Επισκόπηση σύνδεσης (εισαγωγής) δεδομένων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Αυτό το άρθρο αναφοράς περιγράφεται η εισαγωγή και τη σύνδεση δεδομένων. Θα μάθετε σχετικά με τις εργασίες όπως η εισαγωγή ενημέρωση, ασφάλεια και τη διαχείριση δεδομένων σε φύλλα εργασίας του Excel 2007 σας.

Σε αυτό το άρθρο

Εργασία με συνδέσεις με εξωτερικά δεδομένα

Ανανέωση δεδομένων

Εισαγωγή δεδομένων από προελεύσεις δεδομένων

Δημιουργία πιο ασφαλή πρόσβαση σε δεδομένα

Ζητήματα σχετικά με τη σύνδεση με δεδομένα

Εργασία με συνδέσεις εξωτερικών δεδομένων

Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν τον τρόπο εξωτερικές συνδέσεις δεδομένων, και πώς μπορείτε να βρείτε επεξεργασία, διαχείριση και κοινή χρήση των πληροφοριών σύνδεσης με άλλες εφαρμογές και τους χρήστες.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση των βασικών στοιχείων των συνδέσεων δεδομένων

Δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel μπορεί να προέρχονται από δύο διαφορετικές τοποθεσίες. Τα δεδομένα μπορεί να είναι αποθηκευμένα απευθείας στο βιβλίο εργασίας ή να είναι αποθηκευμένα σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως ένα αρχείο κειμένου, μια βάση δεδομένων ή έναν κύβο ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας (OLAP). Αυτό το αρχείο προέλευσης εξωτερικών δεδομένων είναι συνδεδεμένο με το βιβλίο εργασίας μέσω μιας σύνδεσης δεδομένων, το οποίο είναι ένα σύνολο των πληροφοριών που περιγράφει τον τρόπο για να εντοπίσετε, να συνδεθείτε στο και να αποκτήσει πρόσβαση στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Το βασικό πλεονέκτημα της σύνδεσης με εξωτερικά δεδομένα είναι ότι μπορείτε να αναλύετε περιοδικά αυτά τα δεδομένα χωρίς να επανειλημμένα αντιγράψετε τα δεδομένα, που είναι μια λειτουργία που μπορεί να είναι χρονοβόρα και ευνοεί σφάλματος. Μετά τη σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε να επίσης αυτόματη ανανέωση (ή να ενημερώσετε) βιβλία εργασίας του Excel από την αρχική προέλευση δεδομένων κάθε φορά που το αρχείο προέλευσης δεδομένων ενημερώνεται με νέες πληροφορίες.

Οι πληροφορίες σύνδεσης αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας και μπορούν, επίσης, να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο σύνδεσης, όπως ένα αρχείο πληροφοριών σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) (.odc) ή ένα αρχείο ονόματος προέλευσης δεδομένων (.dsn).

Για να μεταφέρετε εξωτερικά δεδομένα στο Excel, χρειάζεστε πρόσβαση στα δεδομένα. Εάν η εξωτερική προέλευση δεδομένων που θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση δεν είναι στον τοπικό σας υπολογιστή, ίσως χρειαστεί να επικοινωνήσετε με το διαχειριστή της βάσης δεδομένων για έναν κωδικό πρόσβασης, δικαιώματα χρήστη ή άλλες πληροφορίες σύνδεσης. Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων είναι μια βάση δεδομένων, βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων δεν ανοίγει σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων είναι ένα αρχείο κειμένου ή ένα υπολογιστικό φύλλο, βεβαιωθείτε ότι κάποιος άλλος χρήστης δεν έχει το άνοιγμα για αποκλειστική χρήση.

Πολλές προελεύσεις δεδομένων απαιτούν πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή υπηρεσία παροχής OLE DB για το συντονισμό της ροής των δεδομένων ανάμεσα στο Excel, το αρχείο σύνδεσης και την προέλευση δεδομένων.

Στο ακόλουθο διάγραμμα συνοψίζονται τα κύρια σημεία σχετικά με τις συνδέσεις δεδομένων.

Σύνδεση με εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων

1. υπάρχουν μια ποικιλία προελεύσεων δεδομένων που μπορείτε να συνδεθείτε: υπηρεσιών ανάλυσης του SQL Server, Microsoft Office Access, άλλες OLAP και σχεσιακές βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα και αρχεία κειμένου.

2. πολλές προελεύσεις δεδομένων έχουν ένα σχετικό πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή της υπηρεσίας παροχής OLE DB.

3. ένα αρχείο σύνδεσης καθορίζει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την πρόσβαση και να ανακτήσετε δεδομένα από μια προέλευση δεδομένων.

4. πληροφορίες σύνδεσης αντιγράφεται από ένα αρχείο σύνδεσης σε ένα βιβλίο εργασίας και μπορούν να υποστούν επεξεργασία.

5. τα δεδομένα αντιγράφεται σε ένα βιβλίο εργασίας, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όπως ακριβώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα απευθείας στο βιβλίο εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Εύρεση συνδέσεων

Για την εύρεση αρχείων σύνδεσης, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Υπάρχουσες συνδέσεις. (Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Υπάρχουσες συνδέσεις.) Χρησιμοποιώντας αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να δείτε τους εξής τύπους συνδέσεων:

  • Συνδέσεις του βιβλίου εργασίας   

    Αυτή η λίστα εμφανίζει όλες τις τρέχουσες συνδέσεις στο βιβλίο εργασίας. Η λίστα δημιουργείται από συνδέσεις που έχετε ήδη ορίσει, που δημιουργήσατε χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων ή από τις συνδέσεις που έχετε επιλέξει προηγουμένως ως μια σύνδεση από το παράθυρο διαλόγου.

  • Αρχεία σύνδεσης στον υπολογιστή σας   

    Αυτή η λίστα δημιουργείται από το φάκελο Προσωπικά αρχεία προέλευσης δεδομένων που συνήθως είναι αποθηκευμένος στο φάκελο Τα έγγραφά μου (Windows XP) ή Έγγραφα (Windows Vista).

  • Αρχεία σύνδεσης στο δίκτυο   

    Αυτή η λίστα μπορεί να δημιουργηθεί από τα εξής:

    • Ένα σύνολο φακέλων στο τοπικό δίκτυο, τη θέση που μπορεί να αναπτυχθεί σε όλο το δίκτυο ως μέρος της ανάπτυξης των πολιτικών ομάδας του Microsoft Office.

    • Μια Excel Services βιβλιοθήκη συνδέσεων δεδομένων (DCL) σε μια τοποθεσία Microsoft Office SharePoint Server 2007. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις βιβλιοθήκες DCL, ανατρέξτε στο θέμα Δημοσίευση στις υπηρεσίες Excel Services.

Αρχή της σελίδας

Επεξεργασία ιδιοτήτων συνδέσεων

Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε το Excel ως πρόγραμμα επεξεργασίας αρχείου σύνδεσης για να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε συνδέσεις με εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων που έχουν αποθηκευτεί σε ένα βιβλίο εργασίας ή ένα αρχείο σύνδεσης. Εάν δεν είναι δυνατή η εύρεση της σύνδεσης που θέλετε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για περισσότερα, ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Νέο αρχείο προέλευσης για να εκκινήσει ο "Οδηγός σύνδεσης δεδομένων".

Αφού δημιουργήσετε τη σύνδεση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης (στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.) για να ελέγξετε τις διάφορες ρυθμίσεις για τις συνδέσεις σε εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, και Για να χρησιμοποιήσετε, επαναχρησιμοποίηση ή εναλλαγή αρχεία σύνδεσης.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο σύνδεσης για να συνδεθείτε με μια προέλευση δεδομένων, το Excel αντιγράφει τις πληροφορίες σύνδεσης από το αρχείο σύνδεσης στο βιβλίο εργασίας του Excel. Όταν κάνετε αλλαγές χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης, επεξεργάζεστε τις πληροφορίες σύνδεσης δεδομένων που είναι αποθηκευμένα στο τρέχον βιβλίο εργασίας του Excel και όχι το αρχικό αρχείο σύνδεσης δεδομένων που μπορεί να έχουν χρησιμοποιηθεί για να δημιουργήσετε τη σύνδεση, που υποδεικνύεται από το όνομα του αρχείου που εμφανίζεται στην ιδιότητα Αρχείο σύνδεσης στην καρτέλα Ορισμός. Αφού επεξεργαστείτε τις πληροφορίες σύνδεσης (με εξαίρεση τις ιδιότητες Σύνδεσης όνομα και Περιγραφή σύνδεσης ), η σύνδεση με το αρχείο σύνδεσης καταργείται και απενεργοποιείται η ιδιότητα Αρχείο σύνδεσης.

Για να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο σύνδεσης χρησιμοποιείται πάντα κατά την ανανέωση μιας προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε Να γίνεται πάντα προσπάθεια χρήσης αυτού του αρχείου για ανανέωση δεδομένων στην καρτέλα Ορισμός. Επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο ελέγχου εξασφαλίζετε ότι θα χρησιμοποιούνται πάντα οι ενημερώσεις του αρχείου σύνδεσης από όλα τα βιβλία εργασίας που χρησιμοποιούν το συγκεκριμένο αρχείο σύνδεσης, στο οποίο πρέπει, επίσης, να έχει οριστεί αυτή η ιδιότητα.

Αρχή της σελίδας

Διαχείριση συνδέσεων

Χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις βιβλίου εργασίας , μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε αυτές τις συνδέσεις, όπως τη δημιουργία, επεξεργασία και διαγραφή τους. (Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή συνδέσεις.) Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πλαίσιο διαλόγου για να κάνετε τα εξής:

  • Δημιουργία, επεξεργασία, ανανέωση και διαγραφή συνδέσεων που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας.

