Εξαγωγή των επαγγελματικών εγγραφών από το Business Contact Manager

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Τα δεδομένα του Business Contact Manager for Outlook αποθηκεύονται στον SQL Server, στη μορφή αρχείου .bcm, αλλά μπορείτε να κάνετε εξαγωγή τους σε διάφορες μορφές.Για παράδειγμα, ενδέχεται να θέλετε να εξαγάγετε εταιρικά στοιχεία για χρήση σε ένα ενσωματωμένο πρόγραμμα λογιστικής ή για να μεταφέρετε εύκολα τα δεδομένα σας σε άλλον υπολογιστή.Εάν το επιλέξετε, μπορείτε να εξαγάγετε προσαρμογές που έχετε κάνει στη βάση δεδομένων σας, με ή χωρίς τα εταιρικά δεδομένα.Η μορφή αρχείου .bcmx μορφή αρχείου χρησιμοποιείται μόνο για προσαρμογές.

Αυτό το άρθρο περιγράφει τις επιλογές που έχετε για την εξαγωγή των εταιρικών δεδομένων σας και αναπτύσσει σύντομα ορισμένους από τους λόγους για τους οποίους ενδέχεται να το θέλετε αυτό.

Τι θέλετε να κάνετε;

Κατανόηση εξαγωγής δεδομένων

Εξαγωγή των δεδομένων σας

Τι συμβαίνει όταν εξαγάγετε προσαρμογές;

Εξαγωγή στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών

Εξαγωγή αναφοράς στο Excel για περαιτέρω ανάλυση

Κατανόηση εξαγωγής δεδομένων

Η διαδικασία εξαγωγής στο Business Contact Manager for Outlook δημιουργεί ένα αντίγραφο των επιλεγμένων δεδομένων από την τρέχουσα βάση δεδομένων του Business Contact Manager και το αποθηκεύει σε ένα αρχείο, το οποίο μπορείτε αργότερα να εισαγάγετε σε μια άλλη βάση δεδομένων.Κανένα δεδομένο δεν καταργείται από την τρέχουσα βάση δεδομένων με την εξαγωγή.Περιορίστε τα δεδομένα της εξαγωγής με την εφαρμογή φίλτρου ή εξαγάγατε όλους τους λογαριασμούς τις επαγγελματικές επαφές, τα στοιχεία του ιστορικού επικοινωνιών και τις λίστες με στοιχεία προϊόντων και υπηρεσιών.

Η εξαγωγή εταιρικών δεδομένων είναι δυνατή σε μια από τις ακόλουθες μορφές αρχείων:

  • Δεδομένα του Business Contact Manager (.bcm).Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει όλα τα εταιρικά δεδομένα σας, όπως λογαριασμούς, επαγγελματικές επαφές, ευκαιρίες, επαγγελματικά έργα, καθώς και το ιστορικό επικοινωνίας για αυτά τα στοιχεία.Περιλαμβάνει, επίσης, τα στοιχεία προϊόντων και υπηρεσιών και όλες τις προσαρμογές που έχετε πραγματοποιήσει.Η μορφή .bcm είναι η μοναδική επιλογή που μπορεί να εξαγάγει λογαριασμούς και επαγγελματικές επαφές, καθώς και όλες τις προσαρμογές σας.Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα στη μορφή αρχείου .bcm εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες σε διαφορετικό υπολογιστή όπου εκτελείται το Business Contact Manager for Outlook.

  • Προσαρμογές του Business Contact Manager (.bcmx).Αυτός ο τύπος αρχείου περιλαμβάνει πεδία καθορισμένα από το χρήστη, προσαρμοσμένες φόρμες (ή τύπους εγγραφών), διατάξεις και αναφορές.Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μορφή εάν θέλετε να εξαγάγετε μόνο τις προσαρμογές που έχετε κάνει στο Business Contact Manager for Outlook.Κανένα από τα επιχειρηματικά σας δεδομένα δεν έχει εξαχθεί.Επιλέξτε αυτή τη μορφή αρχείου για την αποθήκευση μίας μοναδικής διάταξης, την οποία μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι νέοι υπάλληλοι για να ρυθμίσουν γρήγορα τις παραμέτρους των συστημάτων τους.

  • Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα (CSV).Αυτή η επιλογή εξαγωγής δημιουργεί ένα αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (αρχείο .csv) για την αποθήκευση των εξαγόμενων δεδομένων.Πολλά προγράμματα έχουν δυνατότητα ανάγνωσης αρχείων .csv, συμπεριλαμβανομένου του Microsoft Excel.Μπορείτε να επιλέξετε αυτήν τη μορφή αρχείου εάν θέλατε να εξαγάγετε μόνο δεδομένα του Business Contact Manager for Outlook χωρίς προσαρμογές ή εάν θέλατε να προβάλετε τα δεδομένα σε ένα άλλο πρόγραμμα με δυνατότητα ανάγνωσης των αρχείων .csv.

