Επισκόπηση: βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση του τρόπου χρήσης τοποθεσίας ομάδας

Επισκόπηση: βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση του τρόπου χρήσης τοποθεσίας ομάδας

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Εάν είστε κάτοχος τοποθεσίας ομάδας, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα μοντέλο διακυβέρνησης - δηλαδή, ένα μοντέλο για την αντιμετώπιση της τοποθεσίας σας πολιτικών, διαδικασιών, ρόλοι και αρμοδιότητες. Ένα μοντέλο όπως αυτό θα σας βοηθήσει Έλεγχος τρόπου χρήσης των τοποθεσιών σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων, έτσι ώστε πολλά άτομα δεν προσπαθήστε να επεξεργαστείτε ένα αρχείο την ίδια στιγμή. Εναλλακτικά, μπορεί να θέλετε να επιτρέψετε μόνο συγκεκριμένα άτομα για να δημιουργήσετε δευτερεύουσες τοποθεσίες. Σε αυτό το άρθρο παρέχει μια επισκόπηση των ιδεών και βέλτιστες πρακτικές για να σκεφτείτε κατά τη δημιουργία ενός τέτοιου είδους μοντέλου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν αναζητάτε τα βήματα για να δημιουργήσετε μια τοποθεσία, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μιας τοποθεσίας του SharePoint.

Σε αυτό το άρθρο

Τι είναι διακυβέρνηση;

Στοιχεία ενός μοντέλου διακυβέρνησης

Δημιουργία δευτερευουσών τοποθεσιών

Διαχείριση δικαιωμάτων

Αρχιτεκτονική πληροφοριών

Απαίτηση ανάληψης ελέγχου αρχείων

Παρακολούθηση εκδόσεων

Απαίτηση έγκρισης εγγράφου

Παραμείνετε ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές

Δημιουργία ροών εργασίας

Ορισμός τύπων περιεχομένου

Παρακολούθηση ελέγχου

Κύκλος ζωής τοποθεσίας και απόσυρση

Όρια χώρου αποθήκευσης

Προσαρμογή

Περιήγηση

Αναζήτηση

Ρόλοι και αρμοδιότητες για την υποστήριξη της τοποθεσίας

Προστασία δεδομένων

Τι είναι διακυβέρνηση;

Ένα σημαντικό, όμως συχνά αόρατο, μέρος μιας τοποθεσίας είναι το μοντέλο διακυβέρνησής της—το σύνολο των πολιτικών, των ρόλων, των αρμοδιοτήτων και των διεργασιών που καθιερώνετε για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο τα άτομα της ομάδας σας χρησιμοποιούν το SharePoint.

Πολλές εταιρείες έχουν ένα μοντέλο διακυβέρνησης για τοποθεσίες στην κεντρική διαχείριση ή σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών, το οποίο ενδεχομένως να έχει δημιουργηθεί και συντηρηθεί από ένα τμήμα ή μια ομάδα τεχνολογιών πληροφορικής (IT).

Εάν είστε κάτοχος τοποθεσίας για μια δευτερεύουσα τοποθεσία σε μια συλλογή τοποθεσιών, όπως μια τοποθεσία ομάδας, θα ήταν χρήσιμο να δημιουργήσετε το δικό σας πρόσθετο μοντέλο διακυβέρνησης για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων θεμάτων.

Ένα μοντέλο διακυβέρνησης διευκολύνει τα εξής:

  • Ενημέρωση χρηστών τοποθεσίας για τη δημιουργία μιας νέας δευτερεύουσας τοποθεσίας όταν πρέπει, αντί της δημιουργίας λίστας ή άλλου περιεχομένου τοποθεσίας.

  • Εξασφάλιση της απόσυρσης δευτερευουσών τοποθεσιών και περιεχομένου όταν είναι παρωχημένες πλέον για να μην καταναλώνεται χώρος αποθήκευσης και να μην αλλοιώνονται τα αποτελέσματα αναζήτησης.

  • Εξασφάλιση της πρόσβασης των κατάλληλων ατόμων στο κατάλληλο περιεχόμενο.

  • Ενημέρωση κατόχων δευτερευουσών τοποθεσιών σχετικά με το ποια πρότυπα και θέματα μπορούν να χρησιμοποιήσουν.

  • Ομαλή μεταβίβαση της κατοχής μιας τοποθεσίας από ένα άτομο σε ένα άλλο.