  • Επιβεβαιώστε την προέλευση των εξωτερικών δεδομένων όταν, για παράδειγμα, η σύνδεση καθορίστηκε από κάποιον άλλο χρήστη.

  • Υποδείξτε σε ποιο σημείο του τρέχοντος βιβλίου εργασίας χρησιμοποιείται η κάθε σύνδεση.

  • Εντοπίστε τυχόν μηνύματα σφάλματος σχετικά με τις συνδέσεις προς εξωτερικά δεδομένα.

  • Ανακατευθύνετε μια σύνδεση προς ένα διαφορετικό διακομιστή ή αρχείο προέλευσης δεδομένων ή αντικαταστήστε το αρχείο σύνδεσης για μια υπάρχουσα σύνδεση.

  • Διευκόλυνση δημιουργίας και κοινής χρήσης αρχείων σύνδεσης μεταξύ των χρηστών.

Αρχή της σελίδας

Κοινή χρήση συνδέσεων

Αρχεία σύνδεσης είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για κοινή χρήση των συνδέσεων με βάση τη συνεπή, έτσι ώστε να είναι πιο εύχρηστο, συμβολή στη βελτίωση της ασφάλειας τους και τη διευκόλυνση της διαχείρισης των αρχείων προέλευσης δεδομένων. Ο καλύτερος τρόπος για να κάνετε κοινή χρήση αρχείων σύνδεσης είναι να τα τοποθετήσετε σε μια ασφαλής και αξιόπιστη θέση, όπως ένα φάκελο δικτύου ή μια βιβλιοθήκη του SharePoint, όπου οι χρήστες να διαβάσετε το αρχείο αλλά μόνο που καθορίζεται από τους χρήστες να τροποποιήσετε το αρχείο.

Χρήση αρχείων ODC

Μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία σύνδεσης δεδομένων Office (ODC) (.odc), σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα μέσω του παραθύρου διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων ή με χρήση του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων για να συνδεθείτε σε νέες προελεύσεις δεδομένων. Ένα αρχείο ODC χρησιμοποιεί προσαρμοσμένες ετικέτες HTML και XML για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες σύνδεσης. Μπορείτε εύκολα να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του αρχείου στο Office Excel.

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε από κοινού αρχεία σύνδεσης με άλλα άτομα, ώστε να τους εκχωρήσετε την ίδια πρόσβαση που διαθέτετε και εσείς σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων. Δεν είναι απαραίτητη η ρύθμιση μιας προέλευσης δεδομένων από άλλους χρήστες για το άνοιγμα του αρχείου σύνδεσης, αλλά ίσως χρειαστεί να εγκαταστήσουν το πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή την υπηρεσία παροχής OLE DB που απαιτούνται για πρόσβαση στα εξωτερικά δεδομένα του υπολογιστή τους.

Τα αρχεία ODC είναι η προτεινόμενη μέθοδος σύνδεσης με δεδομένα και κοινής χρήσης δεδομένων. Μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε άλλα παραδοσιακά αρχεία σύνδεσης (DSN, UDL και αρχεία ερωτήματος) σε αρχείο ODC ανοίγοντας το αρχείο σύνδεσης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Εξαγωγή αρχείου σύνδεσης της καρτέλας Ορισμός στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης.

Χρήση αρχείων ερωτήματος

Τα αρχεία ερωτήματος είναι αρχεία κειμένου που περιέχουν πληροφορίες προέλευσης δεδομένων, όπως το όνομα του διακομιστή όπου βρίσκονται τα δεδομένα και πληροφορίες σύνδεσης που παρέχετε κατά τη δημιουργία προέλευσης δεδομένων. Τα αρχεία ερωτήματος είναι ένας παραδοσιακός τρόπος για την κοινή χρήση ερωτημάτων με άλλους χρήστες του Excel.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος .dqy     Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για να αποθηκεύσετε αρχεία .dqy που περιέχουν ερωτήματα για δεδομένα από σχεσιακές βάσεις δεδομένων ή αρχεία κειμένου. Όταν ανοίγετε αυτά τα αρχεία στο Microsoft Query, μπορείτε να προβάλετε τα δεδομένα στο ερώτημα και να επιλέξετε διαφορετικά δεδομένα για το ερώτημα για να ανακτήσετε. Μπορείτε να αποθηκεύσετε για οποιοδήποτε ερώτημα που δημιουργείτε, είτε με τη χρήση του Οδηγού ερωτήματος ή απευθείας στο Microsoft Query.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος .oqy     Μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία .oqy για να συνδεθείτε με δεδομένα σε μια βάση δεδομένων OLAP, είτε σε ένα διακομιστή είτε σε μια αρχείο κύβου εκτός σύνδεσης (.cub). Όταν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό σύνδεσης περιγράφεται στο Microsoft Query για να δημιουργήσετε μια προέλευση δεδομένων για μια βάση δεδομένων OLAP ή έναν κύβο, δημιουργείται αυτόματα ένα αρχείο .oqy. Επειδή οι βάσεις δεδομένων OLAP δεν είναι οργανωμένες σε εγγραφές ή τους πίνακες, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ερωτήματα ή αρχεία .dqy για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις βάσεις δεδομένων.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος .rqy     Excel μπορεί να ανοίξει αρχεία ερωτήματος στην τεκμηρίωση για την υποστήριξη OLE DB προγράμματα οδήγησης προέλευσης δεδομένων που χρησιμοποιούν αυτήν τη μορφή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην τεκμηρίωση για το πρόγραμμα οδήγησης.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος πληροφορίες     Το Microsoft Query να ανοίξετε και να αποθηκεύσετε αρχεία ερωτήματος σε μορφή πληροφορίες για χρήση με προηγούμενες εκδόσεις του Microsoft Query που δεν είναι δυνατό να ανοίξει αρχεία .dqy. Εάν έχετε ένα αρχείο ερωτήματος σε μορφή πληροφορίες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο Excel, ανοίξτε το αρχείο στο Microsoft Query και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το ως αρχείο .dqy. Για πληροφορίες σχετικά με την αποθήκευση αρχείων .dqy, ανατρέξτε στη Βοήθεια για το Microsoft Query.

Χρήση των αρχείων ερωτήματος .iqy στο Web     Το Excel μπορεί να ανοίξει αρχεία ερωτήματος .iqy στο Web για να ανακτήσετε δεδομένα από το Web.

Αρχή της σελίδας

Χρήση περιοχών και ιδιοτήτων εξωτερικών δεδομένων

Η περιοχή εξωτερικών δεδομένων (γνωστή και ως πίνακας ερωτήματος) είναι ένα καθορισμένο όνομα ή ένα όνομα πίνακα που καθορίζει τη θέση των δεδομένων που έχουν μεταφερθεί σε ένα φύλλο εργασίας. Όταν συνδέεστε με εξωτερικά δεδομένα, το Excel αυτόματα δημιουργεί μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Η μοναδική εξαίρεση σε αυτό είναι μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα που είναι συνδεδεμένη με μια προέλευση δεδομένων, η οποία δεν δημιουργεί μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Στο Excel, μπορείτε να μορφοποιήσετε και να διατάξετε μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή να τη χρησιμοποιήσετε σε υπολογισμούς, όπως και τα άλλα δεδομένα.

Το Excel δίνει αυτόματα ένα όνομα στις περιοχές εξωτερικών δεδομένων ως εξής:

  • Οι περιοχές εξωτερικών δεδομένων από αρχεία πληροφοριών σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) παίρνουν το ίδιο όνομα με το όνομα αρχείου.

  • Περιοχές εξωτερικών δεδομένων από βάσεις δεδομένων ονομάζονται με το όνομα του ερωτήματος. Από προεπιλογή Ερώτημα_από_προέλευσης είναι το όνομα του αρχείου προέλευσης δεδομένων που χρησιμοποιήσατε για να δημιουργήσετε το ερώτημα.

  • Οι περιοχές εξωτερικών δεδομένων από αρχεία κειμένου παίρνουν το όνομα του αρχείου κειμένου.

  • Περιοχές εξωτερικών δεδομένων από ερωτήματα Web ονομάζονται με το όνομα της ιστοσελίδας από όπου ανακτήθηκαν τα δεδομένα.

Εάν το φύλλο εργασίας σας διαθέτει περισσότερες από μία περιοχές εξωτερικών δεδομένων από την ίδια προέλευση, οι περιοχές αριθμούνται. Για παράδειγμα, Το_κείμενό_μου, Το_κείμενό_μου_1, Το_κείμενό_μου_2 κ.ο.κ.

Μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων έχει πρόσθετες ιδιότητες (δεν πρέπει να τις συγχέετε με τις ιδιότητες σύνδεσης) που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε τα δεδομένα, όπως είναι η διατήρηση της μορφοποίησης κελιών και του πλάτους στηλών. Μπορείτε να τροποποιήσετε τις ιδιότητες αυτής της περιοχής εξωτερικών δεδομένων, εάν επιλέξετε Ιδιότητες στην ομάδα Συνδέσεις της καρτέλας Δεδομένα και, στη συνέχεια, πραγματοποιήσετε τις αλλαγές σας στα παράθυρα διαλόγου Ιδιότητες περιοχής δεδομένων από εξωτερική πηγή ή Ιδιότητες εξωτερικών δεδομένων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση μιας σύνοψης ή αναφοράς που βασίζεται σε εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε να δώσετε σε άλλους ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο αναφοράς. Μια πρότυπο αναφοράς σάς επιτρέπει να αποθηκεύσετε τη σύνοψη ή την έκθεση χωρίς να αποθηκεύσετε τα εξωτερικά δεδομένα, έτσι ώστε το αρχείο είναι μικρότερο. Όταν ένας χρήστης ανοίγει το πρότυπο αναφοράς ανάκτηση των εξωτερικών δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση της υποστήριξης προέλευσης δεδομένων στο Excel και στις υπηρεσίες Excel Services

Υπάρχουν αρκετά αντικείμενα δεδομένων (όπως μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων και μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα) τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συνδεθείτε σε διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων. Ωστόσο, ο τύπος της προέλευσης δεδομένων με την οποία συνδέεστε είναι διαφορετικός για κάθε αντικείμενο δεδομένων. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να ανανεώσετε συνδεδεμένα δεδομένα στις υπηρεσίες Excel Services, αλλά υπάρχουν πρόσθετοι περιορισμοί και επιλύσεις που θα πρέπει να γνωρίζετε.

