές μετοχών στο Excel χρησιμοποιώντας πληροφορίες που προέρχονται απευθείας από μια ιστοσελίδα. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα με δυνατότητα ανανέωσης (δηλαδή, μπορείτε να ενημερώσετε τα δεδομένα στο Excel με τα πιο πρόσφατα δεδομένα της ιστοσελίδας), ή μπορείτε να λάβετε δεδομένα από μια ιστοσελίδα και να τα διατηρήσετε στατικά στο φύλλο εργασίας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα στο Web για να ανακτήσετε δεδομένα αποθηκευμένα στο intranet ή το Internet, όπως ένας μεμονωμένος πίνακας, πολλαπλοί πίνακες ή όλο το κείμενο μιας ιστοσελίδας, και να αναλύσετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τα εργαλεία και τις δυνατότητες στο Excel. Με το κλικ ενός κουμπιού, μπορείτε εύκολα να ανανεώσετε τα δεδομένα με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες της ιστοσελίδας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ανακτήσετε και να ενημερώσετε τις τιμές μετοχών από μια δημόσια ιστοσελίδα ή να ενημερώσετε έναν πίνακα με πληροφορίες πωλήσεων από μια εταιρική ιστοσελίδα.

Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα που προέρχονται από μια ιστοσελίδα, χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ερωτήματος στο Web. (Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από το Web ). Πρέπει να έχετε πρόσβαση στο World Wide Web μέσω του intranet της εταιρείας σας ή μέσω μόντεμ στον υπολογιστή ή το δίκτυό σας ή μπορείτε να κάνετε ένα ερώτημα σε σχέση με τα αρχεία HTML ή XML που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή αρχείων κειμένου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να εισαγάγετε δεδομένα από ένα αρχείο κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας. (Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από κείμενο.) Ο "Οδηγός εισαγωγής κειμένου" εξετάζει το αρχείο κειμένου που εισαγάγετε και σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα εισάγονται με τον τρόπο που θέλετε.

Υπάρχουν δύο τρόποι να εισαγάγετε δεδομένα από ένα αρχείο κειμένου χρησιμοποιώντας το Excel: Μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο κειμένου στο Excel (το οποίο δεν πραγματοποιεί σύνδεση με το αρχείο κειμένου) ή μπορείτε να εισαγάγετε το αρχείο κειμένου ως περιοχή εξωτερικών δεδομένων (η οποία πραγματοποιεί σύνδεση με το αρχείο κειμένου).

Υπάρχουν δύο μορφές κειμένου που χρησιμοποιούνται συνήθως:

  • Οριοθετημένα αρχεία κειμένου (αρχεία .txt), στα οποία ο χαρακτήρας Tab (κωδικός χαρακτήρα 009 σε κωδικοποίηση ASCII) συνήθως διαχωρίζει κάθε πεδίο κειμένου.

  • Αρχεία κειμένου με τιμές οριοθετημένες με κόμματα (αρχεία .csv), στα οποία ο χαρακτήρας κόμμα τυπικά διαχωρίζει κάθε πεδίο κειμένου.

Μπορείτε, επίσης, να αλλάξετε το διαχωριστικό χαρακτήρα που χρησιμοποιείται τόσο στα οριοθετημένα αρχεία κειμένου όσο και στα αρχεία κειμένου .csv. Αυτό ίσως να είναι απαραίτητο για να βεβαιωθείτε ότι η λειτουργία εισαγωγής ή εξαγωγής λειτουργεί με τον τρόπο που θέλετε.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από τον Microsoft SQL Server

Ο Microsoft SQL Server είναι ένα σχεσιακό πρόγραμμα βάσεων δεδομένων με πλήρεις δυνατότητες, το οποίο έχει σχεδιαστεί για λύσεις δεδομένων που εφαρμόζονται σε ολόκληρη την επιχείρηση και απαιτούν βέλτιστη απόδοση, διαθεσιμότητα, κλιμάκωση και ασφάλεια. Στο Excel, μπορείτε εύκολα να συνδεθείτε σε μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server. (Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στο στοιχείο Από άλλες προελεύσεις και στη συνέχεια, στο στοιχείο Από SQL Server.)

Όταν συνδέεστε με μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server, ο "Οδηγός σύνδεσης δεδομένων" εμφανίζει τρεις σελίδες:

  • Σελίδα 1: σύνδεση με διακομιστή βάσης δεδομένων    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε το διακομιστή βάσης δεδομένων και τον τρόπο που θα συνδεθείτε με το διακομιστή.