Στοιχεία ενός μοντέλου διακυβέρνησης

Το μοντέλο διακυβέρνησης πρέπει να αντιμετωπίζει τα ακόλουθα θέματα:

  • Δημιουργία τοποθεσίας

  • Διαχείριση δικαιωμάτων

  • Αρχιτεκτονική πληροφοριών

  • Κύκλος ζωής τοποθεσίας και απόσυρση

  • Όρια χώρου αποθήκευσης

  • Ταξινόμηση πληροφοριών

  • Προσαρμογή

  • Προστασία δεδομένων

  • Περιήγηση

  • Αναζήτηση

  • Ρόλοι και αρμοδιότητες για την υποστήριξη της τοποθεσίας

Για κάποιες από αυτές τις ερωτήσεις ενδεχομένως να έχει ήδη αποφασίσει για εσάς το μοντέλο διακυβέρνησης συλλογής τοποθεσιών ή επιπέδου εταιρείας, όπως για το πόσο χώρο αποθήκευσης έχετε για την τοποθεσία σας και τι είδους προσαρμογές μπορείτε να κάνετε στη μορφή και την εμφάνιση της τοποθεσίας. Άλλες μπορεί να μην είναι σχετικές, ανάλογα με την περιπλοκότητα της τοποθεσίας ομάδας και τον αριθμό των ατόμων που τη χρησιμοποιούν. Ακόμα και εάν δεν χρειάζεται να πάρετε αποφάσεις για αυτά τα θέματα, θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζετε τι αποφάσεις έχουν ληφθεί για να μπορείτε να ενημερώσετε τους χρήστες της τοποθεσίας και να επιβάλετε τις ανάλογες πολιτικές.

Στη συνέχεια, παρατίθενται κάποια στοιχεία τα οποία θα πρέπει να έχετε υπόψη κατά τη ρύθμιση μιας νέας τοποθεσίας.

Δημιουργία δευτερευουσών τοποθεσιών

Ίσως θέλετε τα μέλη της ομάδας σας να έχουν τη δυνατότητα δημιουργίας δευτερευουσών τοποθεσιών στην περιοχή της τοποθεσίας ομάδας για χρήση σε συγκεκριμένα έργα.

Η δυνατότητα για αυτόβουλη δημιουργία δευτερευουσών τοποθεσιών μπορεί να αποτελέσει μεγάλο πλεονέκτημα για την ομάδα, αλλά η χωρίς περιορισμό δημιουργία τοποθεσιών μπορεί α οδηγήσει στο να χαθεί ο έλεγχος. Όταν οι δευτερεύουσες τοποθεσίες πληθαίνουν ανεξέλεγκτα, ενδέχεται να προκύψουν προβλήματα. Για παράδειγμα:

  • Είναι δύσκολο για τους χρήστες να βρουν την κατάλληλη δευτερεύουσα τοποθεσία ή να βεβαιωθούν ότι υπάρχει.

  • Οι πληροφορίες ενδέχεται να είναι διπλότυπες σε αρκετές δευτερεύουσες τοποθεσίες, καταναλώνοντας χώρο αποθήκευσης υψηλού κόστους και απαιτώντας διπλή προσπάθεια για τη συντήρηση.

  • Μη ενημερωμένες πληροφορίες ενδέχεται να βρίσκονται στις δευτερεύουσες τοποθεσίες, πιθανόν για χρόνια, κάνοντας την εμφάνισή τους στα αποτελέσματα αναζήτησης. Μπορεί να είναι δύσκολο να ξεχωρίσετε ποια έκδοση πληροφοριών είναι η σωστή.

  • Η διαχείριση δικαιωμάτων για ένα πλήθος δευτερευουσών τοποθεσιών μπορεί να γίνει μεγάλη αγγαρεία και οι χρήστες ενδεχομένως να καταλήξουν ακούσια με πρόσβαση σε πληροφορίες την οποία στην πραγματικότητα δεν θα έπρεπε να έχουν.

  • Όταν αποχωρούν υπάλληλοι από την ομάδα, οι δευτερεύουσες τοποθεσίες που έχουν δημιουργήσει ενδέχεται να εγκαταλειφθούν, δημιουργώντας σύγχυση και αλλοιώνοντας τα αποτελέσματα αναζήτησης για τους εναπομείναντες χρήστες της τοποθεσίας.

Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και ενέργεια εάν καθορίσετε ορισμένες πολιτικές για τη δημιουργία τοποθεσίας οι οποίες να αντιμετωπίζουν τα εξής ζητήματα:

  • Ποιος επιτρέπεται να δημιουργεί δευτερεύουσες τοποθεσίες;

  • Πρέπει οι δευτερεύουσες τοποθεσίες να εγκριθούν εκ των προτέρων; Εάν ναι, ποια είναι τα κριτήρια έγκρισης και ποιος εκχωρεί την έγκριση;

  • Πρέπει οι νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες να χρησιμοποιούν υπάρχοντα πρότυπα και θέματα;

  • Πόσες πληροφορίες μπορούν να αποθηκευτούν σε μια τοποθεσία; Δηλαδή, πόσος χώρος δίσκου στον διακομιστή μπορεί να χρειάζεται;

  • Ποιοι είναι οι κανόνες σχετικά με τη συμπερίληψη στρατηγικών περιήγησης στην τοποθεσία;

  • Για πόσο καιρό πρέπει να αποθηκεύονται οι πληροφορίες στις δευτερεύουσες τοποθεσίες προτού διαγραφούν ή αρχειοθετηθούν;

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία .

Διαχείριση δικαιωμάτων

Η ακεραιότητα, η εμπιστευτικότητα και η προστασία προσωπικών δεδομένων των σημαντικών για την εταιρεία σας πληροφοριών εναπόκειται στο πόσο ασφαλής είναι η τοποθεσία — συγκεκριμένα, στο σε ποιον εκχωρείται πρόσβαση στην τοποθεσία σας.

Η εκχώρηση και ο περιορισμός πρόσβασης στην τοποθεσία ονομάζεται δικαιώματα διαχείρισης και είναι μια από τις σημαντικότερες αρμοδιότητές σας ως κατόχου τοποθεσίας.

Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες συμβουλές τις οποίες πρέπει να λαμβάνετε υπόψη κατά την ανάπτυξη μιας στρατηγικής δικαιωμάτων.

  • Ακολουθείτε την αρχή του ελάχιστου επιπέδου δικαιωμάτων: Δίνετε στα άτομα τα χαμηλότερα επίπεδα δικαιωμάτων τα οποία χρειάζονται για την εκτέλεση εργασιών που τους έχουν ανατεθεί.

  • Εκχωρήστε πρόσβαση σε χρήστες, προσθέστε τους στις τυπικές, προεπιλεγμένες ομάδες (όπως οι ομάδες "Μέλη", "Επισκέπτες" και "Κάτοχοι"). Κάντε τα περισσότερα άτομα μέλη των ομάδων "Μέλη" ή "Επισκέπτες" και περιορίστε τον αριθμό ατόμων στην ομάδα "Κάτοχοι".

  • Χρησιμοποιήστε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων για να δημιουργήσετε μια καθαρή ιεραρχία που οπτικοποιείται εύκολα. Δηλαδή, αποφύγετε την εκχώρηση δικαιωμάτων σε άτομα και εργαστείτε με ομάδες. Όπου είναι δυνατό, φροντίστε τα δικαιώματα απλά να μεταβιβάζονται από την τοποθεσία ομάδας στις δευτερεύουσες τοποθεσίες, αντί να υπάρχουν μοναδικά δικαιώματα.

  • Οργανώστε το περιεχόμενό σας για να εκμεταλλευτείτε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων: Μπορείτε να χωρίσετε το περιεχόμενό σας σε τμήματα ανά επίπεδο ασφάλειας – δημιουργήστε μια τοποθεσία ή βιβλιοθήκη ειδικά για τα ευαίσθητα έγγραφα, αντί να τα έχετε διασκορπισμένα σε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη και προστατευμένα με μοναδικά δικαιώματα.

Ανατρέξτε στο θέμα Κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint ή Επεξεργασία δικαιωμάτων για λίστα, βιβλιοθήκη ή μεμονωμένο στοιχείο για πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση των δικαιωμάτων.

Αρχιτεκτονική πληροφοριών

Αρχιτεκτονική πληροφοριών μιας τοποθεσίας είναι όπως στον πίνακα περιεχομένων για ένα βιβλίο: Καθορίζει τον τρόπο τις πληροφορίες σε αυτήν την τοποθεσία — τις ιστοσελίδες, έγγραφα, λίστες και δεδομένα — είναι οργανωμένες και παρουσιάζονται στους χρήστες της τοποθεσίας. Αρχιτεκτονική πληροφοριών καταγράφεται συχνά ως μια ιεραρχική λίστα των περιεχομένου τοποθεσίας, λέξεις-κλειδιά αναζήτησης, τύπους δεδομένων και άλλες έννοιες.