Αντικείμενο δεδομένων του Excel και υποστήριξη προέλευσης δεδομένων

Ο πίνακας που ακολουθεί συνοψίζει τις προελεύσεις δεδομένων που υποστηρίζονται για κάθε αντικείμενο δεδομένων στο Excel.

Υποστηριζόμενες προελεύσεις δεδομένων

Excel
δεδομένων
αντικειμένου

Δημιουργεί
εξωτερικών
δεδομένων
περιοχή;

OLE
DB

ODBC

Κείμενο
αρχείου

HTML
αρχείου

XML
αρχείου

Κοινή χρήση -
σημείο
λίστας

Οδηγός εισαγωγής κειμένου

Ναι

Όχι

Όχι

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα
(μη-OLAP)

Όχι

Ναι

Ναι

Ναι

Όχι

Όχι

Ναι

Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα
(OLAP)

Όχι

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

Όχι

Όχι

Πίνακας του Excel

Ναι

Ναι

Ναι

Όχι

Όχι

Ναι

Ναι

Αντιστοίχιση XML

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

Όχι

Ναι

Όχι

Ερώτημα στο Web

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

Ναι

Ναι

Όχι

Οδηγός σύνδεσης δεδομένων

Ναι

Ναι

Ναι

Ναι

Ναι

Ναι

Ναι

Microsoft Query

Ναι

Όχι

Ναι

Ναι

Όχι

Όχι

Όχι

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτά τα αρχεία, ένα αρχείο κειμένου που εισάγονται με χρήση του Οδηγού εισαγωγής κειμένου, ένα αρχείο XML που εισαγάγατε, χρησιμοποιώντας μια αντιστοίχιση XML και HTML ή αρχείο XML που εισαγάγατε, χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα στο Web μην χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα οδήγησης ODBC ή η υπηρεσία παροχής OLE DB για να κάνετε τη σύνδεση με την προέλευση δεδομένων.

Υπηρεσίες Excel Services και υποστήριξη προέλευσης δεδομένων

Εάν θέλετε να εμφανίσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel στις υπηρεσίες Excel Services, μπορείτε να συνδεθείτε και ανανέωση δεδομένων, αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα. Υπηρεσίες Excel Services δεν υποστηρίζει περιοχές εξωτερικών δεδομένων, γεγονός που σημαίνει ότι δεν υποστηρίζει τις υπηρεσίες Excel Services συνδεδεμένο με ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων, ένα ερώτημα στο Web, μια αντιστοίχιση XML ή το Microsoft Query ενός πίνακα του Excel.

Ωστόσο, μπορείτε να επιλύσετε αυτόν τον περιορισμό, χρησιμοποιώντας έναν Συγκεντρωτικό πίνακα για να συνδεθείτε με το αρχείο προέλευσης δεδομένων, και, στη συνέχεια, σχεδίαση και διάταξη του Συγκεντρωτικού Πίνακα ως δισδιάστατη πίνακα χωρίς επίπεδα, ομάδων ή μερικά αθροίσματα, έτσι ώστε όλα επιθυμητοί γραμμής και εμφανίζονται οι τιμές της στήλης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού πίνακα για να κάνετε εξωτερικά δεδομένα πίνακα διαθέσιμη στις υπηρεσίες Excel Services.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση των Microsoft Data Access Components

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2,8 περιλαμβάνεται με το Microsoft Windows Server 2003, τα Windows Vista και Windows XP SP2. Με MDAC, μπορείτε να συνδεθείτε και να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από μια ευρεία ποικιλία προελεύσεων δεδομένων σχεσιακές και σχεσιακή. Μπορείτε να συνδεθείτε σε πολλές διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων με τη χρήση προγραμμάτων οδήγησης Open Database Connectivity (ODBC) ή υπηρεσίες παροχής OLE DB, που είτε ενσωματωμένο και αποσταλεί από τη Microsoft ή αναπτύχθηκε από διάφορες τρίτους κατασκευαστές. Κατά την εγκατάσταση του Microsoft Office, τα πρόσθετα προγράμματα οδήγησης ODBC και τις υπηρεσίες παροχής OLE DB προστίθενται στον υπολογιστή σας.

Για να δείτε την πλήρη λίστα των υπηρεσιών παροχής OLE DB που είναι εγκατεστημένες στον υπολογιστή σας, εμφανίστε το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων από ένα αρχείο Data Link και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Υπηρεσία παροχής.

Για να δείτε την πλήρη λίστα των υπηρεσιών παροχής ODBC που είναι εγκατεστημένες στον υπολογιστή σας, εμφανίστε το παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής βάσης δεδομένων ODBC και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προγράμματα οδήγησης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προγράμματα οδήγησης ODBC και υπηρεσίες παροχής OLE DB άλλων κατασκευαστών, για να λάβετε πληροφορίες από άλλα αρχεία προέλευσης δεδομένων, εκτός της Microsoft, καθώς και από άλλους τύπους βάσεων δεδομένων ODBC και OLE DB. Εάν θέλετε πληροφορίες σχετικά με την εγκατάσταση αυτών των προγραμμάτων οδήγησης ODBC ή των υπηρεσιών παροχής OLE DB, ανατρέξτε στην τεκμηρίωση της συγκεκριμένης βάσης δεδομένων ή επικοινωνήστε με τον προμηθευτή της βάσης δεδομένων σας.

Αρχή της σελίδας

Χρήση του ODBC για σύνδεση με αρχεία προέλευσης δεδομένων

Στις ακόλουθες ενότητες περιγράφεται με περισσότερες λεπτομέρειες το Open Database Connectivity (ODBC).

Η αρχιτεκτονική ODBC

Στην αρχιτεκτονική ODBC, μια εφαρμογή (όπως το Excel) συνδέεται στη Διαχείριση προγραμμάτων οδήγησης ODBC, η οποία με τη σειρά της χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα οδήγησης ODBC (όπως το πρόγραμμα οδήγησης ODBC του Microsoft SQL) για να συνδεθεί με μια προέλευση δεδομένων (όπως μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server).

Καθορισμός πληροφοριών σύνδεσης

Για να συνδεθείτε με αρχεία προέλευσης δεδομένων ODBC, κάντε τις εξής ενέργειες:

  1. Βεβαιωθείτε ότι το κατάλληλο πρόγραμμα οδήγησης ODBC είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή που περιέχει το αρχείο προέλευσης δεδομένων.

  2. Προσδιορίστε ένα όνομα προέλευσης δεδομένων (DSN) χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση προέλευσης δεδομένων ODBC για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες σύνδεσης στο μητρώο ή ένα αρχείο DSN, ή μια συμβολοσειρά σύνδεσης στον κώδικα Microsoft Visual Basic για να περάσετε τις πληροφορίες σύνδεσης απευθείας στη Διαχείριση προγράμματος οδήγησης ODBC.

    Για να προσδιορίσετε μια προέλευση δεδομένων, στα Windows Vista, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας Ελέγχου. Επιλέξτε Σύστημα και Συντήρηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία διαχείρισης. Στα Windows XP και τον Windows Server, επιλέξτε Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας Ελέγχου. Επιλέξτε Επιδόσεις και Συντήρηση, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία διαχείρισης και, στη συνέχεια, Προελεύσεις δεδομένων (ODBC). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια σε κάθε παράθυρο διαλόγου.

Προελεύσεις δεδομένων υπολογιστή

Αρχεία προέλευσης δεδομένων υπολογιστή αποθηκεύουν πληροφορίες σύνδεσης στο μητρώο, σε ένα συγκεκριμένο υπολογιστή, με όνομα που ορίζονται από το χρήστη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αρχεία προέλευσης δεδομένων υπολογιστή μόνο του υπολογιστή που έχουν καθοριστεί στη. Υπάρχουν δύο τύποι αρχείων προέλευσης δεδομένων υπολογιστή — χρήστη και συστήματος. Προελεύσεις δεδομένων χρήστη μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο από τον τρέχοντα χρήστη και είναι ορατές μόνο σε αυτόν το χρήστη. Προελεύσεις δεδομένων συστήματος μπορούν να χρησιμοποιηθούν από όλους τους χρήστες σε έναν υπολογιστή και είναι ορατές σε όλους τους χρήστες του υπολογιστή.

Η προέλευση δεδομένων υπολογιστή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλετε να παρέχετε πρόσθετη ασφάλεια, επειδή διασφαλίζεται ότι μόνο οι χρήστες που είναι συνδεδεμένοι μπορούν να προβάλουν μια προέλευση δεδομένων υπολογιστή και αυτή δεν είναι δυνατό να αντιγραφεί από έναν απομακρυσμένο χρήστη σε έναν άλλο υπολογιστή.

Προελεύσεις δεδομένων αρχείου

Οι προελεύσεις δεδομένων αρχείου (γνωστές και ως αρχεία DSN) αποθηκεύουν πληροφορίες σύνδεσης σε ένα αρχείο κειμένου, όχι το μητρώο και γενικώς είναι πιο ευέλικτες στη χρήση από τις προελεύσεις δεδομένων υπολογιστή. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιγράψετε μια προέλευση δεδομένων αρχείου σε οποιονδήποτε υπολογιστή με το σωστό πρόγραμμα οδήγησης ODBC, ώστε να μπορεί να βασιστεί η εφαρμογή σας σε συνεπείς και ακριβείς πληροφορίες σύνδεσης για όλους τους υπολογιστές που χρησιμοποιεί. Διαφορετικά, μπορείτε να τοποθετήσετε την προέλευση δεδομένων αρχείου σε ένα μόνο διακομιστή, να κάνετε κοινή χρήση αυτής μεταξύ πολλών υπολογιστών στο δίκτυο και να διατηρείτε εύκολα τις πληροφορίες σύνδεσης σε μία θέση.

Ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων αρχείου μπορεί επίσης να μην έχει δυνατότητα κοινής χρήσης. Ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων αρχείου χωρίς δυνατότητα κοινής χρήσης βρίσκεται σε έναν υπολογιστή και παραπέμπει σε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων υπολογιστή. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε αρχεία προέλευσης δεδομένων αρχείου χωρίς δυνατότητα κοινής χρήσης για την πρόσβαση σε υπάρχοντα αρχεία προέλευσης δεδομένων υπολογιστή από αρχεία προέλευσης δεδομένων αρχείου.

Αρχή της σελίδας

Χρήση της OLE DB για σύνδεση με αρχεία προέλευσης δεδομένων

Στις ακόλουθες ενότητες περιγράφεται με περισσότερες λεπτομέρειες η Βάση δεδομένων σύνδεσης και ενσωμάτωσης αντικειμένων (OLE DB).

Η αρχιτεκτονική OLE DB

Στην αρχιτεκτονική OLE DB, η εφαρμογή που έχει πρόσβαση στα δεδομένα ονομάζεται καταναλωτής δεδομένων (όπως το Excel) και το πρόγραμμα που επιτρέπει εγγενή πρόσβαση στα δεδομένα ονομάζεται υπηρεσία παροχής βάσης δεδομένων (όπως η υπηρεσία παροχής Microsoft OLE DB για τον SQL Server).

Καθορισμός πληροφοριών σύνδεσης

Ένα αρχείο Universal Data Link (.udl) περιέχει τις πληροφορίες σύνδεσης που χρησιμοποιεί μια εφαρμογή λήψης δεδομένων για πρόσβαση σε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων μέσω της υπηρεσίας παροχής OLE DB του συγκεκριμένου αρχείου προέλευσης δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε τις πληροφορίες σύνδεσης κάνοντας μία από τις εξής ενέργειες:

  • Στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων για να καθορίσετε μια σύνδεση δεδομένων για μια υπηρεσία παροχής OLE DB. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων με χρήση του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων.

  • Δημιουργήστε ένα κενό αρχείο κειμένου με τύπο αρχείου .udl και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το αρχείο, το οποίο εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες Data Link.

Αρχή της σελίδας

Ανανέωση δεδομένων

Όταν συνδέεστε σε ένα αρχείο εξωτερικής προέλευσης δεδομένων, μπορείτε επίσης να εκτελέσετε μια λειτουργία ανανέωσης για να ανακτήσετε τα ενημερωμένα δεδομένα. Κάθε φορά που ανανεώνετε δεδομένα, βλέπετε την πιο πρόσφατη έκδοσή τους, μαζί με τις αλλαγές που τυχόν έγιναν στα δεδομένα μετά την τελευταία ανανέωση..

Η παρακάτω εικόνα εξηγεί τη βασική διαδικασία σχετικά με το τι συμβαίνει όταν ανανεώνετε δεδομένα που είναι συνδεμένα με μια εξωτερική πηγή δεδομένων.

Η βασική διαδικασία ανανέωσης εξωτερικών δεδομένων

1. Η διαδικασία ανανέωσης φέρνει ενημερωμένα δεδομένα.

2. το αρχείο σύνδεσης καθορίζει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για να αποκτήσετε πρόσβαση και να ανακτήσετε δεδομένα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

3. υπάρχουν μια ποικιλία προελεύσεων δεδομένων που μπορείτε να ανανεώσετε: αρχεία OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, υπολογιστικά φύλλα και κείμενο.

4. Ενημερωμένα δεδομένα προστίθενται στο τρέχον βιβλίο εργασίας.

Το Excel προσφέρει πολλές επιλογές για την ανανέωση των δεδομένων που έχουν εισαχθεί, καθώς και την ανανέωση δεδομένων όποτε και εάν ανοίξετε το βιβλίο εργασίας και την αυτόματη ανανέωση δεδομένων σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα. Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στο Excel ενώ ανανεώνονται τα δεδομένα και, επίσης, μπορείτε να ελέγξετε την κατάσταση της ανανέωσης, όσο τα δεδομένα ανανεώνονται.

Εάν το εξωτερικό αρχείο προέλευσης δεδομένων απαιτεί μια κωδικός πρόσβασης για να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα, μπορείτε να απαιτήσετε ότι ο κωδικός πρόσβασης καταχωρείται κάθε φορά που ανανεώνεται η περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από προελεύσεις δεδομένων

Windows XP, Windows Vista και του Microsoft Office παρέχει τα προγράμματα οδήγησης ODBC και τις υπηρεσίες παροχής OLE DB που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ανακτήσετε δεδομένα από τις ακόλουθες κοινές προελεύσεις δεδομένων: Microsoft Office Access, αρχεία HTML στο World Wide Web, αρχεία κειμένου, Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server Analysis Services και αρχεία XML. Χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων" και το Microsoft Query, μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση πολλές άλλες προελεύσεις δεδομένων που έχουν το κατάλληλο υπηρεσίες παροχής OLE DB και προγράμματα οδήγησης ODBC, συμπεριλαμβανομένων των άλλων Excel φύλλα εργασίας, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle και DB2.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από βάση δεδομένων της Access

Υπάρχουν πολλοί τρόποι ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ της Microsoft Office Access και του Microsoft Office Excel.

  • Για να εισαγάγετε δεδομένα στο Excel από την Access, μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα από ένα φύλλο δεδομένων της Access και να τα επικολλήσετε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, να συνδεθείτε σε μια βάση δεδομένων της Access από ένα φύλλο εργασίας του Excel ή να εξαγάγετε δεδομένα της Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.

  • Για να εισαγάγετε δεδομένα στην Access από το Excel, μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel και να τα επικολλήσετε σε ένα φύλλο δεδομένων της Access, να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε έναν πίνακα της Access ή να συνδεθείτε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel από έναν πίνακα της Access.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η λέξη "εισαγωγή" έχει δύο διαφορετικές σημασίες για το Excel και την Access. Στο Excel, η λέξη "εισαγωγή" σημαίνει τη δημιουργία μιας μόνιμης σύνδεσης σε δεδομένα με δυνατότητα ανανέωσης. Στην Access, η λέξη "εισαγωγή" σημαίνει τη μεταφορά δεδομένων στην Access μία φορά, χωρίς σύνδεση δεδομένων.

Εργασία με δεδομένα της Access στο Excel

Μπορείτε να εργαστείτε με δεδομένα της Access σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel για να επωφεληθείτε από την ανάλυση δεδομένων και δυνατότητες δημιουργίας γραφημάτων, την ευελιξία στη διάταξη των δεδομένων και τη διάταξη ή συναρτήσεις που δεν είναι διαθέσιμες στην Access.

Σύνδεση με δεδομένα της Access από το Excel

Για να μεταφέρετε δεδομένα με δυνατότητα ανανέωσης από την Access στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση με τη βάση δεδομένων της Access και να ανακτήσετε όλα τα δεδομένα από έναν πίνακα ή ένα ερώτημα. Για παράδειγμα, ενδέχεται να θέλετε να ενημερώσετε μια συνοπτική έκθεση προϋπολογισμού του Excel που διανέμετε κάθε μήνα και περιέχει τα δεδομένα του τρέχοντος μήνα.

Εξαγωγή δεδομένων της Access στο Excel

Με τη χρήση του Οδηγού εξαγωγής στην Access, μπορείτε να εξαγάγετε ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων Access, όπως ένας πίνακας, ερώτημα, φόρμα ή επιλεγμένες εγγραφές μιας προβολής σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Όταν εκτελείτε μια λειτουργία εξαγωγής, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες για μελλοντική χρήση και χρονοδιάγραμμα ακόμα και τη λειτουργία εξαγωγής ώστε να εκτελείται αυτόματα σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα.

τα παρακάτω είναι συνηθισμένα σενάρια για την εξαγωγή δεδομένων από την Access στο Excel:

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί και την Access και το Excel όταν εργάζεται με δεδομένα. Αποθηκεύετε τα δεδομένα σε βάσεις δεδομένων της Access, αλλά χρησιμοποιείτε το Excel για να αναλύσετε τα δεδομένα και να κατανείμετε τα αποτελέσματα της ανάλυσης. Η ομάδα σας εξάγει αυτή τη στιγμή δεδομένα στο Excel όταν το χρειάζεται, αλλά εσείς θέλετε να κάνετε αυτή τη διαδικασία πιο αποτελεσματική.

  • Είστε παλιός χρήστης της Access, αλλά ο προϊστάμενός σας προτιμά να προβάλλει τις εκθέσεις στο Excel. Σε τακτικά διαστήματα, αντιγράφετε τα δεδομένα στο Excel, αλλά θέλετε να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία για να μη χάνετε χρόνο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εξαγωγή δεδομένων από την Access στο Excel, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access .

Εργασία με δεδομένα του Excel στην Access

Ενδέχεται να θέλετε να εργαστείτε με δεδομένα του Excel σε μια βάση δεδομένων της Access, ώστε να εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες διαχείρισης δεδομένων, ασφάλειας ή πολλών χρηστών της Access. Αν και υπάρχουν πολλές χρήσιμες δυνατότητες στην Access, υπάρχουν δύο δυνατότητες που οι χρήστες ενδέχεται να βρουν ιδιαίτερα χρήσιμες για τα δεδομένα του Excel:

  • Αναφορές     Εάν είστε εξοικειωμένοι με το σχεδιασμό αναφορών της Access και θέλετε να συνοψίσετε και να οργανώσετε τα δεδομένα του Excel σε αυτόν τον τύπο της αναφοράς, μπορείτε να δημιουργήσετε μια έκθεση της Access. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε πιο ευέλικτες αναφορές, όπως η ομαδοποίηση και αναφορές σύνοψης, εκτυπωμένες ετικέτες και αναφορές με γραφικά.

