Επιλογή του τρόπου αποθήκευσης και διαχείρισης εγγραφών

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Στο SharePoint, μπορείτε να διαχειριστείτε εγγραφές σε μια αρχειοθήκη ή να διαχειριστείτε εγγραφές στο ίδιο αποθετήριο εγγράφων με τα ενεργά έγγραφα.

Επισκόπηση

Προτού σχεδιάσετε τη λύση διαχείρισης εγγραφών, πρέπει να συνεργαστείτε με τους διαχειριστές για να σχεδιάσετε μαζί τη λύση. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το σχεδιασμό και την υλοποίηση λύσεων διαχείρισης εγγραφών, θα βρείτε στην ενότητα Δείτε επίσης.

Μια τοποθεσία κέντρου εγγραφών    λειτουργεί ως αρχειοθήκη και τα έγγραφα αντιγράφονται στην αρχειοθήκη όταν αποτελέσουν εγγραφές. Το εάν ένα έγγραφο είναι εγγραφή ή όχι καθορίζεται από το εάν βρισκόταν σε αρχειοθήκη εγγραφών ή αλλού.

Η επιτόπου διαχείριση εγγραφών    είναι μια εναλλακτική διαδικασία αντιγραφής ή μετακίνησης εγγραφών σε άλλη θέση και η συνεπακόλουθη εφαρμογή πολιτικών ασφάλειας και διατήρησης. Μπορείτε να διαχειριστείτε εγγραφές “επιτόπου", που σημαίνει ότι μπορείτε να αφήσετε ένα έγγραφο στην τρέχουσα θέση του σε μια τοποθεσία, να το δηλώσετε ως εγγραφή και να εφαρμόσετε τις κατάλληλες ιδιότητες ασφαλείας, διατήρησης και διάθεσης στην εγγραφή.

Μια υβριδική προσέγγιση είναι επίσης εφικτή. Για παράδειγμα, μπορείτε να διατηρείτε εγγραφές στο ίδιο σημείο με τα ενεργά έγγραφα για δύο έτη και, στη συνέχεια, να μετακινείτε τις εγγραφές σε μια αρχειοθήκη εγγραφών, μόλις ένα έργο ολοκληρωθεί.

Κέντρο εγγραφών

Περιεχόμενο από ολόκληρη την επιχείρηση μπορεί να υποβληθεί σε ένα Κέντρο εγγραφών και, στη συνέχεια, να δρομολογηθεί στην κατάλληλη θέση, όπου αποκτά τα κατάλληλα δικαιώματα και τις πολιτικές, π.χ. όσον αφορά τη λήξη και τους ελέγχους.

Τα μετα-δεδομένα, δηλαδή πληροφορίες σχετικά με δεδομένα, παίζουν σημαντικό ρόλο στη διαχείριση των πληροφοριών και τη μετέπειτα ανάκτησή τους. Οι δυνατότητες όπως οι τύποι περιεχομένου, η οργάνωση περιεχομένου και οι εικονικοί φάκελοι συμβάλλουν στην υποστήριξη της χρήσης των μετα-δεδομένων.

Οι δυνατότητες ενός Κέντρου εγγραφών περιλαμβάνουν:

  • Αναγνωριστικό εγγράφου    Σε κάθε έγγραφο εκχωρείται ένα μοναδικό αναγνωριστικό, το οποίο παραμένει με το έγγραφο όταν αυτό αρχειοθετηθεί. Αυτό επιτρέπει την εύκολη αναφορά σε εγγραφές με τη χρήση ενός αναγνωριστικού, ανεξάρτητα από τη θέση στην οποία έχει μετακινηθεί το έγγραφο.

  • Διατήρηση πολλαπλών σταδίων    Οι πολιτικές διατήρησης μπορούν να έχουν πολλαπλά στάδια, επιτρέποντάς σας να καθορίσετε ολόκληρο τον κύκλο ζωής του εγγράφου ως μία πολιτική (π.χ. ετήσια αναθεώρηση συμβάσεων και διαγραφή μετά από 7 χρόνια)

  • Αναφορές ελέγχου ανά στοιχείο    Μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη αναφορά ελέγχου σχετικά με μια επιμέρους εγγραφή.

  • Ιεραρχικά σχέδια αρχείων    Μπορείτε να δημιουργήσετε σε βάθος, ιεραρχικές δομές φακέλων και να διαχειριστείτε τη διατήρηση σε κάθε φάκελο της ιεραρχίας (ή να ορίσετε τη μεταβίβαση από τους γονικούς φακέλους).