  • Σελίδα 2: επιλογή βάσης δεδομένων και πίνακα    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε τη βάση δεδομένων και πίνακα ή ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε.

  • Σελίδα 3: αποθήκευση δεδομένων αρχείου και σύνδεσης    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε και να περιγράψετε τις φράσεις αρχείου και αναζήτηση σύνδεσης για τον εντοπισμό του αρχείου.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από τις Υπηρεσίες ανάλυσης του Microsoft SQL Server

Οι υπηρεσίες ανάλυσης (ένα στοιχείο του Microsoft SQL Server) που υποστηρίζει η επιχειρηματική ευφυΐα και είναι ένα foundation για συστήματα ανάλυσης ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας (OLAP), πινάκων στοχοθεσίας βασικός δείκτης απόδοσης (KPI), εξόρυξης δεδομένων και πίνακα εργαλείων αναφοράς συστήματα. Στο Excel, μπορείτε εύκολα να συνδεθείτε με μια βάση δεδομένων OLAP υπηρεσιών ανάλυσης, χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία παροχής OLAP. (Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από υπηρεσίες ανάλυσης.) Μια υπηρεσία παροχής OLAP είναι ένα σύνολο του λογισμικού που παρέχει πρόσβαση σε έναν συγκεκριμένο τύπο βάσης δεδομένων OLAP. Αυτό το λογισμικό μπορεί να περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα οδήγησης αρχείου προέλευσης δεδομένων και άλλο λογισμικό προγράμματος-πελάτη που είναι απαραίτητες για να συνδεθείτε με μια βάση δεδομένων. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα για να συνδεθείτε με μια υπηρεσία παροχής OLAP.

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση δεδομένων OLAP όταν δεν είστε συνδεδεμένοι από την προέλευση δεδομένων OLAP. Ένα αρχείο κύβου εκτός σύνδεσης είναι ένα αρχείο με επέκταση .cub που αποθηκεύει ένα τμήμα του το δεδομένα προέλευσης από μια βάση δεδομένων διακομιστή OLAP. Χρήση ενός αρχείου κύβου χωρίς σύνδεση για να συνεχίσετε να κάνετε αλλαγές σε αναφορές Συγκεντρωτικού πίνακα και Συγκεντρωτικού γραφήματος, όταν ο διακομιστής είναι διαθέσιμος ή όταν δεν είστε συνδεδεμένοι στο δίκτυο.

Όταν συνδέεστε με τις Υπηρεσίες ανάλυσης, ο "Οδηγός σύνδεσης δεδομένων" εμφανίζει τρεις σελίδες:

  • Σελίδα 1: σύνδεση με διακομιστή βάσης δεδομένων     Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε το διακομιστή και τον τρόπο που θα συνδεθείτε με το διακομιστή βάσης δεδομένων.

  • Σελίδα 2: επιλογή βάσης δεδομένων και πίνακα    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε τη βάση δεδομένων και τον κύβο.

  • Σελίδα 3: αποθήκευση δεδομένων αρχείου και σύνδεσης    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε και να περιγράψετε τις φράσεις αρχείου και αναζήτηση σύνδεσης για τον εντοπισμό του αρχείου.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων XML

Excel διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων επεκτάσιμη γλώσσα σήμανσης (XML) που έχει δημιουργηθεί από άλλες βάσεις δεδομένων και εφαρμογές, αντιστοίχιση στοιχείων XML από ένα σχήμα XML σε κελιά του φύλλου εργασίας και εξαγωγή αναθεωρημένων δεδομένων XML για αλληλεπίδραση με άλλες βάσεις δεδομένων και τις εφαρμογές. Θεωρήστε ότι αυτές τις νέες δυνατότητες XML ως μετατροπή Excel σε μια γεννήτρια αρχείο δεδομένων XML με ένα οικείο περιβάλλον εργασίας χρήστη.

Χρησιμοποιώντας αντιστοιχίσεις XML, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε, να προσδιορίσετε και να εξαγάγετε συγκεκριμένα τμήματα επιχειρηματικών δεδομένων από έγγραφα του Excel. Για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο που περιέχει το όνομα και τη διεύθυνση ενός πελάτη ή μια αναφορά που περιέχει τα οικονομικά αποτελέσματα του τελευταίου τριμήνου, δεν αποτελούν πλέον απλώς στατικές αναφορές. Μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες από βάσεις δεδομένων και εφαρμογές, να τις αναθεωρήσετε και να τις εξαγάγετε στην ίδια ή σε άλλη βάση δεδομένων ή εφαρμογή.