    Ωστόσο, υπάρχουν περιορισμοί στη μορφή .csv.Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε αυτή τη μορφή αρχείου, μπορείτε να εξαγάγετε μόνο έναν τύπο εγγραφής: λογαριασμούς και εγγραφές με βάση λογαριασμούς ή επαγγελματικές επαφές και εγγραφές με βάση επαγγελματικές επαφές.Επίσης, δεν είναι δυνατή η εξαγωγή στοιχείων ιστορικού επικοινωνίας σε αρχείο .csv.

Αρχή της σελίδας

Εξαγωγή των δεδομένων σας

  1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Business Contact Manager και κατόπιν στο κουμπί Εισαγωγή και εξαγωγή.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή σε αρχείο.

  4. Επιλέξτε τη μορφή αρχείου, στην οποία θέλετε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.Ακολουθήστε τις οδηγίες που αναφέρονται πιο κάτω, για τη μορφή αρχείου που επιλέγετε.

    Σημείωση: Στα Windows 7 και στα Windows Vista, η προεπιλεγμένη θέση για την εξαγωγή αρχείου είναι ο φάκελος Έγγραφα.Στα Microsoft Windows XP, η προεπιλεγμένη θέση είναι ο φάκελος Τα έγγραφά μου.Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση εάν θέλετε να αλλάξετε τη θέση.

Δεδομένα του Business Contact Manager (.bcm)    

  1. Στο πλαίσιο Αρχείο προς εξαγωγή, πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα για το αρχείο που θα δημιουργήσετε στη διαδικασία εξαγωγής.

  2. Επιλέξτε τους τύπους των εγγραφών που θέλετε να εξαγάγετε:

    • Λογαριασμοί και τύποι εγγραφών με βάση λογαριασμούς.Περιλαμβάνει λογαριασμούς και οποιεσδήποτε εγγραφές, οι οποίες βασίζονται στον τύπο εγγραφής λογαριασμού, όπως "Καταστήματα".

    • Επαγγελματικές επαφές και τύποι εγγραφών με βάση επαγγελματικές επαφές.Περιλαμβάνει επαγγελματικές επαφές και οποιεσδήποτε εγγραφές που βασίζονται στον τύπο εγγραφής επαγγελματικής επαφής, όπως "Υποψήφιοι πελάτες".

  3. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε φίλτρο στη λίστα εγγραφών που θα εξαχθεί, κάντε κλικ στην επιλογή Φίλτρο.Για πληροφορίες σχετικά με το φιλτράρισμα εγγραφών, ανατρέξτε στο θέμα Φιλτράρισμα εγγραφών στο Business Contact Manager.

  4. Στην ενότητα Συμπερίληψη, στη σελίδα Επιλογή θέσης αρχείου και επιλογών εξαγωγής, κάντε κλικ στις επιλογές που θέλετε:

    • Όλα τα στοιχεία ιστορικού.Περιλαμβάνει ολόκληρο το ιστορικό επικοινωνίας από τις επιλεγμένες εγγραφές, όπως ευκαιρίες, αρχεία καταγραφής κλήσεων, συναντήσεις, επιχειρηματικά έργα, αρχεία και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Εξαίρεση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Εξαιρεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα στοιχεία του ιστορικού επικοινωνίας για τις επιλεγμένες εγγραφές.

    • Προϊόντα.Περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία προϊόντων και υπηρεσιών στη βάση δεδομένων σας.

      Συμβουλή: Εάν ένα στοιχείο προϊόντος ή υπηρεσίας έχει προστεθεί σε μια ευκαιρία και εάν η εγγραφή ευκαιρίας έχει συνδεθεί με ένα λογαριασμό ή επαγγελματική επαφή, το στοιχείο προϊόντος ή υπηρεσίας περιλαμβάνεται στα εξαγόμενα αρχεία.Χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε να είστε σίγουροι ότι θα εξαχθεί ολόκληρη η λίστα προϊόντων και υπηρεσιών της επιχείρησής σας.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι όταν σας ζητηθεί.

  6. Εάν παρουσιάζονται σφάλματα, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Προβολή αρχείου καταγραφής για επισκόπηση των σφαλμάτων.Διαφορετικά, κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος.

    Συμβουλή: Επίσης, μπορείτε να εξαγάγετε εγγραφές στη μορφή αρχείου .bcm από ένα χώρος εργασίας.Επιλέξτε την καρτέλα, η οποία εμφανίζει σε λίστα τις εγγραφές που θέλετε να εξαγάγετε, κάντε δεξί κλικ σε μία ή περισσότερες εγγραφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή.Συμπληρώστε τον οδηγό εξαγωγής εταιρικών δεδομένων.

Προσαρμογές του Business Contact Manager (.bcmx)    

  1. Πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα του αρχείου που θα δημιουργήσετε με τη διαδικασία εξαγωγής.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι όταν σας ζητηθεί.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

    Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής των προσαρμογών σε ένα αρχείο .bcmx, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων στο Business Contact Manager

Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα (.csv)    

  1. Πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα του αρχείου που θα δημιουργήσετε με τη διαδικασία εξαγωγής.