Για τη δημιουργία μιας αρχιτεκτονικής πληροφοριών, πρέπει να αναλύσετε τις πληροφορίες που θα παρουσιάζονται στην τοποθεσία. Παρακάτω ακολουθούν ορισμένες από τις ερωτήσεις τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την ανάπτυξη μιας αρχιτεκτονικής πληροφοριών:

  • Τι είδους περιεχόμενο θα έχετε στην τοποθεσία; Πώς αυτό μεταφράζεται σε δευτερεύουσες τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες κ.λπ;

  • Με ποιον τρόπο θα παρουσιάζονται οι πληροφορίες στην τοποθεσία;

  • Με ποιον τρόπο θα περιηγούνται οι χρήστες της τοποθεσίας μέσα στην τοποθεσία;

  • Με ποιον τρόπο οι πληροφορίες θα είναι στοχευμένες σε συγκεκριμένο κοινό;

  • Με ποιον τρόπο θα ρυθμιστεί και θα βελτιστοποιηθεί η αναζήτηση;

Τμήμα της αρχιτεκτονικής πληροφοριών σας ενδεχομένως να περιλαμβάνει την ταξινόμηση των πληροφοριών.

Εάν οι πληροφορίες τις οποίες χειρίζεστε έχουν υψηλή αξία για την εταιρεία, απαιτούν ειδική ασφάλεια ή καλύπτονται από ρυθμιστικούς κανόνες συμμόρφωσης, μπορείτε να ορίσετε ένα σύστημα ταξινόμησης για τον προσδιορισμό συγκεκριμένων τύπων περιεχομένου οι οποίοι απαιτούν προσεκτική διαχείριση.

Αφού έχετε οργανώσει τις πληροφορίες σε συγκεκριμένες λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες διακυβέρνησης για να διαχειριστείτε τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η διαχείριση του περιεχομένου. Για παράδειγμα:

Απαίτηση ανάληψης ελέγχου αρχείων

Όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, βεβαιωθείτε ότι αυτό το μόνο ένα άτομο να επεξεργαστείτε το αρχείο μέχρι το μεταβίβαση ελέγχου. Απαίτηση έγγραφα για να γίνει ανάληψη ελέγχου δεν επιτρέπει πολλά άτομα από τις αλλαγές ταυτόχρονα, που μπορεί να δημιουργήσει διενέξεις επεξεργασίας και να οδηγήσει σε σύγχυση. Απαίτηση ανάληψης ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει επίσης για να υπενθυμίσετε τα μέλη της ομάδας για να προσθέσετε ένα σχόλιο κατά την εισαγωγή του αρχείου, ώστε να μπορείτε πιο εύκολα να παρακολουθείτε τι έχει αλλάξει σε κάθε έκδοση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης, ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων.

Παρακολούθηση εκδόσεων

Εάν θέλετε να διατηρήσετε προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων, βιβλιοθήκες μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε, να αποθηκεύσετε και να επαναφέρετε τα αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε για την παρακολούθηση όλων των εκδόσεων με τον ίδιο τρόπο. Ή μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε κάποιες εκδόσεις ως κύριες, όπως να προσθέσετε ένα νέο κεφάλαιο σε ένα εγχειρίδιο και ορισμένες εκδόσεις ως δευτερεύουσες, όπως η διόρθωση ένα ορθογραφικό λάθος. Για βοήθεια στη Διαχείριση χώρου αποθήκευσης, μπορείτε να επιλέξετε τον αριθμό των κάθε τύπο έκδοση που θέλετε να αποθηκεύσετε. Για περισσότερες πληροφορίες για διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Πώς λειτουργεί η διαχείριση εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη;.

Μπορείτε να καθορίσετε ότι απαιτείται έγκριση για ένα έγγραφο. Έγγραφα παραμένουν σε κατάσταση αναμονής μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει δικαίωμα να το κάνετε. Μπορείτε να ελέγχετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα έγγραφο πριν εγκριθεί. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι χρήσιμο εάν η βιβλιοθήκη σας περιέχει σημαντικές οδηγίες ή διαδικασίες που πρέπει να είναι τελικό πριν βλέπουν οι άλλοι χρήστες τους. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με έγκρισης εγγράφου, ανατρέξτε στο θέμα απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας.