Βασικά σενάρια XML

Ακολουθούν τυπικά σενάρια στα οποία ανταποκρίνονται οι δυνατότητες της XML:

  • Επέκταση της λειτουργικότητας υπαρχόντων προτύπων Excel, με αντιστοίχιση των στοιχείων XML σε υπάρχοντα κελιά. Με αυτόν τον τρόπο διευκολύνεται η εισαγωγή και η εξαγωγή δεδομένων XML στα πρότυπά σας, χωρίς να χρειάζεται να τα ξανασχεδιάσετε.

  • Χρήση δεδομένων XML ως είσοδο σε υπάρχοντα μοντέλα υπολογισμού, με αντιστοίχιση στοιχείων XML σε υπάρχοντα υπολογιστικά φύλλα.

  • Εισαγωγή αρχείων δεδομένων XML σε νέο βιβλίο εργασίας.

  • Εισαγωγή δεδομένων XML προερχόμενων από υπηρεσία Web στο φύλλο εργασίας του Excel.

  • Εξαγωγή δεδομένων από αντιστοιχισμένα κελιά σε αρχεία δεδομένων XML ανεξάρτητα από άλλα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας.

Η βασική διαδικασία χρήσης δεδομένων XML στο Excel

Το παρακάτω διάγραμμα εξηγεί πώς συνεργάζονται τα διάφορα αρχεία και οι λειτουργίες όταν χρησιμοποιείτε XML με το Excel. Ουσιαστικά, υπάρχουν τρεις φάσεις στη διαδικασία.

Επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας του Excel με δεδομένα XML

Επεξήγηση 1 Προσθήκη αρχείου σχήματος XML (.xsd) σε ένα βιβλίο εργασίας.

Επεξήγηση 2 Αντιστοίχιση στοιχείων σχήματος XML σε μεμονωμένα κελιά ή λίστες XML.

Επεξήγηση 3 Εισαγωγή αρχείου δεδομένων XML (.xml) και σύνδεση των στοιχείων XML σε αντιστοιχισμένα κελιά.

Επεξήγηση 4 Εισαγωγή δεδομένων, μετακίνηση αντιστοιχισμένων κελιών και αξιοποίηση λειτουργικότητας του Excel, με παράλληλη διατήρηση της δομής XML και των ορισμών.

Επεξήγηση 5 Εξαγωγή αναθεωρημένων δεδομένων από αντιστοιχισμένα κελιά σε ένα αρχείο δεδομένων XML.

Χρήση δεδομένων XML

Όταν εισαγάγετε τα δεδομένα ενός αρχείου XML σε μια υπάρχουσα αντιστοίχιση XML στο βιβλίο εργασίας σας, συνδέετε τα δεδομένα από το αρχείο με μια αντιστοίχιση XML αποθηκευμένη στο βιβλίο εργασίας σας. Αυτό σημαίνει ότι κάθε στοιχείο στο αρχείο δεδομένων XML έχει ένα αντίστοιχο στοιχείο στο σχήμα XML, το οποίο έχετε αντιστοιχίσει από ένα αρχείο σχήματος XML ή από ένα έμμεσο σχήμα. Κάθε αντιστοίχιση XML μπορεί να έχει μόνο μία σύνδεση δεδομένων και μια σύνδεση δεδομένων XML συνδέεται με όλες τις αντιστοιχίσεις που δημιουργήθηκαν από την ίδια αντιστοίχιση XML.

Μπορείτε να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες αντιστοίχισης XML (Στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες αντιστοίχισης.), στο οποίο υπάρχουν τρεις επιλογές (όλες από προεπιλογή) που μπορείτε να ορίσετε ή να καταργήσετε για να ελέγξετε τη συμπεριφορά μιας σύνδεσης δεδομένων XML:

  • Επικύρωση δεδομένων με βάση τη διάταξη εισαγωγής και εξαγωγής    Καθορίζει εάν Excel επικυρώσει δεδομένων σύμφωνα με την αντιστοίχιση XML κατά την εισαγωγή δεδομένων. Ορίστε αυτήν την επιλογή όταν θέλετε να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα XML που εισάγετε συμμορφώνεται με το σχήμα XML.