  • Φόρμες     Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα για να βρείτε ή να εμφανίσετε δεδομένα στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα της Access. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα της Access για να εμφανίσετε πεδία σε διαφορετική σειρά από τη σειρά των στηλών στο φύλλο εργασίας σας ή μπορείτε να προβάλετε μια μακρά γραμμή δεδομένων πιο εύκολα σε μία οθόνη.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με φόρμες και αναφορές της Access, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access.

Σύνδεση με δεδομένα του Excel από την Access

Μπορείτε να συνδέσετε μια περιοχή του Excel σε μια βάση δεδομένων της Access ως πίνακα. Χρησιμοποιήστε αυτήν την προσέγγιση, όταν πρόκειται να διατηρηθεί η περιοχή στο Excel, αλλά θέλετε επίσης η περιοχή να είναι διαθέσιμη από την Access. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόν τον τύπο σύνδεσης από τη βάση δεδομένων της Access, όχι από το Excel.

Όταν κάνετε σύνδεση προς ένα φύλλο εργασίας Excel ή μια ονομαστική περιοχή, η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα που είναι συνδεδεμένος με τα κελιά προέλευσης. Όλες οι αλλαγές που κάνετε στα κελιά προέλευσης του Excel φαίνονται και στον συνδεδεμένο πίνακα. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του αντίστοιχου πίνακα της Access. Εάν θέλετε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε δεδομένα, τότε πρέπει να κάνετε τις αλλαγές στο αρχείο προέλευσης.

Τα παρακάτω είναι συνηθισμένα σενάρια για σύνδεση σε φύλλο εργασίας του Excel μέσα από την Access:

  • Θέλετε να συνεχίσετε να διατηρείτε τα δεδομένα σας σε φύλλα εργασίας του Excel, αλλά να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις πανίσχυρες δυνατότητες ερωτημάτων και εκθέσεων της Access.

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας χρησιμοποιεί την Access, αλλά είναι δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις που εργάζεστε με σε φύλλα εργασίας του Excel. Δεν θέλετε να διατηρεί αντίγραφα των εξωτερικών δεδομένων, αλλά θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να εργαστείτε με αυτά στην Access.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση δεδομένων από την Access στο Excel, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access .

Εισαγωγή δεδομένων του Excel στην Access

Για να αποθηκεύσετε δεδομένα από το Excel σε μια βάση δεδομένων της Access και για να χρησιμοποιείτε και να συντηρείτε κατόπιν τα δεδομένα στην Access, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα. Κατά την εισαγωγή δεδομένων, η Access αποθηκεύει τα δεδομένα σε έναν νέο ή υπάρχοντα πίνακα χωρίς να αλλοιώνει τα δεδομένα του Excel. Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο ένα φύλλο εργασίας κάθε φορά στη διάρκεια μιας λειτουργίας εισαγωγής. Για να κάνετε εισαγωγή δεδομένων από πολλά φύλλα εργασίας, επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής για κάθε φύλλο εργασίας.

Τα παρακάτω είναι συνηθισμένα σενάρια για την εισαγωγή δεδομένων του Excel στην Access:

  • Είστε χρήστης του Excel για πολύ καιρό αλλά στην πορεία θέλετε να χρησιμοποιήσετε την Access για να εργαστείτε με τα συγκεκριμένα δεδομένα. Θέλετε να μετακινήσετε τα δεδομένα που υπάρχουν στα φύλλα εργασίας του Excel σε μία ή περισσότερες νέες βάσεις δεδομένων της Access.

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί την Access, αλλά εσείς λαμβάνεται περιστασιακά δεδομένα σε μορφή Excel, τα οποία πρέπει να συγχωνευθούν με τις βάσεις δεδομένων της Access που διαθέτετε. Θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα φύλλα εργασίας του Excel στη βάση δεδομένων σας με την παραλαβή τους.

  • Χρησιμοποιείτε την Access για να διαχειρίζεστε τα δεδομένα σας, αλλά οι εβδομαδιαίες αναφορές που λαμβάνεται από την υπόλοιπη ομάδα σας έχουν τη μορφή φύλλων εργασίας του Excel. Θέλετε να οργανώσετε τη διαδικασία εισαγωγής για να εξασφαλίσετε ότι η εισαγωγή των δεδομένων στη βάση δεδομένων σας θα γίνεται κάθε εβδομάδα μία συγκεκριμένη ώρα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από το Web

Πολλές φορές, οι ιστοσελίδες περιέχουν πληροφορίες που είναι τέλειες για ανάλυση στο Excel. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναλύσετε τιμές μετοχών στο Excel χρησιμοποιώντας πληροφορίες που προέρχονται απευθείας από μια ιστοσελίδα. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα με δυνατότητα ανανέωσης (δηλαδή, μπορείτε να ενημερώσετε τα δεδομένα στο Excel με τα πιο πρόσφατα δεδομένα της ιστοσελίδας), ή μπορείτε να λάβετε δεδομένα από μια ιστοσελίδα και να τα διατηρήσετε στατικά στο φύλλο εργασίας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα στο Web για να ανακτήσετε δεδομένα αποθηκευμένα στο intranet ή το Internet, όπως ένας μεμονωμένος πίνακας, πολλαπλοί πίνακες ή όλο το κείμενο μιας ιστοσελίδας, και να αναλύσετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τα εργαλεία και τις δυνατότητες στο Excel. Με το κλικ ενός κουμπιού, μπορείτε εύκολα να ανανεώσετε τα δεδομένα με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες της ιστοσελίδας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ανακτήσετε και να ενημερώσετε τις τιμές μετοχών από μια δημόσια ιστοσελίδα ή να ενημερώσετε έναν πίνακα με πληροφορίες πωλήσεων από μια εταιρική ιστοσελίδα.

Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα που προέρχονται από μια ιστοσελίδα, χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ερωτήματος στο Web. (Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από το Web ). Πρέπει να έχετε πρόσβαση στο World Wide Web μέσω του intranet της εταιρείας σας ή μέσω μόντεμ στον υπολογιστή ή το δίκτυό σας ή μπορείτε να κάνετε ένα ερώτημα σε σχέση με τοπικά αρχεία HTML ή XML.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή αρχείων κειμένου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να εισαγάγετε δεδομένα από ένα αρχείο κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας. (Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από κείμενο.) Ο "Οδηγός εισαγωγής κειμένου" εξετάζει το αρχείο κειμένου που εισαγάγετε και σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα εισάγονται με τον τρόπο που θέλετε.

Υπάρχουν δύο τρόποι να εισαγάγετε δεδομένα από ένα αρχείο κειμένου χρησιμοποιώντας το Excel: Μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο κειμένου στο Excel (το οποίο δεν πραγματοποιεί σύνδεση με το αρχείο κειμένου) ή μπορείτε να εισαγάγετε το αρχείο κειμένου ως περιοχή εξωτερικών δεδομένων (η οποία πραγματοποιεί σύνδεση με το αρχείο κειμένου).

Υπάρχουν δύο μορφές κειμένου που χρησιμοποιούνται συνήθως:

  • Οριοθετημένα αρχεία κειμένου (αρχεία .txt), στα οποία ο χαρακτήρας TAB (κωδικός χαρακτήρα 009 σε κωδικοποίηση ASCII) διαχωρίζει συνήθως κάθε πεδίο κειμένου.

  • Αρχεία κειμένου με τιμές οριοθετημένες με κόμματα (αρχεία .csv), στα οποία ο χαρακτήρας κόμμα τυπικά διαχωρίζει κάθε πεδίο κειμένου.

Μπορείτε, επίσης, να αλλάξετε το διαχωριστικό χαρακτήρα που χρησιμοποιείται τόσο στα οριοθετημένα αρχεία κειμένου όσο και στα αρχεία κειμένου .csv. Αυτό ίσως να είναι απαραίτητο για να βεβαιωθείτε ότι η λειτουργία εισαγωγής ή εξαγωγής λειτουργεί με τον τρόπο που θέλετε.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από τον Microsoft SQL Server

Ο Microsoft SQL Server είναι ένα σχεσιακό πρόγραμμα βάσεων δεδομένων με πλήρεις δυνατότητες, το οποίο έχει σχεδιαστεί για λύσεις δεδομένων που εφαρμόζονται σε ολόκληρη την επιχείρηση και απαιτούν βέλτιστη απόδοση, διαθεσιμότητα, κλιμάκωση και ασφάλεια. Στο Excel, μπορείτε εύκολα να συνδεθείτε σε μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server. (Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στο στοιχείο Από άλλες προελεύσεις και στη συνέχεια, στο στοιχείο Από SQL Server.)

Όταν συνδέεστε με μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server, ο "Οδηγός σύνδεσης δεδομένων" εμφανίζει τρεις σελίδες:

  • Σελίδα 1: σύνδεση με διακομιστή βάσης δεδομένων     Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε το διακομιστή και τον τρόπο που θα συνδεθείτε με το διακομιστή βάσης δεδομένων.

  • Σελίδα 2: επιλογή βάσης δεδομένων και πίνακα    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε τη βάση δεδομένων, και πίνακα ή ερωτήματος.