  • Αναφορά σχεδίου αρχείων    Μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές κατάστασης που εμφανίζει τον αριθμό των στοιχείων σε κάθε στάδιο του σχεδίου αρχείου, μαζί με μια συνάθροιση των πολιτικών διατήρησης σε κάθε κόμβο στο σχέδιο. Ταξινόμηση και κεντρικές τύποι περιεχομένου: το αρχείο αρχειοθέτησης θα καταναλωτής εταιρικές ταξινομήσεις και τύπων περιεχομένου, εξασφαλίζοντας συνέπειας και περιβάλλον μεταφορά μεταξύ συνεργασίας κενά και την αρχειοθέτηση. Θα μιλήσουμε πολύ περισσότερες πληροφορίες για μας επενδύσεις ταξινόμησης 2010 σε μελλοντικές δημοσιεύσεις.

  • Ταξινόμηση και κεντρικοί τύποι περιεχομένου    Η αρχειοθήκη θα είναι ένας καταναλωτής των ταξινομήσεων και των τύπων περιεχομένου σε ολόκληρη την επιχείρηση, διασφαλίζοντας έτσι τη συνέπεια και τη μεταφορά περιεχομένου μεταξύ των χώρων συνεργασίας και της αρχειοθήκης. Θα συζητήσουμε περισσότερο σχετικά με τις επενδύσεις μας στην ταξινόμηση για το 2010 σε μελλοντικές δημοσιεύσεις.

  • Οργάνωση περιεχομένου    Ο δρομολογητής εγγραφών μπορεί να χρησιμοποιεί μετα-δεδομένα για τη δρομολόγηση των εισερχόμενων εγγράφων στο σωστό σημείο του ιεραρχικού σχεδίου αρχείων. Για παράδειγμα, σας επιτρέπει την αυτόματη επιβολή κανόνων σε περιεχόμενο που έχει υποβληθεί, όπως "Εάν μια συμφωνία αγοράς επισημανθεί με το έργο άλφα, να γίνει αποστολή του υποφακέλου συμβάσεων άλφα και εφαρμογή της πολιτικής διατήρησης του φακέλου αυτού στο στοιχείο".

  • Εικονικοί φάκελοι   : σχέδιο αρχείων είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να διαχειριστείτε ένα αποθετήριο αλλά συχνά χρόνου δεν τι θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να περιηγηθείτε και να βρείτε το περιεχόμενο που αναζητάτε. Το Κέντρο εγγραφών του SharePoint 2010 χρησιμοποιεί μια νέα δυνατότητα που ονομάζεται περιήγησης μετα-δεδομένων με βάση, τα οποία σας επιτρέπει να εκθέσετε κλειδιού μετα-δεδομένων ως εικονικοί φάκελοι:

Αρχή της σελίδας

Επιτόπου διαχείριση εγγραφών

Σε κάθε τοποθεσία όπου είναι δυνατό να ενεργοποιηθεί η επιτόπου διαχείριση εγγραφών, μπορούν να ρυθμιστούν οι παράμετροί της ως σύστημα διαχείρισης εγγραφών. Σε αυτόν τον τύπο συστήματος, σε αντίθεση με το Κέντρο εγγραφών, μπορείτε να αποθηκεύετε εγγραφές μαζί με τα ενεργά έγγραφα σε ένα χώρο συνεργασίας.

Η επιτόπου διαχείριση σας επιτρέπει να έχετε τον έλεγχο του περιεχομένου σε χώρους συνεργασίας. Αυτό επιτρέπει σε ορισμένα έγγραφα του SharePoint (ή ιστολόγια, wiki, ιστοσελίδες και στοιχεία λίστας) να δηλώνονται ως εγγραφές. Το σύστημα μπορεί να αποτρέπει τη διαγραφή ή την επεξεργασία τέτοιων εγγραφών, εάν αυτό απαιτείται από τον ορισμό της εταιρείας σας για το τι αποτελεί εγγραφή.

Ο έλεγχος, η διατήρηση, η λήξη, οι αναφορές, οι ροές εργασίας εγγραφών, το eDiscovery και η νομική κράτηση αποτελούν δυνατότητες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε ένα χώρο συνεργασίας, στην προσπάθεια διατήρησης ισορροπίας μεταξύ της αξίας του SharePoint για τους τελικούς χρήστες και της ανάγκης για διακυβέρνηση των πληροφοριών.