  • Αντικατάσταση δεδομένων που υπάρχουν με νέα δεδομένα    Καθορίζει εάν αντικαθίσταται δεδομένων κατά την εισαγωγή δεδομένων. Ορίστε αυτήν την επιλογή όταν θέλετε να αντικαταστήσετε τα τρέχοντα δεδομένα με νέα δεδομένα, για παράδειγμα, όταν ενημερωμένα δεδομένα περιέχεται στο νέο αρχείο δεδομένων XML.

  • Προσάρτηση νέων δεδομένων σε υπάρχον XML λίστες    Καθορίζει εάν τα περιεχόμενα του αρχείου προέλευσης δεδομένων είναι προσαρτημένο σε υπάρχοντα δεδομένα στο φύλλο εργασίας. Ορίστε αυτήν την επιλογή, για παράδειγμα, κατά τη συνολική εικόνα δεδομένων από πολλές παρόμοια αρχεία δεδομένων XML σε μια λίστα XML ή δεν θέλετε να αντικαταστήσετε τα περιεχόμενα ενός κελιού που περιέχει μια συνάρτηση.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων με χρήση του "Οδηγού σύνδεσης δεδομένων"

Μπορείτε να ανοίξετε τον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων" για να συνδεθείτε με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων OLE DB ή ODBC που έχει ήδη οριστεί. Για να ανοίξετε τον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων", στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Από τον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων".

Εάν επιλέξετε την επιλογή προέλευσης δεδομένων Άλλο/Σύνθετο στον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων", μπορείτε να προβάλετε μια λίστα με τις διαθέσιμες υπηρεσίες παροχής OLE DB στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων. Επίσης, η υπηρεσία παροχής Microsoft OLE DB για προγράμματα οδήγησης ODBC σας επιτρέπει την πρόσβαση σε προελεύσεις δεδομένων ODBC. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κάθε καρτέλας του παραθύρου διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια του παραθύρου διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων.

Γενικά, για να προσδιορίσετε τις πληροφορίες σύνδεσης στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων, κάντε τα εξής:

  • Κάντε κλικ στην καρτέλα Υπηρεσία παροχής, επιλέξτε την υπηρεσία παροχής OLE DB και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο. Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζεται η καρτέλα Σύνδεση, στην οποία μπορείτε να εισαγάγετε συγκεκριμένες πληροφορίες σύνδεσης για τη συγκεκριμένη υπηρεσία παροχής OLE DB.

    Κάθε υπηρεσία παροχής OLE DB προσδιορίζει συγκεκριμένες πληροφορίες σύνδεσης. Για παράδειγμα η υπηρεσία παροχής Microsoft OLE DB για τον SQL Server απαιτεί όνομα διακομιστή, θέση διακομιστή και όνομα χρήστη. Ίσως, επίσης, θέλετε να ορίσετε πρόσθετες πληροφορίες, όπως ο κωδικός πρόσβασης ή εάν θέλετε να χρησιμοποιείτε την ενσωματωμένη ασφάλεια των Microsoft Windows.

  • Κάντε κλικ στην καρτέλα Για προχωρημένους για να παράσχετε πρόσθετες πληροφορίες, όπως οι ρυθμίσεις δικτύου και τα δικαιώματα πρόσβασης.

  • Κάντε κλικ στην καρτέλα Όλες για να ορίσετε τις ιδιότητες προετοιμασίας της συγκεκριμένης υπηρεσίας παροχής OLE DB.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν είναι δυνατό το φιλτράρισμα ή η συμμετοχή δεδομένων στον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων".

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων με χρήση του Microsoft Query

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για την εισαγωγή δεδομένων. (Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από το Microsoft Query.) Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για να ρυθμίσετε αρχεία προέλευσης δεδομένων ODBC, για να ανακτήσετε δεδομένα. Στο Microsoft Query, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό για να δημιουργήσετε ένα απλό ερώτημα ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σύνθετα κριτήρια στο ερώτημα για να δημιουργήσετε ένα πιο σύνθετο ερώτημα και κάντε τα εξής:

  • Φιλτράρισμα γραμμών ή στηλών δεδομένων πριν από τη μεταφορά τους στο Excel.

  • Δημιουργήστε μια ερώτημα παραμέτρων.