  • Σελίδα 3: αποθήκευση δεδομένων αρχείου και σύνδεσης    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε και να περιγράψετε τις φράσεις αρχείου και αναζήτηση σύνδεσης για τον εντοπισμό του αρχείου.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από τις Υπηρεσίες ανάλυσης του Microsoft SQL Server

Υπηρεσίες ανάλυσης (ένα στοιχείο του Microsoft SQL Server) που υποστηρίζει η επιχειρηματική ευφυΐα και είναι ένα foundation για συστήματα ανάλυσης ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας (OLAP), πινάκων στοχοθεσίας βασικός δείκτης απόδοσης (KPI), εξόρυξης δεδομένων και πίνακα εργαλείων αναφοράς συστήματα . Στο Excel, μπορείτε εύκολα να συνδεθείτε με μια βάση δεδομένων OLAP υπηρεσιών ανάλυσης, χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία παροχής OLAP. (Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από υπηρεσίες ανάλυσης.) Μια υπηρεσία παροχής OLAP είναι ένα σύνολο του λογισμικού που παρέχει πρόσβαση σε έναν συγκεκριμένο τύπο βάσης δεδομένων OLAP. Αυτό το λογισμικό μπορεί να περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα οδήγησης αρχείου προέλευσης δεδομένων και άλλο λογισμικό προγράμματος-πελάτη που είναι απαραίτητες για να συνδεθείτε με μια βάση δεδομένων. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα για να συνδεθείτε με μια υπηρεσία παροχής OLAP.

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση δεδομένων OLAP όταν δεν είστε συνδεδεμένοι από την προέλευση δεδομένων OLAP. Ένα αρχείο κύβου εκτός σύνδεσης είναι ένα αρχείο με επέκταση .cub που αποθηκεύει ένα τμήμα του το δεδομένα προέλευσης από μια βάση δεδομένων διακομιστή OLAP. Χρήση ενός αρχείου κύβου χωρίς σύνδεση για να συνεχίσετε να κάνετε αλλαγές σε αναφορές Συγκεντρωτικού πίνακα και Συγκεντρωτικού γραφήματος, όταν ο διακομιστής είναι διαθέσιμος ή όταν δεν είστε συνδεδεμένοι στο δίκτυο.

Όταν συνδέεστε με ένα Microsoft SQL Server Analysis Services, του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων εμφανίζει τρεις σελίδες:

  • Σελίδα 1: σύνδεση με διακομιστή βάσης δεδομένων     Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε το διακομιστή και τον τρόπο που θα συνδεθείτε με το διακομιστή βάσης δεδομένων.

  • Σελίδα 2: επιλογή βάσης δεδομένων και πίνακα    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε τη βάση δεδομένων και τον κύβο.

  • Σελίδα 3: αποθήκευση δεδομένων αρχείου και σύνδεσης    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα για να καθορίσετε και να περιγράψετε τις φράσεις αρχείου και αναζήτηση σύνδεσης για τον εντοπισμό του αρχείου.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων XML

Office Excel διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων επεκτάσιμη γλώσσα σήμανσης (XML) που έχει δημιουργηθεί από άλλες βάσεις δεδομένων και εφαρμογές, αντιστοίχιση στοιχείων XML από ένα σχήμα XML σε κελιά του φύλλου εργασίας, και να αναθεωρηθεί η εξαγωγή δεδομένων XML για αλληλεπίδραση με άλλες βάσεις δεδομένων και εφαρμογές. Θεωρήστε ότι αυτές τις νέες δυνατότητες XML ως μετατροπή Excel σε μια γεννήτρια αρχείο δεδομένων XML με ένα οικείο περιβάλλον εργασίας χρήστη.

Με αντιστοιχίσεις XML, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε, να τον προσδιορισμό και να εξαγάγετε συγκεκριμένα τμήματα επιχειρηματικών δεδομένων από έγγραφα του Excel. Για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο που περιέχει το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη ή μια έκθεση που περιέχει τα οικονομικά αποτελέσματα του τελευταίου τριμήνου δεν είναι πλέον απλώς στατική αναφορών. Εύκολα, μπορείτε να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες από βάσεις δεδομένων και εφαρμογές, να αναθεωρήσετε και να το εξαγάγετε σε ίδια ή άλλες βάσεις δεδομένων και τις εφαρμογές.

Βασικά σενάρια XML

Ακολουθούν τυπικά σενάρια στα οποία ανταποκρίνονται οι δυνατότητες της XML:

  • Επέκταση της λειτουργικότητας υπαρχόντων προτύπων Excel, με αντιστοίχιση των στοιχείων XML σε υπάρχοντα κελιά. Με αυτόν τον τρόπο διευκολύνεται η εισαγωγή και η εξαγωγή δεδομένων XML στα πρότυπά σας, χωρίς να χρειάζεται να τα ξανασχεδιάσετε.

  • Χρήση δεδομένων XML ως είσοδο σε υπάρχοντα μοντέλα υπολογισμού, με αντιστοίχιση στοιχείων XML σε υπάρχοντα υπολογιστικά φύλλα.

  • Εισαγωγή αρχείων δεδομένων XML σε νέο βιβλίο εργασίας.

  • Εισαγωγή δεδομένων XML προερχόμενων από υπηρεσία Web στο φύλλο εργασίας του Excel.

  • Εξαγωγή δεδομένων από αντιστοιχισμένα κελιά σε αρχεία δεδομένων XML ανεξάρτητα από άλλα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας.

Η βασική διαδικασία χρήσης δεδομένων XML στο Excel

Το παρακάτω διάγραμμα εξηγεί πώς συνεργάζονται τα διάφορα αρχεία και οι λειτουργίες όταν χρησιμοποιείτε XML με το Excel. Ουσιαστικά, υπάρχουν τρεις φάσεις στη διαδικασία.

Επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας του Excel με δεδομένα XML

Λεζάντα 1 Προσθήκη αρχείου σχήματος XML (.xsd) σε ένα βιβλίο εργασίας.

Επεξήγηση 2 Αντιστοίχιση στοιχείων σχήματος XML σε μεμονωμένα κελιά ή λίστες XML.

Επεξήγηση 3 Εισαγωγή αρχείου δεδομένων XML (.xml) και σύνδεση των στοιχείων XML σε αντιστοιχισμένα κελιά.

Επεξήγηση 4 Εισαγωγή δεδομένων, μετακίνηση αντιστοιχισμένων κελιών και αξιοποίηση λειτουργικότητας του Excel, με παράλληλη διατήρηση της δομής XML και των ορισμών.

Επεξήγηση 5 Εξαγωγή αναθεωρημένων δεδομένων από αντιστοιχισμένα κελιά σε ένα αρχείο δεδομένων XML.

Χρήση δεδομένων XML

Όταν εισαγάγετε τα δεδομένα ενός αρχείου XML σε μια υπάρχουσα αντιστοίχιση XML στο βιβλίο εργασίας σας, συνδέετε τα δεδομένα από το αρχείο με μια αντιστοίχιση XML αποθηκευμένη στο βιβλίο εργασίας σας. Αυτό σημαίνει ότι κάθε στοιχείο στο αρχείο δεδομένων XML έχει ένα αντίστοιχο στοιχείο στο σχήμα XML, το οποίο έχετε αντιστοιχίσει από ένα αρχείο σχήματος XML ή από ένα έμμεσο σχήμα. Κάθε αντιστοίχιση XML μπορεί να έχει μόνο μία σύνδεση δεδομένων και μια σύνδεση δεδομένων XML συνδέεται με όλες τις αντιστοιχίσεις που δημιουργήθηκαν από την ίδια αντιστοίχιση XML.

Μπορείτε να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες αντιστοίχισης XML (στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες αντιστοίχισης.), όπου υπάρχουν τρεις επιλογές, όλα σε από προεπιλογή, τα οποία μπορείτε να ορίσετε ή καταργήστε την επιλογή για να ελέγξετε τη συμπεριφορά ενός δεδομένων XML σύνδεση:

  • Επικύρωση δεδομένων με βάση τη διάταξη εισαγωγής και εξαγωγής    Καθορίζει εάν Excel επικυρώσει δεδομένων σύμφωνα με την αντιστοίχιση XML κατά την εισαγωγή δεδομένων. Ορίστε αυτήν την επιλογή όταν θέλετε να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα XML που εισάγετε συμμορφώνεται με το σχήμα XML.

  • Αντικατάσταση δεδομένων που υπάρχουν με νέα δεδομένα    Καθορίζει εάν αντικαθίσταται δεδομένων κατά την εισαγωγή δεδομένων. Ορίστε αυτήν την επιλογή όταν θέλετε να αντικαταστήσετε τα τρέχοντα δεδομένα με νέα δεδομένα, για παράδειγμα, όταν ενημερωμένα δεδομένα περιέχεται στο νέο αρχείο δεδομένων XML.

  • Προσάρτηση νέων δεδομένων σε υπάρχον XML λίστες    Καθορίζει εάν τα περιεχόμενα του αρχείου προέλευσης δεδομένων είναι προσαρτημένο σε υπάρχοντα δεδομένα στο φύλλο εργασίας. Ορίστε αυτήν την επιλογή, για παράδειγμα, κατά τη συνολική εικόνα δεδομένων από πολλές παρόμοια αρχεία δεδομένων XML σε μια λίστα XML ή δεν θέλετε να αντικαταστήσετε τα περιεχόμενα ενός κελιού που περιέχει μια συνάρτηση.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων με χρήση του "Οδηγού σύνδεσης δεδομένων"

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων για να συνδεθείτε με μια OLE DB και ODBC εξωτερική προέλευση δεδομένων που έχει ήδη καθοριστεί. Για να ανοίξετε τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από Οδηγό σύνδεσης δεδομένων.

Εάν επιλέξετε την επιλογή προέλευσης δεδομένων Άλλο/Σύνθετο στον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων", μπορείτε να προβάλετε μια λίστα με τις διαθέσιμες υπηρεσίες παροχής OLE DB στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων. Επίσης, η υπηρεσία παροχής Microsoft OLE DB για προγράμματα οδήγησης ODBC σας επιτρέπει την πρόσβαση σε προελεύσεις δεδομένων ODBC. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κάθε καρτέλας του παραθύρου διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια του παραθύρου διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων.