Βιβλιοθήκες υποστήριξης τεχνολογία RSS, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας αυτόματα μπορούν να λαμβάνουν και να προβάλλουν ενημερώσεις ή τροφοδοσίες ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνολογία RSS για να ειδοποιηθείτε τυχόν αλλαγές σε μια βιβλιοθήκη, όπως όταν αλλάζουν τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη. Τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των αρχείων που έχουν αλλάξει. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να ειδοποιείστε όταν αλλάζουν τα αρχεία. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις τροφοδοσίες RSS, ανατρέξτε στο θέμα τροφοδοσίες RSS διαχείριση για μια τοποθεσία ή συλλογή τοποθεσιών.

Έναν τύπο εγγράφου βιβλιοθήκης ή περιεχομένου να χρησιμοποιήσετε τις ροές εργασίας που έχει οριστεί η εταιρεία σας για επιχειρηματικών διαδικασιών, όπως διαχείριση έγκρισης εγγράφου ή να αναθεωρήσετε. Την ομάδα σας να εφαρμόσετε επιχειρηματικών διαδικασιών σε τα έγγραφα, γνωστό ως ροές εργασίας, καθορίστε τις ενέργειες που πρέπει να ληφθούν σε μια ακολουθία, όπως για την έγκριση ή τη μετάφραση εγγράφων. Μια ροή εργασίας είναι ένας τρόπος αυτοματοποιημένη μετακίνηση εγγράφων ή στοιχείων μέσω μιας ακολουθίας ενεργειών ή εργασιών. Τρεις ροές εργασίας είναι διαθέσιμες σε βιβλιοθήκες από προεπιλογή: έγκρισης, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για έγκριση, Συλλογή σχολίων, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για σχόλια και επιστρέφει το έγγραφο στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας ως συλλογή; και συλλογής υπογραφών που δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για να συλλέξετε τις ψηφιακές υπογραφές. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση των ροών εργασιών που περιλαμβάνονται στο SharePoint

Εάν η ομάδα σας συνεργάζεται με πολλούς τύπους αρχείων, όπως τα φύλλα εργασίας, παρουσιάσεις και έγγραφα, μπορείτε να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα της βιβλιοθήκης του, ενεργοποιώντας και τον ορισμό πολλαπλών τύπων περιεχομένου. Τύποι περιεχομένου προσθέτουν ευελιξία και συνέπεια σε πολλές βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος περιεχομένου να καθορίσετε ένα πρότυπο και ακόμα και διαδικασίες ροής εργασίας. Τα πρότυπα που λειτουργούν ως σημείο εκκίνησης, για τη μορφοποίηση και οποιαδήποτε στερεότυπου κειμένου και για τις ιδιότητες που ισχύουν για τα έγγραφα αυτού του τύπου, όπως τον αριθμό όνομα ή σύμβασης τμήμα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και δημοσίευση τύπου περιεχομένου

Εάν έχετε μια ομάδα αρχείων διάκριση πεζών-κεφαλαίων και θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζετε πώς τα έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν, μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική που σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση 'Ελέγχου' από συμβάντα, όπως αλλαγές αρχείων, αντίγραφα ή διαγραφή. Για πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων ελέγχου για μια συλλογή τοποθεσιών

Κύκλος ζωής τοποθεσίας και απόσυρση

Τοποθεσίες όπως οι τοποθεσίες εργασίας σε έγγραφα και οι τοποθεσίες συζήτησης τείνουν να διατηρούνται ακόμη και όταν δεν είναι πλέον χρήσιμες, καταναλώνοντας πολύτιμο χώρο αποθήκευσης και αλλοιώνοντας τα αποτελέσματα αναζήτησης. Θα ήταν χρήσιμο να ορίσετε ένα χρονοδιάγραμμα για την αναθεώρηση των τοποθεσιών και των περιεχομένων τους (τουλάχιστον μία φορά το χρόνο) για να δείτε εάν αξίζει να διατηρούνται.

Καλό είναι να θυμάστε, επίσης, ότι το μοντέλο διακυβέρνησης μεγαλύτερες του οργανισμού σας μπορεί επίσης να αναζητήσετε μη ενημερωμένες τοποθεσίες. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να διαγράψει αυτόματα τοποθεσίες που έχουν ανέπαφος για 90 ημέρες. Ως κάτοχος τοποθεσίας, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προειδοποίηση αυτό που θα προκύψει. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές κύκλος ζωής και απόσυρση, ανατρέξτε στο θέμα των πολιτικών κλεισίματος τοποθεσίας.