  • Ταξινόμηση δεδομένων πριν από τη μεταφορά τους στο Excel.

  • Συμμετοχή σε πολλαπλούς πίνακες.

Το Microsoft Query παρέχει ένα απλό προσκήνιο, εύκολα προσβάσιμο από το Excel, για την εκτέλεση αυτών των ειδικών εργασιών ερωτήματος.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων με προγραμματισμό και χρήση συναρτήσεων

Εάν είστε προγραμματιστής, υπάρχουν αρκετές προσεγγίσεις μέσα στο Excel, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την εισαγωγή δεδομένων:

  • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Visual Basic for Applications για να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων. Ανάλογα με το αρχείο προέλευσης δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αντικείμενα δεδομένων ActiveX ή αντικείμενα πρόσβασης δεδομένων για να ανακτήσετε τα δεδομένα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε μια συμβολοσειρά σύνδεσης στον κώδικα που καθορίζει τις πληροφορίες σύνδεσης. Χρήση μιας συμβολοσειράς σύνδεσης είναι χρήσιμη, για παράδειγμα, όταν θέλετε να αποφύγετε να απαιτείται από τους διαχειριστές συστήματος ή τους χρήστες να πρώτα να δημιουργήσετε ένα αρχείο σύνδεσης ή να απλοποιήσετε την εγκατάσταση της εφαρμογής σας.

  • Εάν εισαγάγετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων SQL Server, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα-πελάτη SQL Native Client, το οποίο είναι μια μεμονωμένη διασύνδεση προγραμματισμού εφαρμογών (API) για πρόσβαση δεδομένων που χρησιμοποιείται από το OLE DB και το ODBC. Συνδυάζει την υπηρεσία παροχής SQL OLE DB και το πρόγραμμα οδήγησης SQL ODBC σε μία εγγενή, δυναμική βιβλιοθήκη συνδέσεων (DLL), ενώ ταυτόχρονα παρέχει νέες λειτουργίες που είναι χωριστές και διακριτές από τα Microsoft Data Access Components (MDAC). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα-πελάτη SQL Native Client για τη δημιουργία νέων εφαρμογών ή την ενίσχυση εφαρμογών που υπάρχουν ήδη, ώστε να εκμεταλλευτούν τις πιο πρόσφατες δυνατότητες του SQL Server, όπως τα πολλαπλώς ενεργά σύνολα αποτελεσμάτων (Multiple Active Result Sets-MARS), οι Τύποι καθορισμένοι από το χρήστη (UDT) και η υποστήριξη τύπων δεδομένων XML.

  • Η συνάρτηση RTD ανακτά δεδομένα σε πραγματικό χρόνο από ένα πρόγραμμα που υποστηρίζει αυτοματοποίηση COM. RTD COM αυτοματισμού στο πρόσθετο πρέπει να δημιουργηθεί και καταχωρηθεί σε έναν τοπικό υπολογιστή.

  • Η πρόταση SQL. Συνάρτηση αίτηση συνδέεται με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων και εκτελεί ένα ερώτημα από φύλλο εργασίας. Η πρόταση SQL. Request και, στη συνέχεια, επιστρέφει το αποτέλεσμα ως πίνακα χωρίς την ανάγκη προγραμματισμού μακροεντολής. Εάν αυτή η συνάρτηση δεν είναι διαθέσιμη, πρέπει να εγκαταστήσετε το Microsoft Excel πρόσθετο πρόγραμμα ODBC (XLODBC. XLA). Μπορείτε να εγκαταστήσετε το πρόσθετο του από το Office.com.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία Visual Basic for Applications, ανατρέξτε στη Βοήθεια για τη Visual Basic.

Αρχή της σελίδας

Αύξηση ασφάλειας στην πρόσβαση δεδομένων

Όταν συνδέεστε με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων ή ανανεώνετε δεδομένα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα πιθανά ζητήματα ασφαλείας και τι μπορείτε να κάνετε σχετικά με αυτά τα ζητήματα ασφαλείας. Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες οδηγίες και βέλτιστες πρακτικές για να διασφαλίσετε τα δεδομένα σας.