\Οι εγγραφές μπορούν να δηλωθούν είτε με μη αυτόματο τρόπο, στα πλαίσια μιας μεγαλύτερης διαδικασίας σε μια ροή εργασίας είτε ως ένα προγραμματισμένο μέρος της διατήρησης ενός εγγράφου, π.χ. μετά από 2 έτη. Το βασικό είναι ότι, όταν δηλώνεται ως εγγραφή, το περιεχόμενο δεν μπορεί να μετακινηθεί σε μια αρχειοθήκη - παραμένει εκεί που βρίσκεται, επομένως οι τελικοί χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να το βρουν και να αλληλεπιδράσουν με αυτό.

Ακολουθούν ορισμένα πρόσθετα πλεονεκτήματα της χρήσης του συστήματος επιτόπου διαχείρισης εγγραφών:

  • Είναι δυνατή η ύπαρξη και διαχείριση των εγγραφών από πολλές τοποθεσίες.

  • Με ενεργοποιημένη τη διαχείριση εκδόσεων, η διατήρηση εκδόσεων των εγγραφών είναι αυτόματη.

  • Η αναζήτηση μπορεί να εκτελεστεί σε εγγραφές και ενεργά έγγραφα ταυτόχρονα.

  • Ευρύτερος έλεγχος του τι είναι μια εγγραφή και του ποιος μπορεί να δημιουργήσει μια εγγραφή.

Αρχή της σελίδας

Ζητήματα κατά το σχεδιασμό μιας λύσης

Καθώς σκέφτεστε σχετικά με το εάν θα διαχειριστείτε εγγραφές σε ξεχωριστό κέντρο εγγραφών ή στην ίδια τοποθεσία συνεργασίας όπου δημιουργήθηκαν τα έγγραφα, σκεφτείτε τις εξής ερωτήσεις:

  • Είναι η διακυβέρνηση της τοποθεσίας συνεργασίας κατάλληλη για τη διαχείριση εγγραφών;

  • Ο τομέας σας υπόκειται σε ρυθμιστικές απαιτήσεις που υποχρεώνουν τον διαχωρισμό των εγγραφών από τα ενεργά έγγραφα;

  • Πρέπει να εμπιστευτείτε το διαχειριστή μιας τοποθεσίας συνεργασίας για τη διαχείριση μιας τοποθεσίας που περιέχει εγγραφές;

  • Μπορεί να θέλετε να αποθηκεύετε τις εγγραφές σε μια τοποθεσία που χρησιμοποιεί πιο περιορισμένη πρόσβαση από την τοποθεσία συνεργασίας ή μια τοποθεσία για την οποία δημιουργείται αντίγραφο ασφαλείας βάσει διαφορετικού χρονοδιαγράμματος.

  • Για πόσο καιρό θα χρησιμοποιείται η τοποθεσία συνεργασίας; Εάν οι εγγραφές πρόκειται να διατηρηθούν για περισσότερο χρόνο από τη διάρκεια του έργου, η επιλογή μιας στρατηγικής επιτόπου διαχείρισης εγγραφών σημαίνει ότι θα πρέπει να συντηρείτε την τοποθεσία συνεργασίας ακόμη και όταν αυτή δεν χρησιμοποιείται πλέον.

  • Τα μέλη του έργου χρειάζονται συχνή πρόσβαση στα έγγραφα, αφού τα έγγραφα γίνουν εγγραφές; Εάν χρησιμοποιήσετε μια επιτόπου προσέγγιση, τα μέλη του έργου μπορούν να έχουν πρόσβαση με τον ίδιο τρόπο, ανεξάρτητα από το εάν τα έγγραφα είναι ακόμη ενεργά ή είναι εγγραφές.

  • Οι διαχειριστές εγγραφών στην εταιρεία σας είναι υπεύθυνοι μόνο για τις εγγραφές ή είναι υπεύθυνοι για όλες τις πληροφορίες, ανεξάρτητα από εάν είναι ακόμη ενεργές ή εγγραφές; Εάν οι διαχειριστές εγγραφών είναι υπεύθυνοι μόνο για τις επίσημες εγγραφές, ίσως να είναι ευκολότερο να έχετε ξεχωριστές εγγραφές για αυτούς.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Κοινή χρήση Facebook Facebook Twitter Twitter Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πολύ ωραία! Έχετε άλλα σχόλια;

Πώς μπορούμε να το βελτιώσουμε;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×