Σε γενικές γραμμές, για να καθορίσετε πληροφορίες σύνδεσης στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων, κάντε τα εξής:

  • Κάντε κλικ στην καρτέλα υπηρεσία παροχής που χρησιμοποιείτε, επιλέξτε την υπηρεσία παροχής OLE DB και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο, για να εμφανίσετε την καρτέλα σύνδεση, για να εισαγάγετε συγκεκριμένες πληροφορίες σύνδεσης για αυτήν την υπηρεσία παροχής OLE DB.

    Κάθε υπηρεσία παροχής OLE DB καθορίζει συγκεκριμένες πληροφορίες σύνδεσης. Για παράδειγμα, Microsoft OLE DB για SQL Server απαιτεί ένα όνομα διακομιστή, θέση του διακομιστή και όνομα χρήστη και μπορεί να θέλετε να ορίσετε πρόσθετες πληροφορίες, όπως έναν κωδικό πρόσβασης ή εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη ασφάλεια των Microsoft Windows.

  • Κάντε κλικ στην καρτέλα Για προχωρημένους για να παράσχετε πρόσθετες πληροφορίες, όπως οι ρυθμίσεις δικτύου και τα δικαιώματα πρόσβασης.

  • Κάντε κλικ στην καρτέλα Όλες για να ορίσετε τις ιδιότητες προετοιμασίας της συγκεκριμένης υπηρεσίας παροχής OLE DB.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν είναι δυνατό το φιλτράρισμα ή η συμμετοχή δεδομένων στον "Οδηγό σύνδεσης δεδομένων".

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων με χρήση του Microsoft Query

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για την εισαγωγή δεδομένων. (Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από το Microsoft Query.) Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για να ρυθμίσετε αρχεία προέλευσης δεδομένων ODBC, για να ανακτήσετε δεδομένα. Στο Microsoft Query, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό για να δημιουργήσετε ένα απλό ερώτημα ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σύνθετα κριτήρια στο ερώτημα για να δημιουργήσετε ένα πιο σύνθετο ερώτημα και κάντε τα εξής:

  • Φιλτράρισμα γραμμών ή στηλών δεδομένων πριν από τη μεταφορά τους στο Excel.

  • Δημιουργήστε μια ερώτημα παραμέτρων.

  • Ταξινόμηση δεδομένων πριν από τη μεταφορά τους στο Excel.

  • Συμμετοχή σε πολλαπλούς πίνακες.

Το Microsoft Query παρέχει ένα απλό προσκήνιο, εύκολα προσβάσιμο από το Excel, για την εκτέλεση αυτών των ειδικών εργασιών ερωτήματος.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων με προγραμματισμό και χρήση συναρτήσεων

Εάν είστε προγραμματιστής, υπάρχουν αρκετές προσεγγίσεις μέσα στο Excel, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την εισαγωγή δεδομένων:

  • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Visual Basic for Applications για να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων. Ανάλογα με το αρχείο προέλευσης δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αντικείμενα δεδομένων ActiveX ή αντικείμενα πρόσβασης δεδομένων για να ανακτήσετε τα δεδομένα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε μια συμβολοσειρά σύνδεσης στον κώδικα που καθορίζει τις πληροφορίες σύνδεσης. Χρήση μιας συμβολοσειράς σύνδεσης είναι χρήσιμη, για παράδειγμα, όταν θέλετε να αποφύγετε να απαιτείται από τους διαχειριστές συστήματος ή τους χρήστες να πρώτα να δημιουργήσετε ένα αρχείο σύνδεσης ή να απλοποιήσετε την εγκατάσταση της εφαρμογής σας.

  • Εάν κάνετε εισαγωγή δεδομένων από μια βάση δεδομένων SQL Server, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης SQL Native Client, που είναι μια μεμονωμένη δεδομένων access διασύνδεση προγραμματισμού εφαρμογών (API) που χρησιμοποιείται για OLE DB και ODBC. Συνδυάζει το SQL υπηρεσίας παροχής OLE DB και το πρόγραμμα οδήγησης ODBC SQL σε μία βιβλιοθήκη εγγενούς, δυναμικής σύνδεσης (DLL) ενώ επίσης παρέχει νέες λειτουργίες που είναι ξεχωριστό και διακριτές από τη Microsoft Data Access Components (MDAC). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Native Client του SQL για να δημιουργήσετε νέες εφαρμογές ή να βελτιώσουν υπάρχουσες εφαρμογές που να επωφεληθείτε από τις νέες δυνατότητες του SQL Server 2005, όπως πολλές ενεργό αποτέλεσμα σύνολα (MARS), τύποι ορίζονται από το χρήστη (UDT) και XML υποστήριξης τύπου δεδομένων.

  • Η συνάρτηση RTD ανακτά δεδομένα σε πραγματικό χρόνο από ένα πρόγραμμα που υποστηρίζει αυτοματοποίηση COM. RTD COM αυτοματισμού στο πρόσθετο πρέπει να δημιουργηθεί και καταχωρηθεί σε έναν τοπικό υπολογιστή.

  • Η πρόταση SQL. Συνάρτηση αίτηση συνδέεται με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων και εκτελεί ένα ερώτημα από φύλλο εργασίας. SQL. ΑΊΤΗΣΗ, στη συνέχεια, επιστρέφει το αποτέλεσμα ως πίνακα χωρίς την ανάγκη προγραμματισμού μακροεντολής. Εάν αυτή η συνάρτηση δεν είναι διαθέσιμη, πρέπει να εγκαταστήσετε το Microsoft Excel πρόσθετο πρόγραμμα ODBC (XLODBC. XLA). Μπορείτε να εγκαταστήσετε το πρόσθετο του από την τοποθεσία του Microsoft Office Online στο Web.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία Visual Basic for Applications, ανατρέξτε στη Βοήθεια για τη Visual Basic.

Αρχή της σελίδας

Αύξηση ασφάλειας στην πρόσβαση δεδομένων

Όταν συνδεθείτε με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων ή ανανέωση των δεδομένων, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πιθανά ζητήματα ασφαλείας και να γνωρίζετε τι μπορείτε να κάνετε σχετικά με αυτά τα θέματα ασφάλειας. Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω οδηγίες και βέλτιστες πρακτικές για την προστασία των δεδομένων σας.

Αρχή της σελίδας

Αποθήκευση συνδέσεων δεδομένων σε αξιόπιστη τοποθεσία

Ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων περιέχει ένα ή περισσότερα ερωτήματα που χρησιμοποιούνται για την ανανέωση εξωτερικών δεδομένων. Αντικαθιστώντας αυτό το αρχείο, ένας χρήστης με κακόβουλες προθέσεις μπορεί να σχεδιάσει ένα ερώτημα, ώστε να αποκτήσει πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες και να τις διανείμει σε άλλους χρήστες ή να εκτελέσει άλλες επιβλαβείς ενέργειες. Για αυτό το λόγο, είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι:

  • Το αρχείο σύνδεσης έχει συνταχθεί από αξιόπιστο πρόσωπο.

  • Το αρχείο σύνδεσης είναι ασφαλής και προέρχεται από μια αξιόπιστη θέση.

Για να βελτιώσετε την ασφάλεια, μπορεί να απενεργοποιηθεί συνδέσεις προς εξωτερικά δεδομένα στον υπολογιστή σας. Για να συνδεθείτε με δεδομένα κατά το άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας, πρέπει να ενεργοποιήσετε συνδέσεις δεδομένων, χρησιμοποιώντας τη γραμμή του Κέντρου αξιοπιστίας ή τοποθετώντας το βιβλίο εργασίας σε μια αξιόπιστη θέση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, κατάργηση ή αλλαγή μιας αξιόπιστης θέσης για τα αρχεία σας, Προσθήκη, κατάργηση ή προβολή αξιόπιστου εκδότηκαι να προβάλετε τις ρυθμίσεις ασφαλείας στο Κέντρο αξιοπιστίας.

Αρχή της σελίδας

Χρήση διαπιστευτηρίων με ασφαλή τρόπο

Η πρόσβαση σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων συνήθως απαιτεί πιστοποιήσεις (όπως όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης) οι οποίες χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο ταυτότητας του χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι αυτά τα διαπιστευτήρια σας έχουν παραχωρηθεί με ασφαλή τρόπο και ότι δεν αποκαλύπτετε κατά λάθος αυτά τα διαπιστευτήρια σε άλλους.

Χρησιμοποιείτε πάντοτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που συνδυάζουν κεφαλαία με πεζά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα. Οι απλοί κωδικοί πρόσβασης δεν συνδυάζουν αυτά τα στοιχεία. Ισχυρός κωδικός πρόσβασης: Y6dh!et5. Απλός κωδικός πρόσβασης: House27. Οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να έχουν μήκος 8 ή περισσότερων χαρακτήρων. Μια φράση πρόσβασης που χρησιμοποιεί 14 ή περισσότερους χαρακτήρες είναι προτιμότερη.

Είναι σημαντικό να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασης που έχετε. Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, η Microsoft δεν είναι δυνατό να τον ανακτήσει. Αποθηκεύστε τους κωδικούς πρόσβασης που σημειώνετε σε ασφαλές σημείο και μακριά από τις πληροφορίες, για τις οποίες βοηθούν την προστασία τους.

Αποφύγετε την αποθήκευση πληροφοριών σύνδεσης κατά τη σύνδεση σε προελεύσεις δεδομένων. Οι πληροφορίες μπορούν να αποθηκευτούν ως απλό κείμενο στο βιβλίο εργασίας και το αρχείο σύνδεσης και κακόβουλο χρήστη να αποκτήσετε πρόσβαση στις πληροφορίες παραβίασης της ασφάλειας του αρχείου προέλευσης δεδομένων.