Αρχή της σελίδας

Αποθήκευση συνδέσεων δεδομένων σε αξιόπιστη τοποθεσία

Ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων περιέχει ένα ή περισσότερα ερωτήματα που χρησιμοποιούνται για την ανανέωση εξωτερικών δεδομένων. Αντικαθιστώντας αυτό το αρχείο, ένας χρήστης με κακόβουλες προθέσεις μπορεί να σχεδιάσει ένα ερώτημα, ώστε να αποκτήσει πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες και να τις διανείμει σε άλλους χρήστες ή να εκτελέσει άλλες επιβλαβείς ενέργειες. Για αυτό το λόγο, είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι:

  • Το αρχείο σύνδεσης έχει συνταχθεί από αξιόπιστο πρόσωπο.

  • Το αρχείο σύνδεσης είναι ασφαλές και είναι αποθηκευμένο σε μια αξιόπιστη θέση.

Για να συμβάλετε στη βελτίωση της ασφάλειας, ίσως θελήσετε να απενεργοποιήσετε τις συνδέσεις με εξωτερικά δεδομένα στον υπολογιστή σας. Για να συνδεθείτε με δεδομένα κατά το άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας, πρέπει να ενεργοποιήσετε τις συνδέσεις δεδομένων χρησιμοποιώντας τη γραμμή του Κέντρου αξιοπιστίας ή τοποθετώντας το βιβλίο εργασίας σε μια αξιόπιστη θέση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στις συνδέσεις της σελίδας Δείτε επίσης.

Αρχή της σελίδας

Χρήση διαπιστευτηρίων με ασφαλή τρόπο

Η πρόσβαση σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων συνήθως απαιτεί πιστοποιήσεις (όπως όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης) οι οποίες χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο ταυτότητας του χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι αυτά τα διαπιστευτήρια σας έχουν παραχωρηθεί με ασφαλή τρόπο και ότι δεν αποκαλύπτετε κατά λάθος αυτά τα διαπιστευτήρια σε άλλους.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Χρησιμοποιήστε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που συνδυάζουν κεφαλαία και πεζά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα. Αδύναμους κωδικούς πρόσβασης μην συνδυάζετε αυτά τα στοιχεία. Ισχυρό κωδικό πρόσβασης: Y6dh! et5. Απλός κωδικός πρόσβασης: House27. Οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να είναι 8 ή περισσότερους χαρακτήρες στο μήκος. Μια φράση πρόσβασης που χρησιμοποιεί 14 ή περισσότερους χαρακτήρες είναι καλύτερη. Είναι σημαντικό να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασής σας. Αν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασής σας, Microsoft δεν είναι δυνατό να το ανακτήσετε. Αποθήκευση των κωδικών πρόσβασης που συντάσσετε προς τα κάτω σε ασφαλές σημείο μακριά από τις πληροφορίες που βοηθούν να προστατεύσετε.

Αποφύγετε την αποθήκευση των πληροφοριών σύνδεσης κατά τη σύνδεση με προελεύσεις δεδομένων. Οι πληροφορίες αυτές μπορούν να αποθηκευτούν ως απλό κείμενο στο βιβλίο εργασίας και στο αρχείο σύνδεσης και κατά συνέπεια κάποιος κακόβουλος χρήστης να μπορεί να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές θέτοντας σε κίνδυνο την ασφάλεια του αρχείου προέλευσης δεδομένων.

Όταν είναι δυνατό, χρησιμοποιήστε τον Έλεγχο ταυτότητας των Windows (που αναφέρεται επίσης ως αξιόπιστη σύνδεση), που χρησιμοποιεί ένα λογαριασμό χρήστη των Windows για σύνδεση με τον SQL Server. Όταν ένας χρήστης συνδέεται μέσω λογαριασμού χρήστη των Windows, ο SQL Server χρησιμοποιεί πληροφορίες στο λειτουργικό σύστημα των Windows, για να επικυρώσει το όνομα του λογαριασμού και τον κωδικό πρόσβασης. Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήστε τον Έλεγχο ταυτότητας των Windows, ο διαχειριστής διακομιστή πρέπει να ρυθμίσει τις παραμέτρους του SQL Server, ώστε να χρησιμοποιεί αυτή την κατάσταση λειτουργίας ελέγχου ταυτότητας. Εάν ο Έλεγχος ταυτότητας των Windows δεν είναι διαθέσιμος, αποφύγετε να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες σύνδεσης χρήστη σε ένα βιβλίο εργασία ή ένα αρχείο σύνδεσης. Είναι πιο ασφαλές για τους χρήστες να εισάγουν πληροφορίες σύνδεσης κάθε φορά που συνδέονται.