Όρια χώρου αποθήκευσης

Ένας διαχειριστής ενδέχεται να έχει ορίσει ένα όριο για το μέγεθος χώρου αποθήκευσης στο δίσκο το οποίο μπορεί να χρησιμοποιήσει η ομάδα σας. Πρέπει να μάθετε εάν υπάρχει όριο και, εάν ναι, να αποφασίσετε με ποιον τρόπο θα το κατανείμετε ανάμεσα στις τοποθεσίες, σελίδες και βιβλιοθήκες σας.

Από προεπιλογή, το SharePoint Server επιβάλλει ένα όριο 50 MB για το μέγεθος ενός μόνο εγγράφου που μπορεί να αποσταλεί σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Ακόμα, από προεπιλογή, οι κάτοχοι τοποθεσίας ομάδας λαμβάνουν ειδοποιήσεις όταν ο χώρος αποθήκευσης βρίσκεται στο 90% του ορίου μεγέθους.

Αφού μάθετε τι είναι τα όρια σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες όπως έκδοση ή να υποβληθούν παρακολούθησης για να εξασφαλίσετε ότι η τοποθεσία σας παραμένει εντός των πλαισίων τους. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ορίων χώρου αποθήκευσης της συλλογής τοποθεσιών.

Προσαρμογή

Πιθανότατα η εταιρεία σας να έχει ορισμένα συνιστώμενα ή απαιτούμενα εμπορικά σήματα, πρότυπα τοποθεσίας ή διατάξεις τοποθεσίας. Σε ποια έκταση μπορούν οι χρήστες να προσαρμόσουν την εμφάνιση των τοποθεσιών και των σελίδων τους;

Για να ελέγχετε την προσαρμογή, μπορείτε να κλειδώσετε τα άτομα της ομάδας σας τα οποία θα έχουν δικαίωμα στην προσαρμογή ή να επιλέξετε τη χρήση τυποποιημένων διατάξεων σελίδας για να εξασφαλίσετε ότι πληρούνται συγκεκριμένες απαιτήσεις, όπως η εμφάνιση του κατόχου τοποθεσίας στην επάνω αριστερή γωνία όλων των τοποθεσιών.

Ενδέχεται, επίσης, να θέλετε να ορίσετε οδηγίες σχετικά με τη λειτουργικότητα την οποία μπορούν να χρησιμοποιούν τα άτομα στις δευτερεύουσες τοποθεσίες τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε τα άτομα να μην κάνουν χρήση Τμημάτων Web τα οποία θα απαιτούσαν προσαρμοσμένο κώδικα.

Από την άλλη πλευρά του φάσματος, μπορείτε να διαθέσετε σε όλα τα άτομα της ομάδας σας το SharePoint Designer, ώστε να μπορούν να κάνουν όσες αλλαγές θέλουν.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσαρμογή τοποθεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Προσαρμογή τοποθεσίας ομάδας σας ή Εισαγωγή στην προσαρμογή τοποθεσιών και σελίδων.

Περιήγηση

Τα στοιχεία περιήγησης βοηθούν τα άτομα να περιηγούνται στο περιεχόμενο που χρειάζονται. Δύο στοιχεία περιήγησης που μπορείτε να προσαρμόσετε είναι η επάνω γραμμή συνδέσεων και η Γρήγορη εκκίνηση.

Χρησιμοποιώντας τη σελίδα ρυθμίσεων για κάθε λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να επιλέγετε τις λίστες και τις βιβλιοθήκες που εμφανίζονται στη Γρήγορη εκκίνηση. Μπορείτε, επίσης, να αλλάζετε τη σειρά των συνδέσεων και να προσθέτετε ή να διαγράφετε ενότητες στις οποίες οργανώνονται οι συνδέσεις. Για παράδειγμα, εάν έχετε υπερβολικά πολλές λίστες στην ενότητα "Λίστες", μπορείτε να προσθέσετε μια νέα ενότητα για τις λίστες εργασιών, στην οποία έχετε τη δυνατότητα να συμπεριλάβετε συνδέσεις στις λίστες εργασιών σας.

