Εξαγωγή στοιχείων από ένα προσαρμοσμένο εργαλείο Φορμών 2007

Μπορείτε να εξαγάγετε στοιχεία από ένα προσαρμοσμένο εργαλείο Φορμών 2007 ως δομημένο κείμενο, κείμενο οριοθετημένο με tab, κείμενο διαχωρισμένο με κόμματα, δυαδικό XML, XML (χωρίς συνημμένα) ή Microsoft Excel 2007. Σημειώστε τις ακόλουθες κατευθυντήριες γραμμές για την εξαγωγή στοιχείων:

  • Μπορείτε να επιλέξετε να εξαγάγετε όλα τα στοιχεία του εργαλείου ή όλα τα στοιχεία που εμφανίζονται στην τρέχουσα προβολή ή στο αποτέλεσμα αναζήτησης.

  • Αν επιλέξετε να εξαγάγετε όλα τα στοιχεία του εργαλείου, τα στοιχεία θα εξαχθούν με τη σειρά με την οποία δημιουργήθηκαν, άσχετα με την τρέχουσα σειρά ταξινόμησης στην επιλεγμένη προβολή.

  • Αν επιλέξετε να εξαγάγετε όλα τα στοιχεία της τρέχουσας προβολής, τα στοιχεία θα εξαχθούν σύμφωνα με την τρέχουσα σειρά ταξινόμησης της προβολής.

  • Στις επιλογές κειμένου σε μορφή πίνακα και δομημένου κειμένου, τα δεδομένα εξάγονται ανάλογα με τις στήλες που περιλαμβάνονται στην επιλεγμένη προβολή. Για παράδειγμα, αν η επιλεγμένη προβολή περιλαμβάνει μόνο δύο στήλες, τα εξαγόμενα δεδομένα θα περιλαμβάνουν μόνο τιμές από τα πεδία στα οποία παραπέμπουν αυτές τις στήλες.

Κάντε τα εξής για να εξαγάγετε στοιχεία:

  1. Στην καρτέλα Χώρος εργασίας, κάντε κλικ στο στοιχείο Εξαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη μορφοποίηση εξαγωγής που θέλετε.

  2. Κάντε τις επιλογές που θέλετε για την εξαγωγή στοιχείων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK

    Λεπτομέρειες

    • Μπορείτε να επιλέξετε την εξαγωγή μόνο των στοιχείων που περιλαμβάνονται στην τρέχουσα προβολή ή την εξαγωγή όλων των στοιχείων του εργαλείου.

    • Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μια συγκεκριμένη φόρμα από το αναπτυσσόμενο μενού. Τα εξαγόμενα δεδομένα θα χρησιμοποιήσουν μόνο πεδία της επιλεγμένης φόρμας.

    • Κατά την εξαγωγή στο Microsoft Excel, αν θέλετε να περιλαμβάνει η εξαγωγή όλα τα πεδία του Συστήματος σε μια επιλεγμένη φόρμα, ενεργοποιήστε την επιλογή Συμπερίληψη πεδίων συστήματος. Εκτός από τα πεδία όπως το ’Δημιουργία από’ και ’Τροποποίηση από’, κάθε φόρμα περιέχει μια μακροσκελή λίστα άλλων πεδίων του Συστήματος που εξυπηρετούν διαχειριστικούς σκοπούς και βρίσκονται κρυμμένοι μέσα στη φόρμα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να αποκλείσετε αυτά τα πεδία όταν εκτελείτε εξαγωγή προς ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel. Σημειώστε ότι αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για την εξαγωγή προς το Excel.

  3. Επιλέξτε μια θέση για να τοποθετήσετε το εξαγόμενο αρχείο και κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τις μορφοποιήσεις αρχείων για τα εξαγόμενα στοιχεία:

Μορφή αρχείου

Περιγραφή

Δυαδικό XML

XML (χωρίς συνημμένα)

Εξαγάγει δυαδικά XML που μπορούν να εισαχθούν μόνο σε ένα άλλο εργαλείο Φορμών 2007 του Groove.

Εναλλακτικά, επιλέξτε XML (χωρίς συνημμένα) για να εξαγάγετε στοιχεία σε αναγνώσιμη μορφοποίηση XML. Αυτή η επιλογή εξαγωγής είναι εξαιρετικά χρήσιμη όταν θέλετε να είστε σε θέση να διαβάσετε το εξαγόμενο αρχείο XML σε έναν επεξεργαστή κειμένου.

Σημείωση: Αυτή η επιλογή εξαγωγής χρησιμοποιείται πιο αποτελεσματικά με στοιχεία που δεν περιλαμβάνουν συνημμένα αρχεία. Αν τα στοιχεία περιέχουν συνημμένα αρχεία, τότε τα περιεχόμενα των αρχείων αυτών ενδέχεται να καταργηθούν κατά την εξαγωγή.

Διαχωρισμένο με κόμματα

Εξαγάγει στοιχεία σε ένα αρχείο .CSV διαχωρισμένο με κόμματα. Αυτή η μορφοποίηση περιλαμβάνει μια επιλογή για τη δημιουργία του αρχείου .CSV για συμβατότητα με το Microsoft Excel. Σημειώστε ότι η σειρά των στηλών, αφού εισαχθεί σε μια άλλη εφαρμογή, ενδέχεται να διαφέρει από τη σειρά των στηλών της προβολής.

Εγγραφές φορμών

Οι εγγραφές εισάγονται στο Excel μέσω ενός αρχείου csv

1. Στοιχεία σε ένα προσαρμοσμένο εργαλείο

2. Εισάγονται στο Excel, με τις στήλες των πεδίων του συστήματος κρυμμένες σε ένα φύλλο εργασίας

Excel

Ανοίγει το Microsoft Excel και εμφανίζονται τα δεδομένα που εισήχθησαν σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Σημείωση: Αυτή η δυνατότητα απαιτεί εγκατάσταση του Microsoft Office Excel 2007 (ή μεταγενέστερη).

Κείμενο σε μορφή πίνακα

Εξαγάγει στοιχεία ως αρχείο κειμένου οριοθετημένου με tab. Λειτουργεί παρόμοια με την εξαγωγή σε αρχείο κειμένου διαχωρισμένου με κόμματα, με εξαίρεση το ότι εδώ ο διαχωρισμός γίνεται με tab.

Εγγραφές φορμών

Οι εγγραφές εξάγονται ως κείμενο σε μορφή πίνακα και εισάγονται στο Excel

1. Στοιχεία σε ένα εργαλείο Φορμών ή Φορμών InfoPath

2. Εισαγωγή στο Excel

Δομημένο κείμενο

Εξάγει στοιχεία ως αρχείο δομημένου κειμένου οριοθετημένου με πεδία.

Εγγραφές φορμών

Οι εγγραφές εξάγονται ως δομημένο κείμενο και εμφανίζονται σε έναν επεξεργαστή κειμένου

1. Στοιχεία σε ένα εργαλείο Φορμών ή Φορμών InfoPath

2. Εισαγωγή σε έναν επεξεργαστή κειμένου

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×