Αρχή της σελίδας

Δημοσίευση με ασφάλεια στις υπηρεσίες Excel Services

Όταν συνδέεστε με μια πρόσβαση δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας υπηρεσιών Excel Services για να επιλέξετε μια μέθοδο ελέγχου ταυτότητας κατά την πρόσβαση στην προέλευση δεδομένων των υπηρεσιών Excel Services. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια από τις ακόλουθες επιλογές για να συνδεθείτε με την προέλευση δεδομένων:

  • Έλεγχος ταυτότητας των Windows    Επιλέξτε αυτήν τη δυνατότητα για να χρησιμοποιήσετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης των Windows για τον τρέχοντα χρήστη. Αυτή είναι η πιο ασφαλής μέθοδος, αλλά μπορεί να επηρεαστούν οι επιδόσεις όταν υπάρχουν πολλοί χρήστες.

  • SSS    Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη συμβολοσειρά κατάλληλο αναγνώρισης στο πλαίσιο κειμένου " Αναγνωριστικό SSS ". Ένας διαχειριστής τοποθεσίας να ρυθμίσετε μια τοποθεσία του SharePoint για να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων της υπηρεσίας ασφαλούς αποθήκευσης όπου μπορούν να αποθηκευτούν ένα όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης. Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι η πιο αποτελεσματική όταν υπάρχουν πολλοί χρήστες.

  • Κανένας    Ορίστε αυτήν την επιλογή για να αποθηκεύσετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης στο αρχείο σύνδεσης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η ρύθμιση ελέγχου ταυτότητας χρησιμοποιείται μόνο από τις υπηρεσίες Excel Services και όχι από το Microsoft Excel. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι πραγματοποιείται πρόσβαση στα ίδια δεδομένα, ανεξάρτητα από το εάν ανοίγετε το βιβλίο εργασίας στο Excel ή στις υπηρεσίες Excel Services, βεβαιωθείτε ότι η ρύθμιση ελέγχου ταυτότητας στο Excel είναι η ίδια.

Για να βελτιώσετε την ασφάλεια με τις συνδέσεις σας, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη συνδέσεων δεδομένων (DCL). Μια DCL είναι μια ειδική βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint που μπορεί να οριστεί ως βιβλιοθήκη αξιόπιστης θέσης και που διευκολύνει την αποθήκευση, ασφαλούς, κοινή χρήση και διαχείριση των αρχείων ODC. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής ίσως χρειαστεί να μετακινήσετε μια βάση δεδομένων από ένα διακομιστή δοκιμής σε ένα διακομιστή παραγωγής ή ενημέρωση ενός ερωτήματος που έχει πρόσβαση στα δεδομένα. Χρησιμοποιώντας ένα αρχείο ODC αποθηκευτεί σε μια DCL, η διαχείριση των πληροφοριών σύνδεσης είναι πολύ πιο εύκολο και πρόσβαση στα δεδομένα των χρηστών είναι πιο εύκολη, επειδή όλα τα βιβλία εργασίας χρησιμοποιούν το ίδιο αρχείο σύνδεσης και μιας λειτουργίας ανανέωσης (εάν του υπολογιστή-πελάτη ή διακομιστή) φέρνει τις ενημερωμένες αλλαγές σε αυτό το αρχείο σύνδεσης. Μπορείτε ακόμα να ρυθμίσετε στον SharePoint Server και υπολογιστή-πελάτη ενός χρήστη για να εντοπίσει αυτόματα τις αλλαγές στη σύνδεση αρχείου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την πιο ενημερωμένη έκδοση αυτού του αρχείου σύνδεσης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Microsoft SharePoint Foundation 2010 Βοήθειας της κεντρικής διαχείρισης.

Αρχή της σελίδας

Θέματα σχετικά με τη σύνδεση με δεδομένα

Οι ενότητες που ακολουθούν εξηγούν αρκετά θέματα που ενδέχεται να συναντήσετε κατά τη σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα

Αρχή της σελίδας

Θέμα: Ο χώρος στο δίσκο εξαντλείται κατά την απόπειρα εισαγωγής δεδομένων.