Η επάνω γραμμή συνδέσεων παρέχει στους χρήστες της τοποθεσίας σας έναν τρόπο μετάβασης σε άλλες τοποθεσίες μέσα στη συλλογή τοποθεσιών, εμφανίζοντας μια σειρά καρτελών στο επάνω μέρος κάθε σελίδας μέσα στην τοποθεσία. Όταν δημιουργείτε μια νέα τοποθεσία, μπορείτε να επιλέξετε εάν θα συμπεριλαμβάνεται η τοποθεσία στην επάνω γραμμή συνδέσεων της γονικής τοποθεσίας και εάν θα χρησιμοποιείται η επάνω γραμμή συνδέσεων από τη γονική τοποθεσία.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με περιήγηση στην τοποθεσία, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στην περιήγηση τοποθεσίας ή Προσαρμογή της περιήγησης στην τοποθεσία της ομάδας σας

Αναζήτηση

Το περιεχόμενο εμφανίζεται σε πολλά σημεία όπως σε τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες, Τμήματα Web και στήλες. Από προεπιλογή, όταν κάποιος κάνει αναζήτηση στην τοποθεσία σας, στα αποτελέσματα αναζήτησης εμφανίζεται όλο το περιεχόμενο της τοποθεσίας ή οποιασδήποτε δευτερεύουσας τοποθεσίας της.

Ως κάτοχος τοποθεσίας, μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να εμφανίζεται το περιεχόμενο της τοποθεσίας σας στα αποτελέσματα αναζήτησης. Όταν αποτρέπετε την εμφάνιση περιεχομένου μιας τοποθεσίας στα αποτελέσματα αναζήτησης, το περιεχόμενο όλων των δευτερευουσών τοποθεσιών κάτω από αυτήν αποκλείεται και αυτό από την εμφάνιση στα αποτελέσματα αναζήτησης.

Από προεπιλογή, το περιεχόμενο με περιορισμένα δικαιώματα δεν εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης για χρήστες οι οποίοι δεν έχουν δικαιώματα ανάγνωσής του. Αυτό μπορείτε να το αλλάξετε, ώστε το περιορισμένο περιεχόμενο να εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης, αλλά οι χρήστες δεν θα έχουν τη δυνατότητα να ανοίξουν το περιεχόμενο για το οποίο δεν έχουν δικαίωμα.

Ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση διαχείρισης αναζήτησης του SharePoint Online ή Ρύθμιση παραμέτρων ένα τμήμα Web αναζήτησης περιεχομένου στο SharePoint για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αναζήτηση.

Ρόλοι και αρμοδιότητες για την υποστήριξη της τοποθεσίας

Θα ήταν χρήσιμο να ορίσετε ρόλους και αρμοδιότητες προκειμένου να περιορίσετε το χάος που ενδέχεται να προκύπτει όταν μέλη του προσωπικού εισέρχονται και αποχωρούν από μια ομάδα. Παρακάτω παρατίθενται κάποια από τα πράγματα τα οποία θα ήταν χρήσιμο να διευκρινιστούν σχετικά με το ποιος κάνει τι στην τοποθεσία σας:

  • Εκπαίδευση: Η βασική εκπαίδευση περιήγησης, αναζήτησης και διαχείρισης εγγράφων μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη για άτομα τα οποία δεν είναι εξοικειωμένα με το προϊόν.

  • Υποστήριξη: Ίσως θέλετε να υπάρχει ένας καθορισμένος ειδικός στην ομάδα σας προκειμένου να αντιμετωπίζει προβλήματα και να είναι ο σύνδεσμος με το διαχειριστή.

  • Συμμόρφωση με τις νομικές ή εταιρικές οδηγίες: Ορισμένες φορές αυτό μπορεί να αποτελεί καθαρά θέμα διατήρησης ενημερωμένων συνδέσεων με τις κατάλληλες οδηγίες, καλό είναι όμως να υπάρχει ένας υπεύθυνος.

Ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός τοποθεσιών και διαχείριση χρηστών ή Διαχείριση διαχειριστών για μια συλλογή τοποθεσιών για περισσότερα για τους ρόλους.

Προστασία δεδομένων

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς δυνατότητες Προστατεύστε τα δεδομένα σας από τυχαία απώλεια. Επίπεδο της ανάκτησης και τη συχνότητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και την ταχύτητα έχουν ρυθμιστεί από ένα διαχειριστή. Ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς στο SharePointή Διαχείριση του Κάδου Ανακύκλωσης μιας συλλογής τοποθεσιών του SharePoint Online

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×