Όταν είναι δυνατό, χρήση ελέγχου ταυτότητας των Windows (γνωστή και ως αξιόπιστη σύνδεση), που χρησιμοποιεί ένα λογαριασμό χρήστη των Windows για να συνδεθείτε με τον SQL Server. Όταν ένας χρήστης συνδέεται με ένα λογαριασμό χρήστη των Windows, SQL Server χρησιμοποιεί πληροφορίες στο λειτουργικό σύστημα των Windows για να επικυρώσει το όνομα λογαριασμού και τον κωδικό πρόσβασης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έλεγχο ταυτότητας των Windows, ένας διαχειριστής διακομιστή πρέπει να ρυθμίσετε SQL Server για να χρησιμοποιήσετε αυτήν την κατάσταση λειτουργίας ελέγχου ταυτότητας. Εάν δεν είναι διαθέσιμη ελέγχου ταυτότητας των Windows, αποφύγετε την αποθήκευση πληροφοριών σύνδεσης των χρηστών. Είναι πιο ασφαλή για τους χρήστες να εισαγάγουν τις πληροφορίες σύνδεσης κάθε φορά που συνδέονται στο.

Αρχή της σελίδας

Δημοσίευση με ασφάλεια στις υπηρεσίες Excel Services

Όταν συνδέεστε με μια πρόσβαση δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας υπηρεσιών Excel Services για να επιλέξετε μια μέθοδο ελέγχου ταυτότητας κατά την πρόσβαση στην προέλευση δεδομένων των υπηρεσιών Excel Services. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια από τις ακόλουθες επιλογές για να συνδεθείτε με την προέλευση δεδομένων:

  • Έλεγχος ταυτότητας των Windows    Επιλέξτε αυτήν τη δυνατότητα για να χρησιμοποιήσετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης των Windows για τον τρέχοντα χρήστη. Αυτή είναι η πιο ασφαλής μέθοδος, αλλά μπορεί να επηρεαστούν οι επιδόσεις όταν υπάρχουν πολλοί χρήστες.

  • SSO    Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να χρησιμοποιήσετε καθολικής σύνδεσης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη συμβολοσειρά κατάλληλο αναγνώρισης στο πλαίσιο κειμένου ΕΝΌΣ Κωδικού πρόσβασης. Ένας διαχειριστής τοποθεσίας να ρυθμίσετε μια τοποθεσία του SharePoint για να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων καθολικής σύνδεσης όπου μπορούν να αποθηκευτούν ένα όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης. Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι η πιο αποτελεσματική όταν υπάρχουν πολλοί χρήστες.

  • Κανένας    Ορίστε αυτήν την επιλογή για να αποθηκεύσετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης στο αρχείο σύνδεσης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η ρύθμιση ελέγχου ταυτότητας χρησιμοποιείται μόνο από τις υπηρεσίες Excel Services και όχι από το Microsoft Office Excel. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι γίνεται πρόσβαση στα ίδια δεδομένα, ανεξάρτητα αν ανοίγετε το βιβλίο εργασίας στο Excel ή στις υπηρεσίες Excel Services, βεβαιωθείτε ότι η ρύθμιση ελέγχου ταυτότητας στο Excel είναι η ίδια.

Για να βελτιώσετε την ασφάλεια με τις συνδέσεις σας, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη συνδέσεων δεδομένων (DCL). Μια DCL είναι μια ειδική βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint που μπορεί να οριστεί ως βιβλιοθήκη αξιόπιστης θέσης και που διευκολύνει την αποθήκευση, ασφαλούς, κοινή χρήση και διαχείριση των αρχείων ODC. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής ίσως χρειαστεί να μετακινήσετε μια βάση δεδομένων από ένα διακομιστή δοκιμής σε ένα διακομιστή παραγωγής ή ενημέρωση ενός ερωτήματος που έχει πρόσβαση στα δεδομένα. Χρησιμοποιώντας ένα αρχείο ODC αποθηκευτεί σε μια DCL, η διαχείριση των πληροφοριών σύνδεσης είναι πολύ πιο εύκολο και του χρήστη πρόσβαση σε δεδομένα είναι πιο πρακτικό, επειδή όλα τα βιβλία εργασίας που χρησιμοποιούν το ίδιο αρχείο σύνδεσης και μιας λειτουργίας ανανέωσης (αν στον υπολογιστή-πελάτη ή διακομιστή) λαμβάνει ενημερωμένες αλλαγές σε αυτό το αρχείο σύνδεσης. Μπορείτε ακόμα να ρυθμίσετε Office SharePoint Server και υπολογιστή-πελάτη ενός χρήστη για να εντοπίσει αυτόματα τις αλλαγές στη σύνδεση αρχείο και να χρησιμοποιεί την πιο ενημερωμένη έκδοση αυτού του αρχείου σύνδεσης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Office SharePoint Server 2007 Βοήθειας της κεντρικής διαχείρισης.

Αρχή της σελίδας

Θέματα σχετικά με τη σύνδεση με δεδομένα

Οι ενότητες που ακολουθούν εξηγούν αρκετά θέματα που ενδέχεται να συναντήσετε κατά τη σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα

Αρχή της σελίδας

Θέμα: Ο χώρος στο δίσκο εξαντλείται κατά την απόπειρα εισαγωγής δεδομένων.

Εάν ο χώρος στο δίσκο εξαντλείται όταν συνδέεστε με εξωτερικά δεδομένα, εξετάστε το ενδεχόμενο να πραγματοποιήσετε τις ακόλουθες ενέργειες:

Ελέγχου και αύξηση διαθέσιμο χώρο στο δίσκο     Για να ελευθερώσετε χώρο στον σκληρό σας δίσκο, δοκιμάστε να Άδειασμα του Κάδου Ανακύκλωσης, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των περιττών αρχείων και, στη συνέχεια, να τα καταργήσετε από τον σκληρό σας δίσκο ή κατάργηση στοιχείων των Windows που δεν χρησιμοποιείτε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την απελευθέρωση χώρου στο σκληρό δίσκο, ανατρέξτε στη Βοήθεια των Windows.

Στρατηγικές που μπορείτε να δοκιμάσετε όταν ο χώρος στο δίσκο είναι περιορισμένος     Εάν έχετε μόνο ένα περιορισμένο χρονικό διαθέσιμο χώρο στο σκληρό σας δίσκο, δοκιμάστε τα εξής:

Το Microsoft Query    Κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

  • Απλοποιήστε το ερώτημά σας     Βεβαιωθείτε ότι συμπεριλάβατε μόνο τις πίνακες και τα πεδία που απαιτούνται για το ερώτημά σας. Εάν το ερώτημα περιέχει περιττές πίνακες ή πεδία, διαγράψτε τα από το ερώτημα για να μειώσετε το μέγεθος του ένα προσωρινό αρχείο ερωτήματος.

  • Ορισμός χρήση κριτηρίων για να μειώσετε το μέγεθος του αποτελέσματος     Χρήση κριτηρίων για να ανακτήσετε μόνο συγκεκριμένες εγγραφές, αντί να ανακτήσετε όλες τις εγγραφές από μια βάση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στη Βοήθεια για το Microsoft Query.

  • Ορίστε ένα όριο στον αριθμό των εγγραφών που επιστρέφονται από το ερώτημα     Περιορισμός του αριθμού εγγραφών που επιστρέφει το ερώτημα. Στο Microsoft Query, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές στο μενού Επεξεργασία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Περιορισμός του πλήθους των καρτελών που επιστρέφουν στην περιοχή ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τον μέγιστο αριθμό εγγραφών για να επιστρέψετε στο πλαίσιο εγγραφές.

Οδηγός σύνδεσης δεδομένων     Παρόλο που δεν μπορείτε να περιορίσετε τα δεδομένα μέσω του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων, ίσως μπορείτε να περιορίσετε τα δεδομένα από την προέλευση δεδομένων, καθορίζοντας ένα ερώτημα στο αρχείο προέλευσης δεδομένων. Εάν δεν έχετε τη δυνατότητα ή δικαιωμάτων για να ορίσετε ένα ερώτημα στην προέλευση δεδομένων, επικοινωνήστε με το διαχειριστή δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Θέμα: Πού βρίσκεται ο "Οδηγός κύβου OLAP";

Ο οδηγός κύβο OLAP στο Microsoft Query, για να δημιουργήσετε έναν κύβο OLAP από μια βάση δεδομένων Jet, δεν είναι πλέον διαθέσιμη στο Excel.

Αρχή της σελίδας

Θέμα: Τι απέγιναν οι υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων;

Οι υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων που παρουσιάστηκαν στο Microsoft Office 2003, χρησιμοποιούν ένα αρχείο καθολικής σύνδεσης δεδομένων (UDC) (.udcx) για πρόσβαση στις υπηρεσίες Web και τη δημιουργία ερωτήματος σε διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων.

Στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων στη σελίδα Καλώς ορίσατε στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε το Microsoft Business Solutions ή υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων επιλογές προέλευσης δεδομένων. Η επιλογή υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων σάς επιτρέπει να επιλέξετε δύο υπηρεσίες ανάκτησης δεδομένων: λίστες υπηρεσιών Windows SharePoint Services, οι ανακτά δεδομένα από λίστες και βιβλιοθήκες εγγράφων σε έναν διακομιστή με Windows SharePoint Services και Microsoft SQL Server , που ανακτά δεδομένα από το Microsoft SQL Server 2000 ή νεότερη έκδοση.

Αν και ο "Οδηγός σύνδεσης δεδομένων" δεν υποστηρίζει πλέον την επεξεργασία των αρχείων σύνδεσης UDC, το Excel συνεχίζει να υποστηρίζει τις υπάρχουσες συνδέσεις υπηρεσιών ανάκτησης δεδομένων και εξακολουθείτε να μπορείτε να ανανεώσετε αυτές τις συνδέσεις.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×