  2. Κάντε κλικ σε μια από τις παρακάτω επιλογές:

    • Επαγγελματικές επαφές και δευτερεύοντες τύποι.Περιλαμβάνει επαγγελματικές επαφές και οποιεσδήποτε εγγραφές, οι οποίες βασίζονται στον τύπο εγγραφής επαγγελματικής επαφής, όπως "Υποψήφιοι πελάτες".

    • Λογαριασμοί και δευτερεύοντες τύποι.Περιλαμβάνει λογαριασμούς και οποιεσδήποτε εγγραφές, οι οποίες βασίζονται στον τύπο εγγραφής λογαριασμού.

  3. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε φίλτρο στη λίστα εγγραφών που θα εξαχθεί, κάντε κλικ στην επιλογή Φίλτρο.Για πληροφορίες σχετικά με το φιλτράρισμα εγγραφών, ανατρέξτε στο θέμα Φιλτράρισμα εγγραφών στο Business Contact Manager.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο και, στη συνέχεια, στην επιλογή Ναι όταν σας ζητηθεί για εξαγωγή του αρχείου .csv.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος για να κλείσετε τον οδηγό.

Σημειώσεις: 

  • Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή αρχείου καταγραφής για να δείτε ποια είναι τα συγκεκριμένα σφάλματα ή εξαιρέσεις.Εάν στα μηνύματα αυτά περιλαμβάνονται ζητήματα που πρέπει να διορθωθούν, διορθώστε τα στο αρχείο που προσπαθείτε να εξαγάγετε και, στη συνέχεια, επιχειρήστε και πάλι την εξαγωγή των δεδομένων.

  • Δεν συνιστάται η εξαγωγή επιχειρηματικών δεδομένων προς ή από διαφορετικές περιοχές του κόσμου καθώς ορισμένες δομές και τύποι δεδομένων δεν είναι μετατρέψιμοι.

Αρχή της σελίδας

Τι συμβαίνει όταν εξάγετε προσαρμογές;

Όλες οι προσαρμοσμένες αναφορές, οι διατάξεις φορμών, οι τύποι εγγραφών και τα πεδία που καθορίζονται από το χρήστη τα οποία δημιουργήσατε στο Business Contact Manager for Outlook θα αποθηκευτούν σε ένα αρχείο .bcmx εάν επιλέξετε την εξαγωγή των προσαρμογών.

Οι περισσότερες προσαρμογές θα αντικαταστήσουν τις υπάρχουσες ρυθμίσεις στη βάση δεδομένων προορισμού, ωστόσο υπάρχουν ορισμένες εξαιρέσεις.Για πληροφορίες σχετικά με την επιρροή της εισαγωγής προσαρμογών στη βάση δεδομένων σας, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων στο Business Contact Manager.

Αρχή της σελίδας

Εξαγωγή στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών

Μπορείτε να εξαγάγετε πληροφορίες στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών μαζί με άλλες εγγραφές, αλλά δεν είναι δυνατή η εξαγωγή μόνο λιστών στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών.

Εάν θέλετε να εξαγάγετε μόνο αυτά τα δεδομένα, πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχείο .csv των στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών.Το αρχείο θα πρέπει να είναι μορφοποιημένο με τουλάχιστον τρεις στήλες, σε σειρά:

  • Όνομα προϊόντος ή υπηρεσίας

  • Περιγραφή

  • Τιμή μονάδας

Μπορείτε, επίσης, να συμπεριλάβετε στήλες ποσότητας και κόστους μονάδας, αλλά δεν είναι απαραίτητο.

Αρχή της σελίδας

Εξαγωγή αναφοράς στο Excel για περαιτέρω ανάλυση

Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα άμεσα από οποιαδήποτε αναφορά σε υπολογιστικό φύλλο του Excel, για περαιτέρω ανάλυση, διατήρηση εγγραφών ή αρχειοθέτηση.Με το Business Contact Manager for Outlook, μπορείτε να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε αναφορές για πωλήσεις, προϊόντα και υπηρεσίες, λογαριασμούς, επαγγελματικές επαφές, υποψήφιους πελάτες, ευκαιρίες, επαγγελματικά έργα, εργασίες έργου και δραστηριότητες μάρκετινγκ.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στην επιλογή Business Contact Manager.

  2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναφορές.

  3. Κάντε κλικ σε έναν από τους παρακάτω τύπους αναφορών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην αναφορά που θέλετε να ανοίξετε.

    • Λογαριασμοί

    • Επαγγελματικές επαφές

    • Υποψήφιοι πελάτες

    • Ευκαιρίες

    • Δημοφιλείς πελάτες

    • Δημοφιλή προϊόντα

    • Δημοφιλείς αναφέροντες

    • Αδρανείς πελάτες

    • Μάρκετινγκ

    • Επαγγελματικά έργα

    • Εργασίες έργου

      Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο τροποποίησης μιας αναφοράς, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση αναφορών και γραφημάτων στο Business Contact Manager.

  4. Στην ομάδα Ενέργειες, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή στο Excel.Η αναφορά ανοίγει στο Excel.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×