Εάν ο χώρος στο δίσκο εξαντλείται όταν συνδέεστε με εξωτερικά δεδομένα, εξετάστε το ενδεχόμενο να πραγματοποιήσετε τις ακόλουθες ενέργειες:

Ελέγχου και αύξηση διαθέσιμο χώρο στο δίσκο    Για να ελευθερώσετε χώρο στον σκληρό σας δίσκο, δοκιμάστε να Άδειασμα του Κάδου Ανακύκλωσης, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των περιττών αρχείων και, στη συνέχεια, να τα καταργήσετε από τον σκληρό σας δίσκο ή κατάργηση στοιχείων των Windows που δεν χρησιμοποιείτε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την απελευθέρωση χώρου στο σκληρό δίσκο, ανατρέξτε στη Βοήθεια των Windows.

Στρατηγικές που μπορείτε να δοκιμάσετε όταν ο χώρος στο δίσκο είναι περιορισμένος    Εάν έχετε μόνο ένα περιορισμένο χρονικό διαθέσιμο χώρο στο σκληρό σας δίσκο, δοκιμάστε τα εξής:

Το Microsoft Query    Κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

  • Απλοποιήστε το ερώτημά σας    Βεβαιωθείτε ότι συμπεριλάβατε μόνο τις πίνακες και τα πεδία που απαιτούνται για το ερώτημά σας. Εάν το ερώτημα περιέχει περιττές πίνακες ή πεδία, διαγράψτε τα από το ερώτημα για να μειώσετε το μέγεθος του ένα προσωρινό αρχείο ερωτήματος.

  • Ορισμός χρήση κριτηρίων για να μειώσετε το μέγεθος του αποτελέσματος    Χρήση κριτηρίων για να ανακτήσετε μόνο συγκεκριμένες εγγραφές, αντί να ανακτήσετε όλες τις εγγραφές από μια βάση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στη Βοήθεια για το Microsoft Query.

  • Ορίστε ένα όριο στον αριθμό των εγγραφών που επιστρέφονται από το ερώτημα    Περιορισμός του αριθμού εγγραφών που επιστρέφει το ερώτημα. Στο Microsoft Query, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές στο μενού Επεξεργασία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Περιορισμός του πλήθους των καρτελών που επιστρέφουν στην περιοχή ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τον μέγιστο αριθμό εγγραφών για να επιστρέψετε στο πλαίσιο εγγραφές.

Οδηγός σύνδεσης δεδομένων    Παρόλο που δεν μπορείτε να περιορίσετε τα δεδομένα μέσω του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων, ίσως μπορείτε να περιορίσετε τα δεδομένα από την προέλευση δεδομένων, καθορίζοντας ένα ερώτημα στο αρχείο προέλευσης δεδομένων. Εάν δεν έχετε τη δυνατότητα ή δικαιωμάτων για να ορίσετε ένα ερώτημα στην προέλευση δεδομένων, επικοινωνήστε με το διαχειριστή δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Θέμα: Πού βρίσκεται ο "Οδηγός κύβου OLAP";

Ο "Οδηγός κύβου OLAP" στο Microsoft Query, ο οποίος δημιούργησε έναν κύβο OLAP από μια βάση δεδομένων Jet, δεν είναι πλέον διαθέσιμος στο Excel.

Αρχή της σελίδας

Θέμα: Τι απέγιναν οι υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων;

Οι υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων που παρουσιάστηκαν στο Microsoft Office 2003, χρησιμοποιούν ένα αρχείο καθολικής σύνδεσης δεδομένων (UDC) (.udcx) για πρόσβαση στις υπηρεσίες Web και τη δημιουργία ερωτήματος σε διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων.

Στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων στη σελίδα Καλώς ορίσατε στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε το Microsoft Business Solutions ή υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων επιλογές προέλευσης δεδομένων. Η επιλογή υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων σάς επιτρέπει να επιλέξετε δύο υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων: λίστες υπηρεσιών Windows SharePoint Services, που ανακτά δεδομένα από λίστες και βιβλιοθήκες εγγράφων σε έναν διακομιστή με SharePoint Foundation, και Microsoft SQL Server, ο οποίος ανακτά δεδομένα από το Microsoft SQL Server 2000 ή νεότερη έκδοση.

Αν και ο "Οδηγός σύνδεσης δεδομένων" δεν υποστηρίζει πλέον την επεξεργασία των αρχείων σύνδεσης UDC, το Excel συνεχίζει να υποστηρίζει τις υπάρχουσες συνδέσεις υπηρεσιών ανάκτησης δεδομένων και εξακολουθείτε να μπορείτε να ανανεώσετε αυτές τις συνδέσεις.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×